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    Excel+Seccion+1

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    Curso básico Excel 2019

    Impartido por
    Dr. En E. Roberto Valencia Arriaga
    Sección 1. Estructura general de Excel
    ¿Qué es y para qué sirve EXCEL?

    Es una hoja de cálculo con la cual es posible administrar bases de


    datos y realizar operaciones matemáticas a distintos niveles de
    complejidad.
    De esta manera, es posible administrar y generar
    información para empresas, como:

    Realizar presupuestos

    Generar reportes

    Listas de asistencia

    Llevar controles administrativos

    Generar estados financieros

    Crear estadísticas
    Barra de título Cerrar, minimizar y maximizar
    Barra de menú

    Barra de fórmulas

    Celda activa

    Columnas Barra de herramientas

    1.1 Estructura general de Excel

    Filas
    Barra de desplazamiento vertical

    Celd
    a

    Botones para el avance entre hojas


    Zoom

    Etiquetas de hojas Tipos de vista


    Barra de desplazamiento horizontal
    Vista backstage
    La vista backstage se encuentra dando clic en el botón Archivo de la Barra de Menús.
    Guardar y Guardar como

    La función Guardar sirve para salvar nuestro archivo cuando realizamos algún cambio o
    modificación a una hoja de cálculo que previamente se hubiera guardado.

    La función Guardar como se usa cuando se genera por primera vez un archivo y se desea
    asignarle un nombre. Otra alternativa es que haga modificaciones a una hoja de cálculo ya
    existente y se quiera guardar con otro nombre.
    Abrir, Cerrar e Información
    La función Abrir se usa cuando se quiere buscar algún archivo ya existente.

    La función Cerrar se utiliza para concluir temporal o finalmente el trabajo que se esté
    haciendo en una hoja de cálculo.

    En Información se pueden encontrar las particularidades de la hoja de cálculo que se está


    viendo, por ejemplo: autor, última modificación, tamaño, etc. También se puede hacer uso
    de otras funciones más útiles, ejemplo: asignar una contraseña a la hoja de cálculo, pero
    eso se verá más adelante a detalle.
    En la función Abrir encontraremos los últimos archivos que se han trabajado por fecha
    de modificación.
    Cómo anclar un libro al menú Reciente

    Una herramienta que puede ser útil, es la fijación de libros. Supongamos que constantemente
    se usa el archivo nombrado “Pregunta 6”, pero también se abren y cierran otros archivos
    durante el día, por lo que podría perderse entre tanta información.

    Para evitar buscar el archivo en todos los Documentos, se puede fijar para que aparezca
    permanentemente en este menú de Recientes. Únicamente se debe dar clic sobre la tachuela
    que aparece en la siguiente imagen. De inmediato se marcará en color verde y más adelante
    ese archivo seguirá apareciendo en el mismo lugar.
    La función Nuevo
    En la función Nuevo se encontrará una gran cantidad de herramientas que pueden ser útiles,
    pues aquí podremos generar desde un libro en blanco de Excel, hasta usar las plantillas ya
    predeterminadas. Si se quisiera abrir un libro nuevo solo será necesario dar clic en Libro en
    blanco y se crea un libro nuevo.

    2
    Uso de plantillas predeterminadas

    Si quisiéramos usar una plantilla predeterminada, por ejemplo de una factura, basta
    con buscar factura y te da la opción correspondiente:
    Aparecerá la siguiente pantalla: donde al centro tendremos los diferentes formatos que
    ofrece Excel, mientras del lado derecho de tendrá una vista previa del formato.

    Una vez que hayamos decidido, dar clic en Crear


    Entonces se tendrá listo el formato para trabajar con él
    Exportar
    La función Imprimir la trataremos más adelante. En la función Exportar se encontrará, a
    diferencia de la función Guardar y Guardar como, la posibilidad de Crear un documento en
    PDF y enviarlo por Outlook con una cuenta registrada previamente en este servidor, solo
    dando clic en la opción Crear documento PDF/XPS
    Te aparecera como publicar como le aisgnas el nombre del documento y lo Guardas como un archivo pdf.
    Compartir
    Esta opcion te sirve para enviar por correo electronico el archivo o guardar en la nube.
    Función opciones o “Cinta de opciones”
    Si damos clic sobre la función Opciones o “cinta de opciones”, nos dará la posibilidad de
    ajustar varias cosas, pero suele ser más útil para usuarios más avanzados. Lo que a nosotros
    por ahora puede sernos útil es la personalización de la cinta de opciones, pero se verá más
    adelante.
    Función opciones o “Cinta de opciones”
    Libros y hojas

    Cuando creamos un documento nuevo en Excel, suele llamársele libro. Tal como
    cualquier libro en físico que conozcas que se compone de varias hojas, un libro de
    Excel también está compuesto por diversas hojas.

    Por default, cuando se crea un libro nuevo de Excel, aparecerá con tres hojas, sin
    embargo nosotros podemos agregar o eliminar hojas.

    Hojas que se generan por default


    Columnas, filas y celdas

    Las columnas están identificadas por medio de letras, que van desde la “A” hasta la
    combinación de letras “XFD”, lo cual arroja un total de 16,384 columnas disponibles en
    Excel. Las columnas se encuentran de forma vertical.

    Celda A1
    Fila
    Columnas
    Comprobemos el límite de columnas

    Si quieres comprobarlo, solo escribe en el cuadro de nombres lo siguiente XFD1,


    luego clic en Enter. Esta instrucción indica que queremos que Excel nos sitúe en la
    columna XFD, fila 1.

    Última Columna
    Filas

    Las filas están identificadas por números del 1 al 1,048,576. Las


    filas se encuentran en forma horizontal

    Las filas están identificadas por números del 1 al 1,048,576.


    Las filas se encuentran en forma horizontal
    Comprobando el número de filas
    De igual modo para comprobarlo, escribe en el cuadro de nombres la siguiente
    instrucción A1048576 y presiona Enter. Entonces te mandará a la última fila.
    La intersección de una columna y una
    fila forma una celda. Excel está
    conformado por una gran combinación
    de celdas dadas por todas las
    columnas y filas. En cualquier parte En el cuadro de nombres
    que nos situemos de la hoja de cálculo, siempre se marcará la
    estaremos en una celda. celda donde estemos
    situados; la letra indica
    la columna y el número
    A las celdas se les nombra por sus la fila.
    coordenadas, en este ejemplo, la celda
    a la que hacemos referencia es la C7.
    Algunos atajos usando combinaciones de teclas

    Ctrl + a= abrir

    Ctrl + g = guardar

    Ctrl + c = copiar

    Ctrl + v = pegar

    Ctrl + x = cortar
    Ctrl + tecla de dirección = te lleva al final
    de la columna o fila donde estés
    trabajando (o de la hoja)
    Inicio= Te lleva al inicio de una fila
    Algunos atajos usando combinaciones de teclas

    • Bloq Despl= No aparece el pulsor

    • Ctrl + Mayúsculas activas + : = registra la hora actual

    • Shift + tecla direcciones: selecciona las celdas que desees

    • Shift + Ctrl+ tecla direcciones= Te permite seleccionar un grupo de celdas


    (abarca los puntos extremos)

    • Supr= borrar el contenido de una o varias celdas.

    • F2= Permite editar una celda

    • Ctrl + z= deshace la última acción


    Ejercicio Integrador

    1. Abra un nuevo libro en Excel y guárdelo con el nombre Ejercicio1.

    2. Compruebe que la última columna de su libro es la XFD y que cuenta con 1,048,576
    filas.

    3. Escriba en la celda A1 la palabra Nombre y en la celda B1 escriba su nombre completo.

    4. En la celda A2 escriba la palabra Ocupación y en la celda B2 escriba su ocupación.

    5. Guarde este libro con formato Excel.

    6. Abra el libro Ejercicio1 desde la función Reciente de la vista backstage.

    7. Guarde el archivo en formato PDF.

    8. Ancle el libro titulado Ejercicio 1 en la función Reciente

    9. Cierre el libro, abra otro libro con una plantilla de Excel y guárdelo con el nombre que
    guste. Cierre este nuevo libro.

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