Documentacion Mercantil

1 DOCUMENTACIÓN MERCANTIL MG. VIERA JIMENEZ JUAN C.
DOCUMENTACIÓN MERCANTIL
Es la disciplina que nos da a conocer las características fundamentales y

requisitos primordiales que debe reunir toda documentación a emplearse en
cada actividad mercantil. Por consiguiente, trata del estudio de los diversos
documentos que intervienen en las operaciones mercantiles: comerciales,
distribución de los productos y/o servicios de las entidades comerciales,
industriales, de crédito bancario y de control de trabajo para un mejor estudio,
compresión, preparación y aplicación.
IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha
creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para
impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en
las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para
tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos
probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un
envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna
cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras,
haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un
pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.
La documentación mercantil es importante porque permite avalar una
determinada relación comercial, debido a que los documentos mercantiles a
utilizarse darán fe de la actividad comercial y servirán para asentar dichas
operaciones en registros especiales y su posterior control por parte de
la contabilidad.
FUNCIONES:
1).Para el Comerciante:
Representa un medio probatorio de las transacciones que se reali an en un ej
ercicio económico
2).Para la Empresa:
Puede probar la autenticidad de la operación comercial y también registra el re
sultado de lo sustentado de la gestión.
3).Para el Estado:
Verifica las diversas transacciones realizadas por la persona jurídica o natural
y da fe ala forma de librar y registrar la aplicación de las disposiciones legales
vigentes.
4).Para la Colectividad en General:
Porque a pesar del tiempo se puede autenticar la propiedad.
Documentos Mercantiles: Definición, Tipos y Características
La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que

los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos
por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno
mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace
constar en algún documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el
documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado. De
lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la
empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversas índoles.
En la actualidad, prácticamente cualquier tipo de negocio de tipo mercantil exige

la existencia de un sustento a través de documentos que se encuentren firmados
por parte de sujetos cualificados de la Compañía, los cuales servirán como
respaldo para otros de diversa índole emitidos o recibidos en el marco de
transacciones económicas y financieras.
A continuación, vamos a proceder a la definición de qué es un Documento

Mercantil.
DEFINICIÓN.
Se considera Documento Mercantil aquél título, efecto, recibo, factura, nota de
débito y crédito, albaranes, etc., el cual sirva para legitimar el ejercicio de las
transacciones, así como poder documentar las operaciones de tipo mercantil en
los justificantes de la contabilidad.
Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de

Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para
procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de
contabilidad.
USOS Y TIPOS.
Podemos destacar que la pretensión del Documento Mercantil no es otra que la
de dejar constancia escrita de una determinada transacción comercial, en aras
de certificar los Registros realizados en la Contabilidad, así como probar un
hecho desde el punto de vista jurídico, por lo que podemos manifestar que los
Libros Contables no son más que un mero medio de prueba.
CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES

 Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de
una transacción comercial se puede utilizar para:
Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.

 Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de

contabilidad son tan sólo un medio de prueba y en ciertos casos puede
convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.
Por tal importancia estos documentos son clasificados en:
1. Documentos Negociables. Son documentos negociables aquellos títulos o

pruebas escritas que sirven para confirmar un derecho de crédito, esos
documentos mercantiles sustituyen el dinero efectivo; por lo tanto, son
negociables; entre ellos se encuentran los cheques, las letras de cambio, pagare,
cartas de crédito, acciones y bonos. Se pueden negociar a través de endosos y
descuentos antes de su vencimiento o dejar en garantía en una entidad
financiera.
2. Documentos no Negociables. Se entiende por documentos Mercantiles

no negociables aquellos creados para dar fe o dejar constancia de haberse
realizado una operación comercial, es decir son todos aquellos documentos que
sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden
formar pruebas desde el punto de vista legal.
Tomaremos como criterio para clasificar los Documentos Mercantiles según su

importancia, esto es, según si son Documentos de tipo Negociable o No
Negociable:
Documentos Negociables: tendrán dicha consideración todos aquellos

documentos que se pueden negociar a través de endoso o de descuento en una
entidad financiera antes de su vencimiento.
 Ejemplos de Documentos Mercantiles Negociables son: la Letra de Cambio,

los Pagarés y los Cheques
 Documentos No Negociables: son todos aquellos documentos que sirven

como base para los registros en los Libros de Contabilidad y, a la vez, pueden
formar pruebas desde un punto de vista jurídico. Entre los No Negociables
tenemos los Recibos, Facturas, Vales, Notas de Débito y Crédito, así como
los Albaranes.

 A continuación, empezaremos a analizar las No Negociables:
FACTURAS RECTIFICATIVAS.
 Anteriormente denominadas Notas de Abono. Las Facturas Rectificativas

son un tipo de documentos que se emiten cuando se pretende corregir
una factura original. Será obligatoria su emisión en los supuestos en que
la factura originaria no cumpla con los requisitos establecidos en la
normativa existente al efecto, así como cuando se haya producido un error
al consignar cantidades en la misma.
 También debe tenerse en cuenta que únicamente se podrán utilizar si la
factura errónea pertenezca a otro trimestre, es decir, en el caso de que ya
se hubiera liquidado el Impuesto sobre el Valor Añadido. A través de la
emisión de esta factura, la Agencia Tributaria efectuará la devolución del
IVA que se haya pagado o cobrado por la factura. En el supuesto de que
no se hubiera liquidado el Impuesto, no se podría emitir este tipo de
documento, sino que se puede efectuar una Nota de Crédito.
 Este tipo de documentos siempre deberá llevar una numeración especial,
distinta del resto de facturas.

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Es la disciplina que nos da a conocer las características fundamentales y

IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

Documentos Mercantiles: Definición, Tipos y Características

La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que

En la actualidad, prácticamente cualquier tipo de negocio de tipo mercantil exige

A continuación, vamos a proceder a la definición de qué es un Documento

Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de

CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.

 Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de

1. Documentos Negociables. Son documentos negociables aquellos títulos o

2. Documentos no Negociables. Se entiende por documentos Mercantiles

Tomaremos como criterio para clasificar los Documentos Mercantiles según su

Documentos Negociables: tendrán dicha consideración todos aquellos

 Ejemplos de Documentos Mercantiles Negociables son: la Letra de Cambio,

 Documentos No Negociables: son todos aquellos documentos que sirven

 Anteriormente denominadas Notas de Abono. Las Facturas Rectificativas

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