Actividad 4. Organizar Documentos
Actividad 4. Organizar Documentos
Actividad 4. Organizar Documentos
Informe ejecutivo
Con el presente manual se pretende dar lineamientos claros de cómo identificar un fondo
acumulado, como realizar la organización del mismo y de esta manera poder sanear la
documentación de cualquier entidad u organización que presente estos problemas.
MARCO JURÍDICO
Los fondos documentales acumulados – FDA- son documentos agrupados por una entidad u
organización en el trayecto de su vida institucional o corporativa, sin ningún criterio archivístico.
Conllevando a que la institución concentre sus depósitos acervos documentales producidos por la o
las entidades que proceden o las cuales han asumido algunas funciones ya sea por supresión,
liquidación o fusión.
Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en cuenta la
última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como punto límite entre las Tablas de
Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD).
Es decir, desde la última reestructuración hasta la fecha de hoy se elaborarán unas TRD que se
aplicarán en ese Manual de Organización de Fondos Acumulados 13 ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN DE COLOMBIA mismo período puesto que la documentación producida por la entidad
reflejará las diferentes actividades y servicios prestados durante la última etapa de vida
institucional.
Igualmente, se considera como parte de los fondos acumulados aquella documentación producida
por entidades que antecedieron o se fusionaron al ente que actualmente la custodia.
La labor de organización de los fondos acumulados requiere por lo menos de tres momentos: el
establecimiento del nivel de organización de la documentación y la reconstrucción de la historia
Manual de Organización de Fondos Acumulados 14 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE
COLOMBIA historia institucional, la elaboración de un Plan Archivístico Integral y la ejecución de
dicho plan enmarcado en las normas y principios archivísticos.
2.3.1 Diagnóstico: Establecimiento del nivel de organización documental El establecimiento
del nivel de organización documental está relacionado con la aplicación de los formatos
del diagnóstico integral propuesto por el Archivo General de la Nación que “contempla
aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno físico en el cual está la
documentación y de su organización” y cuyas bondades son reconocidas en los
diferentes ámbitos de la administración, la planeación, la gestión documental, servicios
de archivos y muy especialmente como “herramienta para evaluar las diferentes
variables que inciden en la preservación” y en la “formulación de programas de
conservación preventiva”.
Para lograr los fines propios de este manual se hará hincapié en el último aspecto de los
mencionados anteriormente, es decir, en el nivel de organización documental.
2.3.1.2 Aplicación del formato: “Identificación de fondos y secciones por depósito” Con la
aplicación del formato “Identificación de fondos y secciones por depósito” se logrará un
mayor conocimiento de la documentación respecto al nombre de las entidades
productoras y de sus dependencias, datos esenciales para la futura labor de
clasificación. (Véase Anexos 2 y 2.1). Antes de iniciar su aplicación es necesario realizar
las siguientes preguntas:
• ¿Qué instrumentos de descripción o de recuperación posee la documentación
almacenada en ese depósito?
• ¿Es consultada la documentación almacenada en el depósito?
• ¿Qué instrumentos de control de consulta y préstamo se llevan? Estas preguntas
tienen como fin indagar sobre la existencia de instrumentos que registren el nombre de
productores, asuntos, fechas y volumen de la documentación, ya sea en papel o en una
base de datos
Desde el punto de vista cuantitativo se debe aplicar la fórmula estadística que determina el
porcentaje de la población que se tomará como muestra para aplicar el formato de la identificación
de asuntos.
Veamos como aplica la fórmula para el caso del “Archivo de Malaria”. El volumen total de los 9
depósitos es de 1.850 metros lineales; esta cifra se toma como la cantidad total de unidades (metro
lineal) representada por N, así las cosas el número de metros para seleccionar (n) es igual a:
Para el caso del nivel de organización documental el total del número de unidades del depósito (N)
es el número de metros lineales que se obtuvo de la aplicación del formato anterior por lo tanto el
resultado obtenido o sea el número de unidades selec1 La fórmula está suficientemente explicada
en JAIMES, GARCÍA: 2003, págs. 44-46. Manual de Organización de Fondos Acumulados 19 n=
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA mencionadas para evaluar (n) también se
obtendrá en metros lineales.
La toma de la muestra obtenida ya sea mediante la aplicación de la fórmula o el diez por ciento de
la población total del depósito se hará teniendo en cuenta criterios cualitativos tales como fondos,
secciones o asuntos ya identificados en la aplicación del formato anterior.
Los datos obtenidos en este formato permiten identificar asuntos puntuales para las dependencias
(secciones o subsecciones) de cada entidad (fondo); la unidad de análisis es la unidad de
conservación y para ella se acopian datos sobre contenidos, fechas extremas, soportes, ubicación y
anexos. Estos datos son fundamentales para estimar tiempos y personal de acuerdo con el tipo de
labor que se deba adelantar en la organización y en procesos de limpieza y desinfección.
Igualmente, se deben tener en cuenta las fuentes primarias escritas (documentales) sin importar el
carácter de cada entidad (orden nacional o territorial, del nivel central o descentralizado); deben
recopilarse los siguientes documentos para elaborar la Historia Institucional:
ANTECEDENTES
Decretos o leyes de fusión o supresión de las entidades que le antecedieron.
CREACIÓN
Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones, Escrituras Públicas que crean el nuevo ente.
DESARROLLO
Todos aquellos documentos generados por la propia entidad reglamentando el acto administrativo
que le dio origen y que permiten conocer sus políticas, disposiciones, actividades y resultados de su
actividad.
Decretos o leyes de fusión o supresión de las entidades que le antecedieron.
CREACIÓN
Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones, Escrituras Públicas que crean el nuevo ente.
DESARROLLO
Todos aquellos documentos generados por la propia entidad reglamentando el acto administrativo
que le dio origen y que permiten conocer sus políticas, disposiciones, actividades y resultados de su
actividad.
Documentación administrativa.
Esta información se encuentra en aquellos documentos generados por órganos de dirección o sus
grupos asesores: Decretos, Resoluciones, Actas de Consejo Directivo, Actas de Junta Directiva,
Reglamentos, Estatutos, Manuales de Funciones, Manuales de Procedimientos.
ORGANIGRAMAS
Para cada etapa de la vida institucional; en el evento de no encontrar los organigramas es preciso
reconstruir la evolución de la estructura orgánica de la institución a partir de los materiales
obtenidos en la búsqueda preliminar y de la misma documentación objeto de organización.
Planes, Programas, Informes y Proyectos.
Inventarios de bienes muebles e inmuebles.
Documentación técnica.
Actas de Comités Técnicos, Estudios, Manuales de Procedimientos de las Áreas Técnicas, Proyectos,
Convenios, Informes Técnicos.
CAMBIOS ESTRUCTURALES
Leyes, Decretos.
DESAPARICIÓN
Leyes, Decretos de fusión o liquidación.
La revisión y análisis de los anteriores documentos debe arrojar como resultado las fechas de
creación, de cambios estructurales y de supresión; el lugar de funcionamiento de la entidad y la
existencia de regionales o seccionales, el estatuto jurídico de la entidad, las funciones y atribuciones,
actividades, estructura(s) interna(s), entidades precedentes.
La Tabla 1 muestra los cambios administrativos del Instituto Nacional de Adecuación de Tierras —
INAT—. Antes de crearse el INAT existieron entidades que asumían las funciones de adecuación de
tierras y construcción de distritos de riego y drenaje tales como Ministerio de Economía Nacional,
Electraguas y Caja Agraria en el período 1936-1960, el INCORA en 1961, el Servicio Colombiano de
Meteorología e Hidrología —SCMH— en 1968, el HIMAT en 1976 y el INAT desde 1993 hasta 2003.
En mayo de este último año el INAT al igual que el DRI, el INPA y el INCORA iniciaron su proceso de
liquidación y simultáneamente se creó el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural —INCODER—.
Es importante señalar que la construcción de la historia institucional debe ser una actividad
permanente durante todo el proceso de organización documental; la investigación de la Historia
Institucional comienza con el diagnóstico, debe incluirse en el plan archivístico integral y se
enriquecerá con la aplicación de los procesos puntuales de clasificación, depuración, ordenación y
descripción.
Una vez aplicados los formatos para evaluar el nivel de organización es necesario tabular sus datos.
Particularmente, debe revisarse aquella información relacionada con cada una de las columnas del
último formato tales como: número de depósitos, entidades que produjeron la documentación,
dependencias, asuntos, fechas extremas de la documentación producida por cada una de ellas,
volumen documental en metros lineales para cada entidad productora. De otra parte, se debe valorar
el estado en que se encuentran los procesos de identificación, clasificación, ordenación y descripción
que son las acciones que deberán emprenderse en el proceso de organización.
• Establecer un objetivo general y unos objetivos específicos. Los objetivos deben encaminarse
al tratamiento integral de organización y conservación de la documentación.
• Elaborar la descripción del estado físico y nivel de organización de la documentación con el fin
de establecer prioridades en el trabajo que se va a realizar
• Señalar la metodología y técnicas archivísticas que se deben aplicar. La reconstrucción de la
Historia Institucional requiere la elaboración de gráficas con registro de fechas de creación, cambios
estructurales, fusiones
• De la misma manera, es necesario destacar la importancia de cada uno de los procesos técnicos
que se abordarán como son: Identificación de entes productores, dependencias y asuntos para cada
etapa establecida. Clasificación y la correspondiente elaboración de los cuadros de clasificación con
base en las gráficas de la historia institucional y sus diferentes estructuras, confrontación de la
documentación que se va a organizar con las gráficas de la historia institucional y los actos
administrativos que las sustentan.
• Periodicidad y fechas de reuniones del Comité de Archivo para deliberar sobre los asuntos
propios del desarrollo del trabajo que se realizará.
• Recurso humano: determinar personal requerido tanto para la organización como para la
conservación documental. Cada proceso necesita de una planificación adecuada teniendo en cuenta
perfiles de competencias del personal que asumirá las labores
• Calcular tiempos: tiempos de ejecución de acuerdo con el nivel de organización; determinar
etapas de ejecución a corto, mediano y largo plazos.
• Identificar los materiales necesarios para realmacenamiento e identificación, unidades de
conservación adecuados, rótulos, equipos de cómputo y medidas de limpieza y desinfección para los
casos que se requiera.
• Dotación de seguridad industrial y salud ocupacional para el personal.
• Espacios adecuados de trabajo y de almacenamiento.
• Mobiliario adecuado.
• Costos.
• Cronograma (actividades, personal, tiempos). Bibliografía.
• Socialización del proyecto, de su ejecución y de sus resultados en la entidad.
2.3.4.1Organización Documental.
Definición. Se entiende por Organización Documental al conjunto de procesos técnicos y
administrativos orientados a facilitar la consulta y recuperación de la información. Incluye diferentes
etapas como son la identificación, la clasificación y depuración, la ordenación y la descripción.
En esta etapa de la organización se deben elaborar cuadros de clasificación más veraces, sobre los
cuales se harán los inventarios documentales.
En esta etapa es fundamental separar la documentación con deterioro biológico para evitar la
contaminación de aquella que está en buen estado.
Dadas sus características como instrumento de control que “describe las unidades de un fondo
siguiendo la organización de las series” el inventario es la herramienta adecuada para adelantar el
proceso de valoración; así las cosas, es preciso destacar algunos aspectos relevantes de la información
que aporta el inventario para el conocimiento de la producción documental de cada una de las
dependencias de la entidad, en una época determinada. De manera específica el inventario:
• Permite identificar los asuntos o series que maneja la entidad y cada una de las dependencias.
• Permite controlar la producción documental específica por dependencias.
• Determina las fechas reales de cada asunto o serie.
• Registra la frecuencia de consulta que indicará el carácter semiactivo o inactivo de cada asunto o
serie.
• Registra los soportes de la información de cada serie o asunto.
• Consigna los anexos y el estado de conservación de cada serie o asunto.
• Señala el volumen para cada serie documental.
Identifica el número y tipo de unidades de conservación para cada serie o asunto. El inventario debe
incluir la totalidad de la documentación producida por cada una de las dependencias de la entidad
productora, correspondiente a las diferentes etapas de su vida institucional. El trabajar por etapas de
acuerdo con las reestructuraciones facilitará y hará de la valoración un proceso más objetivo.
2.3.4.4 Valoración
Objetivo e importancia
La valoración ante todo es un proceso técnico de análisis intelectual de la producción documental de
la institución que tiene como objeto identificar los valores primarios y secundarios de los documentos
y de esta manera establecer el tiempo que deben permanecer tanto en el archivo de oficina como en
el Archivo Central y señalar su disposición final.
Dado que la valoración tiene como fin último la conservación y preservación de la documentación de
valor secundario; esta labor tiende a construir el patrimonio histórico documental.
Criterios en la valoración
Existen varios criterios que deben tenerse en cuenta para el proceso de valoración, en primer lugar el
ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional. El ciclo vital comprende las tres edades
del documento de acuerdo con el uso y frecuencia de consulta. Estas corresponden a los documentos
activos, semiactivos e inactivos. En los fondos acumulados se encuentra generalmente
documentación semiactiva e inactiva administrativamente.
Criterios en la valoración Existen varios criterios que deben tenerse en cuenta para el proceso de
valoración, en primer lugar el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional.
El ciclo vital comprende las tres edades del documento de acuerdo con el uso y frecuencia de
consulta. Estas corresponden a los documentos activos, semiactivos e inactivos.
En los fondos acumulados se encuentra generalmente documentación semiactiva e inactiva
administrativamente.
Valores primarios En los fondos acumulados existen documentos que aún poseen valores primarios,
que interesan a la institución y a los involucrados en el asunto, es decir, que no han finalizado su
vigencia ni el plazo precaucional, a estos se les debe asignar el tiempo de retención en el Archivo
Central y la disposición final una vez haya finalizado el segundo ciclo vital.
El funcionamiento institucional
se refiere tanto al conocimiento de la misión institucional que cumple o cumplió la entidad dentro
del Estado, como a las particularidades de la producción documental generada en sus dependencias;
para ello es muy importante obtener la suficiente información sobre la historia institucional,
procesos archivísticos y las normas que regulan la documentación en cada institución. Estas
consideraciones deben tenerse en cuenta para todas y cada una de las etapas de la evolución de la
entidad con el fin de realizar una valoración acorde con el contexto histórico del productor de la
documentación.
En el marco de la gestión administrativa de una entidad se produce cierto tipo de documentos que
agrupados por características comunes permiten considerarse como de valor permanente desde
que nacen aun sin mediar un proceso de valoración formal.
1. Dispositivos: Actos administrativos generados por la entidad que llevan implícita una orden, una
determinación o decisión, una regulación o normalización de procesos o actividades; estos
documentos permiten conocer las disposiciones, las políticas y directrices internas de cada entidad.
Ejemplo de estos son las Leyes, los Decretos, las Resoluciones, los Acuerdos, las Actas, las Directivas,
las Circulares, los Estatutos, entre otros.
2. Actividades: Documentos sobre actividades realizadas en cumplimiento de funciones
administrativas. Informes de Gestión, Informes de Actividades, Proyectos, Convenios, Contratos,
Planes, Programas, Balances, Inventarios Muebles e Inmuebles, Inventarios Documentales, entre
otros. Es posible que algunos de estos documentos sean voluminosos y por lo tanto requieran
seleccionarse.
3. Misionales: Documentos generados en labores misionales tales como Estudios Técnicos,
Conceptos, Manuales Técnicos.
Teniendo presente las series o asuntos identificados en los inventarios, se debe solicitar la siguiente
información respecto a cada uno de ellos:
• Contenido informativo en cada grupo de asuntos o series.
• Frecuencia de consulta de los asuntos o series.
• Volumen documental existente para cada grupo de asuntos o serie
• Quiénes los consultan.
• Motivos por los cuales se consultan.
• Normas externas que afectaron o afectan (según la época) la producción, trámite y conservación
de los documentos.
• Normas internas que afectaron o afectan (según la época) la producción, trámite y conservación
de los documentos.
Para determinar su disposición final
Al igual que en la etapa anterior, se tiene como base la elaboración de un inventario que muestre el
contenido informativo de las series documentales producidas por cada una de las unidades
administrativas que conforman la entidad productora.
•El inventario debe corresponder a la totalidad de la documentación producida por la entidad o
entidades productoras.
• La valoración de cada asunto o serie se apoyará en la importancia que represente tanto para la
oficina como para la entidad y la Nación.
• Debe identificarse si la información es única o está registrada en expedientes de otras
dependencias.
• Si los asuntos o series dan cuenta del origen y desarrollo de las entidades.
• Si los asuntos o series informan sobre las políticas, planes y programas.
• Si testimonian las actividades de la entidad.
• Si dan cuenta del origen y contenido de la información.
Técnicas y Criterios para la selección Respecto a las técnicas de selección de registros, Hull (1981),
habla de cuatro opciones, dos de ellas de tipo cualitativo, las otras dos de tipo cuantitativo. Dentro
de las primeras menciona:
a) Toma de ejemplares al azar;
b) Muestreo selectivo o cualitativo con arreglo a una pauta determinada dando un valor especial a
ciertas series con fines de investigación. Se le atribuye ser poco objetiva y proporcionar una visión
sesgada o tergiversada de la serie.
Dentro de las segundas menciona las siguientes:
a) Muestreo sistemático que tiene como guía la cronología, es decir, guardar ciertos años, eliminar
otros; conservar la producción de una serie correspondiente al primer semestre, eliminar la
producción correspondiente al segundo;
b) Muestreo aleatorio. Toda unidad tiene igual probabilidad de representar una serie; en este caso
es necesario aplicar una fórmula estadística.
El muestreo debe ser motivo de análisis para la administración, por esta razón debe contemplarse
como tema de importancia en el Comité de Archivo de la entidad.
Quienes participen en el proceso de evaluación con el fin de determinar las series o asuntos cuya
disposición final sea la selección o conservación parcial deben tener un amplio conocimiento sobre
los siguientes aspectos de cada asunto o serie que se va a valorar:
• El origen y las características de las series o asuntos.
• Relación con otras series producidas en la misma época.
• Fuentes alternas de consulta que informen sobre el contenido de los documentos que se van a
seleccionar.
• Volumen de las series o asuntos.
• Necesidades administrativas.
• Normas que pueden afectar la conservación y acceso.
• Evolución de las necesidades y de la metodología de investigación.
• Historia administrativa del productor.
• Técnicas de selección de registros.
Estos aspectos pueden constituirse como criterios cualitativos para lograr una selección objetiva. El
tipo de muestreo y las consideraciones cualitativas sobre la muestra deben registrarse en las tablas
de valoración.
2.3.5 ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
2.3.5.1 Tablas de Valoración Documental (TVD). Definición.
Las Tablas de Valoración Documental se definen como el listado de series o asuntos a los cuales se
asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposición final. (Véase el
formato en Anexos 5 y 5.1).
2.3.5.2 Importancia de las Tablas de Valoración Documental Para la administración:
• Permiten planificar las acciones que deben adelantarse para asegurar el adecuado tratamiento de
la documentación en su segunda y tercera fases.
• Señalan los tiempos en que deben seleccionarse y eliminarse los documentos.
• Sirve de guía a la administración y al área de archivo para realizar las transferencias secundarias y
proporcionar un servicio eficiente.
• Garantiza el derecho a la información
• Favorece una adecuada selección documental.
• Permite la adecuada conservación de los documentos de valor histórico.
• Racionaliza recursos y espacios. Para el desarrollo de la labor archivística:
• Contribuyen a la organización de los fondos acumulados.
• Disminuyen racionalmente el volumen documental.
• Permiten identificar los asuntos o series que tramitan o tramitaron entidades actuales y aquellas
que fueron suprimidas, fusionadas o liquidadas.
• Reglamentan el tiempo de retención en la segunda etapa del ciclo vital.
• Señalan la documentación que se debe seleccionar y orientan sobre el tipo de muestreo que se
debe aplicar.
• Registran los criterios que se deben aplicar en la selección documental.
• Identifican la documentación de valor histórico o permanente que debe conservarse totalmente.
• Promueven la protección y conservación del patrimonio histórico documental de la institución.
NOMBRE Y CARGO:
LUGAR Y FECHA
11
12
13
14
15
IDENTIFICACIÓN DE FONDOS Y SECCIONES POR DEPÓSITO
MINISTERIO DE SALUD
CONVENCIONES
E= eliminación S= selección
FECHA __________
ANEXO 7
UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA
N.T.= Numero de transferencia
OBJETO
Cargo:_______________________________ Cargo:_______________________________
Firma:_______________________________ Firma:________________________________
Recibido por:___________________________
Cargo:________________________________
Firma:________________________________
Lugar:______________ Fecha:_____________