¿Qué es un sistema de costos?

Portada Contabilidad Costos Por Gerencie.com en 10/10/2020

En el presente artículo, trataremos de ser lo más didácticos posible para explicar
qué es un sistema de costos. Abordaremos la definición básica de un sistema de
costos. Desglosaremos los principales elementos de la definición. Hablaremos
acerca de por qué es un sistema, sus elementos y el objetivo que persigue.
Tabla de contenido

 Definición básica de un sistema de costos.

 Principales elementos incluidos en la definición del sistema de costos.
 ¿Por qué lo denominamos sistema?
 Para qué se necesita un sistema de costos.

Definición básica de un sistema de costos.

Un sistema de costos es un conjunto de procedimientos, técnicos, administrativos

y contables que se emplea en un ente, para determinar el costo de sus
operaciones en sus diversas fases, de manera de utilizarlo para fines de
información contable, control de gestión y base para la toma de decisiones.
A continuación, analizaremos la definición propuesta de manera que sea más
comprensible el tema que estoy explicando.

Principales elementos incluidos en la definición del

sistema de costos.
Un sistema de costos comprende por lo menos la siguientes definiciones o
conceptos que se deben considerar.
 Entendiendo procedimientos como un conjunto de métodos. Estos
procedimientos pueden ser técnicos, administrativos y contables.
 Se entiende la palabra ente en la definición a la parte de la empresa que
puede ser objeto de estudio u objeto contable. Puede ser, por ejemplo: la
producción, los procesos, las actividades, por mencionar algunas.
 Pueden ser sectores, departamentos, actividades, depende lo que estemos
evaluando.
 Información contable. Esto es, valuación de inventarios, costos de ventas,
etc.
 Control de gestión y base para la toma de decisiones. Fijar precios,
conocer la contribución marginal y trabajar con ella: discontinuar una línea,
tercerizar sectores o actividades, etc.
Todo sistema de costos que se diseñe debe considerar estos conceptos o
elementos.

¿Por qué lo denominamos sistema?

Decimos que es un sistema de costos porque en él actúan diversos elementos que
se interrelacionan entre sí para alcanzar un objetivo en común. Se caracterizan
por proporcionar retroalimentación al sistema en sí y por tener una determinada
estructura. El objetivo que busca un sistema de costos es servir de herramienta
para la mejora de la gestión y la toma de decisiones, determinando los costos
unitarios de producción y el control de las operaciones fabriles.
Los elementos que forman parte del sistema de costos son: la contabilidad de
costos, el software y los procedimientos operativos. Rápidamente brindaré una
definición de cada uno de estos elementos.
 La contabilidad de costos. Es la parte encargada del registro y la
acumulación de costos, brinda además la información clave que retroalimenta al
sistema.
 El software. En el que está basado todo el sistema (compras, producción,
almacenes, personal, bienes, etc.)
 Procedimientos operativos. Forman parte de la estructura misma del
sistema de costos. Consumos por producto, por procesos, por actividad. Tiempos
de elaboración. Formularios, entre otros.
Esto es lo más importante que se debe tomar en cuenta, a la hora de enunciar una
definición del sistema de costos. En los próximos artículos, iremos profundizando
este apasionante tema del Sistema de Costos. Hablaremos de los diferentes
sistemas de costos, sus características, sus principales aplicaciones. Espéralos.
Y para que el conocimiento se enriquezca con la comunicación, coméntanos:
¿Qué otras definiciones de sistema de costos conoces? Quedo a la espera de tu
valiosa participación.

Para qué se necesita un sistema de costos.

El costo es un elemento importante de todo producto que se elabore, y se debe
tener un control absoluto del costo de cada producto que la empresa fabrica o
comercializa, y ese control sólo se puede llevar si se implementa un sistema de
costos adecuado.
La utilidad que una empresa obtiene depende de dos elementos principalmente:
del precio en que vende un producto, y del costo en que se incurre para producir
ese producto, y la empresa puede ganar más dinero de tres formas:
1. Incrementando el precio de venta.
 2. Disminuyendo el costo de producción.

3. Una combinación de los dos anteriores.

Pero la empresa no siempre puede controlar el precio de venta, pues es un

elemento que depende en gran medida de factores externos, de las condiciones
de mercado, pero sí tiene un mayor control de los costos de producción, y aquí es
donde un buen sistema de costos puede aportar aspectos positivos.

Introducción
Para determinar los costos de producción de un artículo en particular, no se puede estar
ajenos a aquellos puntos de vista de contabilidad, referentes a que ésta debe adaptarse a la
empresa, lo cual quiere decir que el Sistema de Costo de fabricación que se implante,
deberá ajustarse a la forma de elaboración y necesidades de control de la industria, servicio,
o comercio en cuestión.
El objetivo de este trabajo es el estudio general respectivo, para tener una visión
panorámica sobre los diferentes sistemas de costos que se pueden utilizar, al combinar
los procedimientos de control de las operaciones productivas, las técnicas de evaluación, y
los métodos de costos, ya que posteriormente se hace un estudio de cada uno de ellos de
acuerdo con el grado de profundidad que deben tener, en la empresa de fabricación.
Definición de costos
El costo, en las empresas manufactureras y en las de prestación de servicios, se define
como las erogaciones y causaciones, efectuadas en el área de producción, necesarias para
producir un artículo o prestar un servicio.
En las empresas de compraventa, el costo se define como la erogación o desembolso
de dinero, o la obligación de incurrir en ellos, para adquirir mercancías objeto de la venta.
De acuerdo con lo anterior, en las empresas manufactureras o en las de prestación de un
servicio, las erogaciones y causaciones efectuadas en cada una de las divisiones se
denominan así:
En producción, se denominan costos; en Administración, se le denominan gastos y
en Ventas, se le denominan gastos.
Contabilidad de costos
Herramienta de la Administración que tiene como objetivo proporcionar información a
la gerencia sobre cuanto vale producir un solo artículo o suministrar un servicio.
Cuando la empresa da cuenta y razón de lo que vale producir un solo artículo o prestar un
servicio, estará haciendo contabilidad de costos; de lo contrario estaría acumulando costos
que no le proporcionarían información útil para el negocio.
Cuando un empresario conoce en forma detallada sus costos unitarios, clasificándolos
correctamente, estará en capacidad de saber hasta donde puede bajar sus precios para no
incurrir en una posible pérdida. Además estaría en una ventaja competitiva en costos frente
a las demás empresas que manejan la contabilidad de costos por totales, o que registran los
costos como gastos.
Fines de la contabilidad de costos
Los fines de la contabilidad de costos son:
 Determinar el costo de producir un articulo con el fin de determinar su
verdadero precio de venta.
 Determinar el costo de los inventarios de productos terminados, para una correcta
elaboración del Balance General.
 Determinar el costo de los productos o servicios vendidos, con el fin
de poder calcular la utilidad o pérdida en el periodo y poder preparar el Estado de
Resultados.
 Dotar de una herramienta útil a la administración para la planeación y control
sistemático de los costos de producción.
 Servir de fuente de información de costos para estudios económicos y toma de
decisiones.
Sistemas de costos
Un Sistema de Costos es un conjunto de procedimientos y técnicas para calcular el costo de
las distintas actividades, y para ello definimos lo siguiente:
Los Sistemas de Costos se clasifican de la siguiente manera:
 1) SEGÚN LA FORMA DE PRODUCIR.
Según la forma de cómo se elabora un producto o se presta un servicio, los costos pueden
ser:
 a) COSTOS POR ÓRDENES. Se utilizan en aquellas empresas que operan sobre
pedidos especiales de clientes, en donde se conoce el destinatario de los bienes o
servicios y por lo general él es quien define las características del producto y los costos
se acumulan por lotes de pedido. Normalmente, la demanda antecede a la oferta, y por lo
tanto a su elaboración. Por ejemplo, la ebanistería, la sastrería, la ornamentación, etc.
 b) COSTOS POR PROCESOS. Se utiliza en aquellas empresas que producen en
serie y en forma continua, donde los costos se acumulan por departamentos, son costos
promedios, la oferta antecede a la demanda y se acumulan existencias. Por ejemplo,
empresas de: gaseosas, cervezas, telas, etc.
 c) COSTOS POR ENSAMBLE. Es utilizado por aquellas empresas
cuya función es armar un producto con base en unas piezas que lo conforman, sin
hacerle transformación alguna. Por ejemplo, ensamblaje de automóviles, de bicicletas,
etc.
 2) SEGÚN LA FECHA DE CÁLCULO.
Los costos de un producto o un servicio, según la época en que se calculan o determinan,
pueden ser:
 a) COSTOS HISTÓRICOS. Llamados también reales, son aquellos en los que
primero se produce el bien o se presta el servicio y posteriormente se calculan o
determinan los costos. Los costos del producto o servicio se conocen al final del
período.
 b) COSTOS PREDETERMINADOS. Son aquellos en los que primero se
determinan los costos y luego se realiza la producción o la prestación del servicio. Se
clasifican en Costos Estimados y Costos Estándares.
COSTOS ESTIMADOS. Son los que se calculan sobre una base experimental antes de
producirse el artículo o prestarse el servicio, y tienen como finalidad pronosticar, en forma
aproximada, lo que puede costar un producto para efectos de cotización. No tienen base
científica y por lo tanto al finalizar la producción se obtendrán diferencias grandes que
muestran la sobre aplicación o sub aplicación del costo, que es necesario corregir para
ajustarlo a la realidad. Los costos de un artículo o servicio se conocen al final del período.
COSTOS ESTÁNDARES. Se calculan sobre bases técnicas para cada uno de los tres
elementos del costo, para determinar lo que el producto debe costar en condiciones
de eficiencia normal. Su objetivo es el control de la eficiencia operativa. Los costos de un
artículo o servicio se conocen antes de iniciar el período.
 3) SEGÚN MÉTODO DE COSTO.
Los costos, según la metodología que utilice la empresa para valorizar un producto o
servicio, pueden clasificarse así:
 a) COSTO REAL. Es aquel en el cual los tres elementos del costo (costos
de materiales, costos de mano de obra y costos indirectos de fabricación) se registran
a valor real, tanto en el débito como en el crédito.
Este método de contabilización presenta inconvenientes, ya que para determinar el costo de
un producto habría que esperar hasta el cierre del ejercicio para establecer las partidas
reales después de haberse efectuado los ajustes necesarios.
 b) COSTO NORMAL. Es aquel en el cual los costos de materiales y mano de obra
se registran al real y los costos indirectos de fabricación con base en los presupuestos de
la empresa. Al finalizar la producción, habrá que hacer una comparación de los costos
indirectos de fabricación cargados al producto mediante los presupuestos y los costos
realmente incurridos en la producción, para determinar la variación, la cual se cancela
contra el costo de ventas.
Este método de costo surge por los inconvenientes que se presentan en el costeo real.
La principal desventaja del costo normal es que si los presupuestos de la empresa no han
sido establecidos en forma seria, los costos del producto quedarían mal calculados.
 c) COSTO ESTÁNDAR. Consiste en registrar los tres elementos (costo de
materiales, costo de mano de obra y costos indirectos de fabricación) con base en
unos valores que sirven de patrón o modelo para la producción.
Este método de costo surge, debido a que se hizo la consideración de que si los costos
indirectos de fabricación se podían contabilizar con base en los presupuestos, siendo un
elemento difícil en su tratamiento, ¿Por qué no se podía hacer lo mismo con los materiales
y la mano de obra? Se podría decir que el costo normal fue el precursor del costo estándar.
 4) SEGÚN TRATAMIENTO DE LOS COSTOS INDIRECTOS.
El costo de un producto o de un servicio prestado puede valorarse dependiendo del
tratamiento que se le den a los costos fijos dentro del proceso productivo. Se clasifica así:
 a) COSTO POR ABSORCIÓN. Es aquel en donde tanto los costos variables y
fijos entran a formar parte del costo del producto y del servicio.
 b) COSTO DIRECTO. Llamado también variable o marginal, es aquel en donde
los costos variables únicamente forman parte del costo del producto. Los costos fijos se
llevan como gastos de fabricación del período, afectando al respectivo ejercicio.
 c) COSTO BASADO EN LAS ACTIVIDADES. Es aquel en donde las diferentes
actividades para fabricar un producto consumen los recursos indirectos de producción y
los productos consumen actividades, teniendo en cuenta unos inductores de costos para
distribuirlos.
Elementos del costo
Todo bien producido o servicio prestado, está compuesto por tres elementos que
son: material directo, mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. En el
caso de la prestación de un servicio, éstos, en la mayoría de los casos, tienen únicamente
costos de mano de obra directa y costos indirectos de prestación del servicio.
 a) MATERIALES DIRECTOS. Representa el costo de los materiales que pueden
ser identificados, cuantificados (medidos) y valorizados exactamente en una unidad de
producto terminado, o en un servicio prestado. Por ejemplo, la madera en los muebles,
el cuero en el zapato, la tela en un vestido.
 b) MANO DE OBRA DIRECTA. Son los salarios y prestaciones y demás pagos
que la empresa hace por los operarios que realizan labores reales o propias de
producción, o de prestación de un servicio. Por ejemplo, el cortador, el pulidor,
el ensamblador, el pintor, en el caso de la manufactura; el asesor, en el caso de la
prestación de servicios.
 c) COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN. Llamados también carga fabril,
o gastos generales de fabricación, son aquellos que no se pueden identificar, en la
mayoría de las veces, ni cuantificar y valorizar exactamente en una unidad de producto
terminado o en un servicio prestado, y entran a formar parte del costo del producto en
forma de prorrateo. Está compuesto por:
COSTOS DE LOS MATERIALES INDIRECTOS. Son aquellos que no se pueden
identificar algunas veces, ni cuantificar y valorizar exactamente en una unidad producida o
en un servicio prestado. Por ejemplo, la lija, la pintura, la laca, etc.
COSTOS DE MANO DE OBRA INDIRECTA. Son los salarios y prestaciones y demás
pagos que se hacen por el empleado que no realiza labores el supervisor, secretarias, etc.
OTROS COSTOS. Son aquellos diferentes a los materiales indirectos y a la mano de obra
indirecta, como por ejemplo, costos por depreciación, servicios, amortizaciones,
arrendamientos, seguros, mantenimientos, etc.
De acuerdo con lo anterior, para fabricar una mesa en madera, referencia X, los elementos
del costo serían:
 a) COSTO DE LOS MATERIALES DIRECTOS. La madera, la fórmica y los
tornillos (cantidad exacta por mesa).
 b) COSTO DE LA MANO DE OBRA DIRECTA. Salarios y prestaciones y
demás pagos (Caja de compensación y seguridad social) que se hacen por: el cortador, el
pulidor, el ensamblador, el pintor, etc.
 c) COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN:
COSTO DE LOS MATERIALES INDIRECTOS. Laca, pintura, lija, pegante, etc.
COSTO DE LA MANO DE OBRA INDIRECTA. Salarios y prestaciones y demás pagos
que se hacen por: el jefe de planta, el contador de costos, las secretarias de la planta, el
mensajero de la planta, los supervisores, etc.
OTROS COSTOS INDIRECTOS. Servicios públicos de la planta
(energía, agua y teléfono), depreciaciones de la planta (de la maquinaria, del edificio,
muebles y enseres, vehículos), seguros de la planta, arrendamientos,
amortizaciones, impuestos de la planta, mantenimientos (correctivos y preventivos).
Sin estos elementos, en nuestros tiempos, no habría producción.
FÓRMULAS BÁSICAS DEL COSTO
En el tratamiento de los costos de fabricación de un producto, o en la prestación de un
servicio, se manejan una serie de fórmulas, las cuales se utilizan para elaborar en forma
adecuada el Estado de Costo de Ventas. Ellas son:
 1. COSTO PRIMO. Es la sumatoria de los costos de material directo y la mano de
obra directa. Se llama primo por cuanto son primeros en la producción. Su fórmula es:
C P = Costo del material directo + Costo de mano de obra directa.
Costo del material directo $ 800.000
Costo de mano de obra directa 2.500.000
Costo primo= $ 3.300.000.
 2. COSTO DE CONVERSIÓN. Es la sumatoria de los costos de mano de obra
directa y la carga fabril o costos indirectos de fabricación. Se le llama así porque la
mano de obra directa y la carga fabril transforman a los materiales en un producto
totalmente terminado y apto para la venta. Su fórmula es:
C de C = Costo de mano de obra directa + Carga fabril (CIF)
Costos de mano de obra directa $ 2.500.000
Carga fabril (CIF) 3.950.000
Costos de conversión= $ 6.450.000
 3. COSTOS DE PRODUCCIÓN. Es la sumatoria de los tres elementos del costo
incurridos en un período determinado, y son: Materiales directos, mano de obra directa y
carga fabril (CIF). Su fórmula es:
C de P = Material directo + Mano de obra directa + Carga fabril, ó
C de P = Costo primo + Carga fabril, ó
C de P = Costo de materiales directos + Costos de conversión.
Costo de material directo $ 800.000
Costo de mano de obra directa 2.500.000
Carga fabril (CIF) 3.950.000
Costos de producción= $ 7.250.000.
 4. COSTO TOTAL DE PRODUCTOS EN PROCESO. Es la sumatoria de los
costos de producción y los costos del inventario inicial de productos en proceso.
CTPP = Costo de producción + Costo Inv. Inicial de productos en proceso
CTPP = CP + CIF + CIIPP
CTPP = CC + CMD + CIIPP
Costos de producción $ 7.250.000
Inventario inicial de productos en proceso 500.000
Costo total de productos en proceso= $ 7.750.000
 5. COSTO DEL PRODUCTO TERMINADO. Es la sumatoria de los costos de
producción con el costo del inventario inicial de productos en proceso, menos el costo
del inventario final de productos en proceso. Su fórmula es:
CPT = C de P + CIIPP – CIFPP
CPT = CP + CIF + CIIPP – CIFPP
CPT = CC + CMD + CIIPP – CIFPP
CPT = CMD + CMOD + CIF + CIIPP - CIFPP
Costo total de productos en proceso $ 7.750.000
Menos:
Costo inventario final de productos en proceso 700.000
Costo del producto terminado= $ 7.050.000
 6. COSTO TOTAL DE PRODUCTOS TERMINADOS. Es la sumatoria del
costo del producto terminado con el costo del inventario inicial de productos terminados.
Su fórmula es:
CTPT = CPT + CIIPT, ó
CTPT = C de P + CIIPP - CIFPP + CIIPT, ó
CTPT = CC + CMD + CIIPP - CIFPP + CIIPT, ó
CTPT = CMD + CMOD + CIF + CIIPP- CIFPP + CIIPT
Costo del producto terminado $ 7.050.000
Costo inventario inicial de productos terminados 800.000
Costo total de productos terminados= $ 7.850.000
 7. COSTO DE LOS PRODUCTOS VENDIDOS (COSTO DE VENTAS). Es la
sumatoria del costo del producto terminado con el costo del inventario inicial del
producto terminado, menos el costo del inventario final de producto de terminado. Su
fórmula es:
CV = CPT + CIIPT - CIFPT, ó
CV = C de P + CIIPP - CIFPP + CIIPT - CIFPT, ó
CV = CC + CMD + CIIPP - CIFPP + CIIPT - CIFPT, ó
CV = CMD + CMOD + CIF + CIIPP- CIFPP + CIIPT - CIFPT
Costo total de productos terminados $ 7.850.000
Menos:
Costo inventario final de productos terminados 600.000
Costo de los productos vendidos= $ 7.250.000
 8. PRECIO DE VENTAS. Para establecer el precio de ventas, la administración de
la empresa utiliza las fórmulas del costo, agregándole a los costos los gastos de
operación y la utilidad deseada, pero siempre teniendo como referencia el precio
del mercado, ya que realmente el que determina el precio de un producto es el mercado.
Se calcula así:
COSTO TOTAL DE PRODUCCIÓN Y VENTAS. Es la sumatoria del costo de ventas
con los gastos de operación. Su fórmula es:
CTPV = CV +GO, ó
CTPV = CPT + CIIPT - CIFPT + GO, ó
CTPV = C de P + CIIPP - CIFPP + CIIPT - CIFPT + GO, ó
CTPV = CC + CMD + CIIPP - CIFPP + CIIPT - CIFPT + GO, ó
CTPV = CMD + CMOD + CIF + CIIPP- CIFPP + CIIPT - CIFPT + GO
Costo del producto vendido $ 7.250.000
Gastos generales de operación 2.500.000
Costo total de producción y ventas= $ 9.750.000
PRECIO DE VENTAS. Es la sumatoria del costo de ventas, de los gastos de operación y
la utilidad deseada del productor. Su fórmula es:
PV = CV + GO +U, o
PV = CPT + CIIPT - CIFPT + GO +U, ó
PV = C de P + CIIPP - CIFPP + CIIPT - CIFPT + GO + U, ó
PV = CC + CMD + CIIPP - CIFPP + CIIPT - CIFPT + GO + U, ó
PV = CMD + CMOD + CIF + CIIPP- CIFPP + CIIPT - CIFPT + GO + U
Costo de ventas $ 7.750.000
Gastos de operación 2.000.000
Utilidad 2.400.000
Precio de venta= $ 12.150.000
Tipos de sistemas de costos
Para la determinación de un sistema de costos en cualquier empresa específica, es necesario
tomar en cuenta varios factores, entre estos están:
 El tipo de mercado que abastece y su posición dentro de él.
 La naturaleza de sus procesos fabriles.
 El grado de complejidad en las etapas de elaboración.
 El surtido de artículo que se fabrica.
Las modalidades de producción en cuanto a si se trabaja sobre la base de pedidos especiales
ó se almacenan inventarios para las ventas.
TIPOS DE SISTEMAS DE COSTOS:
 1) SISTEMAS DE COSTOS POR ÓRDENES ESPECÍFICAS: en este sistema
se necesita una orden numerada de los productos que se van a producir y se van
acumulando la mano de obra directa, los gastos indirectos correspondientes y los
materiales usados. Este sistema es aplicado en las industrias que producen unidades
perfecta identificadas durante su período de transformación, siendo así más fácil
determinar algunos elementos del costos primo que corresponden a cada unidad y a cada
orden. Este sistema también nos brinda ventajas y desventajas.
Entre las ventajas tenemos:
 Da a conocer con todo el detalle el costo de producción de cada artículo.
 Pueden hacerse estimaciones futuras con base a los costos anteriores.
 Pueden saberse que órdenes han dejado utilidad y cuales pérdidas.
 Se conoce la producción en proceso, sin necesidad de estimarla.
Entre las desventajas tenemos:
 Su costo de operación es muy alto, debido a que se requiere una gran labor para
obtener todos los datos en forma detallada.
 Se requiere mayor tiempo para obtener los costos.
 Existen serias dificultades en cuanto al costo de entregas parciales de productos
terminados, ya que el costo total no se obtiene hasta la terminación de la orden.
 2) SISTEMAS DE COSTOS POR PROCESOS: Este sistema se utiliza en las
empresas cuya producción es continua y en grandes masas, existiendo uno ó varios
procesos para la transformación de la materia. Este tipo de sistemas se diferencia con el
de orden específica en que en este no se identifica los elementos del material directo y la
mano de obra directa, hasta que no esté terminada la producción completa.
 3) SISTEMAS DE COSTOS POR DEPARTAMENTO: Es muy parecido al
sistemas de costos por procesos, pero con la diferencia que este sistema depende de los
departamentos por lo cuales ha tenido que pasar el producto.
Importancia de los costos en la toma de decisiones
Los costos constituyen un ente muy importante, ya que son una herramienta de la gerencia
en las grandes, medianas y pequeñas empresas, en cuanto se refiere a la toma de decisiones.
Los costos son empleados en las tomas de decisiones para:
 Determinar los precios de los productos, lo cual constituye un proceso muy
complicado, puesto que involucra consideración, como son la naturaleza. Generalmente
el gerente de ventas de la empresa emplea los costos del producto para determinar en
que artículo obtiene mayor ganancia bruta o en cuáles se pierde. Además, los costos le
facilitan al gerente de ventas poder presentar presupuesto a los clientes en base al costo
estimado del trabajo. También existen ciertos factores ajenos al costo en la toma de
decisiones, tales como la necesidad del producto, las condiciones económicas, la
situación financiera de la empresa y los costos de producción o venta de un artículo,
debiendo estos ser seleccionados con miras a resolver un problema específico que se
esté considerando.
 Permitir a la gerencia medir la ejecución del trabajo, es decir, comparar el costo real
de fabricación de un producto, de un servicio o de una función con un costo previamente
determinado, este último puede obtenerse realmente en fecha reciente o puede ser un
cálculo de que el costo debe representar cuando el trabajo se ejecuta bien.
 Evaluar y controlar el inventario; la valorización del inventario tiende a ser más
complicada en las empresas manufactureras, puesto que éstas, generalmente, requieren
de tres tipos de inventarios: materiales o sustancias, de los cuales se fabrica el artículo,
el trabajo en proceso, o sea, el producto en distintas etapas de terminación. A la fecha en
que se toma el inventario y el de artículos terminados listos para su venta. La
valorización del artículo terminado comprende la combinación de los materiales, mano
de obra y gastos de fabricación, en proporciones adecuadas para cada producto que
forma el inventario; el trabajo en proceso sigue los mismos principios usados para los
artículos terminación.
 El control de inventario se refiere a mantener en existencia las cantidades adecuadas
de los distintos productos en la proporciones necesarias para la venta, pues, si las
cantidades resultan demasiado reducidas, pueden perderse ventas o interrumpirse la
producción; si por el contrario, el inventario es muy elevado, resulta que
tendremos capital de trabajo inmovilizado surgiendo la necesidad de gastarlos de una u
otra forma.
 La inversión del capital y de selección de posibles inversiones, lo cual implica
conocer las alternativas de producción, pronóstico de mercado y determinar los precios
de los productos para la toma de decisiones y financiamiento.
Modelo de un estado de costos de una empresa industrial
COMPAÑÍA EXITRÓN, S.A.
ESTADO DE COSTO DE VENTAS (01 ENERO - 31 DICIEMBRE 200X)
COSTO DE LOS MATERIALES DIRECTOS $800.000
Inventario inicial de materiales y suministros $500.000
Compras netas $1.700.000
Compras brutas $1.000.000
Fletes $300.000
Impuestos de nacionalización $600.000
Devoluciones ($200.000)
Total materiales disponibles $2.200.000
Inventario final de materiales y suministros ($800.000)
Total de materiales y suministros utilizados $1.400.000
Materiales indirectos utilizados ($600.000)
COSTO DE LA MANO DE OBRA DIRECTA $2.500.000
Nómina de la fábrica $4.000.000
Mano de obra indirecta utilizada ($1.500.000)
COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN $3.950.000
Materiales indirectos utilizados $600.000
Mano de obra indirecta utilizada $1.500.000
Otros costos $1.850.000
Depreciación $300.000
Servicios $700.000
Arrendamientos $500.000
Impuestos $300.000
Seguros $50.000
COSTO DE PRODUCCIÓN $7.250.000
Inventario inicial de productos en proceso $500.000
Costo total de productos en proceso $7.750.000
Inventario final de productos en proceso ($700.000)
COSTO DEL PRODUCTO TERMINADO $7.050.000
Inventario inicial de productos terminados $800.000
Costo total de productos terminados $7.850.000
Inventario final de productos terminados ($600.000)
COSTO DE LOS PRODUCTOS VENDIDOS $7.250.000
Modelo de un estado de costos de una empresa de servicios
COMPAÑÍA SERVIS S.A
ESTADO DE COSTO DE VENTAS (01 ENERO – 31 DICIEMBRE 200X)
COSTO DE LA MANO DE OBRA DIRECTA $2.500.000
Nómina del servicio $400.000
Mano de obra indirecta utilizada ($1.500.000)
COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN $3.950.000
Materiales indirectos utilizados $600.000
Mano de obra indirecta utilizada $1.500.000
Otros costos $1.850.000
Depreciación $ 300.000
Servicios $700.000
Arrendamientos $500.000
Impuestos $300.000
Seguros $50.000
COSTO DEL SERVICIO DEL PERÍODO $6.450.000
Costo inicial de servicio en proceso $500.000
Costo total del servicio en proceso $6.950.000
Costo final de servicio en proceso ($700.000)
COSTO DE LOS SERVICIOS PRESTADOS $6.250.000
Fuente: Curso de costos - UNISALLE
El control de costos de mantenimiento
por Richard Widman
El sector de mantenimiento en la planta o en la empresa puede ser considerado por algunos
gerentes como un gasto, para otros como una inversión en la protección del equipo físico, y
para algunos como un seguro de producción. La actitud del gerente pasará a sus empleados
(sean mecánicos u operarios) afectando directamente en los resultados.
La verdad es que es fácil recortar los gastos inmediatos de mantenimiento, ordenando el
uso de aceites y repuestos baratos o solo rellenando una pieza donde se debería
reemplazarla con una nueva, pero a lo largo, éstas decisiones afectan la rentabilidad del
equipo y posiblemente la producción de la empresa. Es fácil encontrar aceites a $US 0.50
por litro más barato que los mejores, pero cuales son los efectos:
 Tenemos estudios que demuestran la diferencia en reductores donde un aceite que
es 25% mas caro reduce el 10% en consumo de energía, extiende cuatro veces el
intervalo entre cambios, y reduce el 99% de desgaste. ¿Quién puede justificar la compra
del aceite barato?
 Los análisis de aceite usado en motores de combustión interna demuestran que el
aceite de última generación, API grupo II, puede resistir el doble o triple de vida útil con
mucho menos desgaste por kilómetro. ¿Quién quiere cambiar aceite y reparar motores
con mayor frecuencia?
La falta de control real
Una parte del problema resulta de la falta de control efectivo de los productos comprados.
Pocos días atrás visitamos una planta donde habían cambiado de marca de aceites porque
no querían pedir una extensión de su crédito con el primer proveedor. El inventario de
ciertos aceites en su almacén sobrepasaba a un año de consumo, y tenían productos que
habían comprado más de dos años atrás. Estaban mezclando productos inferiores de
dos marcas con los buenos productos anteriores, reduciendo el rendimiento de los mismos.
¿Por qué no controlan su inventario en lugar de buscar extensiones de créditos y productos
baratos?
Conocemos a un administrador que tiene la norma de controlar el combustible autorizando
dos tanques por semana por vehículo. Sin considerar la distancia recorrida, las horas
trabajadas, el tipo de vehículo, etc. No tiene idea de las pérdidas, robos, ni gastos por falta
de mantenimiento. No entiende que su actitud limita sus ventas y las de sus vendedores por
falta de combustible.
Analizando el Kardex de otra empresa, que tiene un almacenero para controlar los
productos, se muestra que la idea es la documentación de los gastos, no del control de los
mismos.
¿Cómo es que piensan que esta hoja controla el consumo de combustible? No tiene ninguna
referencia de kilómetros recorridos, kilómetros por litro u otro factor que podría ayudarles
a controlar el gasto, no solo documentarlo.
En otra empresa donde existe un control del combustible, saben cuantos kilómetros se
recorre por día y por litro de diesel. (Tienen otra columna para comentarios, viajes, etc.).
Pueden identificar un problema de inyectores o combustión que requiere mantenimiento
por el bajo rendimiento. También pueden identificar si algún chofer hace facturar más de lo
que entró al tanque. En esta hoja, los kilómetros por litro se marcan en rojo si están fuera de
las normas de la gerencia. Cualquier baja en rendimiento tiene que tener una causa.
Cuando hablamos de vehículos y maquinaria pesada, frecuentemente encontramos la
excusa que "no funcionan los horómetros o velocímetros." Les puedo asegurar que el costo
de la reparación o reemplazo de estos instrumentos es mucho menor que el costo de
mantenimiento cuando no funcionan. Una de nuestras pólizas es no rembolsar combustible
ni reparaciones a empleados cuyos velocímetros no funcionen. Así nunca lo encontramos
roto.
Vemos nuevamente la empresa donde se documenta los gastos en lugar de controlarlos. No
tienen idea del uso real, el uso necesario, el movimiento o cuanto hay en exceso de salidas.
Solamente documentan los gastos. ¿Si no sabemos cuantos litros, filtros, rodamientos u otro
insumo necesitamos por mes, como podremos comprarlos con eficiencia? Puede ser que el
aceite es 10% mas barato por tambor, que por balde, pero si consumimos un tambor cada
18 meses, perdemos dinero en la compra por tambor, además de arriesgar la
contaminación y pérdida.
El producto correcto para cada aplicación
El mes pasado, el dueño de una empresa de desmonte me explicó que los operadores y
mecánicos son tan descuidados que no vale la pena poner buenos aceites, igual van a
estropear sus orugas, por eso pone aceite de motor en todo para que no se equivoquen.
Aunque creemos que la educación es una buena parte del programa de reducción de costos
en mantenimiento, el aceite correcto para la transmisión de las orugas tiene un coeficiente
de fricción que no permite que ningún operador haga patinar los embragues. Con un aceite
de motor en la transmisión, un operador descuidado puede acabar los embragues en 3,000
horas o menos. El uso del aceite correcto no permite esa destrucción, garantizando 18,000 a
24,000 horas de vida útil a los embragues, sin contar con los talentos del operador.
Todas las semanas encuentro gente que me dice que aceites buenos no pueden ser usados
en equipos viejos. Que merman, evaporan, limpian mucho, etc. ¿Cuando será que se
le cobre a esta gente el daño que hace colocando aceites de poca calidad en los equipos?
¿Cuando se contratará a mecánicos que estudian, se actualizan o escuchan? Los aceites
nacionales continúan llenando los motores de depósitos, sin importar el año de fabricación.
Estos aceites evaporan más, forman carbón que raspa los cilindros, agripa los anillos, y
cubren todo con barniz y lodo que evita el enfriamiento del motor.
El sistema de compras
Los sistemas de compras de muchas empresas demuestran que frecuentemente la
administración prefiere limitar el costo por ítem que entender la necesidad del ítem o las
características técnicas. Cuando se combina este concepto con los proveedores que no
saben lo que venden, tenemos un peligro.
Esta semana recibimos una solicitud de cotización para "aceite para motor diesel 15W-40",
sin ninguna característica técnica, pidiendo solo el precio. De esta manera terminarán con
un aceite API grupo I de varias generaciones atrás y con aceite básico volátil y débil, sin
considerar que lo necesitan para camionetas Nissan® año 2005 y equipos CAT®. La
pérdida de viscosidad en los primeros kilómetros causará daños significativos y deberá
cambiarse a 2,000 kilómetros o 200 horas con alto desgaste. Podían haber solicitado "aceite
para motor API CI-4/SL, con aceite básico API grupo II, que cumple con la especificación
CAT ECF-1. Así tendría un aceite que mantiene su viscosidad, permite muy poco desgaste,
cumple con las normas de los fabricantes y se cambia en camionetas con 6,000 kilómetros y
equipo pesado a las 400 horas o mas. Por incluir la especificación API SL en su solicitud,
podrían utilizar el mismo aceite en vehículos a gasolina, reduciendo su costo de inventario.
Podrían pagar el doble para un buen aceite y todavía ahorrar dinero.
Nota: Max-Syn® es marca registrada de aceite básico API Grupo II sintetizado de
American Petroleum Co. Inc.
El impacto de los proveedores
Conocemos un proveedor que logró convencer a una empresa del estado que el Aceite
Hidráulico Industrial ISO 32 remplaza al Aceite Hidráulico SAE 10W para uso en equipos
CAT®. La verdad es que este aceite tiene solo el 30% de los aditivos anti-desgastes
necesarios para las altas presiones de trabajo, y 0% (cero) del detergente que requiere
CAT® para mantener las servoválvulas libres de barniz, además de otras diferencias, que
están explicadas en nuestra página www.widman.biz y el sitio de CAT® www.cat.com . El
estado esta comprando este aceite aunque causará daños severos e invalida las garantías de
CAT®. El comprador cree que esta cumpliendo con las leyes de compra de lo mas barato,
pero esta causando la muerte prematura del equipo, aumentando reparaciones y reduciendo
el servicio a las comunidades.
También encontramos plantas donde las decisiones son tomadas en oficinas lejanas a las
plantas, con negociaciones por gente que ni conoce las plantas, sus condiciones operativas,
sus empleados, etc. Esto resulta en inventarios inadecuados para el equipo real y empleados
que no saben donde aplicar los aceites enviados. Conocemos varias plantas donde utilizan
aceites con aditivos EP de azufre/fósforo cuando tienen reductores de bronce. Compran o
fabrican piezas de bronce cada semana, pero continúan utilizando aceites dañinos que
reciben por orden de la oficina central.
Algunos proveedores muestran que sus productos son sponsor de autos de carrera, que
gozan de fama internacional, o esgrimen otras razones poco técnicas para influir en la
decisión de compra. Pero la decisión en empresas responsables y exitosas se basa en las
especificaciones técnicas de los productos.
Resumen
El primer paso para controlar los gastos de mantenimiento es involucrar a todo
el personal en el proceso. La explicación a nuestro personal que estamos interesados en los
resultados, sus opiniones, y su participación normalmente dará un resultado positivo.
El segundo paso es introducir procedimientos que realmente pueden determinar la
durabilidad de reparaciones, repuestos, aceites y equipos basados en producción real.
El proveedor de equipos, repuestos o aceites toma un papel importante en los resultados.
 El proveedor de equipo original tiene un gran interés en los resultados del mismo,
aunque a veces el distribuidor local prefiere vender mas repuestos y aceites que la propia
maquinaria. Siempre se debe revisar los catálogos del equipo para conocer las
especificaciones. Si es un equipo de un modelo anterior o no tiene su catálogo debe
buscar las guías y recomendaciones actualizadas en el Internet.
 En muchos de nuestros países, requerimos proveedores con un
buen conocimiento de la operación y construcción de los equipos, ya que muchos de
nuestros equipos vienen con recomendaciones locales de países donde no hay
lubricantes de calidad, o los fabricantes no entienden mucho de lubricación.
 El proveedor de repuestos debería poder proveer una certificación que garantice que
ese repuesto está certificado por el fabricante original o que realmente cumple en todo
aspecto con lo requerido.
 El proveedor de lubricantes debería tener conocimiento íntimo de su planta, su
equipo, su personal, las condiciones de almacenaje y trabajo, además del control y de los
procedimientos de lubricación. Debería tener productos que cuidan las maquinas,
certificados por el API o la agencia responsable. Debería tener argumentos técnicos y
respaldados para sus recomendaciones. Debería cuestionar el uso inadecuado de
productos y recomendar lo correcto con responsabilidad y conocimiento técnico.
 Si un proveedor de lubricantes le vende una grasa sin aditivos EP para el equipo
pesado o vehículo, debería ser eliminado de su lista de proveedores. Obviamente no
tiene el menor interés en evitarle sus costos de mantenimiento, le falta actitud de
servicio, conocimiento técnico o ambas. Si le vende un aceite SAE 40 (Especial 40) para
su equipo CAT®, camionetas, autos, Volvos, etc. está incidiendo directamente en
aumentar sus gastos de mantenimiento, será por falta de conocimiento técnico o tiene
interés solamente en su bolsillo.
 El proveedor que esta interesado en reducir sus gastos de mantenimiento visitará su
planta y recomendará productos y procedimientos adecuados para reducir los costos y
proteger a sus vehículos y maquinaria. Debería poder ofrecer detalles de programas que
funcionan y ejemplos reales de sus resultados.
 Las solicitudes de compras tienen que ser especificas:
 Por ejemplo, si estamos cotizando Coca Cola®, podemos comparar cotizaciones
fácilmente ya que la empresa Coca Cola® controla la calidad de sus productos.

Los Sistemas de Costos son conjuntos de métodos, normas y procedimientos, que

rigen la planificación, determinación y análisis del costo, así como el proceso de
registro de los gastos de una o varias actividades productivas en una empresa, de
forma interrelacionada con los subsistemas que garantizan el control de la producción
y de los recursos materiales, laborales y financieros.

Sumario
 [ocultar] 
 1 Elementos del costo:
o 1.1 Los costos de materiales directos
o 1.2 Los costos de mano de obra directa
o 1.3 Los gastos indirectos de fabricación
 2 Sistema de Costeo por Órdenes de Trabajo
 3 Características del cálculo del costo en un Sistema de Costeo por Órdenes
de Trabajo
 4 Sistema de Costeo por Proceso
 5 Objetivos del Costeo por Procesos
 6 Características de un Sistema de Costos por Procesos
 7 Métodos en la asignación de los costos por proceso
o 7.1 Método Precio Promedio Ponderado
o 7.2 Método FIFO (Primero en entrar, primero en salir)
 8 Fuentes

Elementos del costo:

Los elementos que entran dentro del costo de fabricación de un artículo son los
materiales directos, la mano de obra directa, y los costos indirectos de fabricación.

Los costos de materiales directos

Son los que pueden ser identificados en cada unidad de producto. En algunos casos,
los costos de materiales directos son los que pueden ser atribuidos a un
departamento o proceso específico.

Los costos de mano de obra directa

Se refiere a los salarios pagados a los trabajadores por la labor realizada en una
unidad de producto determinado o en algunos casos efectuados en un departamento
específico.

Los gastos indirectos de fabricación

Son los gastos no directos que no pueden ser atribuidos a unidades de producto
específicas o en algunos casos a departamentos o procesos específicos.

Sistema de Costeo por Órdenes de Trabajo

El costeo por órdenes de trabajo es un método de acumulación y distribución de
costos utilizados por las entidades que manufacturan productos de acuerdo con
especificaciones del cliente. Las operaciones comienzan con la emisión de una orden
de producción en la cual, los materiales directos y la mano de obra directa se
acumulan para cada orden de trabajo. Los costos indirectos de fabricación, se
acumulan por departamentos y luego se los distribuye a las órdenes de trabajo. En
esencia todos los costos de fabricación se asignan a los productos fabricados.

La hoja de costos por órdenes de trabajo es una forma de resumen en la cual se

anota el número del trabajo y otras especificaciones e informaciones descriptivas, tal
como aparecen en la orden de producción.

Características del cálculo del costo en un Sistema de

Costeo por Órdenes de Trabajo
 Los materiales directos y la mano de obra directa se acumulan para cada
orden de trabajo. Los costos indirectos de fabricación se acumulan por
departamentos y luego se distribuyen a las órdenes de trabajo, todos los costos de
fabricación se asignan a los productos fabricados.

 Los materiales directos se cargan a las órdenes de trabajo específicas, los

materiales indirectos se cargan a los centros de costo indirecto de fabricación por
departamento y se asignan a las órdenes de trabajo específicas a su terminación
por medio de una tasa de aplicación de costos indirectos de fabricación.

 Los costos de mano de obra se acumulan a través de la boleta de tiempo, éste

es distribuido a las órdenes de trabajos específicas que están en proceso en base
a las boletas de tiempo que indican el número de horas trabajadas en cada orden
de trabajo.

Sistema de Costeo por Proceso

El costeo por procesos es un sistema de acumulación de costos de producción por
departamento o centro de costo. Un departamento es una división funcional principal
en una fábrica donde se ejecutan procesos de manufacturas. Cuando dos o más
procesos se ejecutan en un departamento, puede ser conveniente dividir la unidad
departamental en centros de costos. Cada proceso se conforma como un centro de
costo, los costos se acumulan por centros de costos en vez de por departamentos.
Los departamentos o los centros de costos son responsables por los costos incurridos
dentro de su área y sus supervisores deben reportar a la gerencia por los costos
incurridos preparando periódicamente un informe del costo de producción.

Un sistema de costos por procesos determinan como serán asignados los costos de
manufactura incurridos durante cada período. La asignación de costo en un
departamento es sólo un paso intermedio; el objetivo es determinar el costo unitario
total para poder determinar el ingreso. Durante un cierto período algunas unidades
serán empezadas, pero no todas serán terminadas al final de él.

El costeo por procesos se ocupa del flujo de las unidades a través de varias
operaciones o departamentos, sumándose más costos adicionales en la medida en
que avanzan. Los costos unitarios de cada departamento se basan en la relación
entre los costos incurridos en un período de tiempo y las unidades terminadas en el
mismo período.

Objetivos del Costeo por Procesos

El objetivo de un sistema de costo por proceso es determinar qué parte de los
materiales directos, de mano de obra directa y costos indirectos de fabricación se
aplica a las unidades terminadas y transferidas y qué parte se aplica a las unidades
aún en proceso. Cada departamento prepara un informe del costo de producción que
ilustra las asignaciones.

Características de un Sistema de Costos por Procesos

 Los costos se acumulan y se registran por departamentos o centros de costos.

 Cada departamento tiene su propia cuenta de inventario de trabajo en proceso

en el libro mayor. Esta cuenta se carga con los costos del proceso incurridos en el
departamento y se acredita con los costos de unidades terminadas transferidas a
otro departamento o artículos terminados.

 Las unidades equivalentes se usan para determinar el inventario de trabajo en

proceso en términos de las unidades terminadas al fin de un período.

 Los costos unitarios se determinan por departamentos en cada período.

 Las unidades terminadas y sus correspondientes costos se transfieren al

siguiente departamento o al inventario de artículos terminados. En el momento
que las unidades dejan el último departamento del proceso, los costos totales del
período han sido acumulados y pueden usarse para determinar el costo unitario
de los artículos terminados.

 Los costos total y unitario de cada departamento son agregados

periódicamente, analizados y calculados a través del uso de informes de
producción.

Métodos en la asignación de los costos por proceso

Método Precio Promedio Ponderado
Bajo este método los costos del inventario inicial se agregan a los costos del período y
el total se divide por la producción equivalente para obtener los costos promedios
unitarios. Los costos asociados con las unidades aún en proceso pierden su identidad
por la fusión, además el inventario inicial se considera como si fuera del período
corriente.
Método FIFO (Primero en entrar, primero en salir)
En este método las unidades del inventario inicial se tratan de distinta forma que las
unidades del período la corriente. Se supone que las unidades del inventario inicial
son terminadas antes que las unidades comenzadas en este período, además se
separan los costos de las unidades iniciadas y terminadas en este período de las
unidades en proceso del inventario inicial.

Los sistemas de costos pueden clasificarse según el tratamiento de los costos

fijos, según la forma de concentración de los costos y según el método de costos.

Sistemas de costos según el tratamiento de los

costos fijos. 
Los sistemas de costos pueden clasificarse según el tratamiento de los costos
fijos, según la forma de concentración de los costos y según el método de costos.
Los sistemas de costos según el tratamiento de los costos fijos pueden ser:
sistemas de costos por absorción y sistemas de costos variables.
En el sistema de costos por absorción, todos los costos de fabricación se incluyen
en el costo del producto. Los costos que no son de fabricación, se excluyen en
este sistema. Comprendiendo la diferencia entre costos de fabricación y costos
que no son de fabricación, entenderemos el sistema de costos por absorción.
Por su parte, en el sistema de costos variables, los costos de fabricación se
asignan a los productos fabricados. En este sistema, la principal distinción es la
que existe entre costos fijos y costos variables. Cuando hablamos de costos
variables, son aquellos en los que se incurre en proporción directa a la fabricación
del producto. Mientras que, en los costos fijos, está representado toda la
capacidad que la empresa tiene para producir y vender, sea que se fabriquen o
sea que no se fabriquen los productos. Los costos fijos permanecen constantes en
cualquier volumen de producción.

 Sistemas de costos según la forma de

concentración de los costos.
Los sistemas de costos según la forma de concentración de los costos, pueden
ser: costos por órdenes y costos por procesos.
Los costos por órdenes se emplean cuando existen pedidos especiales de
clientes.
Mientras que, los costos por procesos se utilizan cuando la producción es
repetitiva y diversificada, aunque los artículos sean uniformes entre sí.
Sistemas de costos según el método de costos. 
De acuerdo al sistema de costos según el método de costos, tenemos: los
sistemas de costos históricos o resultantes, los sistemas de costos
predeterminados. Dentro de éste último, existen: los sistemas de costos estimados
y los sistemas de costos estándar.
Cuando hablamos de los sistemas de costos históricos o resultantes, hablamos de
aquellos costos en los que primero se consumen y luego se determina el costo de
acuerdo a los insumos reales utilizados. Dentro de los sistemas de costos
históricos existen: los sistemas de costos por órdenes de producción, por clases,
por procesos, por operaciones.
En cambio, en los sistemas de costos predeterminados podemos encontrar los
costos que se calculan de acuerdo a los consumos estimados. En este sistema
podemos encontrar una nueva clasificación: los costos estimados o presupuesto y
los costos estándar.
Los sistemas de costos estimados sólo se aplican cuando se trabaja por órdenes.
Los costos se fijan en base a las experiencias anteriores. Persigue el objetivo de
fijar los precios de ventas.
Para ir terminando el artículo, veremos los sistemas de costos estándar. Éstos se
aplican en los trabajos por procesos.
Cada uno de los sistemas de costos, mencionados en esta clasificación, se
desarrollará con profundidad en los próximos contenidos. Hasta entonces.

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE COSTOS

Cada una de las empresas necesita registrar sistematicamente los costos

por la realización periódica de sus operaciones. Los sistemas de costos
pueden clasificarse de la siguiente manera:

I. En atención a la fecha en que se obtiene la información

A. Históricos o reales
a. Ventaja: Su implantación y funcionamiento no resultan
caros
b. No revisten gran complejidad para ser puestos en
operaciones y las empresas que los adoptan no
requieren de personal altamente especializado en la
tecnica contable.
 c. Desventaja: No permite aplicar medidas correctivas
conducentes a hacer mas eficientes las actividades.
d. Impiden medir la eficiencia de las operaciones
celebradas por la empresa.
e. Para la determinación de los precios de venta, la
información puramente histórica es de utilidad muy
limitada.

B. Predeterminados
a. Clasificación: Sistemas de Costos Estimados.
b. Sistemas de Costos Estandar.

C. En atención a la forma en que operan los sistemas de

contabilidad de costos

a. Absorbentes: Corresponden al tipo de sistemas de

costos mas aplicados en la actualidad; su característica
fundamental esta dada por el hecho de que los costos de
producción unitarios, involucran tanto a los costos fijos
generados por la empresa en un periodo, como los
costos variables invertidos en la producción de articulos.
b. Directos o marginales: El costo de producción unitario
involucra exclusivamente los costos variables necesarios
para la manufactura de los articulos, los costos fijos no
forman parte del costo de producción unitario y se
registran en renglones especificos que atienden a su
naturaleza.

B. En atención a las caracteristicas de la producción de las

empresas
 a. Sistemas de costos por órdenes de producción.

Es aplicable a las empresas que fabrican sus articulos a

traves de procesos productivos claramente definidos,
ensamblando o uniendo las materias que forman parte
de dichos satisfactores; se emplea principalmente en las
industrias que realizan trabajos especiales, o que
fabrican productos sobre pedido y tambien en aquellas
en las cuales es posible separar los costos de material y
de la mano de obra de los empleados en una orden de
fabricación.

b. Sistemas de costos por procesos.

La selección y diseño de un sistema de costos

apropiado depende de los procedimientos
tecnicos de fabricación utilizados por la industria,
los cuales han evolucionado en forma paralela al
desarrollo economico de las empresas y su diseño
y establecimiento debe contemplar la necesidad
de satisfacer volumenes masivos de producción,
acordes con la demanda del mercado.

¿Qué es contabilidad de costos?

La contabilidad de costos nos ofrece información real y concreta de todos los
costos y gastos que tiene una empresa para producir. Establecer el costo de
un producto sirve para tener control sobre la producción, la venta del producto,
la administración y la financiación del mismo.
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El costo es el valor que se paga para la obtención de bienes o servicios. El

costo provoca una reducción de activos. Los costos de una empresa se relacionan
con las actividades que se realizan a diario.

Al realizar una contabilidad de costos, se evalúa el trabajo administrativo y

gerencial. Siempre es necesario comparar los ingresos de la empresa y los costos
que han proyectado previamente.

Ver además: Contabilidad

¿Qué debe tener en cuenta la contabilidad de costos?

El costo es el valor monetario de la materia prima y la mano de obra.

Una empresa necesita tener en cuenta ciertos aspectos a la hora de

contabilizar los costos. En primer lugar, el producto y sus elementos, el
volumen y la producción, las tareas realizadas, el período de tiempo, etcétera.
En cuanto a los productos se deben tener en cuenta los materiales o
recursos utilizados en su producción, de manera directa e indirecta, la mano de
obra (es decir el esfuerzo de los empleados, tanto físico como mental) y los costos
de fabricación.

Con respecto a las actividades que se realizan en torno a la elaboración de un

producto se tienen en cuenta la manufactura, es decir de la producción, el
mercado (promoción y venta del producto), los costos administrativos (salarios,
etcétera) y financieros.

Por ejemplo, si un producto tiene un costo de materiales de cierto valor, a eso

debe agregarse el salario de los empleados que los produzcan, lo que se gasta en
la repartición y la publicidad, los impuestos, etcétera.

Hay que diferenciar lo que son los costos de los gastos. El costo es el valor
monetario de la materia prima y la mano de obra. Gasto corresponde al
tiempo de la producción, la distribución y la administración de la empresa, como
por ejemplo el pago de salarios.

3.¿Por qué es importante la contabilidad de costos?

Conocer al detalle los costos de producción permiten un mayor control de las
operaciones. La contabilidad de costos ofrece a la empresa toda la información que
necesita para tomar decisiones oportunas y correctas en base a información
real y concreta.

Esta información es útil para desarrollar nuevos proyectos y evaluar las

actividades realizadas dentro de la empresa. Como decíamos al iniciar este
artículo, conocer el costo de un producto nos sirve para tener control sobre la
producción, la venta del producto, la administración y la financiación del mismo.

La contabilidad tiene siempre como objetivo brindar datos útiles a los directivos de

una empresa o entidad para poder tomar decisiones correctamente en el área
económica. Los datos arrojados se inscriben en documentos contables que
muestran la situación económica de la empresa en cuestión. En general, la
contabilidad de costos busca objetivos a corto plazo para que la empresa obtenga
beneficios y no pérdidas.
 Además, la empresa sabrá con exactitud a cuánto vender el producto de acuerdo
con los gastos totales del mismo, que excede la materia prima, ya que se tienen
en cuenta la mano de obra y la administración. La empresa encuentra así
un estado de equilibrio entre los ingresos y los costos, y de esta manera
podrá tomar decisiones, que en última instancia es el objetivo primordial de una
empresa.

Fuente: https://concepto.de/contabilidad-de-costos/#ixzz6tLKbN2NK

Contabilidad de costos:
conceptos, importancia y
clasificación
 G Giovanny Gómez

  8 minutos de lectura


o

o
 La contabilidad de costos se relaciona con la información de costos para uso interno de la
gerencia y le ayuda de manera considerable en la formulación de objetivos y programas
de operación, en la comparación del desempeño real con el esperado y en la
presentación de informes.

Los mandos altos, la gerencia y el departamento administrativo se enfrentan

constantemente con diferentes situaciones que afectan directamente el
funcionamiento de la empresa, la información que obtengan acerca de los costos y
los gastos en que incurre la organización para realizar su actividad y que rige su
comportamiento, son de vital importancia para la toma de decisiones de una
manera rápida y eficaz, esto hace que en la actualidad la contabilidad de
costos tome gran relevancia frente a las necesidades de los usuarios de la
información.

Qué es el costo
El costo se define como el valor sacrificado para adquirir bienes o servicios mediante la
reducción de activos o al incurrir en pasivos en el momento en que se obtienen los
beneficios.

Definición de contabilidad de costos

En un sentido general, la contabilidad de costos es la técnica empleada para
recoger, registrar y reportar la información relacionada con los costos y, con base
en dicha información, decidir de manera óptima y adecuada relacionada con la
planeación y el control de los mismos. Dicho de otra forma similar, la contabilidad
de costos es un sistema de información empleado por la empresa para
determinar, registrar, controlar, analizar e interpretar toda la información
relacionada con los costos de producción, distribución, administración y
financiamiento de la entidad. La contabilidad de costos tiene un enfoque gerencial
ya que proporciona información básica a los gerentes de las empresas de cara a
la adecuada planeación y el control de la misma, así como para el costeo de sus
productos y servicios. Por lo tanto, esta contabilidad ayuda a los gerentes a
tomar mejores decisiones dentro de la empresa. (Label, Wayne y otros.
Contabilidad para no contadores, 2da edición. ECOE Ediciones, 2016, p.20)

Objetivos de la contabilidad de costos

 Proporcionar la información para determinar el costo de ventas y poder calcular la
utilidad o pérdida del período.
 Determinar el costo de los inventarios, con miras a la presentación del balance
general y el estudio de la situación financiera de la empresa.
 Suministrar información para ejercer un adecuado control administrativo y facilitar
la toma de decisiones acertadas.
 Facilitar el desarrollo e implementación de la estrategia del negocio.
 (Berrío Guzmán, Deysi y Castrillón Cifuentes, Jaime. Costos para gerenciar
organizaciones manufactureras, comerciales y de servicio, 2da Edición. Ediciones
Uninorte, 2008, p.3)

Fundamentos de la información en la
contabilidad de costos
La información requerida por la empresa se puede encontrar en el conjunto de
operaciones diarias, expresada de una forma clara en la contabilidad de costos, de
la cual se desprende la evaluación de la gestión administrativa y gerencial
convirtiéndose en una herramienta fundamental para la consolidación de las
entidades. Para suministrar información comprensible, útil y comparable, esta
debe basarse en los ingresos y costos pasados necesarios para el costeo de
productos, así como en los ingresos y los costos proyectados para la toma de
decisiones.

Los datos que necesitan los usuarios se pueden encontrar en un «Pool» de

información de costos y se pueden clasificar en diferentes categorías según:

1. Los elementos de costo de un producto.

2. La relación con la producción.
3. La relación con el volumen.
4. La capacidad para asociarlos.
5. El departamento donde se incurrieron.
6. Las actividades realizadas.
7. El periodo en que se van a cargar los costos al ingreso.
8. La relación con la planeación, el control y la toma de decisiones.

A continuación se presentan los aspectos más importantes y relevantes que

fundamentan la información en la contabilidad de costos.

1. Elementos de costo de un producto:

Los elementos de costo de un producto o sus componentes son los materiales
directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación, esta
clasificación suministra la información necesaria para la medición del ingreso y la
fijación del precio del producto.

Materiales:

Son los principales recursos que se usan en la producción; estos se transforman

en bienes terminados con la ayuda de la mano de obra y los costos indirectos de
fabricación.
 Directos: Son todos aquellos que pueden identificarse en la fabricación de un
producto terminado, fácilmente se asocian con éste y representan el principal costo de
materiales en la elaboración de un producto.
 Indirectos: Son los que están involucrados en la elaboración de un producto, pero
tienen una relevancia relativa frente a los directos.

Mano de obra:

Es el esfuerzo físico o mental empleados para la elaboración de un producto.

 Directa: Es aquella directamente involucrada en la fabricación de un producto

terminado que puede asociarse con este con facilidad y que tiene gran costo en la
elaboración.
 Indirecta: Es aquella que no tiene un costo significativo en el momento de la
producción del producto.

Costos indirectos de fabricación (CIF):

Son todos aquellos costos que se acumulan de los materiales y la mano de obra
indirectos más todos los costos incurridos en la producción pero que en el
momento de obtener el costo del producto terminado no son fácilmente
identificables de forma directa con el mismo.

2. Relación con la producción

Esto está íntimamente relacionado con los elementos del costo de un producto y
con los principales objetivos de la planeación y el control. Las dos categorías, con
base en su relación con la producción son:

 Costos primos: Son todos los materiales directos y la mano de obra directa de la
producción.

Costos primos= MD + MOD

 Costos de conversión: Son los relacionados con la transformación de los

materiales directos en productos terminados, o sea la mano de obra directa y los costos
indirectos de fabricación.

Costos de conversión= MOD + CIF

 Costos de producción – Contabilidad de costos – Foto: bisgovuk

3. Relación con el volumen

Los costos varían de acuerdo con los cambios en el volumen de producción, este
se enmarca en casi todos los aspectos del costeo de un producto, estos se
clasifican en:

 Costos variables: Son aquellos en los que el costo total cambia en proporción
directa a los cambios en el volumen, en tanto que el costo unitario permanece constante.
 Costos fijos: Son aquellos en los que el costo fijo total permanece constante
mientras que el costo fijo unitario varía con la producción.
 Costos mixtos: Estos tienen la característica de ser fijos y variables, existen dos
tipos:
o Semivariables: La parte fija del costo semivariable representa un cargo
mínimo, siendo la parte variable la que adquiere un mayor peso dentro del costeo del
producto.
o Escalonados: La parte de los costos escalonados cambia a diferentes
niveles de producción puesto que estos son adquiridos en su totalidad por el volumen.

Comentario: De la relación entre el costo y el volumen de producción se puede

decir que:
1.  Los costos variables cambian en proporción al volumen.
2.  Los costos variables por unidad permanecen constantes cuando se modifica el
volumen.
3.  Los costos fijos totales permanecen constantes cuando se varía el volumen.
4.  Los costos fijos por unidad aumentan cuando el volumen disminuye y vice –
versa.

La información acerca de los diversos tipos de costos y sus patrones de comportamiento

es vital para la toma de decisiones de los administradores.

4. Capacidad para asociar los costos

Un costo puede considerarse directo o indirecto según la capacidad que tenga la
gerencia para asociarlo en forma específica a órdenes o departamentos, se
clasifican en:

 Costos directos: Son aquellos que la gerencia es capaz de asociar con los
artículos o áreas específicos. Los materiales y la mano de obra directa son los ejemplos
más claros.
 Costos indirectos: Son aquellos comunes a muchos artículos y por tanto no son
directamente asociables a ningún artículo o área. Usualmente, los costos indirectos se
cargan a los artículos o áreas con base en técnicas de asignación.

5. Departamento donde se incurrieron los costos

Un departamento es la principal división funcional de una empresa. El costeo por
departamentos ayuda a la gerencia a controlar los costos indirectos y a medir el
ingreso. En las empresas manufactureras se encuentran los siguientes tipos de
departamentos:

 Departamentos de producción: Estos contribuyen directamente a la producción

de un artículo e incluyen los departamentos donde tienen lugar los procesos de
conversión o de elaboración. Comprende las operaciones manuales y mecánicas
realizadas directamente sobre el producto.
 Departamentos de servicios: Son aquellos que no están directamente
relacionados con la producción de un artículo. Su función consiste en suministrar servicios
a otros departamentos. Los costos de estos departamentos por lo general se asignan a
los departamentos de producción.

6. Actividades realizadas:
Los costos clasificados por función se acumulan según la actividad realizada.
Según la actividad los costos se dividen en:

 Costos de manufactura: Estos se relacionan con la producción de un artículo.

Los costos de manufactura son la suma de los materiales directos, de la mano de obra
directa y de los costos indirectos de fabricación.
 Costos de mercadeo: Se incurren en la promoción y venta de un producto o
servicio.
 Costos administrativos: Se incurren en la dirección, control y operación de una
compañía e incluyen el pago de salarios a la gerencia y al staff.
 Costos financieros: Estos se relacionan con la obtención de fondos para la
operación de la empresa. Incluyen el costo de los intereses que la compañía debe pagar
por los préstamos, así como el costo de otorgar crédito a clientes.

7. Periodo en que los costos se cargan al ingreso

En este caso se tiene que algunos costos se registran primero como activos
(Gasto de capital) y luego se deducen (Se cargan como un gasto) a medida que
expiran. Otros costos se registran inicialmente como gastos (Gastos de
operación).

La clasificación de los costos en categorías con respecto a los periodos que

benefician, ayuda a la gerencia en la medición del ingreso, en la preparación de
estados financieros y en la asociación de los gastos con los ingresos en el periodo
apropiado. Se divide en costos del producto y del periodo:

 Costos del producto: Son los que se identifican directa e indirectamente con el
producto. Estos costos no suministran ningún beneficio hasta que se venda el producto y
por consiguiente se inventarían hasta la terminación del producto. Cuando se venden los
productos, sus costos totales se registran como un gasto denominado costo de los bienes
vendidos.
 Costos del periodo: Estos no están directa ni indirectamente relacionados con el
producto. Los costos del periodo se cancelan inmediatamente, puesto que no puede
determinarse ninguna relación entre el costo y el ingreso.

8. Relación con la planeación, el control y la toma de

decisiones
Estos costos ayudan a la gerencia y a los administradores en las funciones de
planeación, control y toma de decisiones. Entre estos costos se pueden destacar:

 Costos estándares y costos presupuestados.

 Costos controlables y no controlables.
 Costos fijos comprometidos y costos fijos discrecionales.
 Costos relevantes y costos irrelevantes.
 Costos diferenciales.
 Costos de oportunidad.
 Costos de cierre de planta.

¿Qué es contabilidad de costos?

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o

La contabilidad de costos es un área de la contabilidad que se ocupa de la

planeación, clasificación, acumulación, control y asignación de costos. Se conoce
también como contabilidad analítica y conforma, junto a la contabilidad
administrativa y a la contabilidad financiera, la estructura contable de la
organización. A continuación, respondiendo a las preguntas, qué es la contabilidad
de costos, cuáles son sus objetivos, cómo se puede aplicar, cuál es su importancia
y cuáles son sus características, se intenta plantear una guía introductoria al
amplio e interesante mundo de la contabilidad de costos.
 Qué es contabilidad de costos. Objetivos, cómo se aplica, importancia y
características

¿Qué es la contabilidad de costos?

A continuación algunas definiciones de contabilidad de costos que permitirán
entender y ampliar su concepto.

Para García y Jordà (p. 107) la contabilidad de costos se define como un sistema
de información que permite la valoración de los bienes y servicios derivados de la
actividad productiva de la empresa, cumpliendo para ello los principios contables
generalmente aceptados.

Hargadon y Múnera (p. 1) indican que, en un sentido general, sería el arte o la

técnica empleada para recoger, registrar y reportar la información relacionada con
los costos y, con base en dicha información, tomar decisiones
adecuadas relacionadas con la planeación y el control de los mismos.

Apunta Reveles (p. 38), que la contabilidad de costos es un sistema de

información empleado para predeterminar, registrar, acumular, distribuir, controlar,
analizar, interpretar e informar sobre los costos de producción, distribución,
administración y financiamiento. Es un área de la contabilidad que comprende la
predeterminación, acumulación, registro, distribución, información, análisis e
interpretación de los costos de producción, de distribución y de administración.

De acuerdo con Cárdenas (p. 43), contabilidad de costos es el nombre que se da

a un sistema ordenado de uso de los principios de la contabilidad general para
registrar los costos de explotación de una empresa, de tal manera que las cuentas
que se llevan en relación con la producción, la administración y la venta, sirvan a
los administradores para la determinación de costos unitarios y totales de los
artículos producidos o servicios prestados, para lograr así una explotación
económica, eficiente y lucrativa.

Por su parte, Sinisterra y Polanco (p. 20) señalan que generalmente por
contabilidad de costos se entiende cualquier técnica o mecánica contable que
permita calcular lo que cuesta fabricar un producto o prestar un servicio. Es un
subsistema de contabilidad general al que le corresponde la manipulación de
todos los detalles referentes a los costos totales de fabricación para determinar el
costo unitario del producto. Por manipulación de los datos de costos debe
entenderse su clasificación, acumulación, asignación y control. Contribuye con el
estado de resultados determinando el costo de los productos vendidos; colabora
con el balance general, determinando el costo del inventario de productos en
proceso y del inventarios de productos terminados.

Horngren, Foster y Srikant (p. 2) establecen que la contabilidad de costos mide,

analiza y presenta información financiera y no financiera relacionada con los
costos de adquirir o utilizar recursos en una organización. Proporciona información
 tanto para la contabilidad administrativa como para la contabilidad financiera. Por
ejemplo, calcular el costo de un producto es una función de la contabilidad de
costos que responde a las necesidades de valoración de inventarios de la
contabilidad financiera y a las necesidades de toma de decisiones de la
contabilidad administrativa (por ejemplo, la elección de los productos a ofrecer). La
contabilidad de costos moderna adopta la perspectiva de que la recopilación de
información de costos es una función de las decisiones administrativas que se
toman. Así, la diferencia entre la contabilidad administrativa y la contabilidad de
costos no está definida claramente y con frecuencia se utilizan ambos términos de
manera indistinta.

¿Cuáles son los objetivos de la

contabilidad de costos?
García y Jordà (p. 108) establecen los siguientes tres, como los objetivos
fundamentales de la contabilidad de costos:

1. Planificación y control. La planificación es la parte del proceso de gestión

empresarial en la que se determinan las metas a largo plazo de la organización y
las estrategias para alcanzarlas. En este caso objetivos de costes. El control es la
parte del proceso de gestión empresarial utilizado para medir si se están logrando
los objetivos propuestos.
2. Valoración de los bienes y servicios. La contabilidad de costes permite la
valoración de los bienes producidos y servicios prestados, lo que supone obtener
además la valoración de las existencias que quedan al final del periodo en la
empresa.
3. Toma de decisiones. La contabilidad de costes aporta los instrumentos
necesarios para determinar las políticas de producto más idóneas basadas en los
costos de los mismos.

Sinisterra y Polanco (p. 83) plantean, como objetivos de la contabilidad de costos,

los siguientes:

 Acumular los datos de costos para determinar el costo unitario del producto
fabricado.
 Proporcionar a la administración de la empresa datos de costos necesarios
para la planeación de las operaciones de manufactura y el control de los costos de
producción.
 Contribuir al control de las operaciones de manufactura.
 Proporcionar a los diferentes niveles de la administración toda la
información de costos necesaria para la presupuestación, los estudios económicos
y otras decisiones especiales, relacionadas con inversiones a largo y mediano
plazo.
 Hargadon y Múnera, (p. 2) proponen, como fines principales de la contabilidad de
costos, los siguientes

1. Determinar el costo de los inventarios de productos fabricados tanto unitario

como global, con miras a la presentación del balance general.
2. Determinar el costo de los productos vendidos, con el fin de poder calcular
la utilidad o pérdida en el período respectivo y poder preparar el estado de rentas
y gastos.
3. Dotar a la gerencia de una herramienta útil para la planeación y el control
sistemático de los costos de producción.
4. Servir de fuente de información de costos para estudios económicos y
decisiones especiales relacionados principalmente con inversiones de capital a
largo plazo, tales como reposición de maquinaria, expansión de planta, fabricación
de nuevos productos, fijación de precios de venta, etc.

De acuerdo con Reveles (p. 40), los objetivos de la contabilidad de costos son:

 Proporcionar información oportuna y suficiente a la dirección de la empresa,

para una mejor toma de decisiones.
 Generar información para ayudar a la dirección en la planeación, evaluación
y control de las operaciones de la empresa.
 Determinar los costos unitarios para normar políticas de dirección, a fin de
evaluar los inventarios de producción en proceso y de artículos terminados.
 Generar informes para determinar las utilidades, proporcionando el costo de
los artículos vendidos.
 Contribuir a la planeación de utilidades y a la elección de alternativas por
parte de la dirección, aportando con anticipación los costos de distribución,
producción y financiamiento.
 Apoyar en la elaboración de los presupuestos de la empresa, en los
programas de venta, producción y financiamiento.
 Colaborar en el fortalecimiento de los mecanismos de coordinación y apoyo
entre todas las áreas, para el logro de los objetivos de la empresa.

¿Cómo se puede aplicar la contabilidad

de costos?
De acuerdo con Reveles (p. 41) la aplicación de la contabilidad de costos en una
empresa implica las siguientes fases:

1. Registro de las erogaciones bajo apropiadas clasificaciones, a medida que

se van causando, por ejemplo: compras de material, consumo del mismo, pagos
de renta, aplicación de depreciaciones, etc., utilizando para el efecto, un plan de
cuentas adecuadas.
2. Reclasificación para aplicarse esas erogaciones a la actividad
correspondiente; es decir, aplicación precisa a la orden de fabricación o proceso
respectivo.
3. Determinación del costo unitario, objeto primordial de la contabilidad de
costos.

De otra parte, para aplicar un sistema de costos basado en las actividades se

deben seguir los siguientes pasos (Barragán, p. 25):

1. Identificar y definir las actividades relevantes.

2. Organizar las actividades por centros de costos.
3. Identificar los componentes del costo.
4. Asignación de costos: Identificar los inductores de costo.

Cuando se trata de la implementación de un sistema de costeo por orden de

producción se tienen los siguientes pasos (Joya, p. 53):

1. Identificar el trabajo o la orden que va a ser objeto de costo.

2. Identificar los costos directos del trabajo.
3. Seleccionar las bases de asignación de costo que se utilizarán para asignar
los costos indirectos al trabajo.
4. Identificar los costos indirectos relacionados con cada base de asignación
de costo.
5. Calcular los costos indirectos asociados al trabajo.
6. Calcular el costo total de la orden.

Para la aplicación de un sistema de costos por procesos (para un proceso) los

pasos son como siguen (Joya, p. 54):

1. Resumir el flujo de unidades físicas.

2. Calcular la producción final en términos de unidades equivalentes.
3. Calcular el costo por unidad equivalente.
4. Resumir los costos totales que se deben contabilizar.
5. Asignar los costos totales a las unidades terminadas y a las unidades en el
inventario final de producción en proceso.

La selección del sistema de costos a implementar en una empresa se debe basar

en las características propias de la misma en cuanto a su producción y
operaciones, sus posibilidades y sus limitaciones, pero siempre con el propósito
de alcanzar un perfeccionamiento de la información que habilite la optima toma de
decisiones por parte de la dirección.

A través de la siguiente serie de video lecciones, el Profesor Jorge Ignacio

Lardizábal, nos enseña más acerca del concepto y los objetivos de la contabilidad
de costos, así como a identificar los principales elementos a considerar para
efectuar un razonable cálculo de costos unitarios en empresas industriales.
 ¿Cuál es la importancia de la
contabilidad de costos?
La contabilidad de costos constituye parte esencial del sistema contable de las
empresas, entre otras, la información que aporta incide en las políticas y objetivos
de la alta administración así:

 Determina cantidades óptimas de inventarios, importantes para, por

ejemplo, calcular razones financieras de liquidez y tomar decisiones al respecto.
 Provee información específica para la determinación del precio de venta de
los productos. Con lo cual es posible definir qué productos arrojan mayores
utilidades y cuáles no, en función de lo cual es posible, por ejemplo, enfocar los
esfuerzos de producción y comerciales de la firma.
 Mediante el análisis de los costos fijos y variables es posible
la determinación del punto de equilibrio económico de la empresa.
 Desagrega los diferentes elementos que conforman el costo del producto, lo
que permite, por ejemplo, saber en dónde se requieren inversiones en
mejoramiento de planta y equipo o en capacitación del recurso humano para
mejorar en productividad y eficiencia, o en dónde se presentan desperdicios de
recursos, materiales, tiempo y mano de obra que afectan la producción y
disminuyen la utilidad. Es decir, sirven para controlar y medir la eficiencia de la
producción empresarial.
 Asigna valores cuantitativos a los diferentes escenarios de producción
(presupuestos) que estudie y proponga la dirección.

Una visión integradora de la importancia de la contabilidad de costos para la

empresa y su administración la brinda Arredondo (p. 2), quien muy acertadamente
explica esta relación así:

Imaginemos productos o servicios, pueden ser desde obras de teatro, películas

cinematográficas, equipo de cómputo, productos de belleza, productos
comestibles, etc.; todos estos productos y servicios generan ingresos, quizá de
millones de pesos, sin embargo, todos y cada uno también generan costos. Antes
de decidir lanzarlos al mercado para la venta, se tiene que realizar no únicamente
un estudio de mercado para pronosticar su aceptación, sino también un estudio de
costos para conocer su rentabilidad futura.

La contabilidad de costos debemos considerarla como elemento clave de la

gerencia en todas las actividades de planeación, control y formulación de
estrategias ya que proporciona las herramientas contables indispensables para
lograr el buen funcionamiento de algunas fases del proceso administrativo como
son la planeación, el control y la evaluación de las operaciones.

En la fase de planeación, la contabilidad de costos hace proyecciones a futuro a

través de los presupuestos. Con esto se pueden determinar los costos futuros en
 cuanto a materiales. sueldos, salarios y los gastos de fabricación que estén
involucrados para fabricar un producto.

Estas proyecciones se pueden usar para determinar precios o bien, para optimizar
las utilidades considerando algunos determinantes fuertes en el mercado como es
la competencia.

Adicionalmente, ayuda a la toma de decisiones al incrementar la capacidad

productiva de la empresa o sus instalaciones. fabricar o comprar, rentar o
comprar, incluir un procesamiento adicional al producto, disminuir o aumentar una
jornada laboral.

Cuando hablamos de control, la contabilidad de costos hace referencia al tiempo

presente, ya que compara los resultados reales que se obtienen con lo que se
presupuesta en la fase de planeación. En esta fase se pueden identificar algunas
fallas operativas que nos permiten llegar a la maximización de utilidades.

Por último, en la fase de evaluación se involucra un análisis crítico de los

resultados que se obtuvieron realmente y se analizan los problemas que surgieron
y las desviaciones que se obtuvieron con respecto a los resultados previstos. de
tal forma que se puedan eliminar o aislar las causas que los originan. Además de
brindar acciones correctivas para las operaciones que se realizan actualmente, la
fase de evaluación debe proporcionar a la administración las sugerencias para
mejorar las actividades futuras de planeación.

¿Cuáles son sus características?

Retomando a Sinisterra y Polanco (p. 21) se tiene que la contabilidad de costos:

 Emplea documentos especiales para recoger la información. Ejemplos de

estos documentos son: órdenes de compra y solicitudes de compra, requisiciones,
informes de consumo de materias primas, tarjetas de tiempo, planillas de pago
y hojas de costos.
 Utiliza cuentas y procedimientos de registro muy propios. Algunos ejemplos
de estas cuentas son: materias primas, productos en proceso, productos
terminados, costo de ventas, costos indirectos y nómina de fábrica.
 Los informes que suministra, estados de costos, se elaboran para conocer
en detalle las erogaciones y cargos realizados para producir los bienes.

Ramírez, García y Pantoja (pp. 48 y 49), anotan las siguientes características:

1. Proporciona inventarios permanentes de los materiales o materias primas,

productos en proceso y productos terminados con sus respectivas valuaciones,
por lo cual proporciona mucha ayuda en la administración de los inventarios.
2. Contribuye con la presentación oportuna y objetiva de las estadísticas, la
información contable y la información operativa que se deriva de las actividades
asociadas a la producción.
3. Facilita el establecimiento de controles relacionados con la adquisición,
conservación y disposición o uso de los elementos que concurren en la
elaboración de los productos y sobre los productos mismos.
4. Es el pilar del sistema de inventarios permanentes, cuyos aportes permiten
efectuar valuaciones objetivas y oportunas y, adicionalmente, reforzar los
controles sobre los productos.
5. Permite la determinación de los costos unitarios, que entre otras cosas
sirven para planear y controlar los volúmenes de producción, los costos de los
productos y fomentar políticas de ventas y de precios.
6. Provee la información contable y operativa con el grado de detalle y los
requerimientos de los usuarios.
7. Contribuye con la formulación, presentación y controles presupuestarios y
facilita la planificación de las utilidades.

Contabilidad Financiera
Paula Nicole Roldán
Lectura: 3 min
La contabilidad financiera es una disciplina que consiste en recopilar,
ordenar y registrar la información de la actividad económica de una
empresa.

La contabilidad financiera es una rama del área de la contabilidad que se ocupa de

sistematizar la información de las actividades y la situación económica de una
empresa en un momento del tiempo y a lo largo de su desarrollo.

La contabilidad financiera permite tener un registro histórico y cuantificable de las

actividades que realiza una empresa y de los eventos económicos que le afectan.

Administración financiera

Objetivo de la contabilidad financiera

La contabilidad financiera tiene dos objetivos principales, dependiendo del usuario
de la información:

 Interno: Entrega información valiosa acerca de la posición financiera de la

empresa lo que permite evaluar los resultados de las decisiones que han sido
 adoptadas en el pasado. Así, introduce cambios y/o propone nuevas estrategias
para planificar a futuro.
 Externo: Informa sobre la situación financiera de una empresa lo que
facilita hacer comparaciones y atraer a posibles inversionistas. La contabilidad
financiera también facilita el control y fiscalización por parte de las autoridades
relevantes.

Características de la contabilidad financiera

La contabilidad financiera tiene las siguientes características esenciales:

 Registra de manera ordenada las actividades de la empresa.

 Permite tener un registro histórico de la evolución de la empresa.
 Es un lenguaje de común entendimiento en el área de los negocios e
inversiones.
 Se basa en reglas, normas y principios comúnmente aceptados.
 En la mayoría de los países es de carácter obligatorio (al menos para las
empresas que alcanzan cierto tamaño mínimo).

Elementos básicos de la contabilidad financiera

La contabilidad financiera se basa en un sistema ordenado en donde la unidad
básica es una cuenta. Esta presenta una forma de T, con dos columnas en donde
se anotan los movimientos (ingresos y egresos) del período bajo análisis.

La columna a la derecha se llama “Haber” y la columna de la izquierda se llama

“Debe”. Una misma transacción se puede anotar tanto al Debe como al Haber
dependiendo de qué representa exactamente en la cuenta que estamos
observando.
 Las anotaciones se deben hacer de la siguiente forma: (i) los débitos y los
ingresos se anotan al debe y, (ii) los créditos o gastos se anotan al haber.

Al momento de la anotación se debe tener en cuenta la siguiente regla

simplificada: las cuentas de activo y de resultados negativos se suman por el Debe
y restan por el Haber, mientras que las cuentas de pasivo, patrimonio neto y de
resultados positivos se suman por el Haber y restan por el Debe.

Tipos de cuentas de la contabilidad financiera

Existen dos tipos básicos de cuentas para la contabilidad financiera de una
empresa:

 Las cuentas del balance que reflejan: el patrimonio, el capital propio y las
deudas.
 Las cuentas de ingresos y egresos.

Luego, al final del período contable, estas cuentas se ordenan y cierran para
producir las cuentas anuales de la empresa que incluyen:

 La cuenta de resultados.
 El balance de situación.
 La memoria contable.
 El estado de cambios en el patrimonio neto.
 El flujo de efectivo.
 ¿Qué es contabilidad financiera?
Tabla de Contenido [mostrar]

En otras palabras, la contabilidad financiera es la gestión y registro de las actividades

monetarias de una empresa.

Las finanzas son todas las actividades que se relacionan con el dinero. La contabilidad es el
control y registro de todas las actividades económicas que realiza una empresa. Por lo tanto, la
contabilidad financiera es el registro y control adecuado de las actividades económicas de
una entidad.

A continuación te vamos a explicar para qué sirve esta rama de la contabilidad.

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¿Para qué se utiliza la contabilidad financiera?
La contabilidad financiera se utiliza para recolectar, clasificar, registrar y detallar la
información de los movimientos económicos de una empresa.

La importancia de llevar la contabilidad financiera de una empresa se debe a que a través de

esta tienes un registro histórico y cuantificable de los movimientos económicos que realiza
la entidad. Además, te sirve para identificar cuáles de estos la afectan y cuáles la favorecen.

Por otro lado, la contabilidad financiera es primordial cuando la empresa recibe una
inversión de terceros. Ellos necesitaran ver el historial de cada movimiento económico para
poder realizar dicha inversión.  

El objetivo de la contabilidad financiera es elaborar información contable dispuesta para ser

verificada por externos. Por lo general, estos datos son regulados externamente por entes
como el estado u otras empresas.

La contabilidad financiera hace hincapié en la economía empresarial y en las transacciones

registradas en los informes contables. Esto permite tener evidencias y registros actualizados
para presentarlos a las autoridades correspondientes; en el caso de Colombia, a la Dian o
Cámara de Comercio.

Objetivos de la Contabilidad Financiera

1. Advertir el estado actual de la situación financiera de la empresa.
2. Establecer estrategias con base en los informes financieros para mejorar la actividad
económica.
3. Lograr un equilibrio económico en cada área contable.
4. Brindar información de calidad, fundamental para tomar decisiones económicas.

Contabilidad financiera: características más importantes

 Lleva constantemente un registro cronológico y ordenado de cada actividad financiera
realizada por la empresa.
 Guarda cuidadosamente un historial con el registro de los movimientos contables en la
entidad.
 Mantiene una línea de comunicación uniforme en cada área de la contabilidad de la
empresa.
  Evidencia información importante, relevante y veraz de la empresa.

Diferencia entre contabilidad administrativa y contabilidad

financiera
La contabilidad tiene dos grandes grupos: contabilidad financiera y contabilidad administrativa.

La contabilidad administrativa se encarga de las operaciones al interior de la empresa. Todas

las actividades contables que se realicen y sean verificadas para llevar una gestión interna
adecuada. Esta contabilidad se encarga de proporcionar la información contable necesaria
para la administración de la empresa.

Por consiguiente, la contabilidad financiera es la información contable que verifican entes

externos. Quiere decir que esta contabilidad se encarga de que los movimientos económicos de
conocimiento “público” estén bien preparados.

La contabilidad financiera permite conocer la operación del patrimonio de la empresa gracias

al registro continuo de las transacciones realizadas. Esta información es de suma
importancia para la interpretación y comparación por parte de los entes económicos que
requieran conocerla. Así que la organización y buena gestión de estos registros son
primordiales para una buena operación interna y externa de la compañía.

Reportes de la contabilidad financiera

Debido a que esta información contable es susceptible de verificación externa, es necesario
realizar reportes o informes para ese fin.

Los reportes de la contabilidad financiera son:

 estado de resultados;
 de la situación financiera; y
 estado de variaciones del capital contable.

Reportes de la contabilidad administrativa

En cuanto a la contabilidad administrativa, también se requieren reportes de suma importancia
para la toma de decisiones al interior de la empresa. Estos son:

 estado de flujo de efectivo; y

 estados de posición de inversión

Llevar la contabilidad financiera con un software contable.

La gestión contable es una labor que requiere de mucho tiempo y esfuerzo. Sin
embargo, esto puede cambiar con un software de contabilidad.
Un sistema contable facilita las tareas del contador y permite realizar informes financieros
detallados. Como lo mencionamos anteriormente los reportes e informes son de suma
importancia para una gestión efectiva.

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¿Qué es la contabilidad financiera?

Se denomina contabilidad financiera a una rama de la contabilidad dedicada
específicamente a las transacciones financieras de un negocio. Esto
implica resumir, analizar e informar al respecto a tanto el público general como los
accionistas de una empresa o las agencias gubernamentales dedicadas a la
supervisión fiscal, y a partir de dicha información suelen tomarse decisiones
estratégicas dentro de la organización.

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La contabilidad financiera se encarga de llevar registro de la historia

económica de toda organización, y junto a la contabilidad de costos y la
contabilidad administrativa, conforma la estructura contable de la misma. Como
los consumidores de esta información suelen ser entes externos a la organización,
se la conoce también como contabilidad externa.

Esta rama de la contabilidad se rige por estándares nacionales e internacionales

consagrados en las leyes financieras de los países o regiones. En esa medida, debe
cumplir con las siguientes exigencias:

 Relevancia. La información reunida debe ser relevante para la toma de

decisiones, pues ninguna otra razón hay para emprender este tipo de estudios. Se
espera que los informes vayan al grano y sean lo más completos posible.
 Materialidad. La información contenida en dichos informes es considerada
material cuando puede influir de manera sustancial en el beneficio o perjuicio de
actores económicos reales de la empresa.
  Fiabilidad. Todo ejercicio contable debe ser verídico, libre de errores o sesgos
que puedan alterar su contenido.
 Comprensible. Cualquier informa contable debe ser legible por su público destino
y no puede contar con claves o lenguajes herméticos.
 Comparable. Los informes contables pueden cotejarse para obtener así una
evaluación de períodos distintos y obtener conclusiones respecto al desempeño de
la empresa.

Ver además: Inventario

Objetivos de la contabilidad financiera

La contabilidad financiera registra las operaciones de la organización.

La contabilidad financiera persigue los siguientes objetivos:

 Ofrecer información verídica y útil sobre la situación financiera de una empresa y

de la ganancia obtenida por ella.
 Crear memoria económica empresarial registrando las operaciones llevadas a cabo
por la organización.
 Brindar información respecto a los resultados operacionales, la posición financiera
y los flujos de efectivo de una empresa.
Contabilidad fiscal

Los criterios de la contabilidad fiscal varían según el lugar en donde opere la empresa.

La contabilidad fiscal se ocupa de supervisar y registrar las operaciones de

una empresa respecto a sus obligaciones tributarias, basándose para ello
en las obligaciones contraídas por toda empresa de acuerdo al marco legal y
jurídico vigente en una nación.

Así, los criterios de la contabilidad fiscal variarán según el lugar en donde opere la
empresa, pero siempre resulta de gran importancia para la preservación
del patrimonio empresarial tanto como de su imagen pública, ya que un manejo
irresponsable de sus impuestos podría resultar sumamente contraproducente.
Contabilidad administrativa

La contabilidad administrativa informa la situación financiera de la empresa.

Se trata de una rama de la contabilidad que mantiene informada a

la administración de la empresa, es decir, a su conducción, respecto de la
situación financiera de la organización y el registro de sus
movimientos económicos.

Por eso se le conoce como contabilidad gerencial, ya que prioriza la utilidad de su

información para permitir decisiones gerenciales lo más acertadas e informadas
posible.

Junto con la contabilidad de costos y la contabilidad financiera, la administrativa

conforma la estructura contable dentro de cualquier empresa u organización.

Fuente: https://concepto.de/contabilidad-financiera/#ixzz6tLLTxYvC
Sistemas y Procedimientos Administrativos
Podemos extraer de Papers de Sistemas y Métodos Administrativos, de Alberto R.
Lardent, el siguiente texto:

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos

relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de
una organización. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos relacionados y
dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema. Así, el sistema de control
de producción, por ejemplo, consiste en un conjunto de procedimientos de pedidos de
materiales, procedimientos de despacho o ruteo, procedimientos de control, etcétera.
Obsérvese la condición de “relación” como elemento indispensable para que un
conjunto de partes configuren un sistema. En toda definición de sistema aparece
siempre ese factor como común denominador que transforma la individualidad de cada
componente de tal modo que ya no tiene sentido sino dentro de un conjunto.

Los profundos cambios experimentados en los últimos años en el ambiente

socio/político/económico en que se desarrolla la empresa moderna, unido esto a los
avances de la tecnología, obligan a encara urgentemente la necesidad de su
remodelación y adecuación al concepto de sistema. Es indudable que en la gestión
empresarial sobreviven aquéllos que utilizan los mejores procedimientos y emplean los
mejores medios (léase tecnología y conocimiento) para alcanzar sus objetivos.

La empresa actual en función de dos estructuras (Barrios, J. D.: Sistemas y

Procedimientos, Editorial Roble, Méjico, pág. 15): una, que podría llamarse
organizacional, que define las funciones y responsabilidades de sus componentes y el
grado de relación entre los mismos; se trata de una estructura de carácter estático,
dado que determina a través del organigrama y la definición de tareas, qué es lo que
debe efectuar cada sector responsable, pero no indica qué movimientos son necesarios
para que la organización se mantenga al compás de la realidad del ambiente y le
permita alcanzar sus fines. Este segundo aspecto se cubre a través de una segunda
estructura, de naturaleza dinámica que es el reflejo de la aplicación de los sistemas
administrativos a la resolución de los problemas dinámicos surgidos en la empresa.

Debemos dejar bien en claro que el análisis de sistemas no debe encararse

simplemente “como un medio para establecer la mejor manera de hacer con una
computadora lo que se está haciendo manualmente” (Rockart, J. F.: Nuevos criterios
para el análisis de sistemas. Revista Administración de Empresas. Ed. Contabilidad
Moderna. Tomo 1. Pág. 659). Por el contrario debe enfocarse como un proceso de
detección de problemas (hoy agregaríamos y también de oportunidades) y apoyarse en
un modelo. En este caso existirá mayor seguridad de que (Rockart, ob. citada, pág.
664):
”a) no deje de verse algún aspecto importante;

b) se observen y corrijan las deficiencias de los métodos en uso;

c) que el sistema de información sea apto para adaptarse a los mejoramientos

futuros que puedan introducirse en el proceso”.

Si bien nosotros consideramos que los sistemas y procedimientos constituyen un

“campo” de actividad así como “producción” y “comercialización” representan otros
campos, debemos reconocer que toda función de organización y conducción lleva
implícita la responsabilidad de formular los sistemas y procedimientos necesarios para
cumplir su propósito. Quiere decir que, en ese sentido, ese campo puede ser
clasificado como uno de los varios elementos del manejo administrativo.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Se definen a los procedimientos administrativos o rutinas como la secuencia de

operaciones de oficina ejecutadas generalmente con la participación de varias personas
en una o más oficinas, establecida para asegurar el manejo uniforme de transacciones
repetitivas.

Obsérvense los elementos básicos de esta definición:

 Conjunto de “operaciones” de oficina (por su naturaleza administrativa)

dispuestas en un orden secuencial invariable;
 Participación de varias personas en una o más oficinas; o sea los
procedimientos pueden abarcar más de un sector de trabajo;
 Asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas; podemos hablar de
procedimientos cuando se establece por escrito o por costumbre la secuencia de
operaciones que es necesario ejecutar para llevar a cabo transacciones que se repiten
con frecuencia dentro de la organización.

Un procedimiento o rutina define:

 Qué tarea debe ser realizada por los distintos participantes;

 Quiénes son esos participantes;
 Cuándo deben ser realizadas cada una de esas tareas, es decir, su orden
sucesivo y el momento.

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Es una serie de funciones, pasos empleados por la dirección para que su labor o cualquier
trabajo sea desempeñado con mayor eficiencia, efectividad y economía. Es una función
encaminada al análisis de los planes de acción colectivos del personal, de los procedimientos
y de las formas y equipo con el fin de ayudar a la administración en la simplificación y
estandarización de las operaciones.
 
Un sistema: Es una reunión o conjunto de elementos relacionados que interactúan entre si
para lograr un fin determinado
Procedimiento: Método para ejecutar algunas cosas.
 
Campo de los sistemas y procedimientos
El Campo de los sistemas y procedimientos, es parte integral del trabajo de cada ejecutivo.
Esto quiere decir que cada persona que supervisa, dirige o administra actividades de
subordinados, tiene en su trabajo una responsabilidad inherente a los sistemas y
procedimientos que emplean el u sus subordinados.
 
Función de los sistemas y procedimientos en la administración general
El como se hacen las cosas, las formas y los medios que se emplean para llevar a cabo las
tareas asignadas la metodología de los procesos de trabajo empleados; nos da un marco de
que sistemas y que procedimientos utilizan, es por tanto, un campo de actividades que debe
clasificarse como uno de los diversos elementos de la administración general.
La dirección de una empresa debe decidir lo que va hacerse y después valorar lo que se ha
hecho. Consideraciones básicas que ayudaran a conocer la situación, el alcance y la índole de
trabajo de los sistemas y procedimientos dentro de una empresa.
 
DEFINICIÓN DE SISTEMAS
Es un todo organizado y complejo, implica un complejo interconectado de componentes o
partes fundamentales relacionadas, que forman un todo. Son medios por los cuales el
personal de una empresa opera para lograr los objetivos de ella. Es un conjunto organizado,
formando un todo, en el que cada una de sus partes están interrelacionadas a través de un
orden lógico, que contenía sus actos hacia un fin determinado.
Desde el punto de vista de la administración de empresa, son medios de que se vale un
organismo social a fin de lograr los objetivos apara los cuales se ha creado.
 
Los componentes básicos de un sistema son:
El Objetivo Los Elementos Las Interrelaciones
Son las transacciones entre
los elementos, de modo que
Son los entes capases de
sus acciones o
producir las acciones que
Es la finalidad y la razón disposiciones conduzcan al
debidamente combinadas
de ser del sistema, es el objetivo deseado. Esto
pueden lograr el objetivo
producto que se desea significa que no todas las
( si el sistema es dinámico)
como resultado de la relaciones que pueden
o pueden adoptar y
acción de los elementos existir entre los elementos
presentar disposiciones
( si el sistema es estático) sean significativas para el
que satisfagan el objetivo
sistema, sino solo aquellas
( si el sistema es estático)
que conduce, en alguna
forma el logro del objetivo
 
DEFINICIONES DE PROCEDIMIENTOS
Es una serie de labores concatenadas (unidas) que constituyen una sucesión cronológica y la
manera de ejecutar un trabajo encaminado al logro de un fin determinado. Es el conjunto de
rutinas especificas de trabajo en las que se incluyen el flujo de documentos, la manutención
de registros. El establecimiento de normas de trabajo agrego de espacios etc. Son planes en
cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderas guía de
acción, más que de pensamiento que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades
deben de cumplirse.
 

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Es una serie de funciones, pasos empleados por la dirección para que su labor o cualquier
trabajo sea desempeñado con mayor eficiencia, efectividad y economía. Es una función
encaminada al análisis de los planes de acción colectivos del personal, de los procedimientos
y de las formas y equipo con el fin de ayudar a la administración en la simplificación y
estandarización de las operaciones.
 
Un sistema: Es una reunión o conjunto de elementos relacionados que interactúan entre si
para lograr un fin determinado
Procedimiento: Método para ejecutar algunas cosas.
 
Campo de los sistemas y procedimientos
El Campo de los sistemas y procedimientos, es parte integral del trabajo de cada ejecutivo.
Esto quiere decir que cada persona que supervisa, dirige o administra actividades de
subordinados, tiene en su trabajo una responsabilidad inherente a los sistemas y
procedimientos que emplean el u sus subordinados.
 
Función de los sistemas y procedimientos en la administración general
El como se hacen las cosas, las formas y los medios que se emplean para llevar a cabo las
tareas asignadas la metodología de los procesos de trabajo empleados; nos da un marco de
que sistemas y que procedimientos utilizan, es por tanto, un campo de actividades que debe
clasificarse como uno de los diversos elementos de la administración general.
La dirección de una empresa debe decidir lo que va hacerse y después valorar lo que se ha
hecho. Consideraciones básicas que ayudaran a conocer la situación, el alcance y la índole de
trabajo de los sistemas y procedimientos dentro de una empresa.
 
DEFINICIÓN DE SISTEMAS
Es un todo organizado y complejo, implica un complejo interconectado de componentes o
partes fundamentales relacionadas, que forman un todo. Son medios por los cuales el
personal de una empresa opera para lograr los objetivos de ella. Es un conjunto organizado,
formando un todo, en el que cada una de sus partes están interrelacionadas a través de un
orden lógico, que contenía sus actos hacia un fin determinado.
Desde el punto de vista de la administración de empresa, son medios de que se vale un
organismo social a fin de lograr los objetivos apara los cuales se ha creado.
 
Los componentes básicos de un sistema son:
El Objetivo Los Elementos Las Interrelaciones
Es la finalidad y la razón Son los entes capases de Son las transacciones entre
de ser del sistema, es el producir las acciones que los elementos, de modo que
producto que se desea debidamente combinadas sus acciones o
como resultado de la pueden lograr el objetivo disposiciones conduzcan al
acción de los elementos ( si el sistema es dinámico) objetivo deseado. Esto
( si el sistema es estático) o pueden adoptar y significa que no todas las
presentar disposiciones relaciones que pueden
que satisfagan el objetivo existir entre los elementos
( si el sistema es estático) sean significativas para el
sistema, sino solo aquellas
que conduce, en alguna
 forma el logro del objetivo
 
DEFINICIONES DE PROCEDIMIENTOS
Es una serie de labores concatenadas (unidas) que constituyen una sucesión cronológica y la
manera de ejecutar un trabajo encaminado al logro de un fin determinado. Es el conjunto de
rutinas especificas de trabajo en las que se incluyen el flujo de documentos, la manutención
de registros. El establecimiento de normas de trabajo agrego de espacios etc. Son planes en
cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderas guía de
acción, más que de pensamiento que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades
deben de cumplirse.
 

Sistemas y Métodos Administrativos

Alberto R. Lardent
Contador Público (UBA)
Profesor Titular UADE

1. OBJETIVO DEL ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS Y

MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

Es obvio destacar que el problema básico de todo conductor

de empresa es el de lograr mantener una operatividad
eficiente y eficaz. Este problema, de fácil enunciación pero no
de tan sencilla resolución, es común a todas las
organizaciones de los países modernos y se ha profundizado
como consecuencia de los procesos de globalización e
incremento de la competitividad. Dentro del espectro de
variables que integran esta problemática empresaria inciden
aspectos legales, impositivos, financieros, económicos,
productivos, comerciales, a abastecimiento, humanos,
administrativos y, en los últimos tiempos, se han agregado a
la lista, aspectos que hacen a la adecuada selección de los
medios y elementos tecnológicos que hacen posible una
conducción empresaria eficiente en sus funciones de
planeamiento, operación y control.
Las condiciones económicas del mundo actual han impactado
sobre la dimensión, configuración y comportamiento de las
organizaciones. La aparición de las grandes corporaciones a
nivel mundial ha provocado nuevas formas de administración
y necesidad de aplicar nuevas técnicas y nuevos mecanismos
de comunicación, colocando a la información y al
conocimiento en un lugar de privilegio en el momento de
acceder a los elementos básicos de los procesos de decisión.
El éxito de una organización se apoya en diversos factores
entre los que se destacan:
  La elección del producto o servicio con
el que se opera; su originalidad,
innovación, especialización y
oportunidad de lanzamiento influyen en
su nivel de éxito.
 El mercado, es decir el conjunto de
potenciales clientes o usuarios.
 La gestión del conocimiento (knowledge
management); este es un factor quizás
de más reciente aplicación pero que
junto a los recursos humanos resulta
indispensable para sobrevivir en la
competitividad.
 La estructura financiera, o sea
disponibilidad de capital o de crédito
suficiente.
 El aporte de la tecnología en los
adecuados niveles de actualización.
 Una conducción profesional capaz de
fijar estrategias, formular planes y
aplicar y utilizar herramientas de
control.

Los factores indicados más arriba son determinantes del éxito

en un macronivel. Pero si a ello no se agrega un desarrollo
eficiente de las operaciones menores que conforman los
sistemas administrativos no se alcanzarán los resultados
esperados. Las operaciones de detalle, integrantes de los
sistemas administrativos, serán las que permitan coordinar la
conjunción de dichos factores, dado que si bien una buena
organización administrativa no asegura por sí sola el éxito, la
ausencia de ella impedirá la adecuada combinación de los
otros factores.

2. EL TERMINO “SISTEMA” EN UN SENTIDO

AMPLIO.

El vocablo sistema ha sido utilizado desde tiempos lejanos y,

atendiendo a su sentido amplio, los sistemas no constituyen
nada nuevo para la Historia del hombre. Es así como desde
antiguo de habló y se escribió sobre sistemas filosóficos que a
su vez fueron fuente o permitieron el planteamiento de otros
sistemas: astronómicos, matemáticos, geográficos, etcétera.
En la vida moderna se utiliza la palabra sistema en disciplinas
muy diversas y su aplicación se ha generalizado
enormemente. Oímos hablar (o leemos) sobre el sistema
solar, sistemas económicos, políticos, sociales, sobre sistemas
de transportes, de comunicación, sistemas contables, sistema
circulatorio, sistema respiratorio, etc. Cuando se emplea
vulgarmente la palabra sistema no siempre su utilización es
correcta respecto del concepto al cual se refiere. La
generalización del vocablo ha provocado un uso abusivo.
En términos generales es frecuente aplicar sistemas como un
término abreviado que representa. Involucra y suplanta a una
frase más larga. Por ejemplo, cuando leemos “sistema
económico” puede pretenderse que interpretemos algo así
como la referencia a “índices de precios, cifras de empleo,
nivel de inversión, etcétera, estrechamente ligados a otros
factores de la economía, como nivel de la producción, salario
real, etcétera. En otro orden de ideas, tomando conceptos de
Robert Chin (Bennis, W. G.; Benne, K. D.; Chin, R.: “The
Utility of System Models and Developmental Models for
Practitioners” en The Planning of Change; Holt, Richart and
Winston. Inc. New York, 1961, págs. 201/214, citado por P. P.
Schoderbek en Management Systems, J. Wiley & Sons, Inc.
New York) los sociólogos industriales pueden mirar a la
fábrica como un sistema social donde multitud de personas
trabajan juntas en un relativo aislamiento respecto del
exterior, con intención de analizar qué ocurre respecto de las
relaciones e interdependencias entre esas personas.
Profundizando en el análisis del significado de sistema en su
sentido amplio, nos encontramos con una gran variedad de
conceptos que satisfacen su definición. Así del diccionario
Webster extraemos las siguientes definiciones:

 Una unidad compleja formada por

varias partes, a menudo diferentes,
sujetas a un plan común o sirviendo un
propósito común.
 Un agregado o disposición de objetos
reunidos en interacción o
interdependencia; un conjunto de
unidades combinadas en forma natural
o artificial para formar un todo integral,
orgánico, organizado; una totalidad que
trabaja ordenadamente; una unificación
coherente.
 Un grupo de cuerpos (como el sistema
solar) que se mueven juntos en una
forma interrelacionada o bajo la
influencia de fuerzas o atracciones
relativas.
 Los órganos del cuerpo que cooperan
en el desarrollo de alguna de las
funciones vitales.
 Un grupo de objetos naturales
relacionados entre sí.
 Un grupo de dispositivos u objetos
artificiales integrados en una red o
utilizados en un propósito común.

Por su parte, la Real Academia de la Lengua define a sistema

como “un conjunto de cosas que, ordenadamente
relacionadas entre sí, contribuyen a determinado objeto”.
En 1964 en la Systems Science Conference se propuso y
aprobó la siguiente definición de sistema:
Un sistema es un conjunto de diversos elementos humanos y
mecánicos integrados para lograr un objetivo común
mediante el manejo y control de materiales, información,
energía y hombres.
Del análisis de esta definición surge que todo sistema está
caracterizado por sus objetivos, elementos, estructura (o
relación tecnológica) y su comportamiento.
Una serie de elementos reunidos que formen un conjunto
pero sin perseguir un objetivo o propósito común, no
constituye un sistema. Al no tener ese objetivo común su
comportamiento será caótico (lo contrario de sistemático). El
objetivo de un sistema puede ser fijo e invariable a través del
tiempo, o bien puede ser variable. En el primer caso el
objetivo ha sido impuesto al sistema desde fuera del mismo,
es decir, desde su contexto. Como ejemplo puede
mencionarse cualquier tipo de máquina o mecanismo
tradicional. En el segundo caso el objetivo ha sido
consecuencia de acciones previas de algunos elementos del
mismo sistema; es decir, el objetivo resultante es
generalmente un compromiso entre varios objetivos distintos,
que podían tener algunos elementos del sistema. Cabe dentro
de este grupo, cualquier sistema integrado por hombres y
mujeres, por ejemplo, la empresa. En este caso el objetivo
resultante podrá variar en el tiempo de acuerdo al mayor o
menor poder que detenten los elementos con objetivos
propios.
Respecto de los elementos de un sistema pueden ser
totalmente humanos, totalmente mecánicos o mixtos. Dijimos
que para constituir un sistema sus elementos deben estar
relacionados entre sí; con esto queremos significar que el
estado de un elemento depende del estado de los otros
elementos.
La estructura del sistema se refiere a la forma en que están
interrelacionados los elementos del sistema. De acuerdo a
ello, la estructura puede ser de tipo material o visible, física o
bien tipo no material. En el primer caso la vinculación puede
ser mecánica eléctrica y en el caso de la no material puede
darse como ejemplo cualquier forma de comunicación no
física, incluyendo la oral.
El comportamiento del sistema se mide por su mayor o menor
grado de predictibilidad. Hallaremos así sistemas de
comportamiento determinístico o probailístico. Será
determinista cuando no influyen sobre el mismo las decisiones
personales; por ejemplo un sistema que se va realimentando,
autorregulando. Será probabilista cuando no hay certeza de lo
que se va a obtener.

3. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
En la sección anterior hemos considerado distinta definiciones
del vocablo sistema en su sentido amplio y en la presente
analizaremos en forma concreta la aplicación de ese concepto
en las actividades administrativas. Nuestro propósito será
demostrar a través de sucesivas elaboraciones cómo las
organizaciones modernas deben actuar bajo la forma de
sistema para lograr el máximo de eficiencia. Comentaremos
por lo tanto, algunas definiciones especializadas.
Definimos a los sistemas administrativos como la red de
procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema
integrado tendientes al logro de los fines de una organización.
Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos
relacionados y dentro de determinadas condiciones,
constituyen un sistema. Así, el sistema de control de
producción, por ejemplo, consiste en un conjunto de
procedimientos de pedidos de materiales, procedimientos de
despacho o ruteo, procedimientos de control, etcétera.
Obsérvese la condición de “relación” como elemento
indispensable para que un conjunto de partes configuren un
sistema. En toda definición de sistema aparece siempre ese
factor como común denominador que transforma la
individualidad de cada componente de tal modo que ya no
tiene sentido sino dentro de un conjunto.
Los profundos cambios experimentados en los últimos años
en el ambiente socio/político/económico en que se desarrolla
la empresa moderna, unido esto a los avances de la
tecnología, obligan a encara urgentemente la necesidad de su
remodelación y adecuación al concepto de sistema. Es
indudable que en la gestión empresarial sobreviven aquéllos
que utilizan los mejores procedimientos y emplean los
mejores medios (léase tecnología y conocimiento) para
alcanzar sus objetivos.
La empresa actual en función de dos estructuras (Barrios, J.
D.: Sistemas y Procedimientos, Editorial Roble, Méjico, pág.
15): una, que podría llamarse organizacional, que define las
funciones y responsabilidades de sus componentes y el grado
de relación entre los mismos; se trata de una estructura de
carácter estático, dado que determina a través del
organigrama y la definición de tareas, qué es lo que debe
efectuar cada sector responsable, pero no indica qué
movimientos son necesarios para que la organización se
mantenga al compás de la realidad del ambiente y le permita
alcanzar sus fines. Este segundo aspecto se cubre a través de
una segunda estructura, de naturaleza dinámica que es el
reflejo de la aplicación de los sistemas administrativos a la
resolución de los problemas dinámicos surgidos en la
empresa.
Debemos dejar bien en claro que el análisis de sistemas no
debe encararse simplemente “como un medio para establecer
la mejor manera de hacer con una computadora lo que se
está haciendo manualmente” (Rockart, J. F.: Nuevos criterios
para el análisis de sistemas. Revista Administración de
Empresas. Ed. Contabilidad Moderna. Tomo 1. Pág. 659). Por
el contrario debe enfocarse como un proceso de detección de
problemas (hoy agregaríamos y también de oportunidades) y
apoyarse en un modelo. En este caso existirá mayor
seguridad de que (Rockart, ob. citada, pág. 664) no deje de
verse algún aspecto importante; b) se observen y corrijan las
deficiencias de los métodos en uso; c) que el sistema de
información sea apto para adaptarse a los mejoramientos
futuros que puedan introducirse en el proceso”.
Si bien nosotros consideramos que los sistemas y
procedimientos constituyen un “campo” de actividad así como
“producción” y “comercialización” representan otros campos,
debemos reconocer que toda función de organización y
conducción lleva implícita la responsabilidad de formular los
sistemas y procedimientos necesarios para cumplir su
propósito. Quiere decir que, en ese sentido, ese campo puede
ser clasificado como uno de los varios elementos del manejo
administrativo.

4. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Se definen a los procedimientos administrativos o rutinas

como la secuencia de operaciones de oficina ejecutadas
generalmente con la participación de varias personas en una
o más oficinas, establecida para asegurar el manejo uniforme
de transacciones repetitivas.
Obsérvense los elementos básicos de esta definición:

 Conjunto de “operaciones” de oficina

(por su naturaleza administrativa)
dispuestas en un orden secuencial
invariable;
 Participación de varias personas en una
o más oficinas; o sea los
procedimientos pueden abarcar más de
un sector de trabajo;
 Asegurar el manejo uniforme de
transacciones repetitivas; podemos
hablar de procedimientos cuando se
establece por escrito o por costumbre la
secuencia de operaciones que es
necesario ejecutar para llevar a cabo
transacciones que se repiten con
frecuencia dentro de la organización.

Un procedimiento o rutina define:

 Qué tarea debe ser realizada por los

distintos participantes;
 Quiénes son esos participantes;
  Cuándo deben ser realizadas cada una
de esas tareas, es decir, su orden
sucesivo y el momento.

5. MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

Método es el ordenamiento sistemático (armónico,

equilibrado, organizado) de una tarea. Métodos son los
medios manuales. Mecánicos o tecnológicos con los cuales se
realizan las tareas individuales. Constituyen la serie de pasos
hechos por un empleado para realizar un trabajo.
Lo anterior significa que los métodos se refieren a “cómo” se
realizan las tareas (las maneras en que se realizan) y no qué
se hace , quién lo hace o cuándo.

6. ANÁLISIS DE SISTEMAS COMO DISCIPLINA

Podemos afirmar que en el momento actual el análisis de

sistemas ha logrado ubicarse junto a las grandes disciplinas
de aplicación práctica. Se trata de una actividad que ha
adquirido características que le permiten catalogarse como
disciplina con modalidades propias.
Las grandes organizaciones empresarias de nuestro país
comenzaron a asignar en sus cartas de organización un lugar
a esta función, y los requerimientos en los periódicos, de
personal especializado en esta disciplina evidencian que ello
es fruto de una necesidad real.
En nuestro país la necesidad de analizar, discutir a nivel
empresario y diseñar e implementar sistemas de información,
fue cubierta en sus comienzos sobre la base de
improvisaciones, no habiendo existido en algunas
organizaciones una clara definición de cuál era la función que
abarcaba el análisis de sistemas. Por otra parte los centros de
enseñanza no proveían los conocimientos mínimos que las
organizaciones e instituciones requerían y quien formulaba
sistemas lo hacía apoyado en su propia experiencia o
adquiriendo capacitación desde diversos medios dispersos
(manuales de fabricantes de equipos para procesamiento de
datos, cursos de programación de computadoras, textos o
revistas técnicas, etcétera).
La resultante de este estado de cosas fue la demora en lograr
la puesta en marcha de mejores sistemas o el cumplimiento
parcial de las metas propuestas. Surgieron entonces una serie
de interrogantes, cuyas respuestas sirven de ayuda a las
empresas o empresarios que hayan observado una falta de
armonía entre el desarrollo tecnológico de su producción y la
evolución, no paralela, de sus sistemas administrativos. ¿Por
qué la necesidad de analizar y desarrollar sistemas? Si en
cada puesto clave de la organización se ha ubicado un
especialista en su función (finanzas, costos, marketing,
remuneraciones, manufactura, etcétera) ¿por qué aumentar
la nómina de personal con personas que deberán comenzar
por conocer lo que aquéllos conocen, para poder cumplir su
función?
Nuestra respuesta es la siguiente. Cuando en una
organización se detectan signos de ineficiencia no siempre
debe buscarse la causa en la calidad de su personal. Los
procedimientos a través de los cuales la organización intenta
lograr sus fines pueden ser inadecuados, fomentando la
transformación de secciones operativas en compartimientos
estancos que no armonizan entre sí. Sus ejecutivos,
abarrotados por la rutina, ven perder día a día sus
posibilidades de integrar sus funciones con las restantes. Sin
embargo, la división funcional exige coordinación.
En la búsqueda de esta integración cuando no existe en la
empresa un responsable en el análisis de los sistemas se
suele suplir esa falta a través de reuniones entre los jefes de
las secciones afectadas por un trabajo en común. Los
resultados de este tipo de solución no son siempre eficaces
pues las conclusiones derivan de una acción a tomar cuyo
seguimiento se hace difícil al diluirse la responsabilidad entre
varios responsables.
A todo lo anterior debe agregarse la necesidad de las
empresas de contar con mayor variedad y mejor calidad de
información contable y extra-contable para obtener
conclusiones y, en su caso, tomas decisiones fundadas en
datos reales, sistematizados y obtenidos en tiempo oportuno.
Los sistemas contables tradicionales responden generalmente
a exigencias de la legislación comercial e impositiva y no se
adecuan, en su forma de presentación, a las necesidades de
una contabilidad de eficiencia o para planeamiento y decisión.
Alguien debe definir las condiciones a cumplir por una
contabilidad gerencial –resultado de un sistema de
información- e implementar los sistemas que logren ese
objetivo, manteniéndolos bajo control. Esta, como la anterior
de coordinación de trabajos intersectoriales, es función del
grupo de análisis de sistemas.
A esta altura de nuestro desarrollo estamos en condiciones de
definir en qué consiste concretamente el análisis de sistemas.
No es fácil concretar en una frase esa definición. No obstante,
intentaremos sintetizar el concepto diciendo que esta
disciplina persigue el propósito de proporcionar un enfoque
integrado y sistematizado de los problemas administrativos a
efectos de lograr las soluciones adecuadas mediante el uso de
las técnicas más modernas de análisis. diseño y decisión.
Afortunadamente se cuenta actualmente, con herramientas
de la tecnología informática que satisfacen plenamente los
problemas señalados al comienzo de esta sección. A ello se
agrega el imprescindible apoyo que proveen las instituciones
académicas dedicadas a la enseñanza de esta disciplina, que
se han colocado a la altura de las circunstancias que la
tecnología exige.
Aclararemos los conceptos anteriores enunciando en forma no
taxativa, algunas de las actividades básicas del análisis de
sistemas:

 a) Registración de los procedimientos

actuales y desarrollo y mantenimiento
del Manual de Procedimientos;
 b) Normalización y control de los
formularios y equipo de oficina de la
empresa;
 c) Logro de uniformidad de
procedimientos en los sectores
similares de la empresa;
 d) Solución de problemas y dificultades
en las tareas administrativas a media
que se presenten (función de
asesoramiento);
 e) Reducción del costo y mejora de la
efectividad final de los procedimientos;
 f) Implementación de nuevos
procedimientos surgidos como
consecuencia de nuevas operaciones de
la empresa o de condiciones
modificadas de operaciones anteriores.
 g) Asesoramiento en la selección de
hardware/software/redes y soporte
para soluciones informáticas.

7. ACTIVIDADES DEL ANÁLISIS DE SISTEMAS

Luego de aclarado cuál es el objetivo del estudio de sistema,

completaremos el cuadro de actividades necesario para
lograrlo. Las agruparemos en la siguiente forma:
1. Determinar el orden jerárquico de los centros decisorios de
la empresa; identificar el tipo de decisiones que emanan de
los mismos, las características de esas decisiones, las
condiciones en que se desarrollan; las características de los
decididores. Las decisiones más frecuentes se relacionan con
la planificación genera, la formulación de políticas, los
objetivos de producción, la delegación de autoridad, la
división y coordinación del trabajo, la disponibilidad de
recursos físicos, humanos y financieros, etcétera.
2. Detectar los requerimientos de información de esos centros
decisorios para que éstos, apoyados en esa información
sistematizada, puedan cumplir eficientemente sus objetivos.
3. Diseñar el sistema que satisfaga las necesidades
mencionadas en el punto anterior, aplicando la metodología y
técnica más actualizada. Si bien esta es una actividad
específica de los especialistas en sistema, no debe
desarrollarse en forma aislada, sin considerar las opiniones e
ideas de los funcionarios de línea afectados, pues su
colaboración será muy valiosa (imprescindible) desde el punto
de vista de los resultados. La actividad de diseño podrá
consistir en:

 a) la creación de un nuevo sistema para

satisfacer las necesidades no cubiertas
por el sistema vigente (revisión de
sistemas); o
 b) la formulación de un nuevo sistema
para cubrir necesidades que surgirán
como consecuencia de operaciones a
desarrollarse en el futuro de la empresa
(planificación de procedimientos); o
 c) simplemente poner por escrito
(utilizando los medios gráficos o
tecnología informática) las instrucciones
que ratifiquen procedimientos ya en
vigencia); o
 d) el establecimiento de procedimientos
de control respecto de sistemas
vigentes (control de registros , informes
y formularios

4. Programar la implementación. Para evitar inconvenientes

en los momentos en que se esperan resultados, será
necesario que todos quienes participen operativamente en el
nuevo sistema conozcan perfectamente en qué consiste su
participación. No deben tener dudas respecto de los
procedimientos a seguir y operaciones a realizar. Para ello
será necesario:

 a) contar con una precisa descripción

escrita (o a través de software) de los
procedimientos. Esta descripción se
compendia en los llamados Manuales de
Procedimientos, que servirán de guía
para quienes intervendrán en el
sistema;
 b) contar con personal debidamente
entrenado, para lo cual deberá existir
un plan de entrenamiento en las
funciones que ha de desempeñar;
 c) coordinar la puesta en marcha,
aplicando las técnicas de planeamiento
y cronograma de actividades.

5. Verificar, mediante pruebas piloto, el grado de exactitud

del sistema diseñado respecto de las condiciones que le
dieron origen. Las pruebas piloto consisten en operar el
sistema –antes de la implementación- con un volumen
reducido de la información y controlar los resultados. En esta
actividad deberán también participar los funcionarios del
sector afectado.
6. Tener permanente vivencia de las operaciones y de los
problemas (y también oportunidades) diarios de la empresa;
efectuar el seguimiento necesario para verificar si los
sistemas vigentes se adecuan técnica y económicamente a los
requerimientos de la organización. Con el transcurso del
tiempo nuevas condiciones y nuevos factores producen
deterioros en los sistemas y obligan a una continua vigilancia
y observación de distorsiones para proceder a su corrección.
Todas las actividades mencionadas en los párrafos anteriores
responden a las etapas sucesivas que habrá que desarrollar
desde la presentación de un problema (o identificación de una
oportunidad) hasta la implantación de una solución, es decir,
investigación y análisis, formulación de hipótesis y diseño;
implementación y control.

8. ELEMENTOS INTEGRANTES DE LOS SISTEMAS

ADMINSISTRATIVOS

Si bien el planeamiento estratégico y la formulación de los

objetivos corporativos son variables que se definen en el nivel
más alto de la organización, el cumplimiento de los mismos se
lleva a cabo a través de los niveles medios e inferiores que
son los responsables de la ejecución, seguimiento y contralor
de las rutinas, procesos y generación y transmisión de
información necesarios para su concreción.
En función de ello, los elementos que integran los sistemas
administrativos son los que se indican a continuación.

 * Personas: Son los ejecutores,

usuarios y razón de ser de los sistemas
administrativos y quienes actúan en la
captura, procesamiento,
almacenamiento, transmisión y
utilización de información necesaria
para la aplicación de esos sistemas.
 * Tecnología: Es el equipamiento y
técnicas necesarias para la ejecución de
los procesos desarrollados por las
personas (proveedores, procesadores y
usuarios de la información) tales como:
soportes (magnéticos u ópticos) donde
se almacenan los datos e información;
elementos de captura de datos
(teclados, scanners, códigos de barra);
elementos de procesamiento de la
información (hardware y software);
elementos de transmisión de
 información (redes locales o amplias);
ruteadores; intranets; extranets).
 * Gestión del conocimiento : El
knowledge management se ha
convertido en un elemento fundamental
para el desarrollo de la conducción
empresaria. Comprende la detección,
captura, almacenamiento, organización,
recuperación y transmisión del
conocimiento necesario para ese
desarrollo. Este tema está tratado con
amplitud en otra sección de este
trabajo.

9. ATRIBUTOS DE LOS SISTEMAS

ADMINISTRATIVOS

Hemos explicado más arriba que el objetivo de los sistemas

administrativos es facilitar a la dirección empresaria –en la
forma más eficiente- el cumplimiento de sus objetivos
corporativos y de sus políticas. Es decir que, en principio
existe un orden de prelación en el sentido de una relación de
dependencia de los sistemas a las políticas de un orden
superior. Las operaciones que integran los sistemas deberán
encolumnarse dentro de los lineamientos de las políticas
empresariales.
Ahora bien, para que lo anterior sea factible, será necesario
que las políticas sean trazadas siguiendo una línea coherente
y bien definida que permita una fácil rutinización en el
momento de ser llevadas a la práctica. Cuando las políticas
son intrincadas o aceptan una cantidad importante de
situaciones de excepción o no son bien definidas, ello conspira
contra la posibilidad de formular y cumplimentar sistemas
administrativos claros, concisos, de fácil cumplimiento, que se
mantengan vigentes en un tiempo prudencial y posibles de
controlar.
En la Argentina, en los primeros días del año 2002 se dicta
una ley de emergencia económica como consecuencia de
desajustes que se venían arrastrando en el circuito financiero
nacional (retiro masivo por parte de ahorristas de sus
depósitos en bancos) lo que provoca limitaciones y un cambio
importante en los procedimientos administrativos vinculados a
operaciones de retiro de fondos y a una consecuente
afectación a los programas de computación que administran
el manejo de los cajeros automáticos y back-office. Esto
produjo la necesidad de dictar disposiciones de “feriado
bancario” a efectos de adecuar los sistemas a la nueva forma
de operación. Es un ejemplo de cómo los procedimientos
pueden verse afectados por disposiciones de orden superior.
Afortunadamente la moderna tecnología, merced a la
flexibilidad con que ahora son diseñados los sistemas, permite
afrontar con rapidez, esta forma de desafío, antes de muy
difícil cumplimentación. El tiempo y el costo que insume
normatizar una política compleja es algo que debe ser
contemplado.
Teniendo en consideración las reflexiones anteriores,
concluimos en que los sistemas administrativos y las normas
que los acompañan deben cumplir las siguientes condiciones:

 * Deben producir la información

necesaria para que las diversas áreas
componentes de la empresa en sus
diversos niveles, dispongan del
conocimiento necesario para decidir o
ejecutar, conforme a sus respectivos
requerimientos y responsabilidades.
Deben ser lo suficientemente flexibles
como para responder a circunstancias
cambiantes y dinámicas.
 * Deben estar en condiciones de que
sus pasos puedan ser ejecutados en la
oportunidad en que las operaciones se
necesite, Los plazos para las tareas de
la administración empresaria deben
cumplirse. Los elementos para la
producción deben ser requeridos y estar
disponibles cuando se los necesite. Si
se los recibe antes originarán
inmovilización innecesaria de capital de
trabajo; no disponer de ellos por
atrasos en las operaciones de
adquisición o recepción implica demoras
o paralización de la línea de producción.
 * Deben responder a condiciones de
alto grado de seguridad en todos los
niveles y pasos de su ejecución. Deben
existir formas o mecanismos que
permitan controlar el cumplimiento de
esta condición. El sistema
administrativo debe asegurar la
preservación del patrimonio de la
organización evitando que se
produzcan, o en su caso denunciando si
se ha producido, algún acto o intento
de malversación del mismo. Así
también deberá prever que los
compromisos u obligaciones que asuma
la organización sean realmente
justificados en razón de sus
operaciones lícitas. Para ello incluirá las
normas de control interno y legales y
aplicará las tecnologías que sean
 necesarias para la ejecución correcta y
transparente de las operaciones.
 * Deben desarrollarse logrando
alcanzar los resultados esperados
utilizando un adecuado índice de
aplicación de recursos (humanos y
tecnológicos). La relación
costo/beneficio debe estar siempre
sujeta a análisis a fin de evitar
erogaciones que hagan improductiva la
aplicación del sistema. Por ejemplo los
sistemas de administración de
inventario de insumos y materias
primas deben aplicar soluciones que
justifiquen los costos que provoque su
instalación y uso (no es lo mismo
controlar bienes de valor importante
que aquellos otros que unitariamente
son insignificantes).
 * Deben ser de aplicación “amigable”:
fáciles de comprender y de inmediata
aplicación.
 * Deben mantenerse documentados y
su documentación actualizada.

10. SIMBIOSIS ENTRE SISTEMAS

ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE
INFORMACIÓN

No se trata de dos asuntos independientes. Por el contrario

ambos se complementan y en la actualidad sería difícil
encontrar una organización que no dispusiera de una
estructura que se apoye en ambos tipos de sistemas
formando un todo.
Por un lado, a medida que se va desarrollando cada operación
componente de un sistema administrativo se van generando
datos que en su conjunto constituyen la base de datos sobre
la cual se apoyarán los sistemas de información para la
elaboración de los resultados que de ellos se espera (cuadros
de información). Los “datos” han sido definidos como la
representación simbólica de hechos (en este caso
“operaciones administrativas”) que luego de procesados se
convierten en información (de control, para planificación, para
ejecución, para decisiones estructuradas, semiestructuradas o
no estructuradas). Por otro lado, a partir de la información
generada como ya se ha explicado, se desarrollan las
operaciones administrativas. Obviamente, la información se
genera para servir de apoyatura a las decisiones empresarias
y a las operaciones que requiere su cumplimentación. Se
cierra de esta manera el circuito que explica la simbiosis a
que nos referimos al comenzar.
Lo importante, en el momento del diseño de los sistemas, es
aplicar el criterio de que la información de una organización
es una sola. Deben evitarse por consiguiente, las duplicidades
a que se podría llegar si se considera que una es la
información para los actos administrativos (aquella que se
necesita con urgencia y con permanente actualización) y otra
es la información que sirve para registro contable o para
cumplimiento de compromisos legales o tributarios, que
puede generarse o estar disponible con posterioridad. El
criterio de unidad de información nos obliga a concluir que es
indispensable diseñar e instalar sistemas administrativos y
contables que solamente acepten una única entrada de datos
con relación a un mismo hecho y que a partir de la base de
datos que se constituya con los mismos se obtengan las
distintas salidas de información que sirvan a efectos
administrativos o a otras formas de utilización.

11. KNOWLEDGE MANAGEMENT (GESTIÓN DEL

CONOCIMIENTO)
Definiciones

Diversos autores y especialistas han aportado distintas formas

de definir qué es knowledge managemet así como también el
concepto de “conocimiento”.
De acuerdo al diccionario Webster conocimiento es el hecho o
condición de conocer algo asociado a una ventaja a través de
experiencia o asociación.
Conocimiento también puede ser descripto como un conjunto
de modelos que describe ciertos atributos y comportamientos
respecto a un tema.
En Muñoz Seca y Rivarola (Muñoz Seca. B.; Rivarola, J.:
Gestión del Conocimiento, Biblioteca IESE Empresas,
Universidad de Navarra, Folio, Barcelona, 1997) encontramos
que “conocimiento es la capacidad de resolver un
determinado conjunto de problemas con una efectividad
determinada”.
También puede ser descripto el conocimiento observado a
través de sus efectos posteriores, dado que el mismo es difícil
de ser visualizado: es intangible. De ahí que se lo considera
como el resultado de ser instruido, el conjunto de cosas que
están contenidas en la ciencia.
En la interpretación de Davenport y Prusak (Davenport, T.;
Prusak, L.: Working Knowledge. How Organizations Manage
What They Know. Harvard Business School Press, 1998)
concibe el conocimiento como un conjunto de valores,,
experiencia, información y “saber hacer” que generan el
marco para la incorporación de nuevas experiencias e
información y promueven la acción.
Otras definiciones agregan a lo anterior la presencia en el
conocimiento de reglas, interpretaciones y conexiones puestas
dentro de un contexto y de una experiencia, que ha sucedido
dentro de una organización, ya sea en una forma general o
personal.
En términos generales podríamos definir el conocimiento
como las ideas y el entendimiento que posee una entidad, que
son utilizados para tomar acciones concretas para alcanzar los
objetivos de la entidad. Debe comprenderse que el
conocimiento es específico para la entidad que lo ha
generado.
El conocimiento puede ser registrado en la mente de las
personas o almacenado en procesos organizacionales,
sistemas y documentos. Pero el conocimiento se origina en
las personas, que lo interiorizan como el resultado de sus
experiencias. La utilización del conocimiento puede repetirse
indefinidas veces sin que el mismo se borre o deteriore, como
podría ocurrir con los bienes materiales. Una vez que el
conocimiento se ha instalado en la mente de las personas,
sirve de orientación para el proceder de las mismas.
La gestión de conocimiento es un proceso formal y
sistemático que dirige la identificación, selección, análisis,
depuración, utilización, exposición, distribución y transmisión
de información, conocimiento, reglas, interpretaciones,
conexiones y experiencias puestas dentro de un contexto,
entre todos los miembros de una organización , respecto a
una específica área de interés. Sus objetivos finales son la
creación de valor, el desarrollo de nuevas oportunidades y la
consecución de los objetivos organizacionales. Esto último se
logra en la medida en que el conocimiento sea fácilmente
accesible.
La gestión del conocimiento ayuda a una organización a
incrementar su perspicacia y entendimiento desde su propia
experiencia. Las actividades específicas de la gestión del
conocimiento orientan a una organización a focalizar la
organización en adquisición, almacenamiento y utilización del
conocimiento para cosas tales como resolución de problemas,
aprendizaje dinámico, planificación estratégica y toma de
decisiones.
La gestión del conocimiento facilita el incremento del capital
intelectual de una organización a través de la gestión de sus
capacidades de resolución de problemas en la forma más
eficiente para generar ventajas competitivas sustentables en
el tiempo. Debe subrayarse que no se trata de, simplemente,
acumular conocimiento sin asignar una aplicación concreta.
En la década de los años ochenta surgen en el ámbito
académico conceptos que fueron enmarcados en lo que se
llamó la Teoría de Recursos y Capacidades, que puede
considerarse como el antecedente de la gestión del
conocimiento Desde luego este último concepto no se limitó
en su desarrollo al ámbito académico sino que se orientó
hacia la gestión empresarial.
La Teoría de Recursos y Capacidades partió del modelo de las
fuerzas competitivas de Porter (1982) y se focalizó en el
análisis de los recursos y capacidades de las organizaciones
como base para la formulación de sus estrategias. Así lo
planteaban Navas y Guerras (Navas, J. E.; Guerras, L. A.: La
Dirección Estratégica de la Empresa. Civitas. Madrid, 1998).
Esa teoría planteó el interrogante de por qué dentro de un
mismo sector se observan diferencias en la performance de
las organizaciones. El estudio se basó en el análisis de los
recursos y capacidades que se poseen o de aquellos que se
deben adquirir para mantenerse en competencia. Puede
observarse que se trata de un enfoque interno: se produce un
traslado de un enfoque externo a uno interno en el intento de
explorar las razones de la creación de ventajas competitivas.
Ahora bien, para que los recursos de una organización sean
efectivamente aprovechados y generen de tal manera,
capacidad, deben ser combinados y sometidos a una
adecuada gestión.
La Teoría de Recursos y Capacidades puede sintetizarse en los
siguientes postulados:

(1) Las causas de las diferencias de rentabilidad entre

distintas empresas deben buscarse en las diferencias en
recursos y capacidades medidos en un momento determinado
y en la influencia del contexto dentro del cual se
desenvuelven.
(2) Las estrategias corporativas se formulan en función cada
vez más participativa de esos recursos y capacidades.
La gestión del conocimiento tiene su principal herramienta en
el aprendizaje organizativo (se tratará este tema a
continuación).
Datos, información, conocimiento, sabiduría
De acuerdo a Russell Ackoff, profesor de cambio
organizacional y teórico de sistemas (citado por Gene
Bellinger, Durval Castro y Anthony Mills:
www.outsights.com/systems/dikw.htm) el contenido de la
mente humana puede ser clasificado en cinco categorías:

 – Datos
 – Información
 – Conocimiento
 – Entendimiento o comprensión
 – Sabiduría

Las cuatro primeras categorías indicadas más arriba, para

Ackoff, pertenecen al pasado: se refieren a qué ha sido
conocido o qué es conocido. Unicamente la última, sabiduría,
se vincula con el futuro porque incorpora “visión” y “diseño”.
El diseño se refiere a algo que podrá existir en el futuro.
Mediante sabiduría los individuos pueden generar un futuro,
en lugar de simplemente comprender el presente y el pasado.
Pero convengamos que no es fácil alcanzar la sabiduría: las
personas deberán circular previa y sucesivamente a través de
las otras cuatro categorías.
Los datos son símbolos. Son la representación simbólica de
entidades y hechos, adecuada para su comunicación. Los
datos pueden ser números, palabras, imágenes, sonidos, que
no tiene por qué estar organizados. Existen pero no tienen
significación más allá de su existencia. No tienen un
significado por sí solos. Un dato no dice nada sobre el porqué
de las cosas. Describen sólo parcialmente la realidad. No
distinguen qué es importante de lo que no lo es. No son
orientativos para la acción.
Desde el punto de vista de la actividad empresarial el dato es
definido como un registro de transacciones. Y si bien todas las
organizaciones necesitan datos y algunas son totalmente
dependientes de los mismos (bancos, instituciones
financieras, agentes de recaudación, etcétera) debe preverse
que el exceso de datos puede resultar perjudicial. De ahí la
necesidad de disponer de capacidad para seleccionarlos dado
que, como queda dicho, no todos son relevantes. En términos
de computación una planilla electrónica por lo general expone
datos.
Información es la consecuencia de agregar valor a los datos a
través de contextualización. Los datos deben ser asociados a
un objeto y estructurados para convertirse en información.
Para ello deben ser sometidos a un procesamiento y alcanzar
un claro y definido significado (relevancia y propósito). Este
significado puede ser útil pero no necesariamente “debe
serlo”.
La información se expresa a través de un mensaje,
generalmente por medio de un documento (comunicación
visible o audible). Todo mensaje tiene un emisor y un
receptor. La información debe ser capaz de provocar la
modificación de la forma en que el receptor percibe algo.
Debe tener capacidad de influir sobre los juicios de valor y
sobre las decisiones del receptor. Dado que en todo mensaje
pueden producirse “ruidos”, un informe (portador de
información) puede ser considerado información por quien lo
emite pero juzgado como “ruido” por quien lo recibe.
La información provee respuestas a preguntas sobre quien,
qué, dónde, cuándo. Para agregar valor a los datos y
convertirlos por tanto, en información, pueden seguirse varios
caminos; entre ellos los siguientes:

 Ubicar los datos dentro de un contexto:

asignándoles un propósito;
 Proceder a un análisis cuantitativo de
los datos (a través de la matemática o
estadística);
  Sintetizar una cantidad significativa de
datos a fin de ponerlos en mejores
condiciones de análisis por parte de
quienes los utilicen;
 Efectuar control de calidad y depurar a
los datos de errores (someterlos a
controles de exactitud, integridad y
autorización).

En términos de computación una base de datos relacional se

convierte en información a partir de los datos almacenados
dentro de la misma. Debe aclararse que si bien la tecnología
de computación ayuda a transformar datos en información y
por tanto genera valor, no debe interpretarse que el hecho de
disponer actualmente de mejores posibilidades de acceso a
nuevas tecnologías de información mejore automáticamente
el nivel de la información. Esto es, no debe confundirse la
información (y en su estado posterior, el conocimiento) con la
tecnología que la soporta.
Por último, la información cumple la función de mediación
entre los conceptos de datos y conocimiento. La información
reduce y, en algunos casos elimina, la incertidumbre.
El conocimiento se constituye a partir de las información
interactuando con la experiencia, valores, cultura,
introspección, inferencia. Todo ello actúa como marco para la
incorporación de nuevas experiencias e información y resulta
útil para la acción. El conocimiento da respuesta a la pregunta
“cómo”. En las organizaciones se encuentra dentro de
documentos o almacenes de datos y también en rutinas de
procedimientos, reglamentaciones y normas.
El conocimiento es un proceso determinístico. Asociado a una
organización y a un conjunto de capacidades de organización
se convierte en capital intelectual . Para Brooking (Brooking,
A.: El Capital Intelectual. Paidos Empresa, 1997) el concepto
de capital intelectual ha sido analizado tanto en el mundo
académico como en el contexto empresarial para determinar
el aporte de elementos no materiales incorporados en la era
de la terminología informática y que se han transformado en
el principal activo de las organizaciones del tercer milenio.
Según Brooking, si bien los conceptos de capital intelectual
han sido analizados y aplicados con mayor profundidad en las
últimas décadas, no se trata de temas totalmente nuevos,
dado que como tales han sido considerados ya en el momento
en que el vendedor estableció una relación satisfactoria con
su cliente. En algún momento se llamó a ese valor intangible
no contabilizado “fondo de comercio”. Hoy en día parece ser
un concepto anticuado referirse al fondo de comercio.
Actualmente la explosión tecnológica, en materia de
comunicaciones a distancia y tecnología de la información, ha
proporcionado herramientas antes no existentes, que aportan
beneficios inmateriales (traducidos en ventajas competitivas)
que han llevado a la empresa a una situación tal que, sin su
presencia la organización no podría funcionar.
En Euroforum (Euroforum: Medición del Capital Individual
Modelo Intelec”. IUEE. San Lorenzo del Escorial (Madrid)
1998), se concibe al capital intelectual como aquel conjunto
de activos intangibles que, a diferencia de los activos físicos
registrados contablemente en los estados de una
organización, no se reflejan en los mismos pero igualmente
generan valor o bien tienen capacidad de generarlo en el
futuro. El mercado (usuarios y consumidores) califican en alto
grado a una organización que logra alta satisfacción de los
clientes y de los empleados, valora los conocimientos de las
personas clave de la empresa y aplican su know how. De ahí
el interés de las organizaciones en gestionar y encontrar
formas de medición del conocimiento.
De acuerdo a estudios efectuados por diversos autores, el
capital intelectual está formado por los siguientes conceptos:

 * Activos de mercado: Se refiere a la

capacidad potencial que se deriva de
los bienes inmateriales que se
relacionan con el mercado.
 * Capital humano (activos centrados en
el individuo): Está integrado por
personas y su talento; es el
conocimiento (explícito o tácito) de que
disponen las personas y su capacidad
para recuperarlo, es decir, continuar
aprendiendo. El capital humano es la
base para la generación de los otros
componentes de capital intelectual.
Estamos ante una nueva revolución que
es la revolución del conocimiento; a
diferencia de la revolución industrial no
nos centramos en las máquinas, sino en
las personas. Es de destacar que
respecto al capital humano, el mismo
no es de propiedad de la empresa: la
empresa no lo posee ni lo puede
comprar; sólo lo puede alquilar durante
cierto tiempo.
 * Capital organizacional: Comprende el
conocimiento y su gestión; se integra
con el capital que surge con la
innovación y de la forma de desarrollar
los procesos.
 * Capital relacional: Se centra en el
valor que pueden significar para una
empresa las vinculaciones que la
mantienen ligada con el exterior. La
posibilidad de generar nuevos clientes y
mantener la fidelidad de los ya
 existentes forman la base de este
capital relacional. También lo integra el
valor que puede surgir del conocimiento
que puede lograrse de la relación de
otros factores del entorno; por ejemplo
relación con proveedores, alianzas con
otros agentes, etcétera.
 * Capital estructural: Incluye el
conocimiento que en principio puede
estar latente en las personas pero que
queda estructurado como propiedad de
la empresa y que por lo tanto se
mantiene en la organización aun
cuando las personas se desvinculen de
la misma. Están dentro de esta
categoría los sistemas de información y
la tecnología informática, incluyendo las
comunicaciones, los sistemas de
gestión, etc. A través de un potente
capital estructural se perfecciona el
flujo de conocimiento y los resultados
de la gestión en la organización.
 * Activos de propiedad intelectual: Se
refiere fundamentalmente al know how
y a las fórmulas o monografías de
fabricación, a las patentes y marcas de
fábrica y diseño exclusivos.

De manera que el capital intelectual es la suma de todos los

conocimientos, la información, las ideas y la experiencia que
posee la dotación de una organización.
El capital intelectual se relaciona con la medición y desarrollo
de activos no financieros, tales como el conocimiento
organizacional, las innovaciones dentro de la cadena de
suministros, la satisfacción de lo clientes, la creatividad de los
empleados. El propósito es formular modelos de medición de
activos intangibles, conocidos como “modelos de medición de
capital intelectual”. Estos activos intangibles no pueden ser
valorados mediante unidades de medida uniformes; por lo
tanto no se puede exponer una contabilidad de intangibles.
Pero la intención de utilizar estos modelos es poder
determinar cuáles son los intangibles que aportan valor a la
organización y a partir de ahí efectuar un seguimiento de los
mismos.
Partiendo del concepto que hemos explicado sobre capital
intelectual, podemos incorporar una nueva definición de
gestión del conocimiento expresando que es un conjunto de
procesos que permiten que el capital intelectual de una
organización se incremente en forma importante por medio
de sus capacidades de resolución de problemas en forma
eficiente para generar con ello ventajas competitivas
sostenibles en el tiempo.
El conocimiento puede ser entendido como conocimiento
tácito (el que habita en la mente de los individuos) o como
conocimiento explícito (es el documentado). En las sociedades
industrializadas ambos tipos de conocimiento juegan un papel
importante. La acción de gestionar y compartir el
conocimiento implica una combinación de conocimiento tácito
y explícito.
Desde la perspectiva realista de conocimiento, en una
diversidad de formas la mente crea representaciones internas
que se corresponden con la realidad. Desde este punto de
vista el conocimiento es considerado un espejo de la realidad.
El conocimiento tácito es entendido y aplicado en forma
automática; se implementa en forma intuitiva; es difícil de
comunicar. Reside en las relaciones individuales y sociales.
Solamente puede ser revelado y comunicado por medio de
relaciones cercanas interactivas con aquellos que la poseen.
El conocimiento explícito puede ser codificado y documentado
y es más fácil de articular. También es más fácil de transferir;
puede ser empaquetado y transferido con facilidad entre
agentes mediante el uso de tecnología de información y
comunicación. Esta forma de apreciar el conocimiento
humano expresa la idea de considerar a la mente humana
como un contenedor. El conocimiento explícito es universal y
objetivo; proviene del procesamiento de la información; es
independiente del contexto; permite la instrumentación de la
resolución de problemas; habitualmente está relacionado con
la toma de decisiones.
La comprensión o entendimiento (understanding) es un
proceso de interpolación y probabilístico. Interpolar significa
en su versión pura, obtener los términos de una serie o los
valores de una función intermedia de dos conocidas. En otra
acepción esto significaría hacer una intermisión en la
continuación de una cosa para volver luego a proseguirla.
Probabilístico se refiere a una fundada apariencia de verdad o
verosimilitud respecto a una cosa o a un concepto: es la razón
–prudente y fundamentada- por la que se cree que sucederá
una cosa.
La comprensión es un proceso a través del cual se puede
adquirir conocimiento y sintetizar nuevo conocimiento desde
el conocimiento previamente adquirido. Las personas que
poseen entendimiento pueden emprender acciones
beneficiosas porque ellas pueden sintetizar nuevo
conocimiento desde lo ya conocido y entendido.
Si queremos expresar lo anterior en términos de computación
podemos decir que todo sistema que aplique tecnología
informática posee entendimiento en el sentido de que está
capacitado para sintetizar nuevo conocimiento a partir de
información y conocimiento previamente almacenado.
La sabiduría, a diferencia del entendimiento (que es un
proceso de interpolación y probabilístico) es un proceso de
extrapolación y no probabilístico. Extrapolar significa
determinar el valor o el sentido de una magnitud o de un
concepto para valores o circunstancias de la variable (o
aspecto) que se halla fuera del intervalo en que dicha
magnitud ha sido medida.
La sabiduría se encuentra por encima de todos los niveles
previos del conocimiento. Brinda señales de entendimiento
sobre el cual no existía anteriormente entendimiento. Es por
lo tanto un proceso por el cual el ser humano puede discernir
o juzgar entre lo correcto y lo erróneo, lo bueno y lo malo.
Llevando todo lo manifestado anteriormente al terreno de lo
cotidiano, podemos presentar la siguiente ejemplificación:
Dato: “los precios de ciertos artículos están caros” (el dato
representa un hecho o estado sin relación con otros
elementos).
Información: “la relación peso/dólar se deterioró y los
productos importados generan importantes incrementos de
precios” (la información encierra una relación entre
elementos, de causa a efecto).
Conocimiento: “si un país no aumenta su productividad e
importa más de lo que exporta, se deterioran los términos del
intercambio, por lo que no se puede sostener la
competitividad” (el conocimiento representa un modelo que
puede servir para hacer previsibles circunstanciasfuturas).
Sabiduría: “los precios aumentan porque aumentan” (esta
expresión envuelve un entendimiento de las interacciones que
ocurren entre incremento de precios, deterioro de la relación
peso/dólar, nivel de productividad, relación
importación/exportación, competitividad).
Tecnologías fundamentales para la gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento requiere la aplicación de

tecnología para que puede encontrar una adecuada
utilización. Las tecnologías aplicables son las que se explican
a continuación.

 * Almacenamiento y acceso: la
tecnología debe orientarse hacia
esquemas de indexación, mapas de
conocimiento y mecanismos de
comprensión de las necesidades del
usuario.
 * Identificación de expertos: en
situaciones especiales debe recurrirse a
la localización de quien tiene el
conocimiento, dado que no todo puede
ser codificado y almacenado.
 * Promoción de la creatividad: se hace
necesario crear ambientes de
colaboración que favorezcan el trabajo
 colaborativo para promover la
creatividad.

En los ambientes académicos y empresariales se evidencia un

creciente interés en la investigación de temas relativos a la
creatividad e innovación, focalizando los mismos en lo
concerniente a su influencia sobre la productividad y
competitividad; esto significa analizar cómo se asocian esos
conceptos con los cambios organizacionales y su impacto
sobre el ambiente de trabajo.
La creatividad está ligada a la imaginación de cosas nuevas o
distintas. La innovación se refiere a hacer cosas nuevas o
distintas. La creatividad es fundamental para que ocurra el
proceso de innovación. La creatividad es la fuente de
inspiración de toda innovación; es su “materia prima”.
José Antonio Marina en su libro Teoría de la Inteligencia
Creativa (Editorial Anagrama) analiza el “proceso inventivo” y
el “proceso creador”. Afirma que la inteligencia se
caracterizaría por su capacidad para inventar fines y que crear
es inventar sorpresas eficientes.
La innovación es la conversión de una propuesta
técnicamente factible en productos o servicios que logran
alcanzar su aceptación por los consumidores o usuarios. O
sea que la innovación debe concluir en un éxito comercial,
logrado a partir de una idea creativa.
Es precisamente en el ambiente empresario donde junto al
conocimiento es necesario potenciar el talento humano y
facilitar los espacios que permitan la expresión de la
creatividad en el ambiente de trabajo. Para algunos analistas
del fenómeno que estamos tratando, la creatividad debe
romper las reglas, esto es, la burocracia que crea barreras y
delimita las posibilidades de creación. La creatividad no tiene
límites.
En el mundo empresarial se valora cada vez con mayor
intensidad a los profesionales que aplican su imaginación para
producir algo nuevo, pero que genere un valor lógico. Si bien
son varios los sectores que pueden beneficiarse a partir de la
creatividad, un campo que ofrece grandes oportunidades a los
creativos es el de las nuevas tecnologías. Las empresas que
aspiren a competir con ventajas deben prestar especial
atención al desarrollo de innovaciones que surgen de la
creatividad. Es innegable el prestigio que implica para una
compañía el producir nuevas ideas destacables. De ahí que
las empresas deben invertir en creatividad y crear el
ambiente propicio para la generación de ideas innovadoras.
En Internet (www.neuronilla.com) encontramos algunas
propuestas que resultan interesantes a la hora de tomar
contacto con el tema creatividad. Se mencionan en ese sitio
algunas técnicas de creatividad, sobre las que haremos a
continuación algunos comentarios.
Técnicas de creatividad

Varias de las técnicas de creatividad se apoyan en el concepto

de que una batería de preguntas interesantes constituye la
mejor forma de conducir la generación de creatividad en el
ser humano. A través de preguntas es posible observar un
problema desde diversas perspectivas. Esto es, distintas
formas de enfocar el mismo. Estas técnica son aplicables
frente a la necesidad de concebir nuevos usos o aplicaciones
un producto o servicio.
Algunas de las preguntas clásicas son las siguientes:
¿Cuándo?; ¿Porqué?; ¿Cuáles?; ¿Con qué?; ¿Qué?; ¿Para
qué?; ¿Acerca de qué?; ¿De dónde?; ¿Hacia dónde?; ¿Por
cuánto tiempo?; ¿A quién?; ¿Para quién?: ¿En qué medida?;
¿Todos?; ¿Cuánto?; ¿Cuántas veces?
Si bien las ideas creativas no han de surgir automáticamente,
las respuestas a las preguntas formuladas, u otras, pueden
ayudar a tener una visión más profunda y un espectro más
amplio del problema. Esto permite abordar el problema en
mejores condiciones para los interesados en resolverlo y crear
mejores oportunidades para la generación de ideas. En los
últimos tiempos varias empresas de las ahora denominadas
“punto com” han surgido de la imaginación de quienes
hicieron de la creatividad su oficio.
Un ejemplo de lo que acabamos de explicar nos permitiría
analizar, a través de esta técnica, de qué manera se podría
incrementar la motivación de los estudiantes para abordar
temas del programa de estudio. Algunas de las preguntas que
se plantearían serían las siguientes. ¿Qué es lo que motiva a
los estudiantes? ¿Cuánto dura esa motivación? ¿Cuándo están
motivados? ¿Cuándo aumenta y cuándo disminuye su
motivación? ¿Todos se motivan? ¿Porqué están motivados?
¿Porqué no lo están?
Una de las técnicas más conocidas para intentar generar
creatividad es la denominada Brainstorming (tormenta o
torbellino de ideas). Es una de las más antiguas y más
frecuentemente utilizadas en ambientes empresarios. Es de
tipo grupal y su propósito es desarrollar una metodología para
la generación y selección de ideas que pueden surgir en una
reunión de personas convocadas con esa finalidad. Su creador
fue Alex Osborn y se publicó en 1963 en el libro Applied
Imagination. En el grupo debe existir junto a los participantes
u líder o coordinador para conducir la reunión y un secretario
para registrar los comentarios.
La técnica se desarrolla por etapas:

1ra. etapa: Introducción. En esta etapa se intenta que las

personas participantes se acomoden y ubiquen en una
atmósfera de colaboración; se fija el objetivo o planteo de un
problema.
2da. etapa: Generación de ideas. El coordinador promueve la
generación de ideas y en el procedimiento deben respetarse
algunas reglas básicas: toda idea debe ser bien recibida; no
deben permitirse críticas; debe procurarse asociar las ideas
surgidas de los participantes.
3ra. etapa: Procesar las ideas: A partir de las ideas ya
generadas y registradas se procederá a mejorarlas a través
de la obtención de respuestas a una batería de preguntas
estructuradas asociadas a esas ideas; por ejemplo: ¿ampliar?,
¿reducir?, ¿modificar?, ¿aplicar de otro modo?, ¿combinar?,
¿cambiar el sentido?, ¿sustituir?, ¿reorganizar?
4ta. etapa: Evaluación: Las ideas presentadas deben ser
evaluadas de conformidad a criterios que también deben ser
establecidos; por ejemplo deben ser ponderadas en función
de posibilidad de ejecución, ventajas y desventajas que
surgirán de la aplicación, etcétera.
Otra técnica es la denominada SCAMPER. Esta palabra está
formada por las iniciales de los conceptos que se mencionan a
continuación y que constituyen una lista de siete preguntas
cuyo propósito es estimular la generación de ideas: (S)
¿Sustituir?; (C) ¿Combinar?; (A) ¿Adaptar?; (M) ¿Modificar?;
(P) ¿Utilizarla para otros usos?; (E) ¿Eliminar o reducir al
mínimo?; (F) ¿Reordenar (invertir el sentido)? Sustituir se
refiere a objetos, lugares, procedimientos, personas.
Combinar abarca conceptos, asuntos, ideas. Adaptar se
relaciona a otros ambientes o a otros tiempos. Modificar
significa transformar un producto o una idea. Utilizarla para
otros usos se refiere a investigar si es posible extraer
atributos ocultos o poco frecuentados de las cosas. Eliminar
implica separar conceptos o elementos del problema tratado.
Reordenar puede ser modificar una secuencia o invertir la
disposición de las cosas. Las respuestas a estas preguntas
deben ser sometidas a un proceso de evaluación conforme a
criterios definidos.
Existe un técnica dentro del proceso creativo denominada
MAPAS MENTALES que intenta explorar el problema y de ahí
generar ideas, a través de formas gráficas, Los mapas
mentales son una expresión del denominado pensamiento
irradiante. Su aplicación consiste es escribir una palabra o
asentar un dibujo en una hoja de papel que represente el
asunto o problema que se esté tratando. Luego se registran
en forma radial los principales temas relacionados con el
problema central. El gráfico queda así conformado con un
nodo (problema central) del cual se ramifican palabras claves
que permiten profundizar (explorar) los componentes del
problema.
Otra técnica para generar creatividad es la denominada
MÉTODO DELFOS o MÉTODO DELPHI. Se utiliza
principalmente en la actividad de marketing y para auscultar
las tendencias del futuro. En esta técnica participan expertos
en el tema a tratar procurando que provengan de distintas
áreas para ser más amplia la visión del problema y las
consecuentes opiniones. Actúa un coordinador que es el
encargado de centralizar el proceso, para loa cual somete a
consideración de los expertos el tratamiento del problema;
estos aportan en forma individual sus propias soluciones; el
coordinador redistribuye esas soluciones a los demás
expertos, quienes las analizan y retornan nuevas respuestas
al coordinador. De esta manera se produce un
entrecruzamiento de opiniones lo que enriquece el resultado
que se espera bajo la forma de solución, la que es
determinada finalmente por el coordinador. Bajo este método
no es necesario que se conforme físicamente un grupo, pues
cada experto actúa independientemente.
La SOLUCIÓN CREATIVA DE PROBLEMAS (CPS: Creative
Problem Solving) es un método que se apoya en la generación
de un pensamiento crítico y creativo con la inatención de
lograr resultados innovativos y útiles. Esta técnica se
compone de dos partes. En la primera parte se ejecuta la
formulación del problema; para ello se realiza un proceso que
comienza con la definición de un objetivo (a través de la
aclaración acerca de lo que se desea cambiar), para lo cual
deberá recogerse datos, percepciones, sentimientos y se llega
a la formulación y enunciación del problema. A partir de ahí
se ejecuta la segunda parte de la técnica.
Para lo cual, luego de enunciado el problema se promueve la
generación de ideas en dos espacios de tiempo distintos: en
el primer momento se incita a producir la mayor cantidad
posible de ideas (acción divergente) y en el segundo
momento se concentra la técnica en seleccionar las ideas que
aparezcan como las mejores (acción convergente). Se
desarrollan estas últimas encaminándolas hacia la solución al
problema y se establece un plan de acción, que incluya los
recursos y los obstáculos para concretarla.
La técnica denominada ANALISIS MORFOLOGICO recibe esa
denominación en razón de que consiste en descomponer un
problema o concepto en sus elementos o estructuras básicas
(la morfología es la parte de la biología que estudia la forma y
estructura de los seres vivos). En su forma de expresión más
sencilla el análisis morfológico apunta a identificar los rasgos
o atributos del fenómeno estudiado y a partir de ellos
construye una matriz con la cual se podrán determinar las
relaciones entre tales partes. De ahí surgirá la generación de
ideas. Es aplicable para cubrir necesidades en los casos de
analizar nuevas técnicas de promoción de productos y
servicios, determinar nuevos segmentos del mercado, hallar
nuevas formas de desarrollar una ventaja competitiva.
La ejecución de esta técnica pasa por varias etapas. En la
primera etapa es necesario definir el problema (al igual que
en otras técnicas); dado que se trabaja sobre una matriz, en
la segunda etapa se deberán determinar los parámetros que
la integrarán; para decidir la incorporación o no de cada
parámetro deberá reflexionarse acerca de si el problema
podría seguir existiendo sin la presencia de tal parámetro. En
la tercera etapa habrá que asociar a cada parámetro las
variaciones que se desean para el mismo. Queda configurada
de esta manera la matriz. A partir de la matriz ya construida
se desarrolla la cuarta etapa en la cual se intenta combinar
los parámetros y variaciones en formas nuevas, y analizar de
qué manera afectan al problema.
* E-learning: Constituye el medio por excelencia para
distribuir el conocimiento (se analiza en otra sección).

12. APLICACIÓN PRACTICA DEL KNOWLEDGE

MANAGEMENT

Atributos que debe contener la administración del

conocimiento en las organizaciones
El conocimiento es más valioso cuando se convierte en acción.
En las últimas décadas los empresarios profesionales
reconocieron que sus activos físicos y financieros no eran
suficientes para generar ventajas competitivas sostenibles en
el tiempo. Descubrieron así que los activos intangibles
(recursos que pertenecen a la organización pero que no están
valorados en el sentido contable) son los que aportan
verdadero valor a las organizaciones.
En la sociedad agitada actual base de conocimiento de una
entidad (activo intangible) se constituye en su principal
ventaja competitiva sustentable. Por lo tanto este recurso
debe ser protegido, cultivado y compartido entre los
miembros de la sociedad. Anteriormente las empresas podían
apoyar su éxito sobre el conocimiento individual de un poco
cantidad de personas posicionadas estratégicamente. Pero el
conocimiento organizacional no reemplaza al conocimiento
individual; lo complementa haciéndolo más fuerte y más
amplio. Entonces la utilización completa de una base de
conocimiento de una entidad, acoplada a la habilidad,
competencia, pensamiento, innovaciones e ideas de los
individuos facilitará a una compañía competir con más
eficiencia en el futuro.
A partir del aprendizaje individual y de los procesos de
captación, estructuración y transmisión de conocimiento
corporativo, se llega al aprendizaje organizativo. El
aprendizaje organizativo es un medio al que pueden recurrir
las organizaciones para resolver problemas; para ello es
necesario que las personas se agrupen y aprendan a resolver
problemas en grupo.
Los atributos principales de la gestión del conocimiento se
explican a continuación.
* Activo estratégico: el conocimiento organizacional debe
concebirse como activo estratégico; se intenta, a través de la
administración del conocimiento tener una visión operativa
del mismo como un recurso que contribuye a la
competitividad de la organización. El objetivo es convertir el
conocimiento en ventaja competitiva; en esta forma se
contribuirá activamente a generar valor agregado en las
aplicaciones en términos de eficiencia, control, transparencia
y mantenibilidad.
Dentro de la gestión del conocimiento se encuentra lo que la
empresa sabe sobre sus clientes , sus productos, procesos y
empleados. El valor diferencial de una empresa respecto a su
competencia se apoya en la transferencia de conocimientos y
el know-how. En razón de la importancia que las empresas
asignan a este fenómeno en el mundo moderno, se justifica el
esfuerzo que hacen en definir cómo adquirirlo, cómo
integrarlo, cómo almacenarlo, cómo administrarlo y cómo
explotarlo. El nivel alcanzado por el desarrollo del
conocimiento impactará sobre la cadena de suministros, en
cuanto a la calidad de la planificación, la utilización de
materias primas, la producción y la distribución. Si una
empresa planifica desarrollar nuevos productos, debe
comenzar por conocer las necesidades de los consumidores,
los descubrimientos técnicos y científicos más actualizados y
la última palabra en packaging.
* Integración: el conocimiento debe integrar procesos, roles,
políticas, normativas y documentos, a fin de lograr una
gestión del “día al día” más competitiva en términos de
calidad, eficiencia y control. La integración debe conducir a la
modelización de procesos y estructuras, y las funciones deben
ser administradas en un entorno totalmente integrado.
* Renovación constante: “gestionar conocimiento” no debe
ser solamente acumularlo; debe incluir su renovación
constante.
* Control: el conocimiento debe estar en un único repositorio
(base única de conocimiento corporativo) sobre el cual se
ejerza un control y actualización permanente.
* Tecnología: se debe aplicar la mejor herramienta a cada
necesidad en forma tal que permita efectuar una gestión
documental descentralizada: acceso directo y contextualizado
desde las pantallas de las aplicaciones a través de ayuda en
línea. Promover la familiarización con el manejo de
herramientas automatizadas y evaluar su impacto como
ayuda para la administración del conocimiento organizacional.
La tecnología debe proveer potentes herramientas de
búsqueda, filtrado, jerarquización y personalización, que
faciliten el acceso al conocimiento y estimulen su uso
intensivo y sin complejidades.
* Reusabilidad: debe tenderse a la construcción de una base
de conocimiento organizacional que permita su uso
compartido (trabajo en equipo) y reusable.
* Rol del analista de organización: se debe redefinir el rol del
analista de organización, quien debe pasar de documentador
pasivo a diseñador de arquitecturas de conocimiento.
* Trabajo en equipo: el proceso de administración del
conocimiento debe estimular el trabajo en equipo, facilitando
el armado de grupos multidisciplinarios a través de la
clarificación de roles y el dominio de lenguajes estándares. Lo
ideal es generar células de trabajo. Se debe, por tanto,
estimular una cultura que auspicie la práctica de compartir y
difundir la colaboración. Es frecuente que haya resistencia en
compartir el conocimiento porque éste es un elemento de
poder. Pero el intercambio puede generar beneficios para
quien da (transmite) y para quien recibe (comparte). De esa
unión surge un poder potenciado. Por lo menos al compartir el
conocimiento dentro de la empresa se mejora la competencia
hacia fuera.

13. FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA DE

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Una cantidad importante de organizaciones “no conocen los

que saben”; por lo menos no tienen un inventario de los
elementos que integran su “conocimiento”. Por lo tanto se
hace así difícil administrarlo o extraer de él un provecho.
Esta situación provoca multiplicidad de esfuerzos dentro de la
organización. De ahí que deberían formularse a sí mismas dos
interrogantes de rigor:
(1) Cuál es el real conocimiento de que disponen.
(2) Cuál es la mejor forma de administrar ese conocimiento
para obtener de él el máximo beneficio.
Responder a estas inquietudes dependerá de varios factores
tales como el tipo de organización, sus requerimientos, su
cultura y la tecnología que apliquen. De todas maneras, la
empresa que se proponga hacer más eficiente su gestión del
conocimiento deberá apuntar hacia soluciones que brinda la
tecnología de la información; a través de esta última se
facilitará la captura, estructuración, transformación,
actualización y distribución del conocimiento, aún (y tal vez
con más razón) en situaciones de cambio. La aplicación de
sistemas de computación para análisis y planeamiento
permiten mejorar la toma de decisiones, la distribución de
recursos y procesar el know-how (saber cómo) como un
medio de desarrollo de estrategias competitivas. Por ejemplo
pueden utilizarse sistemas computarizados para codificar,
identificar, estructurar y almacenar el conocimiento de una
compañía y posibilitar su acceso a cualquier empleado
habilitado dentro de la misma.
El ciclo de gestión del conocimiento se integra con las
siguientes funciones:
  – Identificación
 – Captura
 – Diseño
 – Integración
 – Almacenamiento
 – Actualización (mantenimiento)
 – Recuperación
 – Transmisión (comunicación)
 – Cumplimiento de los requisitos de
compartir.

Respecto a la identificación de la información es necesario

disponer de capacidad para seleccionarla. Y ello implica poder
distinguir qué es lo verdadero y qué es lo falso. En la sociedad
existe tanta información que resulta difícil descubrir qué es
útil para cada usuario.
Sin duda la aparición de Internet como medio de
comunicación y de transmisión de información a nivel global
ha impactado fuertemente en la función de aprendizaje; pero
debe interpretarse convenientemente que se hace necesario
la asistencia del docente o experto para catalizar y depurar
esa información antes de que llegue a aplicarse como
conocimiento para la acción. No es suficiente que el alumno o
el usuario se capacite respecto a la tecnología de aplicación;
es necesario, además, reconocer que el conocimiento es
equivalente a saber, mientras que la tecnología es saber
hacer las cosas.

14. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO: EL APORTE

DE LA TECNOLOGÍA

A partir del momento en que hemos comprendido y aceptado

que el conocimiento se ha convertido en el activo estratégico
más productivo de una organización, el éxito de la misma
dependerá de su habilidad para adquirir, producir, mantener y
distribuir conocimiento. Se deduce de ello que la principal
responsabilidad de la administración será la de desarrollar
procedimientos y rutinas que optimicen la creación,
aprendizaje, transmisión y compartimiento del conocimiento e
información.
Una de las dificultades más grandes que se presentan a las
compañías es cómo proceder para estimular y entrenar a sus
empleados a compartir sus conocimientos y habilidades, a fin
de lograr el mejor provecho de los mismos para la compañía.
Esto significa un cambio cultural. Y la tecnología actúa como
un catalizador que facilita ese cambio en las organizaciones,
que puede así exponer y compartir sus activos intangibles.
Esto último es particularmente apreciable en los casos de
proyectos en los que participan grupos de técnicos y
profesionales que, necesariamente deben trabajar dentro de
una estricta coordinación y a través de medios de
comunicación y transmisión de conocimiento. La tecnología
provee también interfaces (relaciones usuario/sistema) para
organizar y recuperar información y facilitar la colaboración
(comunicación) de especialistas localizados fuera de la
compañía.
Dentro de la estructura organizativa de la gestión del
conocimiento que integra a algunos productos de software se
reconocen tres categorías básicas de elementos: (1) personas
(incluye a empleados, socios, proveedores, clientes y todos
aquellos que generan documentos o datos o suministran
algún contenido analítico en alguna forma); (2) cosas (se
refiere a datos, documentos y procesos de negocios
disponibles desde la red corporativa que puede ser catalogada
electrónicamente); (3) sitios (se refiere a localizaciones
virtuales en las que las personas pueden reunirse
electrónicamente, por ejemplo portales, en los que, a partir
de la tecnología las personas pueden acumular y compartir
información sobre temas en particular).
La mencionada tecnología puede efectuar entre otras, las
siguientes funciones:

 – Organiza y personaliza el
conocimiento para individuos y para
grupos de individuos. Asocia o relaciona
a las personas automáticamente en
función a sus intereses en común. Evita
que las personas ejecuten esas tareas
(de catalogación e indización)
produciendo los ahorros pertinentes de
recursos.
 – Identifica significados, relaciones y
asigna valores.
 – Cataloga habilidades.
 – Provee sitios a grupos de trabajo para
trabajar y tomas decisiones.
 – Explora los directorios de la compañía
para elaborar listas de personas, busca
documentos residentes en sistemas de
administración de documentos y en los
sitios Web, rastrea la base de datos de
la compañía y confecciona un inventario
del activo intangible de la compañía.
 – Normaliza la información acumulada
bajo la forma de catálogo e índices y la
mantienen continuamente actualizada.
 – Calcula el valor relativo de los
documentos y de las habilidades a
través del análisis de la frecuencia de
solicitud de acceso y referenciación a
los documentos y a los datos y a su
nivel de utilización.
Si bien la mayoría de los principales sistemas de información
cumplen por sí mismos la función de transmitir conocimiento,
y de ahí la posibilidad de administrarlo, existen sistemas
específicamente diseñados que se especializan en la gestión
del conocimiento y en la definición de la base de conocimiento
de la organización.
El knowledge work system (KWS) facilita el trabajo de los
expertos que generan nuevo conocimiento y lo incorporan a la
empresa. Group collaboration system (GCS), es decir sistema
de colaboración en grupo facilita creación y participación de
conocimiento entre las personas que integran un grupo. El
office automation system (OAS) o sistema de automatización
de oficina ayuda a diseminar y coordinar el flujo de
información en la compañía. Los sistemas artifitial intelligence
(AI) o sistemas de inteligencia artificial proveen un
conocimiento codificado, de forma tal que pueda ser
fácilmente ubicable y por tanto reutilizable.
Los sistemas de automatización de oficinas (OAS) son
sistemas de computación que han sido diseñados para
aumentar la productividad de los usuarios de información en
la oficina. Entran en esta categoría los programas
administradores de documentos (procesamiento de texto,
digitalización de imágenes, administradores de flujo de
trabajo); programas que actúan como calendarios
electrónicos; programas para comunicaciones (Intranets,
trabajo en grupo, correo electrónico); programas
administradores de datos (planillas electrónicas, acceso a
bases de datos).
Para dar un ejemplo acerca de cómo la tecnología puede
incrementar la productividad (y por ende obtener ventajas
competitivas) observemos que a través de la digitalización de
documentos varios usuarios pueden trabajar simultáneamente
sobre un mismo documento en lugar de hacerlo en forma
seriada, como ocurriría si el documento estuviese soportado
en papel. Tal es el caso, por ejemplo, de quien está
consultando en este momento esta página Web. La nueva
tecnología provoca la necesidad de un rediseño del flujo de
trabajo que redunda en agilizar procesos y por tanto en
aumento de productividad.
Los KWS son sistemas de información que ayudan a los
usuarios de conocimiento en la creación e incorporación de
nuevo conocimiento en la organización, particularmente aquél
vinculado a la habilidad y pericia necesaria para obtener éxito
en el negocio. De esta manera la empresa se mantiene
actualizada respecto al conocimiento que se desarrolla en el
mundo externo, los cambios que sobrevienen y la
presentación de nuevas oportunidades. El sistema facilita de
esta manera que los usuarios de ese conocimiento puedan
actuar como agentes del cambio que promuevan o evalúen
nuevos proyectos.
Los trabajadores (o usuarios) del conocimiento (diseñadores
de producto, analistas financieros, investigadores científicos)
requieren herramientas de hardware, software y
comunicaciones adecuadas para ejecutar su trabajo, tales
como procesadores potentes en cuanto a capacidad y rapidez
para manejar gráficos sofisticados o cálculos complejos;
acceso a bases de datos externas y estaciones de trabajo
adaptadas a las características del trabajo a ejecutar.
Es conocido por su ya intensa aplicación el denominado
computer-aided design (CAD), diseño asistido por
computadora. Es un sistema que automatiza la creación y
revisión de diseños utilizando un sofisticado software gráfico.
El diseño puede ser fácilmente probado y modificado sobre la
computadora. Esto provoca ahorro de tiempo, economía de
dinero y aumento de productividad.
Virtual reality systems (VRS), sistemas de realidad virtual,
son sistemas que comprenden un hardware y un software
gráfico interactivo que crea simulaciones generadas por
computadora que emulan actividades del mundo real. Estos
sistemas son utilizados, entre otros, por diseñadores de
objetos, incluyendo la anatomía del cuerpo humano,
ayudando mediante simulación a visualizar y comprender sus
funciones (incluyen visualizaciones tridimensionales).
Las estaciones de trabajo de usuario final también pueden ser
utilizadas por los sectores financieros para efectuar análisis de
tendencias y facilitar la toma de decisiones sobre inversiones.
Permiten de esta manera administrar y manejar el flujo de
importantes cantidades de datos financieros con la velocidad
que exige este tipo de operaciones.
Groupware, tecnología de trabajo en grupo, consiste en un
software que facilita la generación de una infraestructura de
comunicación. Esto permite distribuir y compartir el
conocimiento y apoyar las actividades de colaboración en los
grupos de trabajo. A través del mismo un grupo de personas,
aún alejadas físicamente, puede trabajar simultáneamente
sobre un mismo documento, como ya hemos explicado más
arriba; pueden también formular agendas de reuniones; una
misma base de datos puede ser accedida y compartida desde
diversos sitios ubicados en distintos lugares del mundo,
evitando la necesidad de disponer de varias copias de la
misma, y por ende de su múltiple proceso de actualización.
La tecnología de trabajo en grupo ha recibido un importante
apoyo con la incorporación de Internet al equipamiento
tecnológico de las organizaciones. Las aplicaciones a través
de la Web y la utilización de Intranets ha permitido a usuarios
ubicados geográficamente distantes, desplegar y compartir
información bajo la forma de texto, imagen y sonido relativa a
un mismo proyecto o a proyectos relacionados y conectados
por medio de enlaces. Uno de los productos de software más
conocido para el desarrollo del trabajo en colaboración es
Lotus Notes. Este producto es recomendado principalmente
en los casos en que los documentos sobre los cuales trabajen
los integrantes del grupo deban ser modificados o
actualizados con frecuencia y cuando deba resguardarse la
seguridad y confidencialidad de la información que se
transmite o comparte. Internet en cambio, puede ser útil en
los casos en que el conocimiento con el cual se trabaja esté
conformado con información relativamente estática. No
obstante, la tendencia actual permite una integración entre
los productos de software para trabajar en grupo y su
aplicación en Internet (es el caso Dominó 4.5).
También integran la tecnología de ayuda a la gestión del
conocimiento los productos de software que utilizan la
inteligencia artificial para la captura y codificación del
conocimiento. La inteligencia artificial consiste en el desarrollo
de sistemas apoyados por computadora que intentan
desplegar un comportamiento que emula el de los seres
humanos ante la presentación de las mismas condiciones y
circunstancias. Se trata entonces de sistemas artificiales que
tienen capacidad para: a) comprender lenguajes naturales
(aquellos que utilizan por propia naturaleza los seres
humanos); b) emular la habilidad del ser humano y su
capacidad para tomar decisiones (sistemas expertos: aquellos
que capturan la pericia de los humanos expertos en limitados
dominios del conocimiento); c) ejecutar tareas de
movimientos físicos coordinados (robots). Las organizaciones
mantienen su interés por los sistemas de inteligencia artificial
porque ellos permiten efectuar la estructuración del
conocimiento del cual obtienen ventajas, almacenar ese
conocimiento y por lo tanto preservarlo frente a la posibilidad
de la desaparición del experto humano, y poder utilizar ese
conocimiento sin necesidad de sujetarse a la voluntad o
disponiibilidad del ser humano.

15. DEONTOLOGÍA. APLICACIÓN DE LA ÉTICA

EN LA ACTIVIDAD PROFESIONAL Y
CORPORATIVA
Concepto

La deontología es la ciencia o tratado que de ocupa de los

deberes. La ética es una disciplina que tiene como objeto de
descripción y de reflexión la moral de los actos humanos.
Comprende a la ética el estudio del origen de los valores
morales, su fundamentación, cognoscibilidad y validez. La
ética se refiere a los principios sobre lo correcto y lo
incorrecto que pueden ser aplicados por los individuos como
guía a su comportamiento.
La ética está rodeada de ciertos atributos. La responsabilidad
es uno de ellos: se refiere a la aceptación de los posibles
costos y obligaciones que surgen como consecuencia de las
decisiones que se toman.
La moral se refiere al conjunto de reglas o normas por las que
se rige la conducta del individuo en relación con Dios, con la
sociedad y consigo mismo.
La existencia de acciones y actividades susceptibles de
valoración moral se fundamenta en el hombre como sujeto de
actos voluntarios. Por lo tanto la moral se relaciona con el
estudio de la libertad y abarca la acción del hombre en todas
sus manifestaciones.
La moral concierne al conjunto de facultades del espíritu, por
contraposición a lo físico. La moral indica que algo no puede
ser apreciado por los sentidos sino por el entendimiento o por
la conciencia. Kant distingue entre moral y legalidad
(conformidad con las leyes y costumbres establecidas). La
moral no concierne al orden jurídico, sino al fuero interno o al
respeto humano.
El impacto de la tecnología sobre las situaciones éticas

La tecnología informática y los sistemas de información

plantean nuevas situaciones que rozan lo ético tanto a los
individuos como a la sociedad porque generan oportunidades
para intensificar los procesos de cambio que a su vez
provocan modificaciones de los derechos y obligaciones y en
la escala de valores. El desarrollo de la tecnología beneficia a
muchos y coloca en desventaja a otros. Y aquí se plantea el
dilema respecto al marco de la ética
La “sociedad de la información” enfrenta a las personas con
nuevas situaciones, las cuales no estarán cubiertas por la
antiguas reglas de comportamiento. Alrededor de los sistemas
de información y de su tecnología surgen nuevas dimensiones
con relación a aspectos éticos, sociales y políticos. Las
personas siempre han tenido derechos (además de
obligaciones) pero ahora, en la sociedad digital se plantea la
necesidad de asegurar la protección de la información que
pertenece a ellas mismas; y también se genera la necesidad
de definición de los estándares de calidad de datos y sistemas
para asegurar esa protección.
Los avances en las técnicas de almacenamiento y
recuperación de datos han permitido la proliferación de
organizaciones y sistemas que se han encargado de reunir y
disponer de información privada, provocando así acciones de
violación de la privacidad. Se llega por estos medios hasta
identificar el perfil del comportamiento de las personas en sus
aspectos comerciales (características de sus compras) y
financieros (planificación de sus pagos). También las visitas
de los cibernautas a las páginas Web sirven de elementos de
información para detectar preferencias en los gustos e
intereses personales. La información enviada a través de
Internet atraviesa diferentes sistemas de computación antes
de alcanzar su destino final. Cada uno de estos sistemas es
capaz de interferir, capturar y monitorear esa información.
Lo anterior significa una amenaza a la privacidad. La
privacidad es el reclamo de los individuos de mantenerse
libres de vigilancia o interferencia por parte de otros
individuos u organizaciones, aun estatales.
En la “sociedad de la información” la tecnología y los actuales
sistemas de información también han afectado la “propiedad
intelectual” de los individuos. La propiedad intelectual es el
concepto con el cual se define a los bienes intangibles creados
por los individuos u organizaciones que son protegidos bajo
las formas legales de derechos de autor (copyright) y
patentes. Los derechos de autor constituyen un
reconocimiento que protege a los creadores de propiedad
intelectual contra las acciones ilegales de quienes pretenden
copíar sus creaciones. Esa protección intenta mantener
durante una determinada cantidad de años los derechos de
autoría asegurando a los creadores los beneficios económicos
y de cualquier otro tipo respecto a la obra creada por ellos. En
un principio, antes del desarrollo masivo de la tecnología
informática, la protección abarcaba la producción de libros,
revistas, obras teatrales, composiciones musicales, obras de
arte, películas cinematográficas. En épocas más recientes,
muchos países han dictado leyes haciendo extensiva esa
protección a la creación de software, tanto para los
programas expresados en código fuente como en código
objeto. En esta forma el productor de software conserva
durante un tiempo sus derechos de propiedad de autoría. Y el
comprador (usuario) de ese software lo utiliza bajo la forma
de licencia (estos es, puede usarlo pero no comercializarlo,
transmitirlo, etcétera).
Las patentes constituyen una garantía de uso exclusivo
durante un tiempo determinado de las ideas que
fundamentaron una invención, bajo la forma de dispositivos,
maquinaria o métodos. La condición de invención debe residir
en su originalidad y novedad. El propósito de las leyes de
protección de inventores es garantiza a estos,
temporariamente, los beneficios económicos y otros derivados
de las ideas que aportaron para generar el invento.
Por otro lado el poder de la computación y su continuo
incremento ha provocado una dependencia cada vez mayor
de las empresas (y de los individuos) hacia los sistemas de
información; y las reglas sociales y culturales no siempre se
han adaptado a esa dependencia.
La ética en la actividad profesional y corporativa

La aplicación de l ética en la actividad profesional y

corporativa merece una consideración particular y
especialmente en los momentos en que estamos viviendo.
La gestión ética se encuentra en algunos países en la etapa
de toma de conciencia, valorización y expectativa. Podríamos
decir que, según referencias de investigaciones realizadas, la
gestión ética no se encuentra aún instalada en las
organizaciones. Uno de los pocos trabajos publicados sobre
este tema fue desarrollado por la Asociación de Recursos
Humanos de la Argentina y con la colaboración del licenciado
en Relaciones del Trabajo, Emilio Oberst. Esta investigación
fue presentada en setiembre de 2001 en el 14° Congreso
Anual de la Gestión Ética en las Organizaciones, realizado en
Valencia, España.
Dentro de la gestión ética los valores que toda compañía debe
tener incorporados son los siguientes:

 – Honestidad: esto significa decencia y

compostura en las acciones y
manifestaciones.
 – Justicia: es una virtud que se inclina a
dar o reconocer a cada uno lo que le
pertenece; es una indicación de lo que
debe hacerse según derecho y razón.
En Derecho se considera justicia a la
rectitud de proceder en las relaciones
con otro: la justicia es proporción,
conformidad y adecuación en el obrar
que hace relación a otro. Se denomina
justicia conmutativa a la que regula las
relaciones entre particulares (relaciones
privadas) según criterios de
equivalencia.
Cada grupo humano y cada persona
deben tener su idea de justicia y una
manera de ajustar conductas y
situaciones civiles, derechos y deberes,
servicios y recompensas, trabajos y
retribuciones, responsabilidades y
sacrificios, honores y privilegios.
 – Cooperación: significas trabajar u
obrar juntamente con otro u otros para
lograr un fin común. En la actualidad
las empresas que han comprendido el
valor de la cooperación han aplicado
nuevas formas de organización del
trabajo, conformando células en las que
participan trabajadores de distintas
especialidades pero que a través de la
mutua cooperación logran resultados
beneficiosos y ventajas competitivas. La
cooperación permite el desarrollo de la
organización “por procesos”, en la que
las funciones de los trabajadores se
vinculan secuencialmente unas con
otras, evitando las barreras que supone
la organización por departamentos. En
esta última cada trabajador realiza una
parte del “proceso” y se siente por lo
 tanto, “parte” de ese proceso e
“integrante” del producto final.
 – Transparencia: se refiere a la
posibilidad de llegar a conocer o
vislumbrar (conjeturar por indicios)
algo sin necesidad de que esté
declarado o manifestado. Es la negación
del ocultamiento. En la Argentina existe
un boletín electrónico –vía Internet
denominado
“mercadostransparentes.com”- que se
ocupa de transparentar los procesos
licitatorios que periódicamente lanza el
Estado exponiendo en pantalla los
pliegos correspondientes para que todo
proveedor pueda participar en ese tipo
de operaciones mediante la
presentación de sus ofertas. O por lo
menos enterarse de las oportunidades
de negocios en el sector público. La
transparencia se manifiesta también
porque cualquier ciudadano puede
acceder al conocimiento de los
resultados de licitaciones anteriores y
sacar conclusiones.
 – Credibilidad: significa la condición de
que lo que se manifiesta o se exhibe
merece ser creíble. Ello genera
confianza. Se hace necesario en toda
celebración de contratos de trabajo o
de negocios.
 – Lealtad: expresa el cumplimiento de
lo que exigen las leyes de la fidelidad
(en el desempeño de un cargo) y las
del honor. Lealtad está ligada a las
condiciones de legalidad, verdad,
realidad. Es aplicable a las acciones y
palabras propias de una persona fiel.
 – Respeto: es la condición de
acatamiento que se hace a una persona
en razón de su consideración.
 – Reconocimiento: considerar y aceptar
cómo es una persona o grupo de
personas por lo que es o son en
realidad, en cuanto a méritos, talento,
motivación, recursos, empeño,
responsabilidad, etcétera.
 – Integridad: se refiere a la condición
de una conducta que mantiene
constancia en el tiempo en todas sus
partes componentes; es decir que bajo
ninguna circunstancia se debilitarán los
 atributos de probidad, rectitud,
desinterés.
 – Compromiso: se refiere al
mantenimiento sin desviaciones de la
palabra dada o de las obligaciones
contraídas, de los objetivos declarados
o de la fe empeñada.
 – Sensibilidad: se refiere a la actitud de
poner atención y de mostrar interés
frente a una situación, problema,
oportunidad y dar respuesta a los
planteos que los haya motivado.

Se desprenden del estudio mencionado al comienzo algunas

conclusiones que pasamos a comentar (*).
(1) Se observa poca preocupación por el tema en una
cantidad importante de las empresas encuestadas.
(2) La ética está poco incorporada a las empresas. No se
vislumbra la posibilidad de que esa incorporación ocurra a
corto plazo.
(3) Poco más de la mitad de las compañías encuestadas
disponen de documentos formales relacionados a la ética
empresarial, tales como códigos de ética, compromisos
asumidos por parte de directivos y asalariados. Es mayor la
documentación existente dentro de las compañías
multinacionales o internacionales.
(4) Aquellos organismos que son conscientes de la necesidad
de la gestión de la ética, según la encuesta, consideran que
dentro de los valores esenciales que una empresa debe tener,
los principales son el respeto, la credibilidad y la honestidad.
(5) Hay coincidencia de opinión respecto a que es
responsabilidad de la alta dirección empresaria liderar la
gestión ética.
(6) Es lamentable concluir que más de las empresa
consultadas afirman no invertir en gestión ética.

PAPEL DEL ADMINISTRADOR

SISTEMA CERRADO SISTEMA ABIERTO

En la escuela tradicional se hacía Crea un papel mas difícil para la administración. Esta

hincapié en la racionalidad técnico- debe manejar incertidumbre y las ambigüedades y
económica. Enfoque de sistema sobre todo , debe preocuparse por adaptar el
cerrado era apropiado para el nivel organismo a nuevos y cambiantes requerimientos. La
operativo pero no para los niveles de administración es un proceso que abarca y traspasa los
 coordinación y estratégico.  distintos subsistemas del organismo. 
El enfoque de sistemas sugiere que la administración debe enfrentar situaciones
dinámicas, inciertas y con frecuencia ambiguas. La administración tiene un control
completo de todos los factores de la producción, como lo indica la teoría
tradicional. Una de la funciones más difundidas de la administración a todos los
niveles es la toma de decisiones. En el sistema operativo son apropiados los
enfoques del sistema cerrado, sin embargo para los niveles estratégico y de
coordinación los enfoques para la toma de decisiones deben ser del sistema abierto.

ESTUDIO DEL SISTEMA ORGANIZACIONAL

La administración debe aislarse de su medio ambiente, se deben señalar los limites

del sistema administrativo para determinar cuales son los elementos importantes
que deben ser investigados con profundidad- como factores internos y variables
dependientes y cuales deben ser considerados factores externos o variables
independientes. Debemos excluir con los propósitos de este análisis a las variables
independientes ,se hace con el fin de manejar las variables estrictamente de orden
administrativo, sin dejar de reconocer la naturales de las variables externas, sus
influencias y las variaciones que sufren como consecuencia   del funcionamiento
del sistema administrativo.     

Partimos del concepto de que la administración constituye un sistema abierto , y

por ende, debe afrontar los problemas generados por su exposición a influencias
procedentes del sistema mayor, osea, el sistema sociopolítico, económico y cultural.
Es preciso que consiga retroalimentarse en términos oportunos y suficientes de la
experiencia de sus realizaciones pasadas, así como de sus efectos sobre el sistema
global, con el propósito de que esté en condiciones de tomar medidas para
autorregularse, y de conseguir los recursos y el apoyo que requiere para sus
existencia como sistema.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS ABIERTOS

El enfoque de sistemas sugiere que la administración debe enfrentar situaciones

dinámicas, inciertas y con frecuencia ambiguas. La administración tiene un control
completo de todos los factores de la producción, como lo indica la teoría
tradicional. Una de la funciones más difundidas de la administración a todos los
niveles es la toma de decisiones. En el sistema operativo son apropiados los
enfoques del sistema cerrado, sin embargo para los niveles estratégico y de
coordinación los enfoques para la toma de decisiones deben ser del sistema abierto.

ESTUDIO DEL SISTEMA ORGANIZACIONAL

La administración debe aislarse de su medio ambiente, se deben señalar los limites

del sistema administrativo para determinar cuales son los elementos importantes
que deben ser investigados con profundidad- como factores internos y variables
dependientes y cuales deben ser considerados factores externos o variables
independientes. Debemos excluir con los propósitos de este análisis a las variables
independientes ,se hace con el fin de manejar las variables estrictamente de orden
administrativo, sin dejar de reconocer la naturales de las variables externas, sus
influencias y las variaciones que sufren como consecuencia   del funcionamiento
del sistema administrativo.     

Partimos del concepto de que la administración constituye un sistema abierto , y

por ende, debe afrontar los problemas generados por su exposición a influencias
procedentes del sistema mayor, osea, el sistema sociopolítico, económico y cultural.
Es preciso que consiga retroalimentarse en términos oportunos y suficientes de la
experiencia de sus realizaciones pasadas, así como de sus efectos sobre el sistema
global, con el propósito de que esté en condiciones de tomar medidas para
autorregularse, y de conseguir los recursos y el apoyo que requiere para sus
existencia como sistema.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS ABIERTOS

Ciclo de Actividades. Los sistemas abiertos mantienen un intercambio de

energía con el entorno. El producto que obtienen consecuencia de sus operaciones
de producción, provee los recursos de energía necesarios para la repetición del ciclo
de actividades.

Entropía. La resistencia de un sistema abierto depende de su capacidad para

resistir un proceso entrópico. Todas las formas de organización se dirigen hacia la
caducidad y  la desorganización. 

Crecimiento. Al adaptarse al medio ambiente, el sistema intenta introducir las

fuerzas externas para adquirir control sobre ellas. Se deben ampliar algunos
subsistemas.

Equifinalidad. Un sistema abierto puede llegar a un estado final a partir de

diferentes condiciones iniciales y por diversas rutas. En la forma en que el sistema
se oriente hacia mecanismos de regulación para el control de la operación. A mayor
control , menor equifinalidad. 

Uso de información. El tipo más sencillo de información es la retroalimentación

(feedback) y permite al sistema, corregir sus desviaciones respecto al curso de
acción deseado. 

Codificación. La codificación consiste en simplificar el universo de los mensajes,

convirtiéndolos en categorías sencillas y de significación para el sistema.

Subsistema. Todo organismo es un sistema de partes interrelacionadas operando

conjuntamente; formando a su vez un entorno condicionante de subsistemas, bien
por la función (producción, compras, personal), bien por su naturaleza (hombres,
máquinas, etc)
de sistemas y procedimientos administrativos es ayudar a la alta gerencia a planear y
obtener las metas de la organización, a que haga del conocimiento general lo que se persigue,
y contribuir a que el personal pueda satisfacer esos deseos. La revisión de ambos elementos
de la administración busca mejorar los métodos, disminuir los costos del procesamiento de
trabajo de oficina mediante la eliminación de la duplicidad de funciones, ineficiencias,
desperdicios, así como desechar procedimientos anticuados...

mportancia de adoptar los

sistemas administrativos
Todos los sistemas administrativos determinan una serie de procedimientos que
deben ser respetados por los miembros de una compañía a la hora de tomar
decisiones. Esta compleja red se encuentra integrada en la estructura misma de la
empresa y permite que cada paso que dé cualquiera de sus integrantes apunte
hacia los mismos fines.
 

Permiten el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una

empresa, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus
operaciones en el mercado.

Optar por los sistemas administrativos para gestionar la empresa puede traer

beneficios en el mediano y  largo plazo: del control del flujo de caja al
relacionamiento con los clientes, los procesos tienden a ser más simples cuando
son automatizados. Pero es preciso prestar atención para hacer la elección
correcta y no desperdiciar dinero.
Para mejorar la gestión  de tu empresa, es preciso prestar atención a dos tipos
de sistemas administrativos principales: el ERP (sigla en inglés para
Planificación de Recursos Empresariales) y el CRM (sigla en inglés para Gestión
de Relacionamiento con el Cliente):
Enterprise Resource Planning (ERP)
El ERP ayuda a calcular cuántos recursos (materia prima, insumos, etc.) son
necesarios para la ejecución de las actividades de la empresa en determinado
periodo. De esta forma, es posible controlar los costos y analizar la marcha de los
proyectos.

Customer Relationship Management (CRM)

El CRM cumple el papel de registrar todos los contactos de la empresa con tus
clientes. Este sistema administrativo almacena informaciones como la última
compra realizada y el volumen comercializado a lo largo de un determinado
tiempo, entre otros hábitos del consumidor. Por medio de este, es posible
fortalecer el relacionamiento con los clientes y evaluar el desempeño de los
vendedores.
 Ventajas de adoptar sistemas
administrativos
 Facilitar el reconocimiento de los problemas.
 Automatizar procesos.
 Mejorar la planificación  del ciclo de vida de los productos.
 Centralizar el control y la gestión.
 Evitar situaciones de calamidad  operacional.
 Permitir una visión amplia de la empresa.
 Garantizar la fluidez  y la armonía de los procesos.
 Reducir costos y mejorar la productividad.
 Fortalecer la gestión enfocada en el largo plazo.

Cómo saber cuál de los sistemas

administrativos es el correcto
Es fundamental encontrar sistemas administrativos que cumplan con los
requisitos deseados, sin adoptar un proceso demasiado complejo.
Si son muy complicados, es probable que tus trabajadores rechacen la innovación,
sin dejar los antiguos métodos. Además, mientras más completo sean
los sistemas administrativos, más caro será y más tiempo necesitarás para
aprender a operarlo.
En otras palabras, la misión es encontrar el mejor costo-beneficio para tus
necesidades.

Los sistemas administrativos deben ser tan robustos como sea posible,

presentando el mínimo de vulnerabilidades. Además de esto, deben ofrecer
recursos como backups periódicos y garantizar el sigilo de la información.

Mientras más adaptable sean los sistemas administrativos a las necesidades de

tu empresa, mejor, ya que no necesitarás pagar por lo que no usas y podrás
trabajar de forma simplificada.
Nadie quiere implementar sistemas administrativos complejos y de difícil
aprendizaje, pues como observamos antes, puede tener un efecto negativo entre
los trabajadores.
 
La importancia de los sistemas y procedimientos
administrativos en la preparación y evaluación de
proyectos - I
 

Al efectuar el estudio técnico del proyecto se determinó no tan sólo la inversión que la
tecnología incorporada al proyecto requería para su implementación. Con- juntamente con la
selección de la maquinaria y el equipo, se estableció la cantidad de insumos que ellos
requerían, su almacenamiento y existencias óptimas, incluidos los espacios que son
necesarios para ello, etcétera. De esta forma, el estudio técnico proporciona un sinnúmero de
informaciones importantes que deben procesarse e incorporarse en el estudio evaluativo y
que condicionan el tamaño, la localización, el financiamiento, la organización y otros aspectos.
Del mismo modo, se ha señalado que los procedimientos administrativos pueden condicionar
en forma importante al proyecto. 

Un ejemplo sobre la materia puede estar dado por un proyecto de construcción de un edificio,
en donde el preparador y evaluador de proyectos establece procedimientos administrativos
que pueden significar que la construcción del inmueble se entregue a un contratista por medio
de una propuesta pública de construcción. La empresa constructora asume la responsabilidad
total de entregar el edificio terminado y funcionando. 

Por otra parte, se establece que la publicidad para la venta se realice por una agencia de
publicidad seleccionada a través de procedimientos que deben establecerse.

La agencia de publicidad asume la responsabilidad total de la promoción de la venta del

edificio. También, se podría haber convenido por contrato la venta total del inmueble mediante
uno o más corredores de propiedades, a quienes se les entrega toda la responsabilidad en
cuanto a mostrar el edificio, cerrar el negocio, proceder a la formalización de las escrituras de
compraventa, percibir el valor que se paga al contado, tramitar el crédito bancario si lo
hubiera, etcétera. 

Del mismo modo se podría haber determinado administrativamente la conveniencia de tener

una empresa de arquitectura que asuma la responsabilidad de la confección de los planos y la
supervisión permanente del proceso constructivo.

7
ISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos

relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de
una organización. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos relacionados y
dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema. Así, el sistema de control
de producción, por ejemplo, consiste en un conjunto de procedimientos de pedidos de
materiales, procedimientos de despacho o ruteo, procedimientos de control, etcétera.
Obsérvese la condición de “relación” como elemento indispensable para que un
conjunto de partes configuren un sistema. En toda definición de sistema aparece
siempre ese factor como común denominador que transforma la individualidad de cada
componente de tal modo que ya no tiene sentido sino dentro de un conjunto.
Los profundos cambios experimentados en los últimos años en el ambiente
socio/político/económico en que se desarrolla la empresa moderna, unido esto a los
avances de la tecnología, obligan a encara urgentemente la necesidad de su
remodelación y adecuación al concepto de sistema. Es indudable que en la gestión
empresarial sobreviven aquéllos que utilizan los mejores procedimientos y emplean los
mejores medios (léase tecnología y conocimiento) para alcanzar sus objetivos.

La empresa actual en función de dos estructuras (Barrios, J. D.: Sistemas y

Procedimientos, Editorial Roble, Méjico, pág. 15): una, que podría llamarse
organizacional, que define las funciones y responsabilidades de sus componentes y el
grado de relación entre los mismos; se trata de una estructura de carácter estático,
dado que determina a través del organigrama y la definición de tareas, qué es lo que
debe efectuar cada sector responsable, pero no indica qué movimientos son necesarios
para que la organización se mantenga al compás de la realidad del ambiente y le
permita alcanzar sus fines. Este segundo aspecto se cubre a través de una segunda
estructura, de naturaleza dinámica que es el reflejo de la aplicación de los sistemas
administrativos a la resolución de los problemas dinámicos surgidos en la empresa.

Debemos dejar bien en claro que el análisis de sistemas no debe encararse

simplemente “como un medio para establecer la mejor manera de hacer con una
computadora lo que se está haciendo manualmente” (Rockart, J. F.: Nuevos criterios
para el análisis de sistemas. Revista Administración de Empresas. Ed. Contabilidad
Moderna. Tomo 1. Pág. 659). Por el contrario debe enfocarse como un proceso de
detección de problemas (hoy agregaríamos y también de oportunidades) y apoyarse en
un modelo. En este caso existirá mayor seguridad de que (Rockart, ob. citada, pág.
664):

”a) no deje de verse algún aspecto importante;

b) se observen y corrijan las deficiencias de los métodos en uso;
c) que el sistema de información sea apto para adaptarse a los mejoramientos
futuros que puedan introducirse en el proceso”.

Si bien nosotros consideramos que los sistemas y procedimientos constituyen un

“campo” de actividad así como “producción” y “comercialización” representan otros
campos, debemos reconocer que toda función de organización y conducción lleva
implícita la responsabilidad de formular los sistemas y procedimientos necesarios para
cumplir su propósito. Quiere decir que, en ese sentido, ese campo puede ser
clasificado como uno de los varios elementos del manejo administrativo.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Se definen a los procedimientos administrativos o rutinas como la secuencia de

operaciones de oficina ejecutadas generalmente con la participación de varias personas
en una o más oficinas, establecida para asegurar el manejo uniforme de transacciones
repetitivas.

Obsérvense los elementos básicos de esta definición:

 Conjunto de “operaciones” de oficina (por su naturaleza administrativa)

dispuestas en un orden secuencial invariable;
 Participación de varias personas en una o más oficinas; o sea los
procedimientos pueden abarcar más de un sector de trabajo;
 Asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas; podemos hablar de
procedimientos cuando se establece por escrito o por costumbre la secuencia de
operaciones que es necesario ejecutar para llevar a cabo transacciones que se repiten
con frecuencia dentro de la organización.

Un procedimiento o rutina define:

 Qué tarea debe ser realizada por los distintos participantes;

 Quiénes son esos participantes;
 Cuándo deben ser realizadas cada una de esas tareas, es decir, su orden
sucesivo y el momento.

IMPORTANCIA DE SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA LAS
ORGANIZACIONES //CASO:
IMAU // ANÁLISIS Y OPINIÓN
nachica (38)en #spanish • hace 3 años (edited)
Hola queridos lectores del mundo steemianos, en esta oportunidad les
quiero manifestar sobre la importancia del manejo eficiente y eficaz de
todos y cada uno de los recursos de las organizaciones, garantizando el
logro de objetivos y metas; aunado a un buen desenvolvimiento de las
operaciones administrativas y productivas, razón por la cual resulta útil
que los procedimientos para el funcionamiento de las instituciones u
organizaciones se encuentren bien diseñados; de tal forma, que puedan
optimizar las actividades que allí se realicen.

De tal manera, el desarrollo de las actividades, no pueden depender de los

métodos y procedimientos empíricos o por intuición, por lo que es
necesario, que la administración de las organizaciones u instituciones esté
al tanto de los constantes adelantos administrativos. Además de crear los
medios que permitan que dichas actividades sean realizadas de la manera
más rápida y que arrojen el mejor de los resultados, lo cual favorecerá en
gran medida la eficiencia y eficacia con la que logran los objetivos y metas
las organizaciones o instituciones.

Los Sistemas y Procedimientos Administrativos, identifican en forma

amplia y precisa el campo de actividades que es de primordial
importancia; para el funcionamiento de las organizaciones; es decir, tiene
un administrador con una serie de consideraciones básicas, que le
permitirán reconocer una situación de trabajo, así como el alcance, he
índole del trabajo de los sistemas y procedimientos.

Cabe destacar; que existe marcadas diferencias entre organización y

métodos, y los sistemas y procedimientos administrativos; siendo el
aspecto más significativo, la liga estrecha de los sistemas y
procedimientos, al análisis de rutina de trabajo, que permiten una
significación, modificación, elaboración o eliminación de procedimientos.

Por el contrario, según Laberge (1963). El término organización y métodos,

da la impresión de ser de mayor alcance cuando es identificado como la
acción asesora y especializada en cuanto a la forma “cómo deben
agruparse individuos y deberes, dividir actividades, organizar
procedimientos y llevar a cabo operaciones de oficina en lo que se refiere
a formularios, mecanización, sistemas, etc., de manera tal, que los
servicios a rendir sean aumentados, y su costo reducido”.
Por consiguiente, la motivación de este análisis, es referente al caso
específico del Instituto Municipal de Aseo Urbano (IMAU) del Estado Zulia-
Venezuela; se pudo constatar la Inexistencia de sistemas y procedimientos
administrativos eficaz y eficiente, que les permita tener herramientas, que
les señale los pasos a seguir, para el desarrollo de una determinada
actividad o circunstancia, que motiva y justifica este análisis y opinión.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

A nivel mundial, los Sistemas y Procedimientos Administrativos, vienen a
transformarse en rutinas, que al paso del tiempo se van modificando con
el desempeño mismo, de las tareas cotidianas; debido, al creciente grado
de especialización, como consecuencia de la división del trabajo; se hace
necesario, el uso de herramientas que establezca los lineamientos en el
desarrollo de cada actividad, dentro de una estructura organizacional. Así
pues, los Sistemas y Procedimientos Administrativos, representan una
alternativa para este problema; ya que, son de gran utilidad en la
reducción de errores, disminución de tiempo en la ejecución de tareas,
bajando así los costos de operación; en la observancia de las políticas del
organismo, facilitando la capacitación de empleados, proporcionando una
mejor eficiencia y eficacia en el desempeño de las actividades; así como, la
rápida inducción del empleado en nuevos puestos de trabajo.
De acuerdo con Murdick (1980), señala:

El Sistema y Procedimiento Administrativo, recupera y examina los datos

provenientes del ambiente, a partir de transacciones y operaciones
efectuadas dentro de la Empresa, que filtra, organiza y selecciona los datos
y los presenta en forma de reporte a los Gerentes, proporcionándoles los
medios para generar la información deseada.

De manera tal, que esto facilitaría el intercambio de Información; por

cuanto, la recuperación y examinación de datos provenientes del
ambiente, ya sean internos o externos, son de gran ventaja para cualquier
tipo de empresa.

Los sistemas, según Murdick (1980), señalan:

Son capaces de transformar materia, mediante un proceso hasta

convertirlos en productos finales, están conformados como estructuras.
Estos sistemas, también pueden comportarse; como un grupo ordenado
de elementos, que intercambian materiales, información o energía, entre
sus componentes y el medio ambiente, funcionan recaudando y emitiendo
información, tienen misión de procesador; reciben los insumos en forma
de datos del exterior, los cambian y finalmente envían a la salida, los
productos finales o servicios elaborados.

Lo anterior, nos permite hacer la reflexión con respecto a los sistemas, en

cuanto a su capacidad de transformar materia, insumo y energía, dentro y
fuera de cualquier organización, como es el caso del Instituto Municipal de
Aseo Urbano.

En Latinoamérica, para las Organizaciones es una necesidad los sistemas y

procedimientos administrativos; ya que los mismos, han progresado con el
hecho de simplificar con esta herramienta de control la manera de realizar
sus labores; lo que permite también, que al momento de ejecutar las
actividades, los empleados se adiestren con una guía que les especifica;
como lograr los objetivos planeados, para obtener el logro de las metas
establecidas.
En Venezuela, esta herramienta se ha hecho fundamental en cada una de
las organizaciones existentes, motivado a la creciente búsqueda y
crecimiento constante de la globalización; capturando con esto los
mercados, tomando en cuenta el desarrollo sustentable de los recursos.

Por ello, en el Estado Zulia, debido a su constante desarrollo económico y

poblacional; ha generado un crecimiento del deterioro ambiental,
acompañado de un aumento progresivo de los residuos y desechos
sólidos.
Por este motivo, se encuentra establecido el Instituto Municipal de Aseo
Urbano (IMAU); autónomo, con patrimonio propio y personalidad Jurídica.
Dedicado a la organización de rutas para la recolección de residuos y
desechos sólidos en el Municipio Colón del Estado Zulia.

Sin embargo, el Instituto Municipal de Aseo Urbano (IMAU), presenta

problemas organizacionales y estructurales, debido al funcionamiento
incoherente en la ejecución de tareas y responsabilidades mínimas
requeridas, por las diferentes leyes y normativas gubernamentales de la
administración pública.

Además de lo anterior, presenta otros síntomas como: la diferencia de

opiniones referentes a las actividades, falta de retroalimentación de
información, elaboración de una tarea por diferentes personas, retardos
en el proceso del gasto y/o pagos; y a veces, el no cumplimiento de los
procesos del gasto y/o pagos, retardo en la entrega de información e
informes, retardos de los cierres presupuestarios y contables, falta de
liderazgo o muchos líderes.

Debido a esto, se produce varias causas, como: las funciones y tareas de

las diferentes áreas, no se encuentran debidamente establecidas; es decir,
existen cargos no acordes con las actividades, u actividades y cargos no
acordes con el departamento; aunado a esto, la falta de departamentos
con personal especializado.

En consecuencia, se presenta desconocimiento de las funciones o

actividades; ya que, no cuenta con un documento formal que le permita
llevar la secuencia lógica de las tareas, en cada uno de los pasos que
conforman el procedimiento administrativo, como son: Pérdida de tiempo
al realizar las actividades, establecimiento incoherente de tareas a cada
persona; lentitud de circulación de información; bajo dialogo interno; falta
de comunicación e intercambio de información, desconocimiento de las
actividades importantes; baja integración entre departamentos, escaso
trabajo en equipo, desconocimientos de leyes y reglamentos
administrativos para establecimientos de las tareas, atraso en el proceso
de la solución de problemas.

Como también, la decepción y la desmotivación de los trabajadores,

tornándose un ambiente de trabajo pesado, por la falta de una dirección
sistemática administrativa coherente, que facilite las actividades y
relaciones interpersonales diarias. Por consiguiente pudiera permitir el
incumplimiento de los objetivos y planes establecidos, y por ende el
desaprovechamiento de importantes oportunidades.

De tal manera, que con la implementación de un Sistema y Procedimiento

Administrativo para el Instituto Municipal de Aseo Urbano, conllevaría al
mejoramiento de los procesos Administrativo, además de mejorar las
relaciones interpersonales.

La problemática anteriormente descrita, pudiera generar las siguientes

interrogantes:

¿Se hace necesario un Sistemas y Procedimientos Administrativos para el

Instituto Municipal de Aseo Urbano (IMAU)?
¿Cuál es la situación organizacional del Instituto Municipal de Aseo
Urbano?

¿Qué debilidades y Fortalezas Administrativas presenta el Instituto

Municipal de Aseo Urbano (IMAU)?.

¿Cumple con los objetivos y metas planteadas?.

Por ello opino, que se debe plantear como objetivo general, “proponer
Sistemas y Procedimientos Administrativos para el Instituto Municipal de
Aseo Urbano (IMAU), del Municipio Colón del Estado Zulia”.

Y específicamente, para alcanzar este objetivo, se debe primeramente:

Diagnosticar la situación organizacional de I.M.A.U. Así como, detectar las
debilidades y fortalezas administrativas, que presenta el Instituto. Además
de Elaborar la propuesta de un Sistema y Procedimiento Administrativo
para el Instituto. Y finalmente evaluar la funcionabilidad de los resultados
y de ser necesario, la corrupción de los mismos.

Justificación

Cabe destacar, la importancia que tiene Sistemas y Procedimientos

Administrativos en toda Empresa; en cuanto, al buen funcionamiento de
las actividades en forma coherente e inequívoca, permitiendo la
disminución del tiempo y por ende el costo para producir productos o
servicios de óptima calidad.

Es importante, porque, mediante la labor de sistemas y procedimientos, se

puede señalar mediante el método científico al revisar los objetivos de una
organización, para la simplificación del trabajo, posterior análisis de su
funcionamiento, procedimiento, y diseño del sistema y procedimiento
administrativo; lo cual mejora su forma de operar, obteniendo mayor
confiabilidad de los procesos, mejorando el tiempo de respuesta,
disminuyendo el costo, mejoramiento del servicio, incremento en la moral
de los trabajadores, menor burocracia y mejora el manejo de los recursos.
Es necesario, conocer las labores de la empresa de manera detallada con
el propósito de establecer un sistema de operación, ya que no es posible
que cada persona, sección o departamento, lleve a cabo sus operaciones
sin un orden.

Lo anteriormente expuesto, permite que sea de importancia y de

beneficio, tanto para IMAU, la Alcaldía, la sociedad, así como otras
Instituciones relacionadas; como también, otras empresas.

Más detalladamente, beneficia al personal que labora en el Instituto

Municipal de Aseo Urbano, por medio de establecimiento de funciones
como por ejemplo; atención a clientes o suscriptores, auxiliar de compra,
archivador, entre otras funciones más. Además, ayudaría al crecimiento
profesional y personal del individuo, por medio de capacitaciones,
incentivos, etc. de cada persona que labora o laborará en la renombrada
Institución.
Elevando así, la calidad de vida de los trabajadores del Instituto; al igual,
mejora la de sus familiares; como también a la Sociedad comprendida por
cinco parroquias y sus alrededores.

En otras palabras, al llevarse a cabo la formulación y puesta en marcha del

Sistema y Procesamiento para el Instituto Municipal de Aseo Urbano
(IMAU) beneficiará a todas las Instituciones similares a ésta, como también
a los estudiantes de UNESUR; por cuanto, servirá de guía para futuras
investigaciones, en materia organizativa, realización de proyectos o
simplemente servir de modelo, para la realización de tareas similares.

Por otra parte, la cultura también se beneficia, porque recibe como

“usuarios” un buen servicio de recolección; por cuanto, éste nos ayuda a
crear conciencia real y ambiental de nuestro entorno. Imaginemos, que no
existe este tipo de Institución, como sería el ambiente, nuestras calles,
escuelas, Instituciones, etc., es por esto, que se hace necesario crear
conciencia en el aseo y recolección de desechos sólidos sin quemarla, lo
que disminuiría la contaminación ambiental; así como también,
enfermedades respiratorias.

Fuente para este post:

Libro. Administración de recursos humanos por Idalberto Chiavenato.

8

Departamento de sistemas y procedimientos

1. 1. DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS Realizado por: María
Elena Martínez Ramírez CI:25.952.140 Sist. Y Proc. AdministrativosSan Cristóbal,
Junio 2017
2. 2. EL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS Es un conjunto de
funciones y pasos ejecutados por la dirección para que su trabajo sea desempeñado
con mayor eficiencia, efectividad y economía. Es una función encaminada al análisis
de los planes de acción colectivos del personal, de los procedimientos y de las formas
y equipo con el fin de ayudar a la administración en la simplificación y estandarización
de las operaciones. Se encarga de conocer los problemas organizativos, en sus
aspectos estructurales y de procedimientos, que surjan de la adecuación de los
diversos sistemas formales a los objetivos determinados por la dirección superior, y
proponer las soluciones que correspondan para mejorar el grado de eficiencia que
aquellos posean, apoyándose en las técnicas específicas corrientes, por propia
iniciativa, por encargo de algún sector directivo o dentro de un plan general de trabajo.
3. 3. FUNCION DEL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS. Se encarga de proveer
información además de los medios necesarios para manipularla, es el departamento.
Que ayudado por el equipo de computo, es capaz de convertir simples datos en
información. Es el encargado, de satisfacer las necesidades y preparación
computacional a todos los miembros de una empresa, es el responsable de ofrecer
soluciones informáticas y el equipo necesario para su implementación. La distinción
entre funciones y tareas puede centrarse en que las primeras competen al órgano
desde el punto de vista rigurosamente técnico, en tanto que las segundas quieren
expresar cómo hacer operativas tales funciones. Las funciones inherentes al área de
sistemas y procedimientos son las que se detallan a continuación:  Instalación y
configuración de ordenadores centrales (proxies)  Altas y bajas de usuarios
Instalación y configuración de software Mantenimiento de los discos de usuarios
Copias de seguridad de los datos (back up) Instalación y configuración de servicios
(web, email. Ftp) Diseño y configuración de la red. Estudio de la estructura. Análisis de
funciones. Estudio de los procedimientos.
4. 4. IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS El departamento de
Sistemas en una empresa es una parte muy importante, mediante el cual se mantiene
una eficiencia en los labores de cada uno de los empleados, administrativos e incluso
a los clientes. El beneficio de este departamento se ve reflejado en la notable
reducción de tiempo y de costos para las empresas e instituciones. Los siguientes
roles del departamento de sistemas en una empresa los iremos analizando uno por
uno. • 1. Programación aplicaciones • 2. Soporte a usuarios • 3. Administración de la
red • 4. Administra usuarios • 5. Respaldo de información • 6. Licenciamiento
5. 5. ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR EL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS. Las labores del departamento de sistemas y procedimientos se
desarrollan las siguientes actividades PROCEDIMIENTOS: Elaboración de instructivos
de procedimientos, o sea el planteamiento por escrito de cómo realizar el trámite.
Todos los instructivos de procedimiento de una institución, o de un área concreta de
esta, se unen para formar lo que se conoce como manual de operación o
procedimientos. En el instructivo de procedimientos es importante: las políticas y los
formatos. ORGANIZACIÓN: Funciones básicas para la institución para lograr los
objetivos y se diseña una estructura que vaya acorde con las necesidades de la
empresa. La estructura es el organigrama, se deben asimilar las cargas de trabajo
todo lo anterior se denomina como manual de organización. INFORMÁTICA: Se
analiza la viabilidad de los manuales, ya sean mecanizados o electrónicos, proponer
alternativas de solución Dar soporte técnico a los sistemas automatizados, mantener y
desarrollar programas de procesamiento de información. AUDITORIA
ADMINISTRATIVA:  Aquí se evalúa la capacidad administrativa de todos los niveles.
 Aquí se descubre lo puntos de peligro, se resaltan las oportunidades y eliminar
desperdicios.  Que las políticas y procedimientos se cumplan.  Estudiar nuevas
ideas para mejorar. SERVICIOS COMPLEMENTARIOS:  Definición del equipo que
 facilite la realización del trabajo.  Uso de microcomputadores que revelan el trabajo
del ser humano.  Aprovechamiento del espacio.
6. 6. CARACTERÍSTICAS DEL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS AUTORIDAD Para que el departamento pueda ejercer bien su
función, debe tener autoridad de tipo staff, es decir, sirve y asesora al resto de
departamento. POSICIÓN JERÁRQUICA: Depende del alcance que se quiera dar a
los estudios del departamento, a mayor nivel, mayor será el área que cubra y
RELACIONES CON OTROS DEPARTAMENTOS: Sin importar el nivel que se
encuentre, el departamento de sistemas y procedimientos requerirá mantener relación
permanente. • Informática. • Organización • Auditoria Administrativa.
7. 7. VENTAJAS QUE SE OBTIENEN POR EL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS  Asegura que todos los interesados tengan una adecuada
comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. 
Facilita el estudio de los problemas de la organización.  Logra y mantiene un sólido
plan de organización  Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las
modificaciones necesarias en la organización.  Sirve como una guía eficaz para la
preparación, clasificación y compensación del personal clave.  Determina la
responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. 
Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.  Pone en claro las
fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.  Ayudan a
institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las
funciones, las normas, etc.  Evitan discusiones y mal entendidos de las operaciones 
Aseguran continuidad y cogerencia en los procedimientos y normas a través del
tiempo.  Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
8. 8. IMPORTANCIA DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN Debido a los grandes cambios
sufridos en el mercado con la incorporación de tecnologías informáticas que facilitan la
administración de los datos, con el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones
gerenciales, en la actualidad todas las empresas, requieren de la implementación de
un sistema de información que colabore con los procesos de gestiones empresariales.
Con el fin de mejorar la productividad y el rendimiento de una organización
competitiva, es fundamental evaluar las técnicas actuales y la tecnología disponible
para desarrollar sistemas que brinden la eficiencia y eficacia de la gestión de la
información relevante Tomando en cuenta lo antes expuesto se puede decir que con la
función del departamento sistemas y procedimientos se pueden obtener beneficios
realizando en forma conjunta por todos los distintos jefes.
9. 9. LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS EN LAS ORGANIZACIONES Al
hablar de Organización, Sistemas y Procedimientos es necesario hacer referencia a la
unidad que se encarga de todas esas funciones, lo cual es útil para intentar la creación
de este tipo de unidad dentro de muchas empresas en medios en que, si bien han
alcanzado cierta magnitud, por su constitución jurídica y organización administrativa,
se mantienen apartadas de las nuevas corrientes técnicas, en pleno vigor para
entidades más dinamizadas. Se ha adoptado el término sistemas y procedimientos,
aunque se tendrían otros alternativos, tales como organización y métodos, análisis de
sistemas, etc., en virtud de su ya clásica difusión.
10. 10. PERSONAL NECESARIO 1. Jefe del departamento: para administrar el trabajo de
la unidad 2. Jefe de proyectos: es recomendable en caso de tener varios proyectos y
requiera de un coordinador o analista. 3. Analista de procedimientos y sistemas:
encargado de obtener información de procedimientos en estudio, analiza, desarrolla
soluciones a problemas encontrados y redactar políticas etc. 4. Secretaria: encargada
de mantener el archivo al día y la mecanografía de propuestas en tramite internas. 5.
Dibujante: encargado de los diagramas y formatos (puesto que va desapareciendo) 6.
 Informática: técnicos en soporte técnico, programadores y analistas en programación y
técnicos estándares operativos. 7. Auditores administrativos: Auditores administrativos.
11. 11. BIBLIOGRAFÍA KRAMIS, J. (1994). Sistemas y Procedimientos Administrativos.
Cuarta edición. Universidad Iberoamericana. México.

Area de Sistemas y Procedimientos

Publicado en 6 Mayo 2013, 19:55pm

Los sistemas y Procedimientos es una función encaminada al análisis de los planes de acción
colectivos del personal, de los procedimientos y de las formas y equipo con el fin de ayudar a la
administración en la simplificación y estandarización de las operaciones.

Ademas existe otra definicion

Es una serie de funciones y pasos, empleados por la dirección para

que su labor o cualquier trabajo sea desempeñado con mayor
eficiencia, efectividad y economía.
Victor Lazzaro

Es conveniente recordar el hecho de que el campo de los sistemas y procedimientos es parte

integral del trabajo de cada ejecutivo. Esto quiere decir que cada persona que supervisa, dirige o
administra actividades de subordinados (pocos o muchos), tiene en su trabajo una responsabilidad
inherente a los sistemas y procedimientos que emplean el y sus subordinados.
Actividades Desarrolladas por el Area de Sistemas y Procedimientos

El área de sistemas y procedimientos desarrolla las siguientes actividades:

 Procedimientos: Elaboración de instructivos de procedimientos, o sea el planteamiento

por escrito de la forma en que debe realizarse cada tramite.

 Organización: Se definen las funciones básicas que requiere la institución para el logro de
sus objetivos y se diseña una estructura de organización que vaya acorde con las necesidades
de la misma.

 Informática: En esta parte se debe analizar la viabilidad de los sistemas manuales,

mecanizados o electrónicos para la producción de información y proponer alternativas de
solución, definir los estándares operativos de los sistemas automatizados, asegurar que
proporcione el soporte técnico a los sistemas automatizados, y desarrollar y mantener
programas para el procesamiento de la información.
 Auditoria Administrativa: De esta funcion conviene citar las ideas que al respecto
plantea William P. Leonard:

Esta clase de auditorias sirve para evaluar la capacidad

administrativa en todos los niveles. Tiene por finalidad descubrir
los puntos de peligro en potencia, hace resaltar las probables
oportunidades, eliminar desperdicios o perdidas innecesarias,
observar el desempeño y valorar la eficacia de los controles,
confirmar a la dirección que las políticas y procedimientos de la
empresa están siendo cumplidos, revisar los planes y objetivos
generales, estudiar nuevas ideas, mejorías y nuevas clases de
equipos, así como determinar que la empresa esta produciendo
beneficios debidos
 Servicios complementarios: Ademas de los anteriores, el área de sistemas y
procedimientos puede presentar estos otros servicios:

- Definición del equipo que facilite la realización del trabajo.

- Aprovechamiento del espacio.

- La aplicacion de microcomputadoras.

9
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Es una serie de funciones, pasos empleados por la dirección para que su labor o cualquier
trabajo sea desempeñado con mayor eficiencia, efectividad y economía. Es una función
encaminada al análisis de los planes de acción colectivos del personal, de los procedimientos
y de las formas y equipo con el fin de ayudar a la administración en la simplificación y
estandarización de las operaciones.
 
Un sistema: Es una reunión o conjunto de elementos relacionados que interactúan entre si
para lograr un fin determinado
Procedimiento: Método para ejecutar algunas cosas.
 
Campo de los sistemas y procedimientos
El Campo de los sistemas y procedimientos, es parte integral del trabajo de cada ejecutivo.
Esto quiere decir que cada persona que supervisa, dirige o administra actividades de
subordinados, tiene en su trabajo una responsabilidad inherente a los sistemas y
procedimientos que emplean el u sus subordinados.
 
Función de los sistemas y procedimientos en la administración general
El como se hacen las cosas, las formas y los medios que se emplean para llevar a cabo las
tareas asignadas la metodología de los procesos de trabajo empleados; nos da un marco de
que sistemas y que procedimientos utilizan, es por tanto, un campo de actividades que debe
clasificarse como uno de los diversos elementos de la administración general.
La dirección de una empresa debe decidir lo que va hacerse y después valorar lo que se ha
hecho. Consideraciones básicas que ayudaran a conocer la situación, el alcance y la índole de
trabajo de los sistemas y procedimientos dentro de una empresa.
 
DEFINICIÓN DE SISTEMAS
Es un todo organizado y complejo, implica un complejo interconectado de componentes o
partes fundamentales relacionadas, que forman un todo. Son medios por los cuales el
personal de una empresa opera para lograr los objetivos de ella. Es un conjunto organizado,
formando un todo, en el que cada una de sus partes están interrelacionadas a través de un
orden lógico, que contenía sus actos hacia un fin determinado.
Desde el punto de vista de la administración de empresa, son medios de que se vale un
organismo social a fin de lograr los objetivos apara los cuales se ha creado.
 
Los componentes básicos de un sistema son:
El Objetivo Los Elementos Las Interrelaciones
Son las transacciones entre
los elementos, de modo que
Son los entes capases de
sus acciones o
producir las acciones que
Es la finalidad y la razón disposiciones conduzcan al
debidamente combinadas
de ser del sistema, es el objetivo deseado. Esto
pueden lograr el objetivo
producto que se desea significa que no todas las
( si el sistema es dinámico)
como resultado de la relaciones que pueden
o pueden adoptar y
acción de los elementos existir entre los elementos
presentar disposiciones
( si el sistema es estático) sean significativas para el
que satisfagan el objetivo
sistema, sino solo aquellas
( si el sistema es estático)
que conduce, en alguna
forma el logro del objetivo
 
DEFINICIONES DE PROCEDIMIENTOS
Es una serie de labores concatenadas (unidas) que constituyen una sucesión cronológica y la
manera de ejecutar un trabajo encaminado al logro de un fin determinado. Es el conjunto de
rutinas especificas de trabajo en las que se incluyen el flujo de documentos, la manutención
de registros. El establecimiento de normas de trabajo agrego de espacios etc. Son planes en
cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderas guía de
acción, más que de pensamiento que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades
deben de cumplirse.

Función de los Sistemas y Procedimientos en la Administración General

La función de los sistemas y procedimientos administrativo son todo un proceso, el cómo
se hacen las cosas, las formas y los medios que se emplean para llevar a cabo las tareas
asignadas en los procesos de trabajo, además proporciona información que se recopila,
clasifica, procesa, interpreta a fin de sacar conclusiones que se informaran a la gerencia y
demás personas interesadas en la organización: con el deliberado propósito de orientar a
la toma de decisiones.

La información es la base fundamental de la toma de decisiones, y estas,

 a su vez generan informaciones más valederas.

 

10
Sector privado
CARACTERÍSTICAS DEL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS
AUTORIDAD:

PARA QUE EL DEPARTAMENTO PUEDA EJERCER BIEN SU FUNCIÓN, DEBE

TENER AUTORIDAD DE TIPO STAFF, ES DECIR, SIRVE Y ASESORA A LOS
OTROS DEPARTAMENTOS.

POSICIÓN JERÁRQUICA:

DEPENDE DEL ALCANCE QUE SE QUIERA DAR A LOS ESTUDIOS DEL

DEPARTAMENTO, A MAYOR NIVEL, MAYOR SERA EL ÁREA QUE CUBRA Y

VICEVERSA.

RELACION CON OTROS DEPARTAMENTOS:

SIN IMPORTAR EL NIVEL QUE SE ENCUENTRE, EL DEPARTAMENTO DE

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS REQUERIRÁ MANTENER RELACIÓN
PERMANENTE.

ventajas que se obtienen por el Depart de sistem y procedimiento

Un Manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:

* Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan
general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

• Facilita el estudio de los problemas de la organización.

* Logra y mantiene un sólido plan de organización

* Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones

necesarias en la organización.

* Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del
personal clave.

* Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la

organización.

* Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

• Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos

niveles.

* Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los

procedimientos, las funciones, las normas, etc.

• Evitan discusiones y mal entendidos de las operaciones

* Aseguran continuidad y cogerencia en los procedimientos y normas a través del

tiempo.

* Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

Actividades desarrolladas por el departamento.de sistemas y procedimientos.

PROCEDIMIENTOS:

La elaboración de instructivos de procedimientos, es decir el planteamiento por

escrito de cómo realizar el trámite. Todo el proc. De una institución se unen para
forma un manual de operación o procedimientos.

En el instructivo de procedimientos es importante: las políticas y los formatos.

ORGANIZACIÓN:

Funciones básicas para la institución para lograr los objetivos y se diseña una
estructura que este adecuado a las necesidades de la empresa.
La estructura es el organigrama, se deben asimilar las cargas de trabajo todo lo
anterior se denomina como manual de organización.

INFORMATICA

Se analiza la viailidad de los manuales, ya sean mecanizados o electrónicos,

proponer alterntivas de solución. Dar soporte técnico a los sistemas
automatizados, manter y desarroolar programas de procesamiento de informacion.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

• Aquí se evalua la capacidad administrativa de todos los niveles.

• Aquí se descubre lo puntos de peligro, se resaltan las oportunidades y eliminar

desperdicios.

• Que las políticas y procedimientos se cumplan.

• Estudiar nuevas ideas para mejorar.

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS:

• Definicion del equipo que facilite la realización del trabajo.

• Uso de microcomputadoras que revelan el trabajo del ser humano.

• Aprovechamiento del espacio.

Personal Necesario

No es posible definir una estructura al departamento, pues va dependiendo de la

magnitud de la empresa, complejidad de las funciones y apoyo de dirección a este
departamento etc.

Puestos requeridos dependiendo la magnitud de la empresa y sus proyectos:

1-Jefe del departamento: para administrar el trabajo de la unidad

2-Jefe de proyectos: es recomendable en caso de tener varios proyectos y
requiera de un coordinador o analista.

3-Analista de procedimientos y sistemas: encargado de obtener informacion de

procedimientos en estudio, analiza, desarrolla soluciones a problemas
encontrados y redactar politicas etc.

Un sistema: Es una reunión o conjunto de elementos relacionados que interactúan

entre si para lograr un fin determinado

Procedimiento: Método para ejecutar algunas cosas.

El Campo de los sistemas y procedimientos

es parte integral del trabajo de cada ejecutivo. Esto quiere decir que cada persona
que supervisa, dirige o administra actividades de subordinados, tiene en su trabajo
una responsabilidad inherente a los sistemas y procedimientos que emplean sus
subordinados.

-Los jefes deben trabajar en conjunto para proporcionar procedimientos y sistemas

eficaces a su personal.

-los jefes deben vigilar de manera constante la mejora de los procedimientos y

sistemas en su área de operación.

INFORMATICA
Es el área debe analizar la viabilidad de sistemas manuales, mecanizados
electrónicos para la producción de información y proponer alternativas de solución.

• Definir los estándares operativos

• Proporcionar un soporte técnico a los sistemas automatizados

• Mantener programas

4-Secretaria: encargada de mantener el archivo al día y la mecanografía de

propuestas en tramite internas.
 5-Dibujante: encargado de los diagramas y formatos (puesto que va
desapareciendo)

6-Informatica: técnicos en soporte técnico, programadores y analistas en

programación y técnicos estándares operativos.

7-Auditores administrativos: (internos)

Función de los sistemas y procedimientos en la administración general

El como se hacen las cosas, las formas y los medios que se emplean para llevar a
cabo las tareas asignadas, la metodología de los procesos de trabajo empleados;
nos da un marco de que sistemas y que procedimientos utilizan, es por tanto, un
campo de actividades que debe clasificarse como uno de los diversos elementos
de la administración.

¿Que es el departamento de sistemas y procedimientos?

Es una serie de funciones, pasos empleados por la dirección para que su labor o
cualquier trabajo sea desempeñado con mayor eficiencia, efectividad y economía.
Es una función encaminada al análisis de los planes de acción colectivos del
personal, de los procedimientos y de las formas y equipo con el fin de ayudar a la
administración en la simplificación y estandarización de las operaciones.

Gestión y servicio del

Departamento de Sistemas
 G Juan Jose Figueroa Rangel Y Gustavo Bonifaz

  50 minutos de lectura


o

 
 o

A menudo cuando nos referimos a los clientes, todos pensamos en aquellos que
vienen de la calle a comprar o consumir nuestros bienes y servicios, y por ende
aquellos que nos dejan algún dividendo. Sin embargo no solo a ellos se les debe
denominar clientes.

Existen en las diferentes organizaciones, personas que forman parte de ella y que
requieren también de los servicios que a su vez ofrecen otros empleados o áreas.
Este es el caso de un Departamento de Sistemas, que al igual que el de
mantenimiento, compras y muchos otros, brindan servicios y soluciones a las
demás áreas de la empresa, que requieren de ellos para su buen funcionamiento.

Muchas veces los departamentos denominados como de servicios, no son

considerados tan importantes como los que generan divisas, los que tienen
contacto directo con los clientes consumidores, los que venden, etcétera, sin
embargo son tan importantes como aquellos, ya que sin los servicios que estos
ofrecen, las compañías difícilmente serían lo que son.

La mayoría de las veces, la falta de atención hacia estos departamentos se debe

al desconocimiento de los mismos y de sus actividades, se sabe que existen, que
tienen gastos, pero no se tiene un panorama amplio y real de lo que hacen y de
sus alcances.

Este trabajo pretende dar a conocer la existencia de los departamentos de

servicios, enfocándose al Departamento de Sistemas (llamado también
Informática) y que dentro de los anteriores es regularmente el menos conocido,
precisamente por el tabú existente de que es un área completamente técnica llena
de cibernética y términos incomprensibles.

Hasta la década de los sesenta, las empresas no sabían ni conocían nada acerca
de los sistemas y la automatización, todas sus operaciones las llevaban manuales
y consumían un sin número de horas hombre para llevarlas a cabo, su eficiencia
era muy pobre y su confiabilidad muy poca. Con la introducción de la
computadora, las empresas empiezan a reforzar sus procesos y a producir con
menos costos y menos esfuerzos, aunque la automatización seguía siendo un
tabú y lo siguiera siendo por mucho tiempo, poco a poco las organizaciones
empezaron hacer cada vez más uso de estas bondades, forzando a la tecnología
a concebirse de una manera más práctica y tangible; no obstante, y ya casi en el
siglo XXI, existe desconocimiento y cierto recelo sobre este tema.

El trabajo dará a conocer el departamento desde su estructura organizacional y

mostrará los diferentes servicios que ofrece, haciendo hincapié en lo importantes
que estos son y la aplicación práctica que tienen. Señalará hacia quien van
dirigidos dichos servicios y demostrará que las diferentes áreas de una
organización que hacen uso y requieren de los servicios son también
considerados clientes, y que aunque no generen ingresos, son tan importantes
como cualquier otro.

Al terminar de comprender este trabajo, el lector podrá responderse preguntas

tales como:

¿Qué es un Departamento de Sistemas?.

¿Qué es un Sistema de Información?

¿Cómo es su estructura organizacional?.

¿Qué tipo de servicios ofrece?.

¿Qué tipo de herramientas utiliza?

¿Qué tan útil es o puede ser dentro de la organización?

¿A mí, como parte de la empresa y cliente de él, en qué puede auxiliarme?

Es pues, un trabajo de gran utilidad que deberá ser parte de los manuales
administrativos y de operación de la organización.

CAPITULO I. QUE ES EL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS.

1.1 Definición.

Todas las empresas u organizaciones, también llamadas instituciones están

compuestas por áreas o departamentos, los cuales permiten confortar una
estructura organizacional basada en centros especializados de actividades y una
distribución mejor definida de responsabilidades. Es por eso que es importante
definir primeramente ¿Qué es una institución?.

Una institución es una estructura social estable y formal que toma los recursos del
medio ambiente y los procesa para la obtención de productos. (1)

A lo largo de la existencia de dichas instituciones la experiencia ha ido formando

distintos tipos de organización y estableciéndolos de acuerdo al que mejor
satisface a sus necesidades, y a la fecha, podríamos decir que ya existen modelos
bien definidos dentro de cada una de las compañías. Los modelos clásicos
establecen la existencia de gerencias o direcciones, las cuales están formadas a
su vez por departamentos que se agrupan de acuerdo a las actividades que llevan
a cabo y a sus responsabilidades; y así encontramos a un departamento de
Contabilidad, uno de Compras, Mantenimiento, Mercadotecnia, etcétera, cada uno
con un objetivo y un sin número de actividades. Dichos departamentos muchas
veces están clasificados por su importancia la cual se basa en los ingresos que
gracias a ellos se obtienen, debiendo ser más bien por lo vital que resultan para el
buen funcionamiento de la empresa.

Así como hay departamentos que por definición deben existir, están aquellos que
se forman por necesidades especificas y a su vez los que se les considera de lujo
para dar una mejor imagen o por que no, por que están de moda.

Hasta hace algunos años un Departamento de Sistemas pertenecía al último

grupo, y solo lo consideraban aquellas organizaciones con los suficientes recursos
para mantenerlo, aún cuando no generara ingresos, pero poco a poco esta idea ha
dejado de existir para convertirse en la convicción de que un Departamento de
Sistemas es de vital importancia dentro de la compañía ya que es el encargado de
proveer a esta, de información, lo cual en nuestros días es indispensable para la
sobrevivencia de las empresas.

Pero, ¿Qué es un Departamento de Sistemas?. Es la parte o área de una

institución que se encarga de proveer de información así como de las
herramientas necesarias para manipularla. Es el departamento que auxiliado con
el equipo de cómputo, es capaz de convertir simples datos en información, es el
encargado, de satisfacer las necesidades y preparación computacional a todos los
miembros de una empresa, y es el responsable de ofrecer soluciones informáticas
y el equipo necesario para su implementación.

(1) Administración de los Sistemas de Información. Tercera edición. Kenneth C. y

Jane C. Laudon Capitulo 4 pp 95.

Se le llama Departamento de Sistemas porque es precisamente a través de

Sistemas de Información, que se ofrecen la mayoría de las soluciones, sin
embargo es llamado también Departamento de Informática por ser precisamente
el proveedor de información.

El trabajo medular de un Departamento de Informática se hace, como lo

mencionamos anteriormente, a través de un Sistema de Información. El
conocimiento de sistemas de información abarca tanto perspectivas técnicas como
conductuales, destacando la conciencia de las dimensiones de administración,
organización y tecnológicas de los mismos. Los sistemas de información definen
cinco retos claves para los administradores de hoy día: el reto del negocio
estratégico; el reto de la globalización, el reto de la arquitectura de la información;
el reto de la inversión en sistemas de información y el reto de la responsabilidad y
control.
Proporcionas soluciones reales en los distintos tipos de sistemas de información
en las instituciones actuales: Sistemas de procesamiento de las operaciones
comerciales, Sistemas de automatización del conocimiento/trabajo en la oficina,
Sistemas de información para la administración, Sistema de soporte a las
decisiones, y Sistemas de soporte para la gerencia. Estos sistemas sirven para
diversos fines al dar apoyo a los diferentes niveles y funciones de la institución.

También se utilizan los Sistemas de Información en los negocios para obtener una
ventaja competitiva. Los sistemas estratégicos de información han transformado
los productos y servicios de las instituciones, las estrategias de mercadotecnia, las
relaciones con los clientes y los proveedores y las operaciones internas. Para
emplear estratégicamente los sistemas de información, las instituciones tienen que
sufrir cambios técnicos y sociales.

Los sistemas de información quedan delineados de acuerdo con la estructura

organizacional, la cultura de los procesos políticos y la administración, ya que la
tecnología de la información puede influir también a las instituciones.

Un sistema de información puede definirse técnicamente como un conjunto de

componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y
distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control en una
institución. Además, para apoyar a la toma de las decisiones, la coordinación y el
control, los sistemas de información pueden también ayudar a los administradores
y al personal a analizar problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevos
productos.

1.2 Organigrama.

Debido a que cada empresa tiene diferentes necesidades, es que cada una de
estas debe establecer su organización y modificarla en base a sus requerimientos
y posibilidades, en el caso específico nuestro, mostraremos el organigrama actual
aclarando que debido al rápido crecimiento que estamos experimentando, es
probable que en breve deba ser modificado:

1.3 Descripción de Puestos.

Una de las partes más importante dentro de cualquier organización es sin duda el
tenerla bien definida y saber perfectamente lo que cada persona, que forma dicha
organización, hace o debe de hacer dentro de ella, es por eso que se vuelve
imprescindible trabajar con descripciones de puestos. En un departamento de
sistemas existe puestos genéricos definidos los cuales son tomados por la
organización y adaptados según sus necesidades. A continuación damos un
ejemplo de dichos puestos genéricos y posteriormente de cómo éstos fueron
adaptados a nuestras necesidades y casos específicos.

Profesión Actividades y conocimientos deseables

 Informático Generalista Con experiencia amplia en ramas distintas. Deseable que su
labor se haya desarrollado en Explotación y en Desarrollo de
Proyectos. Conocedor de Sistemas.

Experto en Desarrollo de Proyectos Amplia experiencia como responsable de proyectos. Experto

analista. Conocedor de las metodologías de Desarrollo más
importantes.

Técnico de Sistemas Experto en Sistemas Operativos y Software Básico. Conoced

de los productos equivalentes en el mercado. Amplios
conocimientos de Explotación.

Experto en Bases de Datos y Administración Con experiencia en el mantenimiento de Bases de Datos.

de las mismas. Conocimiento de productos compatibles y equivalentes.
Buenos conocimientos de explotación

Experto en Software de Comunicación Alta especialización dentro de la técnica de sistemas.

Conocimientos profundos de redes. Muy experto en
Subsistemas de teleproceso.

Experto en Explotación y Gestión de CPD´S Responsable de algún Centro de Cálculo. Amplia experiencia
en Automatización de trabajos. Experto en relaciones human
Buenos conocimientos de los sistemas.

Técnico de Organización Experto organizador y coordinador. Especialista en el análisi

de flujos de información.

Técnico de evaluación de Costes Economista con conocimiento de Informática. Gestión de

costos.

Dentro del departamento existen diferente puestos, a los cuales se les asignan
diferentes actividades y responsabilidades, a continuación se describen las
características de cada uno de estos.

Se cuenta con:

1 Gerente

1 Encargado de desarrollo As/400

1 Encargado de Soporte Técnico As/400

1 Encargado de desarrollo en Redes

1 Encargado de Redes y Comunicaciones

1 Operador e Instalador

1 Secretaria

DESCRIPCION DEL PUESTO

Nombre…………….: Gustavo Bonifaz S.

Departamento…….: Sistemas

Puesto……………….: Gerente Del Departamento de Sistemas

Definición:

Es el responsable ante la dirección del establecimiento y funcionamiento del

departamento, de manera que satisfaga las necesidades de la empresa a corto y
largo plazo.

Es el asesor de la gerencia en cuanto a la utilización de la computadoras y es el

director técnico y administrativo de todas las actividades del procesamiento de
datos.

Ayuda a la gerencia a determinar las necesidades en lo referente a la información

y equipo necesario para que se puedan alcanzar los objetivos de la empresa.

Define y controla el presupuesto y medios necesarios para el departamento.

Interpreta las necesidades de la empresa y confecciona y da a conocer el plan de

automatización.

Prepara los proyectos con los usuarios vigilando que los trabajos se integren de un
modo apropiado y sean justificados y aprobados.

Elabora estudios para la elección y adquisición de equipo de computo y

accesorios.

Sugiere la ampliación o substitución de las instalaciones existentes

Estandariza los métodos y establece las normas de eficacia y los costos

asegurándose que el personal las conoce y acepte.

Se informa de los distintos problemas por medio de subordinados y da

seguimiento para aplicar soluciones rápidas y efectivas.

Establece la comunicación entre el personal del departamento y fomenta las

buenas relaciones entre ellos.

Se asegurara que los responsables de los servicios a usuarios cumplan de tal

manera, que dicho usuario quede satisfecho.
DESCRIPCION DEL PUESTO

Nombre…………….: Ignacio Bañuelos.

Departamento…….: Sistemas.

Puesto……………….: Encargado de Redes y comunicaciones.

Definición:

Es el responsable del establecimiento y funcionamiento de las redes

computacionales del grupo.

Es el encargado del diseño e implementación de dichas redes.

Es el responsable de la configuración e instalación del software necesario.

Es el responsable de los equipos de comunicación.

Es el encargado de mantener comunicados los equipos de computo.

Es el encargado de investigar y proponer soluciones de redes y comunicación.

Es el responsable de mantener y controlar el cableado.

DESCRIPCION DEL PUESTO

Nombre…………….: Alejandro Solares.

Departamento…….: Sistemas

Puesto……………….: Encargado de desarrollo de software para Redes y Pcs.

Definición:

Es el responsable de la elaboración y mantenimiento de los sistemas que corren

en la red y las pcs.

Es el responsable de los paquetes instalados en la red y pcs.

Interpreta las necesidades de los usuarios y confecciona las soluciones

pertinentes.

Prepara los proyectos con los usuarios vigilando que los trabajos se integren de un
modo apropiado.

Elabora estudios para la elección y adquisición de software para redes y pcs.

Es el encargado de estandarizar los paquetes y software que corre bajo redes y

pcs.
Es el encargado de investigar y probar nuevos productos para redes y pcs.

Es el responsable de la integridad de la información que se genera y manipula en

las redes y pcs.

DESCRIPCION DEL PUESTO

Nombre…………….: Rodolfo Segura.

Departamento…….: Sistemas

Puesto……………….: Encargado de desarrollo de software para As/400.

Definición:

Es el responsable de la elaboración y mantenimiento de los sistemas que corren la

As/400.

Es el responsable de los paquetes instalados en la As/400.

Interpreta las necesidades de los usuarios y confecciona las soluciones

pertinentes.

Prepara los proyectos con los usuarios vigilando que los trabajos se integren de un
modo apropiado.

Elabora estudios para la elección y adquisición de software para As/400.

Es el encargado de estandarizar los paquetes y software que corre bajo As/400.

Es el encargado de investigar y probar nuevos productos para As/400.

Es el responsable de la integridad de la información que se genera y manipula en

la As/400.

DESCRIPCION DEL PUESTO

Nombre…………….: Juan José Figueroa.

Departamento…….: Sistemas

Puesto……………….: Encargado de Soporte técnico As/400.

Definición:

Es el responsable de la instalación y mantenimiento del sistema operativo de la

As/400.

Es el responsable de la configuración de la As/400.

Es el encargado de detectar fallas y de su corrección.

Es el encargado del buen rendimiento del equipo.

Elabora estudios para la elección y adquisición de software para As/400.

Es el encargado de instalar y configurar el software de emulación y comunicación

PC-As/400.

Es el encargado de investigar y probar nuevos productos para As/400.

DESCRIPCION DEL PUESTO

Nombre…………….: Araceli Silva.

Departamento…….: Sistemas.

Puesto……………….: Secretaria.

Definición :

Es la encargada de auxiliar en los procesos administrativos del departamento.

Es la encargada de controlar las operaciones de mensajería.

Es la encargada de elaborar y recibir pedidos, correspondencia, memorándums,

faxes y documentos en general.

Es la encargada de recibir y contestar llamadas telefónicas.

Es la encargada de organizar y mantener en óptimas condiciones el archivo.

Es la encargada de la caja chica.

DESCRIPCION DEL PUESTO

Nombre…………….: Maximiano Perales.

Departamento…….: Sistemas.

Puesto……………….: Operador e Instalador.

Definición :

Es el encargado de ejecutar y controlar todos los respaldos de la información de

los distintos equipos.

Es el encargado de controlar el inventario de equipo, y accesorios así como de los

paquetes de software para Pc.

Es el encargado de elaborar pedidos de consumibles (Diskettes, Cintas, Tonners,

Cartuchos para respaldos, Etc.).
Es el encargado de dar mantenimiento preventivo a las PCs.

Es el encargado de hacer las instalaciones de Hardware y Software a las Pcs.

Es el encargado de hacer revisiones y reparaciones menores a las Pcs.

1.4 Normas y Procedimientos.

Al igual que en todas las organizaciones y partes que la conforman, el

departamento de Sistemas debe tener una serie de Normas y Procedimientos que
rijan el comportamiento tanto de los empleados que ahí laboran como de los que
hacen uso de las facilidades que este departamento les proporciona; a
continuación presentamos dichas Normas y Procedimientos.

Reglamento Interno.

Todos los empleados del departamento deberán presentarse diariamente a sus

labores, excepto domingos y días festivos que considere la empresa.

El horario que deben cumplir es de lunes a viernes es de 9:00 a 14:00 horas y de

15:30 a 18:00 horas, el sábado de 9:00 a 13:30 horas.

Todos los empleados deben checar su entrada en el programa de horario que se

encuentra en la red local de la empresa. Tienen un período de 15 minutos como
máximo para que no se les considere retardo, si por alguna causa no pueden
llegar deberán avisar y la razón deberá ser justificada.

Está prohibido leer revistas, periódicos o libros ajenos al trabajo durante horas de
labor.

Deberán mantener limpio y en buen estado sus lugares de trabajo.

El teléfono es para cuestiones de trabajo, por lo que se debe utilizar lo menos

posible en asuntos personales.

Cada que algún empleado deba salir del departamento, es necesario que notifique
a la secretaria o anote en el tablero a donde va.

El equipo con el que labora cada empleado es responsabilidad suya, por lo que
deberá cuidarlo y mantenerlo en buenas condiciones.

Somos un departamento de servicio por lo que es requisito que los empleados

tengan trato amable con los usuarios.

Cada empleado deberá llenar su reporte de actividades diarias.

No se debe Fumar, Comer o Beber dentro del cuarto de la máquina.

Solo personal autorizado puede entrar a las áreas de trabajo.

La ultima persona que salga de las instalaciones es responsable de cerrar y dejar
apagadas las luces.

Se deberá cuidar el comportamiento (vocabulario, vestido, etc.) dentro del centro

de trabajo .

Cada lunes deberá llevarse a cabo una reunión interna en la que se revisarán los
planes de trabajo así como las actividades desarrolladas y a desarrollar.

Debe existir un ambiente cordial de trabajo, por lo que en caso de haber algún mal
entendido, sé deber  aclarar inmediatamente, ya sea entre los involucrados o con
la intervención del jefe de departamento

Todo aquello que no está en este reglamento y que pudiera generar dudas o
conflictos, deberá ser tratado directamente con el Gerente del departamento.

Procedimientos.

Así como existen Normas para regular el funcionamiento del departamento

internamente, existen algunos procedimientos que rigen la relación con las demás
áreas de la empresa, cabe mencionar que solo se nombrarán aquellos que afectan
directamente al departamento en relación con los demás.

Solicitud de Proceso.

(Ver forma en el apéndice A.)

Cada que algún usuario o departamento requiere de una actividad por parte del
departamento de sistemas podrá solicitarlo a este de una forma verbal, siempre y
cuando la actividad no requiera de muchos recursos de lo contrario deberá hacerlo
a través de una solicitud de proceso.

Reembolsos.

El departamento cuenta con una cantidad de dinero para sufragar los gastos que
se deriven de alguna emergencia, la cual deberá ser justificada y autorizada por el
gerente. Cada vez que los gastos han cubierto el 80% de dicha cantidad deberá
hacerse una solicitud de cheque para reembolsarla. Dicha solicitud deberá llevar
adjuntas las notas o facturas que cubren los gastos debidamente llenadas con el
nombre dirección y registro federal de la compañía, así como la firma del gerente y
el Iva desglosado; las notas deberán ser pegadas sobre hojas blancas y no
deberán estar alteradas.

Solicitud de Orden de Compra.

(Ver forma en el apéndice A.)

Cuando el departamento requiera de insumos, equipo o accesorios, deberá

solicitar su compra a través de dicha solicitud, en la cual deberá indicarse la fecha,
el departamento solicitante y él, o los artículos requeridos, además de la(s)
firma(s) de autorización.

Solicitud de Cheque.

(Ver forma en el apéndice A.)

Cada que se requiera hacer un pago ya sea por concepto de honorarios u algún
otro gasto que no sea de emergencia, deberá solicitarse un cheque con mediante
una solicitud, en el cual se debe indicar la fecha, el nombre del beneficiario (a
quien se le va a pagar), la cantidad indicando si son dólares o moneda nacional y
el concepto, además de la(s) firma(s) de autorización.

Salida de Almacén.

(Ver forma en el apéndice A.)

Cuando el departamento requiera de algún artículo que se encuentras en alguno

de los almacenes de la empresa (Papelería, General, Alimentos y bebidas),
deberá solicitarlo por medio de la(s) correspondiente(s) requisición(es), indicando
el código, descripción y cantidad de él, o los artículos requeridos, el destino de la
mercancía además de la(s) firma(s) de autorización.

Orden de Trabajo.

(Ver forma en el apéndice A.)

Si se llegara a requerir algún trabajo o instalación especial, se deberá solicitar al

departamento de mantenimiento a través de una orden de trabajo, describiendo
brevemente el trabajo solicitado, el lugar donde deberá llevarse a cabo y la(s)
firma(s) de autorización.

Contratación de Personal.

(Ver forma en el apéndice A.)

Debido a la rotación de personal que tenemos en el departamento de sistemas, y

dada la importancia que este recurso tiene para el buen funcionamiento del
departamento, se hace necesario dictar un procedimiento para que las
contrataciones se hagan de una manera adecuada.

Actualmente el departamento cuenta con los siguientes puestos, para los cuales
se hacen las contrataciones.

1 Gerente

1 Encargado de desarrollo As/400

1 Encargado de Soporte Técnico As/400

1 Encargado de desarrollo en Redes

1 Encargado de Redes y Comunicaciones

1 Operador e Instalador

1 Secretaria

1.- Una vez que se tiene conocimiento de que una persona dejará de laborar en el
departamento, se procede a enviar una solicitud de contratación al departamento
de Recursos humanos, en la cual se debe especificar el puesto a cubrir, a quien
substituye, si el requerimiento es de planta o no, y los requisitos que deberá
cumplir el candidato. Esta solicitud deberá venir firmada por el Gerente del
departamento y el encargado del área.

Los requisitos para cada puesto son los siguientes:

Gerente del Departamento.

– Profesionista en el área de sistemas computacionales

– Experiencia mínima de 4 años en puesto similar

– Experiencia en manejo de personal

– Edad entre 25 y 35 años

– Dominio del idioma ingles

Encargado de Desarrollo As400

– Profesionista en el área de sistemas computacionales

– Experiencia mínima de 2 años en puesto similar

– Edad entre 22 y 30 años

– Dominio del idioma ingles

– Experiencia en el manejo de equipo As400 y PC’s compatibles

– Conocimiento de Cobol, y herramientas de desarrollo en As400

– Facilidad de trato con la gente.

Encargado de Soporte Técnico As400

– Profesionista en el área de sistemas computacionales

– Experiencia mínima de 2 años en puesto similar

– Edad entre 22 y 30 años

– Dominio del idioma ingles

– Experiencia en el manejo de equipo As400 y PC’s compatibles

– Conocimiento de Sistema operativo OS/400

– Manejo de instalación y configuración de software para As400

Encargado de Desarrollo en Redes

– Profesionista en el área de sistemas computacionales

– Experiencia mínima de 2 años en puesto similar

– Edad entre 22 y 30 años

– Dominio del idioma ingles

– Experiencia en el manejo de equipo PC

– Conocimiento de Clipper, Delphy, Windows 3.1/95/98/NT DOS

y demás herramientas para manejo de PC.

– Facilidad de trato con la gente.

Encargado de Redes y Comunicaciones

– Profesionista en el área de sistemas computacionales

– Experiencia mínima de 2 años en puesto similar

– Edad entre 22 y 30 años

– Dominio del idioma ingles

– Experiencia en el manejo de equipo PC

– Experiencia en el manejo de comunicaciones (hubs,routers,etc)

– Conocimiento de Clipper, Delphy, Windows 3.1/95/98/NT DOS

y demás herramientas para manejo de PC.

– Conocimiento de Sistemas operativos de redes

– Conocimientos de instalación y configuración de software

– Conocimientos de instalación y configuración de Hardware

– Conocimientos de instalación y configuración de equipo de

Comunicaciones.

Operador

– Pasante o técnico en el área de sistemas computacionales

– Experiencia mínima de 6 meses en operación de as400

– Experiencia mínima de 6 meses en instalación de software

para PC’s

– Experiencia mínima de 6 meses en instalación de Hardware

para PC’s

– Edad entre 19 y 28 años

– Conocimiento del idioma ingles

Secretaria

– Estudios de secretariado

– Experiencia mínima de 6 meses

– Edad entre 18 y 23 años

– Conocimiento en el manejo de teclados y equipo computacional

– Conocimiento del idioma ingles

– Disponibilidad de tiempo completo

– Trato amable con la gente

– Sexo femenino

2.- Recursos Humanos debe  reclutar candidatos y enviarlos al Departamento de

Sistemas con una solicitud previamente llenada por el candidato.

3.- El gerente del departamento deberá entrevistar a los candidatos y en relación

al cumplimiento de los requisitos previamente enumerados, aplicando su criterio
deberá elegir a uno. En caso de que ninguno cubra satisfactoriamente el puesto se
comunicara a recursos humanos para proceder a más reclutamientos.

4.- Una vez elegida la persona se envía a recursos humanos para que se pidan
sus papeles, firme su contrato temporal y empiece a laborar.
5.- Al inicio de sus labores se le dará una pequeña inducción que consiste en
presentarle a la gente y herramientas con las que va a trabajar  a partir de ese
momento.

6.- Después de un mes de estar laborando se evalúa y en caso de calificar se le

hace su contrato definitivo.

Seguridad.

Un punto muy importante dentro de un centro de cómputo y un Departamento de

Sistemas es sin duda la seguridad, los activos y la información que ahí se manejan
son tan críticos que cualquier daño que pudieran sufrir se convertiría en un gran
desastre para la institución. Por ello es de vital importancia implementar un
procedimiento que regule precisamente este punto.

1.- Controlar el acceso al área de Sistemas.

2.- Utilizar antivirus actualizados.

3.- Definir responsabilidades para la seguridad de datos, sistemas y programas.

4.- Involucrar a varias personas en funciones delicadas. No depender de una sola

para la realización de ellas.

5.- Enfatizar al personal del departamento la importancia de la seguridad y su

responsabilidad personal.

6.- Establecer planes de contingencia y para casos de emergencia.

7.- Dar a conocer solo a personal autorizado donde se encuentran y como obtener
los datos confidenciales.

8.- Mantener en buen estado los detectores de incendios, extinguidores y demás

equipo para caso de incendio u otro desastre.

9.- Proteger el equipo de daños físicos. (Polvo, humo, etc.)

10.- Alejar todo material magnético dado que puede dañar las unidades de
almacenamiento.

11.- Cambiar claves de acceso con regularidad.

12.- Tener y llevar a cabo un plan de respaldos.

13.- Revisar periódicamente dichos respaldos.

14.- Tener un procedimiento de recuperación de datos.

15.-Mantener el área limpia y ordenada.

16.- Utilizar reguladores, acondicionadores y baterías para cambios de corriente.

17.- Elaborar sistemas y programas seguros.

18.- Implementar un sistema de seguridad para accesos (Fire wall).

CAPITULO II. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO.

2.1 Principales funciones y servicios que ofrece.

La principal función de un Departamento de Sistemas es crear y ofrecer sistemas

de información que permitan dar solución a las necesidades informáticas y de
toma de decisiones de la institución.

Es necesario hacer notar que nosotros como departamento de Sistemas somos un

departamento de servicio, y que nuestros clientes son precisamente los demás
departamentos que conforman el grupo. Los productos que nosotros ofrecemos
son servicios y se pueden agrupar en las siguientes funciones:

1.- La administración y mantenimiento de los sistemas existentes en el grupo

2.-Asesoría y capacitación a los diferentes departamentos y empresas del grupo.

3.- Estudios de factibilidad, compra e instalación de equipo

4.- Evaluación y adquisición de software y paquetería.

5.- Desarrollo de nuevos sistemas.

6.- Elaboración de manuales y documentación

7.- Administración y mantenimiento de Pcs, Redes y equipo As400

8.- Revisión periódica de las necesidades de información.

9.- Contratación de servicios y asesorías externas.

10.- Mantenimiento y reparación de equipo de computo.

11.- Control de compras de todo lo relacionado con equipo, software, consumibles

y accesorios computacionales.

12.- Implementación y administración de los servicios de Internet e Intranet y

correo electrónico.

2.2 Clientes Principales.

Para un departamento de servicios dentro de una empresa, sus clientes son todos
los departamentos, áreas y personas a las que brinda precisamente sus servicios.
En el caso especifico del Departamento de Sistemas, sus clientes van desde la
 alta gerencia o dirección, hasta el personal auxiliar administrativo que requiere de
información para ejecutar su trabajo de una manera adecuada.

Nuestros clientes pudiéramos clasificarlos de la siguiente manera:

1. a) Los ejecutivos. Son aquellos que se encuentran en la parte superior de la

estructura organizacional, ellos requieren de nuestros servicios en forma de
información pura, es decir no requieren de sistemas o programas que les permitan
procesar ni capturar información, a ellos se les debe proveer de herramientas
sencillas que les arroje información concisa que les sirva para la toma de
decisiones.
2. b) Los jefes y coordinadores. Son aquellos que se encuentran en la parte
media del organigrama, ellos supervisan las labores y entregan resultados.
Requieren de nuestros servicios a través de programas y sistemas que les
permitan visualizar y supervisar el trabajo de sus subordinados, que les permita
también, manejar la información que resulta de las operaciones diarias y a su vez
que puedan, generar informes para presentar resultados. La información a este
nivel es un poco más a detalle y este tipo de usuario tiene la facilidad de operarla.
3. c) Los auxiliares administrativos, operadores, secretarias que operan
directamente los sistemas. Son aquellos que su trabajo es alimentar los sistemas
con datos para obtener información, estos son nuestros clientes más numerosos y
requieren de nuestros programas para realizar su trabajo.
4. d) Los trabajadores en general. Estos son los que sin utilizar sistema
alguno, requieren también de información o servicio, es decir para cobrar
requieren que se ejecute el proceso de nómina que es sin duda todo un sistema.
5. e) Los clientes externos. Que al igual que los anteriores requieren de la
información generada por los diferentes sistemas y servicios.

Todos los anteriores requieren además de sistemas, capacitación, documentación,

adiestramiento, instalación y demás servicios que ofrece el departamento.

2.3 Metas y Objetivos.

El objetivo básico del Departamento de Sistemas consiste en suministrar la

información que se necesita para controlar la estrategia y llevar a cabo las
diferentes funciones de la empresa, así como de las herramientas necesarias para
su manipulación.

Aunque el objetivo es único y primordial, se dice que es inalcanzable ya que es el

fin al que se debe llegar, y el fin maraca la terminación de todo. Al objetivo uno se
acerca y los avances hacia él, se miden por medio de metas, las cuales son
concretas y alcanzables.

Desde la creación del departamento se marcaron un conjunto de metas, las cuales

se han ido alcanzando conforme pasa el tiempo, sin embargo al cumplir el ciclo
administrativo (planeación y control) y revisar los planes de acción y los logros
obtenidos, se replantean nuevas metas que muchas veces son las mismas con
 algunas innovaciones o mejoras, pudiendo centrarnos en las siguientes como
principales y constantes.

a) Constituir el grupo como una sola institución e implementar un sistema de

información único que funcione para todas las áreas.

b) Estandarizar los equipos y sistemas.

c) Crear y aplicar un plan de capacitación y adiestramiento constante y eficaz.

1. Crear y llevar a cabo un plan de renovación y actualización de equipo y

software.
2. Mantener la integridad de la información.
3. Crear un plan efectivo de contingencia.
4. Elaborar programas y sistemas confiables y operativos que faciliten las
labores de los empleados y logren ahorros considerables y la toma de buenas
decisiones.
5. Tener documentados todos los sistemas.
6. Crear un presupuesto real y confiable.
7. Crear un plan y llevar a cabo las acciones necesarias para salvaguardarnos
del problema del año 2000.
8. Crear un ambiente sano y cordial entre el personal del departamento y para
con los demás usuarios.
9. Mantenernos como un departamento líder en los servicios que ofrecemos.

CAPITULO III. PRINCIPALES HERRAMIENTAS UTILIZADAS POR EL

DEPARTAMENTO.

3.1 Recursos Necesarios.

La organización, para lograr sus objetivos requiere de una serie de recursos, estos
son elementos que, administrados correctamente, le permitirán o le facilitarán
alcanzar sus metas.

 Recursos y Capacidades.

Las habilidades distintivas de una organización surgen de dos fuentes

complementarias: recursos y capacidades.(2). Los recursos se refieren a los
medios financieros, físicos, humanos, tecnológicos y organizacionales de la
compañía. Estos se pueden dividir en recursos tangibles (terrenos, edificaciones,
plantas y maquinaria) y recursos intangibles (marcas, reputación, patentes y know-
how de marketing o tecnológico). Para crear una habilidad distintiva, los recursos
de una empresa deben ser únicos y valiosos. Un recurso único es el que ninguna
otra compañía posee. Por ejemplo, la habilidad distintiva de Polaroid en la
fotografía instantánea está fundamentada en un exclusivo recurso intangible: el
know-how tecnológico involucrado en el proceso de revelado instantáneo. Este
know-how tecnológico de Polaroid era valioso debido a que generaba gran
demanda de sus productos fotográficos.
Las capacidades se refieren a las habilidades de una compañía para coordinar sus
recursos y destinarlos al uso productivo. Estas habilidades residen en las rutinas
de una organización, es decir, en la forma como una empresa toma decisiones y
maneja sus procesos internos con el fin de lograr objetivos organizacionales. En
general, las capacidades de una firma son el producto de sus estructuras y
sistemas de control organizacional. Estas especifican cómo y dónde se toman la
decisiones en su interior, el tipo de comportamiento que retribuye y sus normas y
valores culturales.

Existen un sin número de recursos que son necesarios e indispensables para el

funcionamiento de una empresa o institución, lo cual se ve reflejado directamente
en sus distintas áreas o departamentos puesto que son éstos precisamente los
que la forman.

Los recursos que utilizamos en el Departamento de Sistemas los podemos

agrupar en tres grandes ramas: Humanos, Materiales y Financieros.

Recursos Humanos.

¿Qué es el Recurso Humano?.

(2) S. Ghoshal and C.A. Barlet. Matsushita Electrical Industrial in 1987. Harvard

business school case 399-144. 1998.

Son todas las personas que laboran en una empresa y es el elemento básico de la
calidad.(3).

Los recursos más importantes con los que cuenta una institución, sus hombres.
(4).

Características del Personal.

No pueden ser propiedad de la organización, a diferencia de los otros recursos.

Los conocimientos, la experiencia, las habilidades, etc.; son parte del patrimonio
personal.

Las actividades de las personas en las organizaciones son, como se apunto,

voluntarias; pero, no por el hecho de existir un contrato de trabajo la organización
va a contar con el mejor esfuerzo de sus miembros; por lo contrario, solamente
contara con el si perciben que esa actitud va a ser provechosa en alguna forma.

Las experiencias, los conocimientos, las habilidades, etc., intangibles; se

manifiestan solamente a través del comportamiento de las personas en las
organizaciones. Los miembros de ellas prestan un servicio a cambio de una
remuneración económica y afectiva.

El total de recursos humanos de un país o de una organización en un momento

dado puede ser incrementado. Básicamente existen dos formas para tal fin:
descubrimiento y mejoramiento.
Los recursos humanos son escasos; no todo mundo posee las mismas
habilidades, conocimientos, etc. Por ejemplo, no cualquier persona es un buen
cantante, un buen administrador o un buen matemático.

Existen un sin número de definiciones para el recurso humano, si embargo todas

coinciden en que es un conjunto de personas y que son básicas para el
funcionamiento de cualquier institución, por tanto muchos de los autores que han
escrito sobre este tema lo consideran el recurso más importante.

No solo el esfuerzo o la actividad humana quedan comprendidos en este grupo,

sino también otros factores que dan diversas modalidades a esa actividad:
conocimientos, experiencias, motivación, intereses vocacionales, aptitudes,
actitudes, habilidades, potencialidades, salud, etc.

Los recursos humanos, pueden mejorar y perfeccionar el empleo y diseño de los

recursos materiales y financieros, lo cual no sucede a la inversa.

Es por eso que se convierte en imperativo el establecer estrategias que nos

permitan manejar, conservar y desarrollar este recurso.

(3) Calidad en el Servicio al Cliente. Diplomado en Administración en el Servicio al

Cliente. Modulo VII.

(4) Reyes Ponce, Agustín. Administración de personal. Primera edición, 1979.

Estrategia y Eficiencia de los Recursos Humanos.

La productividad del empleado es uno de los determinantes claves de la eficiencia

y estructura de costo de una compañía. Cuanto más productivos sean los
empleados, menores serán los costos unitarios. El reto para la función de recursos
humanos en una empresa es inventar formas para incrementar la productividad
del trabajador. Esta posee tres alternativas fundamentales: capacitar a los
empleados, organizar la fuerza de trabajo en equipos autogestionarios y vincular el
pago al desempeño.

Capacitación del empleado Los individuos son un importante insumo dentro del
proceso de producción. Es probable que una firma que emplea personas con
grandes habilidades sea más eficiente que aquella que cuenta con personal
menos calificado. Los individuos más calificados pueden realizar tareas en forma
más rápida y precisa, y existe mayor probabilidad de que aprendan tareas
complejas asociadas a muchos métodos modernos de producción que quienes
poseen menos habilidades. La capacitación puede mejorar los niveles de habilidad
del empleado, proporcionando a la firma ganancias en eficiencia relacionadas con
la productividad .(5).

En efecto, la investigación realizada por la comisión sobre productividad industrial

de MIT indica que una de las principales fuentes de la ventaja competitiva que
muchas compañías japonesas tienen sobre sus rivales europeas y
estadounidenses es su compromiso con el mejoramiento del nivel de habilidades
de sus empleados mediante permanentes programas de capacitación.(6). Estos
programas poseen cuatro componentes importantes. En primer lugar, rotar
empleados a través de varios departamentos les permite adquirir habilidades
generales. Por ejemplo, todos los trabajadores nuevos contratados por Sanyo, la
empresa japonesa de electrodomésticos, deben pasar un tiempo en ventas y en
rotaciones entre investigación y fabricación.

En segundo lugar, muchas firmas japonesas tienen amplia capacitación fuera del
trabajo..De 30,000 empleados de Sanyo, 10,000 pasan anualmente por el Sanyo
Corporate Educational Training Center, donde cada uno permanece por lo menos
tres días en él. En tercer lugar, muchas organizaciones japonesas motivan a sus
empleados para que desarrollen destrezas a través de cursos por
correspondencia, cuyos costos a menudo reembolsan los empleadores al fin del
programa. Por último, la participación en actividades de equipo concentradas en
mejorar el desempeño de la compañía genera un incremento general en los
niveles de habilidades del empleado. Las compañías no japonesas que desean
mejorar las habilidades de sus empleados podrían considerar la posibilidad de
adoptar medidas similares.

Equipos autogestionarios Estos equipos son un fenómeno relativamente reciente

en la industria norteamericana. Unas cuantas compañías los utilizaron hasta
mediados de la década de 1980, sin embargo, desde ese entonces se han
difundido en forma rápida.

(5) A. Sorge and M. Warner. Manpower Training, Manufacturing Organization, and

Work Place Relations in Great Britain and West Germany. British journal of
industrial relations, 18. 1980. Pp 318-333.

(6) M.L. Dertouzos, R.K. Lester, R.M. Solow. Made in America. MIT Press. 1989

El crecimiento de las células de fabricación flexible, que constituyen equipos de

trabajadores, sin duda facilitó la expansión de los equipos autogestionarios.

El típico equipo comprende de 5 a 15 empleados que elaboran un producto

completo o un subensamblaje. Los miembros del equipo aprenden todas las
tareas de éste y se rotan cada una. El resultado es una fuerza de trabajo más
flexible. Los miembros del equipo pueden remplazara los compañeros ausentes.
Los equipos también asumen deberes administrativos como programación de
labores y vacaciones, pedido de materiales y contratación de nuevos miembros.

La gran responsabilidad impuesta a los miembros del equipo y el empowerment

que implica se consideran motivaciones. (Empowerment es el proceso de dar
poder a los empleados de nivel inferior para tomar decisiones). Las personas a
menudo responden bien cuando se les da mayor autonomía y responsabilidad.
Las bonificaciones por desempeño unidas a la producción en equipo y a los
objetivos de calidad funcionan como una motivación adicional.
El efecto neto de la introducción de equipos autogestionarios es supuestamente
un aumento en la productividad de un treinta por ciento o más, y un incremento
sustancial en la calidad del producto. Los ahorros adicionales en costos surgen al
eliminar supervisores y crear una jerarquía organizacional más plana. Quizá la
combinación más potente es la que corresponde a los equipos autogestionarios y
células de fabricación flexible. Los dos parecen hechos el uno para el otro. Por
ejemplo, después de la introducción en 1988 de la tecnología de fabricación
flexible y prácticas laborables con base en equipos autogestionarios, una planta en
General Electric localizada en Salisbury, Carolina del Norte, aumentó la
productividad en un doscientos cincuenta por ciento comparada con otras plantas
de la compañía que fabricaban los mismos productos en 1984(7). Sin embargo,
estos equipos no son una panacea; a menos que se encuentren integrados con la
tecnología de fabricación flexible, los equipos pueden no desarrollar todo su
potencial.

Pago por desempeño. Las personas trabajan por dinero, por esta razón, cuesta
sorprenderse con el hecho de que vincular el pago con el desempeño pueda
ayudar a incrementar la productividad del empleado. Sin embargo, el asunto no es
tan simple como sólo introducir sistemas de pago mediante incentivos; también es
importante definir qué tipo de desempeño se retribuirá y cómo. Algunas de las
compañías más eficientes del mundo, atentas a la necesidad de cooperación entre
empleados para obtener beneficios en productividad, no vinculan el pago con el
desempeño individual. Por el contrario, lo asocian con el desempeño de grupo o
equipo. Por ejemplo, en Nucor, ampliamente considerado uno de los productores
de acero más eficientes del mundo, la fuerza de trabajo se encuentra dividida en
equipos de treinta individuos o más. El pago de bonificaciones, que puede
ascender a un treinta por ciento del sueldo básico, se vincula con la habilidad del
equipo para satisfacer las metas de productividad y calidad. Esta instancia general
fuerte motivación para que los individuos cooperen entre sí en el logro de metas
de equipo; es decir, facilita el trabajo en conjunto.

(7) J. Hoerr. The Playoff from Teamwork. Business Week July 1989. Pp 56-62.

El recurso humano en el Departamento de Sistemas es su gente, el personal que

ahí labora y que esta integrado por:

1 Gerente

1 Encargado de desarrollo As/400

1 Encargado de Soporte Técnico As/400

1 Encargado de desarrollo en Redes

1 Encargado de Redes y Comunicaciones

1 Operador e Instalador
1. Secretaria

Recursos Materiales.

Se refiere a todos aquellos objetos palpables que se utilizan como herramientas

para facilitar las labores.

Es muy importante tener un control estricto sobre ellos, por que aunque muchos
de ellos no sean muy costosos, los hay también de gran valor tanto económico
como utilitario, generalmente se requieren y a veces hasta se depende de ellos,
por lo que es muy importante obtenerlos, mantenerlos en buen estado y
conservarlos.

Es necesario establecer procedimientos para su adquisición y control ya que si no

cumplen con los requisitos de calidad y funcionalidad solo serán artículos y no
cumplirán plenamente con sus objetivos.

Entre los recursos materiales necesarios para el Departamento de Sistemas

tenemos:

Equipo de Cómputo.

Instalaciones de cableado.

Equipo de comunicación.

Accesorios y consumibles (cintas, toners, diskettes, etc.)

Papelería y artículos de oficina.

Mobiliario y equipo de oficina.

Instalaciones eléctricas.

Oficinas.

Líneas telefónicas.

Artículos decorativos.

Manuales, libros y documentación escrita.

Artículos de limpieza.

Herramienta.

Software y paquetería.

Refacciones para equipo de computo e instalaciones de comunicación.

Dependiendo de la corriente y el criterio de algunos autores, otro recurso podría
ser el Técnico, en el que se agrupan Software, Habilidades, Tecnología,
Investigaciones etc., sin embargo para efectos de este trabajo, solo los agrupamos
en tres y en ellos colocamos los que algunas personas definen como Recursos
Técnicos.

Recursos Financieros.

«Gran caballero es don dinero», dice un dicho muy certero. «Con dinero baila el
Perro», dice otro; y así podríamos nombrar una serie de refranes y oraciones que
hacen referencia a este recurso, lo cual no es otra cosa más que reafirmar su
importancia en la vida diaria y cotidiana, mucho más lo es para la apertura y
funcionamiento de cualquier institución. Fuertes inversiones y sumas de dinero se
inyectan a diario para la subsistencia y desarrollo de las empresas, y es por medio
de este factor que se mide el rendimiento y resultado de la mayoría de las
compañías mercantiles y comerciales.

Es sin duda alguna que el recurso financiero es muy importante para la operación
de las organizaciones y sus departamentos, y aunque cuando hablamos de
recursos financieros, normalmente pensemos en dinero, sus componentes son
variados y en ocasiones complejos. Entre los principales componentes de los
recursos financieros podemos nombrar: Dinero, Acciones, Cuentas por pagar,
Cuentas por cobrar, Cheques, Pagares, Documentos, Inversiones, Créditos,
Bonos, Tarjetas de Crédito y Débito, y muchos más.

Para el caso específico de nuestro departamento, pudiéramos decir que el más

usual es el dinero y lo utilizamos para compra de los diferentes recursos
materiales, para pago de nóminas, prestaciones e incentivos, compra de alimentos
y pagos de servicios; sin embargo para esto mismo utilizamos también cheques,
cuentas bancarias, bonos y en algunos casos créditos o financiamientos para la
adquisición de equipo.

En la actualidad se empieza a utilizar cada vez más el comercio electrónico, y por

el momento se realiza a través de tarjetas crédito, pero en breve es probable que
se creen algún otro instrumento para este tipo de operaciones, y es seguro que
nosotros, como departamento y empresa lo hemos de utilizar.

3.2 RELACIONES PUBLICAS COMO HERRAMIENTA DE TRABAJO

Una de las principales herramientas en el trabajo son las relaciones públicas, para
una mejor comunicación y alcance de un área de sistemas.

Entre las relaciones públicas destaca la entrevista a usuarios, ya que pudiéramos

decir que todo se basa en interacción entre las personas.

Entrevista con el Usuario.

 La entrevista se deberá llevar a cabo para comprobar datos proporcionados y la
situación de la dependencia en el Departamento de Sistemas. Su objeto es
conocer la opinión que tienen los usuarios sobre los servicios proporcionados, así
como la difusión de las aplicaciones de la computadora y de los sistemas en
operación.

Las entrevistas se deberán hacer, en caso de ser posible, a todos los a usuarios o
bien en forma aleatoria a algunos de ellos, tanto de los más importantes como de
los de menor importancia, en cuanto al uso del equipo.

Desde el punto de vista del usuario los sistemas deben:

 Cumplir con los requerimientos totales del usuario.

 Cubrir todos los controles necesarios.
 No exceder las estimaciones del presupuesto inicial.
 Serán fácilmente modificables.

Para que un sistema cumpla con los requerimientos del usuario, se necesita una
comunicación completa entre usuarios y responsable del desarrollo del sistema.

En esta misma etapa debió haberse definido la calidad de la información que será
procesada por la computadora, estableciéndose los riesgos de la misma y la forma
de minimizarlos. Para ello se debieron definir los controles adecuados,
estableciéndose además los niveles de acceso a la información, es decir, quién
tiene privilegios de consulta, modificar o incluso borrar información.

Esta etapa habrá de ser cuidadosamente verificada por el auditor interno

especialista en sistemas y por el auditor en informática, para comprobar que se
logró una adecuada comprensión de los requerimientos del usuario y un control
satisfactorio de información.

Para verificar si los servicios que se proporcionan a los usuarios son los
requeridos y se están proporcionando en forma adecuada, cuando menos será
preciso considerar la siguiente información.

 Descripción de los servicios prestados.

 Criterios de evaluación que utilizan los usuarios para evaluar el nivel del
servicio prestado.
 Reporte periódico del uso y concepto del usuario sobre el servicio.
 Registro de los requerimientos planteados por el usuario.

Con esta información se puede comenzar a realizar la entrevista para determinar

si los servicios proporcionados y planeados por la dirección de Informática cubren
las necesidades de información de las dependencias.

A continuación se presenta una guía de cuestionario para aplicarse durante la

entrevista con el usuario.
 INTRODUCCIÓN
El trabajo que se verá a continuación se hace con la finalidad de establecer y distinguir los
diferentes conceptos de un sistema de Organización y Métodos, para comparar
las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las características
que debe contener los análisis del mismo.
Para comprender esas definiciones se hablará un poco de la creación y de los antecedentes de
este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo.
Se profundizará en las funciones que cumple la unidad de O y M, para poder destacar la mejor
ubicación del mismo en una empresa u organismo, basándose y teniendo en cuenta
la coordinación y las normativas de dicho órgano.
1.1 Concepto
El avance incesante de la complejidad en la Administración y todos los evidentes defectos que
ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales han buscado
los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administración.
Y es así como hoy en día, en la mayoría de las empresas han sido creadas Centrales
de Organización y Métodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo;
Organización y Métodos es uno de los términos que integran la labor general de la
racionalización.
Sobre la Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es "Una forma de consulta ideada
para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como
disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la
mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados". Y por extensión, se
llama unidad, equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios
especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.
Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la
Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en
mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una
unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de
la máquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de
organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de
obra, pero como regla general a Organización y Métodos no se le concede autoridad sobre otras
unidades en administración.
Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un servicio especializado, si el deber de los
administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los
métodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este
servicio, los administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organización y
Métodos, y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda, haciéndose totalmente responsable
de sus actividades. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que su
sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo, debe
trazar la forma de la organización y crear los instrumentos apropiados o métodos para llevar a
cabo la función.
La ventaja principal que Organización y Métodos tiene sobre un administrador es, que su
responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para
pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo
estas en base de reunir datos y obtiene la mayoría de su información a través de personas
encargadas de la actividad que se analiza.
Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Críticas, es decir, pensar en términos de
propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qué de ello.
Un buen servicio del departamento de Organización y Métodos se caracteriza por:
 Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presión.
 Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer
apreciaciones objetivas.
 Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadas con la experiencia
de sus funcionarios.
 Liberación de estrecheses departamentales y enfocar los problemas desde el punto de
vista de las necesidades de la empresa.

Tomando en cuenta que todas las propuestas de Organización y métodos no serán aceptadas, es
decir, que no todas merezcan siquiera ser tomadas en cuenta.
"El término de Organización y Métodos se utiliza para designar el conjunto de técnicas
administrativas y de investigación destinados a mejorar el funcionamiento de la administración
pública"
De esta manera, el término de O y M consiste, por una parte, en conceptuar la organización
como la función que se sustenta en buscar los medios prácticos para distribuir las funciones en
las distintas unidades orgánicas del servicio administrativo respectivo: determinar su grado de
eficiencia, su rentabilidad, así como su facultad de adaptarse a los cambios del medio, y por
otra parte, en conceptuar al método como el proceso de reflexión abstracta que permite enfocar
y abordar el problema de la organización.
Además, se aplica en administración pública con el fin de obtener un mejor rendimiento de
los recursos destinados a la prestación de servicios.
La esencia de la relación entre Organización y métodos es que los métodos deben ser acordes
con la organización y ésta con los métodos aplicados. Una variación en la organización ocasiona
una variación en los métodos y, a la inversa, un cambio en los métodos provoca cambios en la
estructura orgánica. El método permite descubrir cuáles son las estructuras y procedimientos
ideales que deben aplicarse a la organización para hacerla eficiente y eficaz.
La introducción de esta concepción al sector público se ha realizado conforme han surgido los
problemas en la prestación de los servicios públicos. Se inició la aplicación de este concepto en
las empresas públicas para las cuales el criterio de rentabilidad y productividad es importante,
a pesar de que el lucro no es su finalidad. El concepto de O y M se utiliza bajo un enfoque
político y social. Y en el sector privado bajo un enfoque más financiero y de auto-
enriquecimiento, pero al mismo tiempo presta servicios determinados y particulares.
Las unidades de organización y métodos se crean en cada dependencia y obedecen a
dos objetivos fundamentales:
1. Servir de vinculación entre el órgano central de modernización administrativa y las
dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento administrativo.
2. Analizar los problemas originados en la estructura de la organización y los problemas
derivados del flujo o proceso administrativo; así como los problemas del cambio
de actitud y comportamiento, en el marco de la modernización administrativa.

1.2 Origen de Organización y Métodos

La creación de las unidades de Organización y Métodos se vincula, por una parte, a los
esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente
cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era
moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que
se inicia en 1965.
La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su
origen y formación y otra referente a su consolidación.
Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los
departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y
Métodos en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión y el
parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Métodos a las funciones
de contabilidad y auditoría con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se
encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e
introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan
su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.
Las unidades de O y M se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos:
1. "Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las
reformas administrativas"
2. "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar
dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia"
3. "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a
cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa y los
diagnósticos necesarios"

"En los últimos años, Organización y Métodos, no sólo se ha consolidado mediante el apoyo
político y legal que se les otorga, sino también por su funcionamiento en la práctica"
2. Funciones
El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con el desarrollo de
la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el
desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.
"Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración" y se
pueden destacar de la siguiente manera:
1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la
dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la
realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la
organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y
procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.
2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según
esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las
bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.
3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en
la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de
ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.
4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la
coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se
puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean
aplicadas.
5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen
todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización,
sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.
6. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la
organización en cada una de sus divisiones.
 7. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a
los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización
de la cual dependen.
8. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.
9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar
con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.

"Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de Organización y Métodos, se
pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo"

1ª Fase de desarrollo 2ª Fase de desarrollo 3ª Fase de desarrollo

(inicial) (intermedia) (consolidación)

Análisis de estructuras y funciones Teoría de sistemas Teoría cuantitativa

Cuadros de distribución del trabajo Desarrollo Organizacional Ingeniería de sistemas

Elaboración de organogramas Administración por proyectos Informática

Elaboración de diagramas de flujo Administración estratégica Modelos de simulación

Análisis y descripción de puestos

Se dividen en estas fases ya que va desarrollándose mediante la dependencia, el mejoramiento,

el comportamiento del personal y los sistemas de la organización
a. Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la
organización clásica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la
empresa; elaborando organogramas como cuadros de distribución del
trabajo, departamentalización y delegación de tareas.
b. Fase de Desarrollo (Inicio):

En este nivel de actividad recurren las técnicas más avanzadas y complicadas para el
desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de la organización, así como los
sistemas y los proyectos.
c. Fase de Desarrollo (Intermedia):
d. Fase de Desarrollo (Consolidación):

Es la fase donde se hace más avanzado el desarrollo, recurriendo a teorías cuantitativas con la

utilización de recursos matemáticos, operaciones, simulacros y procedimientos electrónicos de
datos.
3. Características de los análisis de Organización y Métodos
La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que
se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas,
ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo
con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales.
Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos:
 1. Conocer el hecho o la situación que se analiza.
2. Describir tal hecho o situación.
3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
4. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho
específico en estudio.
5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo
comparaciones y buscando analogías.
6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los
fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
7. Clasificar la información por áreas: objetivos,
estructura, normas y políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo
y ambiente laboral.

Es importante saber las características que distinguen a los análisis de un sistema de

Organización y métodos, las cuales se denotan así:
a. Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de
procedimientos o de pasos dentro de un proceso.
b. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.
c. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que
considere los factores.
d. Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las
formas, registros e informes.
e. Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el
análisis de las operaciones de un procedimiento.
f. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos,
costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de
tiempo.
g. Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una
variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
h. Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias
acerca de las características del personal.
i. PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de
Programas): La planeación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones
y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de recursos, etc.
j. Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a
través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos
tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas.
k. Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, para así
proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones,
haciendo grupos complejos de variables.
l. Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas teorías que
caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose, éstas se
dividen así:

 Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de servicio, y la

mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo.
 Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma
probable para el desarrollo sistemático del análisis.
 Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia, y
aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas.
4. Ubicación dentro de la empresa:
Ya está definido que la función única de Organización y Métodos corresponde a aconsejar,
aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un fuerte respaldo y tenga acceso a
muchas fuentes de autoridad, dando como resultado que la unidad de Organización y Métodos
pueda situarse en diferentes lugares en la estructura administrativa de una empresa.
Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de personal o de
secretaría. Lo que se deriva por establecer estos programas en oficinas o departamentos claves
en el corazón de la administración como un instrumento efectivo para su mejoramiento.
"La ubicación de Organización y Métodos en los organismos de la administración es muy
variada y depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen y del tipo de
organismo implicado". Los documentos oficiales recomiendan que el sistema de organización y
métodos dependan de la misma autoridad del organismo al cual sirven. Sin embargo, las
podemos localizar de diferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la
empresa u organismo.
a) Ubicación según la función de asesoría:
Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el máximo nivel jerárquico o máximo nivel
de decisión, pero pueden situarse en otro nivel jerárquico. Existen dos casos
 En una secretaría, donde dependa directamente del secretario, del subsecretario y de
un gerente.

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 En una administración descentralizada, donde puede depender directamente del
director o gerente general y del subdirector o subgerente general.

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La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un directivo reconoce que la
estructura administrativa que dirige no responde en un momento determinado al desarrollo y
evolución de las actividades administrativas. Al no poder detectar personalmente las causas de
dicho desfase, decide aumentar su capacidad directiva y crea una unidad orgánica asesora.
Realizándose mediante la recolección de una serie de datos que le permiten conocer la
situación como una fase de diagnóstico y considerar los cambios para una mejoría del sistema
de actuación administrativa como una fase de diseño.
b) Ubicación según la función de apoyo administrativo:
Es aquella que permite a los órganos administrativos cumplir con sus acciones sustantivas y
que agrupa las tareas de programación, presupuestos, información, administración de recursos
humanos y materiales y control.
Se puede ubicar el sistema de Organización y Métodos a nivel lineal, dependiendo de un órgano
de línea pero con autoridad funcional sobre las unidades orgánicas de la dependencia para el
caso específico y especial del apoyo administrativo en Organización y Métodos.
Puedes ser una dirección general, departamento y oficina, con funciones de apoyo
administrativo, auxiliadas por pequeñas unidades de diagnóstico y proyectos ubicados en las
áreas que dada su importancia o dimensión las requiera.
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c) Ubicación según la función de los proyectos:
La organización por programas o proyectos es la más resultante del desarrollo de las relaciones
horizontales dentro las organizaciones.
La organización por proyectos se caracteriza porque constituye una organización orgánico –
ajustable y flexible, identificándose como una estructura horizontal – diagonal. Es una
combinación de la relación de coordinación y del mando especializado, pero también puede
considerarse como una vinculación entre la estructura programática, cuando se aplica
el presupuesto por programas, cuya base son los proyectos y la organización.
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"Existen dos enfoque para administrar los proyectos de Organización y Métodos"
El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que ubica al más
alto nivel con una relación de asesoría en el organograma.
El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre todas las
actividades del proyecto hasta su término y los funcionarios de línea conserven su autoridad
lineal original.
"En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que emana de los
distintos administradores funcionales y el flujo horizontal de la autoridad al proyecto"
4.1 Personal de Organización y Métodos
El personal que labora en Organización y Métodos se conoce como analistas. Éste se encarga de
recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, así
como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un
técnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:
 Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y de la
organización, de sistemas y metodología de la investigación.
 Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos
administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de organogramas,
diagramas de flujo y distribución de espacio.

El analista debe tener la capacidad de análisis, expresarse con claridad, saber redactar y
presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.
4.2 Obstáculos y limitaciones de Organización y Métodos
Los obstáculos y limitaciones de un sistema de Organización y Métodos se resumen en tres
aspectos:
a. La carencia de un programa general de Organización y Métodos en las dependencias
públicas.
b. La escasez de personal calificado.
c. La resistencia al cambio.

CONCLUSIÓN
Para concluir podemos decir que un sistema de Organización y Métodos es vital para cualquier
empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el que se localice,
ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de los procesos que se
planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la
organización.
Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las
empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera más
rápida, eficaz y consolidadora; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones
tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa.