Redacción de documentos administrativos: concepto y características

Como introducción sobre la redacción de documentos administrativos,

podemos decir que la mayoría de los procesos o actos de la Administración
Pública se observan en escrito.

En ese sentido, la comunicación escrita resulta ser un elemento importante en el

sector.

Por esa razón, estamos listos para explicarte el concepto o significado de la

redacción de un documento administrativo. Asimismo, los principios, las
características y más detalles que debe cumplir un texto de carácter
administrativo-jurídico.

¿Qué es la redacción de documentos administrativos?

El documento administrativo es el registro de los actos de la Administración
Pública. Es decir, el soporte de los procesos o las actividades que desarrollen los
órganos de la administración en el ejercicio de sus funciones atribuidas por las
normas.

En esa línea, la redacción administrativa es un medio de información vital en la

sociedad. Pues, cada escrito es un canal de comunicación oficial entre la
Administración Pública y los ciudadanos. Asimismo, para con otras instituciones u
organismos. Debido a su importancia, la redacción debe cumplir determinados
principios y características. Estos temas los conoceremos a continuación.

Principios fundamentales de la redacción de documentos administrativos

La redacción de actuaciones administrativas debe seguir bases para lograr sus
objetivos. Es decir, objetivos de constancia y comunicación. Por lo mencionado,
los principios que debería cumplir un texto administrativo son:

Formalidad:
Consiste en la redacción tomando en cuenta normas, pautas o formatos. Esto
permite optimizar procesos o recursos, así como facilitar su tratamiento.

Simplicidad:
Se basa en la aplicación de un lenguaje sencillo sin usar términos técnicos o
complejos en la redacción de documentos administrativos. Este principio tiene el
fin de lograr que el texto pueda comprenderse de manera completa y rápida.
Flexibilidad:
Consiste en aceptar la variedad de redacciones que pueden existir. Esto, debido a
conocimientos o sectores específicos en la administración.

Este principio impide la exigencia externa en la elaboración de un documento.

Eficacia:
Todo texto elaborado debe ser capaz de influir o persuadir. Es decir, de lograr sus
objetivos trazados.

Este efecto mediante la escritura administrativa debe ser con tiempos y costos
menores posibles.

Características de los textos administrativos

Las redacciones de documentos administrativos en la Administración Pública se
distinguen por ciertas cualidades en sus estructuras o razones de ser.

Pues, los documentos administrativos son textos trascendentales desde la gestión

pública. Es decir, que involucra a un Estado.

Podemos decir que para que un escrito (en papel o virtual) obtenga la condición
administrativa debe reflejar las siguientes características.

Cartas Comerciales

La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas

comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele
ser formal, oficial y/o confidencial.

La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas
comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de
ofertas, de solicitud de información y de publicidad. A diferencia de cartas
personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más
objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
Características de la Carta Comercial
existen dos tipos de características según Demóstenes Rojas:
Vitales
Secundarias
Vitales:

 Claridad
 Integridad
 Brevedad
 Cortesía
 Veracidad

Secundarias:
 Corrección
 Cohesión
 Creación de Interés
 Lenguaje Positivo
 Modernismo
 Creatividad
Partes de la Carta Comercial

Una Carta comercial tiene 3 partes, Membrete, Destinatario, Nombre completo

del autor, además es escrita de manera formal.

1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de

una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre
que se emplea para la correspondencia.

2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las
cartas, así como el día mes y año.

3. Destinatario: son los datos de identificación de la persona al cual va a ser

enviada la carta

4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser más extenso de

una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la
carta.
 5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de
escribir el texto de la carta.

6. Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue
escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos
con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.

7. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la

expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía,
tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.

8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo

hace en nombre y representación de otra.

9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza

por lo expresado en la carta.

10. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han
intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.

11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios
documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.
Estructura de una Carta Comercial
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de
la carta y el cierre.

1. El encabezamiento

El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre

membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica
también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué
se trata.

2. El cuerpo

El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes:

una introducción, un núcleo y una conclusión.

• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al

destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.

• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el

núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.

• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.

3. El cierre

El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre

despedida, firma, nombre y cargo.

En caso de anexos se indica el número de éstos. Además, es posible añadir

posdata o indicar si se envían copias a otras personas.

En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este

"estilo bloque" es la manera general de componer una carta. Dado los objetivos de
cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de
respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’.
Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades
correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre
con ‘usted’ o ‘ustedes’.

Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’

seguido por el nombre del otro destinatario.

Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la

abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona
que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.
Extensión de una Carta Comercial
1. Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.
2. Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200
palabras.
3. Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras
son cartas de un pliego. Mas de 300 son cartas de varios pliegos.

Estilos de Presentación de las Cartas Comerciales

1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las
líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo
siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios
verticales.

2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia

consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma
se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.

3. Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en el

Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se
distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez
espacios.

4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los

siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera,
lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma
manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la
firma.

Puntuación de una Carta Comercial

 Abierta: no lleva· signos de puntuación en ninguna de sus partes
componentes.
 Cerrada: lleva signos de· puntuación en cada una de sus partes o
componentes.
 Mixta o corriente: combina los dos estilos.

Memorando

Es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace alguna

advertencia, da órdenes y también rememora hechos que se deben tener en
cuenta.
Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos
dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y
práctico, breve y directo. Se difunde en todos los niveles o escalones de la
administración.
Partes del memorando

El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:

 Lugar y fecha
 Código
 Destinatario
 Asunto
 Cuerpo
 Despedida o antefirma
 Firma y posfirma
 "con copia"
 Pie de página. Y las siguientes complementarias
 Membrete
 Nombre del año
 Referencia
 Sello
 Anexo

Clases de Memorando

Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Múltiple

 Memorando simple
Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos;
dar a conocer la realización de actividades o la ejecución de tareas y, en general,
para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario.
Características
Comparte las mismas características con el oficio simple, pero con la diferencia
que en el código lleva la palabra "memorando" como nombre del documento.

 Memorando múltiple
Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma
simultánea, a varios destinatarios.

Características
Tiene las mismas características que posee el oficio múltiple, con la diferencia
que emplea "memorando múltiple" como nombre del documento. En algunas
entidades lo conocen como el nombre de "memorando circular".

Documentos empresariales
Los documentos empresariales demuestran la regularidad de la empresa, así que
mantenerlos organizados es vital para la salud de la empresa.

Los documentos empresariales son informes, contratos, comprobantes,

licencias y otros archivos que estructuran la creación y el funcionamiento de
una empresa.

Al igual que las personas, las empresas necesitan documentos que demuestren su
origen, así como autorización para operar y llevar a cabo sus actividades.
Además, cada proceso empresarial genera nueva información, que es necesario
documentar.

El volumen de archivos es enorme. Por lo tanto, realizar una buena gestión de

documentos es fundamental para la organización y el cumplimiento.
En este artículo, conoce los principales tipos de documentos que se exigen a una
empresa y consejos de oro para almacenar y compartir la documentación
corporativa.

¿Qué son los documentos empresariales y por qué son importantes?

Como ya hemos dicho, los documentos corporativos son las declaraciones que
una empresa debe obtener para poner en marcha sus actividades de
conformidad con la legislación vigente.
Los empresarios y directivos deben conocer a fondo los documentos exigidos. Al
fin y al cabo, prueban que la sociedad es regular y capaz de desempeñar su
función, en la ubicación establecida y con el personal actual.

Garantizar una buena organización de los documentos corporativos es otro punto

que los dirigentes deben evaluar cuidadosamente. Esto se debe a que deben estar
disponibles siempre que un inspector los solicite.

La organización es la base de una buena gestión empresarial y debe

aplicarse en todas las etapas de la empresa.

¿Cuáles son los principales tipos de documentos empresariales?

Y si lideras una empresa o está pensando en iniciar tu propio negocio, es

importante conocer los principales tipos de documentos
comerciales requeridos hoy en día.

Contrato social
El contrato social funciona casi como un certificado de nacimiento de la institución.
El documento contiene informaciones sobre los socios – incluyendo deberes
y derechos –, dirección de trabajo, actividades principales, objetivo, entre
otros.
Sin este contrato, la empresa no puede operar legalmente y no podrá abrir una
cuenta bancaria ni participar en ningún proceso de licitación.

Licencia
La licencia comercial es un documento municipal que regulariza la propiedad de
la empresa para realizar las actividades establecidas en sus estatutos. El
periodo de validez lo establece el ayuntamiento.

Licencias específicas para operar

Algunos tipos de negocios pueden requerir licencias específicas para funcionar. Es
el caso de los restaurantes y las farmacias, que deben tener un permiso
sanitario, y de los fabricantes e industrias de cosméticos, que deben obtener
un permiso medioambiental.

Facturas
Las facturas son comprobantes obligatorios de compra y venta. Además
de registrar la entrada y salida de productos, controlan los intercambios, los
valores y todo el movimiento de un producto, lo que garantiza la correcta
recaudación de impuestos.

Registros contables
Los registros contables también proporcionan pruebas de las transacciones
financieras de la empresa, como pagos y cobros. Deben archivarse con suficiente
organización, ya que prueban la legalidad de las transacciones y la legalidad
de la gestión financiera.
Registros fiscales y de la seguridad social
Cada mes, el empresario debe recaudar una serie de impuestos relacionados
con la contratación de trabajadores y otros temas - y deben conservarse los
comprobantes de estos pagos.

Recursos Humanos
Junto con los impuestos de la seguridad social, la empresa debe registrar otra
información relativa a sus empleados, como pagos, hojas de asistencia, nuevas
contrataciones, despidos de empleados, etc.

Medicina y Seguridad en el Trabajo

También es importante mantener al día la documentación corporativa
relacionada con las políticas de Medicina y Seguridad en el Trabajo, como los
Certificados de Salud Ocupacional y los informes de Equipos de Protección
Individual (EPIs).

¿Cómo organizar la documentación de una empresa?

La documentación de la empresa debe archivarse durante un periodo determinado
para cada tipo de declaración.
Pero es importante recordar que conservar la documentación va más allá de
dejarlo todo en carpetas en una habitación. Es importante estar todo
organizado, para que el documento pueda encontrarse fácilmente siempre que se
necesite.
Con eso en mente, hemos enumerado a continuación 7 consejos sobre cómo
organizar y archivar documentos.

1. Clasifica los documentos de tu empresa

Clasifica los documentos que necesita tu empresa, definiendo fechas de
creación, áreas a las que pertenecen o incluso abreviaturas.
Al mismo tiempo, establece un plan de organización, con fechas, etapas y órdenes
de prioridad. Al fin y al cabo, cuanto mayor sea el volumen de documentos
existentes, más compleja será la tarea.

2. Digitaliza los archivos físicos

Con la planificación en la mano, empieza a digitalizar los archivos físicos. Si no es
posible hacer la digitalización, opta por microfilmar los documentos. Y sé
consciente de qué documentos deben seguir archivándose en formato papel.

3. Crea normas de documentación

Para facilitar la organización, crea normas que deban seguir todos los
responsables de la documentación. De esta forma, además de optimizar los
archivos que existen actualmente, los documentos futuros seguirán la misma
lógica de archivo.

4. Almacena los documentos en la nube

Almacenar los documentos de la empresa en nube es una forma sencilla y eficaz
de "guardarlos" y facilitar el acceso.
La computación en nube no requiere acceso en una máquina específica. El
usuario puede buscar documentos utilizando cualquier dispositivo, siempre que
tenga el nivel de acceso requerido para un archivo determinado. Esto
desburocratiza los procesos y agiliza el día a día de la empresa.

5. Utiliza firmas digitales

Las firmas digitales están mejorando la organización de los documentos en las
empresas. Ahora es posible firmar contratos de forma 100% digital,
eliminando la necesidad de imprimir en papel y garantizando el
almacenamiento y la organización automáticos.

6. Evalúa continuamente la organización

Con todo organizado, es imprescindible evaluar periódicamente los
procesos para valorar si realmente tienen sentido para la realidad actual del
negocio.
7. Opta por la automatización de procesos
Por último, cabe destacar la automatización de procesos en la digitalización
y gestión de documentos. Además de centralizar los archivos, estandarizar la
organización, realizar tareas automáticamente y facilitar la rutina empresarial.

¿Por qué es importante tener un buen proceso de organización?

Valorar la organización de los documentos empresariales debería ser una práctica
en todas las empresas, independientemente de su tamaño o giro. Esto se debe
a que los documentos organizados:

 Simplifican el día a día y aumentan la productividad

 Facilitan el cumplimiento de la normativa y las pruebas legislativas
 Garantizan la protección de datos
 Evitan la duplicación de pagos
 Proporcionan pruebas de la propiedad de determinados activos
 Mitigan el riesgo de conflictos laborales y/o contractuales
 Facilitan la expansión
 Optimizan los balances