Administracion en Una Pagina

Administración
En una página
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ESTE LIBRO ES una poderosa herramienta que ayuda todos los gerentes o directivos de
empresas a lidiar con el exceso de información y mantenerse enfocados en los que es
realmente importante para su trabajo. Los principios y técnicas de Administración en una
página se describen a partir de la historia de Brian Scott, recién nombrado CEO de
Xcorp, una turbulenta compañía manufacturera, cuyas ventas estaban decayendo, sus
inventarios, acumulando, al tiempo que sus competidores fortalecían su posición en el
mercado.
Al asumir su nuevo cargo, Scott descubre que, aun cuando está sumergido en todo
tipo de información de varios departamentos de la empresa, no puede entender con
claridad “qué está ocurriendo”. Sin saber lo que pasa, obviamente, no logrará resolver
los problemas de Xcorp. Al entrevistarse con gerente tras gerente, se topa con que todos
acusan al otro por todo y escucha respuestas evasivas a sus preguntas sobre “¿qué hay de
malo con la empresa?”
Al llegar a la compañía, Scott se da cuenta de que existe una terrible desunión
entre los miembros del equipo directivo y una clara falta de entendimiento sobre el
problema en sí. Afortunadamente para Scott — y para Xcorp — una persona misteriosa
llamada: “Infoman” aparece y promete solucionar todos los problemas de información de
Scott. Introduce un sistema gerencial que le da a Scott, y a cada uno de los gerentes de
Xcorp, tres informes de una página: El Informe de Enfoque, el Informe de
Retroalimentación y el Inforeme de Administración. El Infoman dice a un escéptico Scott
que, con estos tres informes, los gerentes podrán manejar efectivamente al personal a su
cargo.
El Informe de Enfoque, explica el Infoman, enfoca a cada gerente en la
información clave que es relevante al trabajo de esa persona, este informe contiene una
lista del valor agregado único perteneciente a sea persona para la organización y sirve
para que el gerente se mantenga enfocado en lo que es importante para su nivel.
El Informe de Retroalimentación le da a cada gerente individual, un feedback
sobre su desempeño, al resaltar lo bueno y lo malo del Informe de Enfoque.
El Informe de Administración, por su parte, arroja las buenas y las malas noticias
más importantes acerca del desempeño de los individuos que, directa o indirectamente,
reportan al gerente.
Todo el sistema está conectado a través de un software denominado The One
Page Software, El programa de una página (TOPS, por sus siglas en inglés), que se
conecta a las bases de datos del corporativo y extrae la información adecuada requerida
por los tres informes de una página. Para que el software proporcione información
adaptada a cada persona, necesita una definición sobre qué tipo de información es
importante para esa persona, El Infoman sugiere que lo importante se puede determinar a
partir de un proceso denominado Los Cuatro Pasos Sencillos. Cada gerente deberá pasar
por este proceso para definir una serie de factores únicos y medibles relevantes en su
trabajo. Estos factores medibles se denominan Factores Claves del Exito.
El Infoman describe los Cuatro Pasos Sencillos de las siguiente manera: el
primero es identificar áreas de éxito, tales como calidad, rapidez y rentabilidad. Luego de
identificar cada área, el gerente debe preguntarse a sí mismo: “¿Cómo saber si he logrado
el éxito en esta área?” La respuesta a esta pregunta es una serie de factores medibles para
el gerente. Esta serie de factores claves del éxito se en forme de Enfoque.
El Infoman explica que el programa TOPS puede accesar la información del
corporativo para extraer la adecuada información “positiva” relacionada a cada factor de
éxito de cada gerente y general tres informes a la medida de cada uno, el de
Administración, el de Enfoque, y el de Retroalimentación, utilizando únicamente
información clave que se requiere.
El Informe de Administración es particularmente importante para resolver los
problemas de “sobrecarga de información” que detecta Scott. Es un informe que muestra,
tanto las buenas como las malas excepciones de tal forma que Scot puede echar un
vistazo a los factores críticos de éxito de sus reportes, directos e indirectos, observar su
situación actual, revisar gráficas, ver el status de las metas y examinar la tendencia en la
información. Aparecen también los nombres de los empleados que se han desempeñado
extraordinariamente bien o consistentemente mal.
Superando la resistencia de una parte de los jugadores importantes en su
organización, Scott logra introducir el Sistema de Administración en una Página en
Xcorp. Al definir el éxito para cada área de la organización y fijar metas concretas, los
gerentes se enfocan en las actividades clave que están enfocadas directamente al cambio
de Xcorp. El desempeño, luego, se va siguiendo a través de cada reporte de cada uno de
los gerentes.
Como resultado de un enfoque más claro, así como de estrategias de seguimiento
muy creativas, el desempeño de Xcorp comienza a mejorar notablemente. Scott le
agradece enormemente al Infoman su ayuda al darse cuenta de que sus gerentes están
enfocados y motivados, monitoreando tendencias en el desempeño de areas claves y de-
tectando y resolviendo problemas que sean más graves. Aprecia, tambien, el hecho de
que el sistema es transparente, lo que permite que los buenos elementos que, incluso se
encuentran varias jerarquías por abajo de él, sean notables y puedan ser identificados.
Decide, también, incentivar a los buenos elementos.
Luego de unas cuantas frases más sobre cómo utilizar efectivamente este sistema,
el Infoman abandona la escena, Scott ha logrado levantar la compañía y le debe su éxito a
la Administración en una página.
Administración en una página, Dr. Riaz Khadem $ Dr. Robert Lorber, Grupo
Editorial Norma, 166 páginas.

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