Curso: “Mecanismos para una adecuada Fiscalización y Administración de contratos de obra con énfasis en la revisión y control de planillas”

PROCESOS DE CONTRATACION PÚBLICA – NORMAS COMUNES

FASES Y ETAPAS

1. PROCEDIMIENTO DE REGIMEN GENERAL

Este procedimiento se realiza a través de dos fases:

 Fase preparatoria de los procedimientos de contratación pública

 Fase precontractual de los procedimientos de contratación pública
1

Diagrama de la fase preparatoria y precontractual:

FASE PREPARATORIA FASE PRECONTRACTUAL

RECOPILAR E INGRESAR INFORMACION REFENTE A: RECOPILAR E INGRESAR INFORMACION REFENTE A:

• Plan Anual de Contratación. A. Creación del proceso en el portal

• Estudios, diseños, especificaciones técnicas. A1 Información básica
• Estudio de desagregación tecnológica de ser pertinente. A2 Categorización (categoria CPC)
• Certificación de disponibilidad presupuestaria A3 Cronograma (plazos y fechas)
• Modelo de pliegos. A4 Anexos (pliegos y estudios)
• Resolución de la máxima autoridad
B. Interelación con los ofertantes
B1 Preguntas, respuestas y aclaraciones
B2 Entrega - recepción de ofertas
B3 Convalidación de errores

C. Calificación
C1 Evaluación de las ofertas
C2 Adjudicación

D. Suscripción del contrato

De conformidad a lo que determina la Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Contratación Pública (LOSNCP), en todo procedimiento de contratación se debe cumplir
literalmente las normas comunes antes de iniciar la fase precontractual, mismas que se
encuentran definidas en los artículos comprendidos desde el 22 al 36 de la LOSNCP.

1.1. FASE PREPARATORIA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN

PÚBLICA

1.1.1. Plan Anual de Contratación (PAC)

Art. 22 de la LOSNCP:

 El PAC es el instrumento de planificación de la contratación pública, que deberá

ejecutarse de conformidad con lo prescrito en la Ley Orgánica del Sistema

Fuente: Curso E-learning SERCOP

Fuente: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y Reglamento General Ibidem
Fuente: Resolución SERCOP 0000072
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Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General, así como del

cronograma establecido.

 Para elaborarlo, se considerarán los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo o

de los planes regionales, provinciales, locales, y fundamentalmente
institucionales, y lo dispuesto por el Código Orgánico de Planificación y Finanzas
Públicas en cuanto al plan anual de inversiones inversiones.

 Previo a la elaboración del PAC, las entidades contratantes deben tener en

cuenta que únicamente los programas y proyectos incluidos en el Plan Anual de
Inversiones o que hubieren obtenido la prioridad de la Secretaría Técnica del
Sistema Nacional Descentralizado de Planificación Participativa durante la
ejecución presupuestaria, podrán recibir recursos del Presupuesto General del 2
Estado.

 Es obligación de toda entidad contratante elaborar el PAC, instrumento de

trabajo que debe ser aprobado y publicado a través del Portal institucional
www.sercop.gob.ec hasta el 15 de enero de cada año. El PAC puede reformarse
mediante resolución motivada de la máxima autoridad, reforma que también
debe publicarse en el Portal.

Art. 26 del Reglamento General LOSNCP:

 El PAC debe contener la siguiente información:

“(…)

1. Los procesos de contratación que se realizarán en el año fiscal;

2. Una descripción del objeto de las contrataciones contenidas en el Plan, suficiente
para que los proveedores puedan identificar las obras, bienes, servicios o
consultoría a contratarse;
3. El presupuesto estimativo de los bienes, servicios u obras a adquirir o contratar;
y,
4. El cronograma de implementación del Plan. (…)”

1.1.2. Estudios, diseños, especificaciones técnicas

 De conformidad a lo que determina el Artículo 23 de la Ley Orgánica del Sistema

Nacional de Contratación Pública, en su parte pertinente señala como
requerimiento obligatorio al inicio de todo procedimiento precontractual, contar
con los estudios y diseños completos, definitivos y actualizados, planos y
cálculos; y, especificaciones técnicas, todo lo cual debe estar debidamente
aprobado por las instancias correspondientes y en concordancia con el Plan
Anual de Contratación de la entidad.

 Es de vital importancia tener en cuenta que la máxima autoridad de la Entidad

Contratante y los funcionarios que hubieren participado en la elaboración de los
estudios, en la época en que éstos se contrataron y aprobaron, tendrán
responsabilidad solidaria junto con los consultores o contratistas, si fuere del

Fuente: Curso E-learning SERCOP

Fuente: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y Reglamento General Ibidem
Fuente: Resolución SERCOP 0000072
 Curso: “Mecanismos para una adecuada Fiscalización y Administración de contratos de obra con énfasis en la revisión y control de planillas”

caso, por la validez de sus resultados y por los eventuales perjuicios que
pudieran ocasionarse en su posterior aplicación.

 El Art. 69 del Reglamento General de la LOSNCP textualmente señala que: “(…)

En el caso de contrataciones sujetas al régimen especial previsto en este
capítulo, será necesario contar con estudios completos, incluidas
especificaciones técnicas y presupuestos actualizados, salvo casos en los que
por la complejidad o nivel de especificidad de los proyectos, dichos estudios
puedan ser mejorados por los oferentes al presentar sus propuestas técnicas.
(…)”

1.1.3. Estudio de desagregación tecnológica 3

 Al respecto se observará lo señalado en el Art. 81 de la Resolución N° RE-

SERCOP-2016-0000072 publicada el 12 de mayo de 2017 que señala lo
siguiente:

“Art. 81.- Alcance.- Las entidades contratantes determinadas en el artículo 1 de

la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, obligatoriamente
y en forma previa a convocar un procedimiento de ejecución de obra pública por
Régimen Común o Régimen Especial, incluidos aquellos del giro especifico del
negocio, cuyo presupuesto referencial sea igual o superior al monto
correspondiente a Licitación de obras, deberán ejecutar el estudio de
Desagregación Tecnológica.”

1.1.4. Certificación de disponibilidad presupuestaria

 La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública al respecto

prescribe lo siguiente:

“Art. 24.- Presupuesto.- Las entidades previamente a la convocatoria, deberán

certificar la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de
recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación.
(…)”

 El Reglamento General de la LOSNCP en su Art. 27 textualmente señala que:

“(…) La certificación incluirá la información relacionada con las partidas

presupuestarias o los fondos a los que se aplicará el gasto; y, se conferirá por
medios electrónicos de manera preferente, y de no ser posible, se emitirá por
medios físicos.”

1.1.5. Modelo de pliegos

 La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública al respecto

prescribe lo siguiente:

“Art. 27.- Modelos Obligatorios.- Serán obligatorios los modelos y formatos de

documentos pre contractuales, y la documentación mínima requerida para la

Fuente: Curso E-learning SERCOP

Fuente: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y Reglamento General Ibidem
Fuente: Resolución SERCOP 0000072
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realización de un procedimiento precontractual y contractual, que serán

elaborados y oficializados por el Servicio Nacional de Contratación Pública, para
lo cual podrá contar con la asesoría de la Procuraduría General del Estado y de
la Contraloría General del Estado.”

 El Reglamento General de la LOSNCP en su Art. 20 textualmente señala que:

“Art. 20.- Pliegos.- La entidad contratante elaborará los pliegos para cada
contratación, para lo cual deberá observar los modelos elaborados por el INCOP
que sean aplicables. Los Pliegos serán aprobados por la máxima autoridad de la
entidad contratante o su delegado.

Los Pliegos establecerán las condiciones que permitan alcanzar la combinación 4

más ventajosa entre todos los beneficios de la obra a ejecutar, el bien por adquirir
o el servicio por contratar y todos sus costos asociados, presentes y futuros.

En la determinación de las condiciones de los Pliegos, la Entidad contratante

deberá propender a la eficacia, eficiencia, calidad de la obra, bienes y servicios
que se pretende contratar y ahorro en sus contrataciones.

Los Pliegos no podrán afectar el trato igualitario que las entidades deben dar a
todos los oferentes ni establecer diferencias arbitrarias entre éstos, ni exigir
especificaciones, condicionamientos o requerimientos técnicos que no pueda
cumplir la industria nacional, salvo justificación funcional.”

 Los pliegos realizados en cada proceso de contratación, en base a los modelos

expedidos por el SERCOP, deberán ser aprobados por la máxima autoridad de
la entidad contratante y, deberán establecer las condiciones que permitan
alcanzar la combinación más ventajosa entre todos los beneficios de la obra a
ejecutar, el bien por adquirir o el servicio por contratar y todos sus costos
asociados, presentes y futuros.

1.1.6. Resolución de la máxima autoridad

 Los Artículos 42 y 49 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación

Pública LOSNCP, prevén la necesidad de conformar una comisión técnica en los
procesos de lista corta y concurso público, en lo que se refiere a la contratación
de consultoría; y, en los procedimientos de licitación.

“Art. 42.- Comisión técnica.- Para la realización de concursos públicos y

contratación por lista corta, la dependencia, entidad u organismo respectivo
conformará, en cada caso, una Comisión Técnica que tome a su cargo y
responsabilidad el llevar adelante los procesos previstos para cada concurso, la
que deberá actuar de conformidad con los pliegos aprobados para el efecto. De
ser necesario se podrá conformar una o más subcomisiones de apoyo a la
Comisión Técnica. (…)”

“Art. 49.- De las fases preparatoria y precontractual.- La fase preparatoria de

todo procedimiento licitatorio comprende la conformación de la Comisión Técnica
requerida para la tramitación de la licitación así como la elaboración de los
pliegos.

Fuente: Curso E-learning SERCOP

Fuente: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y Reglamento General Ibidem
Fuente: Resolución SERCOP 0000072
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 El Reglamento General en su Art. 18 que prescribe con absoluta precisión como

se conforma la comisión técnica y para qué procesos de contratación, tal cual se
describe a continuación:

1. Lista Corta y Concurso Público, para la contratación de consultoría;

2. Subastas inversas cuyo presupuesto referencial sea superior al valor que
resulte de multiplicar el coeficiente 0,000002 por el monto del Presupuesto
Inicial del Estado;
3. Licitación; y,
4. Cotización.
5
La integración de la Comisión Técnica tiene la siguiente estructura:

 Un profesional designado por la máxima autoridad, quien presidirá la

Comisión;
 El titular del área requirente o su delegado; y,
 Un profesional afín al objeto de la contratación designado por la máxima
autoridad o su delegado. La entidad contratante está facultada para contratar
un profesional en el caso de no existir un funcionario con este perfil, sin
perjuicio de contar con asesoría especializada.

 El secretario de la Comisión Técnica será designado de fuera de su seno.

Excusa de conformar la comisión técnica:

 Los funcionarios designados deberán excusarse si tuviere algún conflicto de

intereses en el proceso a analizar.

En caso de Licitación:

 En la comisión técnica de Licitación intervendrán los directores financiero y

jurídico de la entidad contratante y participarán con voz pero sin voto en las
sesiones.

Informes de la comisión técnica:

 Los informes de la comisión técnica deberán ser dirigidos a la máxima

autoridad o delegado, incluirán el análisis del proceso y la recomendación
expresa de adjudicación o declaratoria del proceso.

Resolución de la máxima autoridad:

 Con el informe de la comisión técnica la máxima autoridad emitirá la

Resolución correspondiente.

2. FASE PRECONTRACTUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN

PÚBLICA

Fuente: Curso E-learning SERCOP

Fuente: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y Reglamento General Ibidem
Fuente: Resolución SERCOP 0000072
 Curso: “Mecanismos para una adecuada Fiscalización y Administración de contratos de obra con énfasis en la revisión y control de planillas”

2.1.1. ETAPA A: Creación del proceso en el Portal

A1. Información básica

“El funcionario autorizado de la entidad contratante, debe ingresar al Portal

institucional www.sercop.gob.ec, a la función transaccional y en el menú “Entidad
Contratante”, seleccionar la opción “Nueva Contratación”; el sistema le
desplegará una pantalla que le permitirá completar la información básica del
proceso, que comprende, principalmente, el código del proceso, su descripción,
el objeto de contratación, el tipo de procedimiento, el presupuesto referencial, la
partida presupuestaria, y la forma de pago” 6
A2. Categorización de productos

“En este paso se busca y asigna la categoría correspondiente en el Clasificador

Central de Productos, CPC, al producto objeto de contratación.”

A3. Plazos y fechas

“La Entidad Contratante debe señalar las fechas para cada una de las etapas
del proceso de contratación, en la pantalla “Plazos y fechas”.”

A4. Anexos (pliegos, certificación presupuestaria, resolución de inicio y

aprobación

“En este paso se suben todos los archivos obligatorios que son parte del proceso
de contratación, en particular los Pliegos y los estudios que correspondan a cada
procedimiento.”

2.1.2. ETAPA B: Interrelación de la entidad contratante con los oferentes

B1. Preguntas, respuestas y aclaraciones

“Las aclaraciones serán realizadas por cada entidad contratante, a través de la

máxima autoridad, su delegado o la comisión técnica –según el caso-,
observándose que esta etapa no implica alteración del objeto de la contratación
o el presupuesto referencial previamente establecido.

El término para realizar aclaraciones se establece en las Resoluciones que el

SERCOP ha emitido respecto de cada proceso. De esta manera, el término
concedido a las entidades contratantes para responder las preguntas de los
oferentes y/o realizar aclaraciones será específico a cada procedimiento.

Las preguntas, respuestas y aclaraciones serán publicadas en el Portal

institucional www.sercop.gob.ec, y serán conocidas por todos los oferentes del
proceso.”

Cancelación del procedimiento

Fuente: Curso E-learning SERCOP

Fuente: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y Reglamento General Ibidem
Fuente: Resolución SERCOP 0000072
 Curso: “Mecanismos para una adecuada Fiscalización y Administración de contratos de obra con énfasis en la revisión y control de planillas”

La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública en el Art. 34

prescribe el elemento sustancial para que la máxima autoridad puede cancelar
un procedimiento, y en su parte esencial señala; “En cualquier momento entre la
convocatoria y 24 horas antes de la fecha de presentación de las ofertas. (…)”
en la medida que la cancelación del proceso se lo realice de conformidad a la
citada norma legal, no cabe ningún tipo de reparación o indemnización a los
oferentes.

B2. Entrega – recepción de las ofertas

“Antes del plazo establecido por la Entidad Contratante y según lo indicado en

los Pliegos, los oferentes deben entregar su Oferta, si bien generalmente la 7
Oferta Técnica se entregará en físico, hasta tanto el SERCOP establezca la
aplicación de la Firma Electrónica en la contratación pública, la Entidad
Contratante recibe la Oferta correspondiente, en un acto público, levantando un
acta de esta actividad.

Normalmente para la mayoría de procedimientos de contratación, el oferente

debe entregar la oferta económica a través del Portal institucional
www.sercop.gob.ec, antes del tiempo límite indicado en el cronograma de fechas
del proceso. El proveedor debe imprimir el contenido de la oferta económica y
adjuntarlo a la oferta técnica.

Debe tenerse en cuenta que en ciertos procedimientos no corresponde el envío

de la oferta económica como parte de la entrega de la oferta técnica, como es el
caso de menor cuantía de obras que la entidad contratante fija el presupuesto,
pero siempre debe enviarse información complementaria a través del Portal
institucional www.sercop.gob.ec. También en subasta inversa electrónica,
corresponde el envío de la oferta económica inicial solo cuando la oferta ha sido
calificada o habilitada por el sistema, según el caso que corresponda.”

B3. Convalidación de errores de forma

“El Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Contratación Pública LOSNCP, prescribe que a pesar de que en principio la
oferta presentada no puede modificarse, la excepción a esta regla de
procedimiento es precisamente la existencia de un error de forma en la oferta, y
según Art. 23 del Reglamento General, solo cabe la convalidación; “…..errores
tipográficos, de foliado, de sumilla o de certificación de
documentos.”(certificaciones que aludan a la capacidad legal, técnica o
económica, siempre que no se modifique el objeto del contrato) se definen como
errores de forma y no conllevan modificación alguna respecto del contenido
sustancial de la oferta.

La Entidad contratante debe ser cuidadosa en el análisis inicial de las ofertas

para determinar si existen o no errores de forma que sean posibles de ser
corregidos o convalidados por el o los proveedores. El término para la
convalidación será de mínimo dos y máximo cinco días, contados desde la

Fuente: Curso E-learning SERCOP

Fuente: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y Reglamento General Ibidem
Fuente: Resolución SERCOP 0000072
 Curso: “Mecanismos para una adecuada Fiscalización y Administración de contratos de obra con énfasis en la revisión y control de planillas”

notificación realizada por la entidad contratante para que se subsane el error. La

notificación de convalidación de errores será realizada a través del Portal
institucional www.sercop.gob.ec, respecto del oferente que corresponda, aunque
si se trata de la entrega de documentos, la misma podrá realizarse físicamente.

En los pliegos de los procesos de contratación se prevé que la convalidación de

errores se aplicará solo en los casos que sean necesarios, pudiendo la entidad
contratante no utilizar esta etapa si no lo necesita, es decir si las ofertas recibidas
no tienen errores de forma y no requiere solicitar al oferente su corrección. Como
resultado de esta diligencia, se elaborará el Acta correspondiente.”

2.1.3. ETAPA C: Calificación 8

C1. Evaluación de las ofertas

“Una vez cumplida la etapa de convalidación de errores, la entidad contratante

completará la evaluación de las ofertas, con base en la metodología y
parámetros establecidos en los Pliegos.

De esta diligencia se genera una Acta de Calificación que estará al alcance de

todos los participantes, cumpliendo así los principios de transparencia y
publicidad, que darán lugar a la Resolución de Adjudicación que será suscrita
por la Máxima autoridad.

C2. Adjudicación

“Cuando se han analizado todas las condiciones y características de las ofertas,

se procederá a la adjudicación mediante acto administrativo, esto es, Resolución
debidamente motivada. La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
Pública, en el Art. 6 numeral 1 en su parte pertinente establece que, la máxima
autoridad de la entidad contratante es quien debe adjudicar el contrato al
oferente cuya propuesta represente el mejor costo, en función de lo prescrito en
los numerales 17, 18 y 19 del citado artículo Ibidem, y a los parámetros objetivos
de evaluación previstos en cada procedimiento de contratación.

El procedimiento precontractual concluye con la notificación a través del Portal

institucional www.sercop.gob.ec, de la adjudicación al proveedor adjudicado por
parte de la Entidad Contratante, adicionalmente la entidad Contratante deberá
subir al Portal la Resolución de Adjudicación, misma que debe estar
debidamente motivada y suscrita por la máxima autoridad.

Declaratoria de procedimiento desierto

“De conformidad a lo prescrito en el Art. 33 de la Ley Orgánica del Sistema

Nacional de Contratación Pública; la máxima autoridad de la entidad contratante,
antes de resolver la adjudicación, podrá declarar desierto el proceso de
contratación, en la medida que se configuren cualquiera de las causales
señaladas en la citada norma legal, entre las que se podría mencionar cuando

Fuente: Curso E-learning SERCOP

Fuente: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y Reglamento General Ibidem
Fuente: Resolución SERCOP 0000072
 Curso: “Mecanismos para una adecuada Fiscalización y Administración de contratos de obra con énfasis en la revisión y control de planillas”

no se hayan presentado ofertas, o en su defecto, que de haberse presentado

ofertas éstas hayan sido inhabilitadas, o que se consideren las ofertas
presentadas inconvenientes a los intereses institucionales.

La máxima autoridad, mediante Resolución motivada, podrá disponer el archivo

del proceso o su reapertura, en cuyo caso se tratará de un nuevo proceso de
contratación.”

Adjudicatario fallido

“En caso que el adjudicatario por razones atribuidas a él, no suscribiera y

formalizara el contrato en el término previsto en los pliegos, la entidad 9
contratante, después de un procedimiento administrativo, deberá declararlo
como adjudicatario fallido y notificar al SERCOP para que lo suspenda del RUP
por un periodo de 3 años, de acuerdo a lo que prescribe los Arts. 19 numeral 1;
y 35 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

De acuerdo a lo prescrito en la parte medular del Art. 114 del Reglamento

General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, esto
es, no presentarse dentro del término previsto, la entidad contratante llamará al
oferente que ocupó el segundo lugar en el orden de prelación para que suscriba
el contrato, el cual deberá cumplir con los requisitos establecidos para el oferente
adjudicatario. Si el proveedor no responde al llamado, ocurriría el segundo caso
de adjudicatario fallido.

2.1.4. ETAPA D: Suscripción del contrato

 La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública al respecto

prescribe lo siguiente:

“Art. 60.- Carácter de los Contratos.- Los contratos a los que se refiere esta Ley
celebrados por las Entidades Contratantes, son contratos administrativos.”

Art. 61.- Delegación.- Si la máxima autoridad de la Entidad Contratante decide

delegar la suscripción de los contratos a funcionarios o empleados de la entidad
u organismos adscritos a ella o bien a funcionarios o empleados de otras
entidades del Estado, deberá emitir la resolución respectiva sin que sea
necesario publicarla en el Registro Oficial, debiendo darse a conocer en el Portal
COMPRASPUBLICAS.

Esta delegación no excluye las responsabilidades del delegante.

Para la suscripción de un contrato adjudicado no se requerirá de autorización

previa alguna.”

 El Reglamento General de la LOSNCP en su Art. 113 textualmente señala que:

Art. 113.- Forma y suscripción del contrato.- En todos los casos en que la ley
exija la suscripción de contrato, éste se otorgará por escrito; y, en los contratos

Fuente: Curso E-learning SERCOP

Fuente: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y Reglamento General Ibidem
Fuente: Resolución SERCOP 0000072
 Curso: “Mecanismos para una adecuada Fiscalización y Administración de contratos de obra con énfasis en la revisión y control de planillas”

de tracto sucesivo, en caso de prórroga, para que sea válida, deberá convenirse,
también de manera expresa y por escrito.

La entidad contratante verificará la aptitud legal del contratista en el momento de

la suscripción del contrato, sin que ello signifique un trámite adicional para el
contratista. Luego de la suscripción y cumplidas las formalidades del caso, la
Entidad entregará un ejemplar del contrato al contratista.

Adjudicado el contrato, el adjudicatario o su representante debidamente

autorizado, deberá suscribir el contrato dentro del término previsto en los pliegos
o en la Ley, para lo cual la entidad contratante le notificará señalando la fecha
para hacerlo, que no podrá exceder de quince (15) días término siguientes a la 10
fecha de adjudicación, excepción hecha para el caso de que el adjudicatario sea
un consorcio o asociación, en cuyo caso tendrá quince días adicionales para la
formalización de dicha asociación.

El contratista no estará obligado a presentar documentos que ratifiquen su

idoneidad legal si es que la información necesaria para esa certeza consta en
registros públicos, será la entidad contratante que verificará esta situación.”

Fuente: Curso E-learning SERCOP

Fuente: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y Reglamento General Ibidem
Fuente: Resolución SERCOP 0000072