MANUAL CORPORATIVO

FIRMA DE AUDITORES

Soluciones De Alta Calidad Con Transparencia

MANUAL CORPORATIVO

2020

1
 MANUAL CORPORATIVO

MANUAL CORPORATIVO

TRABAJO PREPARADO POR EL EQUIPO AUDITOR

Laura Anaya Romero
Carmen Indira Marín Jaramillo

UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, ECONÓMICAS Y
ADMINISTRATIVAS
CONTROL
FLORENCIA – CAQUETÁ
2020

2
 MANUAL CORPORATIVO

MANUAL CORPORATIVO

TRABAJO PREPARADO POR EL EQUIPO AUDITOR

Laura Anaya Romero
Carmen Indira Marín Jaramillo

DOCENTE: JERALDINE HURTADO MARTÍNEZ

UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, ECONÓMICAS Y
ADMINISTRATIVAS
CONTROL
FLORENCIA – CAQUETÁ
2020

3
 MANUAL CORPORATIVO

PROCESO 1
IDENTIDAD CORPORATIVA.

QUIÉNES SOMOS

SERVICONTROL S.A.S es una organización moderna, flexible y adaptable a los

cambios, que garantiza un servicio de alta calidad, cumplimiento y oportunidad.

LOGO

NUESTROS COLORES COORPORATIVOS Y LOGO

VERDE: Abundancia y Renovación teniendo el mejor trabajo en armonía.

AZUL: Simboliza lo fresco, lo transparente. Tiene un efecto tranquilizador para la

mente transmitiendo la madurez y la sabiduría.
Representa la lealtad, la confianza, la sabiduría, la inteligencia, la fe, la verdad, estabilidad y la
profundidad.

ROJO: Transmite fuerza y energía.

LUPA: Simboliza Auditoría, Verificación e inspecciones.

GRAFICAS: Simbolizan los análisis que se realizan por parte de nuestra entidad.
ESLOGAN: Es la fiel imagen de la caracterización de nuestros servicios

4
 MANUAL CORPORATIVO

MISIÓN
Somos una firma de servicios profesionales en diferentes áreas contable, jurídico,
control interno, revisoría fiscal; brindando soluciones de alta calidad para nuestros
clientes, en ámbito público o privado, con un excelente talento humano altamente
calificado, especializado y orientado al propósito que necesite.
Así mismo generando diferentes alternativas de solución a sus problemas o
situaciones que tenga, dando en cada labor nuestra eficiencia, eficacia en el servicio
que prestamos.

VISIÓN
Lograr el reconocimiento en departamento como una de las mejores firmas de
servicios profesionales, garantizando la responsabilidad, la ética, eficiencia y eficacia
en el ámbito profesional, aplicando el conocimiento e innovación que se requiera a
nivel Nacional.

PRINCIPIOS CORPORATIVOS
 INTEGRIDAD:
Nos permite que la firma sea justa, recta y honesta con nuestros actos e inclusive
ir más allá de lo que nos exige la ley.
 OBJETIVIDAD:
Es tener en la razón y la lógica para tomar decisiones. Ser sinceros con nosotros
mismos y los demás; siendo equitativo.
 COMPETENCIA Y ACTUALIZACIÓN PROFESIONAL:
Seremos responsables con nuestra carrera, conforme con las normas y técnicas
profesionales donde nos especializaremos para realizar las tareas de una manera
eficiente y satisfactoria.
 CONFIDENCIALIDAD:
Tenemos la reserva profesional para ejercer el cargo por eso nuestra firma tendrá
absoluta discreción tanto con el usuario como con el personal que tengamos a
cargo.
 COMPORTAMIENTO PROFESIONAL:
Nuestra firma tendrá una conducta ética basada en la integridad, como el respeto
mutuo es una de las normas más importantes que deben cumplir en el ámbito
profesional, porque es así como damos muestras de apego a los más elementales
principios éticos se debe prevalecer el trato sincero y honorable. Así mismo debe
existir la armonía y estimación, pues estos son el resultado de las buenas
relaciones y tener para con sus colegas o más que con el resto de sus semejantes,
el deber de ser justo y honrado.

5
 MANUAL CORPORATIVO

VALORES CORPORATIVOS
 VERDAD
Dentro de la red SERVICONTROL S.A.S confiamos el uno en el otro durante
cualquier situación prioritaria.
 INTEGRIDAD
Estamos orgullosos de que el trabajo que realizamos contribuya a asegurar la
sostenibilidad de los negocios a largo plazo, la comodidad y la seguridad de futuras
generaciones.
 SENSIBILIDAD
Los negocios nunca se detienen y nosotros tampoco. Nuestro enfoque creativo y
dinámico siempre mantiene un pensamiento fresco. Brindamos el asesoramiento
personalizado que nuestros clientes necesitan.
 CALIDAD
Ofrecemos el mejor consejo porque reclutamos a los profesionales más talentosos e
innovadores y compartimos sus conocimientos en toda nuestra red.
 COLABORACIÓN
Como individuos, trabajamos lado a lado con los clientes para entender sus
prioridades y abordar sus desafíos.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

OBJETIVO GENERAL

Realizar los diferentes procedimientos para obtener evidencia sobre los montos y
revelaciones a juicio de nuestra firma de auditores, considerando la evaluación del
riesgo de errores de importancia material en los estados financieros y el control
interno relevante para la preparación y presentación de los estados financieros a 31
de diciembre del 2018, diseñar procedimientos de auditoria que sean apropiados en
la circunstancias, y con la finalidad de expresar una opinión sobre la eficacia del
control interno de la fundación, evaluar las políticas y principios contables utilizados
y las estimaciones contables realizadas, así como la presentación de los estado
financieros en general.

6
 MANUAL CORPORATIVO

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Obtener información adecuada para la realización la auditoria mediante

entrevista con los directivos de la fundación.
 Obtener evidencia de la información financiera que pueda ser razonable y
veraz para presentar informe y opinión de resultados.
 Verificar que la fundación efectué sus transacciones u operaciones conforme
a las normas legales y sus técnicas contables.
 Verificar que las transacciones registradas estén constatadas correctamente
y cumplan con el principio de existencia.
 Realizar programas de auditoria que me permitan una mejor guía para la
ejecución del proyecto de auditoria.

ESTRATEGIAS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS

Para lograr el cumplimiento de nuestros objetivos tenemos en cuenta:
 Mercado objetivo
 El mercado objetivo al que se dirige son compañías de la Región.
 Estrategia de comunicación y ventas
La compañía, con el objetivo de dar a conocer sus servicios, utilizará aquellos medios
que le permitan un acercamiento a los clientes potenciales y pueda comunicar su
propuesta de valor a través de conferencias, charlas y seminarios gratuitos para
asociaciones de empresas del segmento objetivo. Los seminarios serían sobre
control interno, reforma tributaria, novedades en normativa IFRS .
La estrategia es no comenzar con la dotación de personal completa desde el inicio
para que el coste de personal esté alineado con las ventas y no sea excesivo para la
etapa inicial. Es importante considerar que se dedicará tiempo a actividades de visita
a potenciales clientes y a promocionar los servicios en diferentes seminarios y
charlas para poder captar clientes y brindarles un excelente servicio que nos permita
obtener buenas referencias.

NUESTRO EQUIPO PROFESIONAL

En SERVICONTROL S.A.S nuestro equipo profesional cuenta con una reputación

sólida. La honestidad en la toma de decisiones es un principio fundamental para

7
 MANUAL CORPORATIVO

brindar un asesoramiento de alta calidad. Nuestro negocio opera de manera global y

transparente, y brinda todas las ventajas competitivas.
Nos hemos formado como especialistas en labores de Auditoría, Revisoría Fiscal,
Asesoría Empresarial y Consultoría, Interventoría, Nómina, Administrativo y
Facturación.

NUESTRO COMPROMISO

 CON NUESTRA FIRMA

Nos comprometemos a mantener y mejorar continuamente nuestro Sistema de
Gestión de Calidad.
 CON LOS SOCIOS DE NUESTRA EMPRESA CLIENTE
Nuestro compromiso es ofrecer dictámenes periódicos confiables como base para la
toma de decisiones. Brindaremos una capacitación constante a nuestros
colaboradores, en aquellas áreas críticas para la Firma y para el cliente. Aseguramos
el cumplimiento total de las disposiciones legales y estatutarias.
 CON LOS GERENTES DE NUESTRA EMPRESA CLIENTE
Nos comprometemos a brindar informes claros y oportunos, como resultado de una
evaluación del control interno y legal. Nuestro compromiso es orientar para optimizar
los recursos administrativos y financieros. Brindaremos soporte en la interpretación
de Estados financieros.

MARCO HISTORICO

La auditoría es tan antigua como la humanidad y tiene su origen en la práctica de la

contabilidad, teniendo en cuenta el acelerado proceso evolutivo del mundo y que en
el común de las personas existe una gran distorsión sobre el origen, evolución y
conceptualización de la Auditoría, ya que el ejercicio de esta en Colombia se ha
ceñido al modelo basado en leyes (Matlook, 2000) por lo cual se hace necesario
explorar su origen y concepto.
HISTORIA DE LA AUDITORIA.

Un enfoque conceptual. El siguiente cuadro categoriza la historia de la auditoria y

como ha ido cambiando a través del tiempo.

Toda empresa es un conjunto de seres humanos que constituyen e integran una

8
 MANUAL CORPORATIVO

organización para atender las funciones y responsabilidades administrativas,

financieras, productivas, comerciales, tecnológicas. Etc. Sin olvidar que aquello que
está administrando y dirigiendo es una empresa de seres humanos, y que las
personas que la conforman bajo la dirección y orientación son las que dan o no el
éxito de la gestión empresarial.

La Constitución de 1991 en sus artículos 209 y 2694 establece que la administración

pública deberá ejercerse bajo los principios de igualdad, moralidad, eficacia,
economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, estableciendo para ello que en todas
las entidades estatales es obligatorio diseñar y aplicar de acuerdo a sus funciones,
métodos y procedimientos de control interno, también se debe diseñar y organizar
un sistemas de evaluación de gestión y resultados de la administración pública, En
1994, con el decreto 1826 y la Directiva Presidencial 02, se concretan acciones por
el Presidente de la República, como máxima autoridad administrativa, para posibilitar
la implementación de los Sistemas de Control Interno en las entidades y organismos
del orden nacional, mediante la creación de las Oficinas de Control Interno en la
estructura de Ministerios y Departamentos Administrativos.

MERCADO
La investigación de mercados es una herramienta muy útil en todas las empresas,
pero poco utilizada en las empresas o pequeños comerciantes debido a la falta de
iniciativa en la conformación de las mismas y a la baja conciencia en la importancia
en el estudio y análisis del comportamiento del consumidor o comprador, y la opinión
que éste tiene de la empresa es decir lo que ofrece; para luego tomar las decisiones
según el caso, lo cual permiten mantener las fortalezas y corregir las debilidades,
logrando de esta manera la sostenibilidad del negocio.
 ANALISIS DEL SECTOR
Inicialmente se piensa que el área de influencia de la empresa acá propuesta sea el
departamento del Caquetá y algunos municipios; sin dejar de considerar la posibilidad
de ampliar dicha influencia y garantizar una política permanente de ampliación de
dicha cobertura.
 CARACTERÍSTICAS GEOGRÁFICAS
El departamento del Caquetá, está ubicado en el sur-oriente de Colombia y al
noroccidente de la región amazónica entre los 00º42’17’’ de latitud sur y 02º04’13" de
latitud norte y los 74º18’39’’ y 79º19’35’’ de longitud occidente, representando el 7.79%
del territorio colombiano.

9
 MANUAL CORPORATIVO

o FISIOGRAFÍA
Los suelos están constituidos sobre rocas metamórficas de la serie de las
Guayanas, además de areniscas de Roraima y del Cretácico. También aparecen hacia
la cuenca del Caquetá rocas sedimentarias del Cenozoico.
El departamento se extiende desde la vertiente oriental de la Cordillera Oriental
hasta la Serranía de Araracuara. En la vertiente montañosa, sus elevaciones alcanzan
los 3.000 msnm en el cerro Miraflores y en la cuchilla de Los Picachos al norte. La
llanura amazónica presenta lomeríos, altiplanicies como la mesa de Araracuara,
montes aislados y planicies aluviales.
Al oriente del departamento, importantes complejos de mesas o tepuyes salpican la
llanura amazónica, entre las cuales se destacan la Mesa de Araracuara y la
Serranía de Chiribiquete. Esta última, con más de 250 km de longitud, representa el
conjunto de tepuyes más imponente del país. Sus altas mesetas rocosas de cúspide
plana están separadas por profundos y pequeños valles, por donde corren ríos
caudalosos de origen amazónico.
o HIDROGRAFÍA
Como ríos principales se encuentran el Caquetá y sus afluentes Yarí, Caguán,
Peneya, Rutuya, Orteguaza, y Yurayaco. También son importantes los ríos Apaporis,
Fragua, Sunsiyá, Luisa y Guayas.
Los grandes ríos que tienen su origen en la Cordillera Oriental vierten sus aguas
amarillas, ricas en nutrientes, al caudaloso río Caquetá. Los impetuosos raudales de
este cauce, lugares en donde se angosta el río y se acelera la velocidad del agua,
interrumpen el paso a la navegación.
o CLIMA
Los vientos alisios del sureste traen la humedad de la cuenca amazónica entre junio
y agosto y dan lugar a un régimen de lluvias monomodal, es decir, a una sola estación
pluviosa durante todo el año.
El departamento de Caquetá se encuentra en mayor proporción en el piso térmico
cálido húmedo (91,3%), el resto del territorio se localiza en los pisos templado
(5,6%), frío (2,8%) y muy frío a extremadamente frío (0,3%).
o ECONOMÍA
Económicamente, el territorio es rico en maderas, resinas, plantas medicinales y
gomas. Los suelos, especialmente los que lindan con la cordillera, son fértiles, y se
aprovechan con cultivos de arroz, plátano, yuca, cacao y caña de azúcar. En el pie de
monte, existen yacimientos de estaño y carbón y en las riberas del Río Caquetá
existen vetas de oro que son explotadas de manera ilegal para financiar grupos

10
 MANUAL CORPORATIVO

ilegales. Pero la principal actividad del departamento es la ganadera con cerca de

millón y medio de cabezas de ganado poseyendo la cuarta población ganadera del
país. Según informe de la ONU, tiene extensas plantaciones de hoja de coca,15
materia prima para la fabricación de cocaína y otros alucinógenos ilegales, lo que ha
motivado una lucha por el control de estos cultivos por parte de grupos al margen de
la ley y la erradicación de estos por parte del gobierno nacional a través de la fuerza
pública.
o TURISMO
El departamento del Caquetá ofrece innumerables atractivos turísticos desde el punto
de vista natural, cultural y científico. Los hermosos paisajes de cordillera selva y
llanura ofrecen, al visitante lugares de exótica belleza, abundante verdor y caprichosas
formas; entre ellos sobresalen aparte de los parques naturales El Picacho y Serranía
de Chiribiquete, cañón de Araracuara y los llanos del Yarí. El museo etnográfico del
Caquetá y el sitio arqueológico El Encanto, en Florencia, constituyen importantes sitios
de interés cultural.
AUDITORIA EN EL CAQUETÁ
A partir del año 1991 mediante la reforma constitucional se empieza a dar una
verdadera importancia a la auditoria y el control interno; por este motivo en Colombia
se continúa estructurando mediante leyes.
ANÁLISIS SECTOR FLORENCIA
Es una ciudad joven, punto de convergencia de los municipios del norte y del sur del
Caquetá. Está ubicada en la zona de piedemonte entre la Cordillera Oriental y la
Amazonia, en la margen derecha del río Hacha, lo cual le da una posición privilegiada
ambientalmente al ser el enlace entre la Región Andina y la Región Amazónica. Dista
519 km de la ciudad de Bogotá, capital de la República de Colombia.7 Cuenta con
163 323 habitantes de acuerdo con la proyección del DANE para 2012.2 Su
extensión territorial es de 2292 km², su altitud media es de 242 msnm, su precipitación
media anual es de 3840 mm y su temperatura promedio es de 25° C.8 Está constituida
por cuatro comunas en su área urbana y siete corregimientos en su área rural5.
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Florencia es un municipio de categoría tercera y es identificado por el
DANE mediante el código 18001. El alcalde de Florencia es el jefe de gobierno y de
la administración municipal, representando legal, judicial y extrajudicialmente a la
ciudad. Es un cargo de elección popular para un período de cuatro años mediante
sufragio universal y directo. Bajo su responsabilidad se encuentran las secretarías e

11
 MANUAL CORPORATIVO

institutos municipales cuyos funcionarios principales son nombrados por el alcalde.

o DIVISIÓN POLÍTICA
El perímetro urbano ocupaba en 2008 un área superior a 1456 ha y su población
estaba organizada administrativamente en 189 barrios dentro de cuatro comunas.

Florencia

Comuna Barrios

1. Norte 51

2. Occidental 19

3. Sur 39

4. Oriental 80

Total, Barrios 189

El sector rural comprende aproximadamente 2200 kilómetros cuadrados y está

organizado en siete corregimientos conformados por 148 veredas.43 Adicionalmente,
hacen parte del municipio las inspecciones de policía de San Guillermo, el Remolino,
Norcasia, El Pará, San Antonio de Atenas, Santana de Las Hermosas y Maracaibo,
así como los resguardos indígenas Gorgonia, Honduras y San Pablo El Pará.

o AUDITORIA EN FLORENCIA

La auditoría financiera consiste en un proceso cuyo resultado final es la emisión de

un informe, en el que el auditor da a conocer su opinión sobre la situación financiera
de la empresa, este proceso solo es posible llevarlo a cabo a través de un elemento
llamado evidencia de auditoria, ya que el auditor hace su trabajo posterior a las
operaciones de la empresa.
La auditoría financiera busca asegurarse que la información financiera se presente
de acuerdo con los criterios o estándares establecidos para ello, y si corresponde a
la realidad contable y económica de la empresa.
Recordemos que los estados y los informes financieros están basados en la

12
 MANUAL CORPORATIVO

contabilidad, y esta debe reflejar fielmente la situación económica de la empresa.

Como se puede ver, la auditoría financiera se puede tomar como un proceso para
revisar los estados y los informes financieros para constatar que hayan sido
elaborados de acuerdo con las políticas predefinidas para ello, y como una
herramienta para evaluar esa realidad financiera que los estados financieros
pretenden revelar, lo mismo que la gestión financiera que se ha llevado a cabo dentro
de la empresa.
Cabe resaltar que en el municipio de Florencia no cuenta con la suficiente
información o antecedentes en cuanto auditoría financiera.
ANÁLISIS DE LA COMPETENCIA
SHE S A S Calle 15 9-55 Barrio Centro, Florencia, Caquetá.
PROFESIONALES AUDITORES E INTERVENTORES S A S Calle 31 28 a bis 14
Barrio portal de la amazonia, Florencia, Caquetá.
SERVICIOS INTEGRALES Y ASESORIAS DEL CAQUETA SIAC S A S Carrera 11
15 19 Barrio Centro. Florencia, Caquetá, Cel: 3132921639.

Evaluando lo anterior la región cuenta con pocas entidades de auditoria; también

cabe resaltar que los municipios no cuentan con entidades de grandes superficies o
medianas por tal motivo existen pocas firmas de auditoría y ahí donde
SERVICONTROL S.A.S puede entrar a participar.
ESTRATEGIAS DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS

La herramienta de difusión de nuestros servicios nos permitirá dar a conocer en una

forma global a la empresa, y con la visita evaluar todas las posibilidades de contratar
los servicios por la empresa ofertados.

13
 MANUAL CORPORATIVO

 ESTRATEGIAS DE PROMOCIÓN

Como punto de partida para la promoción de los servicios que serán ofertados por
esta empresa, está la estrategia de presentación de los servicios, estrategia que
sintetiza este procedimiento. El uso de la página web que se diseñará para este
propósito será la forma que mayor aporte hará a este proceso y más aún si podemos
contar con un portal propio y con un sistema de información y atención al usuario.
 ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN

Sin lugar a duda, el soporte que ofrece la red a nivel mundial, para los procesos de
comunicación son únicos; con este precedente el aporte a nivel nacional será
especial obviamente más aun a nivel departamental que será donde inicialmente
tendrá definida nuestra área de influencia. Cabe anotar, que la estrategia de

14
 MANUAL CORPORATIVO

comunicación dependerá en un alto porcentaje del proceso inicial de difusión donde

se abordaran los posibles clientes potenciales tratando de abstraer el mayor volumen
de información posible y así de esta forma hacer un seguimiento permanente y
constante.
 ESTRATEGIAS DEL SERVICIO

Cada día es más importante en las empresas modernas considerar el área de

servicio como un aspecto prioritario para la generación de buenos negocios con
nuestros clientes. Esto se hace evidente tanto en nuestro contexto local como a nivel
nacional, las tendencias giran, todas, hacia la evaluación permanente del servicio
postventa y orientan el servicio al cliente como una prioridad estratégica de negocio.

15
 MANUAL CORPORATIVO

ORGANIGRAMA DE
SERVICONTROL S.A.S
Consultoria y
Asesoramiento
Empresarial

Auditoria Financiera y de
Impuesto

Auditoria Legal
Asamblea General de

AUDITORIA,
Auditoria y Auditoria Administrativa,
ASEGURAMIENTO E
Aeguramiento procesos y riesgos
IMPUESTO
Accionistas

Revisoria Fiscal
Administracion y
Auditoria Informatica
Finanzas

Junta Directiva Servicio al Cliente;

Auditoria Salud y
Gestor de Servicio al
Ambiente
Cliente
ADMINISTRACION Y
FINANCIACION
Gestor de Talento
Auditoria Especiales
Humano
Gerente GENERAL

Mercadeo y Contratacion
16
 MANUAL CORPORATIVO

PROCESO 2
Propuesta de la Firma SERVICONTROL en cumplimiento a la NICC:1

MAPA DE PROCESOS

Dirección

DIRECCIÓN
YPLANEACIÓN

Misionale
REQUERIMIENTO
DE LOS s
CLIENTES
CLIENTES
NICC 1 GESTIÓN DE CLIENTES SATISFECHOS

Apoyo
CONTABILIDAD,
NÓMINA Y SISTEMAS

NORMA INTERNACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD NICC1

Código de Ética para profesionales de la Contaduría

17
 MANUAL CORPORATIVO

PROCESO 3
POLITICAS COPORATIVAS DE SERVICONTROL.

POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA

OBJETIVO
La presente Política de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) pretende establecer un
marco de referencia, a partir del cual, cualquiera de las partes interesadas de la Firma puede
desarrollar y potenciar un comportamiento socialmente responsable, teniendo por objeto la
contribución al desarrollo sostenible.

ALCANCE
Esta política aplica para todas las partes interesadas de Servicontrol. (Propietarios, Alta
Dirección, Empleados, Proveedores, Clientes, Colaboradores, Gobierno y Organizaciones
No Gubernamentales, y Competidores); así, como a todas las unidades de negocio y
regionales (sucursales) en todo el país (Colombia); siendo responsabilidad de todos, el
obligatorio cumplimiento de la presente política.

DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA RSC .

Dentro del constante proceso de mejoramiento y crecimiento de la Firma y debido a la gran
importancia del desarrollo sostenible; Servicontrol se considera la Responsabilidad Social
Corporativa como parte integral de la estrategia de negocio. Siendo la responsabilidad social
por medio de la cual se concilia el interés social de la Firma con los intereses de las partes
interesadas, que pueden verse afectadas y también asumir el impacto que se emanan de
las actividades diarias en el desarrollo del objeto social. La Firma, con esto quiere contribuir
al desarrollo sostenible, el consumo responsable de recursos que no comprometan el
desarrollo social y ambiental de las generaciones futuras, así como optimizar los
procedimientos internos, garantizando la confiabilidad y oportunidad de la información.

18
 MANUAL CORPORATIVO

OBJETIVOS DE LA POLÍTICA
Generar sensibilización y cultura ambiental, con la estrategia de “CERO PAPEL”, cambiando
el uso documental en papel por soportes en medios digitales, generando mayor beneficio
de los medios electrónicos para respaldo y archivo, como el Módulo de Gestor Documental
del Sistema de Información hEMMA (Software de desarrollo propio), Backups en la nube,
utilización de servidores y otros a disposición; esto para optimizar el uso eficiente de papel
y disminuir en gran medida el impacto ambiental del uso del mismo.
Gestionar los riesgos determinados en la matriz de riesgos de la Firma, los cuales son
derivados del quehacer diario en la prestación de los servicios, asumiendo el impacto que
generan en la sociedad y en el entorno. Promover la actuación de todas las partes
interesadas de la Firma desde los valores de Verdad, Integridad, Sensibilidad, Calidad y
Colaboración; los cuales deben estar presentes en todas las actividades diarias
desarrolladas durante la prestación de los diferentes servicios. Atender y actuar frente a
todas las partes interesadas bajo los principios de ética, independencia y transparencia,
impartidos entre otros, en el Código de ética y el Código de comportamiento de la Firma.
Establecer relaciones estables y de equidad con todas las partes interesadas de la Firma,
construyendo y manteniendo relaciones de mutuo respeto y confianza “La gente hace
negocios con gente que conoce, le gusta y en quien confía” (Knowing you). Participar y
contribuir de manera eficiente y oportuna con el mejoramiento de la calidad de vida de los
colaboradores de la Firma y de sus familias, a través del ofrecimiento de beneficios
permanentes y/o alianzas estratégicas que garanticen mayores beneficios individuales y
colectivos.

19
 MANUAL CORPORATIVO

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

OBJETIVO
Esta política tiene por objeto establecer los lineamientos a seguir para el manejo de los
datos personales de las partes interesadas con la intención de dar cumplimiento a la
legislación colombiana y salvaguardar el buen nombre de la Firma y sus allegados.

ALCANCE
Esta política aplica para todas las partes interesadas de la Firma Servicontrol,
(colaboradores, directivos, socios, competencia, proveedores, contratistas, aliados,
entidades del estado, clientes, visitantes, comunidad en general, otros).
DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales.
Autorización del Titular: A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados,
SERVICONTROL Colombia requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente
informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuestos
mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento
de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento
físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de
herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática pública en
nuestra página web https://servicontrol.com.co/contacto.php
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida
al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca
de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la
forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los
datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Cesión o transferencia nacional de la base de datos: La información relacionada con la
cesión o transferencia nacional de datos incluye la identificación del cesionario, quien se

20
 MANUAL CORPORATIVO

considerará responsable del tratamiento de la base de datos cedida a partir del momento
en que se perfeccione la cesión. No es obligatorio para el cedente registrar la cesión de la
base de datos. Sin embargo, el cesionario como responsable del tratamiento, debe cumplir
con el registro de la base de datos que le ha sido cedida.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables,
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados
datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión
u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos
públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,
gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén
sometidas a reserva.
Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede
generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición,
así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Datos de menores de edad: El suministro de los datos personales de menores de edad es
facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes
legales del menor.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma
o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable
del Tratamiento. Información almacenada en la base de datos: Es la clasificación de los
datos personales almacenados en cada base de datos, agrupados por categorías y
subcategorías.
Medidas de seguridad de la información: Corresponde a los controles implementados por
el responsable del tratamiento para garantizar la seguridad de las bases de datos que está
registrando, teniendo en cuenta las preguntas dispuestas para el efecto en el RNBD.

21
 MANUAL CORPORATIVO

Procedencia de los datos personales: La procedencia de los datos se refiere a si estos son
recolectados del titular de la información o suministrados por terceros y si se cuenta con la
autorización para el tratamiento o si existe una causal de exoneración, de acuerdo con lo
establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. Responsable del Tratamiento: Persona
natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre
la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos
personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado
del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos
personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra
dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos
dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la
realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
Transferencia internacional de datos personales: Comprende la identificación del
destinatario como responsable del tratamiento, el país en el que se encuentra ubicado y si
la operación está cobijada por una declaración de conformidad emitida por la Delegatura
para la protección de datos personales de la SIC o por una causal de excepción en los
términos señalados en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 Transmisión internacional de
datos personales: Comprende la identificación del destinatario como Encargado del
tratamiento, el país en el que se encuentra ubicado, si se tiene un contrato de transmisión
de datos en los términos señalados en el artículo 2.2.2.25.5.2 de la sección 5 del capítulo
25 del Decreto único 1074 de 2015 o si la operación esta cobijada por una declaración de
conformidad emitida por la Delegatura para la protección de datos personales de la SIC.

22
 MANUAL CORPORATIVO

DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA
Dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, a sus Decretos 1377 de 2013,
Decreto 1074 de 2015 y al Decreto 1759 de 2016 y a las circulares emitidas por la
Superintendencia de Industria y Comercio. (Servicontrol Colombia) adopta la política para
el tratamiento de datos personales, para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y
supresión de datos personales, esta política será informada a todos los titulares de los datos
recolectados o que se vayan obteniendo en el transcurso de las actividades propias de
Servicontrol Colombia. El propósito principal de esta Política es poner en conocimiento de
los Titulares de los Datos Personales sus derechos, los procedimientos y mecanismos
definidos por Servicontrol Colombia para hacer efectivos esos derechos, y darles a conocer
el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en
caso de que el Titular otorgue su autorización expresa y previa, asimismo busca asegurar
que los datos personales no sean informados y utilizados por terceros sin contar con la
previa, expresa y libre autorización del titular de la información.

MARCO NORMATIVO DE LA POLÍTICA

Constitución Política, artículo 15. Ley 1266 de 2008. Decretos Reglamentarios 1727 de 2009
y 2952 de 2010, Sentencias C – 1011 de 2008, y sentencia se declaró exequible el proyecto
de Ley estatutaria de protección de datos personales C - 748 del 2011, de la Corte
Constitucional. Ley 1581 de 2012 mediante la cual se expidió el Régimen General de
Protección de Datos Personales. Decreto 1377 de 2013. Decreto 886 de 2014. Circular 002
3 de noviembre de 2015. Decreto único 1074 de 2015. Decreto 1759 de 2016.
IDENTIFICACIÓN DEL MANEJO DE DATOS NOMBRE O RAZÓN
SOCIAL:SERVICONTROL. DIRECCIÓN: CALLE 12 # 10-07 SEGUROS OFICINA 1103
DOMICILIO: SERVICONTROL COLOMBIA tiene su domicilio en la ciudad de Florencia.
TELEFÓNO: (57-1) 4343680 CORREO ELECTRÓNICO: info@servicontrol.com.co
IDENTIFICACIÓN DEL ENCARGADO DE LA BASE DE DATOS DE SERVICONTROL
COLOMBIA Encargados del Tratamiento de la base de datos Nombre o razón social, Correo

23
 MANUAL CORPORATIVO

Electrónico: info@servicontrol.com.co Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley,

en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual
deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación
posterior. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: Información
requerida por la SFC en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. Datos de
naturaleza pública. Casos de urgencia médica o sanitaria. Tratamiento de información
autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con
el Registro Civil de las Personas. TRATAMIENTO Y FINALIDADES El tratamiento que
realizará SERVICONTROL COLOMBIA será de recolectar, almacenar, procesar, usar,
suprimir datos de carácter personal, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad
y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y los Decretos 1377 de 2013 y 1759
de 2016. Los Datos Personales tratados por SERVICONTROL COLOMBIA deberán
someterse a las finalidades que se señalan a continuación: Desarrollo del objeto de la
Empresa. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones
tributarias y contable de SERVICONTROL COLOMBIA. Desarrollar las actividades propias
de la gestión de recursos humanos dentro de SERVICONTROL COLOMBIA, tales como
hojas de vida, nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social,
prestaciones sociales, actividades de bienestar y capacitación, sistema de gestión,
seguridad en el trabajo y tramitar los contratos de prestación de servicios profesionales para
el normal funcionamiento de la entidad y los derivados de los Proyectos, tanto públicos como
privados. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia
de información y bases de datos. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos
que sean realizadas por los titulares. Las demás finalidades que determinen los
responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el
fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas
de la Firma. Los datos personales contenidos en la base de datos de SERVICONTROL
COLOMBIA serán tratados de manera automatizada o manual. Son bases de datos
manuales los archivos cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera
física y bases de datos automatizadas aquellas que se almacenan y administran con la

24
 MANUAL CORPORATIVO

ayuda de herramientas informáticas. Tratamiento de datos sensibles: Se prohíbe el

Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: a) El Titular haya dado su autorización
explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el
otorgamiento de dicha autorización. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el
interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos
eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. c) El Tratamiento sea
efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de
una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya
finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente
a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su
finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización
del Titular. d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento,
ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. e) El Tratamiento tenga una
finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas
conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. Requisitos especiales para el
tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. Por medio del cual se el
Decreto Único Reglamentario del Sector Industria y Turismo." niños, niñas y adolescentes
está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con
lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla
con los siguientes parámetros y requisitos: 1. Que responda y respete el superior de los
niños, niñas y adolescentes. 2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente la
autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que valorada
teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Todo
responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños,
niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin
deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 12 y presente
capítulo. La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del
tratamiento los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones

25
 MANUAL CORPORATIVO

establecidas en la Ley 1581 de 2012 y presente capítulo. DERECHOS DEL TITULAR DE

LOS DATOS PERSONALES De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales
tienen los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales
frente a la Firma o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá
ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que
induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado. b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Firma, salvo que la Ley
indique que dicha Autorización no es necesaria. c) Presentar solicitudes ante la Firma o el
Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a
que éstas le entreguen tal información. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y
Comercio quejas por infracciones a la Ley. e) Revocar su Autorización y/o solicitar la
supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de la Firma, cuando la
Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo
definitivo que en el Tratamiento la Firma o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en
conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de
mantener el Dato Personal en la base de datos del responsable. f) Solicitar acceso y acceder
en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo
con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013. g) Conocer las modificaciones a los términos
de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas
modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información. h)
Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones. i) Acceder de manera fácil
y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control de la Firma para ejercer
efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares. j) Conocer a la dependencia
o persona facultada por la Firma frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos
y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales. Los Titulares podrán ejercer sus
derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la
presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los
menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o
los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la

26
 MANUAL CORPORATIVO

documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los
causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con
la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o
para otro.
PRINCIPIOS
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere
la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las
demás disposiciones que la desarrollen. Principio de finalidad: El Tratamiento debe
obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser
informada al Titular. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser
obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial
que releve el consentimiento. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a
Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a
error. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular
a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier
momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se
derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y
la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas
autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos
personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros
medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros
autorizados conforme a la presente ley. Principio de seguridad: La información sujeta a
Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se
refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su

27
 MANUAL CORPORATIVO

adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Principio de

confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos
personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva
de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que
comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos
personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la
presente ley y en los términos de la misma.

POLÍTICAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA

Seguridad del personal Los usuarios deben evitar usar los dispositivos móviles corporativos
en lugares que no les ofrezcan las garantías de seguridad física necesarias para evitar
pérdida o robo de estos. Los usuarios no deben modificar las configuraciones de seguridad
de los dispositivos corporativos bajo su responsabilidad, ni desinstalar el software provisto
con ellos al momento de su entrega. Los usuarios deben evitar la instalación de programas
desde fuentes desconocidas, se deben instalar aplicaciones únicamente desde los
repositorios oficiales de los dispositivos corporativos. Los usuarios deben, cada vez que el
sistema de sus equipos corporativos notifique de una actualización disponible, aceptar y
aplicar la nueva versión. Los usuarios deben evitar hacer uso de redes inalámbricas de uso
público con dispositivos asignados por la compañía. Los usuarios deben evitar conectar
medios de almacenamiento extraíbles corporativos a cualquier computador público, de
hoteles o cafés internet, entre otros. Los usuarios no deben almacenar vídeos, fotografías o
información personal en los dispositivos corporativos asignados. Medidas de seguridad de
la información Controles de la información Se establece que la información de bases de
datos registrada se encuentra en un servidor o equipo de información segura, así como la
protección de datos a personal interno y externo por supervisión del responsable del
tratamiento de la información de cada base de datos registrada ante la SIC. Se cuenta con
sistema de red de datos interna para evitar conexiones o redes infiltradas bajo la red de
internet y local. Así mismo esta red es proveedora de conexiones con acceso a internet y

28
 MANUAL CORPORATIVO

recursos compartidos. Las Bases de datos, finalidades y uso en garantía de la información

son única y exclusivamente utilizadas por el responsable del tratamiento de la información
para temas comerciales, administrativos, jurídicos, recurso humano y/o financieros
contables en servidores propios y equipos seguros bajo licenciamiento del software
contratado para los fines específicos. Sistemas físicos y resguardo Equipo Servidor para
backup’s de la información y aseguramiento de las bases de datos. Cableado estructurado
en servidor RACK, firewall y router provisionado para evitar conexiones externas a la red de
datos local. Sistemas eléctricos regulados y respaldados por fuentes de potencia
ininterrumpida (UPS).

ATENCION CONSULTAS QUEJAS Y/O RECLAMOS

Encargado de Protección de Datos Personales La persona encargada de servicio al cliente

como Responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas
de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. La persona encargada de Servicio al
Cliente tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de
conformidad con la Ley y esta política. a) Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos
Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas
Políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes
de conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión y/o rectificación de Datos
Personales cuando el Titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de
Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la Ley, solicitudes de información
sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos
Personales, solicitudes de revocar la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido
según la Ley. b) Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas
solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley Procedimientos para ejercer los derechos
de los Titulares de los Datos Personales Consultas Los Titulares o sus causahabientes
podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos,
sea esta del sector público o privado. El responsable del Tratamiento o Encargado del

29
 MANUAL CORPORATIVO

Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro

individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por
el medio habilitado por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento,
siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. La consulta será atendida en un
término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al
interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá
su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término. PARÁGRAFO. Las disposiciones contenidas en leyes
especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer
términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal. Estos mecanismos podrán
ser físicos como trámite de radicado en Servicontrol Colombia, electrónicos a través del
correo info@servicontrol.com.co encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos.
Cualquiera que sea el medio, se guardará prueba de la consulta y su respuesta. Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base
de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el
presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán
presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento
el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: a) El reclamo se formulará mediante
solicitud dirigida al responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la
identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección,
y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto,
se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo
para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento,
sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del
reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de
la situación al interesado. b) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de
datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no

30
 MANUAL CORPORATIVO

mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea
decidido. c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender
el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la
fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8)
días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El reclamo deberá ser presentado
por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley
1581 y el Decreto 1377, así: Se debe dirigir a SERVICONTROL COLOMBIA por vía
electrónica a la dirección de correo info@servicontrol.com.co. Debe llevar el nombre y
documento de identificación del Titular. Una descripción de los hechos que dan lugar al
reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de
deberes). Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
Medidas de seguridad y/o controles implementados en la base de datos para minimizar los
riesgos de un uso no adecuado de los datos personales tratados. Vigencia Esta Política rige
a partir del 01 de enero de 2018. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados
o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de
temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades
mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados. AVISO DE PRIVACIDAD
En consideración con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de
2013, por las cuales se dictan disposiciones para la protección de datos personales y
teniendo en cuenta que SERVICONTROL COLOMBIA cuenta actualmente con bases de
datos en las que reposan datos personales que han sido o que serán recolectados en
desarrollo de su objeto social, y los cuales fueron suministrados por los titulares de los datos,
guardará total confidencialidad de los mismos de acuerdo con las políticas definidas en el
documento que se encuentra en la dirección URL: www.servicontrol.com.co/contacto.php Si
no desea no recibir más información de SERVICONTROL COLOMBIA por favor puede
solicitarlo a través de un correo electrónico a la dirección info@servicontrol.com.co con sus
datos personales. En cualquier momento el titular de la información podrá revocar su

31
 MANUAL CORPORATIVO

consentimiento y ejercer su derecho a la supresión de datos personales consagrado en la

Ley 1581 de 2012. OBJETIVO Esta política tiene por objeto establecer los lineamientos a
seguir para el manejo de los datos personales de las partes interesadas con la intención de
dar cumplimiento a la legislación colombiana y salvaguardar el buen nombre de la Firma y
sus allegados. ALCANCE Esta política aplica para todas las partes interesadas de la Firma
SERVICONTROL S.A.S. (colaboradores, directivos, socios, competencia, proveedores,
contratistas, aliados, entidades del estado, clientes, visitantes, comunidad en general,
otros). DEFINICIONES Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular
para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Autorización del Titular: A efectos de
llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, SERVICONTROL Colombia requiere de
manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los
titulares de los datos y para ello ha dispuestos mecanismos idóneos garantizando para cada
caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá
constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato
que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y
desarrollos de seguridad informática pública en nuestra página web
https://servicontrol.com.co/contacto.php Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita
generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales,
mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de
información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del
Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Base de datos: Conjunto
organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Cesión o transferencia
nacional de la base de datos: La información relacionada con la cesión o transferencia
nacional de datos incluye la identificación del cesionario, quien se considerará responsable
del tratamiento de la base de datos cedida a partir del momento en que se perfeccione la
cesión. No es obligatorio para el cedente registrar la cesión de la base de datos. Sin
embargo, el cesionario como responsable del tratamiento, debe cumplir con el registro de la
base de datos que le ha sido cedida. Dato personal: Cualquier información vinculada o que
pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; Dato

32
 MANUAL CORPORATIVO

público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u
oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos
públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,
gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén
sometidas a reserva. Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo
uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen
racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia
a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Datos de menores de edad: El suministro de los datos personales de menores de edad es
facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes
legales del menor. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por
cuenta del responsable del Tratamiento. Información almacenada en la base de datos: Es
la clasificación de los datos personales almacenados en cada base de datos, agrupados por
categorías y subcategorías, de acuerdo con la naturaleza de los mismos.
Medidas de seguridad de la información: Corresponde a los controles implementados por el
responsable del tratamiento para garantizar la seguridad de las bases de datos que está
registrando, teniendo en cuenta las preguntas dispuestas para el efecto en el RNBD.
Procedencia de los datos personales: La procedencia de los datos se refiere a si estos son
recolectados del titular de la información o suministrados por terceros y si se cuenta con la
autorización para el tratamiento o si existe una causal de exoneración, de acuerdo con lo
establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Tratamiento:
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la

33
 MANUAL CORPORATIVO

recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Transferencia: La transferencia

de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos
personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor,
que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos
dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la
realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
Transferencia internacional de datos personales: Comprende la identificación del
destinatario como responsable del tratamiento, el país en el que se encuentra ubicado y si
la operación está cobijada por una declaración de conformidad emitida por la Delegatura
para la protección de datos personales de la SIC o por una causal de excepción en los
términos señalados en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 Transmisión internacional de
datos personales: Comprende la identificación del destinatario como Encargado del
tratamiento, el país en el que se encuentra ubicado, si se tiene un contrato de transmisión
de datos en los términos señalados en el artículo 2.2.2.25.5.2 de la sección 5 del capítulo
25 del Decreto único 1074 de 2015 o si la operación esta cobijada por una declaración de
conformidad emitida por la Delegatura para la protección de datos personales de la SIC.
DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA Dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de
2012, a sus Decretos 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015 y al Decreto 1759 de 2016 y a
las circulares emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio Servicontrol.
(servicontrol Colombia) adopta la política para el tratamiento de datos personales, para la
recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales, esta política
será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que se vayan obteniendo en
el transcurso de las actividades propias de Servicontrol Colombia. El propósito principal de
esta Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales sus
derechos, los procedimientos y mecanismos definidos por Servicontrol Colombia para hacer
efectivos esos derechos, y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual
serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización
expresa y previa, asimismo busca asegurar que los datos personales no sean informados y

34
 MANUAL CORPORATIVO

utilizados por terceros sin contar con la previa, expresa y libre autorización del titular de la
información. MARCO NORMATIVO DE LA POLÍTICA Constitución Política, artículo 15. Ley
1266 de 2008. Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, Sentencias C –
1011 de 2008, y sentencia se declaró exequible el proyecto de Ley estatutaria de protección
de datos personales C - 748 del 2011, de la Corte Constitucional. Ley 1581 de 2012
mediante la cual se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales.
Decreto 1377 de 2013. Decreto 886 de 2014. Circular 002 3 de noviembre de 2015. Decreto
único 1074 de 2015. Decreto 1759 de 2016.

POLÍTICA Y OBJETIVOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

OBJETIVO
Esta política tiene por objeto Orientar el desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad
y Salud en el Trabajo de Servicontrol, con base en la mejora continua para la intervención
de riesgos y peligros asociados a las condiciones laborales o profesionales, procurando el
bienestar físico y mental de todas las partes interesadas de la Firma.

POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Servicontrol, está comprometido en garantizar, conservar y mejorar las condiciones de
Seguridad y Salud en el Trabajo de todos sus colaboradores, durante el desarrollo de las
funciones y/o actividades propias de su rol o cargo durante el desarrollo del objeto social de
la Firma, así, como de todas las partes interesadas, mediante el control de los riesgos, el
fomento de una cultura preventiva y del autocuidado, la intervención de las condiciones de
trabajo y el mejoramiento continuo de los procesos.

OBJETIVOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Proteger la vida y la salud de todos los colaboradores de la Firma y demás partes

35
 MANUAL CORPORATIVO

interesadas. Promover, mantener y mejorar las condiciones de seguridad y salud en el

trabajo de todas las partes interesadas de Servicontrol, con el fin de preservar un estado de
bienestar físico, mental y social en cada persona, tanto a nivel individual como colectivo,
que mejore la productividad y calidad de vida. Desarrollar actividades de prevención de
enfermedades laborales, incidentes y accidentes de trabajo a todo nivel en Servicontrol,
fomentando el autocuidado, estilos de vida saludable y/o el seguimiento preventivo ante la
exposición a riesgos identificados.fomentar la participación en capacitaciones o actividades
en materia de Seguridad y Salud en el trabajo, de todos los colaboradores de la Firma y
demás partes interesadas. Promover un ambiente de convivencia laboral que prevenga el
acoso laboral, así, como identificar, evaluar, prevenir, intervenir y monitorear la exposición
al riesgo psicosocial en el trabajo y/o estrés ocupacional, en los colaboradores.

POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD

OBJETIVO
Esta política tiene por objeto establecer los lineamientos junto con los objetivos a seguir en
el Sistema de Gestión de Calidad, con la intención de dar cumplimiento a la normatividad
vigente aplicable a la Firma y garantizar la calidad en todos los procesos ejecutados en el
desarrollo de la prestación del servicio del objeto social de SERVICONTROL.

POLÍTICA DE CALIDAD
Servicontrol. ofrecemos servicios de Revisoría Fiscal, Auditoría, Consultoría y Asesoría
Empresarial, con altos estándares de calidad, independencia, ética y oportunidad,
soportados en una metodología eficiente y con personal altamente capacitado, bajo
principios de honestidad, responsabilidad, excelencia, confidencialidad y trabajo en equipo,
brindando seguridad y confianza para obtener clientes satisfechos, quienes contribuyen con
el crecimiento permanente de la Firma. En consecuencia,
Nos comprometemos a destinar los recursos necesarios (humanos, físicos, financieros y
tecnológicos) para mantener y generar el mejoramiento continuo de los Sistemas de Gestión
de la Firma. Nuestro compromiso con nuestros clientes es ofrecer un resultado oportuno,

36
 MANUAL CORPORATIVO

confiable y con calidad de los servicios que la Firma les preste (según condiciones
contractuales), brindando apoyo y orientación permanente en procesos críticos para la
Firma y para el cliente, manteniendo la ética e independencia que deben darse en el ejercicio
del desarrollo de las labores.

OBJETIVOS DE CALIDAD
Garantizar la eficiencia y eficacia en el desarrollo del objeto social de la Firma; mediante la
ejecución de procesos con calidad, usando de manera adecuada, oportuna y responsable
la información documentada del Sistema de Gestión de Calidad. Obtener el mejoramiento
continuo de los servicios que presta la Firma, a través de la administración, mantenimiento
y conservación del Sistema de Gestión de Calidad y su certificación. Identificar, mejorar y/o
solucionar de manera oportuna las inquietudes, solicitudes, peticiones, quejas, y/o reclamos;
con la intención de incrementar el nivel de satisfacción de los clientes y demás partes
interesadas, con relación a los servicios que presta la Firma.

PROCESO 4
RECURSOS HUMANOS
RECURSOS HUMANOS
El recurso humano en una organización es lo más importante en una empresa puede tener
la mejor planta y el equipo más moderno, que no será suficiente para continuar y tener éxito.
Solamente las personas son capaces de impulsar o destruir una organización, por tanto, su
significación es invaluable.
El principio que orienta nuestras acciones es el convencimiento de que los recursos
humanos definen el destino de la organización. En este sentido, ponemos a disposición
personal dispuesto a prestar asesoría rápida y eficiente, altamente competente, que utiliza
modernas técnicas que garantizan un resultado de alta calidad y acorde a las exigencias y
necesidades de las empresas, en las áreas de compensación y beneficios, evaluación de
eficiencia, estimación de potenciales, descripción de cargos, evaluaciones psicológicas,

37
 MANUAL CORPORATIVO

adiestramiento y desarrollo y reclutamiento y selección.

Nuestra experiencia se basa en ofrecer soluciones a los problemas de los clientes, de
acuerdo con su propia realizada y su entorno. Los servicios que ofrecemos son los
siguientes:

1. Programas integrales de reclutamiento y selección e personal. Nuestra firma posee una

metodología moderna que le permite encontrar al candidato idóneo para el cargo y la
organización e incluye la evaluación de las características, habilidades y actitudes
necesarias para alcanzar el desempeño óptimo.

2. Capacitación. La consultoría en esta área inicia con un diagnóstico de las necesidades

de capacitación que es la base para el programa.
Contamos con una metodología participativa que incluye ejercicios, simulaciones, dinámicas
grupales, y casos prácticos. Algunos de los temas que desarrollamos son: liderazgo,
supervisión, habilidades de relaciones interpersonales, motivación y comunicación.

3. Desarrollo organizacional. Nuestra firma posee una metodología moderna que aplica de
acuerdo con las características de cada empresa y de manera conjunta. En este contexto,
realizamos diagnósticos organizacionales que ofrecen información oportuna para definir
políticas de recursos humanos en el proceso de cambio organizacional.

PROCESO 5
RECLUTAMIENTO DE RECURSO HUMANO

En estos procesos cuyo objetivo es atraer candidatos potenciales calificados para

ocupar puestos dentro de la organización.
Proceso
1. Inicia: con el requerimiento del departamento donde surge la vacante
2. Termina: cuando se tiene a los candidatos que cumplen con requisitos para el
puesto

38
 MANUAL CORPORATIVO

Las fuentes de reclutamiento se harán mediante personas externas de la

empresa, ya que buscamos personas que tengan ideas que contribuyan al
funcionamiento de la entidad se tendrá en cuenta la siguiente selección:

RECEPCIÓN DE SOLICITUDES.

Documento promocional que muestra tu trayectoria laboral, tus intereses

profesionales y tus aptitudes generales para desempeñar tal o cual puesto.
ELABORACIÓN DEL CURRÍCULO

 Es la primera imagen, te distingue de los demás.

 Debe ser claro y conciso.
 Clave para conseguir una entrevista.
 Orienta la primera entrevista.
 Sirve como recordatorio de tus características y experiencia.

CONTENIDO DEL CURRÍCULO

 Encabezado Nombre y apellidos Dirección, Teléfono, Email

 Datos Personales – Lugar y fecha de nacimiento – Estado Civil – Título
Profesional – Numero de colegiatura
 Formación Académica Estudios realizados -Estudios de Nivel Superior (Grados
académico obtenido) -Otros Niveles de Educación (si lo requieren) -Méritos
académicos obtenidos
 Experiencia profesional Trabajos (posición ocupada, funciones o logros
obtenidos) Ayudantías, prácticas.
 Otras Actividades -Idiomas -Conocimientos computacionales -Participación en
otras actividades (hobbies, deportes etc.).

PRESENTACIÓN DEL CURRICULUM VITAE

 No debe exceder a una o dos páginas.

 La información debe ser precisa, positiva y veraz.

39
 MANUAL CORPORATIVO

 Cuidar el estilo y no cometer errores de ortografía.

 Mostrar el curriculum a personas de confianza y pedir críticas.
 Cuidar la presentación.
 Cuidar email desde donde se manda información.

PRUEBAS DE IDONEIDAD CON EL PUESTO

 Pruebas de Conocimiento o de Capacidad Trata de medir el grado de

conocimientos profesionales o técnicos, como nociones de: informática,
contabilidad, logística, finanzas, redacción, ingles etc.

 Pruebas de desempeño en el puesto de trabajo Cuando se trata de puestos

técnicos o especializados es frecuente solicitar al candidato la demostración de
sus competencias
 Test Psicométricos Son herramientas objetivas y estandarizadas para medir el
comportamiento referente a aptitudes de la persona. EL enfoque más conocido
de las aptitudes es la teoría multifactorial de Thurstone. La inteligencia de las
personas está vinculada a los siguientes factores: Aptitud verbal, aptitud
matemática, fluidez verbal, aptitud matemática, aptitud espacial, memoria
asociativa, aptitud perceptiva y razonamiento
 Test de Personalidad Son herramientas objetivas y estandarizadas para medir
aspectos básicos de personalidad Objetivo: Conocer aspectos relevantes de la
personalidad y facilitar la predicción de actitudes futuras del candidato, o pueden
ser: - Expresivas - Proyectivas - Inventarios
 1. Inventarios de Personalidad Es el conjunto de comportamientos típicos y
relativamente estables resultantes de su manera de percibir el mundo y así
mismo. Ejemplo. Equilibrio emocional, frustraciones, intereses, motivación etc.

 2. Técnicas Proyectivas (Proyección de la Personalidad). La aplicación de esta

técnica apunta a la exploración y diagnóstico de la Personalidad Total o integral
de un individuo para conocer: cómo es esa persona, cómo trabaja, y cómo
reaccionará frente a distintas situaciones.
 Técnicas de Simulación y Pruebas de Grupo: Objetivo: Conocer el
comportamiento del candidato en relación con la tarea y al grupo, mediante la
realización de acciones, en el aquí y ahora, que reconstruyan lo que se pretende
evaluar. Pueden ser: - Resolución de casos prácticos. - Dramatizaciones. - Juego

40
 MANUAL CORPORATIVO

de Roles.

ENTREVISTA DE SELECCIÓN

 ENTREVISTA TRADICIONAL:
Objetivos de la entrevista la finalidad principal de una entrevista de selección es
determinar la adecuación de un candidato a una vacante específica dentro de una
empresa determinada.
TIPOS DE ENTREVISTA

NO ESTRUCTURADAS. Permite que el entrevistador formule preguntas no

previstas durante la conversión. El entrevistador inquiere sobre diferentes temas
a medida que se presentan, en forma de una plática común.
ESTRUCTURADAS. Se basan en un marco de preguntas predeterminadas. Las
preguntas se establecen antes de que se inicie la entrevista y todo solicitante
debe responderlas.
MIXTAS. En la práctica los entrevistadores despliegan una estrategia mixta, con
preguntas estructuradas y no estructuradas. La parte estructurada proporciona
una base informativa que permita las comparaciones entre candidatos; la no
estructurada, añade interés al proceso y permite un conocimiento inicial de las
características específicas del solicitante.
VERIFICACION DE DATOS Y REFERENCIAS.
Corroborar la veracidad de la información proporcionada en la solicitud de
empleo y en la entrevista.
ENTREVISTA CON EL COMITÉ DE SELECCIÓN
Gerente del Área Involucrada; Gerente General; Gerente de R.H
DECISION DE CONTRATAR.
Se realiza teniendo en cuenta:
o Adecuación al perfil del puesto.
o Cumplimiento de competencias.
o Potencial de candidato.

41
 MANUAL CORPORATIVO

o Acuerdo con condiciones objetivas del puesto (forma de contratación, salario,

beneficios, etc.)
Es la última etapa del Proceso de Selección. ò Objetivo: Recibir, introducir e integrar al
nuevo integrante a la organización. ò Programa de Orientación y Seguimiento que
garantice un canal fluido de comunicación con el nuevo integrante.

PROCESO 6
PLAN DE CAPACITACIÓN

SENSIBILIZACIÓN

La fase de sensibilización, se Llevó a cabo mediante la comunicación a los jefes de

procesos y demás funcionarios de la importancia de participar de manera activa en la
creación y estructuración del Plan Institucional de Capacitación entregando y
manifestando dentro de los tiempos requeridos las necesidades específicas de
capacitación por dependencias.

FORMULACIÓN

Dentro del proceso de formulación del Plan institucional de Capacitación se realizó

revisión de los planes anteriormente formulados y documentación del contenido de
estos mismos, así como también la revisión conceptual para plantear y documentar
presente plan de capacitación.
CONSOLIDACIÓN

En esta etapa del proceso se tuvo en cuenta los ejes temáticos establecidos por el
Modelo integrado de Planeación y Gestión, así como también los brindados por el Pan
Nacional de Capacitación y Formación, por tanto, las necesidades de capacitación se
enfocaron a dichas temáticas para contribuir al fortalecimiento de las competencias de
los trabajadores y funcionarios de la entidad.
PROGRAMACIÓN

En cuanto en estafase del Plan Institucional de Capacitación, se orienta al logro de

objetivos institucionales teniendo en cuenta el tipo de formación y capacitación que se
va a brindar, las temáticas definidas previamente, el personal al que se va orientar
cada temática, la intensidad horaria y los cupos asignados; las cuales se ejecutan de
acuerdo al cronograma establecido.
42
 MANUAL CORPORATIVO

EJECUCIÓN

La ejecución del Plan Institucional de Capacitación se lleva a cabo mediante las

actividades de formación aprobadas, las cuales se informan de manera previa a todos
los trabajadores y funcionarios con el propósito de promover su participación; de estas
capacitaciones queda registro de asistencia y de medición de eficacia de estas.
Adicionalmente las capacitaciones son impartidas por medio del apoyo y la
cooperación institucional de entidades tales como:
Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)
Caja de Compensación Familiar COMFACA
Administradora de Riesgos Laborales POSITIVA
Particulares Externos

EVALUACIÓN

La evaluación de la eficacia del Plan Institucional de Capacitación se realiza por medio

del formato y/o encuesta de valoración de la formación en cada una de las actividades
de capacitación programadas y ejecutadas durante la presente vigencia.

43
 MANUAL CORPORATIVO

PROCESOS 7
PRINCIPIOS ETICOS
NACIONALES E INTERNACIONALES

INTEGRID
AD
CONDUCT OBJETIVI
A ETICA DAD

RESPETO
INDEPEN
ENTRE
DENCIA
COLEGAS

NACIONALES
ley 43/1990
DIFUCION
Y RESPONS
COLABOR ABILIDAD
ACION

COMPETE
CONFIDE
NCIA Y
NCIALIDA
ACTUALIZ
OBSERVA D
ACION
CION DE
LAS
NORMAS

INTERNACIONALES Dcto.302/2015

INTEGRIDAD

OBJETIVIDAD

COMPETENCIA Y DILIGENCIA
PROFECIONAL

CONFIDENCIALIDAD

COMPORTAMIENTO PROFESIONAL

44
 MANUAL CORPORATIVO

PROCESO 8
AMENAZAS
 INTERES PROPIO:
 Los costos del servicio de SERVICONTROL dependen de las utilidades que
genere la entidad auditada.
 SERVICONTROL le ofrece a nuestros clientes nuestros más altos
desempeños profesionales sin obtener beneficios propios.
 AUTOREVISION
SERVICONTROL aprecia que no se deben analizar los procedimientos de auditoría
que se practican sobre un proceso auditado, porque estos los llevo a cabo una
persona que es de alta estima en la firma, dando así un alto grado de seguridad
utilizando registros proporcionados.
 ABOGACIA
El responsable del encargo de auditoría en SERVICONTROL se desvía de su
objetivo principal que es el hecho de ofrecer servicios de aseguramiento por proteger
intereses del cliente.

SALVAGUARDAS

 ENTORNO DEL TRABAJO

 SERVICONTROL creará estrategias para generar conciencia en lo
relacionado con el cumplimiento de los principios fundamentales.
 Garantizar la debida publicación de la documentación de estos principios
 Generar jerarquías de responsabilidades para cada encargo.
 Desarrollar políticas para evaluar el cumplimiento de la delegación de
funciones.
45
 MANUAL CORPORATIVO

 Crear procedimientos para evaluar la existencia de las amenazas y la debida

comunicación de las mismas al equipo de auditoría, para aplicar las
salvaguardas necesarias y adecuadas.
 Analizar y fomentar políticas y procedimientos de control de calidad en los
procesos de auditoría.
 Delegar un funcionario para la evaluación periódica del cumplimiento de las
políticas de control de calidad.
 Emplear métodos para obtener la información del cliente en lo relacionado a
la exigencia de la independencia del grupo auditor.

 INSTITUIDAS POR LA PROFESION O DISPOSICIONES LEGALES

 Recurrir a un profesional independiente del responsable del encargo ya sea para una
revisión o asesoramiento de la auditoría.
 Informar de forma clara y concisa al cliente y directivos de la empresa los términos
del acuerdo y los honorarios del mismo.
 Revelar de manera oportuna a la firma auditora los temas relacionados con la ética y
el cumplimiento de los principios fundamentales.
 Rotación del personal auditor principal responsable del encargo.
 La empresa auditada contrata un personal independiente a la administración para
analizar su punto de vista con respecto a la contratación de la firma auditora.
 La empresa auditada cuenta con un personal competente para que se ejecute la
auditoría.
 El cliente genera redes de comunicación con respecto a los servicios prestados por
la firma auditora.
 La entidad auditada aplica filtros en lo relacionado con los servicios de la firma
auditora que no ofrecen una seguridad razonable de los mismos.

46
 MANUAL CORPORATIVO

PORTAFOLIO DE SERVICIOS

 IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE CONTROL INTERNO

Contamos con un sistema de control listo para ser implementado en cualquier
tipo de organización.
 AUDITORÍA FISCAL
La Auditoría Fiscal es un proceso que evalúa evidencias sobre hechos de
carácter tributario.
 AUDITORÍA FINANCIERA
De acuerdo con los parámetros establecidos en programas a la medida y el uso
de las técnicas de auditoría aconsejadas para cada caso, realizamos pruebas
analíticas de cifras, que comprueben un exhaustivo análisis financiero y la
investigación de los movimientos poco usuales en las partidas de los Estados
Financieros.
 AUDITORÍA TRIBUTARIA
Iniciamos con una oportuna planeación tributaria, orientada a verificar la correcta
aplicación de las normas en la materia, garantizando y minimizando los
eventuales gastos en que se pueda incurrir, a causa de no aplicar las exenciones
o alivios tributarios, así como las sanciones aritméticas o por extemporaneidad.
 AUDITORÍA EN SALUD
Nuestro equipo de profesionales realiza un proceso definido, que puede ser
implementado de acuerdo con las necesidades de nuestros clientes.

 AUDITORÍA EDUCATIVA
Este proceso está orientado a garantizar que las entidades educativas cumplan
adecuadamente con lo establecido en la Ley General de Educación y sus
decretos reglamentarios. Así también que estén preparadas para obtener la
acreditación de sus programas de formación técnica, tecnológica y profesional, o
de la formación para el trabajo.
 AUDITORÍA INFORMÁTICA
Somos conscientes de la importancia de contar con mecanismos y
procedimientos que garanticen la salvaguarda de la información de las empresas
y de sus equipos de cómputo.
 AUDITORÍA LEGAL
Orientada a minimizar los riesgos jurídicos, efectuando un diagnóstico de la

47
 MANUAL CORPORATIVO

situación actual de la parte legal de su entidad y presentando alternativas de

solución para disminuir los mismos.
 AUDITORÍA DE LA CALIDAD EN EL SERVICIO Y ATENCIÓN AL
CLIENTE
Un excelente servicio al cliente es la razón del éxito comercial en una empresa.
La Auditoría de la Calidad en el Servicio y Atención al Cliente, analiza el servicio
o atención que una empresa o negocio les está brindando a sus clientes, teniendo
en cuenta que éstos buscan la satisfacción con los servicios brindados. La calidad
en el servicio les ofrece seguridad cuando la empresa brinda soluciones a sus
demandas.
 EVALUACIÓN Y MAPAS DE RIESGO
Evaluamos y diseñamos las herramientas de control de riesgos de manera
cuantitativa y cualitativa de tipo general, como para control social, control fiscal,
control político y control disciplinario.
 CAPACITACIÓN
Respondemos a las necesidades de nuestros clientes para mejorar sus
capacidades y conocimientos. Prestamos un servicio de capacitación de alto nivel
para cada uno de ellos, es por eso por lo que nuestros procesos están
encaminados a ampliar los conocimientos y aptitudes del personal de su
organización y a orientarlos hacia un mejor desempeño laboral y personal.
 PLANEACIÓN TRIBUTARIA
La Planeación Tributaria se aplica en todas las compañías como herramienta de
evaluación de proyectos de inversión y para conocer los posibles efectos que
traen los impuestos de una manera anticipada.

48
 MANUAL CORPORATIVO

PLAN DE PERFILES
EQUIPO GESTOR
Si la compañía logra gestionar correctamente sus recursos humanos, se
beneficiará de una ventaja competitiva, pues el éxito de una organización se basa
en la calidad y en la disposición de su equipo humano, principalmente en una
compañía de servicios como es SERVICONTROL S.A.S Cuanto más integrado
esté el equipo y más se aprovechen las cualidades de cada uno de sus
integrantes, más fuerte será la empresa. La compañía privilegiará el desarrollo y
capacitación de su equipo humano, pues es el recurso generador de los servicios
prestados.
Para la gestión del proyecto, a la compañía contará con dos socios cuyo resumen
de su perfil se expone a continuación, cabe mencionar que se buscará
incrementar el talento humano a medida del crecimiento de la empresa.
El manual de funciones se formula teniendo en cuenta la estructura del centro de
asesoría contable, tributaria y financiera, definiendo elementos de identificación
de cada uno de los cargos, señalando las actividades y tareas básicas,
estableciendo los requisitos en cuanto a educación, experiencia y complejidad,
de tal manera que ante una evaluación de desempeño le resulte mucho más
sencillo a la administración, evaluar el nivel de cumplimiento de las partes.
GERENTE:
Planear, ejecutar, coordinar todas las actividades necesarias tendientes apoyar
toda la actividad de servicio, natural de nuestra actividad, logrando mantener los
mejores resultados e indicadoras económicas frente a unas metas establecidas
por la organización, general estrategias y realizar acciones que generen
crecimiento y rentabilidad. Establecer las mejores alianzas con el sector
comercial y relaciones con nuestros clientes. Estar actualizado de la legislación
que rige la actividad económica.
ASESOR:
Planificar los objetivos y estrategias de su equipo.
Desarrollar una estructura organizadora de venta capaz de alcanzar los objetivos
Determinar el potencial de productos y servicios que se pueden ofrecer en las
diferencias categorías de clientes.

49
 MANUAL CORPORATIVO

Analizar y desarrollar la metodología de trabajo incluida en el manual de ventas

Implementar las estrategias necesarias de marketing y publicidad que permitan
fortalecer la difusión y la imagen de la empresa.
Mantener un conocimiento actualidad de la imagen de la empresa en mercado,
de posicionamiento de sus productos y de las características de sus clientes,
técnicas sistemas y proveedores y relacionados con la gestión para considerar la
conveniencia de su utilización.
Mantener información actualidad sobre materiales, procesos, y productos.
SECRETARIA:
Procesar los datos y entregar la información que le sea requerida por las unidades
administrativas.
Proponer al gerente de administración y finanzas, las políticas en materia de
informática, que deban seguirse para el diseño y desarrollo de la implementación
de sistemas de cómputo.
Elaborar para su aprobación, los programas internos de procesamiento
electrónico de datos que se realicen en el centro de cómputo a su cargo, en los
términos y con la periodicidad que se establezca con los usuarios del servicio.
AUDITORIA
Competencias del equipo gestor Socio:
 CONTADOR AUDITOR, inscrito en el Junta Central de Contadores, con
capacidad para firmar informes de auditoría, experiencia laboral, con
sólidos conocimientos de normativa IFRS, experiencia en auditoría
financiera. Experiencia internacional en una de las big four, en auditoría
financiera y en la implantación de procedimientos de control interno.
 GERENTE DE IMPUESTOS: Contador auditor y máster en tributación,
con sólidos conocimientos en la reforma tributaria. Experiencia en el área
de impuestos.
 CONTADORES Y FISCALISTAS: Contador auditor y máster en
tributación, con sólidos conocimientos en la reforma tributaria.
Experiencia mínima de 1 año en el área de impuestos. Contadores:
Contador auditor, con sólidos conocimientos en normativa IFRS.
Experiencia en el área de auditoría financiera, preferentemente en una
de las big four.

50
 MANUAL CORPORATIVO

Apropiación de la oportunidad de negocio por el equipo gestor Todos los

empleados tendrán una formación inicial y permanente, impartida por el Socio de
la compañía, sobre los atributos que deben primar en la prestación de sus
servicios, y que deben comunicar a sus clientes potenciales, estos son:
 Recepcionista: Estudios medios de secretariado. Experiencia mínima de
0.5 años en puesto de recepcionista y / o atención al cliente.
 Servicio integral de auditoría financiera con asesoramiento contable y
tributario permanente mensual accesible.
 Servicio de confianza y personalizado con presencia permanente del socio
y gerente de impuestos durante todo el año.
 Trabajo realizado bajo los más altos estándares éticos, confidencialidad y
prestados con la mayor eficiencia.
 Experiencia en la implantación de la reforma tributaria que les ayudará a
entender su funcionamiento, impacto y su aplicación.
 Experiencia en la formulación de estados financieros bajo normativa IRFS.

TECNICO
TEORICO
Concepto del Producto o Servicio Nuestros productos están conformados por los
servicios de auditoría, interventoría, servicios de auditoría, Asesoría para el
cumplimiento de estándares de cumplimiento de nuestra entidad.
La auditoría es la razón de ser de nuestra empresa y por lo tanto será una función
de dirección cuya finalidad es analizar y apreciar, con vistas a las eventuales las
acciones correctivas, el control interno de las organizaciones para garantizar la
integridad de su patrimonio, la veracidad de su información y el mantenimiento
de la eficacia de sus sistemas de gestión.
Otras posibles definiciones pueden ser: Es un examen detallado de la estructura
de una empresa, en cuanto a los planes y objetivos, métodos y controles, su
forma de operación y sus equipos humanos y físicos. Una visión formal y
sistemática para determinar hasta qué punto una organización está cumpliendo
los objetivos establecidos por la gerencia, así como para identificar los que
requieren mejorarse.
Clasificación de la Auditoría.
La tipología que puede dividir la auditoría depende, esencialmente, de la

51
 MANUAL CORPORATIVO

necesidad empresarial de establecer controles o pautas en el cumplimiento de

las actividades que se desenvuelven en el ámbito de la organización.
ESTUDIO LEGAL, ADMINISTRATIVO Y ORGANIZACIONAL
ASPECTOS LEGALES
La formalidad jurídica más apropiada es la S.A.S (sociedad por acciones
simplificadas), teniendo como base sus características y ventajas como el que la
persona tenga la posibilidad de constituirla con monto de capital social
indeterminado (inferior o superior a los 500 salarios mínimos, que era el tope del
que hablaba la ley 1014 de 2006) y con indefinida cantidad de personas (inferior
o superior a los 10).Esto, además que ofrece la posibilidad de generar reformas
a los trámites que se realizan, además que éstas pueden constituirse y funcionar
con uno o más accionistas (personas jurídicas o persona naturales).No se les
exige contar con todos los órganos de administración ya que es suficiente el que
tengan su representante legal. Las S.A.S tienen beneficios tributarios tal como lo
establece la Ley 1429 de 2010 sobre el beneficio tributario para las pequeñas
empresas.

ASPECTOS LEGALES PARA LA CREACIÓN DE EMPRESAS

A continuación, se detallan los pasos y requerimientos legales para la creación
de una empresa.
a. Elaborar la minuta de la constitución de la empresa.
La minuta es el borrador de Escritura Pública de Constitución, en la cual se
especifica el tipo de sociedad que se formará, los Socios con sus respectivas
cédulas, nacionalidad, domicilio y aporte. A demás, la razón social de la
empresa, su objeto social, domicilio, nombre del representante legal,
conformación de Junta de Socios, el capital social, funciones de la Junta de
socios, la reserva legal y el tiempo de duración de la sociedad y causales para
su disolución. La minuta es realizada por un Contador Público.
b. Cámara De Comercio
Certificado De Homonimia.
Es aquel que certifica que el nombre de la empresa existe o no con anterioridad.

c. Documento privado
d. Inscripción Ante La Cámara De Comercio
Una vez obtenga copia autentica de la escritura de constitución, solicite en la
Cámara de Comercio un juego de formularios de matrícula. Diligenciarlas
debidamente con la información que se pide. Después acercarse a la ventanilla

52
 MANUAL CORPORATIVO

de liquidación con la copia o copias de la escritura con los formularios

debidamente diligenciados y cancelar en las cajas de la entidad los derechos de
inscripción. A los tres días hábiles regresa para verificar si el documento
entregado ha sido inscrito en Registro Mercantil, o se encuentra devuelto con las
observaciones de abogado. Para la reclamación exigir el correspondiente recibo
de caja. Si el documento se haya inscrito, reclamar en la recepción la placa que
deberá colocar en un lugar visible del establecimiento para ello presentar copias
de formularios. Toda persona jurídica para poder constituirse legalmente
requiere un registro o inscripción, el cual se lleva a cabo en la Cámara de
Comercio.
e. Registro Mercantil
El Registro Mercantil es una Institución legal, a través de la cual por virtud de la
ley se da publicidad a ciertos actos que deben ser conocidos por la comunidad.
Las actas y documentos sujetos a registro sólo producen efectos respecto de
terceros a partir de la fecha de su inscripción, es decir, son oponibles frente a los
citados terceros. El Registro Mercantil es público, por lo tanto, cualquier persona
que necesite información sobre los comerciantes matriculados o sobre sus actos
y documentos inscritos, puede solicitarse en la Cámara de Comercio.
Básicamente el Registro Mercantil comprende dos aspectos: Matrícula e
Inscripción.

f. Certificado De Existencia y Representación Legal

Es un documento expedido por la Cámara de Comercio que certifica la existencia
del negocio. Consta de:
• Número de escritura pública con fecha de expedición.
• Tipo de sociedad.
• Razón social.
• Domicilio principal.
• Duración de la sociedad.
• Objeto social.
• Capital y Aportes.
• Nombre de los socios.
• Administración.
• Gerente.
• Matrícula de Registro Mercantil.
Este certificado debe ser renovado cada tres (3) meses, y en algunos casos
hasta en 60días.

53
 MANUAL CORPORATIVO

g. Registro Único Tributario (RUT)

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, a través del Sistema
de Información Aduanero y Tributario, SIAT, ha desarrollado el módulo Registro
Único Tributario, RUT, el cual contiene la identificación, ubicación y descripción
de los contribuyentes. La identificación permite conocer los apellidos y nombres,
o razón social y el número de identificación tributario, NIT; la ubicación y la
descripción del tipo de contribuyente, la actividad económica, responsabilidades,
información inherente a su modalidad.
h. Alcaldía
Industria y Comercio. El impuesto de Industria y Comercio grava todas las
actividades comerciales, industriales y de servicios, es decir, todos los
establecimientos que figuren en el Distrito tienen que inscribirse en la Dirección
de Impuesto Distrital.
Bomberos. La empresa solicitará en la Estación de Bomberos el certificado de
Bomberos. Seguridades exigidas (Extintores de H2O, Co2, espuma, buenas
instalaciones eléctricas, etc.) y llena un formato de revisión del establecimiento
(gratuito) y entrega el original y se lleva una copia. La empresa debe pagar un
impuesto de bomberos que se cancela por medio del impuesto de Industria y
Comercio. El pago del Impuesto de Bomberos se paga en el respectivo banco.
El recibo de pago se Anexa al formulario de visita para que en la Estación
elaboren el Certificado de Bomberos.
i. Registro de Libros de Comercio
El registro de los libros de comercio es una obligación legal que permite su
utilización como medio de prueba privilegiado a particulares y organismos
oficiales, y evita a los comerciantes la imposición de multas.
Los libros que se inscribirán serán:
De acuerdo con lo estipulado en el Decreto 019 de 2012, los libros que deben
inscribirse son:
Comerciantes: Libros de registro de socios o accionistas y los de actas de
asamblea y juntas de socios.
Entidades Sin Ánimo de Lucro: Los libros de asociados, actas del máximo órgano
social y demás respecto de los cuales la ley establezca esta formalidad. Los
libros de contabilidad y los de actas de las juntas directivas ya no se inscriben en
los registros públicos que administran las cámaras de comercio.

Aspectos administrativos y organizacionales

El enfoque administrativo compromete elementos de orden estructural que

54
 MANUAL CORPORATIVO

permiten que la gestión de los procesos y planes proyectados por el centro de

asesoría contable, tributaria y financiera, se desarrollen con la mayor celeridad y
responsabilidad posibles, todo al contar con personas integrales y
comprometidas con los ideales y objetivos planteados.

TARJETA DE PRESENTACION

55
 MANUAL CORPORATIVO

PROCESO 9
BUZON DE PQRS
(Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias)

 OBJETIVO
Recibir, tramitar y resolver las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias que los
ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la
institución, incluidos los actos de corrupción realizados por funcionarios de la
institución y de los cuales tengan conocimiento, así como sugerencias que permitan
mejorar la gestión.

 ALCANCE
Este instructivo aplica para toda la ciudadanía que está interesada en enviar PQRS
sobre la atención del servicio, por parte de los funcionarios y contratistas de la
institución.
 DEFINICIONES
Petición: es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar solicitudes
respetuosas a la entidad sobre la gestión y atención al ciudadano.
QUEJA: es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que
formula una persona en relación con una conducta que considera irregular de uno o
varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones, incluidos los actos de
corrupción realizados por funcionarios de la institución, y de los cuales tengan
conocimiento, así como sugerencias que permitan realizar modificaciones a la manera
como se presta el servicio público.
RECLAMO: es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar
una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida
de atención de una solicitud, incluidos los actos de corrupción realizados por
funcionarios de la institución, y de los cuales tengan conocimiento, así como
sugerencias que permitan realizar modificaciones sobre la atención, por parte de los
funcionarios y contratistas de la institución.
SUGERENCIA: es la manifestación de una idea o propuesta para mejorar la atención
al público o la gestión de la entidad.
Felicitaciones: manifestaciones de agrado que realizan los usuarios, al recibir un

56
 MANUAL CORPORATIVO

servicio o atención por parte de un servidor de la entidad.

DENUNCIA: es la puesta en conocimiento ante una autoridad competente de una
conducta posiblemente irregular, para que se adelante la correspondiente
investigación, disciplinaria, fiscal, administrativa – sancionatoria o ético profesional.
CONSULTA: Son las peticiones formuladas ante las autoridades con el fin de que
estas expresen su opinión, su concepto, o dictamen sobre determinada materia
relacionada con sus funciones o con situaciones de su competencia. La finalidad del
derecho de petición, dentro de esta modalidad, es obtener un concepto sobre las
materias que le han sido confiadas a la Entidad.
SOLICITUD DE INFORMACIÓN: El derecho de petición de que trata el artículo 23 de
la Constitución Política incluye también el de solicitar y obtener acceso a la información
sobre la acción de las autoridades y en particular, a que se expida copia de sus
documentos en los términos que determine.

SOLICITUD DE COPIAS: Mecanismo mediante el cual se solicita a la Entidad copia

de los documentos que reposan en los archivos. Es de anotar que este derecho de
petición es el único que tiene un costo, de acuerdo con la regulación interna
establecida por la Entidad.
ATENCIÓN AL PÚBLICO: Actividad encaminada a la satisfacción de una necesidad
de una persona o grupo con un interés potencial o real e influencia en la capacidad de
la organización para lograr sus objetivos.

TÉRMINOS DE RESPUESTAS

a) Las peticiones (quejas, reclamos y sugerencias) en interés general o particular,

dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su recepción.

b) Las consultas, dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de su recepción.

c) Las peticiones de documentos dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de
su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá
para todos los efectos legales que la respectiva solicitud ha sido aceptada y por
consiguiente, no se podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario y
como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes.

Los términos cuentan en días hábiles a partir del día hábil siguiente a la fecha de
recepción de los derechos de petición, quejas, reclamos y solicitudes en el ITA
Profesional, cualquiera que sea el medio por el cual ingresó.
57
 MANUAL CORPORATIVO

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Las P.Q.R.S.: tienen por objetivo asegurar que las peticiones, Quejas, Reclamos y
sugerencias realizadas por los usuarios se controlen, atiendan y contesten dentro de
los 15 días hábiles siguientes a la fecha de su recibo, esto con el fin de mantener una
retroalimentación con los usuarios, para garantizar que las correcciones a que haya
lugar se realicen a tiempo. El procedimiento que aplica nuestra entidad para atender
las peticiones de los usuarios se regula por lo contemplado en el Código Contencioso
Administrativo, en los Artículos 5 al 15.

FUENTES DE LAS PQRS:

Todas las PQRS que se diligencian por parte de los usuarios y que son depositadas
en los Buzones de Sugerencias son recolectadas por la profesional con funciones de
Archivo.
Las que se expresen en las encuestas de evaluación de eventos, para ello la
Secretaría General, deberá entregar al auxiliar de archivo y correspondencia una copia
de las encuestas que tengan P.Q.R.S.
Las cartas y correos electrónicos que lleguen a correspondencia o cualquier otra
dependencia y que den lugar para ello.
Q.R.S de forma verbal ya sea por llamadas telefónicas o personalmente, en este caso,
el funcionario que atendió al usuario debe diligenciar el formato de P.Q.R.S FOR-GC-
001 y entregarlo al auxiliar de archivo y correspondencia el mismo día de
diligenciamiento del formato.
Todas las PQRS que lleguen a la entidad a través de la página web por el link de
contáctenos.
Todos los funcionarios de las áreas de la Institución deberán entregar al auxiliar de
archivo y correspondencia todas las P.Q.R.S. diligenciadas durante el día, para que
este las radique empezando en 1 (uno) cada mes; les de tratamiento de
correspondencia recibida y envíe por correo electrónico al funcionario a quien le
corresponda dar respuesta.
El funcionario encargado de la solución de la P.Q.R.S debe entregar en los plazos
inicialmente estipulados evidencia física de la solución de la P.Q.R.S. al auxiliar de
archivo y correspondencia, quien la archivara junto con el documento que dio lugar a
esta en la carpeta denominada P.Q.R.S., con la información antes mencionada el
Auxiliar de archivo y correspondencia debe elaborar un informe consolidado mensual
que será enviado al Coordinador de control interno.

58
 MANUAL CORPORATIVO

El Coordinador de control interno con la carpeta de P.Q.R.S y el informe consolidado

de mes debe analizar las P.Q.R.S. y emitir un concepto sobre este ante la Alta
Dirección de la Institución. donde se evidencie el tratamiento que se les ha dado.
De acuerdo con el numeral 64 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, establece como
falta gravísima “cometer directa o indirectamente, con ocasión de sus funciones o
excediéndose en el ejercicio de ellas, acto arbitrario e injustificado contra servidor
público que haya denunciado hechos de corrupción.” por lo que las medidas de
seguridad deben estar encaminadas a facilitar la denuncia de los hechos por parte del
denunciante; por ejemplo a facilitar el traslado a otra dependencia cuando denuncie
persecución.

CANALES DE RECEPCIÓN

 CANAL TELEFÓNICO Y PRESENCIAL

Los ciudadanos tienen la posibilidad de interponer sus peticiones comunicándose
directamente con el ITA Profesional al PBX: 4357401 o al FAX: 4357402 o en la sede
de la entidad, (la cual podrá ser consultada en la página web www.servicontrol.edu.co)
donde se atenderá su solicitud registrando su petición en el Sistema de Gestión
Documental en el horario laboral.
 CANAL VIRTUAL:
Para realizar una petición de forma virtual, el ciudadano puede realizar la misma a
través de: Página Web, en la dirección www.ita.edu.co, el peticionario podrá ingresar
en la opción Servicio al Ciudadano, al enlace peticiones quejas, reclamos y solicitudes,
donde diligenciará el respectivo formulario para que su requerimiento sea ingresado al
sistema.
Correo electrónico, a través del correo institucional pqrsd@servicontrol.edu.co, el
ciudadano podrá remitir su comentario o requerimiento para que este sea atendido o
direccionado a la dependencia competente de responder el mismo.
Si el usuario utiliza el canal virtual se deberá registrar su dirección de correo electrónico
para que la entidad pueda continuar la actuación por este medio, a menos que el
interesado solicite recibir notificaciones o comunicaciones por otro medio diferente.
 BUZONES
Los ciudadanos pueden registrar sus PQRS diligenciado el formato vigente de
Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes, depositándolo en los buzones que se
encuentran disponibles en nuestra sede.

59
 MANUAL CORPORATIVO

PROCESO 10
ASPECTOS DE VIGILANCIA

FORMATO DE CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

SERVICONTROL
ACTIVIDADES A REALIZAR AUDITOR FECHA DE HORA DE
ENCARGADO ENTREGA ENTREGA
Principios Éticos Carmen Indira Marín 19-08-2020 11:25 a.m.
Amenazas Carmen Indira Marín 19-08-2020 11:25 a.m.
Salvaguardas Carmen Indira Marín 19-08-2020 11:25 a.m.
Macro Proceso Carmen Indira Marín 19-08-2020 11:25 a.m.
Subproceso De La Firma Laura Anaya 01-09-2020 9:36 pm
Carta De Aceptación Laura Anaya 01-09-2020 9:36 pm
Propuesta Para Prestar Servicio Al Laura Anaya 01-09-2020 9:36 pm
Cliente
Aspectos De Vigilancia Laura Anaya 01-09-2020 9:36 pm
Cuestionario Para El Cliente Laura Anaya 01-09-2020 9:36 pm
Mapa Procesos Del Auditor Laura Anaya 01-09-2020 9:36 pm
Objetivos Estratégicos Laura Anaya 01-09-2020 9:36 pm
Formato Para Prestación De Servicios Laura Anaya 01-09-2020 9:36 pm
Cuestionario De Aceptación Del Cliente Laura Anaya 01-09-2020 9:36 pm
Oficio De Independencia Del Auditor Laura Anaya 01-09-2020 9:36 pm
Cinco Puntos Críticos De DOFA Laura Anaya 01-09-2020 9:36 pm
Oficio De Continuidad Del Cliente Laura Anaya 01-09-2020 9:36 pm
Guía Del Manual De Reclutamiento Carmen Indira Marín 10-09-2020
Guía De Consideraciones De Las PQRS Carmen Indira Marín 10-09-2020
Estrategias Para Cumplir Objetivos Carmen Indira Marín 10-09-2020
Organigrama De La Firma Carmen Indira Marín 10-09-2020
Tarjeta De Presentación Laura Anaya 10-09-2020 6:26 pm
Tareas Para Trabajo Final Laura Anaya 10-09-2020 6:26 pm
Aspectos A Considerar Para La De Laura Anaya 10-09-2020 6:26 pm
Vigilancia
Tabla Identificación De Riesgo Luceida Torres 01-09-2020 6:45 pm
Tabla Análisis Del Riesgo Luceida Torres 01-09-2020 6:45 pm
Tabla Valoración De Riesgo Luceida Torres 01-09-2020 6:45 pm
Tabal De Probabilidad Luceida Torres 01-09-2020
Tabla Impacto Luceida Torres 01-09-2020
Tabla De Determinación De Impacto Luceida Torres 01-09-2020
Tabla De Clasificación De Impacto Luceida Torres 01-09-2020
Tabla De Clasificación Y Evaluación De Luceida Torres 01-09-2020
Riesgo
Tablas De Valoración Del Riesgo Luceida Torres 01-09-2020
Conclusiones Luceida Torres 01-09-2020

60
 MANUAL CORPORATIVO

Recomendaciones Carmen Indira Marín 15-09-2020

Elaboro: Revisó:

FORMATO DE CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

SERVICONTROL
ACTIVIDADES A REALIZAR AUDITOR FECHA DE CUMPLIO
ENCARGADO ENTREGA
Principios Éticos Carmen Indira Marín 19-08-2020 SI
Amenazas Carmen Indira Marín 19-08-2020 SI
Salvaguardas Carmen Indira Marín 19-08-2020 SI
Macro Proceso Carmen Indira Marín 19-08-2020 SI
Subproceso De La Firma Laura Anaya 01-09-2020 SI
Carta De Aceptación Laura Anaya 01-09-2020 SI
Propuesta Para Prestar Servicio Al Cliente Laura Anaya 01-09-2020 SI
Aspectos De Vigilancia Laura Anaya 01-09-2020 SI
Cuestionario Para El Cliente Laura Anaya 01-09-2020 SI
Mapa Procesos Del Auditor Laura Anaya 01-09-2020 SI
Objetivos Estratégicos Laura Anaya 01-09-2020 SI
Formato Para Prestación De Servicios Laura Anaya 01-09-2020 SI
Cuestionario De Aceptación Del Cliente Laura Anaya 01-09-2020 SI
Oficio De Independencia Del Auditor Laura Anaya 01-09-2020 SI
Cinco Puntos Críticos De DOFA Laura Anaya 01-09-2020 SI
Oficio De Continuidad Del Cliente Laura Anaya 01-09-2020 SI
Guía Del Manual De Reclutamiento Carmen Indira Marín 10-09-2020 SI
Guía De Consideraciones De Las PQRS Carmen Indira Marín 10-09-2020 SI
Estrategias Para Cumplir Objetivos Carmen Indira Marín 10-09-2020 SI
Organigrama De La Firma Carmen Indira Marín 10-09-2020 SI
Tarjeta De Presentación Laura Anaya 10-09-2020 SI
Tareas Para Trabajo Final Laura Anaya 10-09-2020 SI
Aspectos A Considerar Para La De Vigilancia Laura Anaya 10-09-2020 SI
Tabla Identificación De Riesgo Luceida Torres 01-09-2020 SI
Tabla Análisis Del Riesgo Luceida Torres 01-09-2020 SI
Tabla Valoración De Riesgo Luceida Torres 01-09-2020 SI
Tabal De Probabilidad Luceida Torres 01-09-2020 NO
Tabla Impacto Luceida Torres 01-09-2020 NO
Tabla De Determinación De Impacto Luceida Torres 01-09-2020 NO
Tabla De Clasificación De Impacto Luceida Torres 01-09-2020 NO
Tabla De Clasificación Y Evaluación De Riesgo Luceida Torres 01-09-2020 NO
Tablas De Valoración Del Riesgo Luceida Torres 01-09-2020 NO
Conclusiones Luceida Torres 01-09-2020 NO

61
 MANUAL CORPORATIVO

Recomendaciones Carmen Indira Marín 15-09-2020 SI

Elaboro: Revisó:

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

1. INFORMACIÓN DEL EMPLEADO

NOMBRE DEPARTAMENTO PUESTO SUPERVISOR FECHA DE FECHA DE

CONTRATACIÓN EVALUACIÓN
Laura Auditoria Auditor Carmen Indira 15-07-2020 12-09-2020
Anaya Marín

2. CUESTIONARIO

MUY INSATISFACTORIO SATISFACTORIO MUY SOBRESALIENTE

INSATISFACTORIO SATISFACTORIO
1 2 3 4 5

Califique cada pregunta utilizando la escala numérica. Sume y divida por la cantidad total
de preguntas. El promedio dará como resultado una puntuación general de desempeño.

1. CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD PUNTUACIÓN

a. Precisión y calidad del trabajo realizado. 3
b. Cantidad de trabajo completada. 3
c. Organización del trabajo en tiempo y forma. 4
d. Cuidado de herramientas y equipo. 4
PROMEDIO 14

2. CONOCIMIENTO PUNTUACIÓN
a. Nivel de experiencia y conocimiento técnico para el trabajo requerido. 4
b. Uso y conocimiento de métodos y procedimientos. 4
c. Uso y conocimiento de herramientas. 4
d. Puede desempeñarse con poca o ninguna ayuda. 4

62
 MANUAL CORPORATIVO

e. Capacidad de enseñar/entrenar a otros. 4

PROMEDIO 20

3. COMPROMISO Y ASISTENCIA PUNTUACIÓN

a. Trabaja sin necesidad de supervisión. 5
b. Se esfuerza más si la situación lo requiere. 5
c. Puntualidad. 5
d. Asistencia 5
PROMEDIO 20

4. INICIATIVA / LIDERAZGO PUNTUACIÓN

a. Cuando completa sus tareas, busca nuevas asignaciones. 5
b. Elige prioridades de forma eficiente. 5
c. Sugiere mejoras. 5
d. Identifica errores y trabaja para arreglarlos. 5
e. Motiva y ayuda a los demás. 5
PROMEDIO 25

5. TRABAJO EN EQUIPO PUNTUACIÓN

a. Trabaja fluidamente con supervisores y subordinados 5
b. Tiene una actitud positiva y proactiva 5
c. Promueve el trabajo en equipo. 5
PROMEDIO 15

3. COMENTARIOS

COMENTARIOS DEL EMPLEADO

Tiene un alto grado de responsabilidad, eficiencia y eficacia en lo que tiene que hacer, los clientes
se siente seguro del trabajo realizado.

63
 MANUAL CORPORATIVO

COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES DEL SUPERVISOR

Tiene una excelente actitud y aptitud, se espera que siga así, para tener un equipo óptimo.

METAS Y OBJETIVOS DEL EMPLEADO PARA LA PRÓXIMA EVALUACIÓN

Ser más participativa con las actividades de la empresa.

4. PUNTUACIÓN GENERAL DEL DESEMPEÑO

Marque el resultado que mejor refleje el desempeño general.

MUY INSATISFACTORIO SATISFACTORIO MUY SOBRESALIENTE

INSATISFACTORIO SATISFACTORIO
5

5. FIRMAS

Las firmas de empleados y supervisores dejan constancia del conocimiento de la

evaluación y no representan un acuerdo con la misma.

Auditor de auditores:

CARMEN INDIRA MARIN JARAMILLO

Representante Legal

LAURA ANAYA ROMERO

Auditora de Control Interno

64
 MANUAL CORPORATIVO

FORMATO DECLARACION DE INDEPENDENCIA

FORMATO DE INDEPENDENCIA DEL AUDITOR

Fecha 29 Julio 2020

Señores:
SERVICONTROL S.A.S.

Yo CARMEN INDIRA MARIN JARAMILLO, con cedula de ciudadanía No 40.670.412, con

tarjeta profesional No 813590, doy fe y garantizo a la firma de auditoria SERVICONTROL. Que
doy cumplimento al principio de ética para profesionales de la contaduría pública relacionado
con la independencia en todos los trabajos que yo realice como auditora y apoyo a la firma.

Firma del Empleado Profesional

Nombre: CARMEN INDIRA MARIN JARAMILLO
Cargo: Representante Legal

Firma del Empleado Profesional

Nombre: LAURA ANAYA ROMERO
Cargo: Auditora de Control Interno

65
 MANUAL CORPORATIVO

FORMATO DE INDEPENDENCIA DEL AUDITOR

Fecha: 29 Julio 2020

Señores:
SERVICONTROL S.A.S.

Yo LAURA ANAYA ROMERO, con cedula de ciudadanía No 40.769.533, con tarjeta

profesional No 843485, doy fe y garantizo a la firma de auditoria SERVICONTROL. Que doy
cumplimento al principio de ética para profesionales de la contaduría pública relacionado con
la independencia en todos los trabajos que yo realice como auditora y apoyo a la firma.

Firma del Empleado Profesional

Nombre: CARMEN INDIRA MARIN JARAMILLO
Cargo: Representante Legal

Firma del Empleado Profesional

Nombre: LAURA ANAYA ROMERO
Cargo: Auditor Control Interno
Soluciones de alta calidad con transparencia

66
 MANUAL CORPORATIVO

PROCESO 11

FORMATO DE ACEPACION DE ENCARGOS PARA CLIENTES

CUESTIONARIO ACEPTACIÓN DE CLIENTES

CUESTIONARIO DE ACEPTACIÓN DE CLIENTES

Pregunta Respuesta
1. ¿Queremos trabajar con ellos?
2. ¿Nos respetan, respetan nuestras opiniones, nuestro trabajo
y nuestro equipo?
3. ¿Representan un riesgo para nuestra firma?
4. ¿Podemos Relacionarnos con ellos?
5. ¿Usaran Algunos de nuestros servicios?
6. ¿Tienen buena reputación comercial?
7. ¿Cooperan con nosotros cuando sea necesario?
8. ¿Podemos Añadir Valor a sus Negocios?
9. ¿Cuentan con Principios éticos de negocio?
10. ¿Nos pedirán comprender nuestros valores éticos?
Soluciones de alta calidad con transparencia

67
 MANUAL CORPORATIVO

FORMATO DE ACEPTACIÓN DE ENCARGOS PARA CLIENTES

NOMBRE DEL CLIENTE: SERVICONTROL
EJERCICIO: EVALUACION DE CONFLICTOS

A. ¿SE HAN EVALUADO CADA UNO DE LOS SIGUIENTES ASPECTOS, SIN QUE HAYAN
SURGIDO SITUACIONES O PUNTOS CONFLICTIVOS QUE OBLIGUEN A CUESTIONARSE
LA ACEPTACIÓN DEL CLIENTE?
ITEM DETALLE SI NO OBSERVACIONES
1 Reputación del cliente potencial, de sus
accionistas, de sus administradores o directivos.
- ¿El conocimiento del negocio es suficiente para
administrar el mismo?
- ¿Se involucran los administradores en
operaciones de riesgo?
- ¿Se cambian frecuentemente los ejecutivos?
- ¿Están los administradores involucrados en la
operativa del día a día?
2 Sector de actividad y naturaleza del negocio
- ¿Opera en una actividad de negocio de alto
riesgo?
- ¿Hay algún acreedor que individualmente sea
muy importante?
- ¿Hay algún accionista no ejecutivo que posea
más del 25% del capital y de los derechos de
voto?
- ¿Hay alguna indicación o expectativa de que el
negocio se venderá en el futuro?
- ¿Ha habido, en los últimos 12 meses, un
cambio de control del negocio?
- ¿Es solvente la entidad?
3 Razones por las que se solicita el trabajo.
4 Delitos fiscales potenciales o de otra naturaleza
5 Conflicto de intereses con otros clientes o
independencia del auditor o de la sociedad que
puedan comprometer y condicionar la
objetividad del auditor así como la libertad de
expresar su opinión profesional.
6 Dificultades financieras presentes o previsibles.
- Inadecuado flujo de tesorería.

68
 MANUAL CORPORATIVO

- Falta de flexibilidad en la política de préstamos.

- Falta de financiación propia.
- Dificultades para acudir al mercado de
capitales.
- Imposibilidad de recibir subvenciones o ayudas
económicas públicas o privadas.
7 Litigios existentes o previsibles contra la
empresa.
8 Honorarios, realización, tarifa por hora y su
cobrabilidad.
9 ¿La aceptación del cliente violaría el código
deontológico de actuación profesional? verificar
los siguientes puntos:
-¿El auditor tiene algún cargo directivo o de
supervisión en la entidad auditada?
- ¿El auditor o sociedad posee más del 20% de
los derechos de voto en la e.a.?
- ¿El auditor tiene interés financiero en la entidad
auditada (e.a.)?
-¿Existen vínculos de consanguinidad o afinidad
del auditor con empresarios, administradores y/o
responsables del área económico financiera de
la e.a.?
- ¿Llevanza material o preparación de
documentos contables o estados financieros de
la e.a.?
- ¿El auditor presta servicios de diseño y puesta
en práctica de sistemas de tecnología en la
información financiera?
- ¿Se prestan servicios de valoración que
evalúen importes significativos de los estados
financieros de la e.a.?
- ¿Se prestan servicios de auditoría interna,
salvo que el cliente sea responsable del sistema
global de control interno, de la determinación del
alcance, riesgo y frecuencia de los
procedimientos de auditoría interna y de los
resultados?
- ¿Se mantienen relaciones empresariales con la
e.a., diferentes a las normales?
- ¿Se prestan servicios de abogacía o se han
prestado en los 3 años anteriores?

69
 MANUAL CORPORATIVO

- ¿Se ha participado en la contratación de altos

directivos, en el caso de entidades sujetas a
supervisión pública o con valores admitidos a
negociación?
- ¿El socio firmante del informe presta servicios
a la entidad auditada?
-¿La percepción de honorarios por auditoría y
otros trabajos a la e.a. supone un porcentaje
indebidamente elevado del total de ingresos del
auditor considerando la media de los 5 últimos
años?
10 Cambio y nombramiento de auditores.
- Presión del cliente para realizar la auditoría en
un período de tiempo reducido y bajo
condiciones dificultosas.
- ¿Se ha participado en la contratación de altos
directivos, en el caso de entidades sujetas a
supervisión pública o con valores admitidos a
negociación?
- ¿Es la primera auditoría que se hace de la
empresa?
- ¿Ha habido salvedades en alguno de los dos
años anteriores?
- ¿Es la relación con el cliente adecuada?
- ¿Hay presiones importantes en cuanto a
honorarios?

B. ¿SE HA INDAGADO CON LOS AUDITORES ANTERIORES LOS ASPECTOS

NECESARIOS ANTES DE ACEPTAR EL MANDATO?
ITEM DETALLE SI NO OBSERVACIONES
1 Se ha obtenido autorización de la empresa para
contactar con los auditores anteriores para:
- Ser informados de cualquier asunto de tipo
profesional que se debiera conocer en relación
con la aceptación del encargo.
- Ocasionar el mínimo de trastornos posibles a la
Sociedad para evitar duplicar trabajo por
verificaciones hechas por los auditores
anteriores, teniendo acceso a sus papeles de
trabajo.

70
 MANUAL CORPORATIVO

2 - Ocasionar el mínimo de trastornos posibles a la

Sociedad para evitar duplicar trabajo por
verificaciones hechas por los auditores
anteriores, teniendo acceso a sus papeles de
trabajo.

C. CONTINUIDAD DE CLIENTES
¿SE HA VERIFICADO QUE SE MANTIENEN LOS PUNTOS ANTERIORES Y, POR LO
TANTO, SE MANTIENE LA ACEPTACIÓN DEL CLIENTE, PARA LOS SUCESIVOS
EJERCICIOS?

EJERCICIO SI NO OBSERVACIONES

D. ACEPTACIÓN DEL CLIENTE

APROBADO ________ RECHAZADO _____

FIRMA

POSICIÓN ____________FECHA:___________

71
 MANUAL CORPORATIVO

FORMATO DE CONTINUIDAD DEL CLIENTE

ITEM CONTINUIDAD SI NO N/A Observaciones

1 Comparado con el ejercicio anterior, y
en base a las preguntas realizadas,
¿hay algunas nuevas circunstancias
que pueden afectar nuestra
independencia como auditores de la
entidad en base a las políticas de la
Firma o los requerimientos de
independencia profesionales o
reguladores?
2 ¿Ha realizado la entidad
recientemente adquisiciones
significativas y numerosas?
3 ¿Hay alguna indicación de que en los
últimos tres años la entidad haya
pedido cambios del Líder o del
Gerente del encargo?
4 ¿Hemos tenido algún desacuerdo con
la entidad o comunicado algún asunto
significativo a su regulador?
5 ¿Ha sido el director ejecutivo o
el controller (o equivalente) sustituido
en el último año?
6 ¿Hay algún problema relacionado con
el pago de honorarios de auditoría?
7 ¿Hay algún asunto relacionado con
alguna imposición de limitaciones al
alcance?
8 . ¿Hay algún asunto relacionado con
asignar de forma adecuada personal
de auditoría?
ITEM RENUNCIA SI NO N/A Observaciones
1 ¿Se ha producido una discusión con el
nivel adecuado de la dirección y con
los responsables del gobierno de la
entidad sobre las medidas que la firma
de auditoría podría adoptar basándose
en los hechos y las circunstancias
relevantes?

72
 MANUAL CORPORATIVO

2 Si la firma de auditoría determina

que es adecuado renunciar, ¿hay
evidencia de que se ha producido la
discusión con el nivel adecuado de
la dirección y con los responsables
del gobierno de la entidad sobre la
renuncia al encargo o al encargo y a
la relación con el cliente, así como
sobre los motivos de dicha
renuncia?
3 ¿Se ha considerado la posible
existencia de requerimientos
normativos o profesionales que
obliguen a la firma de auditoría a
permanecer o a informar al regulador
sobre su renuncia al encargo, o sobre
su renuncia al encargo y a la relación
con el cliente, junto con los motivos de
la renuncia?
4 ¿Se han documentado las cuestiones
significativas, de las consultas, de las
conclusiones y del fundamento de las
mismas?
5 . ¿Se ha considerado buscar
asesoramiento legal si las
circunstancias lo requiriesen?;
6 ¿Se ha contemplado solicitar la
participación del Especialista/Socio de
riesgo (si lo hubiera)?. Adicionalmente
puede ser requerida la participación
del responsable de la Firma.

73
 MANUAL CORPORATIVO

CONCLUSIÓN DEL SOCIO DEL CLIENTE/ENCARGO

Comentarios del Socio

En base a mi conocimiento preliminar del posible cliente / cliente recurrente, y de los factores
antes señalados, se debe clasificar a este posible cliente / cliente recurrente como:

De alto riesgo/ De riesgo moderado / De bajo riesgo

1. Estoy satisfecho de que no hay prohibiciones que impidan a la firma de auditoría o a algún
miembro del equipo del encargo realizar este encargo.

2. En los casos en que se identificaron amenazas significativas a nuestra independencia,

existen salvaguardas para eliminarlas o reducirlas a un nivel aceptable.

3. No tengo conocimiento de que existan factores que puedan afectar nuestra independencia o
apariencia de independencia.

4. Estoy satisfecho de que hemos obtenido suficiente información para determinar si aceptar o
no este encargo.

En mi opinión, debemos aceptar o declinar continuar con este cliente/encargo.

Firma: ___________

Fecha: ___________

Aprobación del segundo socio (si procede)

Firma: __________

74
 MANUAL CORPORATIVO

Fecha: _________

PROCESO:
AUDITORIA PARA REALIZAR DIAGNOSTICO DE FIRMA DE AUDITORIA
EN COLOMBIA

75
 MANUAL CORPORATIVO

ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DEL DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL

INTERNO PARA ENCARGOS ACEPTADOS POR LA FIRMA DE AUDITORIA.
PROCESO 1.
MAPA DE PROCESOS

Dirección

DIRECCIÓN
YPLANEACIÓN

Misionale
REQUERIMIENTO s
CLIENTES
DE LOS
CLIENTES GESTIÓN DE CLIENTES SATISFECHOS

Apoyo

CONTABILIDAD,
NÓMINA Y SISTEMAS

NORMA INTERNACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD NICC1

Código de Ética para profesionales de la Contaduría

76
 MANUAL CORPORATIVO

PROCESO 2

MATRIZ DOFA

DEBILIDADES ( D ) OPORTUNIDADES ( O )
 Ser nuevos en el mercado  Crecimiento del mercado a nivel
potencial local
 Estar desactualizados  Aumento de clientes en el
 Poco conocimiento en contabilidad mercado potencial
tridimensional  Hay un segmento del mercado que
se puede atender que aún no se
esté realizando.
 Concientización de llevar buenos
procesos contables
 Legislación actual genera la
obligatoriedad de los servicios
contables.

FORTALEZAS ( F ) AMENAZAS ( A )
 Buen personal especializado  Crecimiento de la competencia
(prestación de servicios por la  Competitividad en los precios
calidad de los trabajadores y de  Mucha competencia en el ámbito
las relaciones que se tienen con profesional
los posibles clientes.  Desempleo y menos oportunidad
 Se empleará tecnología adecuada para los profesionales del sector
 Capacidad de gestión del personal contable, administrativo y
que laborara financiero
 Liderazgo y compromiso de  Competencia desleal.
equipo.

77
 MANUAL CORPORATIVO

FLUJOGRAMA

PROCESO 3
ELABORACION DE NORMOGRAMA.

NORMOGRAMA
Nuestra firma de auditores SERVICONTROL S.A.S. para poder desarrollar todas sus
actividades y procedimiento relacionados con la implementación del sistema de control interno
tiene en cuenta la siguiente normatividad.

NORMA TEMA CONTENIDO

Ley 1314 de Gobierno Nacional Por la cual se regulan los principios y normas de
2009. contabilidad e información financiera y de
aseguramiento de información aceptados en
Colombia, se señalan las autoridades
competentes, el procedimiento para su expedición
y se determinan las entidades responsables de
vigilar su cumplimiento.
Decreto único Ministerio de Comercio, Se refieren a tema de normas de contabilidad, de
reglamentario Industria y Turismo información financiera y de aseguramiento de la
2420 de 2015 información dentro de la nueva estrategia del
Gobierno nacional
Decreto 302 de Gobierno Nacional Se reglamenta la Ley1314 de 2009 sobre el
2015 marco técnico normativo para las normas de
aseguramiento de la información.

NICC 1 Gobierno Nacional Esta Norma Internacional de Control de Calidad

(NICC) se refiere a las responsabilidades de una
firma sobre su sistema de control de calidad para
auditorías y revisiones de estados financieros y
otros trabajos para atestiguar y de otros servicios
relacionados.

78
 MANUAL CORPORATIVO

Ley 43 de 1990 Gobierno Nacional La presente Ley comprende el conjunto de normas

permanentes sobre ética a que deben ceñirse los
Contadores Públicos inscritos ante la Junta
Central de Contadores en el ejercicio de las
funciones propias de la Contaduría Pública
establecidas por las leyes y sus reglamentos

CODIGO DE Consejo técnico de la El Código de Ética de la IFAC, establece las reglas

ETICA PARA contaduría publica de conducta para todos los Contadores del mundo
PROFESIONA y determina los principios fundamentales que se
LES (IFAC – Junta central de deben respetar para perfeccionar los objetivos
ISBA) contadores. comunes de la profesión.

79
 MANUAL CORPORATIVO

PROCESO 4

IDENTIFICACION DE RIESGOS

IDENTIFICACION DE RIESGOS

IDENTIFICACION DE LOS RIESGOS TIPO DE RIESGO

MAL MANEJO DE LOS PROCESOS CONTABLES Inherente

PLAN DE TRABAJO INADECUADO Control

DEFICIENCIA EN ACTIVIDADES GENERALES Detección

PERSONAL NO CAPACITADO Reputación

ESTAR DESACTUALIZADO

MAL MANEJO DE LOS PROCESOS CONTABLES

80
 MANUAL CORPORATIVO

ANALISIS DE RIESGOS

OBJETIVO
IDENTIFICACION DE CAUSAS DE CONSECUENCIAS
DE LOS
LOS RIESGOS RIESGOS DE LOS RIESGOS
RIESGOS

IMPLEMENTAR OCULTAR QUE SE GENEREN

MAL MANEJO DE LOS SANCIONES POR
UN MANUAL INFORMACION
PROCESOS CONTABLES INCUMPLIMIENTO DE LA
DE REAL NORMA
FUNCIONES
DONDE SE NO PREVEER
CAPACITE EL LOS QUE LOS COSTOS SEAN
PLAN DE TRABAJO
PERSONAL REQUERIMIENT MAS ALTOS QUE LOS
INADECUADO OS INGRESOS
PARA QUE
GENEREN NECESARIOS
PRODUCTOS
DEFICIENCIA EN DE ALTA SOBRE INCUMPLIMIENTO EN LA
ENTREGA O PRESTACION
ACTIVIDADES CALIDAD Y CARGADO DE DE SERVICIO A LOS
GENERALES VAYAN A LA TRABAJO CLIENTES
BANGUARDIA
CON EL
MERCADO FALTA DE NO CUMPLAN CON LOS
PERSONAL NO CONOCIMIENTO REQUERMIENTOS
QUE CUMPLA
CAPACITADO EN LOS ESTABLECIDOS POR LA
CON PROCESOS EMPRESA

CARENCIA DE
HABILIDADES Y
ESTAR DESEMPEÑO
NO SER COMPETITIVO
DESACTUALIZADO EN LAS
DISTINTAS
AREAS

81
 MANUAL CORPORATIVO

VALORACION DE RIESGOS

IDENTIFICACION DE
NIVEL DE RIESGOS SEMAFORIZACION
LOS RIESGOS

MAL MANEJO DE LOS

PROCESOS 1
CONTABLES

PLAN DE TRABAJO
INADECUADO
2

DEFICIENCIA EN
ACTIVIDADES 3
GENERALES

PERSONAL NO
CAPACITADO
4

ESTAR
DESACTUALIZADO
5

82
 MANUAL CORPORATIVO

PROBABILIDAD DE RIESGOS

NIVEL
IDENTIFICACION
DE LOS RIESGOS DE SEMAFORIZACION PROBABILIDAD
RIESGOS
MAL MANEJO DE
LOS PROCESOS 1 CASI SEGURO
CONTABLES

PLAN DE TRABAJO
INADECUADO
2 PROBABLE

DEFICIENCIA
EN
3 POSIBLE
ACTIVIDADES
GENERALES
PERSONAL NO PROBABILIDAD
CAPACITADO
4 /IMPROBABLE

ESTAR
DESACTUALIZADO
5 BAJO

83
 MANUAL CORPORATIVO

IMPACTO DE RIESGOS

NIVEL
IDENTIFICACION DE SEMAFORIZACIO
PROBABILIDAD IMPACTO
DE LOS RIESGOS RIESGO N
S

MAL MANEJO DE
LOS PROCESOS 1 CASI SEGURO CATASTROFICO
CONTABLES

PLAN DE
TRABAJO 2 PROBABLE MAYOR
INADECUADO

DEFICIENCIA
EN
3 POSIBLE MODERADO
ACTIVIDADES
GENERALES

PROBABILIDA
PERSONAL NO
CAPACITADO
4 D MENOR
/IMPROBABLE

ESTAR
INSIGNIFICANT
DESACTUALIZAD 5 BAJO
E
O

84
 MANUAL CORPORATIVO

CALIFICACION Y EVALUACION DE RIESGOS

IMPACTO
PROBABILIDAD INSIG
CATASTROFICO MAYOR
MODERADO(2) MENOR(1) NIFICANTE
(4) (3)

B
CASI SEGURO B E M B

M
PROBABLE M A E E

B
POSIBLE M E A M

E
PROBABILIDAD
A E M M
/IMPROBABLE
B
BAJO B B M A

B ZONA DE RIESGO BAJA : asumir el riesgo

M ZONA DE RIESGO MODERADA: reducir el riesgo
ZONA DE RIEGO ALTA: reducir el riesgo,
A
compartir o transferir
ZONA DE RIEGO EXTREMA: reducir el riesgo,
E
evitar o transferir

85
 MANUAL CORPORATIVO

ACTIVIDADES DE CONTROL PARA EVITAR, REDUCIR O TRANSFERIR

EL RIESGO

CONTROLES DE Políticas claras aplicadas

GESTIÓN
Seguimiento al plan estratégico y operativo
Indicadores de gestión
Tableros de control
Seguimiento de cronograma
Evaluación de desempeño
Informe de gestión
CONTROL Conciliación
OPERATIVO Consecutivos
Verificación de firmas
Lista de chequeo
Registro controlado

Segregación de funciones
Niveles de autorización
Pólizas
CONTROLES Normas claras y aplicadas
LEGALES Control de términos
CONTROLES Seguridad física de activos
FÍSICOS Salvaguardas
Recuento periódicos
Segregación de funciones

86
 MANUAL CORPORATIVO

BIOGRAFÍA – CIBERGRAFÍA
Consejo Técnico De La Contaduría Pública. (2020). Derechos por la participación en
fondos para el retiro del servicio, la restauración y la rehabilitación. Obtenido de
ctcp.gov.co: http://www.ctcp.gov.co/proyectos/contabilidad-e-informacion-
financiera/documentos-organismos-internacionales/compilacion-marcos-tecnicos-
de-informacion-financi/1534431218-1588

IASB. (2020). NIIF 6 Exploración y evaluación de recursos minerales. Obtenido de

plancontable2007.com/: http://plancontable2007.com/niif-nic/niif-normas-
internacionales-de-informacion-financiera/niif-06.html

NewPyme S.L. (2014). Plan general de contabilidad pública. Obtenido de

plangeneralcontable.com: https://www.plangeneralcontable.com/?tit=plan-general-
de-contabilidad-publica&name=GeTia&contentId=man_pgcp&lastCtg=ctg_13

Mejia Soto, E., Montilla Galvis, O., Montes Salazar, C., & Mora Roa, G. (2014). Teoría
tridimensional de la contabilidad T3C (versión 2.0): desarrollos, avances y temas
propuestos. Revista Libre Empresa.

https://www.ecured.cu/Florencia_(Colombia)
https://es.slideshare.net/ramathanthys2010/auditorias-48109526 https://servicontrol
.com.co/nosotros.php
https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/co/Documents/audit/NIIF%20nuev
as%20y%20revisadas%202017%20108432.pdf
http://23118.psi.uba.ar/academica/carrerasdegrado/psicologia/informacion_adicion
al/obligatorias/059_psicometricas1/tecnicas_psicometricas/archivos/f1.pdf
http://www.constitucioncolombia.com/historia.php

87