Enfoque Operacional que hace énfasis sobre un conjunto de

operaciones con
El Enfoque Fragmentador asume la característica del fraccionamiento de los

Cuáles son los enfoques para

el diseño de un Sistema
Administrativo?
Enfoque integrador: El Enfoque
Integrador encuentra su
fundamento en el principio
¿CUALES SON LOS LIMITES DE UNA ORGANIZACIÓN?

¿CUALES SON LA INTERDEPENDENCIAS DE LA ORGANIZACIÓN?

¿COMO SE INTEGRAN LOS PROCESOS Y FUNCIONES?

En las organizaciones basadas en los procesos las funciones permanecen como centros
de excelencia.

¿QUE SE ENTIENDE POR ORGANIZACIÓN ORIENTADA A LOS PROCESOS?

Una organización orientada a los procesos se encarga de diseñarlos a estos

cuidadosamente, medirlos con precisión y, por sobre todo, logra que todos
los comprendan. Todo esto siendo que un proceso es una serie de causas y condiciones
que se dan conjunta y repentinamente para transformar los insumos en resultados.
Dentro de estas organizaciones se encuentran 3 tipos procesos:
-Primarios: cuando un producto es otorgado a un cliente externo a la organización. Ej.:
venta, fabricación, facturación y el servicio al cliente.
-Logística: cuando los procesos son esenciales para el gerenciamiento efectivo de los
negocios. Ej.: capacitación y servicios administrativos.
-Gerenciales: relacionados con la actividad gerencial que apoya a los negocios de la
organización definiendo la estrategia

¿CUALES SON LOS APORTES DE LA TEORIA DE SISTEMAS?

La Teoría de los Sistemas establece que estructuralmente todo sistema de información

se conforma de los siguientes elementos:
Entradas: Soporte o procesos mediante los cuales se captan datos para la actividad de
ENTRADAS: Soporte o procesos mediante los cuales se captan datos para la actividad
de la organización y se ingresan en el sistema.
Archivos: Soportes donde se conservan datos que ingresaron en alguna oportunidad
ARCHIVOS: Soportes donde se conservan datos que ingresaron en alguna oportunidad
como entradas o que surgieron de procesos anteriores y que se guardan para su
utilización.
Procesos: Funciones que se desarrollan para acondicionar los datos, tanto
para
PROCESOS: Funciones que se desarrollan para acondicionar los datos, tanto para
producir las salidas como para actualizar los archivos poniéndolos en condiciones de
operar en otros procesos. Dentro de estas funciones típicas podemos enumerar las de:
incorporar, clasificar, operara matemáticamente, efectuar comparaciones lógicas, enviar
a archivo, recuperar, imprimir y visualizar en pantalla.
Salidas: Soportes o medios legibles por los miembros de la organización mediante los
SALIDAS: Soportes o medios legibles por los miembros de la organización mediante
los cuales el sistema provee información a quien la necesita.

¿COMO SE RELACIONA LA TEORIA DE SISTEMAS CON LA CULTURA

ORGANIZACIONAL?

¿COMO ES UN SISTEMA ADMINISTRATIVO?

Un Sistema Administrativo es el conjunto integrado de los procedimientos necesarios,

para concretar en actividades, las estrategias de una Organización y además generar
información para el control de los resultados alcanzados y su comparación con el
cumplimiento de los objetivos propuestos

¿CUALES SON LOS ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN SISTEMA

ADMINISTRATIVO?

Los elementos que constituyen los Sistemas Administrativos son los siguientes:
El Flujo de Trabajo: actividades de la Organización, necesarias para ejecutar los
programas de actividades y así concretar los objetivos y las estrategias.

El Flujo de Información: para que se concrete la ejecución de una operación, se requiere

información y a su vez, cada operación genera datos que capturados y sistematizados
producirán información. La información constituye el elemento administrativo por
excelencia; sin ella resulta imposible la toma de decisiones, coordinación entre niveles y
áreas funcionales y el control del flujo de trabajo y del desempeño conjunto de la
Organización.
Las Personas: Son lo más importante. En distintos niveles y con distintas funciones son
la existencia de los dos elementos anteriores. Cada uno de los niveles de la
Organización intervendrá en las distintas operaciones, como en la ejecución de las
tareas específicas, dedicando tiempo también a capturar, procesar y transmitir
información.
La Tecnología: Toda organización deberá contar con ella para procesar las tareas y la
información, es decir, maquinarias, herramientas, instalaciones, computadoras y medios
de comunicación.
¿Qué FUNCIONES CUMPLE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO?

Las funciones que deben cumplir los sistemas administrativos son las siguientes:
-Que se ejecuten en el momento en que se necesitan:
Las Organizaciones necesitan abastecerse de insumos, bienes, es eficiente aquel que
consigue que los elementos comprados estén disponibles en la fecha en que se los
necesita.
-Que insuman la menor cantidad de recursos:
El costo de funcionamiento es compatible con la naturaleza de las tareas y con el
beneficio que se genera por su ejecución.
-Que se desarrollen dentro de un alto grado de seguridad:
Los sistemas administrativos deben incluir todas aquellas normas de control interno que
están específicamente destinadas a asegurar el patrimonio de la organización de fraudes
y malversaciones que puedan llegar a cometer algún integrante de la misma.
-Que produzcan la información necesaria para los distintos niveles de la Organización
de cómo marcha la misma:
Cada operación administrativa va estructurando la pirámide de datos que resumido
periódicamente producen un cuadro informativo completo y actualizado para los
distintos niveles de la Organización.

¿CUALES SON LOS ENFOQUES PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA

ADMINISTRATIVO?

ENFOQUE INTEGRADOR: el enfoque integrador encuentra su fundamento en el

principio de interrelación, según el cual toda acción que se desarrolla sobre un
elemento o elementos de un sistema origina modificaciones en el comportamiento del
sistema en su conjunto.
Todo sistema está compuesto de elementos a los cuales vincula una estructura, dicha
estructura es la que da coherencia y existencia misma al sistema como tal, los
elementos, sin una estructura de vinculación, no constituyen el todo al cual
denominamos sistema. La estructura es la que determina que al afectar un elemento, se
origine un proceso en cadena que altere al resto de los mismos.
Los sistemas en las organizaciones actúan en condiciones de equilibrio dinámico, pues
los cambios que se pueden producir en alguno de los elementos que lo conforman
modifican las condiciones de equilibrio actuales y lo llevan a otra situación que puede
ser de nuevo equilibrio.
Este concepto tiene trascendencia en la formulación de la metodología de análisis con
relación a:

- Cuando se desea realizar cambios en los sistemas, es necesario, tener una visión
integral del mismo, ya sea en cuanto al conocimiento del sistema en sí mismo,
como así también, en cuanto a sus interrelaciones con otros sistemas
y el contexto en general.

- Todo cambio que se introduzca produce consecuencias en cadena, algunas serán

previsibles y deseadas, y otras imprevistas o aun indeseadas. Es por ello que al
programar cambios se debe evaluar la necesidad real de los mismos. Asimismo
todo programa de análisis de sistemas debe tener un estudio de las consecuencias
 o logros que se obtendrán con los cambios y los resultados probables que se
pueden presentar como efecto secundario.

El Enfoque fragmentador asume la característica del fraccionamiento de

sistemas y las reglas prácticas que pueden servir de guía para su aplicación son las que
detallamos a continuación:
- La fragmentación, o sea la división de un subsistema separándolo de un
sistema mayor mediante la instauración de límites, es una creación
intelectual que no tiene su correspondencia en la configuración física del
sistema real. El analista según las pautas que su criterio y las normas de la
técnica le indican, establece límites arbitrarios.
- Las reglas que se aplican no tienen la jerarquía de un principio
matemático, son un conjunto de reflexiones para que el analista pueda
utilizar su criterio con cierta sustentación. La regla básica en esta materia
nos dice que los límites entre los sistemas deben establecerse en el lugar
en donde exista menor interacción entre ellos.
- Otra de las reglas del fragmentación es la que se refiere a la forma en que
se pone de manifiesto la división entre el sistema acotado el cual va a
sometérselo a estudio y el resto de los sistemas de la organización. El
acotamiento puede ser externo, que consiste en fijar los límites extremos y
tomar en consideración que todo lo que se encuentra adentro de esos
extremos forma parte del sistema bajo estudio o el acotamiento interno,
que consiste en aislar en determinados ciclos de operación un subsistema
menor, al que no se lo estudia en detalle, sino que solo observamos la
relación causa a efecto entre los impulsos que ingresan y las
respuestas que se obtienen según el impulso ingresado. Esta forma de
proceder se la conoce con el nombre de “caja negra”, resulta muy útil
cuando avanzar en ciertos detalles del subsistema acotado no resulta
necesario para el adecuado análisis del sistema mayor.
- Una cuarta regla es la que se establece en qué casos se aplicará la
fragmentación y que implicancias operacionales provocará en cada uno.
Una primera fijación de límites se ejercita cuando se dividen sistemas
como puede ser entre los Sistemas de Ventas con los Sistemas de
Cobranzas. En segundo lugar para identificar dentro de un Sistema las
diversas rutinas, tales como serían las de Ventas por Corredores, Venta
por Teléfono, Venta en Salón o Ventas de Exportación, cuando nos
referimos al Sistema Comercial, en estos casos se formulan diagramas
específicos estableciendo límites precisos.

El proceso de fragmentación es imprescindible para desarrollar trabajos de

análisis de sistemas, sin embargo en el momento en que se acota un sistema
estamos asumiendo un riesgo de suboptimización por las interacciones existentes
entre el sistema limitado y su contexto. Es por esto que la tarea de fijación de
límites asume relevancia y se cumplimenta en la etapa preliminar del programa
de análisis.

Enfoque Operacional que hace énfasis sobre un conjunto de

operaciones con decisiones operativas, ya que existen algunos sistemas
expertos que nos permiten tomar decisiones de otro tipo. Adquieren el
calificativo de operativas, aquellas integradas en un sistema que se repiten
una gran cantidad de veces por unidad de frecuencia considerada. El carácter
repetitivo de las mismas es lo que hace económico intentar su sistematización
siguiendo estrictas pautas de economicidad y control.