TEMA 4: DIRECCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

4.1 Proceso de administración: concepto y fases

El proceso de administración es el conjunto de funciones y actividades que efectúa la
administración de la empresa, orientadas al logro de sus fines y objetivos.

Las funciones de la administración son las responsabilidades directivas que se deben ejercer y
estas funciones son correlativas. Estas funciones las podemos clasificar en: función de
planificación, de organización, de gestión y de control.

Este proceso lo dividimos en dos fases:

- La fase mecánica es la parte teórica de la administración y se divide en dos funciones:
la de planificación y la organización.
- La fase dinámica se refiere a cómo poner en práctica todo lo que se ha planeado y
organizado en la fase anterior y se divide en otras dos funciones: la gestión y control.

4.2 Proceso de administración: función de planificación

La planificación consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir
las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión con la intención de conseguir los
fines de la empresa.

Para llevar a cabo esto hay que seguir unos pasos:

1. Analizar la situación de partida: la situación actual de la empresa y de su entorno con
la intención de detectar las oportunidades existentes.
2. Marcar objetivos
3. Analizar los puntos débiles y fuertes y escoger aquellos que se adapten mejor a las
necesidades.
4. Controlar y determinar las desviaciones que se produzcan.

Cuando es quiere establecer los objetivos deben de ser realistas y se deben establecer
prioridades. Estos objetivos deben alcanzar el menor número de consecuencias imprevistas.

Clasificación de los planes:

Los tipos de planes los podemos distinguir según:

- Su alcance y amplitud:
o Fin o propósito  fines fundamentales perseguidos por la empresa.
o Objetivos  aquello que quiere conseguir la empresa durante un periodo de
tiempo concreto.
o Estrategias  acciones que se llevan a cabo para conseguir fines y objetivos.
o Políticas  principios básicos que sirven de guía para tomar decisiones
específicas y marcan unos ciertos límites de actuación.
o Procedimiento  pasos que hay que seguir para ejecutar una acción.
o Reglas  indican lo que se puede hacer y lo que no.
 o Presupuestos  son la expresión escrita de la planificación, es decir el dinero
que la empresa necesitará para conseguir esos planes marcados.
- Su ámbito temporal:
o Planes de largo plazo  aquellos que se contemplan en un periodo superior a
5 años.
o Planes a medio plazo  aquellos que se han de conseguir en un periodo
superior a un año.
o Planes a corto plazo  aquellos que tienen como límite un año.
- Según su funcionalidad:
o Área comercial  es la encargada de hacer llegar los bienes y servicios a los
consumidores.
o Área de producción  su función es controlar el aprovisionamiento de
materias y gestionar la producción.
o Área de inversión y financiamiento  su función es analizar el presupuesto
necesario para el funcionamiento de la empresa y llevar a cabo una política de
inversión.
o Área de recursos humanos  su función es seleccionar y formar las personas,
organizar el personal y funciones básicas de administración como preparar
contratos.

4.3 Proceso de administración: función de organización

La organización tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas
las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su
responsabilidad y autoridad.

Para diseñar un buen sistema de organización se deben considerar los siguientes aspectos:
- Hay que determinar los niveles jerárquicos de la empresa, es decir, quien controla y
ejecuta las tareas dentro de la empresa.
- Las funciones o los objetivos de cada nivel de mando.
- Cada persona, además de saber que tiene que hacer, debe saber a quién debe
obedecer.
- Debe haber vías de comunicación entre todos.

La organización del trabajo es el conjunto de normas que tienen como finalidad coordinar
todos los medios a disposición de la empresa para que, con los mínimos costes y el mínimo
esfuerzo, se consigan los objetivos previamente establecidos.

Existen dos escuelas de la organización del trabajo:

- Escuela de la organización científica del trabajo: donde encontramos el taylorismo
que tenían como principios el análisis y diseño de cargos y tareas, la especialización de
funciones y descentralización de responsabilidades. Y el fayolismo que tenían como
principios fundamentales la división del trabajo, la jerarquía bien definida, y la unidad
de mando y dirección.
 - Escuela de relaciones humanas: que tenían como principios que existen incentivos
distintos a los materiales y a los objetivos de carácter social, y que el ser humano no se
puede programar como una máquina.

La división del trabajo es un concepto fundamental que se desprende de las teorías sobre la
organización del trabajo. Hace referencia al número de tareas distintas en que se distribuye el
trabajo necesario para la producción de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por
distintos trabajadores especializados en cada una de ellas con el objetivo de mejorar la
eficiencia.

La organización formal

La organización formal es la estructura interna definida e identificada en la empresa sitúa a

cada uno de los elementos en el lugar más conveniente. Es una estructura a la que se han de
ajustar cada una de las personas que forman parte de la empresa y que cooperen entre sí para
conseguir unos objetivos.

Estructura organizativa:

División por departamentos: se clasifica de la siguiente manera.

- Por funciones: el personal se organiza según su especialidad, es decir, su capacidad
dependiendo del trabajo que realiza.
- Por zonas geográficas: la plantilla se organiza de manera que conozca la zona a la que
va destinado el producto para que los clientes estén mejor atendidos.
- Por productos: la agrupación del personal según el producto final que se obtiene.
- Por procesos: el trabajo se organiza según las fases que componen la cadena de
producción.

La comunicación en la empresa: la comunicación en la empresa la podemos clasificar por dos

tipos:

Tipos de comunicación en la empresa:

- Comunicación vertical:
o Ascendente: es la que se organiza verticalmente, de abajo a arriba, es decir, se
organiza la plantilla y finaliza en el equipo directivo. La finalidad es que la
dirección conozca los problemas de la plantilla y que estos se sienta parte de la
empresa.
o Descendiente: es la que, de forma vertical, tiene su origen en los directivos y
su fin en el personal. Su finalidad es que los directivos informen de los
objetivos y de las tareas que se deben realizar.
- Comunicación horizontal: es la que se origina entre personas que están en un mismo
nivel jerárquico, es decir, entre departamentos.

Modelos de estructura organizativa:

Modelo lineal: se basa en el principio de mando, es decir, todos los miembros de la empresa
dependen de un mando superior, que es quien da las órdenes y marca las directrices.
- Ventajas: la simplicidad y facilidad para entenderse, y la rapidez en la toma de
decisiones.
- Inconvenientes: la falta de especialización por parte de los directivos, excesiva
concentración de autoridad, y la falta de flexibilidad para adaptarse a los cambios y
falta de motivación.
Modelo funcional: se caracteriza por la existencia de especialistas que dedican todo su
esfuerzo a una tarea concreta de la actividad de la empresa.
- Ventajas: la empresa puede disponer de especialistas y el personal se dedica
exclusivamente a su especialidad, las comunicaciones se efectúan directamente, y es la
especialidad y no la jerarquía la que toma las decisiones.
- Inconvenientes: los empleados pueden recibir órdenes y directrices de más de un jeve
y pueden contradecirse.
Modelo en línea: se caracteriza por una estructura central jerárquica que cuenta con el
soporte por parte de los departamentos de asesoramiento.
- Ventajas: permite la intervención de especialistas que asesoran a diversos
departamentos y solamente se reciben órdenes de una jefe.
- Inconvenientes: las decisiones son lentas, puede haber conflictos entre el personal si
las personas que forman el departamento de asesoramiento se involucran en temas
que no les competen, y los departamentos representan un coste adicional.
Modelo matricial: consiste en combinar dos variables organizativas, es decir, el personal recibe
órdenes de quien dirige el proyecto y de quien dirige su departamento funcional.
- Ventajas: es una organización flexible.
- Inconvenientes: hay que dirigir todas las personas que intervienen en un proyecto,
también pueden surgir conflictos entre los directivos.

La organización informal

La organización informal se puede definir como el conjunto de relaciones personales y sociales

que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen
espontáneamente cunado las personas se asocian entre sí.

La organización informal surge si la organización formal no está bien definida y hay vacíos
importantes, principalmente de autoridad o de responsabilidad, espontáneamente nace la
organización informal para suplir este vacío y así realizar el trabajo de la mejor manera posible
y conseguir los objetivos con menor esfuerzo y coste.

Todas las empresas están formadas por una organización formal y por una organización
informal.

4.4 Proceso de administración: función de gestión

Gestionar consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas
necesarias para conseguir los objetivos marcados.
Para gestionar o dirigir la empresa hay varios niveles de dirección:

- Alta dirección: donde están ubicados los altos cargos de la empresa. Estos planifican a
largo plazo y son responsables del cumplimiento de los objetivos.
- Nivel intermedio: se encarga directamente de la ejecución y el control de la
planificación general y realiza planes más concretos. Es la jefatura de cada
departamento.
- Nivel más bajo o de gestión: en este nivel están los directivos que tienen la
responsabilidad directa sobre la ejecución de los planes y, por consiguiente, son
quienes asignan las tareas al personal.

El liderazgo es la capacidad o habilidad que tiene una persona para influir, inducir, animar o
motivar a otros a llevar a cabo determinados objetivos, con entusiasmo y por voluntad propia.

Las funciones de liderazgo consisten en:

- Elegir las tareas que se han de realizar.
- Transmitir dichas tareas al personal que tienen a su cargo.
- Dar instrucciones a la plantilla para que puedan realizar las tareas con métodos y
procedimientos correctos.
- Crear situaciones de trabajo favorables, con la finalidad de motivar a los trabajadores.
- Tener capacidad de liderazgo.

Los tipos de liderazgo en los que los podemos distinguir son:

- Liderazgo autoritario: se basa en un estilo dominante por parte del líder.
- Liderazgo democrático: el líder busca ser un miembro más del grupo y las decisiones
se suelen tomar colectivamente pero siempre bajo la supervisión y consentimiento del
líder.
- Liderazgo liberal: se basa en la participación mínima del líder, el cual da libertad al
personal subordinado en las decisiones.

Podemos diferenciar tres teorías sobre el liderazgo:

- La teoría X: donde el comportamiento del personal se basa en: trabajan lo mínimo
posible; no tienen ambición y no quieren responsabilidades; prefieren que les manden
y no quieren cambios; y prefieren métodos conocidos. Y esta teoría dice que ante este
comportamiento el estilo de liderazgo que se debe llevar a cabo es el liderazgo
autoritario.
- La teoría Y: donde el comportamiento del personal se basa en: que quieren trabajar, el
trabajo les estimula y los ayuda a realizarse; creen que la energía que desprenden con
el trabajo es tan natural como la energía desprendida con el deporte; tienen ambición,
imaginación y creatividad; y quieren responsabilidades y se sienten responsables de su
trabajo. Y esta teoría dice que ante este comportamiento el estilo de liderazgo que se
debe llevar a cabo es el liderazgo democrático.
- La teoría Z: donde el comportamiento de la plantilla se basa en: todos los trabajadores
son importantes en la empresa; se reconocen sus aportaciones; se busca la
 conciliación entre los intereses de la platilla y los de la organización; se estimula la
comunicación y el respeto mutuo; y se busca mejorar la productividad. Y esta teoría
dice que ante este comportamiento el estilo de dirección que se debe llevar a cabo es
el trabajo continuo entre empresa y platilla.

Toma de decisiones

Para tomar las decisiones correctas se deben de seguir unos pasos:

1. Definir el objetivo que se quiere conseguir.
2. Conseguir toda la información que se considere importante.
3. Establecer hipótesis, es decir, establecer previsiones.
4. Diseñar alternativas.
5. Evaluar cada uno de los caminos marcados.
6. Tomar la decisión.
7. Realizar o ejecutar las actuaciones previstas en el camino señalado.
8. Establecer el control.

La matriz de decisión es una tabla que contiene todos los elementos que intervienen en el
proceso de toma de la decisión. Esta matriz está formada por: los elementos de la naturaleza,
predicciones de probabilidad, estrategias y desenlace o resultados esperados.

Después de haber creado está matriz de decisión habrá que decidir la estrategia que nos dará
mayor beneficio. Para ello usamos los criterios de decisión. Las situaciones de decisión se
pueden presentar de tres formas según el grado de cocimiento de los estados de naturaleza:
- Situación de certeza: es aquella situación en la cual se conoce con seguridad cuál es el
estado de la naturaleza que se presentará.
- Situación de riesgo: es la situación en la que existen diversos estados de la naturaleza,
`pero se conocen las probabilidades de que suceda uno u otro. Para escoger la
situación que obtendrá más beneficios se debe calcular el valor monetario esperado
de cada alternativa y elegir aquella que presente un valor esperado máximo.
- Situación de incertidumbre: es la situación en la cual se desconoce la probabilidad de
cada uno de los posibles estados de la naturaleza. Para tomar esta decisión que
siempre será bastante subjetiva, nos podemos ayudar de criterios:
o Criterio pesimista o de Wald
o Criterio optimista
o Criterio de Laplace
o Criterio de Hurwicz
o Criterio de Savage

4.4 Proceso de administración: función de control

Controlar consiste en verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación,
tanto en los objetivos generales (en los niveles más altos de la organización, alta dirección)
como en los subobjetivos más concretos (en los niveles más bajos, niveles de gestión).
En este proceso se deben controlar aquellos objetivos con los estándares que nos habíamos
marcado en cada una de las anteriores funciones y comprobar que se hayan cumplido en cada
una de las actividades realizadas. En el caso negativo se deben corregir las desviaciones.

Las diferentes técnicas de control las podemos diferenciar en:

- Auditoria: verifica la planificación tanto en relación con la contabilidad como con la
rentabilidad de los recursos o la gestión global de la empresa.
Según quién la lleve a cabo, puede ser:
o Interna: tiene lugar dentro de la empresa como mecanismo propio de control.
o Externa: la realizan personas ajenas a la empresa.
Según cuál sea el motivo de control:
o Auditoría de cuentas
o Auditoría operativa
o Ecoauditoría
- El control del presupuesto: se trata de controlar que la relación numérica de la
planificación se cumpla.
- La estadística: permite tratar los datos históricos de un problema, sacar conclusiones y
realizar pronósticos.