ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN...............................................................................................2

2. CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN AL CONTROL DE DOCUMENTOS...............3

2.1 Importancia del control administrativo...............................................................4

2.2 Tipos de Control................................................................................................ 4
2.2.1 Objetivos del control administrativo...................................................................5
2.2.2 Etapas para diseñar un sistema de control administrativo................................6
2.3 Control de la documentación.............................................................................7
2.3.1 Valor de la documentación................................................................................8
2.3.2 Tipos de documentos utilizados en los sistemas de gestión de la calidad (ISO
9000)................................................................................................................. 8
2.4 Control de registros........................................................................................... 9
2.5 Estructura documental.....................................................................................11
2.6 Procedimiento de Control de Documentos......................................................13
2.6.1 Procedimientos, Instructivos de trabajo y otros documentos...........................13
2.6.2 Definición de los documentos externos...........................................................14
2.7 Documentos Comerciales................................................................................14
2.8 Conclusión.......................................................................................................18

3. BIBLIOGRAFÍA................................................................................................19

1
1. INTRODUCCIÓN

Bienvenido al curso de “Aplicación de Técnicas de control de documentos”, que tiene

por objetivo dejar al participante, en condiciones de mantener en forma adecuada, la
información necesaria en archivos de trabajo.

Sin lugar a dudas, el buen desempeño laboral sólo se logra, en la medida que se
consigue compatibilizar eficientemente a los trabajadores, con el cargo que tienen
que desempeñar, de modo que exista una completa identificación entre ambos.

Este material didáctico ha sido diseñado, para ayudar a que los trabajadores
actualicen los conocimientos requeridos por el puesto y se adapten a él y de esta
forma, puedan lograr el objetivo fundamental de la empresa.

Su activa participación dentro del curso, es una parte fundamental para lograr los
objetivos planteados. Le deseamos mucho éxito en el desarrollo del curso.

En el presente curso se busca dos objetivos esenciales:

1.- Entender y reconocer los elementos, que forman parte de la administración de

los archivos.

2.- Poder reconocer estrategias para poder administrar adecuadamente los

archivos.

2
2. CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN AL CONTROL DE DOCUMENTOS

Control de Documentos

Al inicio de este libro se busca explicar que la actividad administrativa tiene un

objetivo en ayudar a planear, organizar, dirigir, a tomar decisiones y ejercer control
administrativo.

Se debe además analiza algunas herramientas que faciliten el control administrativo,

como los costos, los presupuestos, los modelos costo-volumen-utilidad, costeo
basado en actividades, etc.

Sin embargo, carece de sentido si no existieran sistema de información (contable-

administrativo, etc) que las integraran, ayudando a efectuar adecuadamente el
control administrativo.

Corresponde a este capitulo el estudio y análisis de los sistemas de información para

ejercer el control administrativo y de la forma en que deben ser utilizados para
realizar dicha actividad.

Gran parte de este texto estará basado en la Norma ISO 9001 con el objetivo de
cumplir con la calidad en el servicio sea para el cliente interno y/o externo,
recayendo la responsabilidad en poder llevar en forma ordenada y cronológica la
documentación correspondiente.

3
2.1 Importancia del control administrativo

En toda organización es posible, es decir siempre se puede mejorar determinadas

áreas para lograr los objetivos fijados por la administración (principio básico de la
administración.)

Si se acepta que todo es perfectible y que toda organización debe estar dispuesta a
encontrar sus fallas y corregirlas, resulta obvia la importancia que tiene un control
administrativo. Ese control solo es posible si se cuenta con un sistema de
información que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y los
aciertos, lo cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la empresa.

Errónea la idea, muy arraigada en algunas organizaciones, de que un sistema de

control administrativo solo es útil para diagnosticar fallas, también muestra los ciertos
de lo administrativo, con el fin de que se capitalicen en planes futuros. Resulta vital
conocer las fallas y los ciertos para lograr una superación constante. Se alcanzara
esta superación en la medida en que se posea un sistema de información
administrativo (SIA) que permita ejercer un buen control administrativo.

2.2 Tipos de Control

Es necesario poder definir cuales y cuantos controles vamos a desarrollar,

implementar y mantener en el tiempo, tales cómo:

a.- Control Guía o direccional:

Este método consiste en que los resultados se pueden predecir y que las acciones
correctivas deben efectuarse antes de completar la operación.

Ejemplo:

Un vuelo especial donde se planean y se aplican acciones correctivas

antes del alunizaje.

4
b.- Control selectivo:

Consiste en la verificación de muestras de determinada operación para detectar si

cumple los requisitos previstos, para determinar si se puede continuar con el
proceso.

Ejemplo:

Método donde se encuentra el control de calidad, en la modalidad que

emplean muchas empresas de producción.

c.- Control después de la acción:

Una vez que la operación ha concluido, se miden los resultados y se compraran con
un estándar previamente establecido.

Ejemplo:

Los presupuestos son el ejemplo típico de este sistema de control.

2.2.1 Objetivos del control administrativo

El control administrativo en las organizaciones contribuye al logro de los siguientes

objetivos:

 Diagnosticar,

 Comunicar y

 Motivar.

a.- Diagnosticar:

El control administrativo es una herramienta que durante la actuación o toma

de decisiones de la administración permite que se descubran síntomas que
arrojen luz sobre problema o áreas de ciertos, para determinar las acciones
que se deben realizar a fin de corregir una situación o capitalizar un acierto.

En esta forma se logran determinar focos conflictivos o de aciertos,

utilizándose el control administrativo como un medio de prever, mas que de
corregir apresuradamente bajo presión.

5
 La acción preventiva es mejor que la correctiva.

b.- Comunicación:

Otro objetivo básicos del control es proporcionar un medio de comunicación

entre las personas que integran la organización. Esto se logra informado los
resultados de las diversas actividades que se lleven a cabo dentro de la
empresa.

c.- Motivación:

El ser humano necesita ser estimulado. Requiere incentivos para que

contribuya al logro de los objetivos de la compañía. Pero también requieren
que los objetivos de la empresa no se encuentren en conflicto con sus
objetivos personales o con los de su grupo social.

2.2.2 Etapas para diseñar un sistema de control administrativo

Etapas para diseñar un sistema de control administrativo:

Determinación de Determinación de los

Definición de los las predicciones estándares de los Especificación de Evaluación y
resultados que guiaran hacia elementos predictivos flujo de aplicación de la
deseados los resultados en función de los información acción correctiva
deseados resultados

a- Definición de los resultados deseados:

El diseño de un buen sistema de control debe iniciarse en función de un

objetivo fijado por la administración, determinado el conjunto de
acontecimientos deseables en el futuro.

Una vez más queda demostrada la interacción entre plantación y control.

En esta etapa se debe tratar de que los resultados deseados se expresen en

dimensiones medibles y cuantificables junto a la definición de los resultados
deseados.

b- Determinación de las predicciones que guiaran hacia los resultados

deseados:

La idea de que el control administrativo consiste exclusivamente en comparar

lo efectivamente producido con lo deseado es errónea. Un control
administrativo efectivo es el que se preocupa por determinar con anticipación
los elementos de predicción que durante el proceso del control ayudaran a la
obtención de los resultados deseados.

6
c- Determinación de los estándares de los elementos predictivos en función de
los resultados:

Lo que se pretende en esta es fijar el nivel que se considera aceptable y con

el cual se harán las comparaciones. Es decir, cada elemento predictivo
necesita un estándar en función de los resultados deseados

d- Especificación de flujo de información:

El éxito de un sistema de información para ejercer el control administrativo

esta en función de aplicar la filosofía de la calidad del servicio, es decir barra
que preguntarle a cada responsable de las diferentes áreas que integran la
empresa sean de línea o bien de staff.

e.- Evaluación y aplicación de la acción correctiva.

Antes de iniciar la acción correctiva se requiere un análisis cuidadoso de cada

elemento predictivo para detectar donde se encuentran realmente la falla y no
emprender acciones correctivas sin estar seguros de la efectividad del
remedio.

La elección final y aplicación de la correctiva deben ser responsabilidad del

ejecutivo de línea, de modo que dicha acción no perturbe la secuencia normal
de actividades. En esta etapa, el administrador debe preguntarse si es
imprescindible planear nuevamente, es decir, corregir el curso de acción
actual, en el función de la corrección propuesta, de tal forma que la brecha
entre lo presupuestado y lo real se haga cada vez menor.

2.3 Control de la documentación

Los documentos deben controlarse al igual que los registros.

Deberá establecerse un procedimiento documentado que pueda definir aquellos

controles para:

 Aprobar documentos antes de su edición.

 Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario.

 Asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de

documentos.

 Garantizar que las revisiones pertinentes de los documentos aplicables se

encuentran disponibles en los puntos de uso.
 Asegurar que los documentos permanecen legibles y son fácilmente
identificados.

7
  Asegurar que se identifican los documentos de origen externo y que se
controla la distribución.

 Evitar el uso no intencionado de documentos obsoletos y para aplicarles una

identificación adecuada en el caso que se mantengan por alguna razón.

2.3.1 Valor de la documentación

La documentación permite la comunicación del propósito y la consistencia de la

acción.

Su utilización contribuye a:

a) lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad;

b) proveer la formación apropiada;

c) la repetibilidad y la trazabilidad;

d) proporcionar evidencias objetivas, y

e) evaluar la eficacia y la adecuación continua del sistema de gestión de la

calidad.

La elaboración de la documentación no debería ser un fin en sí mismo, sino que

debería ser una actividad que aporte valor.

2.3.2 Tipos de documentos utilizados en los sistemas de gestión de la calidad

(ISO 9000)

Los siguientes tipos de documentos son utilizados en los sistemas de gestión de la

calidad:

a) Documentos que proporcionan información coherente, interna y

externamente, acerca del sistema de gestión de la calidad de la organización;
tales documentos se denominan manuales de la calidad;

b) Documentos que describan como se aplica el sistema de gestión de la

calidad a un producto, proyecto o contrato específico; tales documentos se
denominan planes de la calidad;

c) Documentos que establecen requisitos; tales documentos se denominan

especificaciones;

d) Documentos que establecen recomendaciones o sugerencias; tales

documentos se denominan guías;
8
 e) Documentos que proporcionan información sobre cómo efectuar las
actividades y los procesos de manera consistente; tales documentos pueden
incluir procedimientos documentados, instrucciones de trabajo y planos;

f) Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades

realizadas o resultados obtenidos; tales documentos son conocidos como
registros.

Objetivo del Documento Ejemplo

Aquellos que proporcionan
información coherente, interna y manuales de la calidad
externamente
se aplica el sistema de gestión
de la calidad a un producto, planes de la calidad
proyecto o contrato específico

Aquellos que establecen

especificaciones
requisitos

establecen recomendaciones o
guías
sugerencias
proporcionan información sobre
cómo efectuar las actividades y procedimientos documentados,
los procesos de manera instrucciones de trabajo y planos
consistente
proporcionan evidencia objetiva
de las actividades realizadas o registros
resultados obtenidos
(Fuente: ISO 9000:2000)

Cada organización determina la extensión de la documentación requerida y los

medios a utilizar. Esto depende de factores tales como el tipo y el tamaño de la
organización, la complejidad e interacción de los procesos, la complejidad de los
productos, los requisitos de los clientes, los requisitos reglamentarios que sean
aplicables, la competencia demostrada del personal y el grado en que sea necesario
demostrar el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de la calidad.

2.4 Control de registros

Deben establecerse y mantenerse registros para proporcionar evidencia de la

conformidad con los requisitos, así como de la operación eficaz del Sistema de
Gestión de la Calidad.

9
Los registros de calidad deben permanecer legibles, fácilmente identificados y
recuperables.

Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles

necesarios para la identificación, legibilidad, almacenamiento, protección,
recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros de calidad.

¿Por qué administrar los documentos?

Para hacer un manejo adecuado del ciclo de vida de los documentos 1 que garantice
la eficiencia y eficacia de los procesos.

Implementar un Sistema de Manejo de Documentos Provee un proceso único que

coordina cambios y disponibilidad en los documentos críticos para el negocio.

1
El ciclo de vida incluye: creación de documentos, cambio, revisión, aprobación, publicación y archivo.
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¿Que sucede si no se administran los documentos?

 Se toman malas decisiones por no contar con la información adecuada y

oportuna.

 Se desperdicia tiempo buscando información extraviada, o reconstruyendo

información

 Pérdida de imagen ante los clientes

2.5 Estructura documental

1. Existen estructuras recomendadas para los manuales de calidad, sin

embargo cada empresa debe personalizar y adaptar esta estructura a
su propia realidad y requisitos.

2. La estratificación es importante, la distinción de niveles impone una

jerarquía de documentos, plantea un orden y establece una relación
simple y compatible entre las referencias.

11
Nivel 1: Manual de Calidad

Describe el sistema, la política y los objetivos de calidad, establece por qué se hace
lo que se hace y quién lo autoriza.

Es redactado por los miembros del comité de Calidad, revisado por el

Representan te de la Dirección y aprobado por el Director General.

Nivel 2: Procedimientos

Describe las actividades necesarias para implantar los elementos del sistema de
calidad en cada una de las áreas funcionales, propósito de la actividad, alcance de la
actividad, responsabilidades (qué se debe hacer y quién debe hacerlo.),
procedimiento (cuándo, dónde y cómo debe hacerse), cuál es materiales, equipos y
documentos deben ser usados y la documentación: Cómo debe ser controlada y
registrada.

Nivel 3: Instrucciones de trabajo

Son Instrucciones detalladas de trabajo que describen como la actividad debe ser
ejecutada.

Son generalmente utilizadas en equipo, facilidades y actividades específicas que

pueden tener impacto directo en la calidad como por ejemplo: Dibujos, instrucciones
de manufactura, especificaciones técnicas, de proceso o de clientes, planos,
métodos de prueba, diagramas, acuerdos o contratos y otros.

Nivel 4: Formatos y registros

Sirven para recopilar información valiosa.

Los formatos registran datos.

Los registros, registran evidencias objetivas de la ejecución y terminación de

actividades o trabajos con apego a los lineamientos o instrucciones descritas en los
procedimientos o instrucciones de trabajo, tales como:

 Grado alcanzado con los objetivos de calidad.

 Nivel de satisfacción o insatisfacción de los clientes.
 Hallazgos y resultados obtenidos.
 Bases para analizar tendencias.
 Resultados de control de proceso.
 Resultados de control de producto no conforme.
 Acciones correctivas tomadas y su efectividad.
 Desempeño de los proveedores.
 Habilidades y entrenamiento del personal.

12
Nivel 5: Documentos externos

Los documentos de origen externo se deben identificar y controlar su distribución.

2.6 Procedimiento de Control de Documentos

Este documento establece el mecanismo para mantener el control relacionado con la

confección, revisión, aprobación, distribución, modificación, identificación,
almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición, de toda la
documentación, como por ejemplo la operativa, la administrativa y otras.

Dentro de las definiciones que podemos asignar a los documentos según la

Normativa ISO 9000 es la siguiente:

a) Documento Controlado:
Es aquel documento que está sujeto a cambios, razón por
la cuál debe ser adecuadamente identificado y controlado
en cuanto a su distribución, para asegurar que no se
utilicen versiones no vigentes.

b) Documento No Controlado:
Documento distribuido con fines informativos, pero que no
esta sujeto a actualizaciones.

c) Documento Obsoleto:
Documento correspondiente a una versión no vigente de
una copia controlada mantenido con fines históricos,
debidamente identificado

2.6.1 Procedimientos, Instructivos de trabajo y otros documentos

Como norma esencial en toda definición de documentos es imprescindible que se

cuente con que cada responsable de la documentación, confecciona y emite el
documento de acuerdo a las necesidades de su área y según las pautas
establecidas por la organización, en cuanto a su estructura y firman el documento en
el recuadro "confeccionado por”.

Es allí cuando el responsable de la revisión analiza el contenido y si no tiene

observaciones lo firma en el recuadro “revisado por” y lo envía al encargado de la
aprobación, en un plazo no superior, recomendado, a 03 días hábiles.

Ahora bien en el caso de efectuar observaciones, lo devuelve al confeccionador para

su análisis final teniendo.

Si quien desarrollo el documento no está de acuerdo con las observaciones, se

reúne con el responsable de la revisión para resolver las divergencias.
13
La modificación de un documento se destaca con letra cursiva y negrita y genera un
nuevo número de revisión, la cual se indica en la parte inferior de la hoja donde dice
“N° REVISIÓN”, en todas las páginas del documento.

Los documentos se mantienen legibles e identificables, a través del almacenamiento

en archivos electrónicos, la red o ficheros de fácil acceso y debidamente protegidos.
Según la normativa vigente o lo definido previamente por la organización

2.6.2 Definición de los documentos externos

El control de documentos emitidos por organismos externos y que sea pertinente a

las actividades de la organización, es responsabilidad el Jefe de Área, en cuanto a
su revisión, distribución y verificación de su vigencia.

Todas las copias vigentes de documentos externos utilizados para las operaciones y
actividades realizadas, deben ser identificadas con un Código Interno.

El retiro de las copias obsoletas debe hacerse en forma simultánea a la recepción de

los documentos actualizados, y toda la documentación retirada debe ser marcada de
alguna forma con la indicación “Obsoleto”.

El Jefe del Área pertinente es el único responsable a mantener copias obsoletas de

los documentos para fines de referencia en caso de ser necesario, debidamente
identificadas.

2.7 Documentos Comerciales

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en
los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones
de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas
las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las
partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar
la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental
para la contabilización de tales acciones.

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la

empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,

conforme surge de lo siguiente:

 En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen
en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
14
  Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de
los actos de comercio

 Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de

dichas operaciones.

 Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el

comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

De los documentos comerciales podemos definir dos grandes tipos de documentos:

a) Externos

b) Internos a.1) De uso interno

a.2) De uso externo

Comprobantes externos:
Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la
empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

Comprobantes internos:
Son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o
circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas,
presupuestos, vales.

Obligados a emitir documentos comerciales:

 Quienes comercializan cosas muebles.
 Quienes comercializan o prestan servicios.
 Quienes se dedican a la locación de bienes.

Conservación:
 Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados
desde la fecha de emisión del documento (www.sii.cl exige una vigencia
mínima de 6 años)

Comprobantes que intervienen en:

a.- CONCERTACIÓN DE LA OPERACIÓN

a.1) Orden de compra o Nota de pedido

a.2) Nota de venta

b.- DESPLAZAMIENTO DE LA MERCADERÍA

b.1) Guía de despacho

b.2) Factura

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c.- CIRCULACIÓN DE VALORES

c.1) Contado: Cheque

c.2) Crédito: Recibo
Nota de débito
Nota de crédito
Resumen de cuenta
Pagaré

a.1) Nota de pedido u Orden de compra.

Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de

compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la
operación.

Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que
lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.

a.2) Nota de ventas.

Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las

mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de
entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.

Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que
toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la
misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a
ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos.

b.1) Guía de despacho.

Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes

vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su
conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la
obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.

El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se entrega al

adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los
ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina ala sección facturación para
que proceda ala emisión de la factura.

Por último el triplicado permanece en la sección depósito par constancia de las

mercaderías salidas.

b.2) Factura.

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Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las
mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás
condiciones de la venta.

Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del
vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su
contabilización queda registrado su compromiso de pago.

Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder
del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta
y el cargo al comprador.

La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda

concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de
prueba legal

c.2) Nota de débito.

Llamase así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le

notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un
error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.

Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los
siguientes:

 En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se

aplicó a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior.
 En los comercios: cuando se pagó el flete por envío de una mercadería;
cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.

c.2) Nota de crédito.

Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de

comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo
expresado en la misma.

Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de

precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de
facturación.

c.1) Cheque.

Llamase cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el
cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o
autorización para girar en descubierto.

17
Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como
el caso del pagaré; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la
presentación del documento con las modalidades particulares establecidas para
cada tipo de cheque.

Modos de extender un cheque.

a) al portador
b) a favor de una persona determinada, con la cláusula “a la orden”.
c) a favor de una persona determinada, con la cláusula “no a la orden u otra
equivalente”.

c.2) Recibos.

El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el

que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la
deuda.

c.2) Resumen de cuenta.

Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen de su cuenta, con la
finalidad de:

 Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el

resumen de Cuenta con el que surge de sus propios registros.

 Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.

2.8 Conclusión

Los principios de gestión de la calidad pueden ser utilizados por la dirección como
base para diseñar un Sistema de Gestión, que considere las necesidades de todas
las partes interesadas, con el fin de conducir a la organización hacia una mejora en
el desempeño.

El Diseño e implementación de un control de documentos, tiene como propósito

establecer y mantener un proceso que permita definir, documentar y medir los
documentos para la competitividad de la organización, con el fin de propiciar su
mejoramiento (continuo).

Este sistema (Control de documentos) debe proveer la evidencia a la alta dirección,

a todos los clientes, subcontratistas, personal y demás interesados que la
organización está comprometida con el establecimiento, mantenimiento y
mejoramiento de niveles aceptables de calidad en sus productos y servicios.

Es sumamente importante administrar el sistema documental, de forma ágil y

eficiente de tal manera que no se convierta en una maraña de papeles que
obstaculice el éxito del Sistema de Gestión en lugar de soportarlo.
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3. BIBLIOGRAFÍA

 ISO 9000:2000, Sistemas de gestión de la calidad. Conceptos y vocabulario.

 ISO 9001:2000, Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos.

 ISO 9004:2000, Sistemas de gestión de la calidad. Directrices para la mejora

del desempeño.

 Procedimiento Control de Documentos ITI, Puerto Internacional de Iquique

 Sistema del Control Administrativo. Apuntes de clases. Pablo Espinoza V.

Contador Auditor-Contador Publico; Universidad Catolica del Norte

19