Javier Nuñez - Trabajo de Suficiencia Profesional - Titulo Profesional - 2019

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Facultad de Ingeniería
Carrera Profesional de Ingeniería de Sistemas e
Informática
‘‘Adquisición e Implementación de un
Sistema de Digitalización de Documentos
y Gestión Documental’’
Autor: Javier Jesús Núñez Quiroz
Para la Obtención del Título Profesional en:
Ingeniero de Sistemas e Informática
Asesor: Lic. Lizardo Silva Ubaldo
Lima – Mayo 2019

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A mi madre, quien siempre me

motivo a estudiar y esforzarme para tener
una profesión, me inculco valores y me
enseño la importancia de la familia.
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INDICE DE CONTENIDO
INDICE DE FIGURAS ........................................................................................ 6

INDICE DE TABLAS.......................................................................................... 8
INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 9
CAPITULO 1 .................................................................................................... 11
ASPECTOS GENERALES .............................................................................. 11
1.1. Definición del Problema ...................................................................... 11
1.1.1. Situación Actual ............................................................................ 11
1.1.2. Descripción del Problema ............................................................. 12
1.2. Definición de objetivos ........................................................................ 16
1.2.1. Objetivo general ........................................................................... 16
1.2.2. Objetivos específicos .................................................................... 17
1.3. Alcances y limitaciones ....................................................................... 17
1.3.1. Alcances ........................................................................................ 17
1.3.2. Limitaciones .................................................................................. 18
1.4. Justificación......................................................................................... 17
1.4.1. Justificacion de Necesidades ........................................................ 18
1.4.2. Justificación Tecnologica ............................................................... 19
1.5. Estado del Arte.................................................................................... 19
CAPITULO 2 .................................................................................................... 25
MARCO TEÓRICO .......................................................................................... 25
2.1. Fundamento teórico ............................................................................ 25
2.1.1. Digitalización de Documentos ....................................................... 25
2.1.2. Formas de digitalizar información .................................................. 26
2.1.3. Metodologia a utilizar para la digitalización de documentos .......... 28
2.1.4. Ventajas de la digitalización de documentos ................................. 31
2.1.5. Gestión Documental ...................................................................... 31
2.1.6. Definición de sistema de gestión documental .............................. 32
2.1.7. Ventajas de los sistemas de gestión documental .......................... 33
2.1.8. Localización central ....................................................................... 33
2.1.9. Mejorar el flujo de trabajo .............................................................. 33
2.1.10. Seguridad ..................................................................................... 34
2.1.11. Compartir Documentos................................................................. 34
4
2.1.12. Colaboración documental ............................................................. 35

2.1.13. Control de versiones..................................................................... 35
2.1.14. Elegir un sistema de gestión documental ..................................... 36
2.1.15. Seguridad de la información NTP ISO/IEC 27002 ........................ 36
2.2. MARCO CONCEPTUAL ..................................................................... 39
2.2.1. Metodologia ................................................................................... 39
2.2.1.1. Gestión del Proyecto ............................................................. 39
2.2.1.2. Proceso de inicio ................................................................... 40
2.2.1.3. Proceso de Planificación ....................................................... 41
2.2.1.4. Proceso de monitoreo y control ............................................. 41
2.2.1.5. Proceso de cierre ................................................................... 42
2.2.1.6. Producto ................................................................................ 42
CAPITULO 3 .................................................................................................... 45
DESARROLLO DE LA SOLUCIÓN................................................................. 45
3.1. Gestión del Alcance ............................................................................ 45
3.1.1. Gestión del proyecto...................................................................... 45
3.1.1.1. Proceso de inicio ................................................................... 45
3.2. Gestión del Costo................................................................................ 45
3.2.1. Proceso de Planificación ................................................................ 45
3.3. Gestión del Riesgo .............................................................................. 52
3.4. Gestión de la Comunicación ............................................................... 53
3.4.1. Proceso de monitoreo y control ........................................................ 53
3.4.2. Proceso de cierre ............................................................................. 53
3.5. Gestión de las Adquisiciones .............................................................. 53
3.5.1. Producto ........................................................................................... 53
3.5.2. Implementación y despliegue .......................................................... 57
3.5.3. Contingencia .................................................................................... 58
3.6. Gestión de Recursos Humanos .......................................................... 62
3.6.1. Capacitación..................................................................................... 62
3.6.2. Elaboración de manuales ................................................................. 64
3.7. Gestión de la Calidad .......................................................................... 64
3.7.1. Pruebas ............................................................................................ 64
CAPITULO 4 .................................................................................................... 68
RESULTADOS ................................................................................................ 68
4.1. Resultados .......................................................................................... 68
5
4.1.1. Modulo de administración de usuarios .......................................... 68

4.1.2. Modulo de Escaneo ....................................................................... 74
4.1.3. Modulo de Indexación de Documentos ......................................... 76
4.1.4. Modulo de Búsqueda de documentos ........................................... 80
4.1.5. Modulo de Reportes Logs ............................................................. 91
4.2. Presupuesto ........................................................................................ 95

4.2.1. Gestión de costos – Costo y Beneficio, Analisis del ROI................ 95
4.2.2. Descripción del Analisis del Retorno ............................................ 100
CONCLUSIONES .......................................................................................... 102
BIBLIOGRAFIAS ........................................................................................... 104
ANEXOS ........................................................................................................ 105
6
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Árbol de problemas 15

Figura 2: Actas registrales digitalizadas 24
Figura 3: Formas de Digitalizar la información 27
Figura 4: Flujo de Digitalización de Documentos 30
Figura 5: Diagrama de Procesos de Digitalización (papel a digital) 37
Figura 6: Diagrama de Procesos de Digitalización (digital a digital) 38
Figura 7: Áreas de conocimiento del PMBOK 39
Figura 8: Diagrama de ciclo de vida de un proyecto 40
Figura 9: Diagrama de Gantt – Parte 1 46
Figura 11 Diagrama de Gantt – Parte 3 48
Figura 13: Organigrama del Proyecto 50
Figura 14: WBS del Proyecto 51
Figura 15: Diagrama de Servidores 59
Figura 16: Diagrama de Red 62
Figura 17: Login Administrador 69
Figura 18: Modulo de Usuarios 70
Figura 19: Datos de Usuarios 71
Figura 20: Modulo de Asignación de Permisos de Usuarios 72
Figura 21: Modulo de Asignación de Permisos Administradores 73
Figura 22: Login Usuario (escaneo) 74
Figura 23: Modulo de Escaneo 75
Figura 24: Login Usuario (indexación) 76
Figura 25: Modulo de Indexación – Parte 1 77
Figura 28: Login Administrador (Consultas) 80
Figura 29: Administrador de Documentos 81
Figura 30: Modulo de Consultas 82
7
Figura 31: Modulo de Consultas – Búsqueda por Campos 83

Figura 32: Modulo de Consultas – Visualizando Imágenes y Datos 84
Figura 33: Opción - Exportación de Documentos 85
Figura 34: Resultado del Archivo Exportado 86
Figura 35: Visualizando el Archivo Exportado (PDF) 87
Figura 36: Modulo de Consultas – Opciones de Búsqueda 88
Figura 37: Modulo de Consultas – Búsqueda Combinadas 89
Figura 38: Modulo de Consultas – Visualizando Imágenes y Datos 90
Figura 39: Login Administrador (Reportes Log) 91
Figura 40: Consultas Logs 92
Figura 41: Reporte de Consultas Logs 93
8
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Deficiencias en la administración de documentos físicos 16

Tabla 2: Relación de sistemas de digitalización y gestión documental 24
Tabla 3: Resumen de costos del proyecto 52
Tabla 4: Riesgos del proyecto 52
Tabla 5: Características generales del software 54
Tabla 6: Características del Módulo administrador 54
Tabla 7: Relación de equipos de cómputo 60
Tabla 8: Relación de servidores 60
Tabla 9: Relación de escáner e impresora 61
Tabla 10: Indicador TER 65
Tabla 11 Rango de valores del indicador 66
Tabla 12: Muestra de valores calculados 66
Tabla 13: Diferencias de tiempos entre búsqueda física y gestión documental 94
Tabla 14: Calculo de ahorro de horas/hombre 94
Tabla 15: Costo de equipos y materiales 96
Tabla 16: Flujo de caja – Agosto 97
Tabla 17: Flujo de caja – Setiembre 97
Tabla 18: Flujo de caja – Octubre 98
Tabla 19: Egresos del Proyecto 98
Tabla 20: Costos del Servicio 99
Tabla 21: Retorno de la Inversión 100
Tabla 22: Flujo de Caja 101
Tabla 23: Detalle del Flujo de Caja 101
9
INTRODUCCION
El objetivo de la investigación que se desarrolla a continuación es, dar solución con el uso de
la tecnología a la problemática que tienen desde hace muchos años varias entidades públicas
y privadas, en las cuales existe una necesidad de reducir los tiempos que les toma la gestión
de sus documentos físicos los cuales son materia de consulta por usuarios externos e internos,
quienes presentan dificultades para acceder a los documentos físicos generando retrasos en
brindar respuesta a las solicitudes requeridas por los usuarios.
Estos documentos pueden encontrarse en una variedad de archivos físicos y no
necesariamente en un orden adecuado que pueda facilitar su ubicación, además dependiendo
el modo de conservación puedan encontrarse en un estado de deterioro.
Por lo mencionado es necesario mejorar la gestión de los documentos para todas aquellas
entidades que requieran la consulta continua de sus documentos. Por este motivo es necesario
aprovechar las herramientas tecnológicas con la que se cuenta en la actualidad, tecnología
que se encuentra en el mercado peruano, de esta manera potenciar los beneficios que se
pueden lograr con sistemas de digitalización de documentos y gestión documental.
La finalidad de este proyecto es la adquisición e implementación del sistema propuesto en el
área de Operaciones en la empresa DIGINEX SAC, la cual es responsable de ejecutar los
servicios que brinda la empresa, con el fin de brindar esta solución en muchas de las
empresas que tengan esta necesidad, el servicio a brindar se basa en capturar los documentos
físicos y convertirlos en documentos electrónicos los que estarán asociados a una metadata la
cual servirá para poder recuperar los documentos mediante opciones de búsqueda con las que
cuenta el sistema a implementar, además de tener la información compartida para que varios
10
usuarios puedan acceder a los mismos documentos simultáneamente, resolviendo de esta
manera problemas con tiempos de espera para acceder a la información.
Es importante mencionar que los documentos que se digitalizan y son convertidos en
documentos electrónicos pueden ser convertidos en microformas con valor legal, lo que
significa que los documentos digitalizados al ser convertidos en microformas tienen el mismo
valor legal que los documentos físicos originales, siempre que y cuando se cumpla con lo
descrito en la NTP 392.030-2:2015.
Se hace referencia a la NTP 392.030-2:2015, norma que está actualmente vigente, debido a
que para este proyecto se toma en consideración algunos controles y políticas de seguridad de
la información en base a la NTP ISO/IEC 27002, tal como lo permite y se describe en el
numeral 6.3.2, página 22 de la NTP en mención (Anexo 09).

11
CAPITULO 1
ASPECTOS GENERALES
En este capítulo se presentan los conceptos fundamentales para una adecuada comprensión de
la problemática principal y las necesidades de mejora con el uso de herramientas que ayuden
a la gestión de los documentos físicos y considerar que en la actualidad existe tecnología que
se puede utilizar para solucionar las deficiencias que existen en la actualidad para la gestión
de documentos.
1.1. Definición del Problema
1.1 .1. Situación Actual
La empresa Diginex SAC, brinda servicios de ordenamiento y custodia de documentos
físicos, debido a requerimientos solicitados por sus clientes y para estar a la par de sus
competidores, ha visto conveniente brindar como parte de sus servicios, el de
digitalización de documentos y gestión documental, por ese motivo es que se toma en
consideración el desarrollo del siguiente proyecto.
La empresa divide su estructura organizacional en 3 áreas;
Área de Sistemas, Área de Administración y Área de operaciones.
El área de operaciones es donde se ejecutan los servicios que la empresa brinda a sus
clientes, por ese motivo la Gerencia General ha decidido que dicha área es donde se
implementara la solución propuesta, considerando que el área que brindara el soporte
tanto de software y hardware es el área de sistemas como lo viene haciendo en la
actualidad.
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La responsabilidad que se dividen ambas áreas se definen de la siguiente manera:
- Área de Operaciones: encargada de la ejecución de los servicios de digitalización y
gestión documental; se van a realizar las pruebas correspondientes durante el proceso
de implementación del sistema.
- Área de Informática: encargada de brindar el soporte al área de operaciones del
software y hardware del sistema de digitalización y gestión documental, además de
brindar el apoyo y las facilidades que le correspondan durante la adquisición e
implementación del sistema.
1.1.2. Descripción del Problema
El problema de muchas empresas actualmente es la administración y gestión de sus
documentos físicos, los cuales en muchos casos son consultados continuamente,
dependiendo el tipo de información y la necesidad de cada empresa de trabajar con su
documentación en muchos casos histórica o la que se genera en el día a día. Las empresas
almacenan sus documentos en espacios dentro de su mismo local, lo cual hace que se
ocupen espacios que pueden ser utilizados para labores que vayan de acuerdo al rubro del
negocio.
Uno de los problemas de manipular documentos que están guardados por mucho tiempo
en condiciones no adecuadas es que las personas que se encargan de recuperar esta
información están expuestas al polvo, ácaros y otros gérmenes a los cuales se exponen
debido a las malas condiciones en que se pueden encontrar los documentos físicos; lo
cual hace que las personas sufran de alergias y otro tipo de molestias de tipo respiratorio.
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Está comprobado que recuperar documentos físicos almacenados toma un tiempo
considerable dependiendo el orden y el tipo de almacenamiento en que se encuentran los
documentos, tiempo que en muchos casos es importante para la atención de clientes o
solución de requerimientos.
Otro de los problemas más comunes de manipular documentos físicos que se encuentran
almacenados, es que manipular continuamente esta información hace que los documentos
se deterioren por el constante uso, o por el ambiente donde se conservan pueden estar
expuesto a la humedad o al calor lo cual hace que la documentación se vaya deteriorando
y cuando se quiera consultar los documentos ya no tengan la misma legibilidad o
integridad. Además que de no haber un correcto control de la información que esta
almacenada, en muchos casos al retirar algún documento en calidad de préstamo para
algún tipo de consulta, se corre el riesgo de que el documento no regrese a su archivo y se
pierda.
Dependiendo el tipo de información que sea materia de consulta, cuando el documento
físico es requerido por más de una persona, se debe esperar a que la persona a la que se
prestó la documentación la devuelva para que pueda ser prestada a otro usuario,
retrasando los tiempos de consulta de cada usuario, un problema similar también sucede
en empresas que necesitan atender a algún cliente que necesita acceder a algún beneficio
o atención y este no puede ser otorgado al instante debido a que la empresa o entidad que
brinda este beneficio debe solicitar los documentos (históricos), que avalen al usuario en
mención y si no los tiene a la mano la solicitud para consultar o acceder estos documentos
puede tardar todo el tiempo que se necesite para recuperar esta información de los
archivos donde están almacenados.

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La documentación física también está expuesta a cualquier tipo de siniestro dependiendo
el lugar donde se encuentre almacenado, sino cuenta con las condiciones óptimas para
conservar documentos, estos pueden estar expuestos a incendios, inundaciones o
sustracción indebida y perdida de los documentos. De este modo si los documentos tienen
carácter de confidencial pueden ser sustraídos y se puede hacer mal uso de la
información.
15
16
A continuación de muestra la tabla de problemas:
Tabla 1: Deficiencias en la administración de documentos físicos.
Cuadro de problemas
Descripción del problema: Deficiencias en la administración de
Documentos físicos.
Causas Efectos
1. Demora para recuperar los 1. Aumento de costos en
documentos físicos. horas/hombre para la búsqueda
de documentos.
Retrasos en la atención a los
clientes.
2. Malas condiciones del 2. Problemas de salud con el

almacenamiento de los personal encargado de
documentos físicos (presencia recuperar los documentos
de polvo y ácaros). físicos.
3. No existe un orden adecuado 3. Pérdida o deterioro de los

de los documentos físicos. documentos por la continua
manipulación.
Fuente: Elaboración propia
1.2. Definición de objetivos
1.2.1 Objetivo general
Implementar un sistema de digitalización de documentos y gestión documental,
y poder ofrecer servicios para digitalizar documentos que le permitan a las
empresas que cuentan con gran cantidad de documentos físicos, poder
administrar y gestionar con mayor eficiencia los documentos que son materia de
consulta.
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1.2.2 Objetivos específicos
En relación al objetivo general, se consideran los siguientes objetivos
específicos:
- Digitalizar documentos físicos, convertirlos en archivos electrónicos e
indexar los archivos generados con su respectiva metadata (campos de
búsqueda para recuperar la información).
- Administrar y gestionar los documentos electrónicos mediante un módulo de
búsqueda de la información digitalizada, utilizando la metadata (campos de
búsqueda), para poder acceder a los archivos electrónicos de manera rápida.
- Elaborar reportes de auditoria que permitan llevar el control de la
trazabilidad de la información en cada proceso que se ha realizado,
identificando los usuarios que acceden a la información y los procesos que
han realizado.
- Acceder a la información digitalizada compartida de manera concurrente, los
usuarios que tengan permisos para consultar los documentos digitalizados
podrán visualizar el mismo documento al mismo tiempo, evitando tener que
esperar a que un usuario termine de revisar el documento para poder acceder
al mismo.
1.3. Alcances y limitaciones
1.3.1 Alcances
- El alcance de esta investigación está centrado en mejorar la administración y
gestión de documentos físicos que son materia de continuas consultas, en las
empresas que lo necesiten, digitalizando los documentos físicos y
convertirlos en documentos electrónicos asociándolos a su metadata

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correspondiente para que mediante un sistema de gestión documental se
puedan administrar, consultar y recuperar de manera más eficiente.
- La solución contempla reducir los tiempos que les toma actualmente a
muchas empresas en recuperar sus documentos, los cuales son requeridos
para resolver consultas de usuarios internos y/o externos, brindando una
atención más rápida, además de poder contar con la información compartida
para que varios usuarios puedan acceder al mismo tiempo.
1.3.2 Limitaciones
Para la implementación de la presente solución no se está
considerando lo siguiente:
- No se está considerando como parte de la investigación la implementación
de un módulo workflow para el seguimiento de los documentos electrónicos,
ya que no es parte de la solución que se está proponiendo.
- No se considera el proceso de Trasmisión Telemática de documentos
electrónicos como parte de la solución debido a que para este tipo de
procesos se deben considerar medidas de seguridad durante la transferencia
de información.
1.4.Justificación
1.4.1 Justificación de Necesidades
En la actualidad son muchas las entidades públicas y privadas las que
cuentan con una gran cantidad de documentos físicos, los cuales son
consultados continuamente, pero en muchos casos toma demasiado tiempo
recuperar físicamente los documentos y dar respuesta a estas consultas;
brindando servicios de digitalización de documentos personalizada y

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entregando la información en un sistema de búsqueda, estos tiempos se
reducirían considerablemente.
1.4.2 Justificación Tecnología
Porque facilitara la administración y gestión de documentos, utilizando esta
tecnología las consultas y atención a usuarios se podrán realizar en cuestión
de segundos reduciendo los tiempos de respuesta, además de contar con
niveles de seguridad de información que protejan la integridad de los
documentos.
1.5.Estado del Arte
En la actualidad las empresas están obligadas a ser más eficaces, eficientes y
tener una mejora continua en sus procesos. Esto hace que aparezcan nuevas
ideas y tácticas para tener una buena administración de contenidos y
documentos, la finalidad de este proyecto es una vez implementada la
solución, es brindar servicios de digitalización de documentos a empresas
que tengan la necesidad de administrar y gestionar de manera eficiente sus
documentos y tengan claro que esta es la solución a sus problemas de
gestión de documentos.
Prueba de las mejoras que se han desarrollado en los últimos años es que
antes que existiera la tecnología que es materia de investigación en esta
tesis, los documentos físicos no eran digitalizados sino que se
microfilmaban; este proceso consistía en utilizar una máquina para
microfilmar los documentos, es decir maquina parecidas a los escáneres de
alta producción que existen en la actualidad pero en lugar de escanear los

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documentos los fotografiaban y las imágenes que se capturaban se
guardaban en rollos de películas especiales para este tipo de equipos, luego
estos los rollos eran revelados y se podían visualizar en visores para rollos,
maquinas especiales para este tipo de trabajos una vez encontrado el
documento se podía sacar copias del mismo desde la misma máquina.
A continuación se mencionaran sistemas de digitalización y gestión de
documentos que actualmente se utilizan en entidades públicas y privadas,
los cuales han facilitado la gestión de documentos y ha reducido los tiempos
respuesta a las consultas de los usuarios:
Antecedente 1:
 MIBANCO desde el año 2005 cuenta con el servicio de digitalización
de documentos, tiene más de 10 millones de imágenes de su archivo
de expedientes de crédito. A diario se digitalizan más de 10,000
imágenes, las cuales son cargadas en un Servidor Laserfiche (sistema
de gestión documental), para el acceso vía Browser Polyweb desde
todas sus agencias. Esta solución hace que la atención a sus clientes
sea más eficiente debido a que cualquier solicitud que hagan y donde
se necesite revisar el expediente del mismo se puede hacer en línea
por el sistema de gestión documental. Los servicios de digitalización
de documentos han sido requeridos por las demás áreas que han
comenzado a aprovechar esta tecnología, facilitando así, sus
actividades administrativas.
Enlace: http://www.polysistemas.com.pe/casos-exito.html
21
Antecedente 2:
 INTERBANK fue la empresa pionera en obtener una solución de
imágenes con el Document Imaging, sustituyendo totalmente el
microfilm desde el año 2000.
Cuentan con el servicio de digitalización de documentos procesando
aproximadamente 650,000 imágenes mensuales que son migradas a
su servidor Laserfiche (Sistema de Gestión Documental), teniendo
acceso a ellas desde visores Laserfiche y desde visores Browser
Polyweb, así mismo los cheques procesados, son vistos por sus
clientes a través de su portal.
A la fecha Polysistemas ha digitalizado y procesado para
INTERBANK más de 32 millones de imágenes.
Enlace: http://www.polysistemas.com.pe/casos-exito.html
Antecedente 3:
 Ministerio de Energía y Minas desde el año 2008, implemento en el
área de trámite documentario un sistema de digitalización de
documentos y gestión documental para digitalizar los documentos
que ingresan por mesa de partes y los documentos TUPA que tienen
en sus archivos. Toda esta información se carga en sus servidores y es
consultada desde su sistema de gestión documental (LaserFiche) por
los usuarios internos del MEM, esta solución permite que las
consultas y atenciones se realicen más rápido y de manera eficiente.

22
Antecedente 4:
 El Municipio de Puebla en México, implemento el Sistema de
digitalización de documentos y Gestión Documental (LaserFiche),
debido a la sobrecarga de papeles que tenían las solicitudes de sus
clientes generaban sobrecostos en fotocopias, costos de impresión y
problemas de seguridad; con el uso de la tecnología todos estos
problemas fueron resueltos y la atención a sus clientes es más rápida
y precisa.
Enlace: www.laserfiche.com/es/resources/casos-de-éxito
Antecedente 5:
 Grupo Inmobiliario Ágora desde el 2010 se dio cuenta de todos los
problemas que tenían con la administración de papel, no tenían
espacio y retrasaban los procesos empresariales, con la
implementación de LaserFiche como solución para la digitalización
de documentos y gestión documental, han mejorado el rendimiento en
diversos departamentos.
Enlace: www.laserfiche.com/es/resources/casos-de-éxito
Antecedente 6:
 IPD - Instituto Peruano del Deporte, implementado desde el 2016, en
el área de OTDA – Oficina de Tramite Documentario, el sistema de
digitalización y gestión documental permite la digitalización,
administración y gestión de sus documentos internos y los
documentos que ingresan por la ventanilla de mesa de parte. El

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software utilizado es Imaging Soft, software desarrollado en Perú por
la empresa Imaging Corp SAC.
Enlace: www.imagingperu.com.pe
Antecedente 7:
 Dokmee – Sistema de Digitalización y Gestión Documentos,
implementado en la empresa SAETA desde el 2015, permite realizar
la digitalización de sus documentos y la gestión de los mismos,
también brindar servicios de digitalización de documentos a sus
principales clientes.
Enlace: www.saeta.pe
Antecedente 8:
 RENIEC – Sistema de Digitalización y Gestión Documentos,
implementado desde el 2005, permite realizar la digitalización de sus
documentos y la gestión de los mismos, la atención a sus usuarios se
ha agilizado haciendo más eficiente las respuestas a sus consultas.
Enlace: www.reniec.gob.pe
Detalles de los documentos digitalizados hasta marzo 2014:

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A continuación se detallan algunos de los Sistemas de Digitalización de Documentos y
Gestión Documental que se encuentran implementados en el mercado nacional e
internacional:
Tabla 2: Relación de Sistemas de Digitalización y Gestión Documental
Mercado Módulos
Sistema
Procedencia Gestor de Firma
GD Work
Nacional Internacional Digitalización Documentos Digital
Flow
LaserFiche EEUU X X X X X X
Dokmee EEUU X X X X X
Imaging Soft Perú X X X X X
ScanFlow Perú X X
Esigna España X X X X X
Los sistema de digitalización y gestión documental se han implementado en varios
países del mundo, brindando solución a los problemas de gestión de documentos físicos
que tienen muchas empresas y que han visto dar solución a sus problemas utilizando
este tipo de tecnologías.
Algunas soluciones no solo son para la gestión de documentos, también se pueden
almacenar contenidos como archivos de video, sonido, etc.

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CAPITULO 2
MARCO TEÓRICO
2.1. Fundamento teórico
2.1.1. Digitalización de Documentos
Digitalización de documentos es el proceso de convertir documentos físicos en
formato digital. En la actualidad son varias las empresas que tienen almacenado
grandes cantidades de documentos los que ocupan espacio físico en las mismas
empresas y por la cantidad se hace difícil acceder de manera rápida a estos
documentos.
Este tipo de proceso puede ser tedioso, pero cuando ya se terminó de realizar
presenta una ventaja muy productiva ya que se podrá disponer de información de
manera más rápida y oportuna.
Con el avance de la tecnología que existe en la actualidad, no contar con los
documentos digitalizados, sería una complicación lo cual llevaría a una pérdida de
tiempo y dinero.
¿Cuál es la opinión de los que saben, sobre digitalización de documentos y
gestión documental?
Adrián Macías, CEO de Dokumentalistas.com y socio fundador de EpsilonGD, nos
brinda su opinión sobre este tipo de procesos (digitalización de documentos).
Asumiendo que su empresa es un estudio de abogados. Lo más probable es que tiene
oficinas con grandes cantidades de archivadores de documentos con papel. En
algunas ocasiones acceder a esta información podrá ser necesario, como pueden ser
sentencias o procesos judiciales de años pasados. Para estos casos, podremos
comprobar que teniendo la información digitalizada y organizada ayuda a tener una

26
buena ventaja para brindar una respuesta inmediata a los usuarios que la solicitan o
generar mejores reportes.
Otro ejemplo, puede ser el caso que su empresa maneje grandes cantidades
de facturas de proveedores en formato papel, y que también cuente con algunas en
formato digital. En ambos casos, si no tiene total conocimiento de cuales están en
formato digital y cuales en papel, puede ocasionar que pierda demasiado tiempo en
recuperar la información. Por ese motivo lo más recomendable es poder contar con
todas los documentos en formato digital para asegurar la mejor administración y
consulta.
Ambas situaciones serían ejemplos directamente relacionados con la gestión de la
documentación. En la Guía de Gestión Documental se puede encontrar la lista de
todos los sectores que han sido beneficiados con la digitalización de sus
documentos.
2.1.2. Formas de digitalizar la información
Para comenzar a digitalizar sus documentos, lo primero que se puede pensar es el
tiempo que tomara en escanear a mano grandes cantidades de documentos. Pero lo
que debemos tener bien en claro es que este proceso ha cambiado gracias a los
avances de la tecnología: actualmente podemos contar con escáneres que tienen una
gran capacidad para digitalizar varias páginas por minuto, otra alternativa es que este
tipo de procesos los puede realizar una empresa especializada (subcontratar
servicio).
Antes de iniciar con el proceso, es importante definir si la mejor alternativa es contar
con todos los recursos necesarios para realizar los procesos (compra de escáneres,
equipos de cómputo, materiales varios, etc) o subcontratar dicho servicio con alguna
empresa especializada. Se debe tomar en consideración las necesidades que tiene la

27
empresa: como determinar la cantidad de documentación que se van a escanear, los
recursos con los que se cuenta, contar con personal capacitado y disponible para
realizar este tipo de trabajos, etc.
Si la empresa decide realizar el escaneo de los documentos, debe considerar que hay
una variedad de softwares con los que se puede realizar la digitalización de
documentos de manera organizada. Están disponibles programas gratuitos pero se
debe considerar que la información a digitalizar sea poca; también existen software
licenciados si se busca una forma profesional de realizar los procesos. Otra opción,
es la de implementar un gestor documentos el cual debe contar con un módulo de
digitalización o captura de documentos. Hay dos tipos de gestores, tenemos, con los
que se puede digitalizar los documentos y también, los gestores documentales en
general.
Los softwares de gestión documental que cuentan con modulo para digitalizar
documentos algunas veces proceden de empresas fabricantes de equipos para la
impresión o digitalización como son las empresas Kodak o Canon. En otros casos el
software viene con la compra del equipo, también se puede adquirir el software y
configúralo con el escáner que se tiene para digitalizar.
Las diferentes opciones para digitalizar la información son:
Figura 3: Formas de digitalizar la información
Fuente:https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/digitalizacion-de-documentos
28
2.1.3. Metodología a utilizar para la digitalización de documentos
Para asegurar la correcta captura de los documentos físicos y cuidar la trazabilidad
de los documentos desde el inicio de los procesos, nos basamos en una metodología
de trabajo recomendada por los líderes mundiales del “Document Imaging”
La creación de imágenes de documentos es una categoría de tecnología de la
información para sistemas capaces de replicar documentos comúnmente utilizados
en los negocios. Los sistemas de procesamiento de imágenes pueden tomar muchas
formas, incluyendo microfilmes , impresoras bajo demanda, máquinas de
fax , fotocopiadoras , impresoras multifunción , escáneres de documentos y
microfilm.
Document Imaging significa la conversión de archivos en papel (de cualquier
tamaño o descripción) o microfilm / fiche a imágenes digitales.
Fuente: https://en.wikipedia.org/wiki/Document_imaging
La metodología a utilizar incluye el desarrollo de los siguientes procesos:
 Recepción de Documentos
Se procede a recepcionar los tomos, files, legajos, etc; se verifica la
cantidad y estado de los mismos, la información es validada, así como
la fecha de recepción. Se procede a registrar a manera de control los
documentos que se están recepcionando.
 Armado de Lotes
Se procede a agrupar los documentos por Lotes para facilitar la
manipulación seguimiento de los documentos que se van a digitalizar,
estos lotes tienen una numeración correlativa con la cual se puede
llevar el control de los documentos que se van a digitalizar.

29
 Preparación de documentos
Se procede a desdoblar las esquinas, pegar con cinta los documentos
rotos y retirar todo aquello que pueda afectar una correcta
digitalización.
 Escaneo de documentos
Se procede a configurar y calibrar el escáner de manera que asegure
un alto índice de calidad, escanear propiamente los documentos y
revisar que pasen correctamente por el escáner.
 Indexación
Se procede a relacionar las imágenes digitalizadas con su data
correspondiente, con el fin de poder ubicar los documentos con
rapidez y facilidad.
 Control de Calidad
Se procede a verificar la nitidez y legibilidad de las imágenes con su
correspondiente documento físico, se verifica si los datos de la
estructura Índice corresponden a los documentos. En caso se
encuentre algún documento que no sea legible o este mal escaneado
pasará a ser reprocesado.
 Reproceso
Se procede a retirar del lote la(s) imagen(es) observadas, y se re-
digitalizan reemplazando la(s) imagen(es) observadas.
 Reconocimiento OCR de los documentos
En este proceso el sistema realiza un reconocimiento al contenido de
cada documento, es decir, reconoce la información (texto) de cada
imagen y la almacena como texto en la base de datos; de esta manera

30
se puede ubicar cualquier documento digitando en el módulo de
búsqueda cualquier palabra que contenga el documento, el sistema
automáticamente mostrara como resultado de la búsqueda la parte del
documento o documentos que contengan la palabra o texto que se
utilizó para la búsqueda.
2.1.4. Ventajas de la digitalización de documentos
- Seguridad: Previene la pérdida o deterioro ante cualquier desastre o
siniestro (incendios, atentados, robos, etc.) y ante factores externos
(humedad, suciedad, tiempo, etc.).
- Integridad total del archivo electrónico: No es posible la sustracción ni la
alteración de los documentos, es decir, las imágenes se mantienen tal cual
están en la documentación física.

31
- Acceso inmediato a su información: La ubicación de los documentos se
obtiene inmediatamente en el computador, ahorrando horas de búsqueda
manual.
- Reducción de espacio: Se pueden utilizar importantes áreas de su
institución al ser liberadas.
- Información compartida: Un expediente pueden ser consultado por varios
usuarios a la vez, desde diferentes lugares.
- Seguridad electrónica: pueden restringirse permisos para determinados
usuarios que vean solo la información que les corresponde.
- Legalidad: Mediante Leyes 26612 y 681, se aprueba el uso de las imágenes
como medio de sustento legal, considerándose las mismas con el mismo
valor legal que el documento original.
2.1.5. Gestión Documental
Cuando se habla de gestión de información no puede dejarse de lado la gestión
documental. Una buena gestión de información sólo puede conseguirse con una
buena gestión documental.
La gestión documental se basa en usar la tecnología y procedimientos que
permiten una correcta administración, recuperación, preservación y el acceso a
la información generada en la empresa.
Utilizar sistemas de gestión documental por estos tiempos se ha convertido en un
factor muy importante para las empresas. Las empresas tienen gran cantidad de
documentos y esta información sigue creciendo de manera acelerada y los
sistemas de almacenamiento que se utilizaban antes presentan muchas
deficiencias. Un sistema de gestión documental nos asegura que la información

32
este organizada y se administre de manera eficiente, lo cual favorece la
productividad de las empresas.
2.1.6. Definición de sistema de gestión documental
Una correcta definición de un sistema de gestión documental es para los
sistemas informáticos que han sido desarrollados para administrar, almacenar,
gestionar y controlar el flujo de documentos dentro de una empresa. Es la mejor
manera de organizar los documentos e imágenes digitales y que esta información
se encuentre centralizada y que los empleados accedan a la información de
manera rápida, fácil y sencilla.
Tener organizada la información es muy necesario e importante para que muchas
compañías logren su éxito y por lo mismo, utilizar copias en papel resulta ser
poco productivo. Para llevar una buena organización, poder tener información
compartida y acelerar el flujo de trabajo de la manera más conveniente, el
sistema de gestión documental debe cumplir con algunos requisitos necesarios.
La Guía de Gestión Documental 2018, donde se describen las características
principales que debe tener un sistema de gestión documentos.
2.1.7. Ventajas de los sistemas de gestión documental
Iniciar trabajos con un sistema de gestión documental involucra la digitalización
de sus documentos en papel. Utilizando algún escáner, los documentos en
formato físico que se digitalicen serán convertidos en documentos digitales los
cuales se podrán almacenar en un repositorio centralizado. Estos procedimientos
puede involucrar una demanda de trabajo, además de ser costoso, pero se debe
33
considerar, que una correcta digitalización que sea organizada y bien planificada
es básica para el adecuado funcionamiento del software de gestión.
2.1.8. Localización central
Las empresas cuentan con varios de canales por los cuales reciben la
información. A consecuencia de esto, grandes cantidades información quedan
repartidas entre los sistemas que tenga una compañía. La solución es contar con
un sistema de gestión documental donde se pueda organizar y almacenar la
información que se genera del trabajo que a diario de la empresa. En el sistema
se puede controlar qué empleados pueden tener acceso a los
documentos alojados en dicha localización gracias al mecanismo de asignación
de permisos. Esta centralización de la información supone terminar con la
búsqueda infinita de documentos por las redes de carpetas de la organización
agilizando, de esta forma, el ritmo de trabajo.
2.1.9. Mejorar el flujo de trabajo
Con un sistema de gestión documental los flujos de trabajo en procesos se
pueden hacer más productivos y eficientes. Se podrá realizar la automatización
de las funciones, de esta manera se tendrá una imagen global de los procesos que
se realizan en la empresa. Con este tipo de control de procesos se puede hacer
seguimiento a las tareas incompletas, tener claro las que han terminado o
automatizar las tareas repetitivas, ahorrando tiempo a la organización.

34
2.1.10. Seguridad
En la actualidad existen muchas empresas que mantienen sus documentos físicos
almacenados, de esta manera la posibilidad de que los documentos terminen
perdidos o deteriorados es alta. Utilizar sistemas de gestión documental ayuda a
solucionar este tipo de problemas. Trabajando copias en formato digital de
documentos en papel, el riesgo de pérdida se minimiza considerablemente, ya
que no es necesario manipular los documentos físicos.
Con esta solución, la organización cuenta con la seguridad de que toda su
información se encuentra protegida y centralizada en un solo sistemas, el mismo
sistema desde el cual se puede recuperar la información, además de poder
recuperar la recuperación de los datos e imágenes en caso de siniestros.
2.1.11. Compartir documentos
Dependiendo la complejidad de los documentos, en muchos casos se necesita
tener compartida esta información. Trabajando con sistemas de gestión
documental esta tarea será más fácil. El sistema permite crear de grupos de
usuarios y accesos ilimitados al repositorio central, los documentos podrán ser
administrados tanto de forma interna como externa. Los gestores de documentos
permiten a diferentes grupos externos a la empresa (proveedores, clientes…) el
acceso a la documentación que sea necesaria para la relación que mantienen. Si
el usuario tiene los permisos necesarios puede descargar la información y
enviársela vía email a algún usuario que la requiera y que no tenga acceso al
sistema.
35
2.1.12. Colaboración documental
Una de las ventajas de trabajar con este tipo de soluciones es que hay sistemas
donde varios usuarios pueden trabajar con un documento a la misma vez,
mientras éste alojado en un repositorio central. Los usuarios podrán acceder a
una visión general de un documento, de contar con el perfil autorizado podrá
realizar modificaciones. La colaboración documental es parte de la
productividad ya que permite, a los empleados de la compañía compartir ideas e
información de forma más sencilla. Hay que tomar en cuenta que si el gestor de
documentos no funciona correctamente, en la empresa los problemas de
colaboración documental seguirán existiendo.
2.1.13. Control de versiones
Según una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina
ha trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento. Teniendo en
cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser
modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar
complicado. Los gestores documentales tratan de controlar este inconveniente. A
través de un historial de versiones, los sistemas de gestión documental ofrecen la
posibilidad de acceder a muchas versiones del texto para poder recuperar la
información, eliminarla o adicionarla. En el artículo Control de
versiones encontrará una explicación más detallada de esta característica.
2.1.14. Elegir un sistema de gestión documental
Existen en el mercado amplias opciones sistemas de gestión documental. Donde
podemos encontrar diversidad de precios, fabricantes, características y modelos,

36
decidirse por un sistema en particular es materia de análisis, dependiendo las
necesidades que se tengan como organización. La Guía de Gestión
Documental analiza los diferentes sistemas en el mercado según el sector al que
se dirigen para facilitar los procesos de selección de las empresas.
Fuente: https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/que-es-
sistema-gestion-documental
2.1.15. Seguridad de la Información NTP ISO/IEC 27002
Las políticas de seguridad y lo relacionado a planes que aseguren contar con
medidas de contingencia, son estructurados siguiendo algunos controles que se
indica en la NTP ISO /IEC 27002, con lo cual se aseguran las categorías de
protección para asegurar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la
información reduciendo los riesgos de cualquier incidentes de seguridad. (Las
claves, códigos de control de acceso, la seguridad física de los elementos o
equipos, uso de estaciones de trabajo autorizadas).

37
Figura 5: Diagrama de Procesos de Digitalización de Documentos (papel a digital)
PROCESO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS (PAPEL A DIGITAL)
Actividades iniciales Actividades finales
INICIO
GENERACIÓN DE MEDIOS
PORTADORES
RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
PREPARACIÓN
GRABACIÓN DE MEDIOS
DE
DOCUMENTOS
PORTADORES
DIGITALIZACIÓN
CONTROL DE CALIDAD
MEDIOS PORTADORES
INDIZACIÓN
NO
APRUEBA
CONTROL DE CALIDAD
SI
NO FIN
APRUEBA REPROCESO
SI

38
Figura 6: Diagrama de Procesos de Digitalización de Documentos (digital a digital)
PROCESO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS (DIGITAL A DIGITAL)
Actividades iniciales Actividades finales
INICIO
GENERACIÓN DE MEDIOS
PORTADORES
RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
GRABACIÓN DE MEDIOS
IMPORTACIÓN DE
PORTADORES
IMÁGENES
INDIZACIÓN
CONTROL DE CALIDAD
MEDIOS PORTADORES
CONTROL DE CALIDAD
NO
APRUEBA
NO
APRUEBA REPROCESO SI
FIN
SI

39
2.2. Marco Conceptual
2.2.1 Metodología
2.2.1.1. Gestión del proyecto.
Para desarrollar el siguiente proyecto se toma como referencia base las buenas
prácticas del PMBOK 5ta edición – PMI, el cual se divide en 10 áreas de
conocimiento.
Figura 7: Áreas de conocimiento del PMBOK
Fuente: Internet
La guía del PMBOK indica que se puede utilizar una o más áreas de conocimiento,
dependiendo de la necesidad del proyecto que se vaya a trabajar, y no está obligado
a utilizar todas las áreas y herramientas.
Haciendo referencia a las consideraciones mencionadas, se toma en consideración
elaborar los siguientes entregables, según el ciclo de vida del proyecto:

40
Figura 8: Diagrama de ciclo de vida del proyecto
INICIO
PLANEACIÓN
EJECUCIÓN
CONTROL
CIERRE
2.2.1.2. Procesos de Inicio
Acta de constitución del proyecto.
En este entregable se detallan todas las consideraciones para la implementación
del proyecto, se considera la fecha de inicio del proyecto y se designan las
responsabilidades de cada uno de los responsables de las actividades
programadas.
41
2.2.1.3. Procesos de Planificación
Cronograma.
En el cronograma se describe el conjunto de actividades que abarca el proyecto.
Para cada actividad se mantiene una secuencia lógica de acuerdo a las
necesidades del proyecto.
Presupuesto.
En el presupuesto se detalla el costo total del proyecto, este costo estimado
normalmente puede estar divido en dos grupos:
Costos de gestión; que incluye a la parte de administración y recursos humanos.
Costos de desarrollo; que incluye los costos de hardware y software.
Riesgos.
El plan de riesgos tiene como finalidad poder identificar los posibles riesgos que
puedan aparecer durante la ejecución del proyecto, y poder contar con planes de
contingencia que permitan que el proyecto no se vea afectado.
2.2.1.4. Procesos de monitoreo y control
Control de cambios.
La gestión de solicitud de cambios, se inicia desde que alguno de los
responsables solicita realizar algún cambio, este requerimiento es analizado por
los integrantes del proyecto y debe ser aprobado por todos los interesados, los
cambios realizados son incluidos en el plan del proyecto, los cuales se
consideran desde el momento de haber sido incluidos.
Rendimiento.
El rendimiento es medido durante el ciclo de vida del proyecto, en esta parte se
toma en consideración que se cumpla el cronograma, el uso de los recursos

42
destinados para el desarrollo del proyecto, también se considera que las
actividades se cumplan en el tiempo indicado, para que no perjudique el
desarrollo de las siguientes actividades.
2.2.1.5. Procesos de cierre
Licenciamiento, soporte y garantía.
Para la etapa de cierre, se debe contar con las licencias que permitan el uso y
administración de la solución adquirida. En el documento de licencia se debe
detallar la cantidad de usuarios que tendrán acceso al sistema. También se
indican el periodo de vigencia de la licencia (inicio y fin), y las condiciones para
la renovación de la misma.
El soporte y garantía deben estar definidos entre el proveedor y el cliente, donde
se deben describir los niveles de atención y el periodo de cobertura. Ver Acta de
Cierre (Anexo 08).
2.2.1.6. Producto
Adquisición
Para la adquisición del sistema se siguieron los siguientes pasos:
- Se procedió a evaluar algunas soluciones que existen en el mercado, se tomó
en consideración requerimientos básicos como la interfaz del usuario,
seguridad y compatibilidad.
- Se solicitó a los proveedores contactados, realicen una presentación de la
solución que cada uno ofrece, donde demostraron las distintas funciones que
tiene cada solución, como el modulo del administración del sistema, donde
se pudo ver como se crean los usuarios y perfiles asignados a cada usuario
43
según su función, demostrando de esta manera la seguridad con la que cuenta
cada una de las soluciones presentadas.
- También mostraron las funciones del proceso de captura de imágenes y
como se pueden ir administrando la información en carpetas, donde el
usuario autorizado tiene la facilidad de distribuir la información digitalizada
según lo requiera.
- Además de los módulos de indexación, OCR, reportes log de actividades y
búsqueda y recuperación de documentos.
- En base a esta evaluación se procedió a elaborar los términos de referencia,
donde se describen las caracterizas mínimas que debe cumplir el proveedor y
el software que se necesita adquirir.
- Luego de elaborar los términos de referencia, se envió a cada proveedor el
documento de requerimientos, invitándolos a presentar su mejor propuesta
técnica económica.
- Terminado la evaluación de la propuesta y el análisis de requerimientos con
el proveedor seleccionado, y en conformidad con ambas partes se procedió a
realizar la firma del contrato.
Implementación
En la etapa se de implementación de la plataforma se consideraron los siguientes
pasos:
- En coordinación con el Jefe de Sistemas de Diginex y el proveedor se
verifica que se cuente con las condiciones necesarias para que todo se
ejecute correctamente y evitar posibles inconvenientes.

44
- El Jefe de Sistemas de Diginex, facilita el acceso a los equipos donde se
instalara el sistema a implementar, así como el acceso controlado al servidor
donde almacenaran las imágenes y base de datos, se verifica que las
instalaciones de red de los equipos funcionen correctamente.
- Terminada la parte de implementación con el proveedor, el Jefe de Sistemas
en conjunto con su equipo técnico procede a verificar que los equipos
cuenten con las políticas de seguridad establecidas en la empresa basada en
la ISO 27002.
- Para finalizar con esta etapa el proveedor brindo una capacitación al personal
responsable de cada proceso, las capacitaciones fueron acompañadas con
manuales de usuario.
Pruebas
Terminada la implementación de la plataforma se realizan las pruebas
correspondientes, tanto en integridad como en performance en cada uno de los
módulos del sistema, estas pruebas se basan en realizar los procesos en los
módulos del sistema con documentos reales en cada proceso y evaluando los
resultados obtenidos al finalizar las pruebas.

45
CAPITULO 3
DESARROLLO DE LA SOLUCIÓN
3.1. Gestión del Alcance.
3.1.1. Gestión del Proyecto
3.1.1.1. Proceso de Inicio
Acta de constitución del proyecto.
En el acta se describe toda la información correspondiente al proyecto, objetivos,
hitos y aprobación del proyecto; todo lo descrito en el acta de constitución
servirá como guía durante todo el tiempo que dure el proyecto (ver anexo 01).
3.2. Gestión del Costo.
3.2.1. Procesos de Planificación
Cronograma.
El proyecto se planifico con un tiempo de duración de 2 meses, los tiempos se
calcularon en base a la experiencia del proveedor en implementar este tipo de
solución y en coordinación con el Jefe de Proyecto y Jefe de Sistemas.
En el siguiente diagrama de Gantt se puede observar cada una de las tareas
realizadas:
46
DIAGRAMA DE GANTT
Figura 9: Diagrama de Gantt – Parte 1

47

48

49

50
ORGANIGRAMA DEL PROYECTO
Gerente General
PROVEEDOR DEL
SISTEMA
Jefe de Sistemas Jefe de Proyectos
Operador de Operador de Operador de Operador de

Soporte Técnico escaneo Indexación Control de Gestión y
Calidad Consulta
Figura 13: Organigrama del Proyecto

51
WBS
Figura 14: WBS del Proyecto

52
Presupuesto
El presupuesto considerado para la adquisición e implementación de la plataforma,
es el que se ha calculado como resultado de los recursos de hardware, software,
materiales y gestión del proyecto que se van a necesitar, los que se detallan a
continuación:
Tabla 3: Resumen de Costos del Proyecto
RECURSOS MONTO S/.

Software y Hardware 29,900.00
Gestión del Proyectos 7,240.00
Materiales 226.50
TOTAL: 37,366.50
3.3. Gestión del Riesgo.
Riesgos
Parte de los requisitos solicitados al proveedor es la experiencia que tiene en este tipo
de implementaciones, en base a la información obtenida se consideran los siguientes
riesgos, los cuales se detallan en la siguiente matriz:
Tabla 4: Riesgos del Proyecto

53
3.4. Gestión de la Comunicación.
3.4.1. Procesos de monitoreo y control de cambios
Control de cambios.
No se realizaron cambios durante la implementación del proyecto, cualquier
cambio que se hubiera solicitado se debía realizar mediante carta firmada por el
responsable de la empresa y el proveedor.
Rendimiento.
Según lo establecido en el cronograma del proyecto, se realizaron pruebas de la
plataforma, dichas evaluaciones fueron detalladas en informes (ver anexo 02).
3.4.2. Procesos de cierre
Licenciamiento, soporte y garantía (Ver anexo 03)..
Acta de Cierre (Anexo 08).
3.5. Gestión de las Adquisiciones.
3.5.1. Producto
Adquisición
Términos de Referencia.
El proveedor seleccionado deberá contar con una solución que cuente con
administrador de contenidos documentales (Gestor de Documentos).
Se debe considerar en la propuesta que la solución cuente con todos los módulos
necesarios para llevar el control de los procesos de escaneo de documentos,
indexación de imágenes, control de calidad, generación de plantillas (campos
para la indexación), reconocimiento de OCR a los documentos digitalizados y
generación de medios portadores.

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La solución debe ser flexible y escalable, con la capacidad de poder integrarse
con otras aplicaciones de ser necesario.
En el siguiente cuadro se describen las características mínimas que debe cumplir
el software:
Tabla 5: Características Generales del Software
Item Características Generales

Interfaz de usuario
01 Interfaz en idioma español
02 Barra o menú de navegación fácil para la orientación del usuario.
Seguridad
03 Soporte e integración para autentificación de Windows.
04 Seguridad basada en roles de usuario.
Compatibilidad Tecnológica.
05 Soporte en sistemas operativos Windows y Linux.
Arquitectura de la Solución.
06 Arquitectura Orientada a Servicios.
07 Servicios Web Services.
Tabla 6: Características del Módulo Administrador
Item Características del Módulo Administrador

Captura de documentos
08 Tecnología de reconocimiento óptico de caracteres – OCR.
09 Soportar captura on line.
10 Soporte para carga en masiva de documentos y metadata.
11 Captura de documentos multipagina.
12 Capacidad de importar y exportar imágenes en formatos tiff, jpg y pdf.
13 Capacidad para optimización de imágenes.
14 Soporte para captura de metadatos, indexado, uso de códigos de barra.
Gestión de Documentos
15 Almacenamiento de documentos electrónicos.
16 Administración de carpetas y sub carpetas.
17 Indexación de documentos, con metadatos predefinidos.
18 Reportes log’s de auditoria a nivel de imágenes y documentos.
19 Captura de documentos de videos, audios, imágenes.
20 Visualización de documentos con zoom y rotación de imágenes.
21 Búsqueda de documentos por campos indexados.
22 Manejo de versiones de los documentos.
23 Administración de los metadatos asociados a los documentos.
55
Consultas
24 Capacidad de realizar consultas de campos por aproximaciones.
25 Opción de crear plantillas de campos para consultas.
26 Capacidad de acceder a distintas versiones de algún documento.
Seguridad
27 Seguridad a nivel de carpetas y sub carpetas.
28 Seguridad a nivel de documentos.
29 Niveles de permisos a usuarios.
El proveedor seleccionado para la implementación del software, debe entregar
las licencias de uso a nombre de DIGINEX SAC, las licencias deben cubrir el
uso desde su instalación en el servidor y equipos seleccionados en operaciones.
Se considera el licenciamiento de todos los componentes del software requeridos
para un adecuado funcionamiento del sistema. Dentro de los componentes está
considerando la instalación de la base de datos (My SQL). Diginex se encargara
de brindar el hardware y el sistema operativo donde se instalara el software y
todos los componentes que requiera para su correcto funcionamiento.
Las licencias del software deben cubrir el uso de usuarios administradores y
usuarios finales, se está considerando contar con dos usuarios administradores,
las licencias deben mostrar la versión del software.
La propuesta debe incluir el costo de la solución, además del costo por soporte y
por renovación de licencia y soporte anual y demás variables que se deban
considerar.
El proveedor tiene la responsabilidad de la instalación y el correcto
funcionamiento en todos los niveles, durante la implementación Diginex
completara el dimensionamiento de hardware requerido para el área de
operaciones.
56
Adicional al licenciamiento, el proveedor deberá ofrecer el servicio de
actualización y soporte por 1 año después de la instalación del mismo.
Evaluación de propuestas.
Una vez finalizado los términos de referencia, se envió una copia formal a cada
proveedor que cuente con la solución, al final se obtuvo respuesta de Soft Tech
SAC, Imaging Perú Corp SAC y Link-Soft Solutions SAC.
Imaging Perú Corp SAC, presento la propuesta de su solución Imaging Soft, que
tiene 10 años de experiencia en el mercado nacional, el cual está funcionando en
algunos de sus clientes, los que se mencionan a continuación: IPD - Instituto
Peruano del Deporte, Legal Pro Data SAC, INEI, Luz del Sur, Sodimac; se optó
por elegir a este proveedor por 3 puntos considerables, presento mejor propuesta
económica, un mejor servicio post venta y mayor tiempo para las capacitaciones.
Soft Tech SAC, propuso su software de digitalización Scan Flow, desarrollado
en Perú, con 8 años de experiencia en el mercado nacional, el cual cumple con
todos los requerimientos solicitados, teniendo como actuales clientes a Coprinter
SAC, Provias Descentralizado y Hospital Loayza.
Link-Soft Solutions SAC, propuso LaserFiche, un software de clase mundial,
con más de 16 años de experiencia en el mercado nacional y en parte de América
Latina, la solución cuenta además con otros módulos adicionales a los
solicitados en los términos de referencia que a futuro pueden ser de mucha
utilidad, en el Perú las empresas que utilizan esta solución son: Interbank,
MiBanco, Ministerio de Energía y Minas, Ministerio de Producción, Jardines de
la Paz, entre otros.

57
Contrato
Se evaluaron el cumplimiento de los criterios y los parámetros de evaluación
considerando el monto que se tenía como presupuesto. En una primera etapa
hubo reuniones con los proveedores en las cuales hicieron la presentación de sus
soluciones, donde se mostraron las bondades y funcionalidades, esto con el fin
de absolver consultas de ambas partes.
Luego de afinar con más detalle los requerimientos solicitados se recepcionaron
y evaluaron las propuestas presentadas. Finalmente los responsables del
proyecto conformado por el Gerente General, el Jefe de Proyecto y el Jefe de
Sistemas evaluaron la propuesta técnica y económica y se optó por elegir a
Imaging Perú Corp SAC. Todo quedo formalizado con la firma del contrato.
Implementación
Preparación del servicio.
Se tomó en consideración todos los requerimientos para la implementación, todo
en coordinación entre el equipo de Diginex y el de Imaging Perú Corp. También
se definieron los formatos y actas a utilizar para la gestión del proyecto,
formatos con los cuales se llevarían el seguimiento y control durante la
ejecución del proyecto.
3.5.2. Implementación y despliegue.
Se implementó el sistema para su operación en trabajo en conjunto con el equipo
de Diginex e Imaging Perú Corp.

58
Para la implementación el equipo de sistemas de Diginex ha realizado una
configuración LAN de los equipos que han sido adquiridos y destinados para
realizar estos procesos.
En coordinación con el proveedor se brindó las facilidades para la
implementación de la plataforma, dejando a disposición del proveedor los
equipos donde se instalaría el software, además de los accesos a los servidores
que servirán de repositorio de las imágenes digitalizadas y de la metadata que se
almacenara en la base de datos.
Todos los trabajos del proveedor durante la implementación son supervisados
por el Jefe de Sistemas de Diginex y su personal de apoyo.
Para la administración de la metadata y como parte de la implementación el
proveedor se encargara de instalar en el servidor principal MySQL (manejador
de base de datos - versión libre), donde se almacenara toda la metadata que se
genere durante los procesos que se realicen.
3.5.3. Contingencia
El servidor principal puede sufrir diferentes caídas o desperfectos que
imposibiliten el buen funcionamiento de los sistemas. Ante esta situación se
procede al cambio del servidor principal al servidor secundario que mantiene
todas las operaciones con un día de atraso como máximo.
El personal del área de sistemas de Diginex, se encargara de programar los
procesos de backup’s de la información guardada del Servidor 01 (producción),
al Servidor 02 (contingencia). Los backup’s se realizaran a diario de manera
incremental y los fines de semana full backup.

59
Figura 15: Diagrama de Servidores
Transmite Backup DB/diario
Servidor Secundario/Contingencia Servidor Producción
 Funciones del Servidor 01 - Principal
 Ejecutar Importación Imágenes/Datos.
 Almacenamiento de Imágenes provenientes de Importación.
 Publicar registros de Base de Datos en Servidor Secundario.
 Atención de peticiones Cliente/Servidor
 Servidor 02 -Secundario/Contingencia
 Backup Base de Datos
 Backup Imágenes
 Backup Aplicaciones
 Funciones del Servidor 02 - Contingencia
 Ejecutar Importación Imágenes/Datos (Backup).
 Almacenamiento de Imágenes provenientes de Importación (Backup).
 Publicar registros de Base de Datos en Servidor Secundario (Backup).
 Atención de peticiones Cliente/Servidor (Backup).
Los equipos que se utilizaron para la implementación se detallan a
continuación:
60
Estaciones de trabajo:
Las estaciones de trabajo (pc´s), fueron adquiridas para la implementación, están
incluidas dentro de los costos del proyecto; cumplen con las características
mínimas requeridas para la implementación.
Tabla 7: Relación de Equipos de Cómputo
EQUIPO MARCA DISCO DURO PROCESADOR RAM
PC 01 COMPATIBLE 500 GB INTEL CORE I3 4 GB
Servidores:
Para el caso de los servidores, para la implementación del proyecto se están
utilizando los servidores con los que ya cuenta la empresa, debido a que cuentan
con la capacidad para soportar el trabajo que se va a realizar. La información que
se procesa son imágenes y metadata, las cuales se almacenan en el servidor 01 y
se hace un backup de la información en el servidor 02, cumpliendo con las
políticas de seguridad que se rigen en la empresa.
Tabla 8: Relación de Servidores
EQUIPO MARCA MODELO DISCO DURO RAM
SERVIDOR 01 HP PROLIANT ML110 8TB 16 GB
SERVIDOR 02 HP PROLIANT ML110 8TB 16 GB

61
Escáner e impresora:
Los equipos fueron adquiridos para la implementación y se encuentran
detallados en los costos del proyecto, ambos equipos cumplen con las
especificaciones técnicas requeridas por el proveedor.
Tabla 9: Relación de Escáner e Impresora
EQUIPO MARCA MODELO
ESCANER CANON DR-G1100
IMPRESORA HP ULTRA 4720
Al finalizar se procedió a emitir el documento de conformidad (ver anexo 04).
Luego de terminada la implementación por parte del proveedor, los responsables
del área de sistemas de Diginex, procederán a configurar los equipos en base a
las políticas de seguridad de la empresa, basados en la ISO 17799, donde como
medidas principales de seguridad se toma en consideración lo siguiente:
- Los equipos no cuenten con accesos a internet, ni correos electrónicos.
- Los puertos usb y grabadores de dvd estén deshabilitados.
- Los equipos cuenten con usuarios y contraseñas personalizados.
- Los equipos se bloqueen automáticamente después de 5 minutos que el
usuario haya dejado de utilizarlo.
- El acceso a los equipos quede bloqueado después de 3 intentos fallidos de
ingreso al sistema (para desbloquear el equipo se deben comunicar con el
administrador de sistemas).
- El acceso a los servidores solo es permitido por el administrador
(responsable del área de sistemas).

62
Figura 16: Diagrama de Red
3.6. Gestión de Recursos Humanos.
3.6.1. Capacitación.
La capacitación brindada se orientó a que el personal de Diginex pueda manejar
de manera autosuficiente la administración y operación del sistema, una vez que
se haya culminado la etapa de implementación y pruebas del proyecto.
Se consideró la capacitación para el uso de los siguientes roles en los módulos
correspondientes:
Administrador (asignación de usuarios y permisos, creación de plantillas,
volúmenes, generación de reportes de auditoria).
Digitalización de documentos (escaneo de documentos físicos en papel,
importación de documentos electrónicos).

63
Indexación de documentos (selección de plantillas y digitación de datos en los
campos correspondientes).
Control de calidad (visualización y tratamiento de las imágenes digitalizadas).
Generación de medios portadores (generación de autoejecutables).
La estrategia de capacitación fue capacitar al personal clave de Diginex como
instructores, así los mismos cumplieron la función de capacitadores con otros
trabajadores de la empresa.
Mientras duro el servicio de implementación se elaboró un plan de capacitación
con mayor nivel, donde se considera las horas que se debe capacitar a cada
grupo de usuario según el nivel o modulo que utilice.
Para el cumplimiento del desarrollo del plan detallado de capacitación, el
proveedor cumplió con las siguientes consideraciones: asignar a los expositores
para cada actividad, entregar la documentación correspondiente a cada actividad,
controlar la asistencia del personal y evaluar la satisfacción de cada persona
capacitada.
Diginex asumió la responsabilidad de proporcionar una sala para realizar las
capacitaciones correspondientes de manera adecuada, además de habilitar los
equipos necesarios para la capacitación (pc´s, laptops, impresoras, proyectores,
etc).
El plan de capacitaciones, fue aprobado por los responsables de la empresa
Diginex.
En base a los términos pactados se considera como no conforme la actividad de
capacitación, cuando en la evaluación al capacitado se determine un rango de no
conformidad, esta situación no se produjo durante el proyecto (ver anexo 05).

64
3.6.2. Elaboración de manuales
Como parte del servicio se elaboraron manuales de instalación y configuración
de todos los aplicativos de la plataforma, también entregaron videos de guía para
un mejor conocimiento de los pasos a realizar durante la instalación.
También se entregaron manuales de usuario, donde se explica los pasos a seguir
en cada módulo de procesos, acompañados de pantallazos que sirven como guía
al usuario.
3.7. Gestión de la Calidad.
3.7.1. Pruebas
El PMBOK, cuenta con algunas herramientas para realizar control de calidad, las
cuales se menciona a continuación:
1. Diagrama de Ishikawa (causa efecto).
2. Hoja de Verificación.
3. Gráfico de control.
4. Histogramas.
5. Diagrama de Pareto.
6. Diagrama de dispersión.
7. Diagrama de Flujo.
Para realizar pruebas al software que se está implementando se utilizó como
herramienta de control de calidad la Hoja de Verificación(Ver Anexo 06), la cual
se elaboró para realizar controles de medición de tiempo de respuesta del
software obteniendo los siguientes resultado:

65
Indicador TER (Tiempos de Ejecución y Respuesta):

En la tabla 10, se muestra las características del indicador TER
No. PRUEBA Descripción
a) Nombre Prueba Tiempos de Ejecución y Respuesta (TER).
Definición del tiempo óptimo de respuesta
en que se debe ejecutar los procesos de
cada módulo del software. Este Prueba
b) Propiedades y
puede ser útil para medir la eficiencia del
objetivos para cuantificar
software cuando se necesita registrar
información y cuando se requieren
1
reportes.
c) Método de medida Tiempo de respuesta en segundos.
Campos de ingreso de datos, captura y
d) Entrada de la Prueba tratamiento de archivos electrónicos y
consulta de reportes.
e) Unidad de medida de
Número de ingreso de datos y consultas.
la Prueba
Tabla 10: Características del indicador TER
Fórmula de cálculo del indicador TER :

TER = IP (TTRs/TDP)
Dónde:
IP, es el Indicador Promedio;
TTRs= total del tiempo de respuesta en segundos;
TDP= total días de prueba.
Cálculo del indicador TER:

Recolección de la información:
Por 3 días de ingresaron datos en los distintos módulos del software, al ejecutar
la opción grabar se procedió a tomar el tiempo en que se demora el software en
procesar la información y emitir una respuesta, de la misma manera se hicieron
pruebas con las opciones eliminar registros, cargar imágenes y consultar
reportes.
66
Estos tiempos se registraron y al final de cada día se estimó el tiempo de
respuesta / segundos (TRs), en que se demora en ejecutar y responder cada
proceso.
Módulos para la Prueba:

 Módulo (Administración / Grupos y Usuarios),
 Módulo (Plantillas),
 Módulo (Consultas Logs),
 Módulo (Importar, Exportar, Eliminar),
 Módulo (Escanear),
 Módulo (Documento).
En la tabla 11 se muestra los rangos valores con los que se medirá el indicador
TER
Optimo Tolerable Deficiente
0 – 1,5 s >1,5 y <= 3 s >= 4 s
Tabla 11: Rango de Valores para el Indicador
En la tabla 12 se muestra los valores calculados para tres días de

proceso
T.
Días Indicador
Respuesta
Prueba Indicador Promedio Resultado
/Segundos
(DP) (IP)
(TRs)
Día 1 TER 1,5 s 1,5 s
Día 2 TER 1,5 s Optimo
Día 3 TER 1,5 s
Tabla 12: Valores del indicador TER
Pruebas de aceptación
Se realizaron pruebas integrales al sistema, donde se realizaron tareas con las
funciones de cada uno de los módulos. En resultado de pruebas de aceptación, se
detalla los módulos y funciones que se probaron y los resultados obtenidos (ver
anexo 07).
67
Pruebas de performance.
Se validó el rendimiento del sistema, se realizaron cargas masivas de
información (imágenes), múltiples consultas, descargas de información y
generar reportes de auditoria, para comprobar el correcto funcionamiento del
sistema. (Ver anexo 07).
Para realizar las pruebas correspondientes se tomó en consideración los módulos
que se detallan a continuación:
- Módulo de Administración de usuarios y perfiles.
- Módulo de creación de plantillas (captura de metadata).
- Módulo de digitalización.
- Módulo de indexación.
- Módulo de control de calidad de imágenes.
- Módulo de generación de medios portables.
- Módulo de reportes log de actividades.

68
CAPITULO 4
RESULTADOS
4.1. Resultados
El proyecto de adquisición e implementación que se realizó en Diginex, fue una
inversión considerable para la empresa, por ese motivo al terminar la etapa de
implementación y pruebas, se realizó un proyecto piloto con uno de los clientes
de la empresa, aquí se puedo comprobar con resultados la funcionalidad del
sistema implementado, los procesos realizados y resultados obtenidos se
muestran a continuación con las siguientes imágenes capturadas del mismo
sistema.
4.1.1. Módulo de administración de usuarios;
El ingreso al sistema es mediante ingreso de usuarios y claves de acceso; la
seguridad de la información que se procesa en el sistema y que serán consultados
es muy importante, es por eso que el sistema cuenta con un módulo de
administración de usuarios y grupos, donde se pueden crear los usuarios y
asignar los permisos que tendra cada uno según el proceso que se le haya
asignado realizar, para la creación de usuarios y claves existe un usuario
administrador el cual cuenta con todos los permisos para acceder a los distintos
modulos y asignar los perfiles necesarios a cada usuario o grupo de usuarios.
Durante la ejecución del proyecto se realizo la creación de usuarios a los cuales
se les asigno un proceso y se les otorgo los permisos necesarios para que puedan
realizar el proceso correspondiente.

69
Los usuarios creados se pueden visualizar en el sistema, asi como los datos
correspondientes de cada usuario, durante los procesos realizados se pudo
comprobar que los usuarios creados y los perfiles asignados funcionaron
correctamente.
Cada ingreso que realiza el administrador al sistema y cada evento realizado, se
almacena en la base de datos del sistema, de esta manera se lleva el control de
las actividades realizadas por el usuario Administrador
Los resultados se pueden observar en las siguientes imágenes:
Figura 17: Login Administrador

70
Figura 18: Modulo de Usuarios

71
Figura 19: Datos del Usuario

72
Figura 20: Modulo de Asignación de Permisos de Usuario

73
Figura 21: Modulo de Asignación de Permisos de Administradores

74
4.1.2. Módulo de escaneo
Para acceder al sistema se debe ingresar el usuario y la contraseña
correspondiente, al validar el sistema los datos se puede entrar al entorno del
sistema y seleccionar el módulo de escaneo.
En el módulo de escaneo se puede seleccionar el escáner con el que se va a
trabajar, además de poder seleccionar las opciones que se van a utilizar para la
captura de las imágenes como resolución, tamaño de papel, tipo de captura (BN,
escala de grises, color), brillo, contraste, etc.
Durante el proceso realizado se pudo comprobar que las funciones seleccionadas
funcionan correctamente, como se muestra en las siguientes imágenes:
Figura 22: Login Usuario (escaneo)

75
Figura 23: Modulo de Escaneo

76
4.1.3. Módulo de Indexación de documentos.
El ingreso al sistema se realizó mediante la validación del usuario y contraseña,
una vez de acceder al sistema se seleccionó el ingreso al módulo de indexación,
el proceso se realizó correctamente, el sistema permite seleccionar las imágenes
que formaran parte del documento e indexar los datos correspondiente en la
plantilla seleccionada, para posteriormente grabar la información procesada.
En las siguientes imágenes se puede comprobar que el proceso se realizó
correctamente:
Figura 24: Login Usuario (indexación)

77
Figura 25: Modulo de Indexación – Parte 1

78

79

80
4.1.4. Módulo de búsqueda de documentos.
El sistema valida el usuario y la contraseña, cuando ya ingresó al sistema el
usuario accede al módulo de búsqueda y consultas, el sistema muestra las
opciones de búsqueda que se pueden utilizar para ubicar algún documento, las
búsquedas que se pueden realizar son por los campos de la plantilla con la que se
indexo los documentos.
También se puede realizar búsquedas por aproximaciones utilizando (*) como
comodín de búsqueda, además se pueden realizar búsquedas combinadas
utilizando más de un campo para poder ubicar los documentos.
Los resultados de la búsqueda se pueden visualizar en las imágenes que se
detallan a continuación:
Figura 28: Login Administrador (Consultas)

81
Figura 29: Administrador de Documentos

82
Figura 30: Modulo de Consultas

83
Figura 31: Modulo de Consultas – Búsqueda por Campos

84
Figura 32: Modulo de Consultas – Visualizando Imágenes y Datos

85
Figura 33: Opción - Exportación de Documentos

86
Figura 34: Resultado del Archivo Exportado

87
Figura 35: Visualizando el Archivo Exportado (PDF)

88
Figura 36: Modulo de Consultas – Opciones de Búsqueda

89
Figura 37: Modulo de Consultas – Búsqueda Combinadas

90
Figura 38: Modulo de Consultas – Visualizando Documentos

91
4.1.5. Módulo de Reportes Log.
El sistema permite llevar registros de los ingresos de los usuarios al sistema, así
como de las actividades y eventos que ha realizado cada uno, de esta manera se
lleva el control de la trazabilidad de los documentos que se procesan en el
sistema, así como de las consultas realizadas por los usuarios autorizados.
Toda esta información se almacena en la base de datos y se puede obtener
reportes mediante el módulo de Consultas Log.
Las consultas log realizadas muestran los resultados según el criterio de consulta
seleccionado, lo cual se puede visualizar en las siguientes imágenes:
Figura 39: Login Administrador (Reportes Log)

92
Figura 40: Consultas Logs

93
Figura 41: Reporte de Consultas Logs

94
Optimizar tiempos y recursos
Se evaluó el tiempo que se invierte en recuperar la información, lo que actualmente se
hace es contar con una persona que se encarga de recuperar los documentos solicitados
desde su ubicación física, los tiempos de diferencia se detallan en la siguiente tabla;
Tabla 13: Diferencias de tiempos entre búsqueda física y gestión documental
Tipos de Búsqueda
Concepto Búsqueda física Gestor de contenidos
01 Legajo 45 min 10 seg
10 Legajos 7,5 hrs 2 min
Tabla 14: Calculo de ahorro de horas/hombre
Concepto Cantidad Unidad
Tiempo ahorro hora/hombre 126 Horas

Mensual
Costo Hora/hombre S/. 6,5 Soles
Ahorro primer mes S/. 819 Soles
Ahorro primer año S/. 9,828 Soles

95
El siguiente paso era recuperar la inversión en un mediano plazo; se ofrecieron los
servicios a los clientes con lo que trabaja Diginex, ofreciendo la solución con la que
ahora cuenta la empresa y explicando los beneficios que obtendrían al utilizar este tipo
de soluciones con el fin de administrar y gestionar de manera rápida y eficiente los
grandes volúmenes de documentos físicos que deben consultar constantemente.
4.2. Presupuesto
4.2.1. GESTIÓN DE COSTOS – COSTO Y BENEFICIO, ANÁLISIS DEL
RETORNO DE LA INVERSIÓN.
La empresa “DIGINEX SAC” se dedica a brindar servicios de digitalización de
documentos y gestión documental. Para lo cual se analiza el beneficio y costos
que conlleva implementar un sistema que ayude a realizar los servicios con
mayor eficiencia aprovechando las herramientas tecnológicas que existen
actualmente en el mercado.
Se analizara los siguientes puntos:

96
- Presupuesto – Flujo de caja
Equipos y Materiales
Tabla 15: Costo de Equipos y Materiales

97
Flujo de Caja
Tabla 16: Flujo de Caja - Agosto
Tabla 17: Flujo de Caja - Setiembre

98
Tabla 18: Flujo de Caja - Octubre
Tabla 19: Egresos del Proyecto

99
Tabla 20: Costos del Servicio

100
4.2.2. DESCRIPCIÓN DEL ANÁLISIS DEL RETORNO.
Según el análisis de retorno de inversión del proyecto, se determina su viabilidad, ya
que el cálculo del VAN que presenta es de S/. 4,484.13.
Esta cifra sustenta la viabilidad del proyecto, por lo que se recomienda su ejecución.
Tabla 21: Retorno de la Inversión

101
Curva S
Tabla 22: Flujo de Caja
Tabla 23: Detalle de Flujo de Caja

102
CONCLUSIONES
o Se implementó una plataforma que cumple con todos los requerimientos
necesarios para poder brindar servicios de digitalización de documentos
siguiendo los estándares solicitados en el mercado a nivel nacional, con la
solución se pueden convertir documentos físicos en documentos electrónicos
utilizando escáner de distintas marcas y modelos, además los documentos
digitalizados y convertidos a documentos electrónicos se pueden indexar, es
decir, de puede relacionar las imágenes con datos que corresponden a cada
documento, todo esto con el fin de poder recuperar las imágenes mediante un
módulo de búsqueda utilizando los campos de datos que se relacionaron a cada
documento en el sistema; el sistema también permite hacer reconocimiento OCR
a las imágenes digitalizadas lo cual es otra opción de búsqueda que se puede
utilizar en el sistema (búsqueda por contenido de la imagen).
o El gestor documental con el que cuenta la plataforma nos permite administrar y
gestionar los documentos digitalizados e indexados, ya que permite la creación
de carpetas y sub carpetas donde se puede almacenar los documentos
electrónicos según el orden que se crea conveniente, además el módulo de
búsqueda permite ubicar en cuestión de segundos un documento o imagen solo
con digitar alguno de los campos por el cual ha sido indexado el documento,
también permite ubicar alguna palabra que este detallada en el documentos
mediante la búsqueda por OCR. Esto hace que los tiempos que se utilizaban para
recuperar algún documento que sea solicitado se realice en tiempos mínimos
comparados con la búsqueda del documento físico.

103
o Se puede llevar correctamente el control de la trazabilidad de los documentos
procesados en cada proceso que se realiza en el sistema, ya que cuenta con
reportes de auditoria donde se puede visualizar los usuarios que ingresaron al
sistema y que evento han realizado cada usuario sobre cada imagen o
documento, en los reportes se puede visualizar que usuarios consultaron algún
documento, si realizaron alguna modificación, exportación o impresión de las
imágenes, etc. Esto permite llevar un correcto control de la información que se
administra como parte de la gestión de documentos.
o El sistema permite a varios usuarios consultar la misma información de manera
simultánea, siempre que tengan los permisos necesarios, reduciendo los tiempos
de espera, donde un usuario debe terminar de consultar el documento para que
otro pueda acceder a la misma información; además según los perfiles que sean
asignados a cada usuario pueden tener acceso a la misma información pero con
distintos privilegios, por ejemplo algunos usuarios podrán imprimir, exportar,
enviar por correo, según el perfil que se les haya asignado o el grupo de usuarios
al que pertenezcan.
104
BIBLIOGRAFIAS
Metodología a utilizar para la digitalización de documentos (2015). Obtenido de:

https://en.wikipedia.org/wiki/Document_imaging.
tic. portal (2018). ¿Qué es un sistema de gestión documental? Obtenido de:

https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/que-es-sistema-gestion-
documental
Polysistemas Corp (2012). Casos de éxito. Obtenido de:

http://www.polysistemas.com.pe/casos-exito.html
Laserfiche (2015). Casos de éxito. Obtenido de:

www.laserfiche.com/es/resources/casos-de-éxito
Imaging Perú (2015). Casos de éxito. Obtenido de: www.imagingperu.com.pe
Saeta (2014). Gestor de Contenidos. Obtenido de: www.saeta.pe
Reniec (2005). Sistema de Digitalización y Gestión de Documentos. Obtenido de:

www.reniec.gob.pe
tic. portal (2018). Digitalización de Documentos Obtenido de:

https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/digitalizacion-de-
documentos
105
ANEXOS
106
ANEXO 01
ACTA DE CONSTITUCIÓN
1. Información General
Nombre del Adquisición e implementación de un sistema de digitalización y
proyecto: gestión documental.
Responsable del
Fecha de Inicio: 01/08/2018 Jefe de Proyecto
proyecto:
Fecha de Fin: 02/10/2018 Duración: 2 meses
2. Objetivo del Proyecto

Implementación de un sistema de digitalización y gestión documental, que ayude a
administrar y gestionar los documentos electrónicos que son materia de consulta.
3. Descripción de la Plataforma
El sistema debe permitir la automatización de los flujos de los documentos
digitalizados, en cada proceso desde la digitalización, indexación y control de calidad,
asegurando en cada proceso la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los
documentos digitalizados.
El sistema debe contar con niveles de seguridad desde el ingreso a cada módulo,
siendo estos permisos otorgados por el administrador del sistema quien es el
responsable de asignar a cada usuario los permisos correspondientes.
Además en los reportes de auditoria del sistema se podrá visualizar los accesos de los
usuarios y los eventos que cada uno a realizado, indicando también la fecha y hora de
acceso.
4. Interesados
Cargo Nivel de autoridad
1 Sponsor Alto
2 Jefe de Proyecto Alto
3 Jefe de Sistemas Alto
5. Hitos del Proyecto

Descripción
1 Inicio del Proyecto.
2 Elaboración de Términos de Referencia.
3 Estudio de Mercado.
4 Definición y firma del contrato.
5 Implementación del Sistema.
6 Pruebas y capacitación.
7 Final del Proyecto.
6. Aprobaciones
Jefe de Proyecto Sponsor
Firma
Fecha 01/08/2018 01/08/2018
107
ANEXO 02
REPORTE DE RENDIMIENTO DEL PROYECTO
N° Reporte 001 Periodo del Quincenal

informe
Adquisición e Implementación
Nombre del de un Sistema de
Lugar Oficina Principal
Proyecto Digitalización de Documentos
y Gestión Documental.
Responsable
Jefe de Proyecto
del Proyecto
Resumen del Proyecto
Estado del Avance
Resumen de Actividades Realizadas
Actividades en Ejecución
Próximas Actividades
108
ANEXO 03
LICENCIAMIENTO
109
110
ANEXO 04
ACTA DE CONFORMIDAD
Se deja constancia de la aceptación de los entregables descritos en el presente
documento que forman parte de las etapas de Implementación, Pruebas y Capacitación
del Sistema de Digitalización y Gestión Documental previsto en el contrato firmado
entre Diginex SAC e Imaging Perú Corp SAC, para la adquisición de una plataforma de
Digitalización de Documentos y Gestión Documental.
ETAPA / ENTREGABLES ETAPA / ENTREGABLES
IMPLEMENTACIÓN
- Plan de soporte de la - Plan de soporte de la
implementación del sistema. implementación V001.pdf.
- Informe de la implementación. - Informe de implementación
V001.pdf.
- Guía de implementación del - Guía de implementación
sistema. V001.pdf (parámetros
utilizados por el sistema).
- Plan de soporte post - Plan de soporte post
implementación. implementación V001.pdf,
PRUEBAS
- Plan de pruebas ejecutado. - Plan de pruebas maestro
V002.pdf.
- Informe de pruebas realizadas. - Informe de pruebas
realizadas.pdf.
CAPACITACIÓN
- Plan detallado de capacitación. - Plan de capacitación V001.pdf.
- Lista de asistencia firmada por - Lista de asistencia al curso de
los participantes. capacitación.pdf y Lista de
resultados de la evaluación.pdf.
- Documentación usada en la - Documentación usada en la
capacitación. capacitación.pdf.
- Manual de usuario según el - Manuales de usuario por rol,

tipo de usuario y su rol. videos de la capacitación.
___________________________ _________________________
Responsable Imaging Perú Corp Responsable Diginex
111
ANEXO 05
PLAN DE CAPACITACIÓN
Proyecto: Tipo de Acta:
Digitalización de documentos Plan de Capacitación.
y gestión documental.
Organizador: Capacitador: Lugar:

Diginex SAC. Imaging Perú Corp. Oficinas de Diginex.
Fecha de capacitación: Hora de Inicio: Hora de Fin:
Elaborado por: Capacitar a:

Jefe de Proyectos. Equipo del proyecto.
Objetivo:
Capacitación del software Imaging Soft.
Asistentes:
Nombres y Apellidos: Cargos:
Jefe de Proyectos.
Jefe de Sistemas.
Operador de escaneo.
Operador de indexación.
Operador de control de calidad.
Operador de gestión y consultas.
Soporte Técnico.
Se realizó la capacitación por parte del personal responsable de Imaging Perú Corp,
donde se consideró los siguientes módulos y roles:
- Módulo de Administrador: en el cual se procede a crear nuevos usuarios
y perfiles que se requieran, además de la creación de plantillas y las carpetas
donde se almacenaran las imágenes digitalizadas.
- Módulo de digitalización: configuración del escáner y patrones de
resolución, importación de imágenes, administración de las imágenes en las
carpetas establecidas.
- Módulo de Indexación: indexación de la metadata correspondiente a cada
documento digitalizado, asignación y selección de la plantilla
correspondiente a cada documento.

112
- Módulo de control de calidad: revisión de las imágenes y de la metadata
asignada a cada documento, uso de los botones de orientación de imágenes,
tratamiento de las imágenes.
- Módulo de generación de OCR: generación de OCR a los
documentos seleccionados, verificación de la data generada por cada imagen.
- Módulo de elaboración de medios portadores: generación de los
documentos electrónicos y su metadata que serán grabados en medios
ópticos (dvd´s, blu ray), para su conservación o uso.
- Módulo de reportes log: generación de reportes de auditoria del sistema,
ingreso de usuarios y eventos realizados por cada usuario.
- Módulo de gestión y consultas: administración de los documentos
digitalizados, recuperación de los mismos mediante campos de búsqueda por
aproximación de datos o por el contenido del documento (OCR).
_____________________________
Firma y nombre del capacitador
113
ANEXO 06
HOJA DE VERIFICACIÓN
PRUEBAS DE TIEMPO DE RESPUESTA.
114
115
ANEXO 07
PRUEBAS DE ACEPTACIÓN Y PERFORMANCE
Fecha
Item Descripción del Escenario Resultado Esperado ¿OK?
Prueba
1 Módulo de Administrador
Crear usuarios, grupos de usuarios, asignación de perfiles,
1.1 Administrador de usuarios. OK 20/09/2018
desactivar usuarios, crear plantillas, carpetas y volúmenes.
2 Módulo de Digitalización
Selección del escáner, configuración de opciones de
2.1 Escaneo de documentos. escaneo, BN, escala de grises, colores, brillo, contraste, dpi, OK 20/09/2018
escaneo de documentos hasta 1,000 paginas.
Importación de archivos electrónicos, carga masiva de
2.2 Importación de imágenes. imágenes en formato tiff, jpg, pdf, etc. Hasta 150 imágenes OK 25/09/2018
por carga.
3 Módulo de Indexación
Selección de plantillas, agrupación de imágenes,
3.1 Indexación de metadata. OK 25/09/2018
asignación de metadata correspondiente.
4 Módulo de Control de Calidad
Visualización de las imágenes y su respectiva metadata,
4.1 Control de Calidad de la imagen. orientación de las imágenes, función de zoom, tratamiento OK 25/09/2018
de imágenes (limpieza de bordes y manchas).
5 Módulo de Generación de Medios Portadores
Selección de las carpetas con imágenes y generar un
archivo portables de las imágenes seleccionadas y su
5.1 Generación de autoejecutables. OK 26/09/2018
respectiva metadata, grabación de los archivos en medios
ópticos (dvd o blu ray).
Ejecución de los archivos grabados en dvd o blu ray en
5.2 Ejecución de los medios portadores. diferentes equipos, búsqueda y visualización de imágenes, OK 26/09/2018
impresión y descarga de imágenes.
6 Módulo de Reportes Logs
Generación de reportes de ingreso al sistema de los
6.1 Reportes de consultas del sistema. usuarios, reporte de eventos realizados por cada usuario OK 27/09/2018
que ingreso al sistema (fecha, hora, usuario, ip, eventos).
116
Fecha
Item Descripción del Escenario Resultado Esperado ¿OK?
Prueba
7 Módulo de Generación de OCR
Selección de las imágenes a las que se realizara el proceso
7.1 Generación de OCR. de OCR, verificación de la data generada por cada imagen OK 27/09/2018
seleccionada. Hasta 1000 imágenes seleccionadas.
8 Módulo de Gestión y Consultas
Búsqueda de documentos e imágenes por campos
Búsqueda y Consulta por carpetas, documentos
8.1 indexados, por aproximaciones usando comodines y por OK 28/09/2018
e imágenes.
contenido del documento OCR.
Visualización de carpetas e imágenes, metadata,
8.2 Administración de documentos e imágenes. exportación e impresión de archivos en formatos tiff, jpg y OK 01/10/2018
pdf.
117
ANEXO 08
ACTA DE CIERRE DEL PROYECTO
Por medio de la presente, se procede al cierre del proyecto de Adquisición e
Implementación de un Sistema de Digitalización y Gestión Documental.
1. Información General
Nombre del Adquisición e implementación de un sistema de digitalización y
proyecto: gestión documental.
Responsable del
Fecha de Inicio: 01/08/2018 Jefe de Proyecto
proyecto:
Fecha de Fin: 02/10/2018 Duración: 2 meses
2. Propósitos y Objetivos
Adquisición e Implementación de un sistema de digitalización y gestión documental,
que ayude a administrar y gestionar los documentos electrónicos que son materia de
consulta.
3. Alcances
- Automatización del sistema de gestión y búsqueda de los documentos que
son materia de consulta.
- Contar con niveles de seguridad desde el ingreso a cada módulo, siendo
estos permisos otorgados por el administrador del sistema quien es el
responsable de asignar a cada usuario los permisos correspondientes.
- Obtener reportes de auditoria para llevar el control de los accesos de los
usuarios y los eventos que cada uno ha realizado, indicando también la
fecha y hora de acceso.
4. Interesados
Cargo Nivel de autoridad
1 Sponsor Alto
2 Jefe de Proyecto Alto
3 Jefe de Sistemas Alto
5. Entregables
1 Acta de Constitución.
2 Términos de Referencia.
3 Reportes de Rendimiento del Proyecto.
4 Acta de Conformidad (Implementación, pruebas, capacitaciones y manuales).
5 Plan de Capacitación.
6 Acta de Control de Calidad (Hoja de Verificación, pruebas de aceptación y performance.
7 Licencia del software.
Se adjuntan formatos correspondientes de las pruebas y entregables, asi mismo, se

adjunta información técnica correspondiente.
6. Aprobaciones
Jefe de Proyecto Sponsor
Firma
Fecha 02/10/2018 02/10/2018
118
ANEXO 09
NTP 392.030-2:2015

Javier Nuñez - Trabajo de Suficiencia Profesional - Titulo Profesional - 2019

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1

Autor: Javier Jesús Núñez Quiroz

Para la Obtención del Título Profesional en:

Ingeniero de Sistemas e Informática

Asesor: Lic. Lizardo Silva Ubaldo

Lima – Mayo 2019

A mi madre, quien siempre me

INDICE DE FIGURAS ........................................................................................ 6

2.1.12. Colaboración documental ............................................................. 35

4.1.1. Modulo de administración de usuarios .......................................... 68

4.2. Presupuesto ........................................................................................ 95

Figura 1: Árbol de problemas 15

Figura 31: Modulo de Consultas – Búsqueda por Campos 83

Tabla 1: Deficiencias en la administración de documentos físicos 16

brindar respuesta a las solicitudes requeridas por los usuarios.

Estos documentos pueden encontrarse en una variedad de archivos físicos y no

necesariamente en un orden adecuado que pueda facilitar su ubicación, además dependiendo

el modo de conservación puedan encontrarse en un estado de deterioro.

aprovechar las herramientas tecnológicas con la que se cuenta en la actualidad, tecnología

pueden lograr con sistemas de digitalización de documentos y gestión documental.

La finalidad de este proyecto es la adquisición e implementación del sistema propuesto en el

área de Operaciones en la empresa DIGINEX SAC, la cual es responsable de ejecutar los

usuarios puedan acceder a los mismos documentos simultáneamente, resolviendo de esta

manera problemas con tiempos de espera para acceder a la información.

Es importante mencionar que los documentos que se digitalizan y son convertidos en

descrito en la NTP 392.030-2:2015.

la información en base a la NTP ISO/IEC 27002, tal como lo permite y se describe en el

numeral 6.3.2, página 22 de la NTP en mención (Anexo 09).

1.1. Definición del Problema

1.1 .1. Situación Actual

La empresa Diginex SAC, brinda servicios de ordenamiento y custodia de documentos

competidores, ha visto conveniente brindar como parte de sus servicios, el de

digitalización de documentos y gestión documental, por ese motivo es que se toma en

consideración el desarrollo del siguiente proyecto.

La empresa divide su estructura organizacional en 3 áreas;

Área de Sistemas, Área de Administración y Área de operaciones.

implementara la solución propuesta, considerando que el área que brindara el soporte

tanto de software y hardware es el área de sistemas como lo viene haciendo en la

La responsabilidad que se dividen ambas áreas se definen de la siguiente manera:

- Área de Operaciones: encargada de la ejecución de los servicios de digitalización y

gestión documental; se van a realizar las pruebas correspondientes durante el proceso

de implementación del sistema.

- Área de Informática: encargada de brindar el soporte al área de operaciones del

software y hardware del sistema de digitalización y gestión documental, además de

brindar el apoyo y las facilidades que le correspondan durante la adquisición e

implementación del sistema.

1.1.2. Descripción del Problema

El problema de muchas empresas actualmente es la administración y gestión de sus

documentos físicos, los cuales en muchos casos son consultados continuamente,

dependiendo el tipo de información y la necesidad de cada empresa de trabajar con su

en condiciones no adecuadas es que las personas que se encargan de recuperar esta

Está comprobado que recuperar documentos físicos almacenados toma un tiempo

considerable dependiendo el orden y el tipo de almacenamiento en que se encuentran los

documentos, tiempo que en muchos casos es importante para la atención de clientes o

expuesto a la humedad o al calor lo cual hace que la documentación se vaya deteriorando

y cuando se quiera consultar los documentos ya no tengan la misma legibilidad o

integridad. Además que de no haber un correcto control de la información que esta

almacenada, en muchos casos al retirar algún documento en calidad de préstamo para