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Documento Pliego SGDEA AND 2020 - Inicial
Documento Pliego SGDEA AND 2020 - Inicial
Documento Pliego SGDEA AND 2020 - Inicial
I. GENERALIDADES
OBJETO:
ANTECEDENTES:
La AND es una entidad descentralizada indirecta, con el carácter de asociación civil, de participación
pública y naturaleza privada, sin ánimo de lucro adscrita al MINTIC, que busca contribuir a la
construcción de un Estado más eficiente, transparente y participativo, gracias al uso y aplicación de la
ciencia y las tecnologías de la información y las comunicaciones, articulando los servicios ciudadanos
digitales, para que a través de ellos se permita el acceso de los colombianos, extranjeros residentes en
Colombia y de las empresas a la administración pública a través de medios electrónicos.
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Proceso: Gestión Documental
DOCUMENTO PLIEGO SGDEA
ASPECTOS TÉCNICOS
Marco Legal
Acuerdo 060 de 2001 “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”
Circular Externa 005 de 2012 “Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y
comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa Cero Papel”
Acuerdo 02 de 2014 “Por medio del cual se establecen los criterios básicos para la creación,
conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones”.
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Proceso: Gestión Documental
DOCUMENTO PLIEGO SGDEA
Acuerdo 08 de 2014 “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para
prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo y de más procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14
y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000”.
Decreto 2150 de 1995 “Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir
copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar
documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de
archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de información”.
Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo – MoReq 2da versión.
Guías 1-6 Cero Papel en la Administración Pública – Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos.
Estado actual
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Proceso: Gestión Documental
DOCUMENTO PLIEGO SGDEA
De igual forma, durante la vigencia 2019 se ha contemplado la posibilidad de adquirir y utilizar una
herramienta tecnológica que facilite la gestión documental institucional, o por lo menos que tienda a
tecnificar los procesos documentales que se ejecuten, mencionando:
PQRSD
Actualmente en la entidad se cuenta con un apartado en su página Web para la gestión de PQRSD (Ruta:
https://and.gov.co/formulario-pqrsd/). Sin embargo, es el único medio de recibo de este asunto o serie
documental y no se conoce si se encuentra integrado con Sistema de Información alguno.
* Este apartado debe considerarse como parte del Módulo de Correspondencia, ya sea por migración o
integración de información.
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Proceso: Gestión Documental
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La estructura ideal de un SGDEA se puede basar en el esquema anterior, el cual permite procesar
información física y electrónica de manera integral, modular y conectada entre ellos.
Para el Módulo de Flujos de Trabajo (Workflow) los usuarios estimados serán entre 25 y 45, distribuidos
en personal de planta y contratistas autorizados. Debe existir conexión y/o trazabilidad con los módulos
1 y 3. La propuesta debe contemplar este módulo aunque su implementación deba realizarse a inicios de
2021, con el fin de realizar una sola negociación.
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Proceso: Gestión Documental
DOCUMENTO PLIEGO SGDEA
QUE SE PRETENDE
Teniendo en cuenta el punto anterior es interés de la AND que el aplicativo de software se pueda
implementar por fases (Fase 1 módulos de Ventanilla Única de Correspondencia y Archivo. Fase 2 la
Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (Trámites o flujos de trabajo) y KPI’s (Gestión de firmas),
de acuerdo a las necesidades inmediatas que se tienen actualmente y que fueron referenciadas
anteriormente, y obtener logros puntuales como:
- Reducir el soporte papel existente en la entidad (Archivos de Gestión) a través de la aplicación integral
de instrumentos archivísticos como lo son las Tablas de Retención Documental –TRD-, Formato Único de
Inventario Documental –FUID-. En este aspecto, es de vital importancia contar con un módulo de Archivo
en el que se digitalice, indexe y almacene información derivada de las disposiciones finales de los
instrumentos mencionados, permitiendo que la información física se reduzca de acuerdo a la
normatividad archivística.
- Contar con un Módulo de Correspondencia que consolide el inicio correcto de una gestión documental
basada en tecnología, y que permita determinar los procesos documentales a nivel físico en la Ventanilla
Única de Correspondencia.
- Implementar trámites o flujos de trabajo en todas las dependencias de la AND para la correcta creación
y gestión de expedientes electrónicos de archivo, de forma tal que estos se complementen en un
Módulo de Archivo, facilitando la gestión y consulta de los usuarios responsables de los distintos
trámites en cada oficina.
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Proceso: Gestión Documental
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El Sistema de Información que se adquiera en la Agencia Nacional Digital puede ser modular-escalable,
basado en tecnología WEB, que permita la administración de los documentos enviados y recibidos por el
cliente. Una herramienta flexible y parametrizable diseñada acorde a las normas y técnicas vigentes en
archivística en especial las establecidas por el Archivo General de la Nación - AGN. En general, la
construcción de estos Sistemas de Información es basada en el conocimiento de consultores expertos en
los temas de gestión documental, gestión electrónica de documentos, digitalización de imágenes y
profesionales en archivística. De igual forma, la herramienta debe tener su respectivo soporte técnico y
especificaciones técnicas para garantizar su adecuado funcionamiento en todas sus etapas, abarcando
aspectos de importancia como:
radica el documento con adhesivos compuestos de códigos (stickers, estructura definida por la entidad)
indicando fecha, hora y número de consecutivo de radicación. Al momento de la radicación se clasifican
los documentos (cada uno tiene asignado un tiempo límite de respuesta) entre:
No requiere respuesta
Requiere respuesta
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Proceso: Gestión Documental
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Informes y reportes
Respuestas automáticas a correos electrónicos de entradas
Correo electrónico certificado de comunicaciones enviadas (opcional)
Control de envíos y devoluciones
Aprobación a comunicaciones de salida
Planillas físicas y electrónicas de distribución de comunicaciones recibidas
Concepto de Expediente Electrónico de Archivo
Mecanismo de registro de entradas y salidas en cada dependencia
Módulo de consultas especializadas (integrado)
Repositorio de imágenes
Perfiles y usuarios
Impresión de comunicaciones (Para Perfiles Autorizados)
Digitalización de comunicaciones en Ventanilla Única de correspondencia
Metadatos
Clasificación de documentos digitalizados
Indexación de documentos digitalizados
Pistas de auditoria
Firmas electrónicas y digitales (Según KPI)
Conversión de documentos a formatos ISO 19005 – PDF/A versiones 1, 2 o 3
Búsqueda, recuperación y presentación de documentos
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Proceso: Gestión Documental
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Componente de integración
El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos – SGDEA- puede disponer de un
componente de integración con diferentes sistemas Microsoft Office de tal manera que cada funcionario
pueda crear, guardar, editar, radicar y firmar documentos directamente desde Microsoft Office y
cargarlos al SGDEA si así lo desea. (De acuerdo a Perfiles y Usuarios Autorizados).
Requerimientos funcionales:
El sistema de Gestión Documental referido, puede ajustarse en la mayor medida posible a los
estándares internacionales ISO 15489, MoReq2010, ISAD-G, ISAAR CPF, ISO 23081, lineamientos
establecidos por Archivo General de la Nación en materia de Sistemas de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo y los instrumentos archivísticos de la AND como Cuadros de Clasificación
Documental, Tablas de Retención Documental, etc. Para ello es preciso contar con los siguientes
requerimientos técnicos generales:
- Sistema de Gestión Documental Web - Enterprise Content Management para crear, procesar,
organizar, almacenar y valorar documentos de la entidad.
- Definir con la entidad si la instalación del producto debe darse On Premise u On Demand.
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Proceso: Gestión Documental
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- La plataforma de operación puede ser Web HTML5, permitiendo visualización de todos los tipos
de documentos desde el navegador que se almacenen en el Sistema de Información.
- Plataformas de servidor
- Motor de base de datos SQL Server en sus últimas versiones disponibles en el mercado.
- Navegadores: Mozilla Firefox, Safari, Internet Explorer, Chrome en sus últimas versiones
disponibles en el mercado.
- Plataformas cliente: MacOS, Windows Vista, Windows 7, Windows XP o Windows superior.
- El aplicativo o sistema de información debe permitir usar base de datos para el almacenamiento de la
información de texto e índices, los datos de conexión son parametrizables en el pool de conexiones,
respecto a los repositorios de imágenes.
- El sistema debe manejar diferentes tipos de repositorios principales que pueden ser ubicados en
diferentes destinos que pueden ser discos virtuales o discos locales en el servidor de aplicación.
- Los requisitos de hardware para el correcto funcionamiento de la aplicación se podrían ajustar a los
computadores de la entidad. (ej. Core i3 o superior, RAM 4GB, 160D.D, Windows 7 o superior).
- Permitir exponer servicios web y permitir consumir servicios web de otros sistemas.
- El aplicativo de software debe permitir integrarse con el servidor de correo institucional para enviar
correos de alarma que se le presenten a los funcionarios en sus buzones de correo utilizando protocolos
estándares.
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Proceso: Gestión Documental
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- El sistema debe proveer una proforma para envío de correo que permite dirigirlo a funcionarios y
ciudadanos con etiquetas de radicación.
- Debe proveer una capa de servicios Web con al menos 7 acciones a realizar en el módulo de
correspondencia en caso de proveerse, por ejemplo: Consultar Expediente, serie, subserie, tipo
documental, Crear expediente, insertar documento.
- Debe realizar búsquedas libres por contenido de los índices o el texto de los documentos.
- Debe permitir la creación, edición, consulta y acceso de los documentos con restricciones por parte del
usuario administrador, a partir de los roles estipulados.
- Todas las comunicaciones de la solución tecnológica deben hacerse a través del protocolo TCP/IP, y no
debe depender de manera alguna del hardware y software utilizado.
Manuales: Se deberán entregar los siguientes manuales de operación de la solución: técnico, instalación,
usuario y Parametrización.
Migración: La solución tecnológica de software debe tener la capacidad de llevar a cabo el proceso de
migración de la información existente a dicho sistema de gestión documental, manteniendo la
autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la disponibilidad de los documentos.
Se pueden migrar datos en archivos planos e imágenes en formato PDF, PDF/A ajustado a la ETL y ruta de
acceso suministrada por la entidad.
Licenciamiento y soporte: La entidad deberá definir este aspecto con el proveedor de la solución
tecnológica de software si así lo desea.
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Proceso: Gestión Documental
DOCUMENTO PLIEGO SGDEA
Niveles de seguridad:
Niveles de servicio: Estos deben ser establecidos entre el proveedor de software y la entidad.
Cronograma por fases: El proveedor de software entregará un cronograma de trabajo en el que será
detallado el tiempo máximo en el que se estimará la implementación del software en la AND, y para la
entrada en producción en ambiente real.
Talento humano: El proveedor de la solución deberá contar con el personal necesario para desarrollar la
implementación de la herramienta, a través de personal especializado y calificado en temas de índole
tecnológico, y quienes entre sus funciones realizarán:
Plan de Contingencia
- Plan de respaldo
- Plan de emergencia
- Plan de recuperación
Plan De Respaldo
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Proceso: Gestión Documental
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Este se realiza ante fallos en la plataforma tecnológica del cliente. El plan de respaldo considera
importantes los siguientes elementos en el proceso de virtualización de la solución y que determina la
alta disponibilidad, como son:
Plan De Emergencia
Es el que se ejecuta al momento de presentarse un fallo, y por el cual se describirán las acciones
concretas a realizar en el momento de la emergencia:
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Proceso: Gestión Documental
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Falla no planeada: Las fallas no planeadas pueden suceder en cualquier momento y sin previo aviso,
siendo difíciles de controlar, colapsando la operación cuando estas se presentan. El tiempo de
restablecimiento del servicio para las fallas no planeadas será entre 20 y 40 minutos (o por definir),
tiempo estimado en que se activa la máquina virtual de respaldo.
Falla planeada: es una interrupción que se lleva a cabo con previo conocimiento tanto para los usuarios
como para el administrador. Estas interrupciones del servicio podrán realizarse en horas no laborales
previa notificación mediante correo electrónico al cliente. Se pueden dar para realizar Mantenimiento de
hardware (mantenimientos programados por Microsoft de la infraestructura Cloud) y/o software, o
actualizaciones de los complementos.
Equipos, personal e insumos: Para la operación requerida por la AND, se relacionan aquellos
elementos que podría incluir:
- Equipos de cómputo de escritorio para sus grupos de trabajo (colaboradores del proveedor)
- Escáneres para trabajos especializados de archivo (si aplica)
- Escáneres para trabajos de menor demanda (básico) (si aplica)
- Impresoras láser (si aplica)
- Impresoras térmicas (incluyen suministros por la duración del contrato) (si aplica)
Para las especificaciones del módulo de archivo, estas dependen de la estructura de la entidad a nivel de
gestión documental institucional.
Diego Fernando Bohórquez C.
Proceso de Gestión Documental AND
Abril de 2020
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