PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

GUÍA DE APRENDIZAJE # 3

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: TÉCNICO RECURSOS HUMANOS

 Código del Programa de Formación: 134200
 Nombre del Proyecto: Cartilla didáctica del proceso de selección y vinculación de
trabajadores de las unidades productivas del municipio de Soacha y la zona de influencia del
CIDE
 Fase del Proyecto: Planeación
 Actividad de Proyecto: Elaborar Flujogramas del proceso de selección y vinculación de
acuerdo con normativa vigente
 Competencia y Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
SELECCIÓN DE CANDIDATOS Y VINCULACIÓN DE TRABAJADORES
RAP 02 Ejecutar el procedimiento de selección y vinculación de trabajadores, teniendo en
cuenta procedimiento, normativa y políticas establecidas por la organización.
RAP 03 Documentar el procedimiento de selección y vinculación de trabajadores de acuerdo
a técnicas, normas y procedimientos de la organización.
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS TÉCNICOS
03 Mantener el soporte documental de los procedimientos de selección y vinculación, De
acuerdo con las políticas y normas técnicas
 Duración de la Guía 120 horas

2. PRESENTACIÓN

Estimado Aprendiz, continuando con los procesos de gestión del Talento, una vez las organizaciones
a planificado la gestión del talento, establecido sus políticas, el paso a seguir es el de diseñar e
implementar las acciones propias de cada proceso, definiendo el paso a paso para reclutar,
seleccionar, contratar y vincular al personal que llega a la organización, garantizando de esta manera
la permanencia y sostenibilidad de las personas en sus puestos de trabajo y disminuir la rotación del
personal, minimizando traumatismos en los procesos productivos y administrativos.

Así que el propósito de esta fase, es orientarlo en la reflexión, contextualización, apropiación de

conocimientos y desarrollo de competencias de desempeño, para que aplique técnicas en la

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documentación, registro de información y ejecución de las fases del procedimiento, como los son
las de preselección, selección y vinculación de trabajadores.

Como siempre querido aprendiz no olvide que el éxito y logro del aprendizaje sigue dependiendo
de su compromiso, disciplina, puntualidad, responsabilidad, autonomía, creatividad, iniciativa y
transparencia. Asimismo, es importante contar con las nociones de empresa como ente económico,
capaz de generar valor a través de los procedimientos de administración, así como también la
clasificación

SELECCIÓN DE PERSONAL

La selección de personal en las empresas es

fundamental para crear un equipo enfocado y que
aporte a los objetivos de la empresa, por ello, debe
estar dentro la estrategia empresarial. El realizar una
mala selección de personal, ocasiona costos para la
compañía, en tiempo, recursos y dinero.

La Selección de Personal surge en primer lugar por la

necesidad de la empresa de contar con un personal
idóneo y acorde para realizar las funciones necesarias
para llevar a cabo satisfactoriamente su objeto social o
el cumplimiento de sus objetivos y metas económicos. No existe un parámetro a seguir que
proporcione una toma de decisiones adecuada para el proceso de selección, siendo este el filtro
para reclutar el personal idóneo acorde a las necesidades de la empresa, indispensable para el éxito.
Los procesos de seleccionar a las personas se llevan a cabo en diferentes fases, lo que hace que se
tomen las mejores decisiones, lo cual hace necesario estandarizar y documentar los procedimientos
de selección y vinculación para que se realice de manera uniforme.

La selección de personal es el proceso que se sigue para la contratación de un empleado en una

organización. Inicia desde que una persona se postula para una vacante o en el momento en el que
el reclutador ha encontrado un perfil interesante y culmina con la contratación de un nuevo
compañero de trabajo.

3. FORMULACIÓN DE ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL.

Actividad 1

De acuerdo con lo que usted considera de:

1. Ejecutar el procedimiento de selección y vinculación de trabajadores

2. Documentar el procedimiento de selección y vinculación de trabajadores

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Observe las imágenes y relacione con los RAP (Resultados de Aprendizaje )1 Y 2, coloca al frente el
numero que considere corresponda. Socializa con su instructor.

1. Ejecutar el procedimiento de selección y

vinculación de trabajadores

2. Documentar el procedimiento de
selección y vinculación de trabajadores

Actividad 2

3.2.2. De acuerdo con lo que observa en la imagen establezca el orden del proceso de selección y
vinculación.

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2. Descripción de la actividad:

Resuelva las siguientes preguntas

✓ ¿En qué consiste la selección de personal?
✓ ¿Cuál sería el orden para la selección de personal?
✓ Explique la frase: “los ocupantes adecuados a sus necesidades”

3.2 ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS

NECESARIOS PARA EL APRENDIZAJE

3.2.1. Actividad: Relacionar la documentación que las empresas en su generalidad solicitan a los
candidatos, asociada al procedimiento de selección de candidatos y vinculación de trabajadores.

Descripción de la actividad:

Todas las personas cuando han sido seleccionadas y vinculadas, debieron cumplir con la entrega
oportuna de diferentes documentos solicitados por la organización, los cuales entran en estudio,
verificación y validación. Algunas empresas de acuerdo a su tamaño, actividad económica y demás,
tienen como política que algunos documentos son requeridos en físico de manera original y/o
fotocopia; y otras hacen la solicitud en medio magnético.

 Con base en lo anterior, usted apreciado aprendiz debe poner en contexto frente a
experiencias propias y/o de 3 personas cercanas, los documentos que recuerden aportaron
para este estudio.

3.2.2. Actividad: Planificar el proceso de selección de personal

El proceso de selección es determinante para la vida exitosa de una empresa, ya que se trata de una
serie de métodos y estrategias para recibir al mejor talento disponible en el mercado laboral, el que
sume valor añadido a la capacidad de la empresa y facilite el logro de sus metas.

¿Cómo planificar un proceso de selección de personal?

1. Determinar la necesidad.
2. Definir el puesto y las competencias.
3. Elegir la forma de reclutamiento.
4. Definir presupuesto y elegir fuentes de reclutamiento.
5. Elegir y definir el flujo del proceso y las evaluaciones.
6. Toma de decisiones final.
7. Incorporación, acompañamiento y formación.

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Elabora cronograma actividades:

Con base a lo anterior realice un cronograma para el poceso de preselección, selección y vinculación
de trabajadores de acuerdo con su Unidad Productiva seleccionada.
✓ Utilice herramientas tecnológicas dispuestas por la organización.
✓ Utilice el formato dispuesto por la organización.

Presente el documento escrito al instructor y socialice ante sus compañeros la información

consignada.

3.2.3. Actividad: Gestión documental de recursos humanos

La gestión documental de recursos humanos implica manejar el ciclo de vida de los documentos,
datos e información en general de los empleados. De esta forma se garantiza el almacenamiento
adecuado de los registros necesarios, el acceso controlado a los archivos e información y la
eliminación oportuna del material obsoleto. Además de ello, permite seguir los estándares
establecidos del manejo eficiente de los documentos aprobados para su creación, revisión,
modificación, emisión y distribución. También permite ubicar y acceder a los documentos fácilmente
cuando sea necesario y seguir los protocolos de seguridad adecuados para evitar el acceso no
autorizado a documentos confidenciales y registros. En pocas palabras la gestión documental de
recursos humanos, es el manejo estandarizado y sistemático de todos los documentos relacionados
con la plantilla laboral de la empresa.

1. Consulte las siguientes definiciones y aplicar a su Unidad Productiva. Apóyese en el acuerdo

027 de 2006 del AGN Archivo General de La Nación y en el material sugerido de esta guía.

 Manual de funciones
 Manual de procesos
 Expediente
 Legajo
 Principio de procedencia
 Principio de orden original
 Sistemas de ordenación
 Ciclo vital del documento
 Foliación documental
 Tabla de Retención Documental (TRD)

Responda a las siguientes preguntas

a) ¿Qué clase de documentos se gestionan y almacenan desde RRHH?

b) ¿Cuál es la mejor forma de llevar la gestión documental?
c) ¿Por qué es importante el manejo adecuado de la documentación en el área de recursos
humanos?

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3.2.4. Actividad: En Colombia, con la finalidad de proteger a las partes involucradas en un contrato
laboral, se diseñó el Código Sustantivo del Trabajo o CST. Así, en caso de vivir una situación de
injusticia entre el trabajador y la empresa, el CST otorga normas que regulan las acciones entre las
dos partes en las empresas en Colombia.

Realizar lectura de Cartilla de contratación basada en el Código Sustantivo de Trabajo (ver material
de Apoyo Instructor(a)) y posteriormente:

 Diseñe un mapa mental del capítulo 1. contrato de trabajo

 Realice un cuadro comparativo del capítulo 2. Inducción
 Elabore una infografía del capítulo 3. Terminación y liquidación del contrato.

Código Sustantivo del Trabajo en Colombia: guía práctica para RRHH

https://www.sesamehr.co/guias/codigo-sustantivo-trabajo-colombia-guia-rrhh/

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO

Actividad 5_ Perfiles ocupacionales

Como ya se ha establecido anteriormente, el recurso humano se constituye en el elemento

fundamental para la consecución de los objetivos de la organización, es por ello que la empresa
puede tener un excelente direccionamiento estratégico de la gestión humana si se maneja de
manera adecuada .

Tenga en cuenta la Unidad Productiva objeto de estudio y realice:

a) Perfiles Ocupacionales
b) Oferta y demanda
c) Clasificación de ocupaciones
d) Elabore y publique la convocatoria
e) Aplique lista de chequeo para clasificar hojas de vida y soportes
f) Registre en formato y brinde soporte en la confirmación, verificación y validación de:
- Documentos
- Referencias
- Antecedentes
- Certificaciones.
g) Elabore informe siguiendo protocolos, formatos y lineamientos establecidos.

Actividad 6: Definir, presentar las siguientes prácticas de la unidad productiva

Las pruebas de selección de personal tienen el objetivo de determinar diferentes factores, como la
aptitud profesional de los candidatos, conocer la personalidad del candidato y la evaluación de la
motivación. Se pueden realizar de manera individual o combinarlas para obtener más información y
hacer que el proceso de selección de personal sea lo más preciso posible.
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Encontrar al candidato perfecto no es fácil. Una cuestión que se complica si tenemos en cuenta que
el 46% de los currículums contienen alguna “media verdad” y el 80% una falsedad. Por fortuna,
existen las conocidas pruebas de selección de personal; unas herramientas permitirá detectar
mejor las habilidades y actitudes de los aspirantes al puesto más allá del cv.

Utilice herramientas tecnológicas dispuestas por la organización para:

 Citar candidatos a entrevista (s)

 Citar candidatos para aplicación de pruebas psicotécnicas, psicométricas y de personalidad.
 Organice logística para entrevista y aplicación de pruebas teniendo en cuenta protocolos de
servicio al cliente interno y externo
- Recursos tecnológicos.
- Listas de chequeo.
- Formatos y Cuestionarios.
- Entrevistas. Ver Anexo entrevista Efectiva y No Efectiva Empresa Nestlé (Material de Apoyo
delInstructor)
- Pruebas.
- Visita domiciliaria y/o estudio de seguridad.
 Convoque candidatos para practicar exámenes médicos de ingreso.
 Elabore informe siguiendo protocolos, formatos y lineamientos establecidos.

Actividad 7: Organice carpeta física y digital de hoja de vida.

Organizar los archivos del personal puede parecer una tarea abrumadora, pero escoger un método
puede simplificar el proceso de manera significativa. Probablemente, se tenga que organizar los
expedientes impresos y los archivos electrónicos por separado. Es apropiado ordenar los
documentos de manera cronológica por cada empleado o según el tipo de documento. Asegurarse
siempre de etiquetar cuidadosamente los archivos y de tomar las medidas de seguridad
correspondientes para proteger la información confidencial.

Aplique normas de preservación y confidencialidad de la información; tenga en cuenta.

 Formato hoja de vida. https://view.genial.ly/60c293fe2c649d0d71f3e40d/presentation-
seleccion
 Ver presentación Anexo Taller hoja de Vida (Material de Apoyo del Instructor)
 Soportes
 Documentos.
 Formatos.
 Informes.
Registre resultados siguiendo sistema de información, reglamentos, lineamientos e instrucciones
Dadas.

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Actividad 8: Vinculación de trabajadores

El proceso de vinculación se constituye en la ruta más fácil para que los aspirantes a ocupar cargos
en nuestra empresa ingresen a ella y de esta manera puedan hacer sus aportes que permitan lograr
el desarrollo de la misma. El proceso de vinculación brinda la oportunidad a las empresas a
seleccionar las personas que considera necesarias para alcanzar el éxito organizacional, pero
también le brinda la oportunidad a los aspirantes de escoger las empresas en donde desean trabajar.
El proceso de vinculación nos permite conseguir las personas talentosas que las empresas necesitan
para su funcionamiento.

 Elabore contratos de acuerdo a condiciones pactadas, normativas y lineamientos dados por

el Código Sustantivo del trabajo (CST) Contrato, tipos de contrato
 Elabore registro en formatos y/o sistema de información las afiliaciones respectivas.
a. EPS
b. ARL
c. AFP
d. Caja de compensación familiar,
e. Otros como Cooperativas de trabajo
 Reporte a las dependencias respectivas, siguiendo lineamientos, instrucciones, políticas y
normativa
 Pago de nómina.
 Entrega de uniformes, dotación y EPP.
 Programación a inducción.
 Carnet.

3.4 ACTIVIDAD DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

Actividad 9_Diseño de la cartilla didáctica

Continuando con el proyecto formativo vamos a diseñar una propuesta Cartilla didáctica del
proceso de selección y vinculación de trabajadores de las unidades productivas del municipio de
Soacha y la zona de influencia del CIDE realice el flujograma del proceso de gestión humana
teniendo en cuenta la siguiente estructura:

1. Logo
2. Misión
3. Visión
4. Organigrama
5. Etapas del proceso
 Planeación del personal
- Descripción general
- Estructura de los cargos establecidos en el organigrama
- Formato requerimiento de personal
 Reclutamiento
- Descripción general (fuentes de reclutamiento)
- Formatos

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  Selección
- Descripción general
- Diagrama de proceso
- Formatos
 Vinculación
- Descripción general
- Formatos
- Estructura de la historia laboral
 Gestión documental del proceso
- Tablas de retención documental referentes al reclutamiento, selección y vinculación
de trabajadores."
6. Conclusiones
7. Recomendaciones

Ejemplo de formato de procesos

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4. AMBIENTES
✔ Ambiente de formación convencional.
✔ Sistema de Bibliotecas.
✔ Sala virtual.
✔ LMS.

5. MATERIALES REQUERIDOS
✔ Computadores de mesa.
✔ Portátiles.
✔ Televisor.
✔ Conectividad a internet
✔ Memoria USB.
✔ Tablero.
✔ Borrador para tablero.
✔ Marcadores.
✔ Esfero de diferentes colores.
✔ Papel.
✔ Cartulinas.
✔ Lápices de colores.

6. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

de Evaluación

Evidencias de Elabora convocatoria para respectiva Técnica:

Conocimiento publicación de acuerdo a lineamientos Portafolio
Mapa conceptual establecidos por área de recursos Instrumento:
Investigcion humanos. Cuestionario
Consulta
Lista Organiza listas de chequeo, formatos,
Mapa mental instructivos y modelos documentales
Cuadro comparativo requeridos en selección y vinculación
Infografia de trabajadores de acuerdo a
procedimientos establecido por la
organización.

Organiza hojas de vida y soportes

entregadas por jefe de área, según
resultados obtenidos en análisis y
evaluación.

Hace confirmación, verificación y

validación de documentos, referencias,
antecedentes, certificaciones

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 proporcionados por el candidato para
asegurar cumplimiento.

Organiza logística para aplicación de

entrevistas y pruebas psicotécnicas
disponiendo recursos tecnológicos,
listas de chequeo, formatos,
cuestionarios, requeridos por los
responsables y jefe de área funcional

Organiza carpeta física de hoja de vida

con soportes y documentos aportados
por los candidatos preseleccionados,
según procedimiento establecido por
el área funcional aplicando normas y
preservando la confidencialidad de la
información.
Evidencias de Desempeño: Aplica direccionamiento estratégico en Técnica:
Simulacion los procedimientos de reclutamiento, Simulación
Formato de proceso selección y vinculación de trabajadores Instrumento:
del talento humano, teniendo en Lista de chequeo
cuenta los perfiles ocupacionales y las
requisiciones de personal.

Aplica lista de chequeo para clasificar

hojas de vida y soportes según
requisitos establecidos en requisición,
manual de funciones y convocatoria,
siguiendo procedimiento por jefe de
recursos humanos.

Cita a candidatos a entrevista y

aplicación de pruebas psicotécnicas
aplicando protocolo de servicio y
utilizando herramientas tecnológicas
dispuestas por la organización.

Programa visita domiciliaria, para

convocatoria respectiva aplicando
protocolo de servicio y utilizando
herramientas tecnológicas dispuestas
por la organización.

Realiza trámites para legalización del

contrato y afiliación al sistema de
seguridad social, siguiendo los
lineamientos, políticas y normativa.
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 Evidencias de Producto: Tramita afiliación al sistema de Técnica:
Simulación Informe del seguridad social eps, arl, afp y caja de simulación
proceso de selección compensación familiar, utilizando Instrumento:
vinculación, documentación protocolos, formatos, oficinas virtuales Proyecto
o aplicativas establecidos por la
organización.

Elabora contratos haciendo uso de

herramientas tecnológicas, de acuerdo
a condiciones pactadas, normativas y
políticas establecidas por la
organización.

Formaliza historia laboral del

trabajador, haciendo apertura y
archivo de la documentación física
pertinente a contrato, afiliación a
seguridad social, caja de
compensación, beneficiarios según
principios, normatividad y
lineamientos establecidos por la
organización.

7. GLOSARIO DE TÉRMINOS

A
Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que
conservan los
archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo,
histórico
o cultural.
Actividad: Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa
o subprograma de operación, que consiste en la ejecución de ciertos procesos o tareas (mediante la
utilización
de los recursos humanos, materiales, técnicos, y financieros asignados a la actividad con un
costodeterminado), y que queda a cargo de una entidad administrativa de nivel intermedio o bajo.
Es una categoría programática cuya producción es intermedia, y por tanto, es condición de uno o
varios productos.
Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación,
dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano,
para el eficiente funcionamiento de los archivos.
Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en
espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.

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Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce
y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución
que ésta al
servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos
de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y
cuando su consulta es constante. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su
documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los
principios y procesos archivísticos.
Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar
la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable
de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del
acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.
Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la
documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo
de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito
voluntario, adquisición o expropiación.
Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o
jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.
Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la
ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
ARL: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a
prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes
que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.
Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de
descripción de un instrumento de consulta y recuperación.
Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

C
Capacitación: Es un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el cual se desarrolla las
habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor desempeño en sus labores
habituales
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.
Cargo: Función de la cual una persona tiene la responsabilidad en una organización, un organismo
o una empresa.
Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

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Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o
datos en los archivos.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican
y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico funcional de la
entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de
documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad.
Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo
tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al
orden original.
Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de
organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el
momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60
de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para
asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico,
político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de
archivo, preservando su integridad y estabilidad.

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de

conocer la información que contienen.
Contratación: Es la materialización de un contrato a un individuo a través de la cual se conviene,
acuerda, entre las partes intervinientes, generalmente empleador y empleado, la realización de un
determinado trabajo o actividad, a cambio de la cual, el contratado, percibirá una suma de dinero
estipulada en la negociación de las condiciones o cualquier otro tipo de compensación negociada
Contrato: Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes se comprometen
recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones.
Copia: Reproducción exacta de un documento.
Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario
competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.
Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en
el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.
Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la costura
de uno o varios cuadernillos.
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida
por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries
documentales.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una
persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos,
cualquiera que sea su titularidad.

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D
Desempeño: el grado de desenvoltura que una entidad cualquiera tiene con respecto a un fin
esperado
Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la
conservación de los documentos de archivo.
Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran
aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis
de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de
descripción y de consulta.
Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como
elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.
Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa
del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración
documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento
de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o
privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su
contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del
mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia
institucional.
Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y
comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es
producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivísticos.
Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes
en todas las entidades. Soportan trámites comunes en todas las dependencias, (oficios, circulares,
memorando, planillas, etc.),
Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus
rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las
relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte
del patrimonio histórico.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.
Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto
social.
Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o
con su intervención.

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E
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de
retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores
primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Empaste: Técnica mediante la cual se agrupa folios sueltos para darles forma de libro. La unidad
producto del empaste se llama “legajo”.
Empleador: Es empleador aquella persona que da empleo. Es un concepto íntima y esencialmente
relacionado con el de empleado, que es el otro sujeto de la relación laboral
Empresa: Entidad en la que intervienen el capital y el trabajo como factores de producción de
actividades industriales o mercantiles o para la prestación de servicios
Encuadernación: Técnica mediante la cual se cose uno o varios cuadernillos de formato uniforme y
se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama
“libro”.
Encuesta: son un tipo de preguntas verbal o escrita que se relaciona a un grupo de personas
determinado para obtener información sobre un tema específico para investigación, cuando es de
forma escrita se usa entrevista y de forma escrita se realiza por medio de cuestionario.
Entrevista: Reunión de dos o más personas para tratar algún asunto, generalmente profesional o
de negocios
EPS: Las Entidades Prestadoras de Salud son empresas que brindan servicios de seguridad social en
salud privada a los trabajadores que están afiliados a ellas, complementando la cobertura de Salud.
Equipo de trabajo: es el grupo de personas asignadas o auto asignadas, de acuerdo a habilidades
y competencias específicas, para cumplir un determinado objetivo bajo la dirección de un
coordinador. Todo esto desde una integración armónica de funciones y actividades desarrolladas
por diferentes personas.
Estrategia: es la técnica que tiene una organización para desarrollar ciertas actividades que mejoren
el proceso de servicio con un objetivo fijo la satisfacción del cliente.
Estudio: Es el desarrollo de aptitudes y habilidades mediante la incorporación de conocimientos
nuevos; este proceso se efectúa generalmente a través de la lectura. El sistema de educación
mediante el cual se produce la socialización de la persona, tiene como correlato que se dedique una
elevada cantidad de horas al análisis de diversos temas
Ética: ser correcto y actuar bajo una normas o principios individuales y sociales que cada uno de
nosotros vamos creando porque en el ambiente interno y externo de la organización de va creando.
Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de
conservación.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
Experiencia: Conjunto de conocimientos que se adquieren en la vida o en un período determinado
de ésta.

F
Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico
o electrónico, entre otros.
Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente,
independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha
más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.
Foliar: Acción de numerar hojas.

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Folio: Hoja. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente
vigentes, que se completa sistemáticamente.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización
archivística.
Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido
al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los
generaban.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en
desarrollo de sus funciones o actividades.
Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también
“Fuente de primera mano”. Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del
quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o
conservación permanente.

G
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios
archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones
y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

H
Hoja de vida: es la primera impresión que reflejarás a los reclutadores y para ser efectiva, deberá
resaltar lo mejor de ti. Un buen diseño y la disposición del contenido del Curriculum Vitae serán la
clave para pasar a la siguiente fase, la entrevista de trabajo.

I
Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar
y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.
Inducción: Consiste en la orientación, ubicación y supervisión que se efectúa a los trabajadores de
reciente ingreso (puede aplicarse asimismo a las transferencias de personal), durante el período de
desempeño inicial
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera
exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

J
Jornada de trabajo: es el tiempo que el trabajador debe destinar, para prestarle al empleador el
servicio pactado en el contrato de trabajo.

L
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.
Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.
Liquidación del sueldo: Es un documento que debe entregar al trabajador(a) y este firmarlo, con el
cual usted como empleador(a) puede comprobar el pago de sueldo a su trabajador(a)

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N
Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de
la práctica archivística.

O
Obra: Cosa perdurable que resulta de la aplicación del trabajo o del conocimiento humano a un
material o a un conjunto de ideas.Ordenación documental: Fase del proceso de organización que
consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de
clasificación.

Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para

identificar las dependencias productoras de los documentos.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la
agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la
descripción de los documentos de una institución.
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Periodo: Es el tiempo concertado por el trabajador y el empresario durante el cual, cualquiera de
ellos puede dar por finalizada la relación laboral sin preaviso, sin necesidad de alegar ninguna causa
y sin derecho a indemnización.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el
cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los
trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades
documentales.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual
se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben
mezclarse con los de otras.
Proceso: Procesamiento o conjunto de operaciones a que se somete una cosa para elaborarla o
transformarla
Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento
de sus funciones.
Prueba: Acción de probar a alguien o algo para conocer sus cualidades, verificar su eficacia, saber
cómo funciona o reacciona, o qué resultado produce
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan
un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha
y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la ley.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución
debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o
jurídica.
Reclutamiento: Se define como el proceso de atraer individuos oportunamente en suficiente
número y con los debidos atributos y estimularlos para que soliciten empleo en la organización.
Igualmente, puede ser definido como el proceso de identificar y atraer a la organización a solicitantes
capacitados e idóneos
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de
consulta, los documentos requeridos.

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Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan
en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o
destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del
funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo
el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o
personas naturales.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o
en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

S
Salario: Dinero que recibe una persona de la empresa o entidad para la que trabaja en concepto de
paga, generalmente de manera periódica. Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa
productora de documentos.
Selección: Es un proceso de previsión que procura prever cuáles solicitantes tendrán éxito si se les
contrata; es al mismo tiempo, una comparación y una elección.
Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de
carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Signatura
topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en
el depósito y mobiliario de un archivo.
Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que
aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y
funcional en cualquier etapa del ciclo vital. Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones
archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los
procesos archivísticos.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de
forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

T
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales,
a lascuales s e asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna
un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
Talento: Especial capacidad intelectual o aptitud que una persona tiene para aprender las cosas con
facilidad o para desarrollar con mucha habilidad una actividad.
Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso
de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener
notas de referencias cruzadas.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramación,format o y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla,
describirla y asignarle categoría diplomática.

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Tomo: Unidad e ncuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los
documentos decierta extensión.
Trabajo: aquella actividad ya sea de origen manual o intelectual que se realiza a cambio de una
compensación económica por las labores concretadas
Trabajador: Persona que realiza un trabajo a cambio de un salario
Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste
al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. U
Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que
garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros
elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización
documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja,
cuando la constituyen varios, formando un expediente.

V
Vacante: Cargo, empleo que no está ocupado por nadie.Valor administrativo: Cualidad que para la
administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación
de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de
registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas,
hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos
económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el
conocimiento de su identidad.
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.
Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la
memoria de una comunidad.
Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el
derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su
importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se
reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables. Valor técnico:
Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto
misional.
Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
ciclo vital.

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 8. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

Como armar una carpeta legajadora de documentos:

https://www.youtube.com/watch?v=74CN2_ROWp0

Organización y archivo de documentos - gestión documental

https://www.youtube.com/watch?v=DGRZsfzGE9Y

¿Como se organiza un expediente de archivo?

https://www.youtube.com/watch?v=A_4OCi34ww0

Organización de expedientes simples

https://www.youtube.com/watch?v=_NqyZFMOB_0

Organización de archivos
https://www.youtube.com/watch?v=Dcav6sZCliE

Archivistica y gestión documental – block

https://www.nosonpapeles.com/

Manual de Ordenación del AGN

https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/5.%20organizacion/DOCUMENTOS
%20TECNICOS/CARTILLA%20DE%20ORDENACION%20DOCUMENTAL.pdf

Cartilla de clasificación documental

https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/5.%20organizacion/MANUALES/CL
ASIFICACION%20DOCUMENTAL.pdf

La foliación En archivos del AGN.

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publica
cionees/FOLIACION%20EN%20ARCHIVOS_ActualizacionAGN.pdf

Como Gestionar el Talento en tu Empresa, 2015

https://cdn2.hubspot.net/hub/174456/file-524757872-pdf/docs/WORKMETER-Como-gestionar-talento-
empresa.pdf%3Ft%3D1423135431950%26utm_campaign%3Dgestion%2Bdel%2Btalento%26utm_source%3D
hs_automation%26utm_

CHIAVENATO, Idalberto. Administración de Recursos Humanos. Ed. Mac Graw Hill. Bogota,
2006.
https://frrq.cvg.utn.edu.ar/pluginfile.php/15522/mod_resource/content/0/Chiavenato%20Idalverto.
%20Administraci%C3%B3n%20de%20Recursos%20Humanos.pdf

Elaboración de listas de verificación:

https://www3.paho.org/hq/index.php?option=com_content&view=article&id=10935:2015-
elaboracion-listas-verificacion&Itemid=0&lang=en#gsc.tab=0
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¿Qué es la gestión documental de los RRHH y por qué debes implementarla?
https://cardinal-systems.com/2022/09/29/gestion-
documental/#:~:text=La%20gesti%C3%B3n%20documental%20de%20recursos,en%20general%20
de%20los%20empleados.

Reclutamiento y selección de personal en los recursos humanos

https://www.gestiopolis.com/reclutamiento-y-seleccion-de-personal-en-los-recursos-humanos/

Cómo organizar los archivos del personal de una empresa

https://es.wikihow.com/organizar-los-archivos-del-personal-de-una-empresa

pruebas de selección de personal

https://idtalento.com/pruebas-de-seleccion-de-personal/
https://www.bizneo.com/blog/pruebas-de-seleccion-de-personal/

Proceso de vinculación de personal

https://prezi.com/8_td9mdiesqz/proceso-de-vinculacion-laboral/

Diagrama de flujo procesos de gestión humana

https://www.coursehero.com/file/43105304/Diagrama-de-flujo-del-proceso-FASE-2-HACER-
ACTIVIDAD-3docx/

https://www.euroinnova.co/blog/diagrama-que-esquematiza-el-proceso-de-seleccion-del-talento-
humano

9. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Yudy Andrea Jiménez Instructor Articulación 22/03/2023

Martínez con la Media
Instructora CIDE Soacha
Alirio Umaña

CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependenci Fecha Razón del

a Cambio

Autor (es) Yaned Emilce Hurtado H Instructor Articulación Agosto Actualización

con la Media 2023 formato
CIDE Soacha

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