5.

Utilización y configuración
de Correo electrónico
como intercambio de información

Introducción
La existencia del correo electrónico tiene aproximadamente cua-
renta años de antigüedad. Sin embargo, es en la última década
cuando su uso se ha convertido en un elemento indispensable
de la comunicación personal, laboral y socia l, en ámbitos muy di-
versos de la vida. El carácter inmediato de la comunicación y la
posibilidad de enviar grandes cantidades de información de modo
gratuito, o con un coste muy pequeño, ha revolucionado el mundo
de la comunicación. Veremos aquí cómo extraer todas las poten-
cialidades de la transmisión de información por email mediante el
uso de clientes de correo, aplicaciones que nos permiten gestionar
el envío y recepción de correos electrónicos desde nuestro orde-
nador. También veremos cómo gestionar eventos a través de una
aplicación de agenda electrónica, y lograr que dicha agenda funcio-
ne de modo sincronizado en dispositivos móviles y en ordenadores
de sobremesa.

105
Contenido
5.1. Definiciones y términos

5.2. Funcionamiento

5.3. Gestores de correo electrónico: Microsoft Out look 2016

5.4. Correo Web

5.1. Definiciones y términos
El correo electrónico (también conocido como e-mail, un término inglés
derivado de electronic mail) es un servicio que permite el intercambio de
mensajes a través de sistemas de comunicación electrónicos. El concepto
se util iza principalmente para denominar al sistema que brinda este servicio
vía Internet mediante el protocolo SMTP [Simple Mail Transjer Protocol), pero
también permite nombrar a otros s istemas similares que utilicen distintas
tecnologías. Los mensajes de correo electrónico posibilitan el envío, además
de texto, de cualquier tipo de documento digital (imágenes, videos, audios,
etc.).

El funcionamiento del correo electrón ico es similar al del correo postal. Ambos
permiten enviar y recibir mensajes, que llegan a destino gracias a la existen-
cia de una dirección.

El estadounidense Ray Tomlinson fue quien incorporó el arroba [@) a las di-
recciones de correo electrónico, con la intenc ión de separar el nombre del
usuario y el servidor en el que se aloja el correo. La explicación es sencilla: @,
en inglés, se pronuncia at y significa "en". Por ejemplo: oscar@servidor.es se
lee osear at servidor.es (o sea, osear en servidor.es).

La estructura básica, o elementos básicos, que tiene cualquier correo electró-

nico es la siguiente:

• El destin atario. En esta casilla llamada "Para", se pueden incluir tanto una
como varias direcciones de personas a las que se les va a enviar dicho
correo.

• El asunto. Es el apartado donde de manera breve y escueta debe aparecer

el tema sobre el que gira el correo electrón ico.

• El mensaje. En dicho apartado, de gran amplitud, es donde se escribe el

mensaje que desea enviar.

No obstante, tampoco podemos pasar por alto que a la hora de enviar un

correo electrónico también podemos incorporar diversos documentos o ar-
chivos. Eso supone que podamos adjuntar tanto documentos de diversa
tipología [documentos de texto, hojas de cálculo, base de datos ... ), así como
fotografías e inc luso vídeos.

Luego, quien reciba dicho email t iene distintas posibilidades. Así, no só lo

podrá leer lo y responderle al emisor del mismo, sino que tamb ién podrá re-
enviarlo a otros destinatarios, archivarlo, borrarlo de manera permanente,
marcarlo, añadirle etiquetas y también catalogarlo como spam.

107
Ta l y como te explicaremos en los siguie ntes apartados, el servicio de correo
electrónico se ofrece bajo dos modal idades: el conocido como correo web o
webmail, donde los mensajes se envían y reciben a través de una página web
diseñada especialmente para ello; y el servicio med iante un cliente de cor reo
electrónico, que es un programa que permite gestionar los mensajes recibi-
dos y redactar nuevos.

5.2. Funcionamiento
Es probabl e que casi t odas las personas que lean este libro hayan enviado y
recibido alguna vez un correo electrónico. Su uso habitual hace que tendamos
a verlo como algo de fu ncio nami ento obv io, evident e; sin embargo, la t rans-
m isión de un correo implica multitud de pasos y operaciones internas, que
resultan transparentes a sus usuarios.

Imaginemos que Al icia esc ri be un correo electrónico a Juan. Ilustraremos con

este ejemplo las operaciones que se ponen en juego cuando, una vez escrito
el mensaje, Alic ia hace cli c sobre el botón de Enviar en su cliente de correo.
Supondremos que la direcc ión de correo de Ju an es juan@b.org, y la de Ali cia,
alicia@a.org.

Para: juan@b.org Para: juan@b.org

De: alicia@a.org De: alicia@a.org
Querido Juan... Querido Juan...

mx.b.org
pop3.b.org
Internet

ns.b.org

108
El formato del correo que escribe Alicia empleará el protocolo SMTP, abrevia-
tura de Simple Mail Transfer Protocol. El correo de Alicia irá en primer lugar a
su agente de correo local, al ordenador o servidor con el que Alicia tenga con-
tratados sus servicios de correo electrónico . En general, el nombre de este
ordenador suele ser smtp.a.org.

El software insta lado en este ordenador analizará la dirección de correo de

Juan y la separará en dos partes: la que va antes de la arroba y la que va des-
pués. Tomará entonces la parte posterior a la arroba para saber cuál es el
servidor en el que se encuentra ubicado el buzón de correo de Juan.

A continuación el servidor de correo de Alicia debe ser capaz de localizar el

servidor de correo de Juan. En el mundo de Internet, los computadores se
localizan unos a otros a través de su dirección IP, una secuencia de cuatro nú -
meros (del O al 255) separados por puntos. En todo momento, cada equipo
con conexión directa a Internet ha de tener una dirección IP única. Para aso-
ciar el nombre de dominio (en este caso b.org] a la dirección IP del ordenador
en el que están instalados los servicios de correo de ese dominio se emplea
.
un proceso denominado resolución de nombres. Este se lleva a cabo en unos
ordenadores dedicados a tal efecto y denominados Servidores de Nombres de
Dominio o simplemente DNS. El servidor DNS asociado al dominio b.org le es -
pecificará al computador smtp.a.org cuál es la dirección IP de los servicios de
co rreo de b.org, mediante una "entrada DNS" llamada MX. Así, una vez que el
servidor smtp.a.org sabe a qué servidor debe enviar el mensaje, lo envía me-
diante el protoco lo SMTP.

Cuando el correo llega al servidor mx.b.org, éste lo dirige al buzón de correo

del usuario Juan. Bastará que éste haga clic en su cliente de correo en el bo-
tón de Recibir para que le llegue finalmente el mensaje que le ha escrito Alicia,
en este caso mediante el protocolo POP3, (abreviatura de Post Office Proto-
col] o IMAP (abreviatura de Internet Message Access Protocol]; este último es
más moderno y ventajoso que el POP y tiende a emplearse cada vez más. Los
servidores de correo reservan un determinado puerto de comunicación para
el correo; el puerto es una especie de canal virtual que permite enviar a un
mismo servidor información de diversas características, transmitida habitual-
mente mediante protocolos distintos.

Existen ciertos casos en los que, una vez que el correo electrónico "llega" al ser-
vidor del destinatario, éste no logra entregar el mensaje en el buzón del usuario.
En ese caso el servidor devolverá el mensaje a su remitente con una indicación
de que le ha sido imposible entregarlo (generalmente con el texto en inglés:
"Mail delivery failed"). Ello puede deberse principa lmente a dos razones:

109
• Es posible que el servidor no logre encontrar el buzón de correo del usua -
rio "Juan", por ejemplo porque hayamos cometído alguna incorrección al
escribirlo o porque dícho buzón no exísta o haya sído dado de baja.

• También es posible que el buzón de Juan esté lleno. Habitualmente, los

buzones de correo tienen un límite de capacidad para evitar saturar los
dispositivos de almacenamiento del servidor. Si los mensajes que llegan
no se borran y el límite no es muy grande, el buzón puede llegar a llenarse.

5.3. Gestores de correo electrónico: Microsoft Outlook 2016

Un cliente de correo es una aplicación que se instala en un ordenador y per-
mite gestionar desde él el correo electrónico de una o más cuentas de correo.
Cuando consultamos el correo a través de un cliente, la aplicación descarga
[generalmente a través del protocolo POP3) los correos presentes en el bu-
zón de la cuenta; cuando enviamos un correo, el cliente se pone en contacto
con el servidor de correo saliente y le envía [mediante el protocolo SMTP) el
mensaje redactado. El cli ente de correo, de este modo, guarda en nuestro
ordenador tanto los correos salientes [los escritos por nosotros) como los en-
trantes [los que se han enviado a nuestra cuenta de correo). Ell o presenta la
ventaja de que se puede trabaj ar con el correo sin depender de la conexión
a Internet; pero, a cambio, tiene el inconveniente de que los correos quedan
guardados en un solo ordenador.

Habitualmente, la configuración por defecto de los clientes de correo borra los

mensajes del servidor una vez descargados. Esta configuración está diseña-
da particularmente para buzones con un límíte de tamaño pequeño. Cuando
disponemos de buzones de gran capacidad de almacenamiento de mensajes
[o con una capacidad ilimitada), es posible configurar el clíente de correo para
que mantenga los correos en el servidor en lugar de borrarlos. De este modo
se pueden combínar la consulta de correo por web y mediante un cliente,
aprovechando en parte las ventajas de ambas opciones.

5.3 .1. Ve ntanas

Outlook es una aplicación de la suite ofimática de Office que actúa como clien-
te de correo y agenda electrónica. La ventana de trabajo está est ructurada
como muestra la figura, con un Panel en la parte izquierda que nos permite
ver las cuentas de correo electrónico que tenemos dadas de alta y, en la parte
inferior, las Opc iones de navegación, que nos da la opción de escoger entre las
diversas categorías de Outlook: Correo, Calendario, Personas o Tareas). Junto

110
a ello, la barra de menús nos da acceso a las diversas funciones de Outlook,
estructuradas en varias categorías (Archivo, Inicio, Enviar y recibir, Carpeta,
Vista y ¿Oué desea hacer?).

:ti ,.! • IJl,;t~~~,w-Ournr,• ~ - ~ J(

Ardw;,
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!:n,...y ·K(m Catpc-:t Vrf:i• i;¡, ,lCll,t.;.w. twcsN'

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luna,, 2 de novie mbre de 2014

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'11'>"10'. , ,....

(. QrTf'<J I atendano PE>rsnnas Tareas ·· ·

•

5.3 .2. Configuración de las cuentas de correo

Cuando in iciamos Outlook por primera vez se abre el cuadro inicial del asisten-
t e, que nos guiará en la configuración de la cuenta de correo electrónico.

Bitnvvudo • Mocrosoft Outlook 2016 X

Bienvenido a Outlook 2016

Outlookes su asistent e personal q ue le ayuda a organizarse en su vida
rea l con herramientas útiles de correo electrónico, calendario, contactos y
tareas.

Vamos a empezar. En los proximos pasos, se agregara su cuenta de correo.

111
Al pulsar sobre el botón Siguiente nos aparece un cuadro en el que nos pre -
gunta si deseamos configura Outlook para conectarse a una cuenta de correo.

Configuración de la cuenta cl'e Micro,oft Outlook X

Agregar una ,cuenta de correo electrónico

Use Outloo~ pora conectarse a las cuentas de correo electrónico como, por e]emplo, las cuentas de Microsoft Exchange
Server o una cuenta de Exchange Onlme como parte de Microsoft otfice 365. Outlook también funciona con cuentas POP,
IMAP y l:J(change ActfyeSync.

¿Desea configuraro..11ook para que se conecte a una cuenta de correo?

@ij
O rio

< ,e.tras ISigulen!e > 1 cancelar

Como lo hab itua l es utilizar Outlook con una cuenta de correo, marcamos Sí y
pulsamos sobre el botón Siguiente, apareciendo el cuadro de diálogo Agregar
cuenta.

Agregar cuenta X
Configuración automátk:a d e la cuenta
OUtlook puede configurar automálitamente mucnas de las cuentas de correo electrónico.

Q.. ..,,,_,,,_,_ ,.....,_,_,.,,, .............._ ,,,,_ .. ..........

~!Cuenta
;.. ~,., ,...,,_de coneo
.,,..,.....,, electrónicol
.•~,.,,.,-,.,.,_.,.,,.,, •.,.,..~,,.,I

j u nombre:
Ejemplo: Yolanda Sánchez.

Qirección de correo electrónico:

E,jemplo: yotanda@contoso.com

Cont raseftai
Repita la contraseña,
Escriba la co ntraseaa proporcronada pors.u prove-edor de acceso a tnternet.

O Configuración manua l o tipos de servidores adicionales

< ,Atrás ! 11 e t~ cancelar

112
Si el proveedor de servicios de Internet admite la configuración automática de
la cuenta , hay que dejar marcada la opción superior y cumplimentar los cua -
t ro campos disponibles. Una vez cumplimentados, aut omáticament e, Outlook
configurará todo lo neces ario.

Si el proveedor de servicios de Internet no admite la configuración automática

de la cuenta, es posib le que esta no funcione. En este caso, hay que proceder
a darla de alta manualment e seleccionando la opción que figu ra en la parte
inferior (Configuración manual o tipos de servidores adicionales).

Agregar cuenta X

Elegir i;erviclo

@"""' ,., .,..-~..,..,.,-..,..,____,.,,,_..,,_,....,,,__,_,.,,, _,,,. ......~,..-,..,,.,_.,,....,.._,,.,-r,,. ..,_,,,

• ~., '.l!i~l.q_~Q.!!!1!:!!l.1?.~..~!-?.~.9.!!..!!C?..!?.!!::~e!.!'_C?..~•s.!!~!'9.~.A~.!tv.~ Y..ng
Coned arse a servicios como Outlo<>k.com para obtener acc,so a I corr•o •l•ctrónlco, t i calendario, los cóntactos y las
tareas
Ü f OPo lMAP
Coned arsc a una ruenfa d e cotreo eledróníco de P'O P o IMAP

< Attés !Srgul<n!e !

> Canctlar

Lo habitua l es seleccionar la última opción [POP o IMAP) . Al pulsar sobre el bo-

tón Siguiente, aparecerá el cuadro de diálogo que figura en la parte inferior, en
el que tendremos que especificar todas las propiedades que nos piden.

113
 X

Configura ción de °'"""" IMAP y POP

Es¡:,edfü1ue !¡; conflguradón de servida de CO<reo pare Sú Cl.J"11Ui.

tnformadón sobre el usuaño Configuración ée la cuen"til de prueba

su nombre: t r ttcomtndamos- qut pru~t>e rn (u ,nra parJ oaranuv1r
qut lat entr.ad;u son corre:ctas.
Ouetdón de <.Qneo -elearómco:
lnlormaci6n del sen,idor
a
npo d• cu•ntJ: POP3 V
Pro tm r automID.ca m-,,...a la ! onf I i;¡un!lc n de
s,nridor de corrt o ~ntrante: ,a uetif -"I hau•r di< en SigWtntt
Se~idor de correo s..arie.nte (>MTP): Entregar nuevos mensajes a:·

lnformM.ión de inicio-de .sc:si6n @ Nutvo •• u,ivo ae dato, dt Oulloot

ttombre de usuarto1 O Archivo de <1-atos dt Outloot e!lstente:
Contra.seftir.

O ll@quE.nr tn100 <le sesión utUqando Auttnt1cac1ón i!le

contra,m• segur• (Slll)

"' Atr.i< 1 Canc,1ar

Todos estos parámetros necesarios para la configuración los proporciona

nuestro proveedor de correo electrónico.

Cuando se hayan completado to dos los datos, hay que hacer clic en el botón
Siguiente y, por último, en Finalizar.
Desde este mismo momento, ya se puede utilizar la cuenta de correo electró-
.
n,co.

Una vez creada la cuenta, se puede modificar cualquiera de los datos. Para
ello, desde el menú Archivo , se selecciona la opción Configuración de la cuen-
ta , tal y como se muestra en la siguiente imagen.

O\ltlock p.1ni hov Ou~4t ? - CJ X

1 nformación de cuentas
No '"la¡ r inguri.¡i cu~lil átSp-;ionll!le. ¡.\greg~it uni cuenta de c.om~o eit:ct,ór4co pilrd hab'.lildt 1.s
(.lltlletf'Jl ~U< ~d1rioftlll#":

+ A9t.-.g,,,.1 cu1<ma
Configu1aci6n de la cuenta
• (o.mb e t. coriigi.1'At.6n de- t;;t., <~t• (1 configure m.',s ce:n011:ones..

m lOClfigu!Kion-dc g , uen,~
~ D~Í'f- l i ,-.311r )' qJ tJl1 (IJ•m,>o; (1 • •fMI.;.~
la .:'.:'lilig ndr.n ~,.. -er,~fl,;- t • t'"n'I"'""~ 1.i.a1l<lo l<h c!.e1r-t1 t,;y.,. dlmt•wdos )' 11:1tt'iv,nJ u.

de: limpín.,1-

114
Para fina lizar, una vez que hayamos creado la cuenta, nos aparecerá la venta -
na de trabajo, en la que se distinguen las siguientes partes:

Barra d~ Ml'ná IJiu·ra de H errtrniC'1t1tS

,..
_.,._ ·- ·- ·--- •

...--
·--
... ... ... •

bufio,1 ,.,.Jl,llll\9'1'•
<_..,.._r,.-.-
p --·-.

1 • ..~ ......
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...._·--·
:..~..... ..,. .. - u~,

...........,. . )1 , .••

[l y - . ...
1 Vcnrnn• de lnformod6n J
Panel de f\owegaciOn Uarra de Tareas

5.3 .3. Redacción y Envío de un mensaje

Para redactar y enviar nuestros mensajes de correo electrónico se puede ha-
cer de tres maneras:

• En ocasiones, creamos un nuevo correo en blanco, habitualmente cuando

iniciamos una "conversación electrónica", solicitamos una información o
exponemos un asunto. Cuando creamos un nuevo correo debemos incluir
las direcciones electrónicas del destinatario o destinatarios, además del
asunto y contenido del correo.

• En otras muchas ocasiones, nuestro correo es una respuesta a un men-

saje que nos han enviado. Al responder a un correo, la dirección del desti-
natario aparece automáticamente en el correo de respuesta; en nuestro
correo se incluye no solo lo que escribamos sino también el correo que
inicia lmente nos había llegado. En la respuesta a un correo, habitualmente
el asunto del mensaje viene precedido por "RE:". Remitente y destinatario
puede encadenar unas respuestas con otras, con lo que toda la conversa-
ción aparece citada o reseñada en el cuerpo del mensaje.

• Finalmente, hay veces en las que reenviaremos un correo a otra persona

distinta del remitente. En ese caso el contenido del mensaje original tam-
bién aparecerá citado en nuestro correo.

115
Para crear un mensaje hay que realizar lo siguiente:

Hacer clic en Correo, en la parte inferior de la

~ Calendario Personas Tareas .. ·
ventana.

Hacer clic en el botón Nuevo mensaje de

,. Ump correo electrónico ubicado en la parte
D :S,corrt superior izquierda, mostrándose la ventana
Nuevo mensaJe de Nuevos
correo e lectrónico lementos • para escribir un mensaje nuevo.
Nuevo

En el cuadro Para, escribir la

dirección de correo electrónico
o el nombre de la persona a la
que se desea enviar el mensaje.

Si se desea mandar una copia

--•
w
- •
·- -·- --
..._ ._..' ... ' • - •

....
•
-- ---..---
--- -
.
,,1

- - - -
~

. ...
J
-. ...._
/ ,.......-
....,_......
.............
• a otra persona, escribir la
dirección en el cuadro CC.
- ... Si queremos mandar una copia
a otra persona, pero ocu ltarla al
resto de destinatarios, escribir
la dirección en el cuadro ceo.
En el cuadro Asunto, escribir
el título del mensaje de correo
electrónico.

En la parte inferior, escribir el

texto que se quiera enviar.

Si se desea agregar un archivo junto con el mensaje, hay que

Adjunldr
archlvo • pinchar en el icono con forma de clip (Adjuntar archivo).

Antes de enviar el mensaje, se puede indicar la prioridad

! mpo1l,md,$ o1ll.,
que le damos al mismo. De esta forma, podemos asignarle:
.,¡. 'mfJO,t..u<.i~ bajd
fhqueW:. í Importancia alta o Importancia baja, con tan solo seleccionar
alguna de estas opciones disponibles en el grupo Etiquetas.

Cuando se haya fina lizado de adjuntar el archivo, pinchar

Enviar sobre el botón Enviar.

116
Si lo que queremos es responder o reenviar un correo recibido, haremos clic
sobre los botones Respo nder [o, alternativamente, si el correo tiene varios
destinatarios y deseamos responder a todos ellos, en el botón Responder a
todos) o Reenviar.

Responder Responder Reenvia,r

a-todos
Responder

En ese caso se abrirá una ventana idéntica a la anterior, pero con el contenido
del correo inicial, como podemos ver en la figura. Bastará escribir la dirección
o las direcciones de los destinatarios del correo, el asunto y el cuerpo del
mensaje y hacer clic sobre el botón Enviar.

5.3.4. Lectura del co rreo

Para leer el correo electrónico que se haya enviado a nuestra cuenta, es pre-
ciso indicarle a Outlook que se "ponga en contacto" con el servidor entrante y
descargue los nuevos correos electrónicos que pueda haber en nuestro bu-
zón. Por defecto, cuando se inicia la aplicación Out/ook ejecuta directamente
esta operación, que se repite cada cinco minutos; no obstante, si queremos
" forzar" la recepción de correo podemos hacerlo mediante la ficha Enviar y
recibir se dispone del botón Enviar y recibir todas las carpetas para que el
programa lleve a cabo estas acciones.

Enviar y recibir

ctuari~;¡r r-'lrrf":ta
~ Enviar y recibir grupos; ...
Enviar y recibir
todas las_ carr>etas
Envi4r y recibir

Notemos que los correos aún no leídos de la bandeja de entrada están en ne-
grita, para marcar su carácter de no leídos. Cuando los seleccionamos para
leerlos, modifican su estilo a tipografía normal, aunque es posible volver a

117
marcar cualquier mensaje como no leído haciendo clic sobre él con el botón de-
recho, especificando en el menú emergente la opción Marcar como no leído.

Todo No leídos t.1as nue1to

~ Másantiguos

boletin@superconta... 1 I""
Cuentas anuales sin estrés . 03/04/2014

- ropiar
.......... [~ .................................
~ Impresión rápida
02/04/2014
~ Re~ponder
~ Responder a !odas

~ Reenviar 02/04/2014
G;:~ l'\,1arcar como no leído
11
111 Categori¡ar ..
Seguimiento .. 01/04/2014

Bu~car relacionados

Pasos rápidos .. 01/04/2014

~1$¡ QneNote
31/03/2014
t& Correo no de~cado

X Eliminar

5.3 .5. Respuesta del correo

Una vez que se ha recibido un correo electrón ico, si lo que queremos es res-
ponder ese correo o reenviarlo a otro destinatario, haremos clic sobre los
botones Responder (o, alternativamente, si el correo tiene varios destinata -
rios y deseamos responder a todos ellos, en el botón Responder a todos) o
Reenviar.

Responder Responder Reenviar

atados
Responder

En ese caso se abrirá una ventana idéntica a la anterior, pero con el contenido
del correo inicial, como podemos ver en la figura. Basta rá escribir la dirección

118
o las direcciones de los destinatarios del correo, el asunto y el cuerpo del
mensaje y hacer clic sobre el botón Enviar.

5.3.6. Archivo de correos

En la Bandeja de entrada se dispone de una serie de carpetas en las que se
guardan los mensajes sigu ientes:

• Bandeja de entrada. En ella figuran todos

los mensajes que se han recibido .

• Borrador. Mensajes que no se han fina-

lizado, o que se quiere conservar sin
enviar. Nos permitirá recupe rarlos para
cont inuar con su elaboración.

,. óscar (ya) • Elemento s enviados. Men sajes efecti -

,. Bandeja de entrada, vamente remitidos al serv idor de correo
saliente.
FP Distancia
Borrador
• Elementos eliminados. Cont iene los men-
sajes que se han borrado de cualquiera de
ElementoS- envia,dos
las carpetas locales. Funciona de fo rma
Elementos eliminados sim il ar a la Papelera de reciclaje de Win-
Bandeja de salida dows. Si se eliminan los mensajes de esta
Correo electrónico no de:se... carpeta, se bo rran definitivamente.

Fuentes. RSS • Bandeja de salida. Contiene los mensajes

que se desean enviar. Una vez conecta -
Carpetas d e bús queda
dos a Interne t y efectivamente enviados,
estos pasarán de forma automát ic a a la
carpeta de Elementos enviados.

• Correo electrónico no deseado. Aquellos

mensajes que Outlook detecta que pro -
vienen de una dirección sospechosa, los
envía directamente a esta carpeta.

5.3.7. Etiquetar mensajes

Exist en t res formas de etiquetar los mensajes, disponibles todas ellas desde
la ficha Inicio, grupo Etiquetas:

119
 No leído/ leído. Permite marcar uno o
varios correos No leídos como Leídos
y viceversa, para realizar dicha acción
8 No leído/ leído
solo se necesita seleccionar uno o vario s
correos y hacer clic en el botón No leído/
Leído.

8 No leído/ Leído •

1
111 Categorizar ... e:::Libreta de
t

• Edebé
Educaragon
Categorizar. Esta opción perm ite etiquetar
de manera personalizada los correos
Parani11fo-Nobel en las bandejas del usuario a través de
•' diferentes colores para, de esta forma,
Personal
poder distinguirlos a simp le vista .
• Universidad

•
o
111
Categoría naranja
I odas las categori'as...
Establecer s.lic rápido ...

Él No leído/ Leído
111 Categ orizar " [ ! Libreta de ,
1 Seguimiento • T Filtrar corrí
l... .t:!oy

1 Mañana Seguimiento. Este último proceso

1 Esta sen,ana consiste en señalar con el icono de una
' bandera un correo electró nico pa ra , de
1 La pró;isima semana
esa forma, recordar al usuario el leer
l... Sin fecha un correo electrónico en un periodo de
l... Personalizar... t iempo.
8gregar aviso ...
Marcar cerno completado

Establecer flic rápido...

120
5.3.8. Organización de mensajes
Cuando el volumen de correo entrante es considerable, almacenarlo todo en
la bandeja de entrada no es una buena idea. El correo de nuestras cuentas se
puede organizar en carpetas, del mismo modo que se hace con lo s archivos
almacenados en un ordenador. La organización en carpetas por categorías
debe faci litar la post erior consulta de los mensajes.

Para crear una nueva carpeta haremos clic con el botón derecho sobre uno de
los elementos del Panel de navegación y, en el menú desplegable, escogere-
mos la opción Nueva carpeta .

... óscar (ya)

..i Bandeja de entrada

( 11 )
FP Distancia
Borr.ador
Eíementos enviados
Elementos eliminados
Bandeja de sal1da
Correo electrónico no dese. ..
Fuentes R55
Carpetas de búsqueda

Es posible también crear un as carpetas dentro de ot ras, preparando así una

estructura en forma de árbol, similar a la de los directorios o "carpetas" de al -
macenamiento de archivos. Para mover un mensaje de correo electrónico a una
carpeta lo "arrastraremos" hasta ell a con el botón izquierdo del ratón pulsado.

5.3.9. Filtrado de mensajes

Una de las herramientas más útiles e interesantes de los clientes de correo es
la posib ilidad de buscar correos según contengan una palabra o palabras en el
asunto, remitente o cue rpo del mensaje.

Out/ook dispone de varias herramientas para buscar correos. Accederemos a

ellas mediante el menú Herramientas y la opción Búsqueda instantánea, op-
ción que nos presenta diversas posibilidades:

121
• La forma más sencilla de buscar es mediante la propia opción Buscar en bu-
zón actual [Ctrl +B). Al hacer clic sobre esta opción o pulsar la combinación
de teclas mencionada, se abre una caja de texto en la que introduciremos el
patrón de búsqueda. Los resu ltados se mostrarán como en la imagen:

ltv.lf.tftt!<I I ~
..•
~ Asl.11110 C•1ta:i1t.,, Pe,
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C•Jrrco Caléndario Personas Tc11eas ··•

• Si queremos efectuar una búsqueda más avanzada y versátil, podemos

seleccionar la opción Búsqueda avanzada, que se encuentra disponib le al
desplegar el icono Herramientas de búsqueda [Ctrl + Mayúsc. + F), que
nos dará acceso a una ventana en la que podremos determinar de forma
precisa las condiciones de búsqueda que deseamos aplicar.

Bu;qued• a\ anzada o )(

fiJi<ir rMihsajes &aminar...

Mensa3,s Opciont! adicionaln ~vanzado 1 Buscar ahora 1

V

En: solo ti campo de 551.mto V

Nueva bus.gue-da

1 º'·
Enviado a..
O Mr n-oirbre aparete:
Cu and.Q.: no d1spon1ble v [L.E_n_,ua1
.....;qc...
~'-" - "- º-"'-•-ru_o_ _ _ _ _ _ _ __ ~ . -

122
• Por último, y gracias a las opciones disponibles en la ficha Buscar, pode-
mos rea lizar búsquedas mucho más precisas aplicando el filtro deseado.

eu:..q1.1ed11&. Hctt.omoln Car.u

"CC-etl~C1" dt bú1qtJ(dll'" b ~1,1e,d4

5.3 .10. Impresión de correos

Como si se t ratase de cual quier documento, un correo electrón ico se puede
imprimir, de ta l forma que podremos ver imp reso el cuerpo del mensaje, el tí-
t ulo del mismo y algunos campos como De, Enviado y Asunto.

Para imprimi r un mensaje solo hay que se leccionarlo y, en la ficha Archivo, se-
leccionar la opción Imprimir, apareciendo una ventana como la qu e se puede
ver en la siguiente imagen.

Edictant$ Nobe.' • 0-scar (Cmftil} .. "-f..:tosoftOLllltlt>k 1 - ::l X

Imprimir
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q-ucseftpri:mac
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Impmn•
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1(}. -Opc~dr 11n p!f:!.ión

eonfiguracion
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-

e l de l •

123
5.3.11. Correo no deseado
El correo electrónico es una herramienta excelente de promoción comercial.
Es rápida [casi instantánea), muy barata [se pueden enviar millones de co-
rreos electrónicos pagando so lamente el coste de la conexión a Internet)
y flexible [se pueden persona lizar los correos electrónicos en función de la
informac ión que tengamos de los destinatarios: gustos, edades, sexo, etcéte-
ra). Precisamente por esto, junto con el crecimiento del uso de Internet se ha
disparado también el del correo electrónico "basura" o "no deseado", denomi-
nado habitualmente SPAM.

El SPAM se define como el envío indiscriminado y masivo de mensajes no

solicitados, fundamentalmente de carácter comercial. Se calcula que apro-
ximadamente el 85 por ciento del tráfico mundial de correo es SPAM; en
otras palabras, el 85 por ciento de los servidores de correo y del ancho de
banda empleado en el envío y recepción de e-mails se emplea en correo ba-
sura.

Los proveedores de correo electrónico en Internet y los programas antivirus

tratan de predecir si un correo que entra en el buzón de un usuario es SPAM y
evitar así que el correo llegue a su bandeja de ent rada. Es preciso comprobar
periódicamente la carpeta o bandeja de correo no deseado para evitar que al-
gunos correos sí deseados nos pasen desapercibidos como consecuencia del
filt ro.

Out look trata de detectar que un mensaje de correo es no deseado y lo envía

automáticamente a la carpeta Co rreo electrónico no des eado.

5. 3.12. Regl as de correo

Las reglas de Outlook son una serie de órdenes que configuramos con el ob-
jetivo de que se realice una determinada acción sin la necesidad de tener que
intervenir nosotros. Un ejemplo es el de enviar los correos de un determinado
remitente a una carpeta concreta .

El establecimiento de las Reglas de correo se realiza a través de la ficha Inicio,

grupo Mover, donde se encuentra la opción Administrar reglas y alertas.

124
 Rrglas y alerhs X

Reglas de correo -electrónico .O.dminlstrar alerta,

,a Nueva regla...
.
~mll~r regla• (Ol)l3r.. 11,minar ... • EJecutar reg1a1 anora ... Qpc,ones

- --
1Regla {aplicada en el orden mastJ ado)
Utihce el botón "lllJeva regla· para crear una regla.
Ac.óones 1

Ducripción de la regla lhaoa die en un )!alor subrayado ¡:,ara editar):

O Habilitar reglas en todos los mensajes descargados desde fuentes RSS

! Acc¡:,tar ! Cancelar

El cuadro de diálogo que aparece al pinchar sobre la opción Nueva regla ... ,
nos permite definir a través de un asistente cómo, cuá ndo y dónde queremos
aplicar la regla de correo.

As:i5tentt: para reglas X

Comenzar a partir de una plantilla o de u111 a regla ~n blanco

Paso 1: 1elecClone una plantilla,
'
Mantenerse orga·nizad o
[ r ~i t:love~ ª una·:~~,p~ti los ~~~~~.~ d~ju~~-p~~~·~á' ~~:~:~~:::~=~~-:==- ·=~-~:_:~~~~=~·~·1
1

Mover a una carpeta los mensa¡es que contengan pa labras espt>c1licas en el campo de asunto
;.
Mov,r a una carp eta los mensajes enviados a un grupo público
I• Marca r los mensajes de una· persona como tarea para seguimiento
• Mover los elementos RSS de una fuente RSS-esp«Ífita a una car?eta
Mantenerse. actaaía:ado.
Mostrar e l correo de una persona en la ventana Alerta de n u evo elemento
'4•) Reproducir un so nido al recibir mensajes de alguien
I!] E.nvlar una alerta a mi dispositivo móvil cuando reciba mensajes de alguien
Iniciar desde una regla .en b-lanco
Apllcar regla a los mensajes que reciba
TI Aplica r regla a los mensaj>?s que envíe

Paso ;z; edite la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado)

Aplicar esta regla después de la ll egada del mensaje
de penonas o grup~ pubflco 1
mover a la carpeta eu1eclf1cada
y detener e.l proceso de mas reglas

Ejemplo: •mover el corrt'D del administrador a la carpeta lmport11ndaaJta

Cancelar !Stgulente > j f lnaltzar

125
5.3.13. Firmas de correo
Todos los mensajes de correo electrónico in cluyen, como ya hemos mencio-
nado, el nombre y la direcc ión electrón ica de su remitente. Sin embargo, en
mu ch as ocasiones resu lta interesante añadi r al fina l del mensaje una in for·
mación más comp let a sobre la persona que lo ha enviado, un saludo de algún
tipo o cierta información [por ejemplo acerca de la confidenc ialidad delco-
rreo). La firma es una fu nci ón de la que disponen la mayoría de cli entes de
correo y que nos evita tener que escribir dicho texto en cada uno de los men-
sajes de correo.

En la ventana de redacción de un nuevo correo electrónico, dispone mos del

botón Firmas [ficha Men saje, grupo Incluir), para añad ir, modificar o eliminar
firmas.

Firmas y plantilla 1 X

firma de correo eleclJón,<.o Qlseño d.e tondo personal

.
ielecaonarfirma para editar
~
El!gir firma preddummada
Cuentg d e correo tlecltánico: oseste la@ya.com
8
Mensa.in nuevos: (n inguno) V

Respuestas o íte'Cl!IO!i; ._,

rn_ing_u_n o_) _ _ _ _ _ ____.[v
t.fucv..o ~ombior uombf(

Edita! firma

1Callbrl (Cuerp o) v 1 11 ]v I
j N K ~ Automático ~I = - -= IIJ iarJ•ta de pres,ntaetón IQ ~

Fdo.: Óscar Sánchez Estella

,....,..,Ac-tplar
,.., " " ' "
' Cilncelar

Si queremos generar una nueva firma haremos clic sobre el botón Nueva, t ras
lo que deberemos introducir su nombre y, a continuación, editar su contenido.
En Outlook , el contenido de la firma puede incluir for mato y otros elementos
como imágenes, hipervínculos o tarjetas de presentación.

5.3.14. Libreta de direcciones (Contactos)

Los contactos en Outlook [ que él los llama Persona s) es la form a en la que se
pueden agregar u organizar la lista de direcciones de una forma fáci l y práctica.

Para crear un contacto hay que realizar lo sigu iente:

126
 1. Hacer clic en Personas, en la parte infe-
Co11eo Calendano ~
~
Tarea~ •· ·
rior de la ventana.
2. Hacer clic en el bot ón Nuevo contacto
ubica do en la parte superior izquierda,

ln1c10
m ostrándose la ventana para dar de
alt a un conta cto nuevo.

Si lo que deseamos hacer es un grupo,

Nuevo uevo grupo Nuevos
contacto . e contactos elementos• es dec ir, la un ión de va rios contactos,
Nuevo habrá que hace r cl ic sobre el bo t ón Nue-
vo grupo de contactos.
3. Escrib ir el nombre de la
persona que se desea
agrega r en el cuadro
Nombre completo .

4. En Correo electrónico,
esc ribir la dirección de
- X• --- -·--
~ . _,,._ ,_.. . - ~ ~

~
_. --
·-
..._ . ·-··- correo elect rón ico del
contacto .
--
.........

-
---- 5. En la lista de entra das
Números de tel éfono,
-··- •• pueden agregarse nú-
---- meros de t eléf ono del

--- -- .
tra bajo y particulares,
números de fax del t ra-
bajo y números de telé-
fono móvil.

6. Si se desea, se puede
agrega r una Dirección
y una Fotografía al con-
tacto .
?. Se puede agregar otra información,
como cumpleaños, puestos de t rab ajo
~ Detalles
y t ít ulos en Detalles, den tro del grupo
Mostrar.

8. Hacer clic en Guardar y cerrar en la part e

Guardar
y ceHar
superior izquierda para terminar.

127
5.4. Correo Web
El correo po r web, correo web o webmail [ abreviatura de "web-based e-mail",
correo electrón ico basado en web), proporciona acceso a un servidor de co rreo
a través de un sitio o página web, en lugar de tener que emp lear un cliente de
correo instalado en un determinado ordenador. El correo por web permite eje-
cutar todas [ o buena parte) de las operaciones de gestión del correo [ escribir
y enviar correos electrónicos, gestionar el buzón de entrada, mantener una li -
breta de direcciones con información de los destinatarios de los correos) a tra -
vés de una página web, con una validación previa en la que debemos introducir
nuestro nombre de usuario (habitualmente el de la propia dirección de correo)
y una contraseña para evitar accesos no autorizados.

La principal ventaja del uso del correo por web es que el usuario puede gestio-
nar su correo electrónico desde cua lquier ordenador conectado a Internet. Sin
embargo, esta ventaja presenta también un problema: cuando no se tiene acce-
so a Internet no se pueden consultar los correos ni trabajar con mensajes en bo-
rrador que posteriormente se envíen.

El correo por web se hizo especia lmente popular a partir de 1997, con la compra
de Hotmail por parte de Microsoft. Hoy en día los proveedores más populares
de correo web son el propio Windows Live (propiedad de Microsoft], Yahoo!Mail
[perteneciente a Yahoo!] y GMail (propiedad de Google ].

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129
Todos estos grandes proveedores de correo web están constantemente introdu-
ciendo innovac iones en sus servicios, de modo que cualquier listado de caracte-
rísticas que ofrecen corre el riesgo de quedarse pronto obsoleto. De modo gene-
ral, cada vez existe una mayor integración entre el correo propiamente dicho y
ot ros elementos (lectura de noticias, mensajería instantánea o chat, organiza-
dor de tareas, calendario, compartición de documentos en línea, entre otras mu -
chas). Estos proveedores ofrecen, además, una capacidad de almacenamiento
muy grande o, en algunos casos, ilimitada, lo que los convierte en una excelen-
te opción para almacenar los correos y poder consultarlos con ayuda de los po-
tentes buscadores internos que también ofrecen.

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,.... ..~ ,.. !OII" bl,,i,-., llfVII "e.o-,.
.,.,....,. • G.A'lil t:1-4 - · m..'lll tjK .,:• p-.:,t IWOtl• . . 9'~fW!l:uhil'OII dF•• 10 H I
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t4Gttt1~• 11-... . . . -, ''°"'~·
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A'l11n, ...,. ea• ai11111Hlilili Ec111.a:1M11

• o- .....,..,..., ' ... C,txislt

Una vez rea lizada la exp licación de un programa cliente de correo (Microsoft
Outlook 2016) y el correo web (webmail), nos podemos preguntar, ¿cuál de
los dos es mejor?

En la siguiente tabla se pueden ver las ventajas e inconvenientes de cada una

de estas dos opciones.

Webmail Clientes de córreo (POP)

• Rapidez.
• No es necesaria su
• No es nece sario estar conectado a Internet
configuración.
para redactar los mensajes, solo ha y que
• Puedes consultarse desde
conecta rse a la hora de enviarlos.
cua lquier ordenador.
Ve ntaj as • Los mensajes se descargan en el ordenador,
• Es más difícil infectarse por
por lo que se pueden leer en cua lquier
un virus, ya que los mensajes
momento.
no se almacenan en nuestro
• La cap acidad de almacenamiento la da
ordenador.
nuestro ordenador.

• Capacidad de almacenamiento
• Mayor facilidad de infectarse con un virus.
Inconvenientes limitada.
• Es necesario configurarlo antes de usarlo.
• Mayor len ti tud.

130