BA14 33 Adm Produccion PROVEEDORES, COMPRAS Y EL ABASTO
BA14 33 Adm Produccion PROVEEDORES, COMPRAS Y EL ABASTO
BA14 33 Adm Produccion PROVEEDORES, COMPRAS Y EL ABASTO
PRODUCCIÓN
PROVEEDORES, COMPRAS,
ABASTO
29 NOVIEMBRE 2023
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PROVEEDORES, COMPRAS, ABASTO
Introducción
Es muy común que dentro de las empresas muchos profesionales de otras areas
del Negocio tiendan a imaginar que la gestión de Suministros no es tan estratégica porque
casi todos "sabemos comprar" y debo decir que esta apreciación es en buena medida
correcta pues comprar es algo que naturalmente hacemos todos y en mayor o menor
medida lo hacemos bien, nos sentimos orgullosos cuando hacemos una buena adquisición,
tanto a nivel personal e incluso a nivel empresarial.
Tener una Visión del Negocio: No se trata de comprar una materia prima o un
repuesto se trata de asegurar la continuidad y crecimiento del negocio.
Entender las necesidades del Cliente: En este caso hablamos de Cliente Interno
y como Unidad de Servicio debemos estar seguros y contar con los mecanismos
apropiados para descubrir lo que nuestro Cliente necesita.
Es un Trabajo en Equipo
• Conocer donde estamos posicionados. Somos Clientes relevantes para el grupo de
proveedores o simplemente un cliente más.
• Entender la flexibilidad que tengo para cambiar las fuentes de abastecimiento sin
afectar calidad, disponibilidad. Evaluar los riesgos para el negocio con un proveedor
nuevo.
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Sostenibilidad, en términos amplios
• Entender la capacidad de compra, financiamiento, almacenamiento, volúmenes de
rotación del inventario, entre otros.
• No menos importante entrar en la negociación, que es una de las principales
destrezas del profesional de Suministros. Y negociación es establecer una estrategia
para el o los proveedores con los que voy a negociar. Es entender hasta donde
podemos llegar para maximizar los ahorros para nuestra organización o entender
que algunas veces no vamos a generar ahorros pero si vamos a evitar un incremento
mayor al esperado.
• Y si creemos que ya terminamos; por supuesto que no, parte de una función
profesional de Suministros está la de asegurar la parte comercial que algunas veces
es un contrato, condiciones de pago, penalidades, establecer índices de medición
del desempeño para el proveedor o para el negocio en particular.
• Luego dar seguimiento al desempeño del proveedor y a la satisfacción de nuestro
Cliente Interno sin descuidar que los resultados prometidos en términos de ahorros
y beneficios para el Negocio sean alcanzados o mejor superado
Mejora Continua
Entonces, todos los involucrados en otras áreas del Negocio y colegas de
Suministros, cuando se posicionan en la idea de que son personal de Compras
efectivamente tse tienen una visión reducida y por supuesto una contribución reducida para
la compañía, pero cuando abrimos nuestra mente y ampliamos la cobertura de nuestra
función como profesionales de Suministros, entonces vemos que ya no nos enfocamos en
comprar sino en mejorar el Capital de Trabajo Neto de la compañía y en suma que nuestra
contribución se note en la mejora en el EBITDA.
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Justificación
También, tener una buena relación con clientes y proveedores es vital para evitar
que los clientes se cambien a nuevos competidores por un concepto de precio,
particularmente, los factores que inciden en la gestión de la cadena de suministro se puede
agrupar en cinco fuentes de desempeño: 1) factores estructurales; 2) factores de diseño
operativo; 3) factores de gestión de recursos; 4) factores tecnológico; y 5) factores de
colaboración e integración empresarial.
Una cadena de suministro típica puede abarcar varias etapas que incluyen: clientes,
detallistas, mayoristas/distribuidores, fabricantes, proveedores de componentes y materias
primas. Cada etapa de la cadena de suministro se conecta a través del flujo de productos,
información y fondos, mejorando la eficiencia y el rendimiento de la red de suministro para
dar a los clientes lo que desean, cuándo y dónde lo deseen, mientras garantiza que la
empresa sea rentable y sustentable.
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Importancia
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Desarrollo
La relación entre la empresa y los proveedores es interdependiente, ya que sin ellos
no se puede obtener lo necesario para vender a los clientes. Conocer las bases de la
relación con proveedores nos permitirá mantener un abastecimiento eficiente.
Según entrevista exclusiva con THE LOGISTICS WORLD, Luis Masse, consultor en
compras y logística, explicó que los pasos para forjar una relación sana y estable con los
proveedores empiezan desde la identificación de estos, su calificación, contratación,
evaluación y desarrollo o término de la relación. A este proceso se le conoce como
administración de proveedores y estos son los cinco pasos clave que se han identificado
para lograrlo:
1. Identificación de proveedores
Una vez que tenemos definido el requerimiento por parte de los solicitantes internos,
identifica en el mercado a aquellas empresas que pueden abastecer de mejor manera los
productos y servicios necesarios para la organización.
2. Calificación
Una vez identificados a los proveedores se debe evaluar si cumplen con las características
de calidad, costo, oportunidad de entrega, servicio, administración de riesgos, innovación
y sostenibilidad. Para ello existe un proceso de solicitud de información en donde se solicita
a los proveedores datos sobre sobre quiénes son, de qué tamaño son, cuáles son sus
políticas y procedimientos, así como sus capacidades financieras, comerciales y
operativas. “La calificación nos sirve para seleccionar a los proveedores mas adecuados
de una manera holística, no solamente porque tengan la mejor calidad, el mejor costo o el
mejor tiempo de entrega”, explicó Masse.
3. Negociación y contratación
Con base en la calificación, se determina cuales son los proveedores mas adecuados para
satisfacer los requerimientos y que se ajustan a las políticas de la empresa. Entonces se
procede a la negociación y eventual contratación. Para ello se emite una solicitud de
propuesta, en la que se pregunta a los proveedores cómo abastecerían las necesidades
de productos de la organización.
Luego de esta información se emite una solicitud de cotización, en donde el proveedor debe
dejar en claro cuánto cobraría y de qué forma, es decir, cuáles son sus esquemas de
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créditos y descuentos. Es en este punto cuando se define cuál es el proveedor adecuado.
Masse aconseja que, una vez seleccionado al proveedor, es muy importante que se
establezcan contratos claros de confidencialidad, de suministro de mercancía y de nivel de
servicios. En este último se definen las áreas clave de resultados y los indicadores clave
de desempeño o KPIs
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• La mitad de los procesos de gestión de compras y suministro no se han
En un estudio reciente se estima que se están desperdiciando más de una quinta parte
(22%) del tiempo cada año tratando con procesos en papel o manuales.También revela
que la mitad de los líderes de adquisiciones (50%) piensan que la tasa de digitalización
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dentro de la contratación es demasiado lenta.En tanto, el 47% dice que los sistemas de
contratación existentes no son lo suficientemente flexibles como para mantenerse al ritmo
constante y hacer frente a la incertidumbre comercial y económica.
Esto está teniendo un gran impacto en la capacidad de las adquisiciones para trabajar en
tareas estratégicas, como falta de digitalización. "Las organizaciones están desperdiciando
millones de personas cada año en procesos manuales. Esto genera que los equipos se
ocupen de tareas de bajo valor, limitando su capacidad de enfocarse en prioridades más
estratégicas", comenta Alex Saric, experto en compras inteligentes de la marca
responsable del estudio.
Añadió que, dado que la inflación sigue siendo alta y las perspectivas económicas inciertas,
“nunca ha sido más importante digitalizar los procesos de adquisición, y liberar equipos
para enfrentar estos desafíos".
El estudio detalló que la contratación necesita una sólida base de datos para aprovechar la
IA y las tecnologías emergentes; muestra que el 85% de las organizaciones han
implementado o planean implementar análisis de datos dentro de la función de adquisición
y gestión de proveedores. Otro 63% dice que ya ha implementado o planea implementar
IA o tecnología de aprendizaje automático. Sin embargo, solo el 30% de los encuestados
dice estar "muy confiado" en la calidad y accesibilidad de sus datos de proveedores a la
hora de apoyar la contratación efectiva."
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Actualmente la inteligencia artificial AI, se utiliza en la industria para:
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Transformación del área de adquisiciones
Otras esferas que las organizaciones han aplicado o prevén aplicar para transformar su
función de adquisiciones y gestión de proveedores son las siguientes:
• Plataformas de código a extremo completo (72%) que pueden ayudar a gestionar
mejor sus gastos y proveedores
• Chatbots (63%) que pueden ayudar a los usuarios a tomar decisiones de compra
más informadas
• Tecnología de Blockchain (56%) que puede mejorar la procedencia a la hora de
comprar bienes
• Robotic Process Automation (RPA) (55%) que puede reducir el tiempo de reporte y
ayudar con la gestión de contratos y categoría
"Pero los datos de mala calidad limitarán las ideas producidas por AI. Las
organizaciones necesitan caminar antes de que puedan correr, y esto comienza con
la digitalización”, sentenció. Dijo que eso significa adoptar un enfoque basado en la
nube para la contratación pública que construye una base de datos sólida.Su fin es
informar apropiadamente previo a la toma de decisiones y reducir el riesgo de usar
contenido “basura”.
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Estrategia de abastecimiento
Su función es la de lograr la previsión racional de los bienes, servicios y obras que requieran
las entidades públicas y privadas.
La logística, desde el punto de vista empresarial, tiene dos objetivos principales: llevar a
cabo las tareas con el menor costo y la mayor eficiencia, y ofrecer así un servicio de mejor
calidad a los clientes. Para ello, debe cumplir con una serie de funciones: Transporte de
materias primas y mercancía.
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Diagrama de flujo proceso de abastecimiento: paso a paso para controlar las compras
Ejemplo de flujo de proceso de abastecimiento (haz clic en la imagen para modificarla en línea)
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2. Seleccionar a los proveedores
Como siguiente paso, el departamento de Abastecimiento debe investigar a los
proveedores, solicitar cotizaciones del artículo necesario y, luego, seleccionar un
proveedor. Esta es una parte importante del proceso porque es necesario analizar la
reputación, el costo, la velocidad del servicio y la fiabilidad antes de tomar la decisión
final. La norma general es obtener, al menos, tres cotizaciones, pero la organización
debe decidir si seguir o no esta práctica recomendada.
Ejemplo de flujo de proceso de evaluación de proveedores (haz clic en la imagen para modificarla en línea)
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La persona que solicita el producto o el servicio
La cantidad de ejemplares del producto o instancias del servicio, y su descripción
Los datos del proveedor
Precio
6. Pago
Después de que los bienes se han recibido o el servicio se ha completado, el proveedor
debe obtener su pago. El sector de finanzas envía el pago al proveedor con el método de
pago elegido.
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Mantener un registro
Todos los pasos anteriores deben documentarse para las auditorías internas y externas,
por lo que necesitaremos un lugar central para almacenar las facturas, los pedidos y otros
documentos adjuntos. Asegúrarnos de haber incorporado la redundancia: probablemente,
usaremos el método de compra digital, por lo que podría beneficiarnos e imprimir las
documentaciones y guardarlas en un lugar seguro por si se produce una falla eléctrica.
2. Proceso
Es necesario seguir el proceso de la organización para completar el abastecimiento. De lo
contrario, los proveedores podrían no recibir el pago a tiempo, las compras podrían
demorarse y el balance final podría estar en riesgo. Seguir el proceso de manera
correspondiente es imprescindible para que las adquisiciones se realicen de forma
correcta.
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3. Papeleo
La tercera "P" es un nombre poco apropiado porque, hoy en día, se utiliza muy poco papel.
Nos referimos al software usado en el proceso de abastecimiento. Todo debe
documentarse.
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Si la organización es un poco conservadora y usa papel y hojas de cálculo, es hora de
cambiar a una solución digital. Con un software de abastecimiento,se puede automatizar
todo el proceso, lo que le permitirá a la organización completar rápidamente las compras y
acceder a descuentos mientras se garantiza que la compra se ajuste a la solicitud de
compra. El software elimina muchos errores humanos que, a menudo, son la causa de las
fallas en el proceso de abastecimiento. Además, con la implementación de software, es
fácil identificar los errores para evitar repetirlos en el futuro. Hecho de forma incorrecta, el
proceso de abastecimiento puede ser una distorción de costos inflados e importantes
ineficiencias. Sin embargo, si el proceso incluye elementos visuales, teniendo una fórmula
para un proceso agilizado, conducirá a costos más bajos, mejores relaciones con los
proveedores y partes interesadas internas más contentas.
Ejemplo Nº1 :
Shein es una opción popular para aquellos que buscan ropa asequible y a la última moda.
Shein es una plataforma de comercio electrónico especializada en moda rápida y
asequible.
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El éxito de la compañía radica en su modelo de negocio eficiente y altamente
optimizado. En lugar de seguir el enfoque tradicional de la industria de la moda, que
implica la producción en masa de grandes cantidades de ropa, utiliza un modelo de
fabricación bajo demanda, significa que la ropa se produce solo cuando se realiza un
pedido, lo que reduce significativamente los costos asociados con el exceso de inventario.
Para lograr satisfacer la demanda de sus clientes a nivel mundial, Shein ha establecido
un complejo sistema logístico que permite la rápida entrega de sus productos.El almacén
internacional de Shein, también conocido como su centro de distribución principal, se
encuentra estratégicamente ubicado en la ciudad de Guangzhou, en la provincia de
Guangdong, China.
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La red internacional de tiendas de Shein es una parte clave de su éxito, tiene presencia en
más de 200 países y regiones, y está constantemente ampliando su alcance. Las tiendas
están ubicadas tanto en ciudades grandes como pequeñas, y ofrecen una amplia variedad
de productos para satisfacer las necesidades de una audiencia global.
Además, es una operación compleja que involucra a varios actores diferentes, ya que la
compañía trabaja con una red de proveedores, fabricantes y empresas de transporte para
llevar sus productos desde la fábrica hasta la puerta del cliente.
Los proveedores de Shein están ubicados en todo el mundo y producen una amplia
variedad de productos, que incluyen ropa, accesorios y artículos para el hogar.
Los fabricantes de esas empresas son responsables de convertir las materias primas en
productos terminados. Las empresas de transporte de Shein luego envían los productos a
los almacenes de la empresa, donde se almacenan hasta que estén listos para ser
enviados a los clientes.
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Consideraciones concluyentes:
Las operaciones logísticas siempre tendrán imprevistos y errores, sobre todo en tiempos
en donde la demanda ha cambiado radicalmente.
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La solución es tener una amplia planeación del proyecto, en donde se contemplen las
posibilidades favorables y las negativas. De hecho, en la planificación debe ocupar más
espacio la parte en donde se consideran los problemas que podrían ocurrir.
De esta manera, cuando el proyecto avanza, se implementa o está en activo, es fácil tener
muchas alternativas de solución inmediata que hagan que las dificultades se minimicen o
se anulen.
Esto puede provocar problemas serios como la sobredimensión del proyecto o que éste
puede quedar corto a lo que esperaba la empresa. Recomendable tener dentro de la
compañía una contraparte del mismo nivel de capacidad que tenga muy claro cuáles son
los objetivos, los procesos y las mejoras que se pretenden alcanzar. “Es decir, si el
consultor tiene un ejecutivo logístico experimentado, dentro de la empresa debe haber una
persona con el mismo nivel. Si el externo tiene un equipo de ingeniería que se involucrará
en el proyecto, entonces la empresa debe designar a un grupo de ingeniería receptora”
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más que ellos propongan sugerencias para mejorar u optimizar la operación.Además
debemos identificar a las personas que son clave, porque son los que transmiten el
conocimiento y las mejores prácticas al resto del equipo. No importa si esa base es el 20%
del personal, debemos procurar que esos colaboradores estén comprometidos y
convencidos del proyecto y los procesos. Así influirán de manera favorable a los demás.
Las habilidades personales y gerenciales son capacidades que nos permiten liderar con
efectividad, para ayudar a las personas a alcanzar metas. Hoy en día las habilidades
directivas van más allá de organizar , estan enfocadas en resultados financieros
reflejados por la rentabilidad en la toma de nuestras decisiones personales y
empresariales. Como líderes nos enfrentamos a un contexto de alta competitividad que
cambia a gran velocidad,vivimos en un mundo digital y globalizado que requiere un nuevo
tipo de gestión productiva, mediante planes de continuididad del negocio y así generar
SOSTENIBILIDAD-SUSTENTABLE, consecuentemente la Mejora en la Productividad
Laboral considerando diferentes beneficios y desafíos como la Automatización de tareas
rutinarias pudiendo liberar a los empleados de tareas monótonas y repetitivas, lo que les
permite concentrarse en tareas más creativas y estratégicas. La automatización de tareas
como la entrada de datos, la clasificación y organización de productos, y la respuesta a
solicitudes de compra, nos puede llevar ha ahorrar tiempo y recursos, aumentando la
eficiencia en el lugar de trabajo.
Referencias Bibliográficas:
• De Wendy B. Rauch-Hindin. (2018). Aplicaciones de la inteligencia artificial en la
actividad empresarial, la ciencia y la industria.
• https://books.google.co.cr/url?client=ca-print-ediciones_diaz_de_santos&format
¨La IA no es solo una tecnología del futuro; es una herramienta esencial para
el éxito empresarial en el presente¨
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