ANALISIS DE SISTEMAS I

Dra. Lic. María José Reina

2022
1.-INTRODUCCION AL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION

A.-QUE ES ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS?

El análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa

con el propósito de mejorarla con métodos y procedimientos más adecuados.

El desarrollo de sistemas puede considerarse formado por dos grandes componentes: el análisis
y el diseño.

El diseño de sistemas es el proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema

organizacional existente. Pero antes de llevar a cabo esta planeación es necesario comprender,
en su totalidad, el viejo sistema y determinar una mejor forma en que se pueden, si es posible,
utilizar una computadora para hacer la operación más eficiente.

El análisis de sistemas, por consiguiente, es el proceso de clasificación e interpretación de los

hechos, diagnóstico de problema y empleo de la información para recomendar mejoras al
sistema. Este es el trabajo del analista de sistemas.

El analista hace mucho más que resolver problemas. Con frecuencia se solicita su ayuda para
planificar la expansión de la organización. Una vez tomada la decisión, se diseña un plan para
implementar la recomendación. El plan incluye todas las características de diseño del sistema,
tales como las necesidades de captura de nuevos datos, especificaciones de archivos,
procedimiento de

operación y necesidades de equipo y personal. El diseño de sistemas es como los planos de un

edificio: especifica todas las características del producto terminado. Los diseños cambian en este
aspecto de la visión del trabajo; depende si éste es hecho por las personas o por la computadora.
El análisis

especifica qué es lo que el sistema debe hacer. El diseño establece cómo alcanzar el objetivo.

Nótese que en cada uno de los procesos mencionados participan personas. El gerente y los
empleados tiene buenas ideas con respecto a qué es lo que sí trabaja y qué es lo que no, que
causa problemas y que partes de los cambios serán aceptadas y cuáles no. Aun con toda la
tecnología, son las personas las piezas más importantes para que una organización trabaje. De
esta manera, comunicarse y tratar con las personas es uno de los aspectos más importantes del
trabajo del analista de sistemas.

El trabajo del Analista

Los analistas de sistemas generalmente valoran la manera en que funcionan los negocios
examinando la entrada, el procesamiento de datos y la salida de información con el propósito
de mejorar los procesos organizacionales.
Las responsabilidades de los analistas, así como su denominación dentro de la empresa cambia
de una empresa a otra. A continuación, se encuentra una lista de las funciones más comunes
asignadas a los analistas. (entre paréntesis aparecen posibles denominaciones del puesto): 1.-
Análisis de sistemas: En este caso la única responsabilidad del analista es conducir estudios de
sistemas para detectar hechos relevantes relacionados con la actividad de la empresa. La
función más importante en este reunir información y determinar los requerimientos. Los
analistas no son responsables del diseño de sistemas. (analista de información)

2.- Análisis y diseño de sistemas: Además de llevar a cabo el estudio completo de los sistemas,
el analista tiene la responsabilidad adicional de diseñar el nuevo sistema (diseñadores de
sistemas, diseñadores de aplicaciones)

3.- Análisis, diseño y programación de sistemas: el analista conduce la investigación de

sistemas, desarrolla las especificaciones de diseño y escribe el software necesario para
implantar el diseño (analista programador)

El analista de sistemas más valioso y mejor calificado es aquel que sabe cómo programar. Son
más valiosos para la organización, ya que sus conocimientos en programación le permiten
formular especificaciones mejores y más completas para la implementación. Esto nos da como
resultado una mayor calidad en el software y un menor tiempo de desarrollo.

¿Quiénes son los usuarios?

Los analistas usan el término usuario final para referirse a las personas que no son especialistas
en sistemas de información pero que utilizan las computadoras para desempeñar su trabajo. Los
usuarios finales se pueden agrupar en cuatro categorías:

1.-Usuarios Primarios: son los que interactúan con el sistema. Ellos los alimentan con
datos(entrada) o recibe salidas, quizás por medio de una terminal.

2.- Usuarios Indirectos: son aquellos que se benefician de los resultados o reportes generados
por estos sistemas, pero no interactúan de manera directa con el hardware o software.

3.- Usuario Gerente: tiene responsabilidades administrativas en los sistemas de aplicación.

Tienen la responsabilidad ante la organización de controlar las actividades del sistema

4.- Usuario directivos: Cada vez toman mayor responsabilidad en el desarrollo de los sistemas
de información. Dado que un sistema de información mal diseñado puede dañar las actividades
de la organización, los directivos deben evaluar de manera constante a lo que se expone la
empresa ante una falla del sistema de información.
¿Qué es un sistema?

En el sentido más amplio "es un conjunto de componentes que interactúan entre sí para lograr
un objetivo común". Nuestra sociedad está rodeada por sistemas, por ejemplo: las personas se
comunican con el leguaje, que es un sistema desarrollado por palabras y símbolos que tienen
significado para el que habla como para el que escucha. Las personas viven en un sistema
económico en el que se intercambian bienes y servicios por otros valores comparables, etc.

Todo sistema organizacional depende, en mayor o menor medida, de una entidad abstracta
denominada sistema de información. Este sistema es el medio por el cual los datos fluyen de
una persona o departamento hacia otros.

Los sistemas de información proporcionan servicio a todos los demás sistemas de una
organización y enlazan todos sus componentes en forma tal que éstos trabajen con eficiencia
para alcanzar el mismo objetivo.

Características importantes de los sistemas

La finalidad de un sistema es la razón de su existencia. Para alcanzar sus objetivos, los sistemas
interactúan con su medio ambiente, el cual está formado por todos los objetos que se
encuentran fuera de las fronteras del sistema.

Los sistemas que interactúan con el medio (reciben entradas y generan salidas) son llamados
sistemas abiertos. En contraste los que no interactúan se los conoce como sistemas cerrados.
Todos los sistemas actualmente son cerrados.

El elemento de control está relacionado con la naturaleza de los sistemas. Los sistemas trabajan
mejor cuando operan dentro de niveles de desempeño tolerables, denominados estándares y
contra los que se compara los niveles de desempeño actuales. Siempre debe anotarse las
actividades que se encuentran muy por encima o por debajo de los estándares para poder
efectuar

los ajustes necesarios. La información proporcionada al comparar los resultados con los
estándares junto con el proceso de reportar las diferencias a los elementos de control recibe el
nombre de retroalimentación.

Para resumir, los sistemas emplean un modelo de control básico consistente en:

1.- Un estándar para lograr un desempeño aceptable

2.- Un método para medir el desempeño actual

3.- Un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar

4.- Un método de retroalimentación

Los sistemas que pueden ajustar sus actividades para mantener niveles aceptables continúan
funcionando. Aquellos que no lo hacen tarde o temprano dejan de trabajar.
 ENTRADA PROCESO SALIDA
CONTROL
RETROALIMENTACION
(Feedback)

Entradas: son los elementos que requiere el sistema para llevar a cabo el proceso.

Procesos: mecánica operativa capaz de las combinaciones y transformaciones de las entradas

para producir bienes o servicios

Salidas: resultado del proceso que puede ser intermedio o final. Es intermedio cuando sirve de
entrada a otros subsistemas.

Control: se compara la salida con los estándares, si no supera los controles vuelve en forma de
retroalimentación al sistema.

Los componentes que forman un sistema pueden ser a su vez sistemas más pequeños; es decir,
los sistemas pueden estar formados por subsistemas. Por ejemplo, el cuerpo humano tiene
subsistemas como el sistema respiratorio, digestivo, etc.

Sistemas de información organizacionales

La finalidad de los sistemas de información, es procesar entradas, mantener archivos de datos

relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas.

Los sistemas de información están formados por subsistemas que incluyen hardware, software,
medios de almacenamiento de datos para archivos y bases de datos. El conjunto particular de
subsistemas utilizados, (equipos específicos, programas, archivos y procedimientos) es lo que se
denomina una aplicación de sistemas de información. De esta forma los sistemas de información
pueden tener aplicaciones en ventas, contabilidad o compras.

Dado que los sistemas de información dan soporte a los demás sistemas de la organización, los
analistas tienen primero que estudiar el sistema organizacional como un todo para entonces
detallar sus sistemas de información.

Los organigramas se emplean con frecuencia para describir la forma en que están relacionados
los diferentes componentes dentro de la organización, tales como las divisiones,
departamentos, oficinas y empleados. Aunque los organigramas detallan con precisión las
relaciones formales entre los diferentes componentes, no dice nada con respecto a la forma en
que opera el sistema organizacional. A continuación, se dan varios ejemplos de detalles que son
importantes para el analista:

1.-Canales informales: ¿Qué interacciones existen entre las personas y los departamentos que
no aparecen en el organigrama?

2.- Interdependencia: ¿De qué otros departamentos y componentes de la organización

depende un elemento en particular?
 3.- Personas y funciones claves: ¿Cuáles son las personas y elementos más importantes en el
sistema para que éste tenga éxito?

4.- Enlaces críticos de comunicación: Cuál es el flujo de información e instrucciones entre los
distintos componentes de la organización? ¿Cómo se comunican las áreas entre sí?

B.-PARADIGMAS PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS

Tenemos diferentes paradigmas para encarar el desarrollo de un sistema.

a) Ciclo de vida lineal o en cascada

b) Modelo Espiral
c) Metodologías ágiles

También es llamado modelo clásico o modelo cascada es el más antiguo (Royce, 1970) y el más
usado. Asume secuencialidad, requiere establecimiento explícito de requerimientos desde el
comienzo y exige al cliente/usuario gran paciencia (porque hasta el final no verá resultados).
No se pasa a la siguiente etapa hasta terminar la anterior. No se vuelve atrás. Se utiliza cuando
el problema es simple o es bien conocido

El desarrollo de sistemas, un proceso formado por las etapas de análisis y diseño, comienza
cuando la administración o alguno otro miembro de la empresa, detectan un sistema de la
empresa que necesita mejoras. Este método consta de las siguientes actividades:

a) CICLO DE VIDA LINEAL

1. PLANEAMIENTO

1.1. Investigación preliminar

Cuando se formula la solicitud de ayuda de parte del sistema de información, comienza la

primera actividad de sistemas que es la investigación preliminar.

Esta actividad tiene tres partes:

- Aclaración de la solicitud: muchas solicitudes que provienen de empleados y usuarios no están

formuladas en forma clara, por consiguiente, antes de considerar cualquier investigación de
sistemas, la solicitud debe examinarse para determinar con precisión lo que se está solicitando.

- Estudio de factibilidad: Se debe determinar que el sistema solicitado sea factible. Tenemos
tres tipos de factibilidades:

a) Técnica: ¿El trabajo para el proyecto, puede hacerse en el equipamiento, software y

personal actual? ¿Si se necesita nueva tecnología cuál es la posibilidad de tenerla?
b) Económica: ¿Al crear el sistema, Los beneficios que se obtienen, son suficientes para
aceptar los costos?
c) Operacional: ¿Si se desarrolla e implantar el sistema, será usado el sistema? existirá
cierta resistencia al cambio por parte de los usuarios?
 - Aprobación de la solicitud: No todos los proyectos solicitados son deseables o factibles. La
administración decide qué proyectos son los más importantes y decide el orden en que se
llevarán a cabo.

2. ANÁLISIS
2.1. Determinación de los requerimientos del sistema

El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes
de la empresa que se encuentra bajo estudio (con frecuencia a este estudio se lo llama estudio
detallado) El analista al trabajar con los empleados y administradores, debe estudiar los
procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas claves:

- Qué es lo que se hace?

- Cómo se hace?
- Con qué frecuencia se presenta?
- Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones?
- Cuál es el grado de eficiencia con el que efectúan las tareas?
- Existe algún problema?
- Si existe algún problema, ¿qué tan serio es?
- Si existe un problema, ¿cuál es la causa que lo origina?

Para contestar estas preguntas, la analista conversa con varias personas para reunir detalles
relacionados con los procesos de la empresa, sus opciones sobre por qué ocurren las cosas, las
soluciones que proponen y sus ideas para cambiar el proceso. Esto se llama ENTREVISTAS. Se
emplean CUESTIONARIOS para obtener esta información cuando no es posible entrevistar en
forma personal a grupos grandes del personal de la empresa.

Asimismo, las investigaciones detalladas requieren del estudio de manuales y reportes, llamada
REVISION DE REGISTROS y por último la OBSERVACION en condiciones reales de las actividades
del trabajo.

3. DISEÑO
3.1. Diseño del sistema

El diseño de un sistema de información produce detalles que establece la forma en la que el

sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de análisis. Los
especialistas llaman a esta etapa Diseño Lógico, en contraste con la de desarrollo de software,
a la que se denomina Diseño

Físico.
El analista de sistemas comienza el proceso de diseño identificando los reportes y demás salidas
que debe producir el sistema así determinará con precisión los datos para cada reporte y salida.
Es común que también se haga un bosquejo de los formatos de pantalla y salidas que se desean.
esto se hace en papel.

El diseño de un sistema también indica los datos de entrada, aquellos que se calculan y los que
se almacenan. Los diseñadores seleccionan las estructuras de archivos, dispositivos de
almacenamiento.

Los diseñadores son responsables de dar a los programadores las especificaciones de software
completas y claramente delineadas. Una vez comenzada la fase de programación, los
diseñadores contestan y aclaran dudas que enfrentan los programadores.
 4. PROGRAMACIÓN
4.1. Desarrollo de software

Los encargados de desarrollar el software son los programadores o analistas programadores.

Son también responsables de la documentación de los programas y de proporcionar una
explicación de cómo y por qué ciertos procedimientos se codifican de determinada forma. la
documentación es fundamental para probar el programa y llevar a cabo el mantenimiento del
mismo.

5. PRUEBA
5.1. Prueba de sistemas

Durante la fase de prueba de sistemas, el sistema se emplea en forma experimental para

asegurarse que el software no tenga fallas, es decir funcione de acuerdo a las especificaciones
del usuario. Es mucho menos costoso encontrar problemas antes de que el sistema sea
entregado a los usuarios. En ocasiones se permite que varios usuarios prueben el sistema para
que el analista observe si tratan de emplearlo en forma no previstas.

En muchas organizaciones las pruebas son conducidas por personas ajenas al grupo que escribió
los programas originales, con esto se quiere asegurar que las pruebas sean completas e
imparciales y que el software sea más confiable.

6. PUESTA EN MARCHA Y MANTENIMIENTO

6.1. Mantenimiento

El mantenimiento del sistema y de su documentación comienza en esta fase y es efectuado

rutinariamente a lo largo de la vida del sistema de información.

Mucho del trabajo rutinario del programador consiste en el mantenimiento.

6.2. Implantación y Evaluación

Es el proceso de verificar e instalar un nuevo equipo, entrenar usuarios, instalar una aplicación
y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla.

Existen diferentes tipos de puesta en marcha, cada una tiene sus méritos de acuerdo con la
situación que se considere dentro de la empresa:

• Prueba Piloto: se comienza la operación del sistema sólo en un área de la empresa.

• Paralelo: los dos sistemas, viejo y nuevo, trabajen forma paralela con la finalidad de
comparar resultados.
• Directa: se deja de usar el sistema viejo un día para al siguiente empezar a usar el
nuevo.

La evaluación de los sistemas se lleva a cabo para identificar puntos débiles y fuertes. la
evaluación ocurre a lo largo de cualquier de las siguientes dimensiones:

• Evaluación operacional: valoración de la forma en que funciona el sistema, incluyendo

sus facilidades de uso, tiempo de respuesta, confiabilidad global y nivel de utilización.
• Impacto organizacional: identificación y medición de los beneficios para la organización
en áreas tales como finanzas (costos, ingresos y ganancias) e impacto competitivo.
También se incluye el impacto sobre el flujo de información interno y externo.
 • Operación de los administradores: evaluación de las actitudes de directivos y
administradores dentro de la organización, así como de los usuarios finales.
• Desempeño del desarrollo: la evaluación del proceso de desarrollo de acuerdo con
criterios tales como tiempo y esfuerzo de desarrollo, concuerdan presupuestos y
estándares

b) MODELO ESPIRAL

Es evolutivo, toma lo mejor de los modelos anteriores, se acerca paulatinamente a un sistema

completo. Está formado por 4 actividades principales:

• Planificación
• Análisis de Riesgo
• Ingeniería
• Evaluación del Cliente

La característica es que paulatinamente tiene que tener la aprobación del cliente. Se van
entregando prototipos, no el SW final.
C) METODOLOGÍAS ÁGILE

Las metodologías tradicionales funcionan de forma secuencial a diferencias de las metodologías

ágiles que tienen iteraciones. En los siguientes gráficos se pueden observar las diferencias entre
ambos.

El Manifiesto Ágil dice:

Nosotros usaremos las Metodologías ágiles

El desarrollo ágil de software envuelve un enfoque para la toma de decisiones en los proyectos
de software, que se refiere a métodos de ingeniería del software basados en el
desarrollo iterativo e incremental, donde los requisitos y soluciones evolucionan con el tiempo
según la necesidad del proyecto.

Entregar prototipos, pequeños evolutivos que los usuarios puedan tocar. Con funcionalidad
añadida en cada iteración. Pero también Refinando y Refactorizando en base al feedback de los
usuarios. El ciclo de vida iterativo e incremental es una de las bases de un proyecto ágil.
Iteraciones cortas en tiempo, de pocas semanas

La principal diferencia entre cascada, espiral y los ciclos de vida ágiles es que en estos últimos se
asume que el análisis, diseño, etc., de cada iteración o Sprint son impredecibles. Los Sprints, o
iteraciones cortas, no son (o a priori no tienen porqué) lineales y son flexibles.

El Beneficio es que es más adecuada para los cambios reduciendo los errores (costos) y logrando
la satisfacción de los clientes.
Metodologías Ágiles

Antes en general se realizaban sistemas críticos, desarrollados por grandes equipos, a menudo
dispersos geográficamente que seguían un contrato muy riguroso y poco flexible. Sin embargo,
cuando este enfoque fue aplicado a sistemas de negocio pequeños y de tamaño medio, el
esfuerzo invertido era grande, y cuando cambiaban los requerimientos, se hacía esencial rehacer
el trabajo. Del descontento nacieron las metodologías agiles.

Las metodologías ágiles son un enfoque iterativo e incremental (evolutivo) de desarrollo de

software, cuyos objetivos entre otros son la producción de software de calidad con un costo y
tiempo apropiado como también responder a los cambios que surjan a lo largo del proyecto,
brindando así una mayor flexibilidad a los procesos de software tradicionales.

Las metodologías ágiles presentan algunos valores y principios:

• Valores
o Individuos e interacciones más que procesos y herramientas.
o Software operante más que documentaciones completas.
o Colaboración con el cliente más que negociaciones contractuales.
o Respuesta al cambio más que apegarse a una rigurosa planificación.
• Principios
o Nuestra mayor prioridad es satisfacer al cliente a través de fáciles y continuas
entregas de software evaluable.
o Los cambios de requerimientos son bienvenidos, aún tardíos, en el desarrollo.
Los procesos Ágiles capturan los cambios para que el cliente obtenga ventajas
competitivas.
o Entregas frecuentes de software, desde un par de semanas a un par de meses,
con el menor intervalo de tiempo posible entre una entrega y la siguiente.
o Usuarios y desarrolladores deben trabajar juntos durante todo el proyecto.
Construir proyectos alrededor de motivaciones individuales.
 o Darles el ambiente y el soporte que ellos necesitan y confiar el trabajo dado.
o El diálogo cara a cara es el método más eficiente y efectivo de intercambiar
información entre el equipo de desarrolladores.
o El software que funciona es la medida clave de progreso.
o Los procesos ágiles promueven un desarrollo sostenible. Los stakeholders,
desarrolladores y usuarios deberían ser capaces de mantener un paso constante
indefinidamente.
o Atención continua a la excelencia técnica y buen diseño incrementa la agilidad.
o Simplicidad (el arte de maximizar la cantidad de trabajo no dado) es esencial.
o Las mejores arquitecturas, requerimientos y diseños surgen de la propia
organización de los equipos.
o A intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre cómo volverse más efectivo,
entonces afina y ajusta su comportamiento en consecuencia.

Ágil No Ágil

Pocos artefactos Muchos artefactos

Pocos roles Muchos roles

Contratos flexibles o inexistentes Contratos rigurosos

El cliente interactua con

El cliente forma parte del equipo
reuniones

Grupos pequeños in-situ Grupos grandes

Menos énfasis en la arquitectura La arquitectura es esencial

 ✓ Requerimientos

o Introducción

¿Qué es la determinación de los requerimientos?

Un REQUERIMIENTO es una característica que debe incluirse en un nuevo sistema. Esto puede
ser la inclusión de determinada, forma de capturar o procesar datos, producir información, etc.

El paso inicial es la investigación para entender la situación. Para ello el analista estructura su
investigación y busca respuestas a las siguientes preguntas:

¿Cuál es el proceso básico?

¿Qué datos se usan o se producen durante este proceso?
¿Cuáles son los límites impuestos por tiempo y cantidad de trabajo?
¿Qué controles de rendimiento se usan?

Comprensión del proceso:

¿Por qué cambian los requerimientos?

• Porque al analizar el problema, no se hacen las preguntas correctas a las personas

correctas (En sistemas grandes hay una comunidad diversa de usuarios)
• Porque los clientes y los usuarios son distintos
• Porque cambió el problema que se estaba resolviendo
• Porque los usuarios cambiaron su forma de pensar o sus percepciones
• Porque cambió el ambiente de negocios (mercado, etc.)
• Etc.

Los requerimientos pueden ser:

• Duraderos: Son relativamente estables, se derivan de la actividad principal de la

organización.
• Volátiles: Cambian durante el desarrollo del sistema o después que se puso en
operación (EJ: cambios gubernamentales)
o Requerimientos Cambiantes: Cambian porque cambia el entorno.
o Requerimientos Emergentes: Surgen como ampliación.
o Requerimientos Consecuentes: Surgen por la introducción del sistema. Pueden
implicar cambios en la forma de trabajo.
o Requerimientos de Compatibilidad: Cambian porque interactúan con otros
sistemas que cambian.
La ingeniería de requerimientos es el proceso de transformación de los requerimientos de los
clientes, ya sean hablados o escritos, en especificaciones precisas, no ambiguas consistentes y
completas. También se encarga de establecer y mantener los cambios de requerimientos entre
clientes y el equipo. La importancia de esta disciplina:

• Permite mantener una estructura en las necesidades del proyecto.

• Disminuyes costos y retrasos.
• Mejora la calidad del software.
• Mejora la comunicación.
• Evita rechazos de usuarios finales.

Un Requerimiento (o requisito) es una característica del sistema o una descripción de algo que
el sistema es capaz de hacer con el objeto de satisfacer el propósito del sistema.

Al iniciar un proyecto, ¿cuál es la primera actividad? Tenemos que comunicarnos.

• Saber lo que el usuario quiere, cómo lo quiere, cuándo y porqué.

Al hablar de necesidades, en términos más técnicos, estamos hablando de requerimientos.

La comunicación es la base para la obtención de los requerimientos, pero es también la principal

fuente de error:

• Falta de procedimientos y guías formales.

• Falta de participación del usuario.
• Mala interpretación de las necesidades.
• Falta de comunicación.

Definición de Límite y Alcance

El alcance del objetivo es determinar que tareas abarca el sistema o sea hasta dónde llega el
sistema. Ej: desde el proceso de ingreso de los empleados a la empresa, horas extras trabajadas
hasta la liquidación de sueldos.

El límite es determinar el lugar geográfico que se verá incluido en el sistema. Ej: toda la
organización, sólo las sucursales o bien sólo un sector de las misma

• Obtención y análisis de requerimientos

o Obtención de requerimientos

Técnicas para encontrar hechos

El analista usa métodos específicos, denominados técnicas para encontrar hechos, con el objeto
de reunir datos relacionados con los requerimientos. Entre ellos se encuentran las entrevistas,
cuestionarios, revisión de los registros y la observación. En general el analista usa más de una
de estas técnicas para estar seguro de llevar a cabo una investigación.
 a) Entrevistas
El analista la usa para reunir información proveniente de personas. Las entrevistas deben
comenzar a hacerse por el nivel más alto de la pirámide del organigrama. Es la técnica más
usada. Tiene el propósito de conocer hechos a través del diálogo entre el analista que busca esa
información y las personas que conoce total o parcialmente esos hechos. Las entrevistas tendrán
distintos contenidos según se esté relevando un centro de decisión (interesan los
objetivos de la función, las decisiones que se deben tomar, etc) o a un centro de Procesamiento
de información (operación que se llevan a cabo, volúmenes normales, máximos y medios,
controles, etc.). Es importante recordar que los entrevistados y los analistas conversan y no son
interrogados.

Las entrevistas pueden clasificarse en:

-No Estructuradas: usa un formato pregunta-respuesta y son apropiadas cuando el analista

desea adquirir información general acerca del sistema. Las ventajas de este tipo de entrevistas
es que el entrevistador puede acomodar las preguntas de acuerdo al tipo de entrevistado que
tenga, también puede ahondar más en temas no previstos que aparecen en forma espontánea
en la entrevista. Las desventajas son que se necesita más tiempo para reunir datos importantes,
el entrevistador puede influir en las repuestas, insumen mucho tiempo.
-Estructuradas: usan preguntas standard de un formato de respuesta abierta (el entrevistado
da respuestas con sus propias palabras) o cerrada (usa un conjunto anticipado de respuestas).
Las entrevistas con estructura son fáciles de administrar y evaluar, se obtienen resultados son
entrevistas cortas, el encuestador no necesita mayor preparación. Las desventajas son que el
costo de la preparación de ella es alto, en algunas
ocasiones las preguntas no se entienden, se copian las respuestas.

Los principales objetivos de las entrevistas son:

- Identificar a los usuarios responsables: mediante las entrevistas se determinará qué

usuarios estarán comprendidos en el proyecto
- Identificar las deficiencias actuales en el ambiente del usuario: esto comprenderá la lista
de funciones que hacen falta o que se están llevando a cabo insatisfactoriamente en el
sistema actual
- Establecer metas y objetivos para el nuevo sistema: esto puede ser una lista narrativa
que contenga las funciones existentes que deben reimplantarse, las nuevas que
necesitan añadirse y los criterios de desempeño del nuevo sistema.
- Determinar si es factible automatizar el sistema, de ser así sugerir escenarios
aceptables: esto implicará algunas estimaciones bastantes rudimentarias y aproximadas
del costo y tiempos necesarios para construir el sistema nuevo y los beneficios que
derivarán de él.

Criterios generales que gobiernan la planificación de la entrevista:

- El analista debe averiguar si la dirección cursó comunicación a su personal poniéndolo

en conocimiento de la entrevista.
- El analista debe saber con anticipación los nombres de los titulares del departamento y
de las personas que han de entrevistar.
- Los temas a tratar deben ser previamente listados con indicación de las preguntas
concretas a formular al entrevistado.
 - Debe tratar de minimizar la cantidad de entrevistas a una misma persona, ésta debe
continuar con sus tareas habituales, no se lo puede distraer todo el tiempo.

Selección de entrevistados:

Dado que se entrevistarán un limitado número de personas, el analista debe tener cuidado de
incluir aquellas personas que tienen información que no se podrá conseguir de otra forma.
Puede entrevistar desde gerentes, supervisores a operarios directos del sistema.
El analista deberá estar preparado para dialogar con empleados y funcionarios de muy
diferentes personalidades
- El paciente: es la persona lenta en razonamiento y que demora las respuestas o prolonga
la conversación. Requiere de gran paciencia del entrevistador.
- El confuso: es el que no logra ordenar sus pensamientos o no sabe expresarlos con
claridad. Por lo tanto, su exposición es desordenada. El analista debe ordenar las ideas.
- El voluble: no mantiene su opinión y se rectifica con frecuencia. Confunde al analista.
- El autómata: es el que cumple su tarea en forma mecánica sin emplear razonamiento.
-El emperador: es el que trata de jerarquizar su posición haciendo que su puesto aparente
tener suma importancia, superior a la real. El analista debe ser las funciones reales.
- El obstruccionista: es el que no presta cooperación durante la indagación y elude dar
respuestas. Deberá tratar de convencerlo a que coopere y sino pedir a la Dirección que
le pida colaboración.
- El simulador: no responde con veracidad a las respuestas.
- El suficiente: el que considera que nada de su trabajo puede mejorarse porque él ha
realizado ese trabajo durante años.
- El desconfiado: es el que pronuncia la menor cantidad de palabras posibles y trata de
eludir respuestas para no comprometerse.
- El tímido no es un caso difícil, pero requiere especial dedicación por parte del analista.
- El limitado: su estrechez mental le impide conocer otros aspectos además de los
elementos de su trabajo.
- El pedante: aquel que emplea una fraseología pomposa con intención de darse
importancia.

Las entrevistas ocupan del 5 al 10% del tiempo y los recursos de todo el proyecto. Puede pasar
que en proyectos pequeños no sea una actividad formal. Sin embargo, aunque no consuma
mucho del tiempo ni de los recursos, es una actividad verdaderamente importante.

b) Cuestionario
Le permite al analista reunir información de grandes grupos de personas.

La técnica del cuestionario sólo se justifica cuando los empleados son muchos y realizan tareas
operativas o se encuentran a gran distancia o se quieren obtener datos estadísticos.

El empleo de formatos estandarizados para las preguntas puede proporcionar datos más
confiables, el hecho de ser anónimas puede conducir a respuestas más sinceras. Sin embrago
este método no permite al analista observar reacciones y expresiones del encuestado.

Es un documento redactado en forma de interrogatorio, integrado por preguntas estrictamente

relacionado con el tema que se investiga. La preparación del cuestionario requiere un especial
cuidado, principalmente en cuanto a la redacción de las preguntas. Es conveniente que las
preguntas sean redactadas de tal forma que las respuestas sean "SI" o "NO" o "bien datos
cuantitativos", para evitar preguntas mal interpretadas. El inconveniente es que no se logra gran
porcentaje de respuestas. Con los cuestionarios se pude sacar estadísticas de las repuestas

Existen cuestionarios de diferentes tipos:

- Cuestionario abierto: proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan,

den las razones de sus ideas.

-Cuestionario cerrado: limita las respuestas, el analista debe conocer las posibles
respuestas a dar. Algunas formas comunes de respuestas pueden ser:
SI/NO, DE ACUERDO/EN DESACUERDO, POR RANGO, SELECCION DE PUNTOS, etc.
Selección de encuestados

Un buen cuestionario lleva tiempo y mucho trabajo de elaboración. También debe determinar
quienes recibirán el cuestionario, antes de repartirlo, se debe saber que las personas que lo
reciban tendrán la información para responderlo.

Ejemplo de un cuestionario

Este sería un modelo de cuestionario para saber si un informe determinado se usa y cumple
con su finalidad.

Cuestionario Nro.: 30

Fecha de emisión: .../.../...

Fecha cumplimentada: .../.../...
Apellido y nombre: Pérez, Juan .......................................
Cargo: Administrativo –..........................................................
Dpto.: ...... Contaduría.................Sección: ........................

TITULO DEL INFORME ......LISTADO DE PROVEEDORES CON SALDOS ........

Se solicita que marque con una cruz la respuesta, lea todas las preguntas antes de responder
la primera.

1-Consulta usted este informe

Siempre ..X.. A veces .... Nunca ....

2-Si consulta, lo hace a efectos de mantenerse informado .... o por necesidad de contar con esa
información para iniciar o continuar un proceso ...X......

3- Usa usted la totalidad de la información .... o solo una parte …X ? ¿En este último caso, qué
parte? .....Utilizo los saldos de los proveedores que vencen en el mes. ...............

Se agradecer la devolución de este cuestionario al Dpto. de Sistemas, debidamente

cumplimentado, no después del ...../…./….

...............................
Firma Responsable
 c) Revisión de registros
En muchas empresas la información requerida por el Analista está en registros o informes
accesibles por él. Por registros se entiende manuales escritos sobre políticas, regulaciones y
procedimientos de operaciones standard que la mayoría de las empresas mantienen como guías
para gerentes y empleados.

La revisión de registros puede efectuarse al comienzo del estudio como introducción o también
después y sirve como base para comparar las operaciones actuales. Los registros incluyen
manuales de políticas, reglamentos y procedimientos.

d) Observación
Observar las operaciones le proporciona al analista hechos que no podría obtener de otra forma
o utilizando otras técnicas. Saber qué buscar y cómo guiar su significado también requiere de
experiencia. También sucede que por el simple hecho de que alguien observe se cambie la forma
de trabajo.

Se obtiene información sobre la forma en que se realizan las diferentes actividades. Este método
es muy útil cuando el analista necesita por un lado observar, por un lado, la forma en que se
manejan los documentos y se llevan a cabo los procesos y por otro lado si se siguen los pasos
especificados.