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Metodologia para La Implementacion de Un Sistema Documenta
Metodologia para La Implementacion de Un Sistema Documenta
Metodologia para La Implementacion de Un Sistema Documenta
RESUMEN.
El sistema de gestión de la calidad tiene su soporte en el sistema documental, por
lo que éste tiene una importancia vital en el logro de la calidad, que no es más que
la satisfacción de las necesidades de los clientes.
Existen varias metodologías para la implementación de sistemas de gestión de la
calidad, y todas coinciden en considerar como una de sus etapas la elaboración
de la documentación, pero no se trata con profundidad el tema de cómo lograr el
funcionamiento eficaz del sistema documental y qué procesos implica. Es por ello
que se realizó este trabajo, con el objetivo de elaborar una metodología para
implementar un sistema documental que cumpla con los requerimientos de las
normas ISO 9000:2000 y sirva de referencia a cualquier organización que se
encuentre enfrascada en esta compleja tarea.
Aplicando el enfoque de procesos se logró caracterizar los procesos de la
documentación y proponer los pasos necesarios para implementar el sistema
documental que sirva de base al sistema de gestión de la calidad en cualquier tipo
de organización.
INTRODUCCIÓN
La calidad se ha convertido en el mundo globalizado de hoy, en una necesidad
insoslayable para permanecer en el mercado. Por ello los sistemas de gestión de
la calidad basados en las normas ISO 9000, que reflejan el consenso internacional
en este tema, han cobrado una gran popularidad, y muchas organizaciones se han
decidido a tomar el camino de implantarlo.
Cuba no está ajena a este proceso. La desaparición de los mercados tradicionales
ha forzado al país a tratar de introducir sus productos y servicios en el mercado
internacional, lo que ha convertido en un imperativo para muchas empresas la
implementación de sistemas de gestión de la calidad. De hecho, en el 2002, 90
empresas cubanas ya cuentan con sistemas de gestión de la calidad certificados,
con una tendencia a un aumento de la cifra al avanzar el proceso de
Perfeccionamiento Empresarial.
La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en ella se plasman no
sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de
todos los procesos y la toma de decisiones.
Existen diversos metodologías para la implementación de sistemas de gestión de
la calidad, y en todas sus autores coinciden en considerar a la elaboración de la
documentación como una etapa importante, pero existe una tendencia a reducir el
enfoque de esta cuestión a ofrecer algunos consejos para la elaboración de
documentos ( fundamentalmente del Manual de Calidad y los procedimientos),
cuando no se trata sólo de confeccionarlos sino de garantizar que el sistema
documental funcione como tal y pase a ser una herramienta eficaz para la
administración de los procesos.
Por ello, este trabajo tiene como objetivo ofrecer una metodología para
implementar un sistema documental que cumpla con los requisitos de las normas
ISO 9000:2000, y pueda ser aplicada por los especialistas de calidad de cualquier
organización que se enfrente a la compleja tarea de establecer un sistema de
gestión de la calidad.
DESARROLLO
La metodología que se propone cuenta con seis etapas y se describe de manera general en el
siguiente esquema:
Determinación de las necesidades de
documentación
Diagnóstico de la situación de la
documentación en la organización.
Planificación de
la elaboración
Elaboración
Revisión
Aprobación Modificación
Identificación
Reproducción
Derogación y/o
Distribución Archivo Comprobación destrucción
• Utilización de la documentación
Consulta Liberación
• Elaboración
Entradas: Plan de elaboración de documentos
Salidas: Proyecto de documento
Revisión e
Recepción del información de los Acuerdo entre Corrección del
proyecto por la resultados al el elaborador y proyecto de
persona designada elaborador el que revisa documento
•
• Aprobación
Entradas: Proyecto de documento revisado
Salidas: Documento aprobado
Revisión final y
Recepción del comunicación de
proyecto por la los resultados al
persona designada elaborador
• Identificación:
• Reproducción
Entradas: Documento aprobado e identificado
Salidas: Documento reproducido en el número de copias necesarias
• Distribución
Entradas: documento a distribuir
Salidas: documento distribuido en las áreas Registro de
la reproducción
Recepción del Entrega del Registro de
documento documento a las la entrega
personas autorizadas
• Archivo
Entradas: documento a archivar
Salidas: documento archivado
Recepción del Colocación en el Actualización
documento archivo del índice de
• Comprobación archivo
Entradas: Documento vigente
Salidas: Documento comprobado
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DATOS DE LA AUTORA
Zulem Pérez Rodríguez.
Licenciada en Química. Máster en Gestión de la Calidad.
zulem@faceii.uho.edu.cu