Evolución Histórica de La Archivística en Colombia

EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LA ARCHIVÍSTICA EN COLOMBIA
APRENDIZ
DANIELA ACOSTA GUERRA
INSTRUCTORA
SILVIA TURIZO MORENO
COMPETENCIA
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
VALLEDUPAR, CESAR
FICHA 2141690
GESTION DOCUMENTAL
2021
RESULTADO DE APRENDIZAJE
El resultado de aprendizaje que obtuve con esta actividad fue saber dónde y cómo empezó la
historia de archivística en Colombia, como fue su evolución a través del tiempo.
Es importante para mi tener el conocimiento del surgimiento que tuvo la archivista en Colombia,
ya que tengo claro porque y como fueron creada cada una de las leyes de la archivística.
EVIDENCIA DE LA LINEA DE TIEMPO.
https://infograph.venngage.com/edit/cc2442cd-5139-42f8-b0e9-c586e10430f6
1. CUÁNTOS TÍTULOS TIENES LA LEY Y DESCRÍBALOS
Tiene 13 títulos.
T I T U L O I: OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y

PRINCIPIOS GENERALES
T I T U L O II: SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES,

COORDINADORES Y EJECUTORES
T I T U L O III: CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
T I T U L O IV: ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
T I T U L O V: GESTION DE DOCUMENTOS
T I T U L O VI: ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
T I T U L O VII: SALIDA DE DOCUMENTOS
T I T U L O VIII: CONTROL Y VIGILANCIA
T I T U L O IX: ARC HIVOS PRIVADOS
T I T U L O X: DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
T I T U L O XI: CONSERVACION DE DOCUMENTOS
T I T U L O XII: ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION
T I T U L O XIII: DISPOSICIONES FINALES
2. CUÁNTOS CAPÍTULOS Y ARTÍCULOS

Capítulos: 0
Artículos: 52
3. QUÉ ES UN ARCHIVO DE GESTIÓN, RELACIONE EL ARTÍCULO

ARTÍCULO 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos, los archivos se clasifican en:
a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a
los asuntos iniciados.
4. EXPLIQUE QUÉ ES UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, ARTÍCULO 21

ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán
elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de
nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los
principios y procesos archivísticos.
5. CUÁLES SON LOS PROCESOS ARCHIVÍSTICOS, ARTÍCULO 22

ARTÍCULO 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del
concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o
recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la
disposición final de los documentos.
6. CUÁLES SON LOS ÓRGANOS DE CONTROL Y VIGILANCIA, INVESTIGUE LAS

FUNCIONES PRINCIPALES DE CADA UNO DE LOS ORGANISMOS
La función de control y vigilancia corresponde a los órganos de control

(Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República, Fiscalía
General de la Nación, etc.) Por ello, en caso de tener una queja o reclamo de un
Proceso de Contratación en curso o finalizado, o inconvenientes en la gestión
contractual de una determina Entidad Estatal, le recomendamos acudir a dichos
órganos de control.
Para determinar cuál sería la Entidad más idónea, las funciones generales de estas
son:
La Contraloría General de la República, se le ha encargado el control fiscal, es un
control financiero, de gestión y resultados sobre la gestión fiscal de las entidades y
particulares que manejan fondos o bienes del Estado (Constitución Política de 1991
Artículo 119).
La Procuraduría General de la Nación, por mandato constitucional tiene, entre
otras, las siguientes funciones: Vigilar el cumplimiento del ordenamiento jurídico,
velar por el ejercicio diligente y eficiente de las funciones administrativas, así como
vigilar a quienes ejercen funciones públicas, todo con el fin de prevenir las posibles
irregularidades en que puedan incurrir los servidores públicos (Constitución
Política de 1991 Artículo 277).
La Fiscalía General de la Nación, tiene como función principal investigar los delitos
y a quienes presuntamente los hayan cometido. (Constitución Política de 1991
Artículo 250).
Por tal motivo, Colombia Compra Eficiente no es competente para resolver
aspectos particulares, ni para ejercer control o vigilancia de la actividad contractual
específica e individual de las Entidades Estatales, ni tampoco para decidir sobre la
ilegalidad de los actos administrativos proferidos por las Entidades Estatales con
ocasión de su actividad contractual
Ahora bien, si usted tiene alguna inquietud sobre los Documentos del Proceso
expedidos por una Entidad Estatal dentro de un Proceso de Contratación, deberá
presentar las observaciones directamente a la entidad que adelanta dicho proceso.
7. EN TODOS LOS ARTÍCULOS DE LA LEY, QUÉ Y CUÁLES TEMAS SON DE

OBLIGATORIEDAD EXPLÍCITA EN LA LEY PARA LOS FUNCIONARIOS. CITO UN
EJEMPLO, EN EL ARTÍCULO 26, DICE QUE ES OBLIGATORIO ELABORAR
INVENTARIO DOCUMENTAL.
Articulo 4
Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los
archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las
excepciones que establezca la ley.
ARTÍCULO 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los
archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los
archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de
carácter obligatorio.
ARTÍCULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El
Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los
archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo
vital de los documentos y la normatividad archivística.
ARTÍCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores
públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares,
entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados,
conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la
Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar
en caso de irregularidades.
ARTÍCULO16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de
las entidades públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos
de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga
estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad,
autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo
y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación
de los servicios archivísticos.
ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las
entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención
documental.
ARTÍCULO 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la

Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en
ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos
en sus diferentes fases.
ARTÍCULO 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando las entidades
públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o
extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica
o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la
obligación de aquéllas de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo
de dichos proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas sobre propiedad
intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el
artículo 15 de la Constitución Política.
8. EN EL ARTÍCULO 35, SE HABLA DE SANCIÓN AL INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA,

DE HASTA 20 (VEINTE) SALARIOS MÍNIMOS. CUÁNTO EN PESOS, EQUIVALE LA
SUMA. TENGA EN CUENTA LA VIGENCIA DEL PESO COLOMBIANO.
Salario mínimo en Colombia 2021: $908.526.
El total de la sanción por el incumpliendo de la norma en peso colombiano seria la

suma de $18.170,250
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DANIELA ACOSTA GUERRA

SILVIA TURIZO MORENO

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EVIDENCIA DE LA LINEA DE TIEMPO.

T I T U L O I: OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y

T I T U L O II: SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES,

T I T U L O III: CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

T I T U L O IV: ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

T I T U L O V: GESTION DE DOCUMENTOS

T I T U L O VI: ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

T I T U L O VII: SALIDA DE DOCUMENTOS

T I T U L O VIII: CONTROL Y VIGILANCIA

T I T U L O IX: ARC HIVOS PRIVADOS

T I T U L O X: DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION

T I T U L O XI: CONSERVACION DE DOCUMENTOS

T I T U L O XII: ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL

T I T U L O XIII: DISPOSICIONES FINALES

2. CUÁNTOS CAPÍTULOS Y ARTÍCULOS

3. QUÉ ES UN ARCHIVO DE GESTIÓN, RELACIONE EL ARTÍCULO

4. EXPLIQUE QUÉ ES UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, ARTÍCULO 21

5. CUÁLES SON LOS PROCESOS ARCHIVÍSTICOS, ARTÍCULO 22

6. CUÁLES SON LOS ÓRGANOS DE CONTROL Y VIGILANCIA, INVESTIGUE LAS

La función de control y vigilancia corresponde a los órganos de control

7. EN TODOS LOS ARTÍCULOS DE LA LEY, QUÉ Y CUÁLES TEMAS SON DE

ARTÍCULO 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la

8. EN EL ARTÍCULO 35, SE HABLA DE SANCIÓN AL INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA,

Salario mínimo en Colombia 2021: $908.526.

El total de la sanción por el incumpliendo de la norma en peso colombiano seria la

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