1 Describir La Finalidad de Organizar La Información y Los Objetivos Que Se Persiguen

DESCRIBIR LA FINALIDAD DE ORGANIZAR LA INFORMACIÓN Y LOS
OBJETIVOS QUE PERSIGUEN

 Las organizaciones empresariales desarrollan su actividad a diario basándose en un
conjunto de procesos en los que intervienen todos los recursos de que disponen, tanto
humanos como materiales. Esos procesos generan una documentación que es necesaria
para el seguimiento y control de la actividad y sirve para comprobar el proceso productivo.
La información derivada de los procesos de trabajo se almacena en diferentes dispositivos,
tanto analógicos como digitales. Basándonos en todo ello, le pedimos que describa, según
su criterio, cuál es la finalidad que persigue la organización de la información y qué
objetivos se pretenden alcanzar con ella en relación con el funcionamiento habitual de una
empresa-tipo.
El archivo es un conjunto ordenado de documentos que se conservan con algún fin

determinado: histórico, jurídico, científico, económico, religioso, político…
En el ámbito empresarial, cuando hablamos de archivo, nos estamos refiriendo al conjunto de

documentos que se guardan conforme a unas normas y criterios establecidos en un lugar
determinado.
En las empresas diariamente se genera una gran cantidad de documentación. El archivo es el

medio imprescindible para la organización de todo esto.
 Podemos decir que las funciones principales del archivo son:

 Guardar, almacenar y proteger la documentación.
 Administrar una localización rápida y eficaz de los documentos.
 Crear un centro de información que sirva como base para consultar la documentación
diariamente.
 Cumplir con la normativa legal con respecto a la documentación.
Las técnicas de archivo y los sistemas de clasificación y ordenación son fundamentales en la

gestión de la información de una empresa, ya que permiten organizar y localizar de manera
eficiente los documentos, facilitando el acceso y la consulta de la información cuando sea
necesario.
Algunas de las aplicaciones prácticas de ordenación en una empresa son las siguientes:
 Creación de un sistema de archivado físico: se pueden utilizar diferentes métodos de

clasificación, como el alfabético, numérico, cronológico, temático, entre otros, para
organizar los documentos de forma ordenada en archivadores, cajas o carpetas.
 Digitalización de documentos: es importante escanear y almacenar de forma
electrónica los documentos físicos para facilitar su gestión y evitar la pérdida o
deterioro de la información
 Implementación de un sistema de gestión documental: es recomendable utilizar un
software específico para la gestión de documentos que permita clasificar, etiquetar y
buscar la información de forma rápida y sencilla. Esto facilitará el acceso a los
documentos desde cualquier dispositivo y agilizará los procesos de trabajo en la
empresa.
 Establecimiento de políticas y procedimientos de archivo: es necesario definir reglas y
normas claras sobre cómo clasificar, archivar y conservar los documentos en la
empresa. Esto ayudará a mantener un orden y control sobre la información, evitando
la pérdida o la duplicación de archivos.
El sistema de clasificación de los documentos en una empresa es:
 Archivo descentralizado: se encuentran distribuidos entre los distintos departamentos

y secciones de la empresa (archivo de compra, venta, contabilidad…).
 Archivo centralizado: lugar donde se conservan todos los documentos e informaciones
de la empresa.
 Archivo activo: contiene los documentos de reciente actualidad, los de consulta diaria.
Es necesario para el desarrollo de las tareas y actividades de los puestos de trabajo,
(debe estar más a mano).
 Archivo semiactivo: documentación e información de baja actualidad y consulta poco
frecuente. Su función es informativa (las facturas deben conservarse 5 años.
Transcurrido el primer año, pasan del archivo activo al semiactivo).
 Archivo inactivo: conserva de forma definitiva los documentos e informaciones que no
tienen actualidad ninguna y su consulta es prácticamente nula (escrituras, contratos,
libros y registros que exige la ley).
Organizar la información implica estructurar y clasificar los datos de manera lógica y coherente
con el fin de facilitar su comprensión, manejo y recuperación. La finalidad de organizar la
información es mejorar la accesibilidad, la eficiencia y la efectividad en la gestión de la misma.
La finalidad y objetivos últimos de aplicar técnicas de archivos son:
 Asegurar la disponibilidad de los documentos en todo momento permitiendo su

recuperación de forma efectiva.
 Controlar el uso y la circulación de los documentos.
 Evitar la creación de documentación innecesaria.
 Simplificar los procedimientos.
 Organizar la documentación para su adecuada explotación al servicio de la gestión y
toma de decisiones.
 Valorar, seleccionar y eliminar documentación innecesaria.

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El archivo es un conjunto ordenado de documentos que se conservan con algún fin

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