INFORME N°3

Comunicación Organizacional

Asignatura: Gestión de Personas para la Comunicación

Sección: 412

Nombre del docente: MARISOL OLEA MENESES

Nombre de los integrantes del grupo:

ALEJANDRO ORLANDO INAREJO CASTRO

FAVIO MARCEL GONZÁLEZ MONTENEGRO

CHRISTIAN ANDRE DELORME BADILLA

RODRIGO ALEJANDRO SEPÚLVEDA LOYOLA

Fecha de entrega: 09-06-2023

Contenido
Introducción: ..................................................................................................................................................3
Objetivo ..........................................................................................................................................................3
Desarrollo 1.- Tipos de comunicación que están presentes dentro de la situación entregada. ....................4
Paso 2.1: Planteamiento de una propuesta ...............................................................................................6
Etapa 3: Planificación del proyecto ................................................................................................................9
Conclusiones.................................................................................................................................................12

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Introducción:
La comunicación aparece como algo esencial ligado a la vida humana y como instrumento para la
construcción del tejido social. Da fuerza y nutre a una comunidad, como lo hacen el agua, el aire o los
alimentos en la vida biológica.

En primer lugar, haremos un diagnóstico para establecer el problema suscitado al interior de la

organización, para lo cual analizaremos como en esta empresa, han reaccionado los trabajadores ante una
eventual incorporación de un sistema de automatización de informes y como genera variadas reacciones
entre los colaboradores de esa compañía.

Revisaremos los comportamientos estableceremos cuáles son los objetivos de comunicación y las acciones
que debemos implementar para dar solución a este problema comunicacional al interior de esta empresa.

Objetivo
Identificar el problema comunicacional surgido en la compañía a raíz de la próxima implantación de un
nuevo sistema de gestión e implementar un programa comunicacional que tenga por objeto la correcta
implementación del nuevo sistema y así subsanar la primera mala impresión con la que han quedado los
trabajadores.

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Desarrollo
1.- Tipos de comunicación que están presentes dentro de la situación
entregada.
¡Dentro de este proceso el tipo de comunicación predominante es claramente el verbal donde se puede
apreciar y citar parte del texto con esta frase clásica que dice “jefe! ¡Pregúntele al quitapega! “ es evidente
la molestia de un trabajador hacia incertidumbre que se ve a futuro… dentro de esta realidad verbal se
puede encontrar la comunicación organizacional del tipo “interna” ya que esta permite tener en
consideración lo que se quiere decir y como decirlo y de qué manera esta se transmite hacia el resto de
las personas sabiendo que existe una diferencia entre lo que se recibe y como esta es percibida por el
receptor , por lo que se hace de vital importancia fomentar la participación y el compromiso de las
personas que forman la organización.

2.- Los Axiomas de la comunicación que ven dentro de la situación.

Es imposible no comunicarse. El primero de los axiomas de la comunicación establece que nos es imposible
no comunicar, independientemente de nuestra capacidad o voluntad. Y es que comunicarse no es sólo
hablar o no hablar: todo acto que hacemos, o incluso los que no hacemos, tiene un significado que puede
ser percibido o interpretado y alterar el comportamiento de los receptores. Toda comunicación tiene un
nivel de contenido y un nivel de relación. El segundo de los axiomas establece que el mensaje transmitido
va a ser interpretado por el oyente o el receptor en función a la relación que mantenga con el emisor.

La comunicación es un proceso cíclico en el que cada parte contribuye a la continuidad y

modulación del intercambio. El tercero de los axiomas establece que todo tipo de interacción comunicativa
se da de manera bidireccional: el emisor y el receptor se afectan mutuamente, generando el uno una
reacción en el otro y generando una secuencia determinada. Comunicación digital y analógica: Esta se ve
reflejada a través de la molestia de los trabajadores, la cual queda en evidencia por su actitud y la
forma en que se refieren al nuevo sistema automatizado “quitapega”

3.-Cultura y Comunicación tiene la empresa. ¿Qué situación ven en el

cotidiano que también representa a nuestra cultura
Una forma de vida, un sistema de creencias, expectativas y valores, en un entorno de interacción y
relaciones es loque conocemos como Cultura Organizacional.

Cada organización es un complejo sistema humano, que tiene sus propias características, su propio
sistema de valores y cultura, por lo que introducir cambios dentro de la organización, que obviamente
tiene su costo monetario, también lo es en el ambiente laboral, la respuesta más común de los
trabajadores cuando se ven enfrentados a dichos cambios o implementaciones, pensando que se les está
sacando de su zona de confort, es de desconfianza y negativismo pues se tiende a pensar que lo que
sucederá es que van a perder su trabajo. Por lo que la implementación de nuevas tecnologías que van
orientadas a que la organización mejore su gestión y permita un mejor desarrollo de esta tiene una
estrecha relación con la forma de transmitir y compartir la información necesaria con todo el personal, no

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basta solo con capacitar solo a los gerentes para que asuman un cambio de cultura dentro de la
organización.

El problema principal está en la concepción subjetiva de la construcción de la empresa en general, muchas

veces no existe una visión objetiva al respecto.

La inercia que adoptan las empresas en su desarrollo progresivamente les generara en efecto negativo
que es la obsolescencia que las hará menos viables, por lo que la dirección de la empresa no se debe
conformar con que a la empresa le va bien, siempre debe estar mirando el mercado para saber que pasa
en su entorno nacional o internacional, de cómo se mueve la economía y de cómo esto le puede afectar.

La búsqueda constante de nuevas tecnologías, productos o innovación que le permita a la empresa

mantenerse competitiva debe ser la preocupación diaria de todos los involucrados que toman decisiones
dentro de una organización, dotar a la empresa de identidad a través de lo que llamamos comúnmente
misión y valor.

Volviendo al caso planteado, para implementar un cambio de esta envergadura se debe contar un muy
buen plan de trabajo para que la comunicación de un plan de mejoramiento de la gestión a través de un
sistema que estandarice los informes, le otorgue a la empresa herramientas para manejar de mejor forma
la producción y la productividad, además de generar las respectivas bases de datos supone un cambio de
orden mayor dentro de la organización por lo que su implementación requiere de una forma de
comunicación a todo nivel que sea clara y honesta y transversal para que todos los empleados se sientan
integrados y entiendan que lo que bien les va a ayudar a comunicares mejor y mejora los procesos dentro
de la empresa. Utilizando una forma de comunicación democrática con los aspectos señalados
anteriormente se puede mejorar la actitud de los trabajadores respecto del cambio que se desea
incorporar y a su vez le daría una mayor rapidez en la implementación del sistema y reduciría el posible
rechazo inicial descrito en el caso.

Hoy en día las empresas u organizaciones deben ser capaces de adaptarse y ajustarse o reorganizarse dado
el dinamismo y rápido avance de sistemas y tecnologías en este mundo cambiante en que estamos
inmersos.

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Paso 2.1: Planteamiento de una propuesta

1.- ¿Cuál es el problema?

El gran problema que se presenta en esta empresa es la mala comunicación que tuvieron con el traspaso
de la información del nuevo asistente virtual de gestión, ya que hubo una mala interpretación por parte
del personar, que tomó al asistente virtual como una amenaza y no como una ayuda. También el problema
fue de la persona que tuvo la tarea de entregarles la información ya que fue mal interpretada por todo el
personal de la empresa.

2.- ¿Quiénes son los involucrados?

Emisores y receptores, principalmente los emisores quizás no pudieron llegar a los tinos corrector o no
poder empatizar con los trabajadores que simplemente lo ven como un proceso en los cuales los sacaran
de sus trabajos.

3.- ¿Cuál es la urgencia que tiene la situación?

Entregarles la información que les aclare el mensaje de trasfondo que tiene esta implementación del
sistema de asistente virtual, el cual quiere ayuda al empleado a que sus tareas que rinden a diario en la
empresa se les dé manera fácil y más expedita lo que generara una ayuda para ellos y para la empresa
generara un impacto positivo en el aumento de producción que tendrá con esta implementación. Por lo
que es de carácter urgente el traspaso de una correcta información para que el personal este sin la
incertidumbre que da el pensar que se quedaran sin trabajo, es debido a esto que debemos tener a nuestro
personal con su mente enfocada que ser una ayuda no una amenaza.

4.- ¿Hay agentes claves en esta situación?

Tenemos dos tipos agentes claves para esta situación que serían el área de comunicación de la empresa
quienes tienen que proyectar esta información y el encargado en este caso sería el área gerencial. El área
de noticia debe formar un método comunicacional que disminuya la desconfianza que no genere mayores
o más revuelos.

5.- ¿qué es lo que los alumnos comunicarían, a través de qué agentes

claves?
Lo que desean inculcar es tranquilidad, pero la ejecución puede ser un causal de empeorar la situación o
mejorar por lo cual todos los gestos, tonos o actividades de los comunicadores deben ser llenadoras y
satisfactorias de tranquila y exponer sobre todo que será solo una herramienta y no un reemplazo.

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6.- A través de qué medios podrían comunicar los mensajes dentro de la
empresa.?
Al analizar el objetivo que tiene esta compañía entendemos que tenemos que transmitirles de manera
efectiva el mensaje de trasfondo del nuevo asistente virtual, el cual sabemos que ayuda al personal pero
también sabemos que el personal de esta compañía que quiere actualizarse a mal interpretado las
palabras del personal a cargo de darles la información, es por esto que a continuación se verá reflejada la
estrategia de comunicación más efectiva para cumplir con el objetivo que tenemos en estos momentos.

Una de las ideas que queremos implementar para la correcta información de las nuevas
implementaciones, ya que al analizar bien este caso nos refleja inmediatamente que no hubo un correcto
traspaso de información hacia los empleados, es por esto que queremos implementar un sistema de
reuniones que se trate este tipo de tema con una buena presentación de esta gran innovación el cual será
para el beneficio del personal, ya que esto no tiene una finalidad de disminuir su personal sino que ayuda
a que su trabajo se ejecute de manera más expedita.

Es por todo lo antes mencionado que esta información se debe de dar en una reunión en el cual se
encuentre todo el personal, se presenta este nuevo sistema de asistencia virtual donde se exponga
información concisa para que el personal no lo tome como una amenaza sino como una ayuda. Luego esta
información conjunto a información más a fondo del nuevo sistema, se edite en un formato de video al
que se le hará llegar a los dispositivos móviles donde tendrán información lúdica ya que se presentara en
un video y en formato presentación.

Creemos que si unimos ambos tipos de comunicación dará como resultado que todo el personal se sienta
ayudado y no amenazado como se ve reflejado en el texto, ya que se le entregara información que puedan
leer e información que podrán ver a través de un video para aquellas personas que se les dificulte entender
la información escrita. Cabe destacar que toda información que se encuentre tiene que transmitirle una
sensación de confianza, las imágenes tienes que ser fáciles de interpretar, debe tener un lenguaje claro y
conciso.

7.- Dentro de qué plazos debería realizar estos mensajes?

Tiene que ser dentro un plazo corto, con el principal motivo que los trabajadores no creen en el transcurso
de tiempo falsas expectativas o comiencen a realizar hipótesis erróneas, este tipo de comentarios si nos
son detenidos a tiempos se comportan como una bola de nieve en la cual pueden mal interpretarse y sacar
de contexto a los trabajadores.

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8.- Cómo mido la eficacia de esta comunicación?
La medimos utilizando la tecnología y en conjunto a que sabemos que gran parte de las personas
entienden mucho más un video explicativo a una información solamente escrita en conjunto a diagramas.
También al contrario ya que también tenemos personas que entienden más por una entrega de
información escrita a un video. Es por esto por lo que decidimos tomarnos de estos dos puntos para
generar una idea de comunicación lo más eficaz para transmitir de manera correcta el mensaje que le
queremos dará los empleados

9.- cuales son los elementos que tomaré para medir la estrategia?
Principalmente son las actitudes o comportamientos de los trabajadores después de exposición si ya
tienen un comportamiento mas sereno y calmo ante la situación a la cual se esta llevando, si se llegan a
apreciar nuevos comentarios o rumores se deben volver a implementar técnicas para poder calmar la
situación de los colaboradores.

2.2 Objetivos que pretende alcanzar con la estrategia comunicacional

Antes de mencionar el objetivo organizacional es importante tener en cuenta que el cambio que quiere
realizar la empresa, precisamente de su cultura actual, se vería entorpecido con la reticencia general
provocada en los trabajadores por el solo hecho de no saber comunicar efectivamente lo que se quiere
lograr con la incorporación de este nuevo sistema, pero vamos allá de la simple comunicación de la
implementación del sistema, se requiere que los trabajadores en general se comprometan con este
desafío y la forma más directa de hacerlo es que se sientan parte de este cambio y transmitirles los
beneficios que les traerá a ellos en sus distintas actividades y por supuesto lo que significa para la empresa
no en cuanto a su posicionamiento dentro del mercado sino más bien al hecho modernizarse y mantenerse
competitiva, lo que significa asegurar la permanencia en el tiempo de la fuente de ingreso y sus
trabajadores y por qué no decirlo, si a la empresa le va mejor, que también se refleje en incentivos hacia
sus colaboradores.

Objetivo Organizacional
“Incorporar el nuevo sistema de gestión en un 100% en el tercer trimestre del 2023, iniciando con la puesta
en marcha definitiva el 2024, para que la empresa pueda lograr una mejor gestión en su desempeño
productivo – económico y habiendo contado con la participación y apoyo general de todos sus
colaboradores.”

Objetivos Comunicacionales

• Transmitir de la mejor forma los beneficios de la incorporación del nuevo sistema, a la actividad
laboral de sus colaboradores.
• Hacer grupos que se puedan reunir dos veces al mes, donde puedan resolver dudas u opinar acerca
del nuevo sistema.

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 • Crear las estrategias comunicacionales precisas para que cada trabajador cuente con la más clara
y mejor información del nuevo sistema.
• Crear vínculos que acerquen las inquietudes de los trabajadores a la dirección de la empresa
utilizando el nexo de agentes claves.
• Cuantificar semanalmente los avances de la iniciativa comunicacional con el personal.
• Publicar una gráfica de los avances, que interprete la participación de todos los trabajadores, ya
sea por departamentos, secciones, grupos, etc.
• Publicar información clara y amigable de lo que se quiere lograr y por supuesto resaltar los
beneficios que se obtendrán en general.
• Utilizar las tecnologías disponibles para la masificación del mensaje que se necesita transmitir a
todos los colaboradores de la empresa.

2.3 identificación del público objetivo al que se dirigirá la estrategia

Está claro según se desprende del texto que la información se debe democratizar para lograr atraer e
involucrar a “todos los trabajadores, gerentes, supervisores y en especial a aquellos que no se sienten
seguros frente a este nuevo sistema que se quiere implementar”, la mejor forma de que exista un
verdadero compromiso de parte de los colaboradores, es que estos sean y se sientan considerados en la
incorporación de un sistema que es necesario para mantener vigente y actualizada a la empresa y que les
traerá beneficios y apoyo en el desempeño de sus actividades.

Lo que permitirá que el nuevo sistema de gestión sea implementado en un tiempo prudente y sin una
oposición que podría ralentizar su implementación o poner en duda el éxito de la operación.

Etapa 3: Planificación del proyecto

Paso 3.1: Establecimiento de etapas:

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 Planificación de actividades y tareas

Actividad N°1 Reunión con el equipo de Comunicaciones con el diagnóstico ya realizado

Reunión inicial, a la cual las partes jerárquicas más altas de la compañía se
Descripción de la
reúnes a discutir los planes de acción necesarias para comenzar la
actividad
implementación de nuevas estrategias.
Lugar de ejecución Lugar salas de reuniones
Participantes Ejecutivos de cuentas (supervisores y Gerencia)
Fecha de ejecución Primeros 4 dias de comenzada la estrategia.
Responsable de la act. Supervisor y gerente a cargo de la nueva tecnología

Actividad N°2 Propuestas de mensajes, medios a utilizar: offline u online

Descripción de la Esta etapa del proyecto consta en seleccionar y gestionar los medios en los
actividad cuales se realizarán las estrategias a utilizar en la propuesta
Lugar de ejecución Sin lugar establecido / coordinaciones vía Mail o sistema conferencias.
Participantes Ejecutivos de cuentas (supervisores y Gerencia)
Fecha de ejecución Dia hábil N°5 con termino el dia N°14
Responsable de la act. Dircom de la compañía

Actividad N°3 Búsqueda de personal clave para apoyar en esta estrategia

Descripción de la Este proceso en área de supervisión busca entre los trabajadores lideres
actividad de comunicación para aliarlos a la estrategia establecida.
Lugar de ejecución In situ.
Participantes Ejecutivos de cuentas supervisores / Trabajadores
Fecha de ejecución Dia N°15 a N°17 de planificación de estrategia.
Responsable de la act. Trabajador líder dentro de la organización

Actividad N°4 Presentación de forma de medición de la estrategia

Descripción de la Comienzo de difuminación de estrategia y medición, esta medición puede
actividad ser realizada con encuestas a azar a los trabajadores y test.
Lugar de ejecución In Situ
Participantes Ejecutivos de cuentas supervisores / Trabajadores
Fecha de ejecución Dia N°18 a N°27 según planificación de estrategia.
Responsable de la act. Ente evaluador dentro de la organización

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Actividad N°5 Etapas en que se realizará esta estrategia
Descripción de la Revisar proceso de estrategia o Carta Gantt si existen retrasos en la
actividad planificación o avances.
Lugar de ejecución Off line
Participantes Ejecutivos de cuentas (supervisores y Gerencia)
Fecha de ejecución Dia N°28 a N°32 según planificación de estrategia.
Responsable de la act. Gerencia

Actividad N°6 Marcha blanca

Comienzo de marcha blanca en la cual se inician nuevos procesos de
Descripción de la sistema de inteligencia esta etapa es fundamental para observar el
actividad comportamiento de los trabajadores en nuevo comienzo, tomar notas a sus
solicitudes, Mejoras o alcances.
Lugar de ejecución In situ
Participantes Trabajadores.
Fecha de ejecución Dia N°33 a N°63 según planificación de estrategia.
Responsable de la act. Jefatura a cargo de la nueva tecnología

Actividad N°7 Lanzamiento de la estrategia

Descripción de la Dando por chequeado y revisados todas las actividades realizadas se debe
actividad dar un inicio rápido a nuevo comienzo y lanzamiento de nuevo proceso.
Lugar de ejecución Toda la compañía
Participantes Gerencia / Supervisores / Trabajadores.
Dia N°64 a N°67 según planificación de estrategia, completando todo el
Fecha de ejecución
análisis general y planificación.
Responsable de la act. Gerencia y supervisore

Instrumento de evaluación

Revisión de canales digitales , descargas de la aplicación interna creada para

Control de información
la entrega de la información, cantidad de información

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Conclusiones
A través del tiempo se demuestra empíricamente que la mala comunicación es la causa mayor de los
conflictos personales al interior de organizaciones de todo tipo, y que la eficacia en la gestión de las
relaciones internas está intrínsecamente ligada a la calidad de las comunicaciones dentro de la empresa.

De lo anterior se desprende que la buena comunicación es esencial para la eficiencia de cualquier grupo u
organización, y no es posible su permanencia sin la transferencia de conceptos básicos entre sus
miembros. La comunicación debe incluir, por ello, tanto la transferencia como el entendimiento del
significado.

En este caso “Quitapega”, la comunicación se ha convertido en un elemento fundamental en el quehacer

diario. En este ambiente de trabajo se está transmitiendo muy poca información dejando muy mal
informados a sus trabajadores y lo que busca esta situación es remediar eso mediante la comunicación
interna y si bien se sabe que por otro lado se transmite gran cantidad de información, por sobre todo en
los pasillos, está en la mayoría de los casos, no está fluyendo por los canales necesarios.

Una estrategia de comunicación se diseña e implementa en una organización o empresa para comunicar
de manera efectiva y procurar se puedan cumplir los objetivos planteados.

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