Universidad Nacional Experimental

De los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora

“Unellez”

Sub-Programa: Contaduría Pública

Sub-Proyecto: Software de Aplicación

Sistema Contable y su relación con la

Base de Datos

Prof: Bachiller:

Jusnaira Rodríguez Raúl León

C.I: 27.806.874
 Introducción

Como ya se conoce un sistema de información contable comprende los métodos,

procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las
actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. En toda
organización, sus diferentes áreas tienen procesos que en su operación generan flujos de
información, sus sistemas y sub sistemas la procesan y al integrarla conforman el sistema
de información de la organización.

Es importante la relación con la base de datos, por los distintos puntos que pueden
aportarle a los sistemas de contabilidad como respaldo y recuperación, información
organizada de los movimientos de la empresa, además de que la importancia para los
clientes de un sistema ordenado y seguro, es decir, una buena interlocución con el cliente.
 Elementos de un Sistema Contable:

Estos Elementos están constituidos por piezas individuales que tienen relación entre sí.
Algunos elementos del sistema son: el hardware, el software o programa, los recursos
humanos, las políticas y normas contables adoptadas por la entidad, estos elementos se
clasifican en 5 documentos los cuales son:

1) Documentos de soporte: Son documentos escritos de la evidencia de haber

realizado una transacción u operación comercial, las que resultan de las tres
actividades que desarrolla cualquier empresa: Operación, Inversión y
Financiamiento, que tienen el carácter de legalidad ante la empresa y terceros,
por las firmas y responsabilidades que ellos involucran.

Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables, según el tipo de
acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante
soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por
quienes intervienen en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los
comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal
circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico de tal manera que
sea posible su verificación. Tienen distintas finalidades:

 sirven de constancia de las operaciones realizadas,

 sirven como información de las operaciones efectuadas,
 sirven de base de los registros contables,
 facilitan la tarea de fiscalización y control fiscal.

2) Comprobantes de Contabilidad: Previamente al registro del hecho económico en

los libros de primera entrada o resumen, debe elaborarse un comprobante de
contabilidad, el cual se debe elaborar con base en los soportes de orden interno
o externo, en idioma español en forma manual o digital. El comprobante de
contabilidad debe tener numeración consecutiva dejándose constancia de las
personas que lo elaboraron y aprobaron, fecha, origen, descripción, cuantía de
las operaciones, cuentas afectadas con el registro con su código y nombre
correspondiente en el PUC.

El comprobante de contabilidad de acuerdo al volumen de las transacciones

puede resumir las operaciones de un día, varios días, una semana, varias
semanas, pero el período resumido no debe sobrepasar un mes. Si la empresa
 tiene mucho movimiento se pueden elaborar varios comprobantes
correspondientes a un día.

El comprobante de contabilidad debe permitir el asiento en los libros de primera

entrada, de registro cronológico o diario y en los auxiliares para que exista
debida correspondencia entre ellos de acuerdo a lo establecido en el artículo 59
del Código de Comercio.

3) Plan de Cuentas: Es una relación o listado que comprende todas las cuenta que
pueden de ser utilizadas al desarrollar la contabilidad de una determinada
empresa u organización. Este cuadro puede estar acompañado de información
complementaria que indique para cada una de las cuentas, los motivos de cargo
y abono y el significado del saldo. Se clasifican en activos, pasivos, patrimonio,
ingresos, gastos y cuentas de orden.

Para elaborar un plan de cuentas debe conocerse el negocio, sus operaciones, su

objeto social principal y secundarios y con base en el plan de cuenta local
comenzar a estructurar el plan de la empresa. En sentido es importante tener en
cuenta la visión de la normativa para aplicarla a cada una de las empresas, porque
de todas maneras se requiere resguardar una estructura metodológica que les
facilite los procesos de acumulación de las operaciones a los preparadores de
software.

Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las
clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de ganancias o pérdidas
o estado de resultados y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.

- Activo: Es un recurso controlado por la empresa como resultado de hechos

pasados, del cual la empresa espera obtener, en el futuro, beneficios
económicos.
- Pasivo: Es una obligación presente de la empresa, surgida a raíz de
hechos pasados, al vencimiento del cual y para pagarla, la empresa espera
desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos (es decir
de un activo).
- Patrimonio: Es la parte residual en los activos de la empresa , una vez
deducidos todos sus pasivos.

 Patrimonio Financiero: considera el dinero invertido o el poder adquisitivo invertido,

Patrimonio es sinónimo de los activos netos de la empresa. (Marco Conceptual).
 Patrimonio Físico: Es la capacidad Productiva; se considera como la capacidad
productiva que posee la empresa (Marco Conceptual).

- Ingresos: son los incrementos en los beneficios económicos producidos a

lo largo del período contable, en forma de entradas o incrementos de valor
 de los activos, o bien, como disminuciones de las obligaciones que dan
como resultado aumentos del Patrimonio y que no están relacionados con
los aportes de capital efectuados por los propietarios.
- Gastos: son las disminuciones en los beneficios económicos producidos a
lo largo del periodo contable, en forma de entradas o incrementos de valor
de los activos, o bien, como surgimiento de obligaciones que dan como
resultado disminuciones en el patrimonio.
- Costos de ventas: es el costo en que se incurre para comercializar un bien,
o para prestar un servicio.
- Costos de producción o de operación: son los gastos necesarios para
mantener un proyecto, línea de procesamiento o un equipo en
funcionamiento.
- Cuentas de orden deudoras: agrupa las cuentas que reflejan hechos o
circunstancias de los cuales se pueden generar derechos afectando la
estructura financiera del ente económico.
- Cuentas de orden acreedoras: agrupa las cuentas que registran los
compromisos o contratos que se relacionan con posibles obligaciones y
que por tanto puedan llegar a afectar la estructura financiera del ente
económico.

4) Libros de Contabilidad: El Código de Comercio establece que todo comerciante

está obligado a llevar para su contabilidad y correspondencia, en lengua
castellana, el Libro Diario, el Libro Mayor o de Cuentas Corrientes, el Libro de
Balances y el Libro Copiador de Cartas, debiendo conservarlos hasta que
termine de todo punto la liquidación de sus negocios. Los cuales son:

- Libro Diario: Registro contable en el que se registran todas las

transacciones en forma cronológica.
- Libro Mayor: Resumen del movimiento de cada una de las cuentas del
Libro Diario.
- Libros Auxiliares: Son complementarios a los libros principales de
contabilidad, en los que se registran las operaciones que les son propias,
centralizándose luego en el Libro Diario.
- Libro de Compra y Ventas: Es un libro obligatorio para los contribuyentes
afectos al Impuesto al Valor Agregado (IVA), en el que se registra
cronológicamente las compras y ventas.

5) Estados Financieros: Son aquellos que tienen como propósito cumplir con las
necesidades de usuarios que no están en posición para requerir que una entidad
prepare informes a la medida de sus propias necesidades de información.

Un juego completo de estados financieros incluye los siguientes componentes:

- Un estado de situación financiera al final del periodo;

 - Un estado integral de resultados para el periodo;
- Estado de cambios en el patrimonio para el periodo;
- Estado de flujo de efectivo para el periodo;
- Notas en las que se incluirá un resumen de las políticas contables más
significativas y otra información explicativa.

La base de datos y su importancia

Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y

almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca
puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y
textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al
desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las
bases de datos están en formato digital, siendo este un componente electrónico, por tanto
se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema
del almacenamiento de datos.
Hay programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD (del
inglés Database Management System o DBMS), que permiten almacenar y
posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de
estos DBMS, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la
informática.
Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas;
También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la
información experimental. Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de
datos, algunos de ellos se encuentran mutuamente protegidos por las leyes de varios
países.
La Importancia de la Base de Datos En la actualidad la recopilación de datos es
fundamental para que una empresa o institución mantenga sus relaciones. Por este
motivo se le brinda una gran importancia al mantenimiento de la base de datos y también
al constante crecimiento de la misma. Es importante que la base contenga ciertos datos
fundamentales de la persona, como por ejemplo su teléfono (fijo, móvil o ambos),
dirección de correo electrónico y la dirección postal.
A muchas organizaciones utilizan las bases de datos, como método de encontrar
información de forma más rápida y con menos riesgo de pérdidas. Entre más datos sean
almacenados en una base de datos se convierte más útil; esta puede llegar a
proporcionar a las personas y organizaciones el acceso de datos, donde podemos
visualizar, ingresar o actualizar información.

Las principales utilidades que ofrece una base de datos a la empresa son las siguientes:

 Agrupar y almacenar todos los datos de la empresa en un único lugar.

 Facilitar que se compartan los datos entre los diferentes miembros de la empresa.
 Evitar la redundancia y mejorar la organización de la agenda.
 Realizar una interlocución adecuada con los clientes.
 Información que aporta la base de datos a los sistemas contables:

Como ya se sabe las Bases de Datos tienen una gran relevancia a nivel personal, pero
más si cabe, a nivel empresarial, y se consideran una de las mayores aportaciones que
ha dado la informática a las empresas. En la actualidad, cualquier organización que se
precie, por pequeña que sea, debe contar con una Base de Datos, pero para que sea todo
lo efectiva que debe, no basta con tenerla: hay que saber cómo gestionarlas.

Si una base de datos se gestiona adecuadamente se obtendrán diferentes ventajas para

un sistema contable, garantizar aumentar la eficacia y su realización con mayor rapidez
debido a la simplificación mejorando la seguridad de los datos que se almacenan ya que
esto es uno de los aportes de la base de datos almacenar todos los factores; estas
funcionalidades aportarán un valor añadido a la empresa, ya que con una base de datos
formulada correctamente, conseguiremos que la información y el conocimiento sean los
mayores activos de la compañía, lograr sacar el máximo rendimiento a las competencias
de los colaboradores, así como averiguar datos de nuestros clientes potenciales.

También uno de los aportes es facilitar que se compartan los datos entre los diferentes
miembros de la empresa; es una forma bastante adecuada de trabajo que no se estén
ocultando los datos operacionales de las organizaciones, que los colaboradores estén al
tanto del control de las actividades, útil para evitar la redundancia y mejorar la
organización de agenda. Debe ajustarse plenamente a las necesidades empresariales.

Otro punto o aporte de las bases de datos es la recuperación y el respaldo tiene como
objetivo el garantizar que la información grabada en medios de almacenamiento extraíbles
no se perderá, es lo que se conoce como una copia de seguridad. En lo que se refiere es
una estrategia involucrada en la protección contra la perdida de información, así una copia
de seguridad será lo más adecuado para restablecer lo perdido.

Y como último punto de aporte se destaca la interlocución con los clientes es la gestión de
las relaciones de los clientes a partir del análisis de las interacciones con la empresa ya
sean llamadas, reuniones, emails, compras, reclamaciones o incidencias.  Es análisis de
datos y toma de decisiones a partir de estas relaciones. Con esto busca diferenciarse de
sus competidores a través del uso de la información que le aportan sus clientes,
acercándose a ellos y aprendiendo de cada una de sus interacciones con el objetivo de
incrementar su propuesta de valor.
 Conclusión

En conclusión el sistema de contable es un modelo en el cual nos facilita la realización de

los registros contables que en cualquier empresa se llevan a cabo, por otra parte también
nos da la facilidad de realizar dichas operaciones de una manera fácil y rápida.

Su importante relación con la base de datos por el  “almacén” que nos permite guardar
grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos
encontrar y utilizar fácilmente.