Evidencia 3 - Paralelo - Clases - de - Documento

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
APRENDIZ:
EVANGELINA VARGAS MORENO
CC N° 23.754.799
TUTOR: DANIEL ORLANDO NIÑO CAMARGO
EVIDENCIA DE DESEMPEÑO 3
“Documento “Paralelo Clases de Documentos”.
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA
05/03/2022
PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS
Su raíz lingüística proviene del latín documentum, un documento es una carta,

diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia.
También se refiere al escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados
para comprar algo. A parte de la anterior definición, también encontramos que los
documentos se clasifican en dos gran des grupos: En primer lugar, encontramos
los documentos textuales, los cuales son los realizados en papel, y en segundo
lugar encontramos aquellos documentos no textuales, que son aquellos que
utilizan cualquier otro tipo de soporte para guardar una información concreta.
Por otra parte tenemos los archivos los cuales constituyen la garantía de la
evolución jurídica y administrativa de la sociedad, puesto que posibilitan mantener
la continuidad institucional e integración de todos sus procesos que contribuyen a
su planificación y control, teniendo en cuenta que la delimitación entre los
históricos y los administrativos es convencional, y que los documentos son los
mismos desde que se producen en la oficina, como soporte físico de una gestión
determinada hasta que son depositados en los archivos históricos donde son
considerados, además de testimonio como fuente primaria para la investigación y
conforman el patrimonio histórico documental del país.
CLASES DE DOCUMENTOS
Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y

comunicación de información y conocimiento, de manera que su principal
caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o
material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de
transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se
pueden identificar y resumir dos clases de documentos.
Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la

información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de
sus actividades o funciones.
Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida,

almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran
documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo
vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.
CLASE DE DEFINICION USO DIFERENCIA SIMILITUDES
DOCUMENTO
Según el artículo 3 de la ley 594 de 2000, se conoce
como documento de archivo, el registro de información
producida o recibida por una organización pública o
privada, en razón de sus funciones y/o actividades.
También podemos decir que el documento de archivo se

refiere al resultado de una acción y es definido por Pueden hacer parte de ellos
distintos autores como aquel que el producido y/o los documentos electrónicos,
recibido por institución o individuo durante la trayectoria pero también hacen parte los
de su comisión o actividad para el cumplimiento de sus documentos textuales que se
objetivos y conservado como prueba e información, es trasmiten a través de medios
decir, su finalidad es cumplir con alguna gestión. Son el conjunto de magnéticos o evidencias
documentos que se usan físicas.
Los Documentos de Archivo nacen debido a los procesos de manera frecuente por
administrativos. Esto ocurre porque los autores de dichos la organización emisora El valor documental se
DOCUMENTO procesos han de justificar documentalmente sus y/o receptora y por las determina de acuerdo a su Comparten los mismos
ARCHIVO decisiones, expresando el cumplimiento de la ley, la entidades públicas, autenticidad y el contenido de objetivos, los cuales son el
oportunidad del criterio adoptado y la lógica, y coherencia privadas y/o personas los documentos debe mantener y preservar la
del procedimiento seguido. naturales interesadas. permanecer con sus información de manera
soportes, esto permite que se organizada y preservada.
Parte importante de los documentos de archivo son sus mantenga la integridad de la
valores documentales mismos que tienen una estrecha información que reposa en el En ambos casos se debe
relación con la teoría del ciclo vital, estos valores documento. contar con el personal
denominados primarios y secundarios se deben idóneo para su
identificar durante una valoración documental que se da manipulación al igual que
en el archivo de concentración. con los equipos para su
Se conoce como documento electrónico, el conjunto de la Puede ser que no todo mantenimiento.
información generada, enviada, recibida, almacenada o documento electrónico se
acumulado por una organización pública o privada, por convierta en un documento El proceso de clasificación
medio magnético, los cuales pueden hacer parte a su vez de archivo, además que no documental se desarrolla
del archivo de gestión, archivo central o archivo histórico. Su diseño y creación se son físicos, si no que se de igual forma para ambos
realiza, en la mayoría de hacen visibles u oídos a tipos.
Debe ser entendido como el conjunto de documentos los través de herramientas como
DOCUMENTO producidos, recibidos o reunidos por una persona física casos para ser pantallas (computadores, Se deben realizar archivos
ELECTRÓNICO o jurídica de modo interpretados Tablet, iPhone, tv) o de audio para su clasificación.
involuntario, natural y espontáneo visual, auditiva (grabadoras, celulares,
En el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que e incluso manualmente y computadores, entre otros).
es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se como reflejo
conservan y transmiten también mediante medios y/o prueba de lo Su contenido solo puede ser
electrónicos en depósitos de conservación permanente plasmado de manera leído mediante un dispositivo
tras efectuar una selección a partir de la identificación y escrita. electrónico, ya sea iPad,
valoración de las series, con medidas de autentificación y ordenador o móvil. Su
de preservación adecuadas y con una organización autenticidad depende del
respetuosa con su modo de producción, con el fin de hardware o software
garantizar su valor informativo, legal y cultural así como utilizado para su creación,
de permitir su acceso y uso también mediante las además que solo se podrá
tecnologías de la información. mantener si se conserva en
su estructura original

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Su raíz lingüística proviene del latín documentum, un documento es una carta,

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