SISTEMAS ADMINISTRATIVOS (SEGUNDA PARTE)

DISEÑO ORGANISATIVO – GILLI

CAPITULO 5 - Elementos y características de un sistema administrativo

el diseño supone una acción destinada a transformar situaciones existentes de acuerdo

con ciertos objetivos.

para comprender los sistemas complejos, como las organizaciones, se necesita una
descripción de estado y una descripción de proceso. La primera plantea el problema a
resolver en términos de la solución buscada. Las descripciones de proceso se relacionan
con fórmulas, ecuaciones o procedimientos que permiten lograr el estado meta a partir de
un estado inicial.

los sistemas administrativos están estrechamente relacionados con los procesos, ya que
pueden ser interpretados como programas para prescribir tareas. son una red de
procedimientos relacionados de acuerdo con un esquema integrador en función de ciertos
fines.

Podríamos definirlos como el conjunto integrado de los procedimientos necesarios para

concretar en actividades los objetivos de una empresa y además generar información para
el control de los resultados alcanzados.

Conjunto integrado indica que no se trata de un sistema aislado, sino que, para que se cumplan los
objetivos de una empresa, se requiere el abastecimiento de materias primas, la trasformación de
los insumos en productos o servicios, y operaciones de ventas y distribución, así como el pago de
los insumos y del personal y la cobranza de las ventas efectuadas

procedimiento entendemos una secuencia de pasos necesarios para la concreción de una

operación.

Por ejemplo (ejemplo de un procedimiento de venta), la operación de venta comienza con la

atención del cliente, al que el vendedor informa sobre las especificaciones del producto, precios y
condiciones de pago; de existir conformidad, emitirá la nota de venta. Continúa con la verificación
del límite de crédito del cliente en el área de Finanzas y, aprobada la operación, procede la
entrega del producto a cargo del sector de Distribución y la emisión de la factura y su registro en el
área Contable

La información es la materia prima de la administración. Por eso, para atender al cliente, el

vendedor necesita, primero, información acerca de la existencia del producto y de sus precios;
después, del límite de crédito asignado y el saldo de la cuenta del cliente para que la operación sea
aprobada. Cuando se entregue la mercadería, los datos del cliente y de lo entregado constarán en
el remito a ser conformado; también la información sobre los precios vigentes servirá de base para
la facturación, y con los datos obtenidos en la factura se efectuará el registro contable de la
operación.
la información acerca de todas las ventas de un período determinado permite verificar si se han
cumplido y, asimismo, analizar su evolución por tipo de producto, segmento del mercado o región;
si agregamos otra información, como, por ejemplo, sueldos de vendedores, comisiones pagadas,
gastos de publicidad y promoción, dispondremos de elementos adicionales para evaluar el
desempeño del área comercial.

Para cumplir sus fines, una empresa necesita un mercado, productos o servicios y capital;
pero para que sus funciones comerciales, productivas y financieras puedan llevarse a cabo
precisa, además, sistemas administrativos que permitan:

1. realizar las tareas dentro de los términos previstos, a un mínimo costo y con un margen
aceptable de confiabilidad;
2. disponer de una estructura de datos que posibilite la toma de decisiones efectivas
inherentes a las tareas;
3. asegurar, mediante el control del resultado de las operaciones, el cumplimiento de los
objetivos fijados

Los responsables del diseño de sistemas administrativos disponen de distintas metodologías, pero
la mayoría de ellas responde a una lógica uniforme.

El proceso deberá iniciarse con un análisis de afuera hacia adentro de manera que la empresa
satisfaga los requisitos de los clientes y del entorno.

cinco principios fundamentales para el diseño de sistemas de alto rendimiento

1. Aunque sea necesario identificar reglas y procesos laborales decisivos para el éxito
general, las únicas normas que deben especificarse son las absolutamente esenciales.
2. Las variaciones o desviaciones del proceso ideal tienen que ser controladas en el punto de
origen.
3. Cada miembro debería estar en más de una actividad para que el sistema laboral sea
flexible y adaptable.
4. Los roles que son interdependientes tienen que desempeñarse dentro del mismo
departamento.
5. Los sistemas de información deben ser diseñados básicamente dentro del mismo
departamento

Las etapas siguientes se refieren a la puesta en marcha del nuevo diseño, que requiere planificar la
transición y atender todas las cuestiones del proceso de cambio.

Por último, hay que considerar que un diseño nuevo puede tornarse rígido y disfuncional con el
tiempo.

ELEMENTOS CONSTITUTIVOS

Hoy en día la función gerencial ha pasado de la administración del trabajo ajeno a la

administración de información, la cual se ha convertido inseparable e indispensable.
 FLUJO DE TRABAJO  es la base del sistema, son las acciones físicas necesarias para
ejecutar los programas de actividades y así asegurar la concreción de los objetivos y las
estrategias de la empresa.

FLUJO DE INFORMACION  para que se concreten esas acciones físicas se requiere

información y a su vez cada operación genera datos que capturados y sistematizados
producirán información.

´´La información constituye el elemento administrativo por excelencia; sin ella resultan
imposibles la toma de decisiones, la coordinación entre niveles y áreas funcionales, y el
control del flujo de trabajo y del desempeño conjunto de la organización´´

LAS PERSONAS  ubicadas en diferentes niveles y con distintas funciones, aparte de las
funciones que poseen cada uno, dedicaran tiempo a capturar, procesar y transmitir
información.

TECNOLOGIA  la empresa deberá contar con ella para procesar las tareas y la
información, un conjunto de instalaciones, maquinarias, herramientas etc.

A modo de conclusión diremos que los sistemas administrativos en la actualidad no son

concebibles sin:

1. trabajos enriquecidos que permitan la autonomía individual, el aprendizaje y la

motivación;
2. acceso a la información, ya que resulta crítico para el buen funcionamiento del sistema
que todas las personas dispongan de ella;
3. personas capacitadas que sean coherentes con tareas más amplias y autónomas y que
posibiliten reducir al mínimo los niveles jerárquicos;
4. tecnología apropiada; a medida que, una tras otra, las distintas áreas de la actividad
humana caen bajo el influjo de la tecnología, en las empresas se invierte el planteo
tradicional y el requerimiento tecnológico se desplaza de lo hard a lo soft

REQUISITOS DEL DISEÑO

De la definición surge que un sistema administrativo debe atender en forma simultánea a la

ejecución de actividades en función de objetivos y a asegurar el flujo de información para la toma
de decisiones y el control de dichas actividades. Pero, para alcanzar plenamente ese propósito, el
diseño de un sistema administrativo tiene que satisfacer una serie de requisitos como, por
ejemplo, la efectividad, la eficiencia, la calidad o la creación de valor.

- Efectividad según Peter Drucker (2000)

según la cual efectividad o eficacia es hacer las cosas que se deben hacer (enfoque del logro de
objetivos), y eficiencia es hacer las cosas bien (enfoque del uso de recursos).
Para lograr que se “hagan las cosas” los sistemas administrativos deben posibilitar la interrelación
de los distintos sectores y de las diferentes operatorias de la empresa de manera que las tareas se
realicen en tiempo y forma.

- Eficiencia según Peter Drucker (2000)

para Drucker la eficiencia es “hacer bien las cosas”, es decir que no es suficiente con hacer lo que
corresponde en ciertos términos; además, hay que realizarlo correctamente, en el sentido de
utilizar de la mejor manera posible los recursos aplicados a la producción o a la prestación de un
servicio.

- Calidad

significa una revolución en el pensamiento sobre la base de un programa completo de calidad y

productividad. Este se basó en catorce principios: ser constante en el propósito de mejorar los
productos y los servicios; adoptar la nueva filosofía; no depender más de la inspección masiva;
acabar con la práctica de adjudicar contratos de compra basándose exclusivamente en el precio;
mejorar continuamente y por siempre el sistema de producción y de servicio; instituir la
capacitación en el trabajo; instituir el liderazgo; desterrar el temor; derribar las barreras que haya
entre áreas de staff; eliminar los slogans, las exhortaciones y las metas para la fuerza laboral;
eliminar cuotas numéricas; promover el orgullo por un trabajo bien hecho; establecer un vigoroso
programa de educación y de reentrenamiento; y tomar medidas para lograr la transformación

El concepto de calidad no es fácil de definir; genéricamente podríamos asociarlo a la apreciación

de que una cosa es mejor que otra, pero en administración esta apreciación se realiza respecto de
las especificaciones técnicas del producto o servicio, que, a su vez, se relacionan con aspectos
como consistencia, duración y confiabilidad, entre otros

El mejoramiento de la calidad o mejora continua supone un proceso destinado a elevar

constantemente las especificaciones mediante la fijación de estándares cada vez más altos y
extendidos a todas las áreas y a todas las actividades de la empresa, reconociendo que el vínculo
que existe entre calidad y satisfacción del cliente excede el cumplimiento de las especificaciones
del producto o de la prestación del servicio.

Por su parte, el diseño de sistemas administrativos deberá considerar:

– procedimientos, formularios, archivos, etc., estandarizados y a prueba de errores;

– la medición estadística de los tiempos de proceso;

– el flujo continuo y la calidad de la información;

– el personal capacitado para realizar funciones múltiples;

– equipamiento apropiado para las operaciones y el tratamiento de la información.

- creación de valor

para indicar que lo importante es detectar primero las necesidades y deseos del cliente como base
del diseño de productos y servicios; crearemos valor aumentando el beneficio que percibe el
cliente o disminuyendo el precio.
Por lo tanto, podrían darse distintas situaciones: agregar un beneficio sin variar el precio o
haciéndolo en una proporción menor al beneficio agregado; mantener el beneficio, pero reducir el
precio o, lo que sería la situación más deseable, aumentar el beneficio y, en forma simultánea,
reducir el precio.

Por último, hay que recordar que la cadena de valor de una organización forma parte de un
sistema mayor que incluye a los proveedores, que aportan los insumos, y a los distribuidores, que
acercan el producto al consumidor final.

- transparencia

El concepto de transparencia está basado en el libre acceso a la información sobre cuestiones

sensibles como, por ejemplo: el proceso de compra, los registros de proveedores, los controles de
calidad, los controles ambientales, los mecanismos de promoción del personal, las escalas de
remuneraciones, la información financiera, etc. La transparencia va más allá del control interno
tradicional.

CONTROL INTERNO

Pautas del control interno

La tarea básica de la administración consiste en proporcionar a cada individuo un ambiente de

decisión que asegure que su comportamiento responde a los propósitos y valores de la
organización; para ello deberá contar con políticas, programas, procedimientos y normas que le
provean las premisas valorativas y fácticas en las que basar sus decisiones.

CONCEPTO Sistema coordinado de reglas y procedimientos que sirven como marco de referencia
a las decisiones atendiendo a los objetivos y valores de la organización y procurando obtener
específicamente tres cosas: la eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información y
la protección del patrimonio.

ELEMENTOS BASICOS DEL CONTROL INTERNO

Los Elementos, en los cuales se establecen las normas y reglas de Control Interno, que posibilitan
alcanzar niveles de protección deseado son:

- Normas de Procedimiento.

- Manual de Funciones.

- Políticas e Instrucciones Operativas.

- Sistema Presupuestario.

- Auditoría Operativa.
 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

Las normas generales de control interno son aquellas que se relacionan con:

 El Personal.

 Los Bienes.

 La Documentación.

 La Estructura.

 El Ordenamiento de Trabajo.

Las Normas Generales pueden considerarse de dos tipos:

Estáticas: Son aquellas que se establecen para ser cumplidas y se relacionan con
situaciones generales como por ejemplo las normas relacionadas con el Personal, los
Bienes, la Documentación y la Estructura.

Dinámicas: En este caso se utilizan para el procedimiento de las operaciones específicas de

la organización pues cada una de las pautas se aplica a una acción concreta que puede
afectar el patrimonio y que se relaciona con el grado aceptable de control interno.

METODOLOGIAS DEL DISEÑO DE SISTEMAS

La Metodología, hace referencia al conjunto de métodos de investigación utilizados para alcanzar

una gama de objetivos en una ciencia. Son el conjunto de métodos que se rigen en una
investigación científica o en una exposición doctrinal. Consiste en el estudio de métodos
empleados por los Administradores para planificar su gestión.

Teniendo en claro, cuales son distintas acepciones que se emplean para definir que es la
Metodología, estableceremos que existen distintas formas o maneras de analizar los sistemas
administrativos.

Metodología Clásica, Mejora Continua y Reingenieria.

La Metodología Clásica de análisis de los Sistemas Administrativos es la que se realiza mediante

una serie de etapas, cuya denominación habitual es la de: Relevamiento, Diseño e
Implementación.

1. Relevamiento
Esta etapa tiene como objetivo básico recoger información necesaria respecto de las
particularidades del trabajo administrativo, tal como se desarrolla actualmente, los
componentes de la organización y la división del trabajo.
De acuerdo a los objetivos establecidos esta etapa, la misma consta de 3 subetapas que
son:
a. Recolección Interna de Datos
 b. Recolección Externa de Datos
c. Sistematización de la Información
2. Diseño
La labor del diseño consiste en combinar los datos obtenidos en el relevamiento con los
conocimientos técnicos que aporta el analista para producir un sistema propuesto que
tienda a optimizarla la eficacia y eficiencia.
La etapa de diseño se subdivide en tres subetapas bien definidas:
a. Diagnostico
b. Diseño Globa
c. Diseño Detallado
3. Implementación
Es la etapa de mayor relevancia porque es el proceso mediante el cual el sistema
propuesto es llevado a la práctica sustituyendo al anterior.
Esta etapa se subdivide en cuatro fases, siendo las mismas:
a. Planeamiento de la implementación
b. Desarrollo de tareas previas
c. Lanzamiento
d. Seguimiento

la Mejora Continua Esta metodología no se basa en una inversión por única vez, sino que para
lograr la satisfacción total del cliente interno y externo, deberá convertirse en un modo de vida
organizacional.

A fin de lograr el efecto deseado, nada mejor que seguir una determinada metodología, de
manera tal que, por la misma repetición de sus pasos, se convierta en algo cotidiano que se
incorpore de manera natural al ejercicio de las tareas diarias.

El método utilizado para este caso es el que se conoce con el nombre de S.A.M.M.E. y consiste en
los siguientes pasos:

 Seleccionar:

1. Determinar los requerimientos clave para clientes “principales”.

2. Decidir qué proceso mejorar.

 Analizar:

1. Documentar el proceso tal como está.

2. Establecer las mediciones necesarias del proceso.

 Medir:

1. Recopilar datos de referencia sobre los resultados.

2. Identificar las deficiencias en los resultados del proceso.

 Mejorar:
 1. Fijar la/s meta/s de mejoramiento del proceso.

2. Desarrollar y llevar a cabo los mejoramientos en el proceso sobre una base de ensayo.

 Evaluar:

1. Determinar el impacto de las mejoras en el proceso.

2. Estandarizar el proceso y verificar las mejoras en curso.

la Reingeniería de procesos o negocios se trata de un enfoque de diseño base cero.

es establecer secuencias en interacciones nuevas en procesos administrativos y regulatorios.

Es un análisis y rediseño radical de la economía y de la concepción de los negocios para lograr

mejoras significativas en medidas como en costos, calidad, servicio y rapidez. Su objetivo es
incrementar la capacidad de gestión.

La reingeniería significa pensar en los fundamentos de los procesos de un negocio y rediseñarlos

radicalmente para obtener una mejora significativa en el rendimiento de la organización en
términos de costo, calidad y servicio.

Las Etapas son:

- Movilización
- Identificación
- Elección
- Diseño
- Transformación

En forma de conclusión podemos decir que las diferencias entre la metodología de reingenieria y
mejora continua son:

Focalización: en los procesos clave del negocio / en todos los procesos de la organización

Visión de los procesos: cuestiona los procesos existentes / agrega valor a los procesos existentes

Rol de la tecno: posibilita el cambio / facilita el mejoramiento

Tipo de cambio: revolucionario / evolutivo

HERRAMIENTAS

los diagramas y manuales son instrumentos creados o adaptados a la actividad de análisis de

sistemas que se emplean para proyectar el desarrollo de los programas, recoger información de
base, formular modelos de los sistemas y permitir la implementación de los sistemas diseñados

- Herramientas de programación se usan diagramas de Gantt y PERT , Cronogramas

- Herramientas de capacitación los Formularios de Encuesta y cuestionarios de Control
Interno, entrevistas y observación directa
- Herramientas de diseño de sistemas Se utilizan los Diagrama de Flujo de datos, de
Bloque, de interdependencia sectorial y Cursogramas
- Herramientas de implementación La herramienta por excelencia es el Manual de
Procedimientos

HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIÓN

DIAGRAMA DE GANTT

es una herramienta muy utilizada en la actualidad, su objetivo es el de mostrar el tiempo

programado, las fechas de iniciación y terminación para las diferentes tareas o actividades
a lo largo de un tiempo total determinado.

Eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más adecuada
al proyecto a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc.

Eje Vertical: Las tareas que constituyen el proyecto a ejecutar. A cada tarea se representa por una
línea horizontal cuya longitud es proporcional a la duración en la escala de tiempo (eje horizontal)

Ventajas del diagrama de Gantt

- Es muy sencillo y fácil de entender.
- Da una representación global del proyecto.
- Permite confeccionarlo sin muchas dificultades.
- Hay Software de apoyo para su diagramación

Desventajas del diagrama de Gantt.

- No muestra relaciones de procedencia entre actividades claramente.
- No permite optimizar el desarrollo de un programa.
- No muestra las actividades críticas o claves de un proyecto.
 DIAGRAMA DE PERT O CAMINO CRÍTICO

El camino crítico en un proyecto es la sucesión de actividades que dan lugar al máximo

tiempo acumulativo.

Determina el tiempo más corto que podemos tardar en hacer el proyecto si se dispone de
todos los recursos necesarios, para eso es necesario conocer la duración de las
actividades.

- Resume en un solo documento la imagen general de todo el proyecto

- Facilita abastecimientos ordenados y oportunos
- Logra que el proyecto se desarrolle con el menore numero de tropiezos

Consta de dos ciclos: 1. Planeación y programación

2. ejecución y control

PERT

Modelo para la administración y gestión de proyectos , método para analizar las tareas
involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar
cada tarea e identificar el tiempo mínimo para la realización de cada una y el proyecto en
total.

Redes pert y principios: son la parte mas famosa de pert, son diagramas de líneas de
tiempo que se interconectan. Pert esta diseñado para proyectos de gran escala que se
ejecutan de una vez, complejos y no rutinarios

Pasos a seguir para realizar el diagrama de pert: 1. IDENTIFICAR TODAS LAS ACTIVIDADES
– 2.CONTRUIR UNA RED – 3.ANALIZAR
DIFERENCIA ENTRE PERT Y CPM ES EL METODO POR MEDIO DEL CUAL SE REALIZAN ESTIMADOS DE
TIEMPO PARA LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO EN CPM LOS TIEMPOS DE LAS ACTIVIDADES SON
DETERMINISTICOS Y EN PERT LOS TIEMPOS DE LAS ACTIVIDADES SON PROBABILISTIVOS.

CRONOGRAMA

Un Cronograma es una representación grafica y ordenada de un conjunto de funciones y

tareas que se llevan a cabo en un tiempo estipulado y bajo unas condiciones que
garanticen la optimización del tiempo.

Que es? Es un calendario de trabajo

Nos ayuda a planificar con anticipación nuestras expectativas de trabajo, a organizarnos y

hacer el proceso de trabajo mas rápido, pero si no lo seguimos no nos sirve de nada
HERRAMIENTAS DE CAPTACION DE DATOS

Entrevista

Es una reunión cara a cara del analista con los usuarios o directivos.

– Permite generar un intercambio directo con personas claves que nos brinden la
información relevante para el diseño del sistema.

– Se debe establecer previamente las pautas y el temario a abordar.

– La principal desventaja es el tiempo que demandan las reuniones.

– Se confecciona un resumen para el entrevistado que debe prestar su conformidad.

Encuesta o Cuestionario

Es una guía de preguntas y/o planteos formulada por escrito a los usuarios

– Se distribuyen masiva y generalmente son anónimas

– Tienen que ser breves y de fácil lectura.

– Se confeccionan instructivos para que se completen en tiempo y forma.

– No permite captar ciertas actitudes y comportamientos que si se observan en las

entrevistas

Observación Directa

Es una técnica que consiste en la visualización de cómo se desarrollan las actividades en el mismo
lugar de la acción

– Puede provocar una visión distorsionada de la realidad al tener a una persona

extraña, observando, la operatoria normal de la organización

HERRAMIENTAS DE DISEÑO DE SISTEMAS

Diagrama de Flujo de Datos

Es una forma muy simple de representar un procedimiento

– Permite construir un cuadro sintético y de fácil lectura del funcionamiento de un

sistema

– Simbología:

 Círculo es igual a Operación o actividad es decir representan los

procesos
  Flecha: Flujo de Información
 Rectángulo Horizontal: Fuente o destino de los datos
 Rectángulo Horizontal abierto lateral derecho: Almacenamiento
de Datos

Diagrama de Bloque

Visión sintética de un sistema administrativo y de su funcionamiento

– Es un gráfico global que se presenta en cuatro rectángulos:

 Entrada: Datos que se captan en el ingreso al módulo

 Archivos: Datos que se consultan y se actualizan en el proceso
 Proceso: Acciones que se realizan para consultar, comparar,
analizar datos
 Salidas: Informes, documentos que contienen información de un
determinado sistema

Diagrama de Interdependencia Sectorial

Visión global de un sistema administrativo y los sectores que intervienen en el mismo

– Es un gráfico que indican los sectores que intervienen y dentro de cada columna
las operaciones que se realizan

– Las operaciones que son un rectángulo se conectan entre sí por líneas que
representan el traslado de la información, indicando la secuencia de estas

– En la metodología de Reingeniería se denomina Mapa de Procesos

Cursogramas

Es un diagrama analítico, que nos permite representar, mediante un conjunto de símbolos,

en detalle una secuencia de actividades, los soportes de información y archivos que se
utilizan en un sistema.

– Es utilizado por los analistas en la etapa de relevamiento y diseño

– Permiten detectar errores de procedimiento o fallas de control interno

– A veces por lo complejo de su lectura y construcción su uso es limitado

– No tiene en cuenta el tiempo en que se realizan las operaciones

– No establece la cantidad de veces que se repite la operación

– La simbología utilizada es la aprobada por normas ISO – IRAM 34501/2/3

 HERRAMIENTAS DE IMPLEMENTACION

Manual de Procedimientos

Son cuerpos integrados de normas donde se establecen las instrucciones necesarias para la
realización de las tareas administrativas en una organización

Por cada sistema se incluye un resumen de la normativa vigente, los formularios, archivos y
registros utilizados.

La descripción de las tareas se acompaña con los diagramas de procesos

Su principal función es la de integración en un cuerpo orgánico de las tareas operativas, evitar

dispersiones en la rutina laboral

Contribuye a solucionar problemas de asignación de responsabilidades y facilita la evaluación de

desempeño

SISTEMA FINANCIERO

El sistema financiero tiene por objetivo administrar el capital invertido por los accionistas y los
flujos de fondos que se producen por el desarrollo de las actividades de la organización.

La administración financiera debe concentrarse en mantener un equilibrio entre ambos (cobranza

y pagos), para lograr un óptimo grado de liquidez y de solvencia

El proceso de cobranzas comprende todas las actividades necesarias para obtener la cancelación
de los créditos otorgados por la venta de los bienes y/o servicios que produce la organización.

El proceso de pagos comprende todas las actividades necesarias para la cancelación de las
obligaciones contraídas por la compra de los recursos materiales para la producción de los bienes
y/o servicios que desarrolla la organización.

SUBSISTEMAS DE PAGOS  comprende las salidas en concepto de dinero hacia los

proveedores, los empleados y para cancelar los gastos de administración, ventas y
producción. También se pueden considerar los egresos hacia los propietarios o la
devolución de créditos e intereses.

Objetivo: Elaborar un conjunto de normas e instrucciones que expresen la secuencia

necesaria para responder a las obligaciones de la organización y responder a los
requerimientos de registración y control contable.

MODULOS DEL SUBSISTEMA DE PAGOS

MODULO 1 – RECEPCION Y CONTROL DE LA DOCUMENTACION

MODULO 2 – VERIFICACION DE LOS PROVEEDORES

MODULO 3 – REGISTRACION DE LA DEUDA

MODULO 4 – LIQUIDACIÓN DEL PAGO

MODULO 5 – NEGOCIACION DEL PAGO / APROBACION FINANCIERA

MODULO 6 – APROBACION NIVEL SUPERIOR

MODULO 7 – PREPARACION DEL PAGO

MODULO 8 – RATIFICACION DEL PAGO

MODULO 9 – EFECTIVIZACION DEL PAGO

MODULO 10 – REGISTRACION DEL PAGO

NORMAS DE CONTROL INTERNO DEL SUBSISTEMA DE PAGOS

 Para minimizar riesgos se deben usar herramientas presupuestarias para comparar saldos
reales con lo planificado.

 Emitir informes y revisar saldos de caja y bancos a diario, al igual que las cuentas
sobregiradas.

 Solo se pueden abrir o cerrar cuentas desde el directorio. También son los que designan a
los firmantes de los instrumentos de pagos.

 Se deben separar las funciones de pago de las de contabilidad.

 Habrá un único responsable de concentrar, custodiar y disponer de fondos y valores.

 Hay que promover rotación y las vacaciones entre las personas que manejan fondos

 Reducir la circulación monetaria a 0 es imposible, debo contratar seguros contra hurtos y

robos.

 Los cheques anulados deben conservarse, inutilizados, destruyendo la porción del

documento donde va la firma

 Debe existir un fondo fijo para gastos menores que deban realizarse en efectivo,
estableciendo un monto máximo para esta operación.

NIVELES DE APROBACION DE PAGOS  Definir los niveles de autorización de pagos, en función de

los medios, conceptos y categorías correspondientes. Quedan a su alcance todas las órdenes de
pago cuyos montos, conceptos y medios de pago se encuentran dentro de los rangos definidos por
esta norma.

Hay distintos medios de pago que pueden ser utilizados, según la jerarquía de la persona y el
monto que estén autorizados a pagar.

Verificar el cumplimiento de la Normativa Legal Vigente sobre origen y destino de los Fondos.
 SUBSISTEMA DE COBRANZAS  integran todas las acciones necesarias para la percepción
efectiva de los derechos adquiridos por la organización, por las Ventas de productos y/o
servicios realizadas a los Clientes.

MODALIDADES DE COBRANZAS:

• Cobranzas por Caja

• Cobranzas por Cobradores
• Cobranzas por Repartidores o Prestadores del servicio
• Cobranzas por Correspondencia
• Cobranzas a través de un banco
• Descuento de Documentos
• Cobranzas al Exterior por exportaciones
• Cobranzas por Internet

MODULOS DEL SUBSISTEMA DE COBRANZAS

MODULO 1 – ORGANIZACIÓN DE LAS COBRANZAS

MODULO 2 – COBRANZAS

MODULO 3 – RENDICION DE LAS COBRANZAS

MODULO 4 – REGISTRACION Y CONTROL DE LAS COBRANZAS

NORMAS DE CONTROL INTERNO DEL SUBSISTEMA DE COBRANZAS

• Separación de funciones
• Concentración de la responsabilidad
• Separación total de los fondos
• Contabilización de las operaciones
• Arqueos sorpresivos
• Conciliación bancaria

SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

SUBSISTEMA DE COMPRAS - es el conjunto de actividades a realizar para el aprovisionamiento de

bienes y servicios para la organización, al mínimo costo, con la calidad adecuada y en el momento
oportuno

TIPOS DE COMPRAS

- Normales en el exterior
 Aquellas importaciones de bienes y servicios
 Permite reducción de costos e innovación tecnológica
- Menores o fondo fijo
 Adquisiciones de bajos costos
  No presupuestadas
- De bienes de uso
 Adquisición de activo fijo para la empresa
- Por licitación
 Concurso competitivo abierto
 Leyes y regulaciones especificas
- De servicios
 Para apoyar la producción o administración de la organización
- Normales locales
 Consumo habitual de la empresa

PROCESO DE GESTION DE COMPRAS

1- Detección de necesidad de compra

2- Cotización
3- Elaboración de la requisición
4- Aprobación de compras
5- Seguimiento de compra
6- Verificación del producto o servicio comprado
7- Control de inventarios

MODULOS QUE INTEGRAN EL CIRCUITO DE COMPRAS SON:

1. Detección de la necesidad de comprar

2. Requerimiento de los bienes y servicios al sector de compras
3. Búsqueda y selección de los proveedores
4. Recepción y selección de las cotizaciones de los proveedores
5. Adquisición de la compra
6. Seguimiento de los pedidos
7. Recepción e inspección de los bienes
8. Almacenamiento de los bienes
9. Registro de las compras

PRINCIPALES NORMAS DE CONTROL INTERNO APLICABLES AL SISTEMA DE COMPRAS:

1. Separación de funciones
2. Determinación del nivel de compra
3. Pedido de cotizaciones
4. Adjudicación de la compra
5. Recepción de las mercaderías
6. Seguro de las mercaderías en transito
7. Seguro de las mercaderías en almacén
8. registración
SUBSISTEMA DE VENTAS

VENTAS POR INTERNET

Consisten en la venta de productos o de servicios a través de medios electrónicos, tales

como Internet y otras redes informáticas, usando como forma de pago medios
electrónicos, como por ejemplo las tarjetas de crédito, mercado de pago etc.

El comercio electrónico se ha expandido muy rápidamente gracias a los millones de

consumidores potenciales a los que se puede llegar a través de este medio.

VENTAJAS

• Otorga a oferentes la posibilidad de participar en un mercado interactivo

• Los costos de distribución o ventas son casi nulos.

• Posibilidad de informar a los clientes sobre la compañía, sus productos o servicios.

• Reduce errores, tiempo y sobrecostos en el tratamiento de la información

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE ESTE SUBSISTEMA

1) La actividad de los operarios debe quedar registrada en la plataforma de gestión de ventas

que se utiliza.
2) La nómina de productos a comercializar debe estar específicamente aprobada, y las
cantidades y condiciones de entrega deben ser actualizadas cuando sufren modificaciones.
3) Los precios de los productos deben estar establecidos en listas aprobadas y sujetas a
posibles cambios repentinos.
4) Dentro de los programas de auditoría operativa deben incluirse intervenciones específicas
destinadas a:
- Verificar que existan normas escritas actualizadas que creen el marco del control
interno en las operaciones comerciales.
- Verificar, en cuanto a las muestras, que se respeten todas las normas, controles y
autorizaciones que corresponda

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL – CONTROL GERNECIAL

ALCANCE
NIVEL TEMPORA AMPLITUD RESULTADO
L

Estratégico Largo plazo Toda la Organización Plan Estratégico

Táctico Mediano Plazo Áreas Programas

Sistemas de Información Gerencial y su relación con el Planeamiento y el Control de Gestión.

el presupuesto es la herramienta que cuantifica el plan. es la expresión económico financiera de

los programas de actividad sectoriales. es el instrumento a través del cual se exterioriza el enlace
entre la planificación y el control.

si se alude al presupuesto con la visión integradora que hemos sugerido, se estará reconociendo al
mismo tiempo su encadenamiento directo con los sistemas de planeamiento estratégico y
programación, por un lado, y con el de control de la gestión, por el otro a través de la comparación
de la información que surge de la realidad del Sistema Contable. Ambas funciones, planeamiento y
control de gestión, se ven en consecuencia vinculadas por una común necesidad de información
sobre variables relevantes, indicadores clave, aptitud de los procesos, seguimiento y evaluación de
la ejecución de la programación y obtención de metas.

Descripción del proceso presupuestario.

1. Determinación de las Pautas Presupuestarias

2. Recopilación de Información
3. Elaboración
4. Emisión
5. Revisión

Sistema de Control de Gestión  Existen diferentes enfoques sobre el Control de Gestión en las
Organizaciones. Tradicionalmente, los sistemas de control de gestión han sido las salidas de los
sistemas de contabilidad.

En la actualidad, la información para el control de la gestión se concentra en la Estrategia y no solo

en los objetivos estrictamente económicos o financieros.

Los indicadores de desempeño que han sido definidos como indicadores de insumo, producto,
resultado e impacto, (IPRI), son instrumentos de medición de las principales variables asociadas al
cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales.

En la búsqueda de un equilibrado conjunto de indicadores, se establecen cuatro perspectivas que

se deben incluir en un cuadro de mando y estas son:

1. Financiera
2. Clientes
3. Procesos Internos
4. Aprendizaje y Crecimiento

RAZONES DEL FRACASO DE LA PLANIFICACIÓN

 INEXISTENCIA DE COMPROMISO

 DESCONOCIMIENTO PRECISO DE LA TÉCNICA DE PLANIFICACIÓN

 ERRORES DE DIAGNÓSTICO

 FIJACIÓN DE OBJETIVOS POCO CLAROS O IMPOSIBLES DE ALCANZAR

 DEPENDENCIA EXCESIVA DE EXPERIENCIAS ANTERIORES

 DESCONOCIMIENTO DE LAS RESTRICCIONES

 FALTA DE DELEGACIÓN APROPIADA

 FALTA DE INFORMACIÓN Y DE TÉCNICAS DE CONTROL ADECUADAS

 FALTA DE CONSTANCIA Y DISCIPLINA