GERENCIA DE PROYECTOS

Influencia de la organización y ciclo de vida

del proyecto

Docente de la Asignatura: Hernán Fausto Gómez Cisneros

 REPASO DE LA SESIÓN 1
• PROYECTO: Esfuerzo temporal llevado a cabo para • FUENTE DE PROYECTOS:
crear un producto, servicio o resultado único • Cumplir requisitos regulatorios, legales o sociales;
• PMI: “Project Management Institute”, organización • Satisfacer las solicitudes o necesidades de los
internacional sin ánimo de lucro, que se dedica al interesados;
estudio y promoción de la Dirección de Proyectos. • Implementar o cambiar las estrategias de negocio
• PMBOK: manual que brinda a las organizaciones un o tecnológicas; y
conjunto de procesos, modelos de administración, • Crear, mejorar o reparar productos, procesos o
criterios y más aspectos favorables para la Dirección servicios.
de Proyectos. Buenas Prácticas. • ENTREGABLE: Es cualquier producto medible y
• ATRIBUTOS DE UN PROYECTO: verificable que se elabora para completar
• Temporal, un proyecto o parte del mismo. Tiene requisitos. Los
• Único, entregables pueden ser tangibles o intangibles.
• Se elabora de manera continua e incremental, • PORTAFOLIOS – PROGRAMAS – PROYECTOS
• Tiene Patrocinador, • CODIGO DE ETICA PMI
• Implica Incertidumbre. • Responsabilidad
• RESTRICCIONES DE UN PROYECTO: • Respeto
Costo, Tiempo, Alcance. • Equidad
Satisfacción del Cliente, Riesgo, Recursos, • Honestidad
Calidad.
 Propósito de la sesión de aprendizaje
Al finalizar la sesión de aprendizaje, el estudiante será capaz de:

• Comprender la importancia de la Influencia de la organización y ciclo de vida del

proyecto.
 ¿Proyecto u Operación?

Las organizaciones realizan proyectos y

operaciones.

Ambos:
• Son realizados por personas.
• Utilizan recursos limitados.
• Se planifican, ejecutan y controlan.

Pero:
• Los proyectos son iniciativas especiales,
temporales y únicas.
• Las operaciones son continuas y repetitivas.
¿Proyecto u Operación?
 ¿Proyecto u Operación?

PROYECTO: esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
TRABAJO OPERATIVO: efectuar permanentemente actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio repetitivo.
¿Proyecto u Operación?
 Influencia de la Organización en la Dirección de
Proyectos

Un proyecto es influenciado por:

• La cultura y estilo de una organización

• Comunicaciones en la organización
• Estructura de la organización
 Cultura y estilo de una organización

• Visión, misión, valores, creencias y

expectativas compartidas.
• Normas, políticas, métodos y
procedimientos.
• Sistemas de motivación e incentivos;
• Tolerancia al riesgo.
• Percepción del liderazgo, jerarquía y
relaciones de autoridad.
• Código de conducta, ética laboral y
horario de trabajo.
• Entornos operativos. La cultura de la organización es un factor ambiental de la empresa
 Comunicaciones en la organización

• El éxito en la dirección de proyectos de

una organización depende en gran
medida de un estilo de comunicación
efectivo dentro de la organización.
• Las capacidades de comunicación dentro
de la organización tienen gran influencia
en la forma en que se llevan a cabo los
proyectos.

Comunicarse efectivamente
(90% del tiempo)
 Estructuras de la Organización

La estructura de la organización
es un factor ambiental de la
empresa que puede afectar a la
disponibilidad de recursos e
influir en el modo de dirigir los
proyectos.
 Estructuras de la Organización

Estructuras
Los tipos de estructuras Organizacionales

organizacionales son:
Funcional Matricial Proyectizada
1. Orientada a proyectos
2. Funcional
Débil Balanceada Fuerte
3. Matricial
 Organización Funcional

Cada empleado tiene un superior y las

personas se agrupan por
especialidades.
Cada departamento funcional actúa
como si fuera una isla independiente
del resto de los departamentos.

Ventajas:
1. Un solo jefe.
2. Especialidades.

Desventajas:
1. Director de proyectos sin autoridad
para gestionar recursos y
presupuesto.
 Organización Matricial

Se mantiene la estructura funcional pero se crea

una estructura orientada a proyectos que utiliza
recursos del resto de la organización. Tener dos
jefes.
Ventajas:
1.-Control sobre los recursos.
2.- Al finalizar el proyecto
mantengo mi puesto funcional.

Desventajas:
1.-Administración adicional
2.- 2 Jefes
3.- Las prioridades del gerente funcional pueden diferir de las
del director del proyecto.
 Organización Matricial

Esta organización tiene doble flujo de autoridad,

vertical desde el punto de vista jerárquico y
horizontal desde el punto de vista técnico o de
proyecto. Se conforma mediante la integración
de equipos de varias áreas de la organización
para llevar a cabo un proyecto y donde puede
aparecer la figura del Project Manager con
diferentes niveles de autoridad para toma de
decisiones, responsabilidades sobre recursos
humanos y económicos, y donde el equipo de
proyecto puede estar a tiempo parcial o
completo.
 Organización Matricial Débil

Aquí el gerente funcional

tiene mayor poder que el
director de proyectos.
 Organización Matricial Equilibrada

Los miembros del equipo suelen

estar trabajando en el mismo
lugar físico
Directores de proyecto con gran
independencia y autoridad.
El Gerente funcional y director
de proyecto, comparten poder y
toma de decisiones.
 Organización Matricial Fuerte

Aquí el director de proyecto

tiene más poder que el
gerente funcional.
 Organización orientada a Proyectos

En este tipo de
estructuras, el Director
del Proyecto tiene una
autoridad total y con gran
independencia.
Ventajas:
1.- Organización eficiente.
2.-Lealtad al proyecto.
3.-Buena comunicación.
Desventajas:
1.- No tener donde ir al finalizar.
2.- Duplicación de funciones.
Organización compuesta
Influencias de la Estructura Organizacional en
los Proyectos
Influencias de la Estructura Organizacional en
los Proyectos
Influencias de la Estructura Organizacional en
los Proyectos
 Influencia de la Organización en la Dirección de
Proyectos
Activos de los Procesos de la Organización
Los activos de los procesos de la organización son:

• Planes
• Procesos
• Políticas
• Procedimientos
• Bases de conocimiento específicos de la organización ejecutora
y utilizados por la misma.
¿Qué información, herramientas, documentos o
Los activos de los procesos de la organización pueden incluir: conocimiento de los que posee nuestra empresa
• Cronogramas completados pueden ayudarnos a gestionar nuestro proyecto?
• Datos sobre riesgos
• Datos sobre el valor ganado.
 Influencia de la Organización en la Dirección de
Proyectos
Factores Ambientales de la Empresa
Los factores ambientales de la empresa varían ampliamente en cuanto a
tipo o naturaleza, estos incluyen entre otros:
• La cultura, estructura y gobierno de la organización;
• La distribución geográfica de instalaciones y recursos;
• Los estándares de la industria o gubernamentales
• Las infraestructuras (p.ej., instalaciones existentes y bienes de capital);
• Los recursos humanos existentes
• La gestión de personal
• Los sistemas de autorización de trabajos de la compañía;
• Las condiciones del mercado;
• La tolerancia al riesgo por parte de los interesados;
• El clima político; No están bajo el control del equipo del proyecto
• Los canales de comunicación establecidos en la organización; e influyen, restringen o dirigen el proyecto
• Las bases de datos comerciales
• El sistema de información para la dirección de proyectos
 Influencia de la Organización en la Dirección de
Proyectos
Interesados del Proyecto
• Los interesados pueden participar activamente en el
proyecto o tener intereses a los que puede afectar
positiva o negativamente la ejecución o la
terminación del proyecto.
• Los diferentes interesados pueden tener expectativas
contrapuestas susceptibles de generar conflictos
dentro del proyecto.
• Los interesados también pueden ejercer influencia
sobre el proyecto, los entregables y el equipo del
Un interesado es un individuo, grupo u organización que
puede afectar, verse afectado, o percibirse a sí mismo
proyecto a fin de lograr un conjunto de resultados
como afectado por una decisión, actividad o resultado que satisfagan los objetivos estratégicos del negocio
de un proyecto u otras necesidades.
 Influencia de la Organización en la Dirección de
Proyectos
Interesados del Proyecto

• Los interesados tienen diferentes niveles de responsabilidad y

autoridad cuando participan en un proyecto.
• Su participación puede variar desde una participación ocasional en
encuestas y grupos de opinión, hasta el patrocinio total del proyecto,
lo cual incluye proporcionar apoyo financiero, político o de otro tipo.
• Algunos interesados también pueden impedir el éxito del proyecto,
ya sea de forma pasiva o activa.
• Son críticos para el éxito de un proyecto la identificación de los
interesados, la comprensión de su grado relativo de influencia en el
proyecto y el equilibrio de sus demandas, necesidades y
expectativas. La identificación de los interesados es un
proceso continuo a lo largo de todo el
ciclo de vida del proyecto.
 Influencia de la Organización en la Dirección de
Proyectos
Patrocinador. es la persona o grupo que provee recursos y apoyo para el
proyecto y que es responsable de facilitar su éxito.
Interesados del Proyecto Clientes y usuarios. Los clientes son aquellas personas u organizaciones que
aprobarán y gestionarán el producto, servicio o resultado del proyecto. Los
usuarios son aquellas personas u organizaciones que utilizarán el producto,
servicio o resultado del proyecto.
Vendedores. también llamados proveedores, suplidores o contratistas, son
compañías externas que celebran un contrato para proporcionar
componentes o servicios necesarios para el proyecto.
Socios de negocios. son organizaciones externas que tienen una relación
especial con la empresa, obtenida en ocasiones mediante un proceso de
certificación.
Grupos de la organización. son interesados internos que se ven afectados
por las actividades del equipo del proyecto.
Gerentes funcionales. son personas clave que desempeñan el rol de
gestores dentro de un área administrativa o funcional de una empresa, tal
como recursos humanos, finanzas, contabilidad o compras.
Otros interesados. tales como entidades contratantes, instituciones
financieras, organismos reguladores, expertos en la materia, consultores y
otros
 Influencia de la Organización en la Dirección de
Proyectos
Gobernabilidad del Proyecto
La gobernabilidad del proyecto es el marco en el que se engloban las
pautas, procesos, modelos de toma de decisiones y herramientas para
llevar a cabo el proyecto.

Cada organización debe ajustar este marco general a las políticas y

modo de gobierno que tenga implantados.

El proyecto se realiza dentro de una organización y debe estar alineado

con la forma en la que se toman las decisiones y con la cultura
empresaríal donde va a ser desarrollado.

La gobernabilidad del proyecto es una función de supervisión que está

alineada con el modelo de gobierno de la organización y que abarca el
ciclo de vida del proyecto.
 Influencia de la Organización en la Dirección de
Proyectos
Equipo del Proyecto Personal de dirección de proyectos. Son los miembros del equipo que realizan actividades de
dirección del proyecto tales como elaboración del cronograma, preparación del presupuesto,
presentación de informes y control, comunicaciones, gestión de riesgos y apoyo administrativo.
Personal del proyecto. Son los miembros del equipo que llevan a cabo el trabajo de crear los
entregables del proyecto.
Expertos de apoyo. Los expertos de apoyo realizan actividades requeridas para desarrollar o ejecutar
el plan para la dirección del proyecto.
Representantes del Usuario o del Cliente. Los miembros de la organización que aceptarán los
entregables o productos del proyecto pueden designarse como representantes o enlaces para
asegurar la coordinación adecuada, asesorar acerca de los requisitos o validar la aceptabilidad de los
resultados del proyecto.
Proveedores. son compañías externas que celebran un contrato para proporcionar componentes o
servicios necesarios para el proyecto.
Miembros de empresas socio. Se puede asignar como miembros del equipo del proyecto a
miembros de los socios de negocios para garantizar una coordinación adecuada.
Pueden componerse equipos Socios de negocios. Los socios de negocio son también compañías externas, pero tienen una relación
DEDICADOS o a TIEMPO PARCIAL especial con la empresa, obtenida en ocasiones mediante un proceso de certificación. Los socios de
negocios proporcionan experiencia especializada o desempeñan un rol específico, tales como una
instalación, personalización, capacitación o apoyo.
 Influencia de la Organización en la Dirección de
Proyectos
Equipo del Proyecto Personal de dirección de proyectos. Son los miembros del equipo que realizan actividades de
dirección del proyecto tales como elaboración del cronograma, preparación del presupuesto,
presentación de informes y control, comunicaciones, gestión de riesgos y apoyo administrativo.
Personal del proyecto. Son los miembros del equipo que llevan a cabo el trabajo de crear los
entregables del proyecto.
Expertos de apoyo. Los expertos de apoyo realizan actividades requeridas para desarrollar o ejecutar
el plan para la dirección del proyecto.
Representantes del Usuario o del Cliente. Los miembros de la organización que aceptarán los
entregables o productos del proyecto pueden designarse como representantes o enlaces para
asegurar la coordinación adecuada, asesorar acerca de los requisitos o validar la aceptabilidad de los
resultados del proyecto.
Vendedores. son compañías externas que celebran un contrato para proporcionar componentes o
servicios necesarios para el proyecto.
Miembros de empresas socio. Se puede asignar como miembros del equipo del proyecto a
miembros de los socios de negocios para garantizar una coordinación adecuada.
Pueden componerse equipos Socios de negocios. Los socios de negocio son también compañías externas, pero tienen una relación
DEDICADOS o a TIEMPO PARCIAL especial con la empresa, obtenida en ocasiones mediante un proceso de certificación. Los socios de
negocios proporcionan experiencia especializada o desempeñan un rol específico, tales como una
instalación, personalización, capacitación o apoyo.
 Medida de Éxito del Proyecto

¿ Fue exitoso el Proyecto ?

• ¿Cómo se define el éxito para este proyecto?
• ¿Cómo se medirá el éxito?
• ¿Qué factores pueden influir en el éxito?

La respuesta a estas preguntas debe ser documentada y

acordada por los interesados clave y el director
del proyecto.
El director del proyecto es responsable y rinde cuentas por el establecimiento de límites
realistas y alcanzables para el proyecto y por la ejecución del proyecto dentro de las líneas
base aprobadas.
 ¿Cuándo es exitoso el proyecto?

¿Cómo medimos el Éxito del Proyecto ?

Para garantizar los beneficios del proyecto

emprendido, se puede establecer un período
de prueba (como un lanzamiento suave de
servicios) como parte de la duración total del
alcance/cronograma/presupuesto VS. negocio proyecto, antes de entregarlo a las operaciones
permanentes.
 Ciclo de vida de un proyecto

El ciclo de vida de un proyecto es la serie de fases que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su
conclusión.

• Ciclo de vida predictivo • Ciclo de vida iterativo e incremental

 Ciclo de vida de un proyecto

El ciclo de vida de un proyecto es la serie de fases que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su
conclusión.

• Ciclo de vida predictivo • Ciclo de vida iterativo e incremental

 Ciclo de vida de un proyecto

Ciclo de vida predictivo, clásico u orientados a la planificación

Los ciclos de vida predictivos son aquellos en los que el alcance, el plazo y costos se determinan lo antes posible en el
ciclo de vida del proyecto y los esfuerzos se orientan a cumplir con los diferentes compromisos establecidos en cada
uno de los factores. También se conoce como cascada o Waterfall.
 Ciclo de vida de un proyecto

Ciclo de vida adaptativo

Los ciclos de vida iterativos son aquellos en los cuales se repiten las actividades del proyecto en fases o iteraciones y
en cada una de ellas se incrementa el entendimiento del producto por parte del equipo del proyecto. Las iteraciones
desarrollan el producto mediante una serie de ciclos repetidos que van añadiendo sucesivamente funcionalidad al
producto.
Ciclo de vida de un proyecto
 Ciclo de vida de un proyecto
Los ciclos de vida del desarrollo
Ciclo de vida iterativo: el alcance del proyecto generalmente se determina
tempranamente en el ciclo de vida del proyecto, pero las estimaciones de tiempo y costo
se modifican periódicamente conforme aumenta la comprensión del producto por parte
del equipo del proyecto. Las iteraciones desarrollan el producto a través de una serie de
ciclos repetidos, mientras que los incrementos van añadiendo sucesivamente
funcionalidad al producto.
 Ciclo de vida de un proyecto
Los ciclos de vida del desarrollo
Ciclo de vida iterativo: el alcance del proyecto generalmente se determina
tempranamente en el ciclo de vida del proyecto, pero las estimaciones de tiempo y costo
se modifican periódicamente conforme aumenta la comprensión del producto por parte
del equipo del proyecto. Las iteraciones desarrollan el producto a través de una serie de
ciclos repetidos, mientras que los incrementos van añadiendo sucesivamente
funcionalidad al producto.
Ciclo de vida incremental: el entregable se produce a través de una serie de iteraciones
que sucesivamente añaden funcionalidad dentro de un marco de tiempo
predeterminado. El entregable contiene la capacidad necesaria y suficiente para
considerarse completo solo después de la iteración final.
 Ciclo de vida de un proyecto
Los ciclos de vida del desarrollo
Ciclos de vida adaptativos son agiles, iterativos o
incrementales: El alcance detallado se define y se
aprueba antes del comienzo de una iteración. Los ciclos
de vida adaptativos también se denominan ciclos de
vida agiles u orientados al cambio.

Hacer planes es útil, seguirlos ciegamente no

 Ciclo de vida de un proyecto
Los ciclos de vida del desarrollo

Ciclo de vida hibrido: es una combinación de un ciclo de vida predictivo y uno

adaptativo. Aquellos elementos del proyecto que son bien conocidos o tienen requisitos
fijos siguen un ciclo de vida predictivo del desarrollo, y aquellos elementos que aun están
evolucionando siguen un ciclo de vida adaptativo del desarrollo.
 Ciclo de vida de un proyecto

Los proyectos varían en

tamaño y complejidad, sin
embargo todos los
proyectos pueden
configurarse dentro de la
siguiente estructura
genérica de ciclo de vida
 Ciclo de vida de un proyecto

Los proyectos varían en

tamaño y complejidad, sin
embargo todos los
proyectos pueden
configurarse dentro de la
siguiente estructura
genérica de ciclo de vida
 Ciclo de vida de un proyecto

Los proyectos varían en

tamaño y complejidad, sin
embargo todos los
proyectos pueden
configurarse dentro de la
siguiente estructura
genérica de ciclo de vida
 Ciclo de vida de un proyecto

Los proyectos varían en

tamaño y complejidad, sin
embargo todos los
proyectos pueden
configurarse dentro de la
siguiente estructura
genérica de ciclo de vida
 CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

GRUPOS DE PROCESOS DE
PROCESOS DE
PLANIFICA-
PROCESOS DE PROCESOS DE
INICIO EJECUCIÓN CIERRE
PROCESOS CIÓN
 CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

GRUPOS DE PROCESOS DE
PROCESOS DE
PLANIFICA-
PROCESOS DE PROCESOS DE
INICIO EJECUCIÓN CIERRE
PROCESOS CIÓN

PROCESOS DE
MONITOREO Y
CONTROL
 CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

GRUPOS DE PROCESOS DE
PROCESOS DE
PLANIFICA-
PROCESOS DE
PROCESOS DE
MONITOREO Y
PROCESOS DE
INICIO EJECUCIÓN CIERRE
PROCESOS CIÓN CONTROL

10 ÁREAS DE CONOCIMIENTO
 Ciclo de vida de un proyecto

La estructura genérica del ciclo

de vida del proyecto presenta
los siguientes niveles típicos de
los riesgos y la incertidumbre y
la capacidad de influir en las
características finales del
producto del proyecto, sin
afectar significativamente el
costo
 Ciclo de vida de un proyecto

La estructura genérica del ciclo

de vida del proyecto presenta
los siguientes niveles típicos de
Riesgo y Costo
 Ciclo de vida de un proyecto

Fases del Proyecto

Un proyecto se puede dividir en cualquier número de fases. Una fase del proyecto es un conjunto de actividades del
proyecto, relacionadas de manera lógica, que culmina con la finalización de uno o más entregables.

Proyecto de Una Sola Fase

 Ciclo de vida de un proyecto
Relaciones entre Fases

Relación secuencial. En una

relación secuencial, una fase
sólo se inicia cuando se
completa la fase anterior.

Relación de superposición.
En una relación de
superposición, una fase se
inicia antes de que finalice la
anterior.
 Ciclo de vida de un producto

Es el tiempo que
transcurre desde la
concepción del
producto hasta
su retiro del mercado.

Describe las
CARACTERÍSTICAS
específicas que debe
tener el producto.
 10 puntos claves según el PMBOK

A continuación se resumen las 10 generalizaciones más importantes:

1. La empresa ha definido y utiliza políticas y procesos para la dirección de

proyectos.
2. Siempre tenemos información histórica disponible de proyectos
similares, que será utilizada para planificar el futuro proyecto.
3. El Gerente de Proyecto es asignado durante el inicio del proyecto, tiene
poder y autoridad, y su rol es prevenir problemas, no tratarlos.
4. Los interesados claves son identificados antes que comience el
proyecto.
5. La estructura de desglose del trabajo es la base de toda planificación.
 10 puntos claves según el PMBOK

6. En ciclos de vida predictivos, las estimaciones de tiempo y costo no han

finalizado sin un análisis de riesgo. En ciclos adaptativos, estas
estimaciones serán progresivas con varias iteraciones.
7. El DP define métricas para medir calidad antes de comenzar el proyecto.
8. Cada área del conocimiento tiene su plan: alcance, cronograma, costo,
calidad, recursos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones e interesados.
9. El Plan es aprobado por todos, es realista y todos están convencidos que
se puede lograr.
10. Todo proyecto se cierra con lecciones aprendidas.
PREGUNTAS TIPO
1. Luego de varios meses de negociación con el Cliente, el Gerente General de la empresa
te comunica que has sido asignado como Director de Proyecto para el proyecto
denominado "Telecomunicaciones IP". En la reunión de planificación con la gerencia
general te informan sobre la importancia de este proyecto para cubrir una porción de
demanda insatisfecha del mercado, a la cual han querido ofrecer servicios desde hace
tres años. ¿Qué tipo de planificación están realizando?

A. Planificación de programas
B. Planificación del portafolio
C. Planificación estratégica
D. Ciclo de vida del producto
1. Luego de varios meses de negociación con el Cliente, el Gerente General de la empresa
te comunica que has sido asignado como Director de Proyecto para el proyecto
denominado "Telecomunicaciones IP". En la reunión de planificación con la gerencia
general te informan sobre la importancia de este proyecto para cubrir una porción de
demanda insatisfecha del mercado, a la cual han querido ofrecer servicios desde hace
tres años. ¿Qué tipo de planificación están realizando?

A. Planificación de programas
La importancia de la demanda satisfecha encuadra
B. Planificación del portafolio en el plan estratégico. A y B podrían ser opciones
C. Planificación estratégica si no existiera C. D es falsa.
D. Ciclo de vida del producto
2. Jorge Virtol está trabajando en un proyecto de seguridad informática para mitigar los
robos de dinero electrónico en un Banco virtual. El patrocinador y los principales
interesados proponen mejoras en el producto a desarrollar a lo largo de todo el proyecto.
El alcance detallado del entregable final no está claro, pero los interesados tienen
conocimiento del problema que se quiere resolver. Jorge debe proveer entregables
parciales funcionando cada 20 días. ¿Cuál será el ciclo de vida de ese proyecto?

A. Predictivo
B. Adaptativo iterativo
C. Adaptativo incremental
D. Híbrido
2. Jorge Virtol está trabajando en un proyecto de seguridad informática para mitigar los
robos de dinero electrónico en un Banco virtual. El patrocinador y los principales
interesados proponen mejoras en el producto a desarrollar a lo largo de todo el proyecto.
El alcance detallado del entregable final no está claro, pero los interesados tienen
conocimiento del problema que se quiere resolver. Jorge debe proveer entregables
parciales funcionando cada 20 días. ¿Cuál será el ciclo de vida de ese proyecto?

A. Predictivo
En el ciclo adaptativo iterativo el alcance del
B. Adaptativo iterativo
producto final no se conoce y se va desarrollando
C. Adaptativo incremental mediante iteraciones.
D. Híbrido