Actividad 2

ACTIVIDAD 2
PARALELO DE CLASES DE DOCUMENTOS
APRENDIZ:
ALYSON QUINTERO SANCHEZ
INSTRUCTOR:
MARIA EUGENIA GRANADOS
CURSO:
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
MEDELLIN(ANTIOQUIA)
EL DOCUMENTO Y SU DEFINICION
Material conservado en un soporte físico, que por su alcance informativo adquiere la
valoración de patrimonio documental, motivo por el cual los profesionales de la
documentación procuran garantizar su conservación mediante almacenamiento, con el
objetivo de facilitar su recuperación para posterior consulta y toma de decisiones.
IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS

El documento es el principal elemento de un archivo, ya que contiene información que
puede ser requerida posteriormente, debido a la necesidad que tiene la empresa para el
desarrollo de su gestión, objetivos y, sobre todo, para el servicio al cliente interno y
externo, ya que la información que contienen los documentos permite tomar decisiones
basadas en antecedentes.
CLASES DE DOCUMENTOS
Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación
de información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en
las siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que
conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que,
a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos.
 Documento de archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la

información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de
sus actividades o funciones.
 Documento electrónico: toda la información generada, enviada, recibida,
almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran
documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo
vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.
Son el conjunto
de documentos
que se usan de
manera
CLASES DE DEFINICION USO DIFERENCIA SIMILTUDES
DOCUMENTO S
S
Como hemos visto, Son el Pueden hacer Comparten
todas las conjunto de parte de ellos los mismos
organizaciones documentos los objetivos, los
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registrada para organizació los de manera
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eficaz las actividades y/o textuales que preservada.
que les son propias. receptora y se trasmiten a En ambos
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debidamente privadas y/o evidencias personal
actualizados y personas físicas. El idóneo para
organizados da origen naturales valor su
a los archivos, que interesadas documental manipulación
pueden entenderse se determina al igual que
como instituciones de acuerdo a con los
DOCUMENTO responsables de su equipos para
DEL gestionar y facilitar el autenticidad y su
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documentos documentos
contienen. debe
permanecer
con sus
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permite que
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de la
información
que reposa en
el documento.
Es todo Su diseño y Puede ser El proceso de
contenido originalmen creación se que no todo clasificación
te creado desde una realiza, en documento documental
aplicación electrónica la mayoría electrónico se se desarrolla
y que contiene de los casos convierta en de igual forma
información para para ser un documento para ambos
facilitar transacciones interpretado de archivo, tipos. Se
o compartir s visual, además que deben realizar
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a sus contrapartes prueba de lo herramientas
físicas y, por lo plasmado como
general, tienen el de manera pantallas
mismo propósito, escrita (computadore
excepto que en s, Tablet,
formato digital. iPhone, tv) o
de audio
La naturaleza digital (grabadoras,
DOCUMENTO de estos documentos celulares,
ELECTRONIC facilita compartir, computadores
O organizar y colaborar. , entre otros).
Dependiendo del Su contenido
sistema que solo puede
utilicemos, podremos ser leído
incluso controlar la mediante un
versión, rastrearlos y dispositivo
firmarlos. electrónico, ya
sea iPad,
ordenador o
móvil. Su
autenticidad
depende del
hardware o
software
utilizado para
su creación,
además que
solo se podrá
mantener si
se conserva
en su
estructura
original

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 Documento de archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la

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