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Anexo 4 - Protocolo de Transferencias Documentales Electronica
Anexo 4 - Protocolo de Transferencias Documentales Electronica
Anexo 4 - Protocolo de Transferencias Documentales Electronica
PROTOCOLO DE TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES ELECTRÓNICAS
1
CONTENIDO
1. OBJETIVO...........................................................................................................3
1.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS........................................................................3
2. ALCANCE...........................................................................................................3
3. GLOSARIO..........................................................................................................3
4. REFERENCIAS NORMATIVAS..........................................................................7
5. GENERALIDADES..............................................................................................9
6. REPRESENTACIÓN ESQUEMÁTICA DEL PROTOCOLO.............................10
6.1. REQUISITOS PREVIOS............................................................................10
6.2. CRITERIOS DE IDENTIFICACIÓN DE LOS EXPEDIENTES
ELECTRÓNICOS PARA EL PROCEOS DE TRANSFERENCIA PRIMARIA.....10
6.3. REPRESENTACIÓN ESQUEMÁTICA DEL PROTOCOLO......................11
6.4. DESCRIPCIÓN DE PASOS DEL PROTOCOLO DE TRANSFERENCIAS
PRIMARIAS ELECTRÓNICAS............................................................................12
7. TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS DE EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS 13
8. DOCUMENTOS RELACIONADOS..................................................................14
2
1. OBJETIVO
- Establecer los criterios que permitan verificar que series y/o subseries son
válidas para iniciar con el proceso de Transferencia Documental
Electrónica.
2. ALCANCE
3. GLOSARIO
3
ARCHIVO ELECTRÓNICO: Conjunto de documentos electrónicos producidos y
tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.
4
EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que
constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto
de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora
en la resolución de un mismo asunto.
5
escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su
conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.
6
VALOR CONTABLE: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el
conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos
económicos de una entidad pública o privada.
VALOR FISCAL: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pública.
4. REFERENCIAS NORMATIVAS
Jerarquía
Número/
de la Título Artículo Aplicación Específica
Fecha
norma
7
conservación de
archivos.
2609 de Por el cual se reglamenta el
Decreto N/A Aplicación total
2012 Título V de la Ley 594 de 200
Por el cual se reglamenta la Ley
80 de 1989 en lo concerniente a
las transferencias secundarias y
de documentos de valor
histórico al Archivo General de
1515 de
Decreto la Nación, a los archivos N/A Aplicación Total
2013
generales de los entes
territoriales, se derogan los
Decretos 1382 de 1995 y 998 de
1997 y se dictan otras
disposiciones.
“Por medio del cual se expide el Preservación de
1080 de 2.8.2.6.
Decreto Decreto Único Reglamentario documentos en
2015 3
del Sector Cultura” ambientes electrónicos
Requisitos para la
“Por medio del cual se expide el preservación y
1080 de 2.8.2.7.
Decreto Decreto Único Reglamentario conservación de los
2015 8
del Sector Cultura” documentos electrónicos
de archivo
Por el cual se reglamenta el
Título VIII de la Ley 594 de 2000
en materia de inspección,
106 de
Decreto vigilancia y control a los N/A Aplicación total
2015
archivos del Estado y los
documentos de carácter privado
declarados de interés cultural.
Criterios de conservación y
Acuerdo 11 de 1996 N/A Aplicación total
organización de documentos.
Por el cual se aprueba la tabla
de Retención Documental
Acuerdo 36 de 2000 presentada por la N/A Aplicación total
Superintendencia de Industria y
Comercio.
Por la cual se establecen los
criterios para la organización de
los archivos de gestión en las
entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones
Acuerdo 42 de 2002 N/A Aplicación total
públicas, se regula el Inventario
Único Documental y se
desarrollan los artículos 21, 22,
23 y 26 de la ley General de
Archivos.
Acuerdo 005 de Por el cual se establecen los N/A Aplicación total
2013 criterios básicos para la
clasificación, ordenación y
8
descripción de los archivos en
las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones
públicas.
Por el cual se reglamentan
parcialmente los Decretos 2578
y 2609 de 2012 y se modifica el
procedimiento para la
elaboración, presentación,
Acuerdo 4 de 2013 15 Aplicación Total
evaluación, aprobación e
implementación de las Tablas
de Retención Documental y las
Tablas de Valoración
Documental.
Por el cual se reglamenta el
procedimiento para la
elaboración, aprobación,
evaluación y convalidación,
implementación, publicación e
004 de
Acuerdo inscripción en el Registro único N/A Aplicación Total
2019
de Series Documentales –
RUSD de las Tablas de
Retención Documental – TRD y
Tablas de Valoración
Documental – TVD
Por la cual se crea el comité de
Resolució 102 de
archivo de la Superintendencia y N/A Aplicación total
n 1996
se asignan funciones.
Por la cual se adopta la Tabla
Resolució 29453 de de Retención Documental para
N/A Aplicación total
n 2001 la Superintendencia de Industria
y Comercio.
5. GENERALIDADES
9
6. REPRESENTACIÓN ESQUEMÁTICA DEL PROTOCOLO
10
El expediente debe tener como componentes, documentos en formato electrónico,
ya que la integridad de estos documentos puede verse afectada debido a los
riesgos que afectan a los documentos electrónicos de archivo.
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6.4. DESCRIPCIÓN DE PASOS DEL PROTOCOLO DE
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS ELECTRÓNICAS
1 Archivo General de la Nación. 2021. Lineamientos técnicos de las transferencias documentales secundarias. Recuperado de
https://bit.ly/30n8D0I
2 Archivo General de la Nación. 2021. Lineamientos técnicos de las transferencias documentales secundarias. Recuperado de
https://bit.ly/30n8D0I
3 Archivo General de la Nación. 2021. Lineamientos técnicos de las transferencias documentales secundarias. Recuperado de
https://bit.ly/30n8D0I
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8. DOCUMENTOS RELACIONADOS
________________________
Fin documento
4 Archivo General de la Nación. 2021. Lineamientos técnicos de las transferencias documentales secundarias. Recuperado de
https://bit.ly/30n8D0I
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