PROCEDIMIENTO DE

GESTIÓN DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO DE
GESTIÓN DE COMPRAS
GOP-PR-002
V.01

Modificaciones a la versión anterior:

 Se desarrolla un diagrama de flujo indicado el paso a paso para la compra de bienes y servicios a
proveedores externos.
 Se mejora el encabezado, marca de agua y logo símbolo según el instructivo de elaboración de documentos
HSEQ-IT-001.V.01
 Se ingresan definiciones numerales 5 y se especifica el numeral de la norma NTC-ISO 9001:2015, aplicable a
este procedimiento numeral 8.4.

Revisado Ing. Antonio Aprobado por: Ing. Leeder

Versión: Fecha: por: Forero Mideros
01 2020/07/XX Cargo: Coordinador de Cargo: Gerente General Coord. De Compras Gerente General
Compras Firmas

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TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO.......................................................................................................................3
2 ALCANCE.......................................................................................................................3
3 RESPONSABILIDADES...................................................................................................3
4 REFERENCIAS................................................................................................................3
5 DEFINICIONES...............................................................................................................4
6 REQUISITO DE LA NORMA INTERNACIONAL ISO 9001:2015 RELACIONADO...........5
7 ACCIONES Y METODOS................................................................................................7
8 DISPOSICIONES GENERALES.....................................................................................10
8.1 Selección de Proveedor................................................................................................10
8.2 Clasificación de Proveedor...........................................................................................10
8.3 Condiciones previas a la generación de una Orden de Compra..................................13
8.4 Adquisición de Productos o Servicios...........................................................................14
8.5 Contratos y Pólizas de Seguros....................................................................................16
8.6 Homologación de Productos a comprar........................................................................17
8.7 Recepción de los PRODUCTOS COMPRADOS..........................................................18
8.8 Monitoreo y evaluación de proveedores.......................................................................19
8.8.1 Criterios de evaluación de proveedores....................................................................19
8.8.2 Estado de los proveedores........................................................................................21
8.8.3 Re-evaluación de Proveedores.................................................................................22
9 RESULTADOS...............................................................................................................23
10 DOCUMENTOS APLICABLES......................................................................................23

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1 OBJETIVO

a) Establecer una metodología integral y funcional para la compra de bienes y servicios,

bajo estrictos parámetros de calidad, oportunidad y costo para SIMONIZCO S.A.

b) Establecer las responsabilidades y el método a seguir para la realización de contratos

con proveedores de materias primas, partes, materiales, insumos, productos para la
comercialización, material publicitario, repuestos para mantenimiento, taller y
servicios contratados que en adelante se denominarán los “PRODUCTOS A
COMPRAR Y/O LOS PRODUCTOS COMPRADOS” con el fin de asegurar el
cumplimiento de los requisitos establecidos, definiendo el alcance, tipo y método de
control, dependiendo del impacto sobre el producto final y las normas legales y
reglamentarias aplicables.

c) Definir la metodología para seleccionar, clasificar, realizar seguimientos de

desempeño, evaluar y re-evaluar a los proveedores de SIMONIZCO S.A., teniendo en
cuenta también criterios en seguridad y salud en el trabajo.

2 ALCANCE

La metodología descrita en este procedimiento es de aplicación en todos los procesos de la

organización. Su contenido debe ser conocido por el personal de SIMONIZCO S.A.., cuyas
funciones involucren la adquisición de bienes, servicios y contratos de prestación de servicios
que se realicen en SIMONIZCO S.A.., tanto para productos nacionales como productos
importados.

3 RESPONSABILIDADES

 Gerencia General: Proporcionar los recursos necesarios para la realización de las

diferentes compras.
 Gestión de Compras: Aplicar el presente procedimiento.
 Líder de Calidad: Velar por el cumplimiento del presente procedimiento.

4 REFERENCIAS

 Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9000:2015, Sistemas de Gestión de la Calidad –

Fundamentos y Vocabulario.
 Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015, Sistemas de Gestión de la Calidad.
Requisitos.

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5 DEFINICIONES

 Proveedor: organización que proporciona un producto o un servicio.

 Cliente: Persona u organización que podría recibir o que recibe un producto o un servicio
destinado a esa persona u organización o requerido por ella.

 Contrato: Acuerdo vinculante.

 Contratar externamente: Establecer un acuerdo mediante el cual una organización externa

realiza parte de una función o proceso de una organización.

 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

 Requisición de productos y servicios: Formato requerido para originar una compra y en el

cual se especifican las características del producto y/o servicio que se requiere.

 Almacenamiento: Acción de guardar los implementos o materiales adquiridos en el sitio

predispuesto en almacén.

 Cotización: Solicitud de precios a las organizaciones que suministran los productos o servicios
requeridos por la organización de acuerdo con las especificaciones establecidas previamente
para los mismos.

 Producto: Salida de una organización que puede producirse sin que se lleve a cabo ninguna
transacción entre la organización y el cliente.

 Servicio: Salida de una organización con al menos una actividad, necesariamente llevada a
cabo entre la organización y el cliente.

 Compra: Resultado final del desarrollo de un proceso metodológico que incluye el análisis de
las necesidades de bienes y servicios, selección de proveedores, comparación de criterios de
escogencia (calidad, precio, tiempos de entrega, entre otros), y que concluye con la ejecución
de la compra y la recepción del bien.

 Especificación: Documento que establece requisitos.

 Orden de compra: Documento de contratación entre la empresa y el proveedor, que garantiza

el fiel cumplimiento de los acuerdos preestablecidos, y la cual debe ser firmada para su
aceptación.

 Factura o Soporte De Pago: Documento que evidencia el pago al proveedor de la compra del
producto o servicio solicitado por SIMONIZCO S.A.

 Inspección: Determinación de la conformidad con los requisitos especificados. Esta acción se

realiza por observación.

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 Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han
cumplido los requisitos especificados.
 Validación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han
cumplido los requisitos para la utilización o aplicación específica prevista.

 Liberación: autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso o el proceso

siguiente.
 Evaluación de proveedor: Acción para determinar si un proveedor es calificado o no
calificado para proveer un producto o servicio.
 Desempeño: Resultado medible.
 IZAJE de cargas: forma de levantar o mover objetos con ayuda de algunos dispositivos, el
cual se hace de una forma segura, controlada y bien calculada.
 PQRS: Sigla que significa Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias.

 IMS: Sigla que significa Insumos, Materiales y Servicios.

 SGC: Sigla que identifica el Sistema de Gestión de la Calidad de SIMONIZCO S.A.
 SIESA: SOFTWARE de SIMONIZCO S.A.
 SG-SST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de SIMONIZCO S.A.

6 REQUISITO DE LA NORMA INTERNACIONAL ISO 9001:2015

RELACIONADO.

A continuación, se trascribe el requisito relacionado con las acciones correctivas, acciones de mejora y
acciones para abordar riesgos y oportunidades.

8. OPERACIÓN
8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS
EXTERNAMENTE

8.4.1 Generalidades
La organización debe asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados
externamente son conformes a los requisitos.

La organización debe determinar los controles a aplicar a los procesos, productos y servicios
suministrados externamente cuando:

a) los productos y servicios de proveedores externos están destinados a incorporarse dentro de los
propios productos y servicios de la organización;
b) los productos y servicios son proporcionados directamente a los clientes por proveedores
externos en nombre de la organización;
c) un proceso, o una parte de un proceso, es proporcionado por un proveedor externo como
resultado de una decisión de la organización.

La organización debe determinar y aplicar criterios para la evaluación, la selección, el seguimiento del
desempeño y la reevaluación de los proveedores externos, basándose en su capacidad para
proporcionar procesos o productos y servicios de acuerdo con los requisitos. La organización debe
conservar la información documentada de estas actividades y de cualquier acción necesaria que surja de
las evaluaciones.
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8.4.2 Tipo y alcance del control

La organización debe asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados
externamente no afectan de manera adversa a la capacidad de la organización de entregar productos y
servicios conformes de manera coherente a sus clientes.

La organización debe:

a) asegurarse de que los procesos suministrados externamente permanecen dentro del control de
su sistema de gestión de la calidad;

b) definir los controles que pretende aplicar a un proveedor externo y los que pretende aplicar a
las salidas resultantes;

c) tener en consideración:

1. el impacto potencial de los procesos, productos y servicios suministrados

externamente en la capacidad de la organización de cumplir regularmente los
requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables;
2. la eficacia de los controles aplicados por el proveedor externo;

d) determinar la verificación, u otras actividades necesarias para asegurarse de que los procesos,
productos y servicios suministrados externamente cumplen los requisitos.

8.4.3 Información para los proveedores externos

La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos antes de su comunicación al
proveedor externo.

La organización debe comunicar a los proveedores externos sus requisitos para:

a) los procesos, productos y servicios a proporcionar;

b) la aprobación de:

1. productos y servicios;
2. métodos, procesos y equipos;
3. la liberación de productos y servicios;

c) la competencia, incluyendo cualquier calificación requerida de las personas;

d) las interacciones del proveedor externo con la organización;

e) el control y el seguimiento del desempeño del proveedor externo a aplicar por parte de la
organización;

f) las actividades de verificación o validación que la organización, o su cliente, pretende llevar a

cabo en las instalaciones del proveedor externo.

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7 ACCIONES Y METODOS
Ver diagrama de flujo.

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8 DISPOSICIONES GENERALES

8.1 Selección de Proveedor

a) Con base en los requerimientos del banco de planeación del ERP (SIESA) y/o
REQUISICIÓN DE COMPRA; el comprador inicia el proceso de compra con la
solicitud de requisición del bien o servicio emitida por cada área de la compañía.

b) La selección definitiva estará sujeta a la homologación del PRODUCTO O SERVICIO

A COMPRAR (Ver Homologación de Productos a comprar)

8.2 Clasificación de Proveedor

a) El primer listado de proveedores clasificados se generó por el coordinador de compras

basado en el historial cualitativo del proveedor antes de la emisión de éste documento,
y será validado a través de su calificación en el tiempo.

b) La clasificación de proveedores se realiza de acuerdo a la capacidad del proveedor de

suministrar LOS PRODUCTOS A COMPRAR, cumpliendo con las especificaciones
y requisitos de SIMONIZCO S.A., y la normatividad vigente en seguridad y salud en
el trabajo, según se muestra en la TABLA 1.

c) El Comprador es el responsable de realizar ésta clasificación y de actualizarla

mensualmente.
TABLA 1 DE CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES
CLASIFICACIÓN CARACTERÍSTICAS
Proveedores debidamente certificados y/o acreditados por un ente internacional o nacional, en
ISO 9001, TS 16949 o equivalentes, y cumplimiento de la RESOLUCIÓN 0312 DE 2019
1 ESTÁNDARES MÍNIMOS DEL SG-SST, puntaje entre el 70 y 100%, emitido por LA ARL
- ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES - a la que se encuentre afiliada la
empresa.
Proveedores que estén en proceso de implementación de sistemas de calidad basados en normas
ò estándares internacionales y que tengan avances en la RESOLUCIÓN 0312 DE 2019
2 ESTÁNDARES MÍNIMOS DEL SG-SST, puntaje entre el 50 y 70%, emitido por la ARL -
administradora de riesgos laborales - a la que se encuentre afiliada la empresa.
Proveedores que por sus instalaciones y organización garantizan la calidad de LOS

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CLASIFICACIÓN CARACTERÍSTICAS
3 PRODUCTOS A COMPRAR Y/O COMPRADOS. Evidencian avances en la
RESOLUCIÓN 0312 DE 2019 ESTÁNDARES MÍNIMOS DEL SG-SST. Pueden ser objeto
de auditoría.
Proveedores que suministran productos de catálogo y/o son distribuidores de productos de
reconocida calidad. Están en proceso de implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y
4 Salud en el Trabajo. Es requisito presentar el Plan de Trabajo del año en curso, pueden ser
objeto de auditoría.

d) Todo proveedor que no se encuentre en el listado de proveedores clasificados deberá

diligenciar el cuestionario clasificación de proveedores, y adjuntar junto con este,
cámara de comercio completa, fotocopia de cédula representante legal, RUT, y
formato de conocimiento de proveedores diligenciado. Estos documentos deben ser
archivados en la carpeta del proveedor, el comprador es el responsable del
cumplimiento de éste requisito.

e) Si un proveedor nacional es clasificado 2 o 3, en requisitos de calidad, el jefe de

coordinador de compras en el resultado de las calificaciones y/o en la criticidad del
suministro. El jefe de compras es responsable de esta evaluación y debe mantener estos
registros.

f) Si el proveedor nacional es clasificado en 3 o 4, en requisitos de seguridad y salud en

el trabajo, la coordinación de SST podrá realizar auditoría documental en las
instalaciones del proveedor, basado en la criticidad del suministro.

g) Para la adquisición de SERVICIOS, los proveedores o contratistas deben cumplir

con los siguientes requisitos según sea el caso:

 Requisitos Generales:
1. Certificado por parte de la ARL a la cual se encuentra afiliado que constate la
implementación y el funcionamiento de un Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo.
2. Que no hayan presentado accidentes mortales o graves durante el periodo anterior a la
contratación (certificado de accidentalidad ARL).
3. Afiliación y pago de seguridad social (EPS, ARL, AFP) vigente del personal.
4. Contar con las autorizaciones laborales requeridas para el desarrollo del contrato
(horas extras entre otras).
5. Remitir al área de Gestión Humana de SIMONIZCO S.A., las políticas de
prevención (Política SST, política no drogas, alcohol, tabaquismo y porte de armas,
reglamento de higiene y seguridad, etc.)

 Requisitos específicos:
1. Se establece que no existe ninguna relación laboral entre el personal Contratista y
SIMONIZCO S.A., de ninguna manera la empresa se considera como empleador.

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2. El Contratista debe asumir la responsabilidad y riesgos de la seguridad de su personal,
y de sus equipos.
3. Si el personal contratista o sub-contratista debe realizar trabajos de alto riesgo como:
trabajos en alturas, trabajos en espacios confinados, trabajos en caliente, trabajos con
energías peligrosas e IZAJE de cargas; el contratista debe garantizar el cumplimiento
de sus procedimientos para tareas de alto riesgo los cuales deberán ser presentados al
área de Gestión Humana de SIMONIZCO S.A., para su validación y deberán estar
alineados con la normatividad vigente.
4. Todo contratista debe garantizar recurso humano para el desarrollo del programa de
SST de acuerdo la legislación vigente, teniendo en cuenta el número de trabajadores,
centros de trabajo y riesgos, quien será el contacto directo con Gestión Humana de
SIMONIZCO S.A.
5. Contratos en donde se desarrollen tareas de alto riesgo (Trabajos en alturas, espacios
confinados, trabajos en caliente etc.), requieren del acompañamiento de una persona
de HSE por parte del contratista.
6. Responder a las solicitudes de mejoramiento, estableciendo e implementando los
planes de acción resultantes de hallazgos de inspecciones, seguimientos,
incumplimientos legales, contractuales, auditorías, entre otros.
7. Implementar medidas para el control del alcoholismo, tabaquismo y
farmacodependencia. Ningún empleado del Contratista podrá portar o consumir
bebidas alcohólicas o estar en estado de embriaguez o bajo el efecto de sustancias
sicotrópicas durante la ejecución del trabajo objeto del contrato.
8. Definir e implementar un procedimiento para el auto reporte de las condiciones de
salud y seguridad por parte de sus trabajadores.
9. Los Contratistas deben contar con un procedimiento de investigación y reporte de
incidentes de acuerdo con lo establecido en la legislación y contar con personal
capacitado en investigación de Incidentes.
10. Rendir cuentas sobre el desempeño de la gestión en seguridad, salud en el trabajo y
ambiental durante la ejecución de los trabajos, en los comités de seguridad, reuniones
de seguimiento y en los informes que debe presentar.

 Requisitos elementos de protección:

1. Los Contratistas deben garantizar el suministro de ropa de trabajo conforme lo
establecido en los artículos 170 y siguientes del Capítulo I del Título IV de la
Resolución 2400 de 1979, la cual debe ser adecuada para las actividades y deben
garantizar que sus trabajadores usarán los EPP y la ropa de trabajo que se les ha
suministrado.
2. Los EPP deben ser entregados de acuerdo con los riesgos asociados a las tareas a
realizar, además de los requeridos por SIMONIZCO S.A., o el cliente.
3. El Contratista deberá verificar y controlar que sus trabajadores utilicen de manera
adecuada y permanente los elementos de protección personal. Estos deberán contar
con las respectivas certificaciones.
4. Remitir al área de Gestión Humana de SIMONIZCO S.A., las actas de entrega de
elementos de protección personal de los trabajadores que realicen las labores.

 Requisitos especiales
1. En el evento que el contratista utilice personal extranjero, para la ejecución de los
trabajos objeto del contrato, acreditará que tiene cubiertos los riesgos inherentes a los

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trabajos a ejecutar, salvo que el empleado extranjero se encuentre cubierto por los
riesgos de invalidez, vejez y muerte de origen común en su país natal o cualquier otro,
caso en el cual no tendrá que afiliarse a una administradora de fondo de pensiones
(A.F.P.) en Colombia, lo que debe acreditar con la certificación respectiva.

8.3 Condiciones previas a la generación de una Orden de Compra.

a) El proceso de compra se basa en las siguientes entradas: Materias Primas; la compra

se ejecuta con base en los requerimientos del BANCO DE PLANEACIÓN ERP
SIESA (ORDENES PLANEADAS); Productos Comercializadora; la compra se
define con base al cuadro control de pedidos que se obtiene en el PORTAL DE
REPORTES, donde se evidencia el comportamiento de las ventas de los últimos 12
meses; Materiales Indirectos; el proceso inicia con la requisición de compra
debidamente autorizada por los responsables de las áreas, de acuerdo al presupuesto
aprobado para cada una de ellas.

b) Las requisiciones de compras deben venir acompañadas del ANEXO TÉCNICO en el

que se detallen las especificaciones técnicas del producto o servicio a adquirir.

c) Los Tiempos de Gestión que el usuario de Materiales Indirectos debe tener en

cuenta en los requerimientos está definido en la tabla 2.

TIPO DE REQUERIMIENTO TIEMPO DE GESTION REQUERIDO

Solicitud de materias primas Tiempo parametrizado en el ERP "SIESA".
Materiales indirectos de fabricación como: sticker, bolsas, tintas,
8 días hábiles. Se debe indicar en la requisición de compras
película adhesiva, lonas etc. que se requieran en alguna etapa de
columna “FECHA EN PLANTA”
fabricación.
El indicado por el laboratorio, según el tipo de análisis / 30
Solicitud de análisis de laboratorio de terceros.
días
Primera vez: 15 días hábiles
Publicidad, volantes, plegables, etiquetas, afiches, pendones, etc.
Repetición: 10 días hábiles
Exhibidores que se deban fabricar 30 días Calendario
Solicitud de refrigerios para personal interno viernes de cada semana
Solicitud de alquiler de equipos 2 días hábiles.
Solicitud de refrigerios para eventos 5 días hábiles.
Solicitud de tiquetes aéreos 1 día hábil.
Solicitud de aceros y ornamentales 4 días hábiles.
Solicitud de partes de ferretería, material eléctrico, etc. 5 días hábiles.
Solicitud de servicio de calibración 5 días hábiles
Solicitud de acero pre-maquinado 3 días hábiles

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Solicitud de dotaciones 30 días hábiles
Solicitud de muestras de materias primas, material de empaque y
8 días hábiles
envase para nuevos desarrollos.
Repuestos mantenimiento correctivo nacional 3 días hábiles
Repuestos mantenimiento correctivo importado 30 días hábiles
Repuestos mantenimiento preventivo nacional 8 días hábiles
Repuestos mantenimiento preventivo importado 30 días hábiles
Solicitud de Suministros como: papelería, cafetería, aseo, etc. 8 días hábiles

d) Se homologarán los PRODUCTOS A COMPRAR en los siguientes casos:

 Cuando provengan de proveedores nuevos,

 Cuando provengan de proveedores existentes pero que no hayan suministrado
previamente dicho PRODUCTO,
 Cuando se trate de un PRODUCTO nuevo,
 Cuando sean PRODUCTOS que hayan sufrido una modificación posterior a su
última especificación.

8.4 Adquisición de Productos o Servicios

a) Para la adquisición de bienes o servicios, el comprador toma como base el documento
anexo técnico y realiza la invitación a cotizar a diferentes proveedores o contratistas.
b) Todas las compras de bienes o servicios deben estar sujetas a cotización. La siguiente
tabla determina el valor mínimo sujeto a cotizaciones:
MONTO DE COMPRA No. DE COTIZACIONES MINIMAS
Hasta COP 1.000.000 1
De COP 1.000.001 hasta COP 5.000.000 2
De COP 5.000.001 en adelante 3

c) Para materias primas exclusivas que han sido desarrolladas y homologadas, o de

distribuidor o fabricante único, con un solo proveedor se exceptuará el proceso de
cotización, pero las compras deberán soportarse con la carta de proveedor único
firmada por la gerencia solicitante, la Gerencia Financiera y la Gerencia General.
d) El comprador analiza las ofertas y selecciona la más favorable teniendo en cuenta
precio, plazo de pago, tiempo de entrega, cumplimiento de especificaciones,
acompañamiento y servicio posventa ante cualquier tipo de inconveniente a futuro.
(Este deberá ser soportado en el archivo cuadro de evaluación de ofertas). Las
contrataciones de servicios que puedan implicar riesgos de importancia para la
compañía, sus empleados o sus activos, deben ir siempre acompañados de PÓLIZAS
DE SEGUROS

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e) Dependiendo del monto total de la compra, sin excepción, el comprador deberá
solicitar autorización para las compras nacionales de acuerdo a la TABLA 3.
TABLA 3
MONTO: AUTORIZACION PARA LA COMPRA
Hasta $20.000.000 pesos Coordinador de Compras
de $20.000.001 hasta $50.000.000 pesos Gerente Financiero
Más de $50.000.001 pesos Director de Operaciones

f) Para todas las compras de importaciones se requerirá el aval de la Gerencia Financiera.

La liberación en el sistema sólo podrá ser realizada por la Gerencia General.
g) Cuando los PRODUCTOS A COMPRAR son materiales productivos, con base a los
acuerdos comerciales con el proveedor, el comprador realiza la orden de compra en el
módulo de compras (siesa) quedando en estado de elaboración. El coordinador de
compras le corresponde validar y aprobar hasta el monto autorizado o si es el caso
solicita la autorización según autoridad de la TABLA 3.
h) Es responsabilidad de los compradores monitorear diariamente el banco de planeación
para atender los requerimientos que se generen con base en la demanda de productos.
i) Para todos los casos de bienes y servicios, sin importar el monto de la compra, el
Comprador elabora el Contrato u Orden de Compra con dos copias marcadas con sello
húmedo, copia 1 y copia 2, acompañado del anexo técnico.
j) Con la información completa el Comprador solicita la aprobación de la orden de
compra según TABLA 3.

k) Una vez aprobada la orden de compra manual, se envía escaneada por correo a los
proveedores, se le solicita confirmación, la copia N°1 se archiva en la carpeta de la
parte. La Copia 2 se entrega a contabilidad con la entrada aprobada por el solicitante y
la factura original.
l) Para el caso de las órdenes de compra generadas desde el ERP SIESA se envía por
correo al proveedor el PDF de la orden de compra aprobada, solicitando confirmación
de recibido.
m) Para autorizar el pago a los proveedores se entrega a contabilidad; factura original,
entrada impresa del sistema siesa y orden de compra (2da copia).
n) Para importaciones no se genera orden de compra por los gastos asociados a la
importación, solamente se entrega factura original al área de contabilidad revisada por
el líder de comercio exterior y coordinador de compras y aprobada por la gerencia
financiera.
o) La frecuencia de emisión de las órdenes de compra, está dada en función de las
necesidades reales de SIMONIZCO S.A., la política de manejo de inventarios
definidos por la gerencia y de los tiempos de entrega y logísticos de los proveedores,
tanto para productos importados como nacionales.

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p) Es responsabilidad del Comprador que todo PRODUCTO A COMPRAR antes de ser
despachado por el proveedor tenga un Contrato y/u Orden de Compra para garantizar
que conoce las especificaciones del PRODUCTO A COMPRAR y la totalidad de los
requisitos de SIMONIZCO S.A., para su aceptación.
q) En caso de no contar con toda la información técnica requerida, el comprador debe
diligenciar una solicitud de emisión de documentos controlados y adjuntarla al contrato
u orden de compra.
r) En caso de que se entregue al proveedor documentos complementarios controlados, se
debe establecer el control de éstos según éste mismo procedimiento.

s) El Comprador es responsable de solicitar al proveedor ficha técnica, ficha de seguridad

MSDS, acuerdo de especificaciones, certificado de calidad, método de análisis,
soportes de CLAIN’S, tarjeta de seguridad. Dicha información se archivará en la
carpeta del producto (archivo digital) y se emitirá a las áreas involucradas cuando el
proceso lo amerite.

t) Si se origina una modificación de especificaciones y existe un contrato u orden de

compra vigente, ésta debe ser anulada y se debe emitir un nuevo contrato u orden de
compra donde se contemple la modificación.

8.5 Contratos y Pólizas de Seguros

a) En los términos para la contratación, y en el contrato, se indicarán las garantías que

deban otorgarse por el Proveedor o contratista y que se exigirán a criterio de la
compañía, teniendo en cuenta el objeto del contrato y las obligaciones que aquellos
asumirán, donde se deberán amparar los riesgos de cumplimiento, responsabilidad civil
extracontractual, calidad y/o correcto funcionamiento, y pago de salarios y
prestaciones sociales, entre otros.

b) En caso de haberse pactado anticipo se exigirá póliza u otro mecanismo que garantice
su manejo y correcta inversión. En las órdenes de compra y en los contratos que se
celebren para la adquisición de bienes se podrá exigir garantía de calidad y/o correcto
funcionamiento.

Nota: La aprobación de las garantías será facultad del Área Jurídica.

c) En todos los casos, cuando las pólizas sean afectadas por la ocurrencia de siniestros, el
contratista está en la obligación de reponer el valor asegurado hasta concurrencia de lo
exigido en el contrato.

d) Los porcentajes de cobertura de las pólizas se definirán según la evaluación del riesgo
que realice el área encargada, quien deberá para su definición partir del valor

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contratado, objeto, exclusividad de los bienes o servicios y duración, para así
identificar la probabilidad de ocurrencia del siniestro y la severidad del perjuicio que
se ocasionaría a la Empresa.

e) Las coberturas se manejarán bajo el siguiente estándar según Evaluación del Riesgo:

No POLIZA RIESGO BAJO RIESGO MEDIO RIESGO ALTO

.
1 Póliza de seriedad de la oferta: Un 10% (Cuando Un 10% (Cuando Un 10% (Cuando
aplique) aplique) aplique)
2 Póliza de cumplimiento: Desde un 10% a un Desde un 16% a un Un 30% (Siempre
15% (Siempre Aplica) 29% (Siempre Aplica)
Aplica)
3 Póliza de correcto manejo del anticipo: Un 100% (Cuando Un 100% (Cuando Un 100% (Cuando
aplique) aplique) aplique)
4 Póliza devolución del pago anticipo: Un 100% (Cuando Un 100% (Cuando Un 100% (Cuando
aplique) aplique) aplique)
5 Póliza de salarios, indemnizaciones y prestaciones Un 10% (Siempre Un 15% (Siempre Un 20% (Siempre
sociales: Aplica) Aplica) Aplica)
6 Póliza de estabilidad y calidad de la obra: Un 20% (Cuando Un 20% (Cuando Un 20% (Cuando
aplique) aplique) aplique)
7 Póliza de calidad: Desde un 10% a un Desde un 16% a un Un 30% (Siempre
15% (Siempre Aplica) 29% (Siempre Aplica)
Aplica)
8 Póliza de calidad de servicio: Desde un 10% a un Desde un 16% a un Un 30% (Siempre
15% (Siempre Aplica) 29% (Siempre Aplica)
Aplica)
9 Póliza de calidad y correcto funcionamiento de Desde un 10% a un Desde un 16% a un Un 30% (Cuando
licencias de uso de software: 15% (Cuando 29% (Cuando Aplique)
Aplique). Aplique)
10 Póliza de suministro de repuestos: Desde un 10% a un Desde un 16% a un Un 30% (Cuando
15% (Cuando Aplique) 29% (Cuando Aplique)
Aplique)
11 Póliza de correcto funcionamiento de los bienes. Desde un 10% a un Desde un 16% a un Un 30% (Siempre
15% (Siempre Aplica) 29% (Siempre Aplica)
Aplica)
12 Póliza de buen manejo de materiales: Desde un 10% a un Desde un 16% a un Un 30% (Cuando
15% (Cuando Aplique) 29% (Cuando Aplique)
Aplique)
13 Póliza de responsabilidad civil extracontractual: 200 SMLMV (Cuando 300 SMLMV 400 SMLMV
aplique - Relevante (Cuando aplique - (Cuando aplique -
Relevante) Relevante)
NOTA: El encargado de realizar la evaluación del riesgo, establecerá su clasificación.

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8.6 Homologación de Productos a comprar

a) Aplica cuando se determina la necesidad de una parte no homologada para un

proveedor clasificado. El comprador diligencia el documento condiciones de compra,
el cual debe ser aprobado por el coordinador de compras y archivado en la carpeta de
la parte.

b) El comprador solicita muestra(s) para homologación, diligencia el documento:

Solicitud de Homologación de Partes y entrega al departamento de ingeniería para la
realización de las pruebas correspondientes.

c) Para las materias primas o insumos correspondientes a productos químicos, el

Comprador debe solicitar al proveedor: Ficha Técnica del Fabricante (que indique
propiedades y usos), Hoja de Seguridad MSDS y Certificado de Análisis; estos
documentos deben acompañar la solicitud de homologación.

d) Una vez homologada la parte, el comprador sigue el procedimiento a partir de 8.4., y

se archiva la solicitud de homologación en la carpeta de la parte con la documentación
de soporte.

e) Opcionalmente se puede solicitar homologación de partes suministradas por

proveedores 4, bajo el esquema de aprobación de la ficha técnica del producto.

8.7 Recepción de los PRODUCTOS COMPRADOS

a) En caso necesario, SIMONIZCO S.A., podrá realizar verificación de los productos a

comprar en las instalaciones del proveedor, en forma previa a su liberación y despacho.
Dicha liberación y el método empleado, están sometidos a lo definido en los
documentos de control, hoja de verificación y plan de calidad emitidos por
SIMONIZCO S.A.

b) El comprador con base en el control de órdenes de compra que realiza de su proceso,

diligencia semanalmente el programa de entregas y entrega una (1) copia al Jefe de
almacén de materias primas, una (1) copia al Inspector y (1) copia al Analista químico.
Para las materias primas importadas se envía por correo electrónico cuadro de estado
de órdenes de compra pendientes.

c) Si se presenta llegada de PRODUCTOS COMPRADOS no registrados en el

programa de entregas, el comprador deberá diligenciar la Autorización de Recibo,
solicitar (Vo.Bo). de la gerencia financiera y entregar al jefe del almacén de materia
primas.

d) De acuerdo a la clasificación de proveedores, el comprador solicitará que adjunten la

siguiente información con la entrega de la orden de Compra:

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 A los proveedores 1: certificado de calidad y/o reporte de inspección,

 A los proveedores 2 y 3: serán sometidos a los controles especificados en los planes
de calidad u hojas de verificación,
 A los proveedores 4: se mantendrá especificación técnica previamente definida.

e) Luego de aprobada la recepción, se seguirán los lineamientos del

PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN Y PRUEBAS.

f) Una vez recibidos los PRODUCTOS COMPRADOS, si se evidencia no conformidad, el

comprador será notificado y se seguirá el PROCEDIMIENTO MANEJO Y DISPOSICIÓN
DE MATERIALES Y PRODUCTOS NO CONFORMES.

g) Se recibirá mercancía hasta el tercer día hábil antes de la finalización de cada mes. En el caso
de las materias primas prioritarias se informará por correo electrónico a las áreas
correspondientes que estará por fuera del periodo establecido.

8.8 Monitoreo y evaluación de proveedores

a) Los primeros cinco (5) días hábiles de cada BIMESTRE el Comprador debe entregar
al Coordinador de Compras para su aprobación la Evaluación de los proveedores,
basada en el control de las Órdenes de Compra y el programa de entregas semanal.

b) El Comprador entrega la copia al proveedor cuando se deban establecer acciones

correctivas, preventivas o se establezcan oportunidades de mejora.

c) Se definen cuatro (4) criterios básicos de evaluación de los proveedores a partir de

los cuales se especifica la situación del proveedor como sigue:

 100% a 85% Proveedor Satisfactorio

 84% a 70% Proveedor Aceptable
 69% a 55% Proveedor de Aceptación Condicional
 Menor al 55%Proveedor Deficiente.

8.8.1 Criterios de evaluación de proveedores

a) Criterio 1: Cumplimiento programas de entrega

Hace referencia al cumplimiento adecuado y oportuno de las entregas de LOS

PRODUCTOS COMPRADOS, en las cantidades y fechas definidas en las órdenes de
compra o contratos. Se califica según la TABLA 4.

TABLA 4

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CUMPLIMIENTO CANTIDAD PROGRAMADA PUNTAJE
Entre el 90% y el 100% 5
Entre el 80% y el 89.9% 3
Entre el 70% y el 79.9% 2
Entre el 60% y el 69.9% 1
Inferior al 59.9% 0

CUMPLIMIENTO FECHA PROGRAMADA (F.P)

NACIONAL PUNTAJE IMPORTADO PUNTAJE
Entre 0 y 3 días hábiles de la F.P. 5 Entre 0 y 15 días hábiles de la F.P. 5
Entre 4 y 7 días hábiles F.P. 3 Entre 16 y 25 días hábiles de la F.P. 3
Entre 8 y 11 días hábiles F.P. 2 Entre 26 y 30 días hábiles de la F.P. 2
Entre 12 y 15 días hábiles F.P. 1 Entre 31 y 45 días hábiles de la F.P. 1
16 o más días hábiles F.P. 0 Más de 45 días hábiles 0

NOTA: Para establecer el cumplimiento de la fecha programada de productos importados se

tomará en cuenta el INCOTERM establecido en la Orden de Compra.

b) Criterio 2: Calidad del producto comprado

En éste factor se tiene en cuenta el cumplimiento de las especificaciones del producto,

lo que es evaluado a través del índice de aceptación IA calculado así:

IA = 100 * 1 - Cantidad rechazada

Cantidad suministrada

Este índice se califica como se muestra en la TABLA 5.

TABLA 5
INDICE DE CONFORMIDAD (IA) PUNTAJE
98% - 100% 40
94% - 97.99% 25
90% - 93.99% 15
60.0% - 89.99% 5
Menor del 59,99% 0

c) Criterio 3: Precios y actitud comercial del proveedor

Evalúa la competitividad del precio ofertado por el proveedor y la actitud del mismo
durante la relación comercial, es valorado según la TABLA 6 Y 7.

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TABLA 6

PRECIO PUNTAJE ACTITUD COMERCIAL PUNTAJE

El proveedor ofrece el mejor precio del 5 El proveedor muestra una actitud positiva
5
mercado. durante la relación comercial.
El proveedor ofrece un precio similar al 3 La actitud del proveedor es aceptable.
3
del mercado.
El proveedor ofrece un precio mayor al 1 La actitud del proveedor durante la relación
1
del mercado. comercial debe ser mejorada.

TABLA 7

ENTREGA INFORMACIÓN PUNTAJE ACUERDOS DEFINIDOS PUNTAJE

Siempre es clara y completa. Se da estricto cumplimiento a los acuerdos
5 5
definidos.
En algunos casos no es clara y Eventualmente se presentan deficiencias en el
3 4
completa. cumplimiento de los acuerdos definidos.
En la mayoría de los casos no es Frecuentemente se incumplen los acuerdos
2 1
clara y/o completa. definidos.

NOTA: Esta evaluación corresponde a la apreciación personal del comprador.

d) Criterio 4: Aseguramiento de los Procesos de fabricación

Se refiere al control y aseguramiento de los procesos de fabricación (resultado de la

última evaluación) y la actitud y aptitud del proveedor en la aplicación de planes de
mejoramiento según la TABLA 8.

TABLA 8
EVALUACION PERIODO ANTERIOR PUNTAJE
85% - 100% 30
70% - 84% 20
55% - 69% 10
Menor del 55% 5

La consolidación de la evaluación de los proveedores la realiza el Comprador en el

documento Evaluación de proveedores para proveedores nacionales y para proveedores
internacionales respectivamente.

8.8.2 Estado de los proveedores

 El estado de los proveedores se define como Activos e Inactivos.

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 Se inactivarán aquellos proveedores que hayan tenido calificaciones iguales o

inferiores al 70% durante dos (2) periodos consecutivos y cuyos planes de
mejora no han dado respuesta satisfactoria.

 Para activarlos, el proveedor deberá presentar evidencia de la mejora

implementada y deberá volver a realizar el procedimiento de selección y
clasificación de proveedores descritos en los numerales 8.1. y 8.2.

8.8.3 Re-evaluación de Proveedores

a) La re-evaluación de Proveedores, es el seguimiento al comportamiento del proveedor
posterior a su evolución y a largo del tiempo. Para ello se toman las calificaciones
obtenidas por el proveedor durante los últimos doce (12) meses, correspondiente a
las últimas seis (6) calificaciones obtenidas.
b) Con esos datos se realiza una matriz con frecuencia semestral/anual y se realiza una
gráfica de valores contra periodo de evaluación, para lo cual se tendrá una tabla
similar a la mostrada en la TABLA 10.
TABLA 10

CALIFIC. CALIFIC. CALIFIC. CALIFIC. CALIFIC. CALIFIC.

PROVEEDOR ULTIMO BIMESTRE BIMESTRE BIMESTRE BIMESTRE BIMESTRE PROM.
BIMESTRE (N-1) (N-2) (N-3) (N-4) (N-5)
(N)

c) Con los valores obtenidos, se emite un gráfico de tendencias (valores% vs. Periodo
de evaluación), donde el proveedor será re-evaluado a lo largo del tiempo en una de
las siguientes tendencias:

TABLA 11
RESULTADO CURVA DE
ACCIÓN A SEGUIR
TENDENCIA
POSITIVA. El Proveedor es CONFIABLE si tiene promedio superior al 85%
El comportamiento tiene una tendencia mantener relación con proveedor.
ascendente.
NEGATIVA. PROVEEDOR NO CONFIABLE, requiere ser re-emplazado y/o mayor
El comportamiento tiene una tendencia
seguimiento.
descendente. NO aplica si el promedio es mayor al 85%
ERRATICA. PROVEEDOR INESTABLE.
El comportamiento es inestable, de El proveedor debe implementar medidas para asegurar y

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normalizar el proceso de producción o factores que influyen en la
ascendente a descendente. calificación.
NO aplica si el promedio es mayor de 85%.
CONSTANTE. El Proveedor es CONFIABLE si tiene promedio superior al 85%
El comportamiento es igual a lo largo del mantener relación con proveedor.
tiempo. En caso de tener promedio inferior al 85%, se solicita al proveedor
plan de acción para mejoramiento de nivel.

d) Independientemente de la tendencia (positiva, negativa, errática o constante) todo

proveedor con calificaciones promedio entre 70 y 85% deberán elaborar plan de
mejora específico para aquellos criterios que requieren mejora inmediata.

e) Los proveedores con una calificación menor a 70% deben ser bloqueados en el
sistema para generación de órdenes.

9 RESULTADOS

Como resultado de la implementación y uso de este procedimiento, se espera obtener:

 Obtener un listado de proveedores aptos para SIMONIZCO S.A.

 Tener un seguimiento al comportamiento de los proveedores durante su vínculo con la
organización.
 Garantizar la mejora continua de los diferentes proveedores que suministran bienes o
servicios a SIMONIZCO S.A.
 Compras realizadas a proveedores calificados, según claros criterios de selección, y
aplicación de un procedimiento que garantiza el cumplimiento de los requisitos
especificados y la mejor relación costo – beneficio.
 Mejor gestión de las compras que SIMONIZCO S.A., demande para la realización de
sus Direcciones y procesos, a través de la unificación de la metodología para
realizarlas.
 Evidencia y trazabilidad apropiada de las compras.

10 DOCUMENTOS APLICABLES

 Procedimiento para generar planes de calidad.

 Procedimiento para inspección y pruebas.
 Procedimiento para revisión y disposición de material no conforme.
 ERP - SIESA
 Condiciones de compra.
 Requisición de Compra.
 Solicitud de homologación.

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 Programa de entregas.
 Orden de compra.
 Autorización de Recibo.
 Cuestionario clasificación proveedores.
 Evaluación de proveedores nacional.
 Evaluación de proveedores internacionales.
 Listado de proveedores clasificados.
 Modelo del Anexo Técnico.
 Registro y conocimiento de proveedores.
 Cotizaciones.

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