Formato Entrega

ACTA DE ENTREGA
DEL PUESTO DE
TRABAJO
Código Dependencia (SIGLAS+Número) - Cód. Serie.Subserie (01.05)
Medellín, dia de mes de año
1. INFORMACIÓN GENERAL
NOMBRES Y APELLIDOS DEL SERVIDOR QUE ENTREGA:
Cargo:
Grado Documento De Identidad
Proceso que lidera o apoya:
Motivo de la Entrega:
Traslado de Puesto por Movilidad Reubicación
Terminación de Encargo Encargo de Funciones

Desvinculación ó Retiro Separación de Cargo
Fecha inicio de Fecha de terminación de
(aaaa/mm/dd) (aaaa/mm/dd)
labores labores
2. INFORME EJECUTIVO DE LA GESTIÓN

Informe sobre los programas o proyectos, procedimientos o actividades que
realiza, avances, pendientes y resultados obtenidos:
3. INFORME DETALLADO DE ACTIVIDADES Y RECURSOS UTILIZADOS
3.1 personal a cargo Si No
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En caso de ser afirmativo relacionarlos:

Adicione celdas de acuerdo al número de personas a cargo
3.2 Relación de base de datos utilizados en el desarrollo de las funciones:
Nombre y finalidad de las bases de datos:

Ubicación y seguridad de las mismas:
Persona o personas autorizadas para su manejo:
Canales por el cual fue recibida la información:
Periodicidad con la cual se modifica o actualiza:
Forma de tratamiento ((manual y/o automatizada):
Claves de acceso:
Esta información se enuncia tal como se solicitad en este ítem; pero

adicionalmente se deben de relacionar individualmente en el Formato Único De
Inventario Documental.
3.3 Relación de procesos, procedimientos, manuales, instructivos y formatos

utilizados en el desarrollo de las funciones:
Bien sea por que estos documentos sean recibidos de otros procesos y los
aplique para sus actividades, o porque son formatos que haya creado,
implementado o documentado para la realización de sus procedimientos.
Esta información deberá ser compartida digitalmente a Gestión Documental con

fin de verificar tipos documentales en la TRD y hacer la trazabilidad con la
Subdirección de Planeación - Gestión del Sistema Institucional de Calidad
(formatos y listado maestro de documentos).
3.4 Relación de informes que deben presentarse, periodicidad, fechas y fuentes

de información:
3.5 Relación de los comités en los cuales participa como miembro o delegatario:
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3.6 Relación de actividades pendientes por realizar a la fecha de entrega del

puesto, con fechas de entrega y el estado de las mismas:
3.7 Constancia de la entrega o no de los elementos devolutivos a cargo, así como

del estado en que se entregan:
Cumpliendo con la responsabilidad del cargo, el servidor deberá de hacer

entrega de los bienes devolutivos utilizados para el desempeño de sus
actividades diarias dentro de la Institución al responsable de Gestión de Recursos
Físicos, quien verifica y recibe de los bienes devolutivos a la par con la persona
que haya sido designada para ocupar el puesto. Este procedimiento quedara
registrado en el Acta de verificación de bienes Devolutivos GAD630.1-FT-GRF-04.
Cuando se trate de un Responsable con Cartera, Recursos Físicos realizará la
verificación y recibo de los bienes devolutivos utilizados para el desempeño de
sus actividades diarias dentro de la Institución; así como la de TODOS LOS
BIENES CARGADOS AL PROCESO, a la par con la persona que haya sido
designada para ocupar el cargo, en caso de que ya este identificada. Este
procedimiento quedara registrado en el Acta de verificación de bienes Devolutivos
GAD630.1-FT-GRF-04.
4. Entrega física y digital de documentos de archivos, que hayan producido y/o

recibido en ejercicio de sus funciones:
Cuando se trate de documentos de vigencias anteriores a la cual está en

curso:
La entrega de archivos tanto físicos como digitales de información debe estar

organizada de acuerdo con el Manual de Transferencias Documentales (aplicando
los procedimientos de clasificación, ordenación y descripción) y las Tablas de
Retención Documental de la entidad; en este caso se trataría de una
Transferencia Documental, la cual se deberá hacer a la oficina de Gestión
Documental en los formatos estipulados para esta:
Formato Único de Inventario Documental GAD630-2-FT-GDO-04

Rótulos para Unidades Documentales GAD630-2-FT-GDO-07
Rótulos para Unidades de Conservación GAD630-2-FT-GDO-08.
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Este procedimiento y formatos fueron socializados en la Circular Normativa

20750004 de fecha 4 de abril de 2017, firmada por la Dirección General,
información enviada a través de correo electrónico desde Comunicación y
Mercadeo a los correos electrónicos de los servidores los días: 2017/04/07 y
2017/04/27.
En este caso quien firma el respectivo paz y salvo de recibo de información, es

Gestión Documental.
Cuando se trate de documentos de la vigencia en curso: Estos documentos
se deben de entregar a la persona que recibe el puesto, con el debido
procedimiento de inducción o reinducción y Vo.Bo. del jefe inmediato,
debidamente organizados de acuerdo al Manual de Transferencias Documentales
de la entidad y las Tablas de Retención Documental. En este caso se trata de una
entrega de Inventario Documental, pero que lleva el mismo procedimiento para
la organización de la información y la utilización de los formatos relacionados
anteriormente.
En este caso el jefe inmediato será quien firme el respectivo paz y salvo de recibo
de información.
5. Constancia inducción o reinducción a la entrega del puesto de acuerdo con las
competencias laborales:
Se debe de adjuntar el formato diligenciado y firmado de la capacitación,

inducción y/o reinducción dispuesto Gestión del Talento Humano, en caso de
empalme por motivo de traslado por movilidad de puesto, encargo de funciones
y/o terminación de encargo, entre otros, que se le realiza al servidor que recibe el
puesto, en el cual se detalle tema, fecha, hora, nombres y firma del servidor que
realiza la capacitación y nombres y firma del servidor que la recibe. Formato
Programa de Inducción y Reinducción DG100-FT-DE-01
6. Constancia de Paz y Salvo firmado por los procesos y/o Subprocesos de

acuerdo con la entrega realizada:
Para todos los casos de motivo de Acta de Entrega de Puesto, Gestión del
Talento Humano diligenciará el Formato de Paz y Salvo SAF620-FT-GTH-39 y
será el responsable de tramitar y hacer seguimiento al formato para la firma ante
los responsables de los Proceso y/o Subproceso que avalan el cumplimiento de
los requisitos de la presente Acta de Entrega y el formato de Paz y salvo.
 Difusión de la Información (material bibliográfico, audiovisual, fotográfico y de

hemeroteca)
 Gestión de Recursos Físicos: Bienes devolutivos entregados
 Entrega de Archivos: el Paz y Salvo lo firma Gestión Documental cuando se
trate de Transferencia Documental o el jefe inmediato cuando se trata de
Inventario Documental de la vigencia en curso.
 Gestión del Talento Humano: Verificación de diligenciamiento del formato de
capacitación, inducción o reinducción, como empalme de la entrega entre
servidores.
Para todos los casos de motivo de entrega, el servidor debe radicar en Gestión
Documental la presente Acta debidamente firmada por los que en ella
intervienen junto con los soportes que en ella se solicitan, para ser remitida a la
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oficina de Gestión del Talento Humano.
Para los casos de Terminación de Contrato o Retiro Voluntario, el servidor

debe radicar en Gestión Documental la presente Acta debidamente firmada por
los que en ella intervienen junto con los soportes que en ella se solicitan, para ser
remitida a la oficina de Gestión del Talento Humano y hacer entrega de su carné,
pues estos serán requisito indispensable para realizar el pago de las prestaciones
sociales.
Quien entrega
Firma Firma
Nombre y Apellidos
Servidor que Recibe:
Firma Firma
Nombre y Apellidos
Cargo:
CRUZ P
Vo.Bo. Jefe Inmediato
ATRICIA
Firma Firma
Nombre y Apellidos
Cargo:
DÍAZ CARDONA
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Traslado de Puesto por Movilidad Reubicación

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3.2 Relación de base de datos utilizados en el desarrollo de las funciones:

Nombre y finalidad de las bases de datos:

Esta información se enuncia tal como se solicitad en este ítem; pero

3.3 Relación de procesos, procedimientos, manuales, instructivos y formatos

Esta información deberá ser compartida digitalmente a Gestión Documental con

3.4 Relación de informes que deben presentarse, periodicidad, fechas y fuentes

3.6 Relación de actividades pendientes por realizar a la fecha de entrega del

3.7 Constancia de la entrega o no de los elementos devolutivos a cargo, así como

Cumpliendo con la responsabilidad del cargo, el servidor deberá de hacer

4. Entrega física y digital de documentos de archivos, que hayan producido y/o

Cuando se trate de documentos de vigencias anteriores a la cual está en

La entrega de archivos tanto físicos como digitales de información debe estar

Formato Único de Inventario Documental GAD630-2-FT-GDO-04

Este procedimiento y formatos fueron socializados en la Circular Normativa

En este caso quien firma el respectivo paz y salvo de recibo de información, es

Se debe de adjuntar el formato diligenciado y firmado de la capacitación,

6. Constancia de Paz y Salvo firmado por los procesos y/o Subprocesos de

 Difusión de la Información (material bibliográfico, audiovisual, fotográfico y de

oficina de Gestión del Talento Humano.

Para los casos de Terminación de Contrato o Retiro Voluntario, el servidor

Servidor que Recibe:

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