UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS

(UAPA)

Asignatura:
Sistema de Información Gerencial

Tema:
Trabajo final de sistema de información gerencial

Facilitador:
M.A. Frank Seti Inoa Estrella

Participante:
Carolina Tatis 100064213

Wilberto Duran 100017010

David Batista 100064515

Yokaty Taveras 100064441

Raphy Santana 100060189

Joabel Rosado 100017008

Fecha:
10 de noviembre del 2022
Santiago de los Caballeros,
República Dominicana
 INDICE

PRESENTACION 1
INDICE 2
INTRODUCCION 3
HISTORIA DE LA COOPERATIVA LA PATRIOTICA 4
PRESENTACION DEL SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL 6
MODULOS DE ADVANSYS 7
MODULO DE PLATAFORMA 7
MODULO DE CAJA 12
MODULO DE PRÉSTAMOS 15
MODULO DE CONTABILIDAD 20
MODULO DE COBROS 23
MODULO DE CUENTAS POR PAGAR 26
ANALISIS 30
RECOMENDACIONES 31
CONCLUISIONES 32
BIBLIOGRAFIA 33

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 INTRODUCCIÓN

El objetivo de este trabajo busca demostrar la importancia de la implementación e

inversión en un Sistema de Información Gerencial (SIG) que se ajuste a las
necesidades de la empresa y que pueda evolucionar con está, buscando optimizar
los procesos.
A través de los módulos descritos en este trabajo podremos conocer al detalle
cómo funciona este innovador Sistema de Información Gerencial, su estructura,
Interfax, nivel de integración y facilidad de uso para el usuario y su facilidad de
adaptación a la realidad de cada institución en la cual se implementa.
Para su correcta implementación y el conocimiento de todos en general debemos
conocer la empresa en cuestión a la cual le realizamos el análisis: nuestra
Cooperativa (COOPPATRITICA), su historia, orígenes y estructura organizacional.
Para ello, definimos todas las partes que le conforman y desglosamos su
estructura de forma práctica y manejable por cualquier persona interesada en
saber más sobre la misma. En definitiva, este trabajo enmarca nos brinda un
esquema definido que debe utilizarse para tener una clara visión estratégica de la
implementación de un plan de negocios y en dónde radica la importancia del
Sistema de Información Gerencial para garantizar su éxito.

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HISTORIA DE LA COOPERATIVA DE AHORROS Y
CREDITOS LA PATRIOTICA INC
En la Republica Dominicana el cooperativismo se
formalizo para el año 1963, mediante la promulgación de
la ley 31 del 25 de Octubre que le dio vida al Instituto de
Desarrollo y Crédito Cooperativo. El desarrollo
cooperativo y su impacto en el desarrollo económico han servido de gran impulso
a la económica de nuestro país.
En el Caso de la Cooperativa de Ahorro y Crédito la Patriótica, nace por la
iniciativa de un grupo de hombre y mujeres pertenecientes a la Asocian para El
Desarrollo de San francisco que en el año 2010 decidieron aunar esfuerzos para la
crear una institución financiera que velara por las personas más desposeídas de
nuestro pueblo.
En este proceso este grupo de personas se abocaron en conquistar socios para
apoyar este proyecto buscando a través de su apoyo constituir el capital social
necesario para poner en funcionamiento la cooperativa.
Para el 3 de octubre de 2010, se realiza su Asamblea Constitutiva, respaldada por
las autoridades del Instituto de Desarrollo y Crédito Cooperativo (IDECOOP) y las
autoridades regionales de dichas instituciones quienes observaron el proceso y le
dieron el visto bueno, obteniendo de esta forma la condición de Grupo
Cooperativo.
En febrero de 2011, mediante Decreto No. 56-21 del Poder Ejecutivo adquirió su
incorporación.
Para el año 2014 catorce la cooperativa llevaba todos sus procesos de forma
manual, a finales de ese mismo año, 25 de Octubre, la cooperativa comenzó el
proceso de negociación con la empresa de servicios tecnológicos ADVANSYS,
llegando a cerrar el acuerdo a mediados de Noviembre para utilizar el Software
que ofrecía la empresa para instituciones financieras y cooperativas. De esta
manera comenzó un proceso de migración que tomó unos 3 meses.
¿Qué hace la empresa? ¿A qué se actividad se dedica?
Somos una cooperativa institucional sin fines de lucro cuyo fin es beneficiar a
todos sus socios en igual medida.
Esencialmente nos dedicamos a ofrecer servicios, soluciones financieras, Ahorros
y Crédito a todos nuestros socios y allegados.
Localización de la Empresa
Centro ciudad, San Francisco de Macorís, Provincia Duarte.

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Misión
Facilitar el desarrollo social sostenible de nuestro socios y su entorno, guiados por
los principios universales del cooperativismo y los valores institucionales.

Visión
Ser la institución cooperativa modelo en Latinoamérica, el medio por excelencia
para nuestros asociados y la comunidad en la construcción y sostenimiento de su
bienestar y desarrollo.

Valores
Solidaridad: Ser solidarios con las causas e intereses de nuestros socios y
allegados ayudándoles en el camino de alcanzar sus objetivos.

Ética: Mantener un alto nivel de respeto por los principios y preceptos que forma la
imagen profesional de nuestra institución, enalteciendo siempre nuestros valores.
Excelencia: En nuestros productos y servicios siendo un referente a nivel
internacional en el sector cooperativo.
Lealtad: A los principios del cooperativismo, edificando sobre estos el porvenir de
una institución sólida y confiable.

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 PRESENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

La Cooperativa de Ahorros y Créditos La Patriótica utiliza AdvanSys como su

sistema de información gerencia. Esta herramienta es una solución completa que
automatiza e integra de la forma más eficiente las operaciones de la empresa,
permitiendo alcanzar mayores grados de rentabilidad y productividad.
Funcionalidades:
 Aumenta la productividad la cooperativa al automatizar todas las áreas
operativas de su quehacer diario disminuyendo los procesos manuales y el
riesgo de error Humano.
 Aumenta la capacidad de la cooperativa para ofrecer mejor servicio al
cliente.
 Mantiene la cartera de préstamo sana y una base competitiva en un
mercado cada vez más agresivo.
 Eficientiza el departamento de cobros proporcionándole herramientas de
trabajo.
 Impulsa a toda la organización a hablar el mismo idioma integrando las
diferencias áreas de la cooperativa.
 Brinda mayor control sobre acceso a información crítica.
 Permite mantener la información consistente y actualizada al momento.

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MODULOS DE ADVANSYS
Para garantizar un mejor funcionamiento de las áreas funcionales que integran la
operatividad de La Cooperativa de Ahorros y Créditos La Patriótica INC, el sistema
de Información Gerencial Advansys está integrado por diferentes módulos que
permiten a los usuarios de cada área administrar de forma enfocada sus
operaciones en un interfaz amigable y sostenible con sus funciones. A
continuación presentaremos los módulos esenciales en las operaciones que se
desarrollan día a día en el negocio, explicando sus bondades e ilustrando las
características principales para su uso efectivo:

MÓDULO DE PLATAFORMA

A través de este Módulo del sistema se tiene acceso a todos los procesos
relacionados con los préstamos. A continuación, se describen cada uno de los
submenús que integran este módulo.
 Registros: En esta parte del menú se tiene acceso para realizar los
diferentes procesos de registro y procesamiento que intervienen en los
diferentes Módulos de Financ como son: Registros de Clientes, Registros
de Cuentas de Ahorros / Débitos, Registro de Solicitud de Préstamos,
Directorio Telefónico, etc.

 Consulta: Esta opción permite realizar consultas reportes tales como:

Estado del Cliente, Estado de Cuentas de Ahorros, Estado de Cuentas de
Débito, Generación de Contrato de Inversiones, entre otros.

 Sucursales: Esta opción permite al usuario ubicarse en una sucursal

determinada.

 Módulos: Esta opción permite al usuario ubicarse en un módulo diferente al

actual.

CARACTERÍSTICAS DEL MÓDULO DE PLATAFORMA

● Concepto de cliente único, permitiendo enlace con los demás módulos.
● Conexión automática con los módulos relacionados.
● Estados de cuentas.
● Información general de clientes.
● Generación de tabla de amortización.

7
REGISTRO DE CLIENTES
Esta pantalla se utiliza para el registro de nuevos clientes de la institución.
También permite consultar los clientes registrados en el sistema para realizar
cualquier modificación que sea necesaria. La pantalla se muestra a continuación:

Registro de Clientes Operaciones de la ventana:

● Registro de un nuevo Cliente

Presionar el botón Nuevo (Figura Hoja Blanca. Ver Guía de Usuarios). Llenar los
siguientes datos:

● Código Cliente: Generado automáticamente por el sistema. Se compone

del Número de la Sucursal, seguido por una secuencia.
● Tipo de Cliente (*): Debe seleccionarse una de las siguientes opciones:
Persona Física o Persona Jurídica.
● Sucursal (*): Este campo contiene el Nombre y el Número de la Sucursal
en la que se está creando el cliente.
● Agencia: Puede seleccionarse una agencia desde el registro de Agencias.
● Nombre del Cliente (*)
● Primer Apellido del Cliente (*)
● Segundo Apellido del Cliente
● Alias o apodo del Cliente

En este panel también tenemos la parte céntrica lo que son los datos generales,
localización, negocios, personas e informaciones adicionales.

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Así se ve el menú de la cuenta de ahorros

Así se deben el menú de la solicitud de préstamo

Al seleccionar una solicitud de préstamo, se presenta una ventana que permite

modificar toda la información general necesaria del solicitante del préstamo, así
como también la información del co- solicitante, las referencias personales de
ambos, y la información general del préstamo (Tipo de Préstamo, Monto, Forma
de Pago, Plazo, Propósito por el que se solicita, entre otras cosas).

No. Solicitud: Es el número de secuencia que el sistema genera

automáticamente para la solicitud.

TABLA DE AMORTIZACIÓN
La tabla de amortización se utiliza para tener una proyección estimada de la tabla
del préstamo, atendiendo al monto solicitado, la tasa de interés y el tiempo
estimado para pagar el préstamo. Es una forma rápida y precisa de mostrarle al
cliente cómo será el comportamiento de su préstamo al momento de realizar el
negocio. Esta opción permite al cliente y a la empresa evaluar cual sería la forma
9
más adecuada del otorgamiento del préstamo de una manera eficiente, clara y
efectiva. La pantalla para generar la tabla de amortización es la siguiente:

A continuación mostraremos el valor de consultas de la solicitud de

préstamo:

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Estado de la Solicitud: Es el estado en el que se encuentra una solicitud. Justo
debajo de la opción de solicitud préstamo podemos ver la solicitud en proceso
aquí detalla cuál es el resultado del proceso.
● Solicitudes en Proceso
● Solicitudes Aceptadas
● Solicitudes Rechazadas
● Solicitudes Integradas: Son aquellas solicitudes a las cuales, después de
aceptadas, ya se ha aplicado el desembolso (generando una nueva emisión
de préstamo).

Aparecerá la siguiente pantalla de consulta de clientes:

CONSULTA DE CLIENTES
Esta ventana permite consultar y/o modificar los datos de los clientes por varios
criterios (Código, Nombre, Apellido, Cédula, Referencia).
Estado del Cliente: Es el estado en el que se encuentra actualmente el cliente
(Activos, Inactivos, Pasivos, Retirados).
Se debe presionar clic para elegir el estado del cliente por el que se desea filtrar;
lo mismo para seleccionar la sucursal, cuyo filtro está ubicado en la parte inferior
derecha de la ventana.
Desplazamiento en la ventana de búsqueda: En la parte superior izquierda de la
ventana hay cuatro botones (Inicio, Anterior, Próximo y Final). Estos botones
permiten desplazarse dentro del archivo de clientes de forma ascendente o
descendente, y desde el principio al final o viceversa.

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 ● Búsqueda para modificar un cliente
Se elige que tipo de cliente se desea buscar, se presiona clic para activar el
criterio, y luego se escribe el texto que se desea encontrar en la opción Buscar
(color verde). Inmediatamente se acercará al contenido de la información más
parecida. Para seleccionar el registro, presionar doble clic sobre él.
Al seleccionar un cliente, se presenta la ventana de Registro de Clientes que
permite modificar toda la información general necesaria del cliente.

MÓDULO DE CAJA

El objetivo de este módulo es conocer el uso y funcionamiento del área de Caja

para operar las diferentes actividades que se realizan en él. En este módulo el
usuario se provee de toda la información necesaria para manejar eficientemente
las operaciones en cuestión.

CARACTERÍSTICAS DEL MÓDULO DE CAJA

 Se tienen todas las opciones disponibles sin necesidad de cambiar de un
menú a otro.
 Realización de las principales transacciones a cuentas (Depósitos, retiros,
cobros a préstamos).
 Cobros de los diferentes servicios que se manejan en la empresa: facturas
telefónicas, placas, ventas de útiles, cambio de cheques, etc.
 Generación de reportes de ingresos diarios.
 Reportes de cuadres de caja.
 Generación automática de depósitos y reposición de efectivo.

AHORROS Y DÉBITOS

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Esta sección del Módulo de caja representa las opciones de uso masivo de los
usuarios del área y con los cuales dependerán el mayor flujo de operaciones.
Entre las funcionabilidades que encontramos en esta parte se encuentran:
 Realizar Depósitos o Retiros de Ahorros / Débitos
 Presionar clic en el botón Ahorros / Débitos (ver 1 en figura) en el panel de
la izquierda.
 Digitar el Código de Cuenta o presionar botón Cuenta de Ahorros (ver 2 en
figura).

DESGLOSE DE EFECTIVO

En esta opción se coloca la denominación de moneda y cantidad respectivamente

hasta que el total distribuido sea igual al Total de la operación.
Si tiene monto A Devolver (que le sobra), colocar denominación de moneda y
cantidad respectivamente, hasta que el monto A Devolver sea igual a cero.

PRÉSTAMOS

Se despliega un panel con los

datos del cliente, Balance del
préstamo, % Interés, Monto
prestado, Número del
préstamo, Monto de la cuota.

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COBRO DE SERVICIOS

Permite cobrar los

diferentes servicios
anexados al sistema a
través del Pagatodo, u otro
sistema que permita el
cobro de los servicios.

MOVIMIENTOS DEL DIA

A través de esta opción se puede consultar, reimprimir, generar listados, y anular

transacciones si las condiciones lo permiten (no proveniente de otros módulos, no
transacciones anteriores en esa cuenta, usuario Oficial de Caja).

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MÓDULO DE PRÉSTAMOS
El Módulo de préstamos es una herramienta creada para facilitar la gestión,
registro, seguimiento y consecución de los préstamos en su proceso. A través de
este podemos registrar a los solicitantes, llenar la solicitud, disponerla para su
análisis, revisar los burós de crédito a disposición de la empresa, evaluar dicha
solicitud y disponerla para su posterior aprobación o rechazo. Todo esto en tiempo
real utilizando las facilidades de este sistema de información gerencial que integra
todos estos procesos en un módulo amigable para cualquier usuario.

CARACTERÍSTICAS DEL MÓDULO DE PRÉSTAMOS

1. Concepto de cliente único, permitiendo enlace con los demás módulos.

2. Reportes de cuotas atrasadas, permitiendo tener un control estricto de la
cartera de préstamos.
3. Control del Día a Día. El sistema se encarga de informar a cuales clientes
hay que llamar (permitiendo el registro del informe generado). Genera
documentos de intimación de pagos, sentencias, cartas y otros documentos
de procedimientos legales.
4. Reporte de antigüedad de saldo.
5. Relación de cobros de préstamos concedidos.
6. Reporte de Control de cobros semanales.
7. Reporte de entrada y salida de efectivo.
8. Registro y Mantenimiento de las Solicitudes de Préstamos para entidades
físicas y/o jurídicas.
9. Consultas de préstamos por varios criterios.
10. Generación de reportes sobre los préstamos otorgados.
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 11. Control del proceso de tramitación de préstamos.
12. Control de los préstamos desembolsados.
13. Registro y control de las garantías de los préstamos.
14. Control de la relación de los préstamos con las garantías y otros
instrumentos.
15. Generación de los reportes necesarios para los organismos externos
(Superintendencia de Bancos y Banco Central).
16. Pago de cuotas por diferentes medios (efectivo, cuenta de ahorros, fondos
de inversiones).
17. Cobro y reprogramación de préstamos en grupo.
18. Control del proceso de devengo.
19. Conexión automática con los módulos relacionados.
20. Generación de recibos de ingresos en cada cobro (integrado a la
contabilidad general evitando el reproceso de información contable).
21. Distribución automática de intereses y comisiones.
22. Cálculos de mora por múltiples métodos de aplicación.
23. Generación automática de documentos en la emisión de cada préstamo.
24. Estados de cuentas.
25. Información general de clientes.
26. Diversos métodos de acuerdos (Cuota total, Cuota de capital fijo,
Vencimientos, Intereses capitalizables).
27. Generación de tabla de amortización.
28. Cálculos de tasas efectivas.

A través de este Módulo del sistema se tiene acceso a todos los procesos
relacionados con los Préstamos. A continuación se describen cada uno de los
submenús que integran este módulo.

Registros: En esta parte del menú se tiene acceso para realizar los diferentes
procesos de registro y procesamiento que intervienen en los Préstamos como son:
Registro de solicitud,

Tramitación de préstamos, Reprogramación de Préstamos, Pago en Grupo de

Préstamos, Cargos a Préstamos, Autorizaciones de cobros, Administración de
seguros, etc.

Consultas y Reportes: Esta opción permite realizar consultas y/o reportes tales
como:

Vencimiento de Cobros, Consulta de Transacciones, Relación de Cobros,

Préstamos concedidos, Cuotas Vencidas, Análisis de Préstamos atrasados,
Proyección de cobros, Informe de seguros, entre otros.

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Otras operaciones: En esta parte del menú se permite al usuario realizar otros
tipos de operaciones importantes en el desarrollo de los procesos de control de
préstamos tales como:

Día a Día del departamento de cobros, Tabla de Amortización para evaluaciones,

Proceso de devengo de intereses para la contabilización, Análisis de Cartera,
Riesgos de Mercado, Envíos a instituciones crediticias y otros reportes auxiliares
de análisis.

Reporte Deudores: Esta opción permite generar los reportes requeridos por
organismos externos (Superintendencia de Bancos y Bancos Central), entre los
que se encuentran: Créditos con Garantías, Créditos con coo-deudores, Créditos e
inversiones castigadas, Créditos Comerciales, Créditos Microempresas, Créditos
Hipotecarios, Créditos Consumo, Cuentas Inactivas y otros requeridos.

Análisis crédito: Esta parte del menú permite hacer la configuración necesaria
para el proceso de evaluación de activos: Registros de factores de riesgos,
Registro de tablas de evaluaciones, Configuración de tabla de comportamiento
histórico, Factores de riego de país, entre otros.

Generales: a través de esta opción se tiene acceso a realizar registro de

alimentación de datos básicos para el uso del módulo de préstamo. Tales como:
Definición de los tipos de préstamos a utilizar, Clasificación de los tipos de
préstamos, Configuración de los descuentos a utilizar en la tramitación de los
préstamos, Registro de conceptos, Forma de Pago, Configuración de Préstamos,
además de registrar otras informaciones necesarias para generar los reportes
propios del Módulo de Préstamos.

Sucursales: Esta opción permite al usuario cambiar a otra sucursal si tiene

acceso a más de una.

Módulos: Esta opción permite al usuario acceder a otro módulo diferente al

actual.

REGISTROS DE SOLICITUD DE PRÉSTAMOS

Esta ventana permite consultar las solicitudes de préstamos que están en

Proceso, Aceptadas, Rechazadas, o Integradas. También permite registrar nuevas
solicitudes de préstamos. Al seleccionar esta opción del menú se presenta la
siguiente ventana.

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Esta ventana permite consultar y/o modificar las solicitudes de préstamos por
varios criterios (Número Solicitud, Nombre, Apellido, Cédula).

Estado de la Solicitud: Es el estado en el que se encuentra una solicitud.

Solicitudes en Proceso: Son aquellas solicitudes que todavía no han sido

analizadas por el Departamento de Crédito de la institución.

Solicitudes Aceptadas: Son aquellas solicitudes que han sido analizadas por el
Departamento de Crédito, pero que aún no han sido desembolsadas.

Solicitudes Rechazadas: Son aquellas solicitudes que el Departamento de

Crédito ha rechazado. Al pasar a estado rechazada no estarán disponibles para el
proceso de emisión de desembolso.

Solicitudes Integradas: Son aquellas solicitudes a las cuales, después de

aceptadas, ya se ha aplicado el desembolso (generando una nueva emisión de
préstamo).Se debe presionar clic para elegir el estado de la solicitud por el que se
desea filtrar; lo mismo para seleccionar la sucursal, cuyo filtro está ubicado en la
parte inferior derecha de la ventana.

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PANEL DATOS SOLICITANTE

En este panel se procede a registrar los datos personales adicionales del

solicitante que son necesarios para llenar la solicitud.

● Campos a digitar en Datos Adicionales del Solicitante

● Cédula Solicitante(*)
● Pasaporte
● Estado Civil
● Sexo
● Nacionalidad
● Dependientes: En este campo se especifican la cantidad de personas que
son dependientes directas del solicitante.
● Dirección Solicitante
● Teléfono y Tipo Teléfono: Estos campos son para almacenar uno o varios
teléfonos del solicitante. Cuando se digita un número de teléfono debe
especificarse que tipo es (Beeper, Casa, Celular, Compañía, Familiar, Fax,
No tiene, Trabajo, Vecino) y luego presionar la tecla Enter para agregarlo
en el registro de la solicitud.
● Ver registro de tipos de teléfono en la Opciones generales del Menú
General del Sistema Financiero.
● Email
● Alias: En este campo debe registrarse cualquier otro nombre o apodo por
el que se conozca al solicitante.

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 ● En definitiva este módulo tiene una estructura robusta que nos permite
captar la más mina información del solicitante, codeudor o codeudores,
garantías, conyugue, referencias y demás. Gracias a el nivel de indagación
podemos construir el perfil del socio de forma correcta, sin dejar escapar
informaciones de relevancia.

MODULO DE CONTABILIDAD

A través de esta parte del sistema se tiene acceso a todos los procesos del
Módulo de Contabilidad, a continuación se describen cada una de las opciones
que integran el Módulo de Contabilidad.
CARACTERÍSTICAS DEL MÓDULO DE CONTABILIDAD
● Integra todas las transacciones de los demás módulos.
● Permite trabajar en nuevo período fiscal sin terminar el actual, asegurando
la
● continuidad de la contabilidad.
● Generación de informes a cualquier fecha (estados financieros, mayor
general, balance de comprobación, otros).
● Permite trabajar en meses posteriores aunque no se haya cerrado el mes
en proceso (uso de lotes externos).
● Estructura de cuentas predefinida por el usuario.
● Año fiscal definido por el usuario.
● Configuración de las actividades en los demás módulos evitando errores de
codificación.
● Controles de procesos contables.
● Historia de todos los períodos fiscales.
● Validación intensa de las operaciones contables.
● Estados financieros en más de un idioma.

SECCIONES DEL MÓDULO DE CONTABILIDAD

Registros: en esta parte del menú se tiene

acceso para realizar los diferentes procesos de
registros que se llevan a cabo en el manejo
efectivo de las transacciones contables como
son: el Registro de transacciones, Catálogo de

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cuentas, Presupuestos, Definición de proyectos, Lotes externos, Integrar / listar
lotes.
Consultas y Reportes: esta opción permite realizar consultas y reportes tales
como: Cuentas múltiples, Visualizar transacciones, Balance de proyectos.
Cierres: a través de este menú se pueden realizar las siguientes operaciones:
Diario general, Balance de comprobación, Mayor general, Estados financieros,
Cerrar mes / período contable y Cierre de cuentas nominales.

Otras Operaciones: a través de este menú se permiten realizar otras operaciones

contables que facilitan el desarrollo eficiente de los procesos de la contabilidad.
Las operaciones que podemos realizar a través de esta parte del sistema son las
siguientes: Transferir e integrar transacciones.
Configuración: Esta opción del menú se utiliza para realizar otras operaciones de
registro con las informaciones necesarias para el buen funcionamiento del módulo
en cuestión. Por medio de esta opción se puede registrar Tipo de Moneda,
Registro de Tasas, Configuración del Contabilidad, etc.

El módulo proporciona la información necesaria para que el usuario pueda utilizar

el módulo de Contabilidad y aprovechar al máximo los recursos del sistema.

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22
MODULO DE COBROS
Los sistemas de cobros son de gran importancia debido a que proporcionan datos
en tiempo real de dicho proceso, facilitando el análisis y la creación de estrategias
para minimizar riesgos, errores, pero sobretodo implementar buenas prácticas
para aumentar la liquidez en las empresas.

Un sistema de créditos y cobranza tiene por objetivo primordial apoyar en la

administración de los créditos que se les brindan a los clientes y la recuperación
efectivas de las obligaciones que ellos adquieren con la empresa

Bien podemos decir que las cuentas por cobrar son unos de los conceptos más
importantes de los activos circulantes. Su importancia radica en forma directa con
relación al giro del negocio y la competencia.

En cuanto al sistema de cobranza podemos decir que se debe de asignar un

responsable con la finalidad de que se le pueda dar un mejor seguimiento a este
sistema de cobranza.

CARACTERÍSTICAS DE COBROS

 Concepto de cliente único, permitiendo enlace para prestar un mejor

servicio. Permite reportes de cuotas atrasadas (con último o todos los
atrasos) ayudándonos a tener un control estricto de nuestras carteras de
préstamos.
 Nos ayuda a tener un mejor Control de todo lo que acontece cada día.
 Nuestro sistema se encarga de informar a cuáles clientes hay que llamar
(permitiendo el registro del informe generado). Además, genera
documentos de intimación de pagos, sentencias y otros documentos de
procedimientos legales.
 Reporte de vencimientos de cobros, reporte de análisis de la cartera,
informe de préstamos concedidos, informe de cuotas vencidas, estados de
cuentas, información general de clientes, generación de tabla de
amortización.

DESCRIPCIÓN GENERAL SOBRE EL

MÓDULO DE COBROS

A través de esta parte del sistema se tiene

acceso a todos los procesos de cobro y
está compuesta por los siguientes
submenús.

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Registros: En esta parte del menú se tiene acceso para realizar los diferentes
procesos de registro que intervienen en los préstamos como son: Día a día,
generación de cartas y documentos.

En registro día a día ocasión la empresa puede determinar cuáles prestamos

están atrasados, los que tienen acuerdos con la empresa, intimados o en proceso
legal, permitiendo de esta manera determinar de manera precisa, concisa y
oportuna que acción realizar con estos préstamos para de una manera eficiente
tener una cartera de préstamos sana y un historial del cliente efectivo que conlleve
a la empresa a la toma de decisiones de manera correcta y efectiva.

Fecha de Análisis: Fecha hasta la cual se realizará la evaluación de los

préstamos.

• Organizar: Permite organizar los datos presentados en pantalla con diferentes

criterios para de esta forma agilizar la búsqueda de los préstamos de una manera
más eficiente.

La forma de organizar estos datos son los siguientes: Cuotas Atrasadas,

Nombre/Apellido, Apellido/Nombre, o Número de Contrato.

• Tipo de Préstamo: Permite filtrar o seleccionar solo los préstamos que

pertenecen al tipo seleccionado.

• Clasificación Tipo de Préstamo: Permite filtrar o seleccionar solo los préstamos

que pertenecen a la clasificación seleccionada.

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 • Filtros adicionales: Este botón permite filtrar o seleccionar los préstamos por
otros criterios adicionales de agrupación. (Representante, Cobrador, Grupos,
Oficial de Negocios, Características), entre otros.

Dentro del cobro pertenecen a registros los siguientes: Día a Día cartas de
cobros (pantalla en proceso), cartas de saldos, cartas de certificaciones,
intimaciones procesos legales (pantalla en proceso), control de entrega de
documentos (pantalla en proceso), recibos varios (pantalla en proceso).

Pertenecen a consultas y reportes los siguientes: Vencimientos de cobros,

consultas de transacciones, reportes de garantías, préstamos concedidos, cuotas
vencidas, estados de cuentas, generación de cartas, consultas de cheques
devueltos, otras operaciones, tabla de amortización.

Opción Ver Todos: en nuestros programas nos muestra todos los préstamos
según los filtros seleccionados, sin respetar algunos filtros. por ej.: En el panel
acuerdos para hoy si se tiene esta opción marcada mostrará todos los clientes con
acuerdo, independiente que el acuerdo sea de la fecha a evaluar. Esta opción se
detallará más adelante en cada uno de los paneles.

Consultas por vencimientos de cobros: Con esta pantalla es posible imprimir

varios reportes relacionados con el vencimiento de las cuotas atrasadas de los
préstamos, evaluar balance de capital a una fecha determinada y realizar análisis
de morosidad. La pantalla es la siguiente:

Para generar los reportes que proporciona esta ventana, es posible filtrar por los
siguientes criterios:

• Fecha de Referencia: Esta opción permite visualizar el reporte a partir de una

fecha determinada; pero también sucursales y agencias.

• Selección de Préstamos: Este botón permite seleccionar los préstamos que se

desean visualizar en el reporte.

• Ordenar Por: Con esta

opción es posible presentar la
información organizada por
varios criterios diferentes:
Número de Préstamo,
Identificador del préstamo,
Nombre del Cliente, Apellido
del Cliente, y por el Balance
del Préstamo.

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 • Fecha préstamo: Indica el rango de fechas de préstamos que se desean
visualizar en él.

Los siguientes campos son criterios generales de búsqueda, dependiendo de la

asignación realizada a los préstamos va a incluir en el reporte lo siguiente:
Característica, tipos de negocios, tipos de préstamos, clasificación del préstamo,
sud-clasificación del préstamo, forma de pago, tipo de cálculo, tipo de acuerdo,
tipo de mora.

• Rango de Interés: En estos campos se digita el rango de interés de los

préstamos por los que se desea filtrar para la impresión del reporte

. • % Gar. Aport.: En estos campos (solo se activan para las Cooperativas de

Ahorro y Crédito). Se digita el rango del porcentaje de aportaciones que garantizan
en los reportes de los préstamos se deben de incluir en el reporte, ocupación,
representante, cobrador, tipo de deudor.

Si se marca el cotejo Calcular Intereses a la Fecha, el reporte incluirá todos los

préstamos que cumplan con los criterios seleccionados, con el interés calculado a
la fecha de referencia. Si se marca el cotejo Totalizar Préstamos.

El reporte contendrá una columna adicional en la que se muestra el total al día del
préstamo. Si se marca el cotejo Incluir Monto Garantizado del Préstamo, el reporte
incluirá aquellos montos del préstamo que estén garantizados en el cálculo del
porciento para aportaciones del préstamo.

Consultas de transacciones: En esta pantalla se permite realizar consultas de las

transacciones realizadas a los préstamos como son cobros, notas de débitos y
notas de créditos. Además, permite generar reportes de las transacciones
evaluadas según la selección realizada en cada solicitud de información.

MODULO DE CUENTAS POR PAGAR

A través de esta parte del sistema se tiene acceso a todos los procesos del
Módulo de Cuentas por pagar, a continuación se describen cada una de las
opciones que integran el Módulo de Cuentas por pagar.

Registros: En esta parte del menú se tiene acceso para realizar los diferentes
procesos de registros que se llevan a cabo en el manejo efectivo de las
transacciones de los proveedores como son: el Registro de transacciones,
proveedores de la empresa, Catálogo de proveedores, Tipo de proveedores,

26
Condiciones de pagos, Solicitud de pagos, Aplicación de pagos, Ordenes de
compras, Consultas de ordenes de compras.

Consultas y Reportes: Esta opción permite realizar consultas y reportes tales

como: Visualizar transacciones, Estados de cuentas, Facturas por pagar, Listado
de balances, Análisis de saldos, Análisis de pagos.

27
 Otras Operaciones: A través de este menú se permiten realizar otras
operaciones de las cuentas por pagar que facilitan el desarrollo eficiente de los
procesos contable. Las operaciones que podemos realizar a través de esta parte
del sistema son las siguientes: Facturas reincidentes, Actualización de tasa,
Cierre, intercambio, Integrar a la contabilidad, Configuración.

28
Generales: Mediante esta opción es posible registrar información adicional
necesaria para el buen funcionamiento del Módulo de Cuentas por Pagar.
Permite Registrar Proveedores, Condiciones de Pago, Clasificación de
Transacciones, entre otras.

29
 ANÁLISIS
El estudio de la asignatura de Sistemas de Información Gerencial nos permite
tener una visión crítica de los esfuerzo de progresar nuestros negocios a base de
inversiones de valor en el segmento tecnológico. Aplicar oportunamente las
decisiones dependerá de qué tan claras se presenten las informaciones y de cómo
se procesan estas para aprovecharlas. En cuanto al sistema que hemos estudiado
en la Cooperativa de Ahorros y Créditos La Patriótica INC tenemos a bien decir
analizar sus bondades y oportunidades evidenciadas en la consulta de su sistema
informático AdvanSys.
El sistema AdvanSys da respuesta a los requerimientos operativo de la
Cooperativa: esto queda evidenciado con el desarrollo de la herramienta
mediante módulos que integran todas las áreas funcionales del negocio. Cada
sección está conectada con el resto de los módulos, afectando la contabilidad
general de la empresa y permitiendo a los gerentes conocer el estado real de la
cooperativa accediendo mediante los reportes que la misma herramienta provee.
Seguridad de la información mediante la clasificación de los usuarios:
apreciamos que cada módulo tiene codificado el tipo de usuario que debe acceder
a ellos, permitiendo que no sean alterados por personas no autorizadas a los
datos. Esto garantiza el buen uso de la herramienta y el efectivo trato de la
información que se procesa.
Acceso sencillo y amigable: la herramienta tiene una interfaz sencilla que
permite a los usuarios manipular los procesos de forma eficaz. A pesar de tener
módulos diferentes, toda la herramienta utiliza códigos similares para introducir la
información, consultarla, procesarla y gestionar cada actividad.
La herramienta es actualizada acorde a las demandas: esto es muy importante
para la sostenibilidad del negocio. El equipo de Soporte de TI actualiza la
herramienta acorde a los requerimientos que se van originando, principalmente de
los organismos reguladores del sistema financiero y a la vez, de los usuarios
internos.
Advansys procesa las informaciones diarias: permitiendo que se tenga una
vista panorámica de la situación actual de la empresa. Mediante los reportes de
caja, contabilidad, cobros, préstamos y demás, los gerentes pueden resumir con
facilidad las capacidades que ha desarrollado la cooperativa en un día laboral.
Esto permite tomar decisiones oportunas, eficientes y a tiempo.
En resumidas cuentas, la integración de esta herramienta de información gerencial
ha permitido a la Cooperativa de Ahorros y Créditos La Patriótica sostener sus
operaciones con la calidad que demanda el sector financiero. Sus clientes
perciben que sus informaciones de valor están garantizadas y aseguradas cuando
diariamente acceden a los servicios financieros de la institución, agraciándose de
los beneficios que dan la asociación de los clientes y la respuesta oportuna de la
gerencia en satisfacer sus demandas de servicios.

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 RECOMENDACIONES

En el módulo de plataforma para poder crear a los clientes en la cuenta de ahorro

o para realizar un préstamo lo primero que debemos hacer es registrar al cliente
entonces seleccionamos la opción de nuevo y ahí indicamos si el cliente se le
estaría creando una cuenta de ahorro o solicitando un préstamo. Para tener una
plataforma más amigable con el usuario y que estos puedan ser más eficientes es
importante que la plataforma sea más integrada se puede crear de manera inicial
un menú de consulta para verificar los datos de los clientes y el estado de las
solicitudes de préstamos y demás… en AdvanSys creando también un menú
llamado órdenes donde se puedan realizar las diferentes solicitudes de los
servicios.
En el módulo de Caja podrían implementar otras funciones, tales como, en los
préstamos; ser buscados por el número de cédula del cliente y no solo por el
número de préstamo, ampliando la facilidad del usuario y del cliente a obtener la
información con varias opciones.
Para mejorar el módulo de préstamo podríamos crear e implementar hipervínculos
que nos permitan interconectividad con los buros de crédito utilizados en el país
(Datacrédito y Transunión) de forma rápida y sencilla. Permitiéndonos de esta
manera acceder a la información crediticia de los solicitantes de forma oportuna
para la correcta toma de decisiones del personal de negocios, oficiales y
consejeros de crédito. Adicional a esto, este hipervínculo puede estar alimentado
también por el score crediticio de la personas utilizando un software paralelo al de
advansys que nos prediga la posibilidad de financiamiento para el solicitante en
cuestión como tienen sistemas de información de instituciones como (Popular,
Banreservas, Scotiabank, Adap, Asociación Cibao Etc.
En el Módulo de Cuenta por Pagar debería haber opciones que permitan listar solo
los proveedores activos de la empresa. Que esta consulta pueda simplificar los
listados de búsqueda de proveedores y el departamento de Administración pueda
visualizar con mayor eficacia una consulta de las cuentas activas.

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 CONCLUSIONES

El desarrollo de las tecnologías ha permitido que la empresas puedan

potencializar sus esfuerzo en ofrecer un bien o servicio de forma más competitiva
y acorde a los requerimientos cambiantes de sus cliente y relacionados. En el
transcurso de la materia de Sistemas de Información Gerencial experimentamos la
importancia directa que tiene este efecto en el logro de los objetivos personales y
colectivos.
En nuestro caso de estudio, requisito para el cierre de este programa académico,
estudiamos como el sistema de información gerencial que utiliza la cooperativa
para sostener sus operaciones diarias y a la vez dar respuesta a los
requerimientos de sus proveedores, clientes y supervisores en el régimen
financiero. Esta experiencia nos hizo palpar de manera directa la relación que
coexiste entre el diarismo operativo y el procesamiento de estas transacciones
para tomar decisiones de valor. Cada módulo tratado da respuesta a los
requerimientos de los usuarios que accionan de manera codependiente para
sostener un servicio de calidad.

Cada integrante de este grupo está convencido del esfuerzo que hacen las
empresas para poder estar a la vanguardia tecnológica, dependiendo de estas
para poder existir en el tiempo. Cada inversión apostada a la vanguardia de los
sistemas de información permitirá a los gerentes tener una información clara y
contundente de cómo marcha el negocio. Los clientes también demandan de estos
aplicativos, cuando al acceder a la información de la empresa quieren hacerlo de
forma amigable, eficiente, precisa y con una respuesta oportuna. Pensar que hace
cincuenta años nuestras empresas apenas empezaban a incursionar en estos
temas es un signo de avance y desarrollo para el país. Quedamos claro que los
negocios y los sistemas de información no pueden coexistir separadamente. En
este contexto, no podríamos desarrollar nuestro negocio si no invertimos en estos
elementos tecnológicos que garantizarán el éxito de las empresas.

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 BIBLIOGRAFIA

 MANUAL DE OPERACIONES (COOPERATIVA COOPRODETE)

 MANUAL DE INDUCCION (COOPMAIMON)
 MANUALES DE MODULOS SISTEMA FINACIAL ADVANSYS
 WWW.VEGAREAL.COM
 WWW.IDECOOP.COM
 https://www.advansys.com.do/

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