ADMINISTRACION DOCUMENTAL

TAREA

Documento: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto

realizado por instituciones o personas físicas
 Documento de archivo: son registros de información que son producidos
o recibidos por una entidad pública o privada en razón de sus actividades
o funciones.
 Documento electrónico de archivo: son documentos generados,
recibidos, almacenados y comunicados por medios electrónicos que
permanecen en estos medios mediante su ciclo vital

Origen de los documentos: el origen de un documento puede variar en dos tipos

de fuentes
 Cuando el documento es producido por la imaginación o la experiencia
del autor realizado de manera voluntaria se diría que su origen sería una
fuente narrativa
 Cuando el documento refleja las relaciones y actividades de la sociedad,
decimos que se origina de las fuentes documentales, esta fuente es la
que da origen a los Documentos de archivo

la empresa como ente productor de documentos: los documentos son

producidos por la gestión administrativa de la empresa, que es encargada de la
producción, acumulación y consulta de documentos
 Cualquiera que sea la actividad que un funcionario dentro de la empresa
realice requiere de tener una constancia de un orden en esa información,
la articulación de esa información individual será la que conformara los
archivos

administración de la información: la necesidad de reorganizar y reorientar

funcionalmente los servicios documentales y archivísticos en las organizaciones:
da a entender que la administración de documentos es un conjunto de criterios y
técnicas nuevas relacionadas con el manejo de archivos administrativos
concepto e importancia de un documento de archivo: actualmente existen
muchos autores que tienen una definición general o particular sobre el tema
entre ellos están:

 Elio lodolini: lo define como “el producido involuntario en el curso de

desarrollo de una actividad administrativa, jurídica, practica, del ente
productor y tiene por consiguiente un preciso contenido jurídico-
administrativo”

 Aurelio tanodi: considera el documento de archivo como el “soporte que

contiene un texto en el resultado de una actividad administrativa de una
entidad efectuada en el cumplimiento de sus objetivos y finalidades”

 El profesor universitario Carlos zapata de origen colombiano dice que el

registro de información producida o recibida por una empresa o persona
natural o por una entidad sin importar una forma o el soporte y que le
servirá como prueba o testimonio de su gestión desde su creación hasta
su disposición final soporta una gestión administrativa cultural, legal,
técnica, etc., es un documento privado de la entidad

Clases de documentos:
 Público: es expedido por un funcionario publico en el ejercicio de sus
funciones como representante del gobierno
 Privado: es el expedido por particulares como producto de sus actividades
o funcionarios públicos cuando no están ejerciendo su función, el
documento privado es aquel que reúne los requisitos para ser publico

Características Internas y Externas de los documentos:

 Externas: hace relación a la materialidad del soporte que contiene la
información, es decir la parte física intelectual del mismo
 Internas: se refieren al contenido de los documentos, a la lengua en que
están escritos, al estilo y al léxico, y también al procedimiento jurídico-
administrativo de validación que utilizan
Clasificación de documentos según:
SEGÚN SU ENTE PRODUCTOR:
 Documentos Públicos: Generados por entidades publicas
 Documentos Privados: Generados por entidades privadas
SEGÚN SU CLASE O SOPORTE:
 Textuales: Presentan la información de manera escrita
Ejemplos: Libros, mensajes, cartas, informes, periódicos, etc.
 No textuales: Presentan información con un soporte diferente
 Ejemplos:
 Iconográficos, sonoros, audiovisuales, magnéticos etc.

SEGÚN SU CONTENIDO O FINALIDAD:

 Dispositivos: Son los que generan normas establecidas por la ley, de
obligatorio cumplimiento
Ejemplo: - Escritura pública, Inscripción a la DIAN
 Materiales o pruebas: Son pruebas que genera la empresa para poder
funcionar
Ejemplo: Documentos probatorios- Actas, contratos, registro civil, certificados
SEGÚN SU FUNCIÓN EN EL TIEMPO:
 Vitales: Tienen vigencia todo tiempo
 Útiles: Su conservación es de un periodo de 1 a 6 años
 No esenciales: Su periodo de conservación es de máximo 6 meses

SEGÚN SU VIGENCIA DOCUMENTAL: legales, fiscales o contables, de

conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables
SEGÚN SU TIPOLOGIA DOCUMENTAL:

Según su contenido:
Documentos dispositivos o imperativos: Son aquellos en que la autoridad
asienta su voluntad con intención de ser obedecida, Ejemplos:

 Del Poder Legislativa: Leyes

 Del Poder Ejecutivo: Decretos, resoluciones, ordenanzas, etc.
 Del Poder Judicial: Sentencias, Acordadas
 De otras autoridades: El Banco Central, Circulares; la iglesia, Bulas,
Decretos y Sentencias

Según su tradición documental

 Original
 Copia
 Borrador
 Minuta

Según el grado de accesibilidad los usuarios:

 Documentos que deben ser publicados.

 Documentos de libre acceso.
 Documentos no clasificados con grado de confidencial.
 Documentos confidenciales

Según su clase

 Documentos textuales.
 Documentos no textuales.
 Documentos iconográficos.
 Documentos sonoros.
 Documentos audiovisuales.
 Documentos magnéticos.
 Documentos materiales.
SEGÚN CLASES DE DOCUMENTOS:

 por fecha
 por orden alfabético
 por orden numérico secuencial

SEGÚN SU CICLO VITAL:

 Archivo de Gestión:  Archivo vigente o en trámite de las oficinas de continua
utilización y consulta administrativa.
 Archivo Central:  Archivo intermedio transferido de los archivos de Gestión
una vez finalizado su trámite, y que sigue siendo vigente o con una
frecuencia de consulta reducida.
 Archivo Histórico: Conjunto de documentos conservados
permanentemente dado su valor histórico cultural para la investigación, la
ciencia o la cultura. 

Según su valor:
 Se establecen de acuerdo a las normas externas e internas de la
institución
 Valor primario: (valor histórico), Son documentos que respaldan la
creación de la empresa
 Valor Secundario: Todos los documentos que componen la gestión
documental

SEGÚN EL PLAZO PRECAUCIONAR:

El plazo precaucionar se inicia cuando termina la vigencia y termina de dos
maneras: la prescripción legal o de derecho y la tabla de retención o de
selección.La tramitación, que es el motivo de la burocracia tiene como fin
acumular los antecedentes que necesita la autoridad o el emisor
del documento.
SEGÚN LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL:
 Acta Comisión Intersectorial para el Talento Humano en Salud Los
documentos de esta subserie son de carácter primario, evidencian el
control a las actividades propias de la dependencia, pero no evidencian
tomas de decisiones de carácter oficial. Por lo anterior una vez cumplido
el tiempo de retención se procederá a seleccionar un 5% de las más
relevantes.
 Acta Comité Administrativo del Programa de Becas de Crédito en Salud
Los documentos de esta subserie son de carácter primario, Evidencian la
toma de decisiones de carácter oficial. Por lo anterior una vez cumplido el
tiempo de retención se conservarán totalmente.
 Acta Comité Asesor de Contratación Los documentos de esta subserie
son de carácter primario, evidencian la toma de decisiones de carácter
oficial. Por lo anterior una vez cumplido el tiempo de retención se
conservarán totalmente
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
 PRIMARIA: Consiste en el traslado de documentos de los archivos de
gestión o de oficina al archivo central. 

 SECUNDARIA: Remisión de documentos del archivo central al archivo

histórico para su conservación permanente

SEGÚN SU INVENTARIO DOCUMENTAL:

 INVENTARIO GENERAL DE ARCHIVO DE TRÁMITE: Es el instrumento de
consulta de información activa, que describe de manera exacta y precisa
las series o asuntos de un fondo documental.
  INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA: Proceso mediante el cual
se trasladan los expedientes relacionando las series y/o subseries con sus
correspondientes tipos documentales físicas inventariadas, de acuerdo
con el Formato Único de Inventario Documental
  INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SEGUNDARIA: Por medio del proceso
de transferencias secundarias las entidades del orden nacional envían
aquellos documentos que han cumplido sus tiempos de retención
y que por su valor patrimonial ameritan su conservación permanente en
el archivo histórico.
SELECCIÓN Y CONSERVACIÓN:
CONDICIONES AMBIENTALES:
 Temperatura: se refiere al grado de calor en el que se debe conservar el
ambiente del local del archivo el cual debe oscilar entre 20 y 24 grados
centígrados
 Humedad: Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del
5%, por eso no debe quedar cerca de baños, destiladoras, tuberías en
malas condiciones etc.
 La documentación no debe recibir luz solar la razón es que la luz del sol
puede deteriorar los archivos
FÍSICAS:
 Muros exteriores: deben serlo suficientemente anchos, en lo posible con
aislamiento térmico lo que garantiza que no se filtre la humedad
 Techo: este depende del clima y debe ser resistente y solido
 Suclos: uno de sus requisitos más importantes es su resistencia por el
peso que deben soportar no debe ser de madera ni de metal
 Medidas: no es aconsejable construir un archivo mayor de 150 mtrs
cuadrados y 300 metros cúbicos por deposito
 SEGURIDAD: Con carácter general, las unidades documentales deben
instalarse en los muebles y depósitos de archivo por series, según un
orden no significativo, basado en un identificador de carácter numérico,
alfanumérico o cronológico-numérico. Este método de ordenación impide
el acceso directo a una unidad documental si no se consulta previamente
los correspondientes instrumentos de descripción, los cuales deben estar
protegidos por medidas de seguridad que impidan el acceso no
autorizado al mismos.
  Cuando sea necesario crear o mantener un sistema de archivo basado en
la ordenación cronológica o alfabética de las unidades documentales, por
nombres de personas, instituciones, lugares o materias, se establecerán
medidas de seguridad que impidan el acceso a los muebles y depósitos de
archivo por parte de personas no autorizadas. Las salas y armarios de
archivo, en tal caso, deberán tener cerradura.
 El Departamento de Archivo debe mantener un catálogo de los
instrumentos de control y localización de documentos empleados por los
departamentos municipales. Estos deben informar a dicho departamento
sobre la creación, cierre y características de tales instrumentos y cumplir
los requisitos necesarios para garantizar su interoperabilidad con el resto
del sistema documental y con otros sistemas administrativos

Vocabulario archivístico:

Acceso a documentos de archivo

Los ciudadanos tienen derecho a consultar la información que conservan
los archivos públicos en los términos consagrados por la ley

Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados

por su valor sustantivo, histórico o cultural.

Administración de archivos: es un conjunto de estrategias dirigidas a la

planeación dirección y control de los recursos físicos, técnicos,
tecnológicos, financieros y del talento humano, para el funcionamiento
eficiente de los archivos

Almacenamiento de documentos: acción de guardar archivos

sistemáticamente en espacios, mobiliario y unidades de conservación
apropiadas.

Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.

Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y

técnicos de los archivos.
Archivo: es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, que se acumulan en un proceso natural por una persona
o entidad publica o privada, durante su gestión, conservándolos
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuente de historia

También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la

gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo central: unidad administrativa que coordina y controla el

funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos
transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su
consulta es constante.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su

documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa.

Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos

documentales procedentes de organismos del orden departamental y por
aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentales

procedentes de los organismos del orden distrital y por aquellos que
recibe en custodia.

Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos documentales

procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que
recibe en custodia.

Archivo del orden nacional: Archivo integrado por los fondos

documentales procedentes de los organismos del orden nacional y por
aquellos que recibe en custodia.

Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y

tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.
Archivo general de la nación: es un establecimiento público que se
encarga de formular, orientar y controlar la política archivística nacional
es capaz de dirigir y coordinar el sistema nacional de archivos y es
responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación

Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del

archivo de gestión la documentación que, por decisión del
correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente,
dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos
recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por

personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus
funciones o actividades.

Archivo privado de interés público: Aquel que, por su valor para la

historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y
declarado como tal por el legislador.

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades

oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público
por entidades privadas.

Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los

documentos en su ciclo vital.

Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que

individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta
y recuperación

Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción

administrativa.

C.

Carpeta: instrumento donde se conserva de manera cubierta que protege

los documentos para su almacenamiento y preservación
Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de

determinados documentos o datos en los archivos.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Clasificación documental: fase de la organización de un documento, en la

cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo
con la estructura orgánico – funcional de la entidad productora (fondo,
sección, series y/o asuntos).

Comité de archivo: es un grupo asesor de alta dirección el cual es

responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir
los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en
cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Comité evaluador de documentos: es un órgano asesor del archivo

general de la nación y de los consejos territoriales del sistema nacional de
archivos se encarga de conceptuar sobre: el valor secundario o no de los
documentos de las entidades públicas y de las privadas que cumplen
funciones públicas la eliminación de documentos a los que no se les pueda
aplicar valoración documental la evaluación de las tablas de retención y
tablas de valoración documental.

Comités del sistema nacional de archivos: Comités técnicos y sectoriales,

creados por el Archivo General de la Nación como instancias asesoras
para la normalización y el desarrollo de los procesos archivísticos.

Comunicaciones oficiales: son Comunicaciones recibidas o producidas en

desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado, el proceso de organización de
fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”
hasta el momento se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales”
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o
correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y
medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o
reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando
su integridad y estabilidad.

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de

documentos con el fin de conocer la información que contienen.

Copia: reproducción exacta de un documento

Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y

autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor
probatorio del original.

Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la

información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del
mismo.

Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede

estar formado por la costura de uno o varios cuadernillos.

Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la

documentación producida por una institución y en el que se registran las
secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

Custodia de documentos: guarda los documentos por parte de una

entidad o persona, lo cual indica responsabilidad jurídica en la
administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su
titularidad.

Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el

almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos,

por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni
secundarios, para su posterior eliminación.
 Descripción documental: Fase del proceso de organización documental
que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus
agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de
consulta.

Descriptor: es un termino normalizado para definir el contenido de un

documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda
sistemática de información
Deterioro: es una Alteración o degradación de las propiedades físicas,
químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento
natural u otros factores.

Digitalización: es una técnica que permite reproducir información que se

encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video,
casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o
interpretarse por computador.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración

hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en
las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a
su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema
de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la
información.

Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el

medio utilizado.

Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de
utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por

una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento esencial: es necesario para el funcionamiento de un
organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el
conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su
desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia
institucional.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada,

recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que
permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una
persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada
conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de

funciones idénticas o comunes en todas las entidades.

Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o

autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la
dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales
o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en
parte del patrimonio histórico.

Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir

sus valores primarios. Documento misional: Documento producido o
recibido por una institución en razón de su objeto social.

Documento original: Fuente primaria de información con todos los

rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e
integridad.

Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en

ejercicio de su cargo o con su intervención.

Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores

primarios.

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final

señalada en las tablas de retención o de valoración documental para
aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles

forma de libro. La unidad producto del empaste se llama “legajo”.

Encuadernación: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios

cuadernillos de formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su
protección. La unidad producto de la encuadernación se llama “libro”.

Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus

respectivas unidades de conservación.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de

documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia
productora en la resolución de un mismo asunto.

Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un

medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.

Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de

conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los
documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y
más reciente de un conjunto de documentos

foliar: Acción de numerar hojas. Folio: Hoja. Folio recto: Primera cara de
un folio, la que se numera.

Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. Fondo

abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas
administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.

Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún

criterio de organización archivística.
Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han
dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o
actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona

natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni

traducida. Se llama también “fuente de primera mano”.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del

quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del
documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos

documentales de uno o varios archivos indicando sus características
fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que
los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que

consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas
y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.

Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o

numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y
temáticos, acompañados de referencias para su localización.

Índice cronológico: Listado consecutivo de fechas. Índice onomástico:

Listado de nombres de personas naturales o jurídicas.
Índice temático: Listado de temas o descriptores. Índice toponímico:
Listado de nombres de sitios o lugares.

Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que

describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo
documental.

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su

manipulación.

Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer

archivístico en un país.

Manuscrito: Documento elaborado a mano. Marca de agua (Filigrana):

Señal transparente del papel usada como elemento distintivo del
fabricante.

Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente

documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con

criterios cuantitativos y cualitativos.

Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar

criterios en la aplicación de la práctica archivística.

Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste

en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales
definidas en la fase de clasificación.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución.
En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los
documentos.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y
administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada
en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la

clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una
institución

Ordenación documental:
Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias
dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de
clasificación.
Organigrama:
Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística
se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.
Organización de archivos:
Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la
agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios
orgánicos o funcionales.
Organización documental:
Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la
descripción de los documentos de una institución.
P
Patrimonio documental:
Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Principio de orden original:
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que la disposición física de los documentos debe respetar la
secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la
ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Principio de procedencia:
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que los documentos producidos por una institución y sus
dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Producción documental:
Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento
de sus funciones.
Protocolo:
Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que
los escribanos y notarios autorizan con formalidades.
R
Radicación de comunicaciones oficiales:
Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número
consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la ley.
Recepción de documentos:
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una
persona natural o jurídica.
Recuperación de documentos:
Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los
documentos requeridos.
Registro de comunicaciones oficiales:
Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona
y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia
competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable
del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Registro de ingreso de documentos:
Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden
cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias,
instituciones o personas naturales.
Reglamento de archivo:
Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que
regulan la función archivística en una entidad.
Reprografía:
Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la
microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar
documentos originalmente consignados en papel.
Retención documental:
Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en
el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención
documental.
S
Sección:
En la estructura archivística, unidad administrativa productora de
documentos.
Selección documental:
Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una
muestra de documentos de carácter representativo para su conservación
permanente. Úsanse también “depuración” y “expurgo”.
Serie documental:
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Signatura topográfica:
Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de
conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.
Sistema integrado de conservación:
Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el
mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad
física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.
Sistema nacional de archivos:
Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan
la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.
Subserie:
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus
características específicas.
T
Tabla de retención documental:
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.
Tabla de valoración documental:
Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo
de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
Testigo:
Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su
lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación,
reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias
cruzadas.
Tipo documental:
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos
para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Tomo:
Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen
dividirse los documentos de cierta extensión.
Trámite de documentos:
Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
Transferencia documental:
Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al
histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración
documental vigentes.
U
Unidad administrativa:
Unidad técnico – operativa de una institución.
Unidad de conservación:
Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que
garantice su preservación e identificación.
Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las
carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Unidad documental:
Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización
documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo
documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un
expediente.
V
Valor administrativo:
Cualidad que para la administración posee un documento como
testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor científico:
Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la
creación de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor contable:
Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas
y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de
una entidad pública o privada.
Valor cultural:
Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras
cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos
de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos
propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.
Valor fiscal:
Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda
Pública.
Valor histórico:
Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la
reconstrucción de la memoria de una comunidad.
Valor jurídico o legal:
Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el
derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. Valor permanente
o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su
importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un
archivo.
Valor primario:
Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen
o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales
y/o contables.
Valor técnico:
Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en
virtud de su aspecto misional.
Valoración documental:
Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en
las diferentes fases del ciclo vital.