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Caracterizacion de Proceso Ventas

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VERSION 09

CARACTERIZACION PROCESO VENTAS CODIGO CA-02


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NOMPRE DEL PROCESO: VENTAS
OBJETIVO: Establecer, afianzar y garantizar un sistema que permita la comercialización de los productos, partiendo de un claro reconocimiento de los requisitos. Conocer la percepción sobre
el producto entregado y actividades relacionadas con el cliente, con el fin de generar las medidas que garanticen la satisfacción del cliente.

PROVEEDOR ENTRADA SUMINISTRADA ACTIVIDADES DESARROLLADAS CLIENTE SALIDA QUE SE SUMINISTRA


1. Cliente 1. Requerimientos del cliente. COMERCIALIZACION: 1. Cliente 1. Despacho de material.
2. Cliente 2. Solicitud de cotizaciones. Consecución y/ o seguimiento de clientes. 2. Cliente 2. Remisión. y factura
3. Bitácora de producción,
3. Requerimientos Suministro de portafolio de productos, servicios, 3: Planeación producción:
3. Entidades gubernamentales reportando solicitud del cliente -
gubernamentales. políticas de crédito, planos producto. director de producción.
matriz de pedidos.

4. Planeación / producción: director 4. Requerimientos técnicos y Recepción y revisión de solicitudes del cliente. 4. Control de calidad: director de
4. Especificaciones Técnicas.
de producción y asistente técnico. de producción. Acuerdos sobre requisitos calidad, director de producción.

Suministro de información para desarrollo de estudio


5. Ventas: director de ventas 5. Estado de cartera del cliente. 5. Cliente. 5. Conciliación de cartera.
de factibilidad, para proyectos nuevos.
6. Inventario de producto en Revisión de estado de cartera para clientes 6. Planeación gerencial: cómite
6. ventas: personal de almacen
bodega. antiguos. de calidad, otros procesos 6. Acciones de mejora.
7. Planeación gerencial: gerente 7. Planeación gerencial: cómite
7. Estudio de factibilidad. Aprobación de pedido solicitado.
técnico de calidad, otros procesos 7. Acciones correctivas.
8. Encuesta de satisfacción del 8. Planeación gerencial: cómite
8. Cliente Revisión del stock del producto en almacenamiento.
cliente. de calidad, otros procesos 8. Acciones preventivas.
Registro de pedido en bitácora - matriz de pedidos 9. Planeación gerencial: cómite 9. Planes de Mejoramiento
9. Cliente 9. Comentarios del cliente.
de producción, cantidades faltantes. de calidad, otros procesos Continuo.
10. Retroalimentación verbal 10. Cartas de respuesta al
10. Cliente Despacho de producto. 10. Cliente
del cliente. cliente.
11. Ventas/ director de ventas, 11. Listas de chequeo de
11. Cliente 11. Quejas y reclamos. RETROALIMENTACION DEL CLIENTE
personal ventas. auditoria e informes asociados
12. Planteamiento e
Comunicación con el cliente, ante imprevistos o 12. Ventas/ director de ventas,
12. Cliente 12. Producto no conforme implementación de acciones
modificaciones sobre condiciones de pedidos. personal ventas.
correctivas y preventivas.
13. Respuesta de
13. Planeación producción: director
programación de producción: Envío de encuesta y recepción de esta diligenciada.
de producción.
tiempos de fabricación.
14. Especificaciones del
14. Control de calidad: director de
producto: muestras, planos, Análisis de resultados de la encuesta.
calidad
muestras
Análisis de queja, reclamo o producto y /o no
15. Norma ISO 9001 15. Requisitos de la norma.
conforme

16. Resultados de las Establecimiento de acciones de mejora, correctivas


16. Auditores internos o externos
auditorias previas o preventivas, respuesta al cliente
PROVEEDOR ENTRADA SUMINISTRADA ACTIVIDADES DESARROLLADAS CLIENTE SALIDA QUE SE SUMINISTRA
17. No conformidades reales o
Establecimiento de acciones correctivas o
potenciales del proceso,
17. Personal responsable del proceso preventivas, por hallazgos de auditoria o
producto o sistema de gestión
identificación de no conformidades en el proceso.
de calidad

18. Fichas - muestras de


18. Proveedores: Generación de programas de mejora continua
productos para comercializar

CRITERIOS DE CONTROL /
RECURSOS RESPONSABLES DOCUMENTOS ASOCIADOS NUMERALES ASOCIADOS
SEGUIMIENTO
Numeral: 5.1.2 - 6.1 - 8.1 - 8.2.1 -
Gestion humana
Gerente Técnico. Sistema de gestion de la calidad Indicador de ventas mensuales. 8.2.2 - 8.2.3 - 8.2.4 - 8.5.5 - 8.7 -
PR–07 Procedimiento procesos relacionados con el F – 30 Encuesta de satisfacción 9.1.2 - 9.1.3 - 10.1 -10.2 - 10.3
Computadores
Director de ventas. cliente al cliente.
PR–06 Procedimiento para el control de producto no
Computador.
Representantes comerciales. conforme Indicador de calidad.
Fax Apoyo: INS–32 Apertura de crédito y cartera. Indicador de entregas.
Impresoras Director de producción. INS-09 Programación de producción. Indicador de servicio. NTC ISO 9001:2015
Asistente Técnico INS–17 Visual de manejo y almacenamiento. F - 103 Matriz de pedidos - bitacora
PR–04 Procedimiento de auditorias Internas
PR–05 Procedimiento de acciones preventivas.
PR–08 Procedimiento de acciones correctivas.
INS-04 Programa para realizar mejoras continuas

REVISO: APROBO:
DIRECTORA DE CALIDAD GERENTE

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