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Instructivo Ficha Tecnica
Instructivo Ficha Tecnica
Instructivo Ficha Tecnica
ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
SERIE:
4.- Áreas de la Unidad Administrativa que intervienen en la realización de los asuntos a los que se
refiere la serie:
1____________________________
2 ___________________________
3 ___________________________
(No más de tres en orden de importancia (primero el área de mayor interrelación).
5.- Áreas de la Secretaria de Salud relacionadas con la gestión y trámites de los asuntos a los que se
refiere la serie:
1 ______________________________
2 _____________________________
3_____________________________
(Áreas de otras coordinaciones, secretarías, unidades de apoyo o jurisdicciones).
6.- Dependencias fuera de la Secretaria de Salud con los que tiene interacción en la gestión y trámites
de los asuntos a los que se refiere la serie:
1 ________________________
2_______________________
3_______________________
(Institutos, Órganos Autónomos, Otras Secretarías de Gobierno, Universidades, Ayuntamientos, Órganos
Auditores, etc.)
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“2023: Año de Francisco Villa, el
Revolucionario del Pueblo.”
Área Coordinadora de Archivos
Administrativo_____
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
(Disposición legal, criterio o justificación administrativa por el cual debe conservarse la
documentación).
Legal _____
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
(Disposición legal, artículo, fracción o párrafo donde se señala el tiempo o hecho que determina el plazo
de conservación o vigencia documental).
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“2023: Año de Francisco Villa, el
Revolucionario del Pueblo.”
Área Coordinadora de Archivos
14.- Plazo de conservación con base en la(s) disposición(es) legal(es) citada(s) anteriormente:
Archivo de Trámite ___ (años), y en Archivo de Concentración ___ (años), = Total ____ (años).
15.- ¿Considera que la serie tiene valor histórico? Sí ____ No ____ ¿Por qué?
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
16.- Responsable del área generadora de la seriedocumental:
__________________________________________________________________________________
(Nombre y firma del responsable de ejecutar directamente esta actividad).
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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE LA FICHA TÉCNICA DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL
1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
Observacion: Donde se menciona serie: debe anotarse la clave y el nombre de la sección y
serie que identifica al expediente a evaluar, claro este será identificado en el cuadro de
clasificación que menciona las series documentales comunes de esta secretaria, este
instrumento (cuadro) se les proporciono en la circular numero SS/UAF/CA/142/06/2023,
entonces en este apartado se colocara el código que identifica el asunto a evaluar.
De no tener el expediente un código identificado dentro de las series comunes, puede quedar en
blanco para su códificacion posterior.
Anotar el o los artículos y sus fracciones, del fundamento legal aplicable, en concordancia
que fundamenten el proceso o procedimiento del que deriva la serie documental y en su
caso, las subseries. Solo deben incorporarse los artículos y fracciones específicos que refieren
a la función, proceso o procedimiento.
Anotar de manera resumida sobre los asuntos o temas que se manejan en la serie a evaluar.
9
Anotar el o los tipos de de documentos contenidos (describir la clase de documentos que
10 contiene la serie, oficios, memos, tarjetas, planos, radiografias, tarjetas informativas, etc.).
Marcar con una X según corresponda, indicando los Valores Documentales Primarios de la
13
serie documental (administrativo, legal, fiscal o contable). y redactar una pequeña
justificacion) pueden seleccionar mas de uno.
Indicar el número de años que los expedientes de la serie documental, deberán permanecer en
el archivo de trámite, así como en el archivo de concentración, posterior a su fecha de cierre,
de acuerdo a los valores establecidos en el Cusdro de Clasificacion de las series Comunes si
14
es el caso, t a m b i e n s e anotara el número de años de l a vigencia total. Para
determinarlos, las áreas productoras deberán basarse en la normatividad mencionada en
el punto 3 y la cual aplica al proceso o procedimiento y a la frecuencia de uso y consulta, así
como del volúmen de documentación que se genera al año.
Para definir lo anterior y como apoyo, se pueden hacer las siguientes preguntas al
productor de la documentación.
Considerer si los expedientes tienen un valor historico de acuerdo a criterio, considerando cuando
se trata de documentación con valor evidencial, testimonial e informativo, por lo general de
15 funciones sustantivas. Es decir, que tienen una utilidad científica como fuente de información
para los estudios históricos ya sea para construir el pasado de la entidad productora o
para otras investigaciones y el documento se relaciona directamente con los acontecimientos
y nos dan testimonio de los hechos.
Fiscal:
Valor que tienen los documentos que pueden servir de testimonio
del cumplimiento de obligaciones tributarias.
Artículos 28, Fracción III y 30 del Código Fiscal de la
Fiscal o contable Justificación Federación.
Contable:
Valor que tienen los documentos que soportan el conjunto de
cuentas, registros de los ingresos, egresos y de los movimientos
económicos del Instituto.
Apartado 12. Plazos de Guarda y Custodia de la NGIFG004-
Disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental.
Código Secciones
1C Legislación
2C Asuntos Jurídicos
3C Programación Organización y Presupuestación
4C Recursos Humanos
5C Recursos Financieros
6C Recursos Materiales y obra pública
7C Servicios Generales
8C Tecnologías y Servicios de la Información
9C Comunicación Social
10C Control de Auditoría de Actividades Públicas
11C Programación, Información, Evaluación y Políticas
12C Transparencia y Acceso a la Información
Código Secciones
1C Legislación
Series
1C.1 Disposiciones en materia de legislación
1C.2 Programas y proyectos en materia de legislación
1C.3 Leyes
1C.4 Códigos
1C.5 Convenios y tratados internacionales
1C.6 Decretos
1C.7 Reglamentos
1C.8 Acuerdos generales
1C.9 Circulares
Instrumentos jurídicos consensuales (convenios, bases de
1C.10
colaboración, acuerdos, etc.)
1C.11 Resoluciones
1C.12 Compilaciones jurídicas
1C.13 Diario oficial de la federación (publicaciones en el)
1C.14 Normas oficiales mexicanas
1C.15 Comités y subcomités de normalización
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Código Secciones
2C Asuntos Jurídicos
Series
2C.1 Disposiciones en materia de asuntos jurídicos
2C.2 Programas y proyectos en materia de asuntos jurídicos
2C.3 Registro y certificación de firmas
2C.4 Registro y certificación de firmas acreditadas ante la dependencia
2C.5 Actuaciones y representaciones en materia legal
2C.6 Asistencia consulta y asesorías
2C.7 Estudios, dictámenes e informes
2C.8 Juicios contra la dependencia
2C.9 Juicios de la dependencia
2C.10 Amparos
2C.11 Interposición de recursos administrativos
2C.12 Opiniones técnico jurídicas
2C.13 Inspección y designación de peritos
2C.14 Desfalcos, peculados, fraudes y cohechos
2C.15 Notificaciones
2C.16 Inconformidades y peticiones
2C.17 Delitos y faltas
2C.18 Derechos humanos
Código Secciones
3C Programación, Organización y Presupuestación
Series
3C.1 Disposiciones en materia de programación
3C.2 Programas y proyectos en materia de programación
3C.3 Procesos de programación
3C.4 Programa anual de inversiones
3C.5 Registro programático de proyectos institucionales
3C.6 Registro programático de proyectos especiales
3C.7 Programas operativos anuales
3C.8 Disposiciones en materia de organización
3C.9 Programas y proyectos en materia de organización
3C.10 Dictamen técnico de estructuras
3C.11 Integración y dictamen de manuales de organización
Integración y dictamen de manuales, normas y lineamientos, de
3C.12
procesos y procedimientos
3C.13 Acciones de modernización administrativa
3C.14 Certificación de calidad de procesos y servicios administrativos
3C.15 Desconcentración de funciones
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
3C.16 Descentralización
3C.17 Disposiciones en materia de presupuestación
3C.18 Programas y proyectos en materia de presupuestación
3C.19 Análisis financiero y presupuestal
3C.20 Evaluación y control del ejercicio presupuestal
Código Secciones
4C Recursos Humanos
Series
4C.1 Disposiciones en materia de recursos humanos
4C.2 Programas y proyectos en materia de recursos humanos
4C.3 Expediente único de personal
4C.4 Registro y control de puestos y plazas
4C.5 Nómina de pago de personal
4C.6 Reclutamiento y selección de personal
4C.7 Identificación y acreditación de personal
Control de asistencia (vacaciones, descansos y licencias, incapacidades,
4C.8
etc.)
4C.9 Control disciplinario
4C.10 Descuentos
4C.11 Estímulos y recompensas
4C.12 Evaluaciones y promociones
4C.13 Productividad en el trabajo
4C.14 Evaluación del desempeño de servidores de mando
Afiliaciones al Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los
4C.15
Trabajadores del Estado
Control de prestaciones en materia económica (FONAC, Sistema de ahorro
4C.16
para el retiro, seguros, etc.)
4C.17 Jubilaciones y pensiones
4C.18 Programas de retiro voluntario
4C.19 Becas
Relaciones laborales (comisiones mixtas, sindicato nacional de
4C.20
trabajadores al servicio del estado, condiciones laborales)
4C.21 Servicios sociales y culturales y de seguridad e higiene en el trabajo
Capacitación continua y desarrollo profesional del personal de áreas
4C.22
administrativas
4C.23 Servicio social de áreas administrativas
4C.24 Currícula de personal
4C.25 Censo de personal
4C.26 Expedición de constancias y credenciales
4C.27 Coordinación laboral con organismos descentralizados y paraestatales
4C.28 Servicio profesional de carrera
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Código Secciones
5C Recursos Financieros
Series
Disposiciones en materia de recursos financieros y contabilidad
5C.1
gubernamental
Programas y proyectos en materia de recursos financieros y
5C.2
contabilidad gubernamental
5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal
5C.4 Ingresos
5C.5 Libros contables
5C.6 Registros contables (glosa)
5C.7 Valores financieros
5C.8 Aportaciones a capital
5C.9 Empréstitos
5C.10 Financiamiento externo
5C.11 Esquemas de financiamiento
5C.12 Asignación y optimización de recursos financieros
5C.13 Créditos concedidos
5C.14 Cuentas por liquidar certificadas
5C.15 Transferencias de presupuesto
5C.16 Ampliaciones del presupuesto
5C.17 Registro y control de pólizas de egresos
5C.18 Registro y control de pólizas de ingresos
5C.19 Pólizas de diario
5C.20 Compras directas
5C.21 Garantías, fianzas y depósitos
5C.22 Control de cheques
5C.23 Conciliaciones
5C.24 Estados financieros
5C.25 Auxiliares de cuentas
5C.26 Estado del ejercicio del presupuesto
5C.27 Fondo rotatorio
5C.28 Pago de derechos
Código Secciones
6C Recursos Materiales y Obra Pública
Series
Disposiciones en materia de recursos materiales, obra pública,
6C.1
conservación y mantenimiento
Programas y proyectos en materia de recursos materiales, obra
6C.2
pública, conservación y mantenimiento
6C.3 Licitaciones
6C.4 Adquisiciones
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Código Secciones
7C Servicios Generales
Series
7C.1 Disposiciones en materia de servicios generales
7C.2 Programas y proyectos en materia de servicios generales
7C.3 Servicios básicos (energía eléctrica, agua, predial, etc.)*
7C.4 Servicios de embalaje, fletes y maniobras
7C.5 Servicios de seguridad y vigilancia
7C.6 Servicios de lavandería, limpieza, higiene y fumigación
7C.7 Servicios de transportación
7C.8 Servicios de telefonía, telefonía celular y radiolocalización
7C.9 Servicio postal*
7C.10 Servicios especializados de mensajería
7C.11 Mantenimiento, conservación e instalación de mobiliario*
7C.12 Mantenimiento, conservación e instalación de equipo de computo*
7C.13 Control de parque vehicular
7C.14 Control de combustible
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Código Secciones
8C Tecnologías y Servicios de la Información
Series
8C.1 Disposiciones en materia de telecomunicaciones
8C.2 Programas y proyectos en materia de telecomunicaciones
8C.3 Normatividad tecnológica
8C.4 Desarrollo e infraestructura de telecomunicaciones
8C.5 Desarrollo e infraestructura del portal de Internet de la dependencia
8C.6 Desarrollo redes de comunicación de datos y voz
8C.7 Disposiciones en materia de informática
8C.8 Programas y proyectos en materia de informática
8C.9 Desarrollo informático
8C.10 Seguridad informática
8C.11 Desarrollo de sistemas
8C.12 Automatización de procesos
8C.13 Control y desarrollo del parque informático
8C.14 Disposiciones en materia de servicios de información
8C.15 Programas y proyectos en materia de servicios de información
8C.16 Administración y servicios de archivo
8C.17 Administración y servicios de correspondencia
8C.18 Administración y servicios de bibliotecas
8C.19 Administración y servicios de otros centros documentales
8C.20 Administración y preservación de acervos digitales
8C.21 Instrumentos de consulta
8C.22 Procesos técnicos en los servicios de información
8C.23 Acceso y reservas en servicio de información
8C.24 Productos para la divulgación de servicios
8C.25 Servicios y productos en Internet e intranet
Código Secciones
9C Comunicación Social
Series
9C.1 Disposiciones en materia de comunicación social
9C.2 Programas y proyectos en materia de comunicación social
9C.3 Publicaciones e impresos institucionales
9C.4 Materia multimedia
9C.5 Publicidad institucional
9C.6 Boletines y entrevistas para medios
9C.7 Boletines informativos para medios
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Código Secciones
10C Control y Auditoría de Actividades Públicas
Series
10C.1 Disposiciones en materia de control y auditoría
10C.2 Programas y proyectos en materia de control y auditoría
10C.3 Auditoría
10C.4 Visitadurías
10C.5 Revisiones de rubros específicos
10C.6 Seguimiento a la aplicación en medidas o recomendaciones
10C.7 Participantes en comités
10C.8 Requerimientos de información a dependencias y entidades
10C.9 Quejas y denuncias de actividades públicas
10C.10 Peticiones, sugerencias y recomendaciones
10C.11 Responsabilidades
10C.12 Inconformidades
10C.13 Inhabilitaciones
10C.14 Declaraciones patrimoniales
10C.15 Entrega – recepción
10C.16 Libros blancos
Código Secciones
11C Planeación, Información, Evaluación y Políticas
Series
11C.1 Disposiciones en materia de planeación
11C.2 Disposiciones en materia de información y evaluación
11C.3 Disposiciones en materia de políticas
11C.4 Programas y proyectos en materia de información y evaluación
11C.5 Programas y proyectos en materia de políticas
11C.6 Planes nacionales
28
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Código Secciones
12C Transparencia y Acceso a la Información
Series
12C.1 Disposiciones en materia de acceso a la información
12C.2 Programas y proyectos en materia de acceso a la información
Programas y proyectos en materia de transparencia y combate a la
12C.3
corrupción
12C.4 Unidades de enlace
12C.5 Comité de información
12C.6 Solicitudes de acceso a la información
12C.7 Portal de transparencia
12C.8 Clasificación de información reservada
12C.9 Clasificación de información confidencial
12C.10 Sistemas de datos personales
12C.11 Instituto federal de acceso a la información
12C.12 Archivos del presidente electo
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