S.E.P.

TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO

INSTITUTO TECNOLÓGICO
de Tuxtepec

MATERIA:
PROCESOS ESTRUCTURALES

UNIDAD III
ANÁLISIS DE LAS TÉCNICAS DE
ORGANIZACIÓN

ALUMNO/No. DE CONTROL:
CANSECO GONZALEZ ELIZABETH 203350335
ELISEO JIMÉNEZ DE LA VEGA MAURICIO 19350026
LEYVA HERNANDEZ CARLOS 20350622
ZARATE CHALATHE PAOLA JHOANA 20350569

CARRERA:
LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN

DOCENTE:
SERGIO CASTILLO LAGUNES
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN...........................................................................................................1
3.1 ANÁLISIS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS..........................................2
3.1.1 REQUISITOS DE LOS ELEMENTOS DE LOS MANUALES DE
ORGANIZACIÓN, DE BIENVENIDA, DE POLÍTICAS Y DEL CATÁLOGO DE
DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS.......................................................2
3.1.2 ELABORACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Y DEL
CATÁLOGO DE DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS............................3
CONCLUSIÓN.............................................................................................................10
BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................11
INTRODUCCIÓN

1
3.1 ANÁLISIS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma

sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la
conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y
cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido
estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada. Los
Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene
información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean
de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en
la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa
que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que
conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues
son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus
integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han
encomendado. (G., 2000)

OBJETIVO E IMPORTANCIA DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son instrumentos que contienen información
sistemática sobre historia, objetivos, políticas, estructura orgánica, procedimientos de
un organismo social o de un área funcional básica, que dados a conocer al personal
sirven para normar su actuación y Ayudan al logro de los objetivos organizacionales.
Por uno u otro motivo, la mayoría de los manuales administrativos parecen estar
diseñados de manera predeterminada para alcanzar diversos fines: manuales de
bienvenida, de organización, de procedimientos, de políticas, etcétera. los manuales
básicos (de organización, de procedimientos y de políticas) están interrelacionados

2
entre sí. Sin embargo, hay dos requisitos indispensables para asegurar su éxito. El
primero es una manifestación clara de los objetivos y planes generales de la
empresa, y el segundo, una comprensión total de la estructura de la empresa. Ahora
es necesario tratar lo referente a los objetivos que se pueden lograr con la
preparación de manuales administrativos. (G., 2000)

3.1.1 Requisitos de los elementos de los manuales de organización, de bienvenida,

de políticas y del catálogo de descripciones y perfiles de puestos.

3
Según (Rafael, 2014) Los requisitos de los manuales de organización proporcionara
bases indispensables para que los trabajadores logren una coordinación, dirección,
organización y control Administrativo, que demanda este Ayuntamiento, lo cual es útil
para mejor aprovechamiento de recursos humanos y materiales, así como resolver
los problemas de: repetición de instrucciones, dualidad de mando, desconocimiento
de las funciones de los trabajadores, falta de información al elaborar un
procedimiento y falta de identidad laboral.

1. Manual de Inducción.
El manual de bienvenida o inducción establece las bases para que el personal de
nuevo ingreso conozca el Ayuntamiento de una manera integral que permita
desarrollo armonioso y conozca al que se está incorporando, haciendo propios los
objetivos del Ayuntamiento, además de ofrecer una herramienta que se podrá seguir
consultando en beneficio de los objetivos del Ayuntamiento.
2. Manual de organización.
Los manuales de organización exponen con detalle la estructura orgánica de dicha
dependencia, señalando los puestos y la relación de ellos, ya que explican la
jerarquía, los grados de responsabilidad, autoridad, así como las funciones y
actividades que deberán desarrollar en el H. Ayuntamiento de Aquila Michoacán.
Es importante que se tenga establecido una estructura organizacional bien definida
junto con la descripción de funciones de cada puesto, ya que muestran las
finalidades principales que cada ocupante debe desarrollar para alcanzar los
objetivos y metas trazados dentro del Ayuntamiento.
3.- Manual de procedimientos.
El presente Manual de Procedimientos permite conocer de manera detallada y
secuencial la forma en que se desarrollan las tareas y actividades que se tienen
asignadas a las áreas de trabajo, además facilitará la consulta en la operación de los
servicios, el desarrollo de las gestiones y la formalización de los procedimientos
operativos.

En toda organización es importante conocer las necesidades básicas de los recursos

humanos, en las cuales se establecen a través del análisis de puestos, que ayudan a
organizar la división del trabajo y la especialización de funciones.
El resultado del manual de organización implicará que no haya duplicidad de
funciones, que se incremente la eficiencia del personal y que las líneas de mando

4
jerárquico estén bien definidas para todos, al elaborar los manuales de inducción, el
personal tendrá conocimiento sobre la misión, visión y valores lo cual hace que tenga
más sentido de pertenencia y responsabilidad hacia el Ayuntamiento.

Al contar con el manual de procedimientos toda persona adscrita al Ayuntamiento

tendrá acceso a dicha información para conocer de forma clara y sencilla la manera
de realizar el procedimiento de su interés, los pasos a seguir, así como una guía que
permita su conocimiento, comprensión inmediata, y le pueda servir como un
instrumento de apoyo para la mejora institucional.

La Reorganización Administrativa del H. Ayuntamiento implica que se cuente con:

manuales de organización, procedimientos e inducción, donde el personal pueda ver
y comprender el plan del ayuntamiento por parte de todo el equipo de trabajo, así
como sus propios papeles y relaciones pertinentes para la realización eficiente de
cada una de sus funciones y que exista una buena comunicación laboral, para que
de esta forma puedan cumplir tanto los objetivos como las metas establecidas en
cada una de las áreas.

El presente manual de organización tiene como objetivo principal registrar de forma

clara, fidedigna y sistemática la disposición y arreglo de órganos de los que se
compone el H. Ayuntamiento de Aquila Michoacán, y la relación que guardan entre
sí, así como funciones y actividades de acuerdo con la estructura orgánica.

Objetivos Específicos.

° Dar al Ayuntamiento un documento que contenga sus lineamientos,

políticas, reglamento interno y modos de trabajo bien elaborados, el cual pueda
facilitar al personal adscrito.

° Proporcionar un manual de organización y bienvenida completo que sirva

de guía para la capacitación de personal de nuevo ingreso al Ayuntamiento.

° Realizar el Organigrama Integral del Ayuntamiento.

5
° Definir la Misión, Visión, Valores y Objetivos del Ayuntamiento.

° Facilitar la comprensión de los objetivos y políticas del Ayuntamiento.

° Establecer autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.

° Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarle los

lineamientos necesarios para el desempeño de sus funciones.

Problemas a Resolver.

Actualmente los cambios de gobierno en el municipio, han hecho lo que creen

pertinente para dejar en claro las funciones de puesto y líneas de mando. Esto ha
venido sucediendo desde administraciones pasadas debido a la falta de
implementación de una estructura organizacional sustentada en manuales de
organización y descripción de puestos, otra de las problemáticas que son latentes, es
la de no disponer de un reglamento interno escrito con el cual pueda sustentar los
derechos y obligaciones de los trabajadores.

3.1.2 ELABORACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Y

DEL CATÁLOGO DE DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS.

Según (Münch Galindo, 1999) Los manuales administrativos son documentos que
sirven como medio de comunicación y coordinación para registrar y trasmitir en forma
ordenada y sistemática tanto la información de una organización (antecedentes,

6
legislación, estructura, objetivos, políticas sistemas,
procedimientos, elementos de calidad etc.…) como las
instituciones y lineamientos necesarios para que se
desempeñen mejor sus tareas.

OBJETIVO:

Tiene como objetivo proporcionar, en forma ordenada, la

información básica de la organización y funcionamiento de la unidad responsable
como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el
desarrollo de las funciones encomendadas.

Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar

una serie de fases. Según (Vindas, 2010) Estas fases o etapas brevemente se
explican a continuación:

1. Planificación del Trabajo: En esta etapa se conforma un grupo de trabajo

encargado de la elaboración de los manuales, este puede ser conformado por
un representante de cada una de las unidades administrativas de la institución
o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca.
2. Búsqueda de la Información: Una vez que se tiene la planificación del
trabajo, se comienza a recabar la información necesaria para la elaboración
de los manuales.
3. Análisis de la Información: Una vez que se haya obtenido la información
necesaria para la elaboración del manual, esta deberá ser organizada y
analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del
manual. Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas
las siguientes preguntas:
a) ¿Qué trabajo o actividad se hace?
b) ¿Quién es el responsable realizarlo?
c) ¿Cuáles son los medios que posee para
hacer el trabajo?
d) ¿Para qué se realiza el trabajo?

7
 e) ¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?
f) ¿Cuándo o en qué momento se hace?
g) ¿Por qué se hace?

Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer

las actividades de la institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones
que se presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento de la institución y
mantener la secuencia y lógica de la información.

4. Elaboración del Manual: Se establece, en esta fase, el diseño y la

presentación que se utilizará para elaborar el manual administrativo, para ello
se debe considerar:
 La redacción del documento.
 La elaboración de diagramas.
 El formato.
5. Validación del Manual: Una vez que se tiene elaborado el manual
administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los responsables de
cada unidad administrativa a que corresponda el manual.
6. Autorización del Manual: Cuando se cuente con la validación del manual se
debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca Institucional o el
responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá autorizar el
manual.
7. Difusión y distribución del Manual: Una vez validado y autorizado un
manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades
administrativas correspondientes.
8. Revisión y Actualización del Manual: Los Manuales son objeto de
revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se
produzcan en la Institución.
Es importante dejar claro, que no existe un único modelo establecido para realizar un
Manual Administrativo.
BENEFICIOS DEL MANUAL DE PUESTOS
Beneficios para la empresa

8
 1) Ayuda a repartir las cargas de trabajo.
2) Sirve para fijar responsabilidades en ejecución del trabajo.
3) Facilita en general la mejor coordinación y organización de las
actividades de la empresa.
4) Beneficios para el trabajador
5) Permite conocer con precisión lo que debe hacer.
6) Enseña con claridad sus responsabilidades.
7) Señala sus fallas y aciertos. Y hace que resalte su desempeño y
colaboración.
8) Ayuda a identificar sus necesidades de capacitación y entrenamiento.

CATÁLOGO DE DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS.

Para (ABREGO, 2017) los puestos de trabajo bien diseñados cobran importancia
creciente en la tarea de atraer y retener la fuerza de trabajo motivada y capaz de
generar productos y servicios de alta calidad. La manera en que se diseñen los
puestos de trabajo en la actualidad donde cada año declina en el mercado laboral de
los países desarrollados el número de trabajadores y la competencia internacional se
incrementa, determinará en gran medida el éxito e incluso la supervivencia de
muchas organizaciones.

El manual de una organización depende en mucho de la naturaleza de su actividad

para que pueda determinarse la contribución de cada individuo a la organización, es
necesario tener en cuenta los objetivos organizacionales claramente enunciados y
que el manual este bien diseñado para alcanzarlos.

(Duhat Kizatus, 2008) Lo define " Un documento que contiene, en forma ordenada y
sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y
procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor
ejecución del trabajo"

FUNCIÓN DEL CATÁLAGO DE DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS.

Es utilizado como un organizador del desarrollo de la empresa y desde ahí, se puede

coadyuvar en el logro de los objetivos operacionales de una organización, para lograr

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mayor eficiencia en las actividades que se realizan en la misma. Para (ABREGO,
2017) El desarrollo de la descripción de puestos de cada uno de los mismos, está
formado por cuatro partes, conformadas por:

 Parte I: Descripción e identificación y ubicación del puesto.

 Parte II: Condiciones del puesto
 Parte III: Descripción de tareas
 Parte IV: Especificaciones del puesto

En resumen, un perfil de un puesto de trabajo es la descripción de un conjunto de

tareas y responsabilidades que se asignan a una persona dentro de una
organización. Sirve para planificar la contratación de personal, la valoración de los
puestos y también para evaluar el rendimiento de los colaboradores.

Aspectos para elaborar un perfil de un puesto de trabajo:

1. Analizar el puesto en concreto. Se específico, detalla el tipo de cargo y las

funciones y tareas claves.
2. Descripción del puesto. En este punto se define la finalidad básica del puesto
de trabajo en función de su contribución a los resultados de la organización.
3. Funciones del cargo. Se especifican las funciones, tareas y actividades
incluidas en el puesto.
4. Formación exigida. Debes incluir los conocimientos mínimos requeridos para
el correcto desempeño del puesto.
5. Datos de identificación del puesto. Incluir las informaciones necesarias para la
localización correcta dentro de la compañía. No debe faltar:

Según (ABREGO, 2017) un manual de análisis y descripción de puestos se integra

de la siguiente manera en cuanto al puesto de un gerente:

DESCRIPCIÓN DE PUESTO

PARTE I: DESCRIPCIÓN E IDENTIFICACION Y UBICACIÓN DEL PUESTO

NOMBRE DEL PUESTO GERENTE
DEPARTAMENTO/ ÁREA Gerencia General
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 PUESTO INMEDIATO DEL QUE ------
DEPENDE
Supervisor de ventas
Administrativo facturación
PUESTOS QUE DEPENDEN DE ÉL
Administrativo compras – stock
Jefe de finanzas Encargado de marketing
Jefe de depósito
Encargado de mantenimiento
FINALIDAD/MISIÓN DEL PUESTO Lograr el funcionamiento eficaz y eficiente
de todos los departamentos a través de la
dirección de la distribuidora.
SINTESIS DEL PUESTO El puesto implica planificar, dirigir y
supervisar los objetivos específicos
(Descripción General)
generales de la distribuidora a corto y largo
plazo.
RESPONSABILIDADES  Velar por los objetivos organizacionales
y financieros de la empresa.
FUNDAMENTALES
 Generar mayores ingresos a través de
estrategias y lineamientos, conservando
la calidad en el servicio al cliente.
 Administrar, organizar, formar y
controlar el cumplimiento de las
actividades del personal de la
organización
 Mantener toda la información necesaria
actualizada para el correcto
funcionamiento de la distribuidora.

PARTE II: CONDICIONES DEL PUESTO

AMBIENTE DE TRABAJO
Establecimiento de la empresa, oficina
personal con un ambiente climatizado,
FISICO: buena iluminación y un bajo nivel de ruido.

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 Nivel medio, propenso a sufrir
enfermedades como stress, problemas
RIESGOS: cardiacos, migrañas, alteraciones del
sueño, disminución visual, entre otras.
RELACIONES DEL PUESTO
Departamentos de ventas, administración,
finanzas, marketing. logística y
INTERNAS mantenimiento
EXTERNAS Contador, clientes, proveedores, entidades
bancarias y gubernamentales.
ELEMENTOS DE TRABAJO
HERRAMIENTAS PC, elementos de oficina, teléfono, celular,
automóvil,
DOCUMENTACIÓN Planillas, talonarios de facturas, legajos,
reportes, constancias de inscripciones,
boletas, reglamentos, registros y archivos

PARTE III: DESCRIPCION DE TAREAS

TAREAS

 Supervisa las operaciones diarias y hacer reportes.

 Controla las áreas funcionales de la empresa.
 Provee al personal todo lo necesario para el desempeño de sus tareas.
 Garantiza el excelente servicio al cliente.
 Fiscaliza compras, cotización y pago de proveedores. -Corrobora el estado
de las instalaciones y el mobiliario.
 Determina la última palabra para el cierre de operaciones importantes. -
Efectúa las correcciones necesarias si hay desviaciones o errores en
procedimientos.
 Cumple y exige el acatamiento de disposiciones legales.
 Investiga y analiza el mercado de ventas de bebidas.
 Mantiene una comunicación fluida con el contador.
PARTE IV: ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

CONOCIMIENTOS
EDUCACION FORMAL MINIMA Secundario Completo
CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS Licenciado en Ciencias Económicas,
Administración de Empresas o Financiera,

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 o afines.
HABILIDADES
 Capacidad de visión sistémica de la totalidad de la organización y sus partes
 Manejo de información de mercados Manejo de presupuestos
 Relaciones públicas y orientación al cliente interno y externo Manejo de
personal a cargo
 Manejo de información de los productos Manejo de precios y promociones
 Habilidad en manejo de herramientas de comunicación Capacidad de
observación y resolución
EXPERIENCIA
PUESTO O ACTIVIDAD Puesto similar con experiencia en el rubro
de la organización
TIEMPO MINIMO Tres años comprobables.
CONDICIONES FÍSICAS
No quiere exigencias físicas el puesto, está afectado por exigencias intelectuales
ACTITUDES
 Iniciativa, creatividad y responsabilidad
 Autonomía y liderazgo para conducir y enseñar a equipos de trabajo
 Buen comunicador
 Flexible y adaptable a los cambios en mercados ambiguos
 Orientación al cliente
 Orientación a los resultados
 Rápida respuesta a la toma decisiones
OTROS FACTORES DE VALORACIÓN
Tiene un nivel de autonomía total en toma de decisiones, alto nivel de
responsabilidad económica y sobre todos los colaboradores, ya que es quien
responde ante todos sobre la organización.

CONCLUSIÓN

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BIBLIOGRAFÍA
ABREGO, Y. J. (2017). “CREACIÓN DEL MANUAL DE ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS”. PROVINCIA
DE CÓRDOBA: UNDEF.

CHIAVENATO, I. (2009). COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL, La dinámica del éxito en las

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(Rafael,2014), REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL H. AYUNTAMIENTO DE

AQUILA MICHOACAN.

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COMENTARIOS PERSONALES:
ZARATE CHALATE PAOLA JHOANA:
Como vemos estos manuales representan una guía que se utiliza como herramienta
para la organización, estos son imprescindible dentro de una organización pues
señalan los procedimientos a seguir para lograr el trabajo que todo el personal de
oficina debe desempeñar o ya sea de cualquier otro grupo de trabajo en cuanto a sus
responsabilidades específicas. Por esta misma razón es necesario saber y seguir
detalladamente todas las reglas y pasos al momento de realizarlo, pues sin todos
estos puntos un manual no estaría cumpliendo su papel tan importante dentro de las
organizaciones.

CANSECO GONZALEZ ELIZABETH

Nos menciona la importancia de los manuales de organización para el personal pues

les da a conocer los objetivos, funciones, políticas, procedimientos, normas precisas
de las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para designar
responsabilidades laborales al personal y proporcionar la uniformidad del trabajo, nos
ayuda también como medio de integración a las distintas áreas ya que hay varios
tipos de manuales como el de bienvenida que se le otorga a los nuevos empleados
para que tengan una idea de como se labora en la empresa.

Leyva Hernández Carlos.

Bueno en base a la información podemos llegar a conocer que los manuales
administrativos son de mucha importancia en una organización ya que les
proporciona bases indispensables a los empleados cuando se van incorporando
a la empresa y de igual forma cuando ya están elaborando para así lleguen a
tener una buena coordinación al momento de ejecutar bien sus labores.

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