GUÍA PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

CULTURALES

PRESENTACIÓN
El desarrollo que han experimentado en las últimas décadas las
distintas áreas del quehacer cultural de nuestro país, hace que la
gestión de iniciativas culturales requiera de conocimientos y
habilidades específicas para su buen desenvolvimiento.
En este tiempo, hemos visto cómo nuestra sociedad ha avanzado en
incorporar la cultura como eje de su desarrollo, lo que se ha visto
reflejado en los espacios de formación y expresión artística, la
oferta de los creadores, los mecanismos de financiamiento, la
inversión y los espacios institucionales públicos y privados para
el desarrollo de la cultura. Así también, ha crecido la demanda de
los ciudadanos por acceder y participar de más y mejores
actividades y proyectos culturales. Hoy estamos frente a
dinámicas complejas que originan nuevos escenarios para el
desarrollo de la gestión en cultura.
Por lo mismo, para desenvolverse en este ámbito es necesario
conocer distintas herramientas, entre las cuales la gestión de
proyectos culturales es fundamental. Cada fase de la gestión de un
proyecto requiere de conocimientos específicos provenientes de
distintas disciplinas y ámbitos de acción, tales como las políticas
culturales, la formulación de proyectos, la gestión de recursos y la
producción y difusión de eventos culturales.
Con el propósito de poner la información sobre esta materia al alcance
de cualquier interesado se presenta la siguiente Guía para la gestión
de proyectos culturales. En ésta, y con un enfoque práctico, figuran
metodologías sistematizadas y experiencias de gestión social y cultural
para la realización de las distintas etapas de un proyecto. La guía busca
satisfacer las necesidades de información de creadores y gestores
culturales, y de todos quienes se inician en la gestión de iniciativas en
el ámbito cultural.

1
PRODUCCIÓN DE PROYECTOS CULTURALES
I. PLANIFICACIÓN Y TIPOLOGÍA DE PROYECTOS
1. Etapas de una producción
a. Pre-producción
b. Producción
c. Post-producción
2. Tipos de eventos y espacios
a. Tipos de eventos
b. Implementación de los espacios

II. IMPLEMENTACIÓN TÉCNICA

1. Escenario
2. Alimentación de energía
3. Sistema de iluminación
4. Sistema de amplificación de sonido
5. Seguridad

III. PLAN DE DIFUSIÓN

1. Difusión en redes
2. Vía pública
3. Medios de comunicación
4. Cronograma del plan de difusión

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EVALUACIÓN DE PROYECTOS CULTURALES
I. ¿PARA QUÉ EVALUAMOS?
1. ¿Qué es la evaluación?
2. Tipos de evaluación
3. ¿Quiénes evalúan?

II. CRITERIOS METODOLÓGICOS Y TÉCNICAS

1. Las técnicas o herramientas
2. Indicadores

3
 PRODUCCIÓN DE PROYECTOS CULTURALES

I. PLANIFICACIÓN Y TIPOLOGÍA DE PROYECTOS

La experiencia suele ser el único camino para aprender a producir un
proyecto, pero el manejo de ciertos conceptos y herramientas de
producción nos ayudan a mejorar el resultado final de éste. Un
proyecto se puede materializar en distintos tipos de eventos
(encuentros, muestras, seminarios, ferias, festivales y otros). En
este capítulo se presentan algunos conceptos y herramientas que
representan la sistematización de experiencias de trabajo de diversos
productores y gestores culturales.19

1. Etapas de una producción

Podemos dividir la realización de un proyecto-evento en tres
etapas: Pre-producción, producción y post-producción.
A continuación haremos una descripción de cada una y modelos de
fichas técnicas que permiten ordenar el trabajo.

Pre- producción Producción Post-producción

Planificación Ejecución Evaluación

Retroalimentación

Para sistematizar esta planificación ocuparemos las siguientes

herramientas:
1. Carta Gantt General del proyecto, que incluya las actividades
de cada grupo de trabajo (producción técnica, difusión, gestión de
recursos, etc.). Esta es una excelente herramienta para la
dirección del proyecto, ya que permite tener claro todas las
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 actividades, su responsable y el tiempo en que se deben realizar,
y permite coordinar las acciones del equipo y evaluar el
cumplimiento de las metas. La experiencia muestra que no ocupar
estas herramientas y dejar todo en manos de la improvisación
pone en peligro el éxito de un proyecto.

2. Fichas de producción. En ellas se define la información más

importante de la producción para el equipo de trabajo. Se puede
hacer una ficha general u otras por equipo de trabajo (producción
técnica, difusión, coordinación de artistas, etc.) En ella, además
de las actividades, se puede detallar características de los
requerimientos que involucran.

a. Pre-producción
En esta etapa se realiza el trabajo de preparación de la actividad
según la estrategia y planificación que construimos.
La pre-producción debe hacerse con el tiempo adecuado y
tomando en cuenta la hora y el lugar en el que se desarrollarán las
actividades, los imprevistos y el tiempo de montaje de ciertos
materiales que requieren de mayor dedicación o de instalaciones
para su armado y puesta a punto.
Se sugiere realizar visitas en terreno para el reconocimiento del
lugar y observar las variables a considerar en el diseño, armado y
producción de las actividades. A ello se puede sumar visitas técnicas
del equipo, que faciliten el intercambio de opiniones y apreciaciones
personales respecto a la actividad.
Para complementar dicho trabajo hay que tomar en consideración
las fichas técnicas de los grupos participantes, donde se
especifiquen, entre otras, sus necesidades y requerimientos de
sonido, iluminación, energía, transporte y espacio.
En caso de no existir la descripción técnica, es bueno tomar en cuenta
el tiempo que se destinará para la coordinación de los elementos que
constituirán la puesta en escena, ya sea con un ensayo en el lugar o
simplemente la prueba de los equipos con los grupos necesarios.
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FICHA DE PRE-PRODUCCIÓN
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD:

FECHA: HORA HORA

INICIO: TÉRMINO:

PRODUCCION
ACCIONES RESPONSABLE
Solicitud de locación Producción
Solicitud de escenario Producción
Solicitud de apoyo electrónico Producción
(internet)
Solicitud de valla popotillo Producción
Solicitud transportes Asistente de coordinación
general
Aviso a Seguridad Ciudadana Asistente de coordinación
general y producción
Aviso a Protección Civil Asistente de coordinación
general y producción
Verificar catering y cafetería Asistente de coordinación
general
Contrato artistas-fichas técnicas Coordinador general
Contrato de sonido Coordinador general
Contrato de iluminación Coordinador general
Verificar funciones personales Todo el equipo

COMUNICACIÓN
ACCIONES RESPONSABLE
Conferencia de prensa Coordinación de difusión
Solicitar fotos e imágenes Coordinación de difusión
Elaborar plan de medios Coordinación de difusión y
coordinador del evento
Comunicados de prensa Coordinación de difusión y
coordinador del evento
Acreditar prensa Coordinación de difusión
Confección de gafetes, carteles, Diseñador
mantas, volantes, lonas

FINANZAS
ACCIONES RESPONSABLE
Caja chica a Producción Encargado de finanzas
Control diario gastos Encargado de finanzas
Preparar cheques necesarios Encargado de finanzas

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b. Producción
La Producción es la materialización del proyecto. En esta etapa se
concretan las acciones planificadas, para que cada elemento cumpla
las funciones definidas.

FICHA DE PRODUCCIÓN
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD

FECHA HORA HORA

INICIO TÉRMINO

PRODUCCION
ACCIONES HORA RESPONSABLE
Llegada al lugar del Todo el equipo
evento
Supervisar instalación de Productor
escenario
Supervisar instalación Productor
equipo amplificación
(audio)
Supervisar instalación Productor
iluminación
Recibir instalación Productor
escenográfica
Habilitación de camerinos Asistente de producción
Llegada e instalación del Asistente de producción
catering y servicio de
cafetería
Recibir equipo de apoyo Coordinador de foro
para montaje
Prueba de sonido Productor
Distribuir puestos Asistente de producción
Verificar detalles Productor
Coordinar inicio de evento Productor
Desmontar Todo el equipo

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 DIFUSIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS
ACCIONES HORA RESPONSABLE
Coordinar realización de Coordinador de difusión
notas de prensa
Entrega credenciales de Encargado de difusión
prensa
Instalación de información Relaciones públicas
de invitados
Preparar asientos Relaciones públicas
invitados
Recepción de invitados Relaciones públicas
Coordinar registro Encargado de difusión
audiovisual y fotográfico

FINANZAS
ACCIONES HORA RESPONSABLE
Pago de anticipos Encargado de finanzas
escenario, iluminación y
audio
Pago taxis artistas e Encargado de finanzas
invitados especiales
Pago catering Encargado de finanzas
(bocadillos, servicio de
café y agua
embotellada)
Pago de insumos e Encargado de finanzas
imprevistos para la
realización del evento

c. Post-producción
La Post-producción es todo aquello que implica un buen término
de la actividad realizada y una proyección. En esta etapa daremos
término a la actividad y a la producción, evaluando nuestro trabajo
y su resultado final, lo que implicará determinar el grado de
cumplimiento de los objetivos en conjunto con la propia labor
realizada, ya sea desde lo planificado, como desde la propia
ejecución y sus condicionantes.

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 Realizaremos los últimos pagos y desarrollaremos una rendición
de cuentas. Asimismo, enviaremos cartas de agradecimiento y un
informe de evaluación final a nuestros colaboradores y patrocinadores.

2. Tipos de eventos y espacios

a. Tipos de eventos
Una parte importante de nuestras actividades la constituyen los
eventos (ferias, muestras, recitales, etc.). Para gestionarlos de la
mejor manera es necesario, primero, distinguir los tipos de eventos
culturales y, luego, los principales elementos para su realización.
Cada tipo de evento requiere de un espacio físico adecuado a sus
características, implementación técnica, equipo humano y una
estrategia de difusión específica. A su vez, cada evento tiene
distintas características, un concierto de música clásica tiene
requerimientos distintos en cuanto a producción que un concierto de
rock en el mismo espacio.
A continuación, presentamos un cuadro con los tipos de eventos y
sus principales características.
TIPO DE EVENTO ESPACIO IMPLEMENTACIÓN EQUIPO DIFUSIÓN ETAPAS
TÉCNICA HUMANO
Recital de artes Teatros, Montaje de Equipo Plan de Pre-
escénicas y Anfiteatros escenario, básico: difusión: producción
musicales. Recintos Iluminación, coordinador Impresos, Producción
*Cada disciplina religiosos, sonido general, medios de Post-
tiene sus Auditorios, (amplificación), productor, comunicación, producción
requerimientos salones. escenografía, encargado redes,
técnicos camerinos. de finanzas, eventos.
diferentes asistente de
producción,
relaciones
públicas,
coordinador
de difusión

Recitales Estadios, Escenario Equipo Plan de Pre-

masivos en gimnasios, desmontable, básico más difusión producción
espacios plazas graderías, vallas equipo Producción
deportivos, públicas, perimetrales, técnico,

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callejeros y parques, baños públicos, equipo de Post-
públicos jardines. camerinos, seguridad producción
iluminación, (seguridad
sonido, planta de pública y/o
luz privada)

Congresos, Auditorios, Amplificación Equipo Plan de Pre-

seminarios, salones de para voz, básico difusión producción
simposios, usos computadora lap Producción
encuentros, múltiples, top, video Post-
talleres, salas de proyector producción
conferencias. clase multimedia o
pantalla led
Smart, internet,
pantalla, rotafolio

Exposiciones Salas de Iluminación en Equipo Plan de Pre-

exposicion sala, estructura básico difusión producción
es para colgar Producción
cerradas o cuadros, montar Post-
al aire libre esculturas, producción
climatización,
habilitación de
superficies.

Inauguraciones Salones, Audio Equipo Plan de Pre-

y lanzamientos aulas (Amplificación), básico difusión producción
magnas, computadora lap Producción
auditorios, top, pantallas led Post-
espacios Smart, video producción
abiertos proyector
multimedia,
pantalla.
Tomas de
corriente
eléctrica

Recital de artes escénicas y musicales

Por lo general se realizan en teatros especialmente acondicionados, con
escenario y butacas fijas. Por lo mismo tienen capacidad de público
según cada recinto (van desde 200 a 1500 personas). Las

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características técnicas de iluminación y sonido varían de acuerdo
a la disciplina: teatro, danza o música. En una representación de
teatro o danza, por ejemplo, el equipo de iluminación es más complejo
que en un recital de música, donde el audio es el que tiene mayor
complejidad.

Recitales masivos en espacios deportivos y callejeros

Son recitales de música, danza, teatro u otras expresiones culturales
que se realizan en estadios, gimnasios o espacios públicos callejeros.
En este caso todos los aspectos de la producción técnica son más
complejos que los de una producción en un teatro. La
amplificación requiere de un alto grado de sofisticación y cantidad
de equipos, además de la competencia de un equipo de
profesionales de iluminación y sonido.
Dado su carácter masivo, la seguridad es un elemento importante a
tomar en consideración en este tipo de eventos, tanto para
garantizar la seguridad del público asistente, del escenario y
controlar los accesos al recinto. Para ello se requiere personal
especializado y -en algunos casos- barreras de contención. Para este
tipo de eventos muchas veces hay que instalar estructuras para
escenario y graderías. La difusión de estos eventos requiere de una
estrategia masiva que incluya los medios de comunicación y gran
cantidad de impresos.

Exposiciones
Aquí podemos hablar de exposiciones de artes visuales o exposiciones
temáticas. Las primeras cuentan con galerías especializadas para su
realización, con características arquitectónicas y de infraestructura;
además, hay exposiciones que se realizan en espacios de multiuso (hall
de entrada de edificios, plazas, salas de clase, rejas, etc.). A diferencia
de los recitales, en este caso es muy relevante el uso que se le da a
la iluminación para la correcta visualización de las obras, la
climatización para su adecuada conservación y la implementación
de superficies, tales como cielos, muros y suelo. También es distinto
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el tipo de difusión, ya que es muy importante la comunicación con el
público, por lo que se deben ocupar medios adecuados para llegar a él,
que no son necesariamente los medios masivos.
Algunas exposiciones temáticas (vida y obra de personajes ilustres,
muestra de una determinada cultura, oficios, hechos históricos, etc.) de
gran formato requieren de mucho trabajo de producción, ya que incluyen
una infraestructura considerable que se debe abordar con el tiempo
necesario.

Congresos, seminarios, simposios

El principal objetivo de estos eventos es entregar información y -a veces
provocar diálogo entre los expositores y el público. Por ello suelen
realizarse en salas especialmente acondicionadas en universidades,
hoteles, colegios, centros comunitarios y otros espacios institucionales.
Sus requerimientos técnicos están centrados en equipos de proyección
de imágenes y en amplificación para los expositores. Es importante un
espacio para la inscripción del público y la entrega de información y
material de la actividad. El equipo humano debe estar centrado en la
recepción del público, los expositores y el fluido desarrollo del evento.
Además de la difusión masiva, es muy importante la difusión en las
redes de personas relacionadas con el tema a tratar.

Inauguraciones y lanzamientos
Por lo general, consisten en las intervenciones breves del creador o
responsable del espacio a inaugurar y algunas veces incluyen una
presentación artística o audiovisual. Estos suelen ser eventos breves y
sencillos que se realizan en diversos espacios como centro cultural,
universidad, alcaldía, centro social, parques, etc. En el caso de las
inauguraciones suelen asistir autoridades, por lo que cobra mayor
importancia el protocolo. El equipo humano debe estar preocupado
de este aspecto y en especial los encargados de difusión y
comunicaciones, ya que por lo general este tipo de eventos concitan el
interés de los medios de comunicación para cubrir su realización.

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b. Implementación de los espacios
Como ya se ha visto, cada tipo de evento requiere de su propio espacio
físico. Algunos eventos se realizan en espacios especialmente
habilitados y otros en espacios públicos o espacios deportivos. Sin
embargo, la elección del espacio es una decisión que hay que tomar
con calma, considerando las ventajas y desventajas de las alternativas.
El espacio en el cual se realizará el evento no sólo debe considerar
el lugar físico, sino que todo aquello que tenga relación directa con
la actividad, como condiciones climáticas o accesibilidad, entre
otras. Por ello, es necesario contar con los permisos
correspondientes para su realización, ya sean para ocupar
espacios de uso público o privado. Sin embargo, si bien cada evento
requiere de su propio espacio especializado, donde se concentraran las
mejores condiciones técnicas, se pueden explorar nuevas alternativas,
combinando nuevos materiales y condiciones, integrando la
imaginación y creatividad según los objetivos y alcance del evento.

A continuación exponemos algunos elementos a tomar en cuenta en

la implementación del espacio donde se realizará el evento:
Capacidad. Es importante que el lugar pueda acoger la cantidad de
personas que se pretende convocar.
Implementación técnica. Muchos de los espacios para eventos
culturales no cuenta con implementación técnica adecuada
(iluminación, sonido, escenografía, etc.), por lo que -si no se poseen-
hay que disponer de ellos a través de préstamo o arriendo.
Escenario. Hay que considerar su tamaño (ancho, largo y alto), las
características del piso (en el caso de teatro y danza), los accesos, el
cortinaje, entre otros.
Camerinos. Hay que considerar por lo menos dos camarines, uno para
damas y otro para varones.
Implementación de medidas de seguridad. El recinto debe contar con
las medidas de seguridad para casos de emergencia: accesos y salidas
expeditas, equipo de primeros auxilios y equipos de emergencia en caso

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de incendio. En el caso de eventos masivos esto es de especial
importancia.
Tipo de butacas o graderías. Cuando se hace un evento en un lugar
que no está especialmente habilitado, hay que considerar la compra o
arriendo de un sistema de asientos. Por ejemplo, si se trata de un
gimnasio, se pueden instalar sillas o utilizar las graderías.
Punto de venta de entradas. En el caso de los espectáculos pagados
debe considerarse un punto para venta de entradas. En el caso de los
espacios que no cuenten con ello se puede implementar una caseta,
quiosco o stand. En el caso de ocupar un sistema electrónico de ventas
de entradas se debe considerar un punto de conexión telefónica para
conectarse al sistema.

II. IMPLEMENTACIÓN TÉCNICA

A continuación mencionamos los elementos para la implementación
técnica de diversos espacios y actividades artístico-culturales.
1. Escenario
El escenario es el lugar donde se muestran diversas manifestaciones
artísticas, principalmente de artes escénicas y musicales. En él se
monta gran parte de los equipos y escenografía, por ello, se debe
considerar para su uso:
• Las dimensiones (largo, ancho y alto)
• Cantidad de personas y equipos que sostendrá (peso aproximado)
• Equipos que se instalarán
• Concurrencia de público esperada para el evento
En cada uno de estos elementos es muy importante considerar los
requerimientos técnicos de cada disciplina artística. Instalar el
escenario y unir los equipos e instrumentos de iluminación y sonido a
las mesas de control debe hacerse con el máximo cuidado y protección
posible, ya que el tránsito y flujo de personas impide tener un control
permanente, por eso se recomienda utilizar sistemas que aseguren la

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completa protección al público, artistas y, obviamente, a la puesta en
escena de nuestro evento.

2. Alimentación de energía
Se debe constatar la energía en terreno según la capacidad instalada,
los permisos y las necesidades técnicas correspondientes del
equipamiento a utilizar. Para ello se considerarán las medidas:
• Volt: 220 y 110 en Ciudad de México;
• Amper: consumo;
• Watt: potencia; y
• Kva: potencia de consumo en generadores y transformadores
En caso de no existir la capacidad de energía necesaria, se deberá
solicitar un empalme adicional a la entidad correspondiente o
arrendar un generador adecuado.
Es necesario tener en cuenta que el evento tiene una duración y, por
ende, un consumo de energía que puede sobrecalentar los equipos, por
lo cual el trabajo de los técnicos especialistas en estas materias es
fundamental. El consumo debe ser medido a la máxima capacidad
de las instalaciones, teniendo en cuenta no sólo la energía para la
puesta en escena, sino también aquellas instalaciones anexas,
como algunos puestos, kioscos e iluminaciones de acceso, entre
otras.
Siempre hay que calcular el total de la potencia de los equipos de
iluminación, sonido y otros, para saber si la instalación del recinto tiene
la capacidad para alimentarlos de energía eléctrica, ya que si ésta no
es suficiente se corre el riesgo de que se produzcan cortes de energía
durante la realización del evento.
Para calcular el total de la potencia del sistema de iluminación hay que
sumar la potencia en watts de cada foco:
Ejemplo:
1 foco par 64 = 1000 watts

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20 focos par 64 = 20.000 watts (total potencia de iluminación)
En el caso de los sistemas de sonido la potencia se calcula de la
siguiente manera,
Ejemplo:
3 watts x persona (cálculo estimado por expertos para grandes
espectáculos de música) 2000 personas x 3 watts = 6000 watts (total
potencia de sonido)
20.000 watts (iluminación) + 6000 watts (sonido) = 26.000 watts (total
potencia de equipos)
Para saber la capacidad de energía que debe tener la instalación
eléctrica del recinto hay que hacer la siguiente operación: dividir el total
de la potencia de equipos por 220 volt, lo que da como resultado el total
de amperes, que es la unidad de medida de la instalación eléctrica del
recinto o del equipo generador.
Ejemplo:
26.000 watts = 118 amperes
220 volts
Cuando se ocupa corriente trifásica el total de amperes se divide por 3
para saber el consumo de cada fase; cuando se trata de corriente
monofásica el total de amperes se divide por 2.
En caso de que la instalación no reúna las condiciones de potencia, se
sugiere:
• tener un generador de energía
• modificar fichas técnicas
• solicitar un empalme eléctrico
En relación al orden de instalación y energización de los sistemas de
iluminación y sonido, primero se debe instalar la iluminación y
energizarla para luego instalar el sistema de sonido (para evitar la
inducción eléctrica en la señal de audio), lo que se puede
solucionar fácilmente al alejar los cables de audio de los de
energía.
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Un punto importante en cuanto al sistema de iluminación es que la
mayoría de los focos de iluminación son de 110 volts, por lo que es
necesario conectarse por pares con conexión en serie para sistema
monofásico. Es necesario siempre utilizar enchufes y empalmes de
seguridad.

3. Sistema de iluminación
La iluminación tiene que ver con los efectos de luz que potencian
un espacio u objeto. Es importante distinguir que para cada
manifestación artística la luz juega un papel distinto.
• Iluminación Escénica: se utiliza principalmente para potenciar el
trabajo que se realiza sobre un escenario. En teatro, danza y música las
características de la iluminación son muy similares. Sin embargo, lo que
cambia es la cantidad de equipos según la producción que se realiza y
las orientaciones en el diseño de iluminación.
• Diseño de Iluminación: es aquel trabajo creativo que se realiza antes
de un espectáculo y que considera, entre otros, la distribución de focos
en la sala, en qué momento se ilumina, cuánta cantidad y qué focos se
van a ocupar y cetear, entre otros.

Glosario de componentes del Sistema de Iluminación

Foco: ampolleta de luz.
Bandera y cortadoras: Cubre el foco o ampolleta y puede ser de metal
o aluminio. Cada foco tiene sus banderas.
Gelatinas: Filtro para teñir la luz de colores.
Difusores de luz: Filtro para diseminar el haz de luz
Tipo de ampolleta o foco:
a) foco par flood: en su interior contiene una lámpara que entrega
una luz dispersa, muy utilizado en danza para dar colores o
manchas (tiene distintas potencias: par 32, par 56 y par 64, etc.);

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b) foco par spot: en su interior contiene una lámpara que entrega
una luz semi puntual, muy utilizado en recitales para destacar algo
(tiene distintas potencias: par 32, par 56, par 64 etc.);
c) robotizado: dispositivo que entrega una gran variedad de
movimientos y figuras luminosas; existen de láser, spot y veri
manejado con controlador propio;
d) balcar: lámpara de tubos que entrega luz de día en lugares
cerrados, se ocupa para igualar temperaturas, eliminar sombras, etc.;
e) halógeno: foco con pequeña lámpara que entrega gran cantidad
de luz, se utilizan mucho para iluminación general del recinto;
f) seguidor: foco de gran potencia que es dirigido manualmente para
iluminar los movimientos de personas en un escenario o fuera de él.
Potencia de focos:
a) par 38: entre 100 y 300 watts;
b) par 56: 300 watts;
c) par 64: 1000 watts y
d) halógenos: entre 300 y 1000 watts.
Tipos de iluminación de escenario:
Contraluces: focos que alumbran el escenario desde la parte posterior
superior del escenario;
Laterales o calles: focos ubicados en la parte lateral del escenario;
Cenitales: focos que alumbran el escenario desde estructura puesta
sobre él.
Frontales: iluminan el escenario desde la parte frontal de él. Estos
pueden estar sujetos en una estructura que se cuelga delante del
escenario o en torres de iluminación.
Consola de Iluminación: dispositivo electrónico que permite manejar
el encendido y potencia de los canales de iluminación. Entrega esta
información al multipar dimmer para que lo realice. Por lo general
permite programar diseños para distintas escenas de iluminación; al

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igual que la consola de sonido, permite agrupar varios focos en un solo
canal, desde el cual se controla la intensidad y otros efectos de la
iluminación.
Chuco o Virola: empalme eléctrico o enchufe de seguridad de 16
amperes hasta 125 amperes.
Conexión en serie: conexión que permite a los focos de 110 volts
sumar su voltaje para poder ser conectados a la red eléctrica chilena de
220 volts.
Multipar de energía: dispositivo que permite conectar varios pares de
focos con el fin de conectarlos solamente a un canal de dimmer.
Sistema de iluminación.

4. Sistema de amplificación de sonido

Considerando que cada espectáculo tiene diversas especificaciones
técnicas de sonido, la amplificación de actividades tendrá diversas
características y consideraciones de potencia según el espacio y el tipo
de evento que se trate.
Para calcular dicha potencia los entendidos en el tema acostumbran
utilizar una fórmula que considera un número de watts determinado por
persona asistente al espectáculo (3 watts por persona en el caso de un
espectáculo musical de rock).
Ahora bien, esta fórmula, que tiene en cuenta la cantidad de público
asistente, también debe ajustarse en función de variables como el
emplazamiento del escenario dentro del espacio utilizado, las
características acústicas de éste, la distancia entre los parlantes y el
público, entre otras. Esto también determinará la potencia de power,
consola de sonido, cantidad de micrófonos, cantidad de cajas, sub-bajos
y otros.
Cabe destacar que para espectáculos de teatro, poesía o similares,
puede ser suficiente un cálculo a razón de un watt por persona.
Para la realización de ciertos espectáculos, especialmente musicales,
es necesario considerar alas de sonido para ubicar los parlantes, que

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debieran estar ubicadas a ambos costados del frontis del escenario.
Estas pueden tener una tarima adicional de 1.80 mts. a 2 mts. como
mínimo. De esta manera el escenario queda completamente despejado.

Montaje del sistema de amplificación de sonido

El montaje del sistema de amplificación implica:
a) conexión de equipos, donde es muy importante el orden de
conexión y encendido de los mismos, esto debe hacerse desde los
micrófonos hacia los parlantes;
b) prueba del sistema que debiera permitir asegurarnos que todo está
correctamente conectado para después nivelar y ecualizar el sistema
con respecto al lugar.

Glosario de componentes de Sistema Amplificación de Sonido

Sonidista: es la persona que coordina y realiza la función del sonido,
determinando lo que tenga que ver con la puesta en escena en materia
de amplificación y buen sonido, tanto para el evento completo, como
para un grupo específico. Su importancia está en poder destacar lo
mejor posible el sonido de un grupo determinado, por ello siempre
deberá participar de los ensayos y conocer los tiempos o contenidos de
los repertorios.
Prueba de Sonido: consiste en probar los equipos o instrumentos que
se van a utilizar, para ponerlos a punto según la ficha técnica o en el
momento previo a la presentación. Se debe tomar en cuenta los detalles
de monitoreo y volúmenes entre otros. Asimismo, hay que considerar la
hora de comienzo y la totalidad de los grupos, y se recomienda dejar
para el último el primer grupo que saldrá al escenario.
Mesa de Sonido: permite canalizar cada uno de los equipos o
instrumentos y darles salida, como también manejar los niveles de
amplificación y calidad del sonido. Lo ideal es que la mesa este frente
al escenario y a una distancia no mayor a 100 metros o según el multipar
que se utilice, además de estar bien protegida y cuidada.

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Micrófonos: dispositivo que permite capturar una vibración (sonido) y
trasformarla en voltaje para ser manejada por los dispositivos
electrónicos (consola, procesadores, amplificadores, etc.); existen
varios tipos, los más utilizados son los dinámicos y de condensador.
Caja directa: dispositivo que permite cambiar una señal de micrófono a
línea o viceversa, con la posibilidad de balancearla para un mejor
manejo del sonido. Se ocupa para conectar instrumentos eléctricos.

Componentes de Sistema Amplificación de Sonido

Caja multipar: dispositivo de conexión de micrófonos y cajas directas
para enviar o recibir gran cantidad de señales con conectores XLR
(recomendable por seguridad y ordenamiento de cables).
Cable multipar: cable que conecta cajas multipar del escenario con la
caja multipar de la consola.
Conectores: punta o terminal de los cables que permite la conexión
entre equipos, existen varios tipos: XLR o canon, TRS o plug estereo,
TS o plug mono, Speakon, Rca.
Consola de sonido: dispositivo desde el cual el técnico o ingeniero en
sonido controla el sonido que sale por los parlantes. Permite controlar
el volumen, la ecualización, los efectos y otras variables del sonido
amplificado.
Procesadores de dinámica (efectos, ecualizadores, compresores,
expansores, limitadores, gate`s): dispositivo que permite modificar la
señal de audio electrónicamente para obtener el sonido deseado.
Amplificador: dispositivo electrónico que aumenta x veces la señal de
audio ingresada versus la que sale por los parlantes; está conectado a
la consola o mesa de sonido.
Bocinas (Parlantes): sistema con uno o varios parlantes compuesto
por bocinas que emiten sonidos de frecuencia aguda, media y baja.
Monitor: bocinas más conocidos como retornos, se ubican sobre el
escenario dirigidos hacia los músicos para que estos escuchen el sonido

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amplificado de sus instrumentos. Existen pasivos y activos o auto-
amplificados.

5. Seguridad
La seguridad en un evento o producción artístico-cultural debe ser
materia de especial dedicación, que puede eventualmente encargarse
a un equipo de trabajo determinado. Las recomendaciones en materia
de seguridad apuntan principalmente a planificar el evento
considerando los imprevistos y planes de acción en caso de
eventuales emergencias, que consideren tanto la capacidad
instalada como los elementos necesarios para el completo
equipamiento del sistema.
La proyección estimada de espectadores, la definición del lugar y su
reconocimiento, junto con la hora y duración del evento, suelen ser las
principales variables a considerar para desarrollar un plan de seguridad,
que debe tener en cuenta los aspectos positivos y negativos del
conjunto de variables, tanto de la puesta en escena como de los
espectadores. Asesorarse en dicha materia no es algo exagerado, cada
una de las partes de la producción debe estar bajo atento cuidado. La
responsabilidad no sólo recae en las expresiones artísticas y su logro
en razón de las ideas y los conceptos a entregar, sino que también de
los espectadores que participan del evento.

Se debe considerar como variables de la seguridad:

• Estimación de público asistente
• Zonificación de áreas (perímetro del área, fuentes de energía,
entradas, salidas -evacuaciones de emergencia-, baños, kioskos,
mesas y equipos de sonido e iluminación, escenarios, camarines de
artistas)
• Extintores
• Sistemas de comunicación (teléfonos)
• Estructura de la edificación

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• Superficie
• Distancia con seguridad pública, Hospitales
• Vehículos de emergencia y de movilización propia
• Capacidad de asistencia médica en el mismo lugar del evento
Tomar en cuenta estos puntos generales puede ayudarnos a poder
ordenar la seguridad del evento, ya sea por un equipo encargado con
sus respectivos coordinadores, y la relación existente con la autoridad
correspondiente, o asesores en materia de seguridad con los cuales
tendremos que trabajar.

III. PLAN DE DIFUSIÓN

La Difusión es la forma en que damos a conocer el proyecto. Las
estrategias a utilizar dependerán de las características de cada
proyecto; para poder entregar un buen mensaje es importante atender
al diseño y formulación del proyecto, donde definimos objetivos,
destinatarios, actividades, tiempos. Nuestro proyecto puede ser muy
bueno, pero si el público, medios de comunicación, agentes y
organizaciones relevantes del medio cultural no lo conocen, será como
si no existiera.
Para una difusión efectiva no basta un par de acciones aisladas como
mandar correos electrónicos o pegar afiches, sino un verdadero plan
que abarque distintos canales de difusión, donde cada uno tiene
requerimientos y estrategias distintas.
Un Plan de difusión debe contar con un período definido de acción y de
gradualidad en el tiempo. Debe abarcar por lo menos dos meses,
incrementando los medios y canales de difusión durante las semanas y
días cercanos al desarrollo del proyecto, para generar mayor impacto.
Poder coordinar acciones conjuntas en diversos escenarios de acción
(en la vía pública, en contacto directo o en los medios de comunicación)
permitirá sumar fuerzas al mensaje, intentando generar un lenguaje
común en estos escenarios y, por ende, en la recepción del público.

23
Por lo anterior, el mensaje debe ser claro, preciso, unificado y
coherente, entregando la información que se quiere hacer llegar con un
estilo propio, ya sea en el mensaje como en su difusión.
El ideal es contar en el equipo con una persona especialista en el tema,
como un periodista o publirelacionista. Si no se cuenta con uno, el
productor o gestor del proyecto también puede aprender cómo hacerlo.
Lo importante es entender que debe ser un trabajo sistemático, casi un
pequeño proyecto en sí mismo. En el caso que se trate de una actividad
periódica que se pretende proyectar en el tiempo, la difusión tiene un
doble objetivo: por una parte, difundir la actividad (ejemplo: Primer
Festival de Bandas Juveniles) y, por otra, posicionar la actividad en
general (ejemplo: Importancia de la existencia de bandas juveniles).
Además, el plan de difusión debe incluir la definición de los objetivos en
cuanto a difusión del evento específico (el público al que se quiere
llegar: masivo, específico, etc.), los recursos con que se cuenta para
ello (personal especializado, infraestructura de oficina, espacios
publicitarios en vía pública, etc.) y un cronograma que establezca las
actividades que involucra el plan de difusión y su tiempo de realización.
A continuación, exponemos los canales de comunicación que abarca un
plan de difusión. Éstos tienen una manera específica de trabajo en
cuanto a los tiempos que involucran y la estrategia para abordarlos.

1. Difusión en redes
Toda iniciativa cultural se da asociada a un grupo social que incluye
redes de personas, algunas más extensas o formales que otras. Todos
tenemos familiares, amigos, vecinos, compañeros de trabajo, etc. En el
caso de un grupo artístico o comunitario, hay personas que asisten a
sus actividades normalmente, las que a su vez tienen sus propias redes
sociales donde pueden difundir nuestras actividades. Generalmente el
público que llega por esta vía representa un porcentaje importante de
personas que se puede ir acrecentando con un trabajo permanente de
contacto. Por ejemplo, si sabemos que nuestro público está compuesto
mayoritariamente de universitarios, podemos desarrollar canales que
permitan tener una comunicación permanente con ellos, lo que permitirá
posicionar nuestra actividad y ampliar el número de asistentes.
24
Este tipo de difusión es fundamental para un evento cuyo público
objetivo es un grupo social específico (comunidad de artistas,
estudiantes, profesores, vecinos de una localidad, etc.). Muchas veces
en este tipo de eventos no se requiere demasiada inversión en difusión,
sino ocupar el canal adecuado de comunicación con estos públicos
específicos. Para ello es necesario definir los medios de comunicación
que ocuparemos. En este caso, puede ser volantes, invitaciones,
folletos, afiches y correo electrónico.
Una vía de comunicación importante en este caso es el contacto directo,
que puede establecerse con aquellas autoridades, personas o
instituciones de interés para el desarrollo del proyecto, quienes,
generalmente, poseen o tienen acceso a canales informativos para
propagar información hacia la comunidad como, por ejemplo, espacios
culturales en radios comunitarias y en la TV por cable en regiones. Es
recomendable entregarles material gráfico o audiovisual. Esta
metodología puede generar efectos muy positivos por su credibilidad,
bajo costo, buena calidad de información y mayor tiempo para
profundizar en los temas.

2. Vía Pública
La vía pública se entiende como un lugar permanente de interacción
donde todos se mueven uniendo puntos y haciendo del espacio la causa
de lo que también sucede (calles, plazas, cafés, parques, veredas,
canchas, estaciones). El espacio se comparte con otros y nos hacemos
cargo de él, respetándolo, cuidándolo y generándolo. Los lugares están,
pero también se ganan.
Existen muchas formas para promocionar, publicitar o dar a conocer el
proyecto en la vía pública, y así llegar con nuestro mensaje de manera
clara, informada, acertada y atractiva a quienes queremos influir.
• Impresos
Para el diseño e impresión de piezas gráficas es importante tener en
cuenta la información que se quiere difundir (nombre de la actividad,
slogan, fecha, hora, lugar y logos de instituciones comprometidas,
organizadores, patrocinadores, auspiciadores y colaboradores).
25
Asimismo, deberemos determinar su diseño (tamaño, imágenes,
tipografía, color, papel, etc.). Las piezas gráficas como imagen deben
ser limpias, legibles y llamativas. En este proceso es de suma
importancia tener claro el concepto de la información que se desea
divulgar para que las piezas gráficas guarden una relación coherente y
dinámica con el objetivo propuesto.
Deberemos tener en cuenta que cuando se solicita una impresión, las
imprentas demoran una a dos semanas en entregar los trabajos; por lo
tanto, se deberá enviar los originales, por lo menos, con tres semanas
de anticipación.
Desde el punto de vista gráfico se debe diferenciar algunas formas de
hacer llegar el mensaje:
• Afiches:
En general es el impreso más representativo de una producción, ya que
reúne el concepto que se quiere manejar en la realización de éste. Las
cualidades que debe tener son: atraer la mirada, despertar interés, que
el mensaje se imponga sin esfuerzo y que se recuerde. Los principios
de la composición del afiche son: un solo tema, destacar la idea
principal, estilo simple, directo y fácil de entender, generalmente
contiene una foto o dibujo atractivo. La distribución del afiche (la
pegatina) debe estar muy coordinada (lugares, fechas y cantidad), de
manera tal de cubrir la mayor parte de la ciudad (locales comerciales,
cafés, plazas, municipalidad, centros culturales, sedes comunitarias,
clubes deportivos, calles concurridas, etc.).
• Volantes o Flyer:
Generalmente se entregan de mano en mano o se dejan en lugares
concurridos. Su objetivo es realizar una difusión directa y personalizada
en la vía pública o puntos de tránsito. Al entregar un volante uno puede
conversar con la persona y contarle de qué se trata el evento. En
general, el tamaño de los volantes es pequeño, pues el transeúnte se
los lleva, los guarda en el bolsillo o coloca dentro de papeles. Se trata
de entregarle algo que no le incomode. El volante o flyer se imprime en
gran tiraje. La ventaja de este medio está en que las personas lleven la
información a su casa o lugares de trabajo. De esta forma, otros verán

26
el mensaje y el portador se reencontrará con el volante, reiterándose la
información.
Es muy importante tener en cuenta que la distribución de volantes se
realiza con permiso municipal, ya que de lo contrario las personas se
exponen a una multa. Cabe agregar que los volantes no pueden ser
lanzados al aire, porque, además de no estar permitido, ensucian la
ciudad.
• Papelógrafos:
Es publicidad con pintura sobre papel kraft, que se utiliza cuando no se
tienen muchos recursos; generalmente son de corte creativo (en el
lenguaje), utilizando frases innovadoras. Son de grandes dimensiones
y se colocan en lugares concurridos.
• Cruzacalles:
Son lienzos impresos o pintura sobre tela que se coloca en altura
cruzando calles o lugares estratégicos. Las municipalidades tienen
determinados los lugares donde se colocan los cruzacalles y,
generalmente, cobran por el derecho a instalarlos. Sin embargo,
muchas veces, al tratarse de eventos culturales el municipio tiene
ciertas deferencias, o bien se les puede ofrecer créditos en la imagen
gráfica como auspiciadores o colaboradores.
• Lonas:
Son impresos en PVC o tela que se instalan en los postes de la vía
pública. Las municipalidades y compañías eléctricas cobran por el
derecho a su instalación, igual que los cruzacalles.
• Pendones:
Son impresos en PVC, papel o en tela. Un pendón institucional conlleva
la imagen de la institución que patrocina o auspicia la actividad.
• Dípticos o Trípticos:
Son impresos a dos o tres caras en tiro y retiro, y se utilizan en la
difusión de una actividad o agrupación. Asimismo, es común
encontrarse con estos impresos que sirven de programa para una obra
o evento, con los detalles y las principales características de éste.

27
• Invitaciones:
Se enviarán a los líderes de opinión de la comunidad, autoridades,
medios masivos y a aquellas personas que hayan tenido una especial
vinculación con el proyecto. Se trata de mantener las buenas relaciones
e informar al resto de lo que hacemos. La invitación debe estar
redactada pensando en el objetivo central y a quién va dirigida. Se
deberá determinar la cantidad de invitaciones respecto a nuestro mailing
(listado de invitados), su diseño y distribución.
• Perifoneo:
Mediante un altoparlante multiplicamos nuestro sonido en el espacio,
con el fin de difundir nuestra actividad. Es un medio ventajoso según la
ocasión y mensaje a transmitir. Generalmente se utiliza para invitar a un
evento (fiesta, circo, teatro), o para anunciar una oferta. Su principal
beneficio es lo exótico de su uso, llamando inevitablemente la atención.
Es importante mencionar el nombre de la actividad, lugar, fecha, hora y
a las instituciones comprometidas.
Visualmente también se puede intervenir el espacio con expresiones
que signifiquen una entrega del mensaje con imágenes realizadas en el
momento o previamente producidas, que a su vez puedan incluir sonido.

3. Los medios de comunicación

Los medios de comunicación son las instancias que permiten hacer
llegar el mensaje a un público masivo, principalmente a través de la
radio, diarios, revistas, televisión o Internet.
Poder generar un contacto con los medios de comunicación será de
mucha ayuda, ya que si aparece en ellos se hace mucho más evidente
la presencia y la información se posiciona en un grupo mayor de
personas. En otro sentido, difundir en los medios es muy útil al momento
de fortalecer o intensificar nuestra propuesta, ya que se está abarcando
más y mejor a los posibles receptores.
Para lograr que los medios difundan la información hay que saber cómo
está elaborado el mensaje a transmitir, ya que los medios de
comunicación son empresas y, por lo tanto, le interesan productos

28
vendibles. Los medios necesitan credibilidad, por lo que es fundamental
que la información esté avalada por personajes reconocidos, datos,
cifras, detalles, material gráfico, invitaciones a los periodistas para que
conozcan las actividades directamente.
En este último punto, es importante conocer a los periodistas y la
sección (cultura) en que trabajan y a los corresponsales en cada región.
Por otro lado, hay que tener en cuenta que los medios tienen distintos
ritmos en el flujo y difusión de la información.
En algunos casos no es fácil acceder a los medios, ya que son muy
solicitados y los tiempos son restringidos; por ello, en la medida que
nuestro proyecto sea capaz de motivar la presencia en los medios
podremos acceder de mejor forma a ellos. Cabe aquí la importancia que
tenga el proyecto desde el punto de vista de los objetivos y actividades,
además de los posibles patrocinadores, auspiciadores o colaboradores
que participan en él.
Diferenciamos en este aspecto tres formas de llegar a los medios:
• Comunicado de prensa
Es información escrita que se entrega al periodista del medio televisivo,
radial o gráfico. Debe informar de la actividad, señalar claramente lugar,
fecha y hora. Debe ser vendible, actualizado, breve, claro y completo
(que contenga el qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué). Este
comunicado puede ser enviado por fax, e-mail o correo. Dada las
características de los eventos artísticos, los comunicados de prensa
deben contar con una cuota de originalidad, que permita crear cierta
expectativa de lo que va a suceder.
• Conferencia de Prensa
Es una reunión convocada por los organizadores de la actividad con el
fin de reunir a la mayor cantidad de periodistas y entregarles
información. La conferencia debe estar precedida por un comunicado o
una invitación simple. Siempre se sugiere realizar un contacto telefónico
directamente con el periodista.
Ésta necesita más organización y, por lo tanto, se requiere invitar con
tiempo a los medios, comprobar que la recibieron, tener claro qué se va

29
a decir o tratar, sacar copias a las declaraciones, tener datos,
documentos, etc. Es importante tener en cuenta el día y la hora de la
conferencia de prensa. En general, la información cultural, en los
medios gráficos y televisivos, se realiza los jueves y viernes, por lo que
es importante poder citar, en lo posible, un miércoles. En el caso de
regiones, las noticias culturales siempre son bienvenidas, pero hay que
tener en cuenta que no se puede dar una información, un sábado, de
una actividad que se hizo un viernes. Es importante comenzar
puntualmente, porque algunos periodistas tendrán el tiempo contado
para asistir. Las conferencias de prensa, generalmente, se realizan en
la mañana.
La gran cantidad de conferencias de prensa a la que son citados los
medios periodísticos hace que sean comunes:
Una mesa, cuatro panelistas, micrófonos al frente, información,
preguntas y respuestas, en general en un salón público y cerrado.
Nunca está de más ser creativos, innovar: hacer una conferencia de
prensa al aire libre, en la plaza de un pueblo a mediodía; invitar a los
periodistas a desayunar, a visitar un museo o, simplemente, acompañar
la conferencia con una muestra.
Cuando uno cita a periodistas hay que tener material para entregarles:
proyecto desarrollado, set de fotos de los grupos que participarán;
afiches, entre otros.

• Visita a Medios
El fin de las visitas a los medios es para contar de qué trata nuestro
proyecto, cuáles serán sus actividades, informando e invitando a
participar. Para ello, se debe contactar a la persona indicada para
contarle lo que se hará y éste pueda a su vez dar un espacio o difundir
el mensaje.
Algunos datos útiles para acceder a los medios son:
Visitarlos planificadamente,
Establecer buenos contactos con los periodistas,

30
Llevar una agenda con los nombres,
Teléfonos y sección (cultura) de cada periodista;
Los fines de semana son buenos para entregar información (noticia), ya
que los periodistas de turno la buscan, sobre todo en regiones.

4. Cronograma del Plan de difusión

Duración del proyecto semana semana semana
1 2 3
Vía pública
Diseño impresos (afiche, X
volantes, pendones,
invitaciones, etc.)
Impresión impresos X
Distribución afiche X
Diseño e impresión de X
pendones
Redes
Enviar correo electrónico X
Distribuir invitaciones X
Medios de comunicación
Elaborar base de datos X
Elaborar comunicado de X
prensa
Enviar general comunicado de X
prensa
Envío comunicado a revistas X
Envío comunicado a radios X
Envío comunicado a diarios X
Envío comunicado a canales X
TV
Visita a radios X
Visita a TV X

31
EVALUACIÓN DE PROYECTOS CULTURALES

I. ¿PARA QUÉ EVALUAMOS?

La evaluación constituye una fase relevante del ciclo de un proyecto o
programa, ya que a través de ella damos seguimiento y observamos si
logramos o no nuestros objetivos, cómo se han realizado nuestras
actividades y cuál ha sido el impacto de nuestra intervención.
Hemos dicho anteriormente que todo proyecto cultural tiene un impacto
en el medio y en los destinatarios a quienes está dirigido, por este
motivo resulta relevante que analicemos: ¿cómo hemos cumplido
nuestros propósitos?, ¿cómo hemos desarrollado las diversas fases del
proyecto?, ¿cuáles han sido las principales dificultades y aciertos de
nuestro proyecto?, ¿cuáles son las principales consecuencias de la
realización del proyecto en el medio cultural? La evaluación si bien
constituye una fase del proyecto, está presente de manera transversal
en todo el ciclo.

DISEÑO Y GESTIÓN DE PRODUCCIÓN

FORMULACIÓN RECURSOS
CICLO DEL
PROYECTO

EVALUACIÓN

1. ¿Qué es la evaluación?
La evaluación es un proceso continuo en un proyecto. Constituye un
espacio de análisis y reflexión de los objetivos que hemos
comprometido y la implementación de las actividades del proyecto
que nos han llevado o no a cumplir nuestros objetivos. El análisis
se debe basar en información y datos recogidos en todas las fases
del proyecto para valorar su cumplimiento e impacto.

32
La evaluación tiene cuatro elementos fundamentales:
• Analiza el desarrollo de los objetivos y actividades que
comprometimos en la elaboración del proyecto. Se incluyen aquí
todas las actividades para el cumplimiento de los objetivos, de esta
forma no sólo se observan las actividades realizadas, sino también el
cronograma del proyecto y los materiales y recursos financieros
gestionados y utilizados.
• Genera información de cada una de las etapas del proyecto. En el
análisis de las diversas fases se extrae información necesaria como:
cumplimiento de las actividades a través de la revisión del cronograma
del proyecto, ajustes presupuestarios a través del flujo de caja,
desempeño del equipo y otros. Esta información se extrae en cada una
de las fases del proyecto y no sólo al final.
• Valora cumplimientos. Cuando contamos con la información
necesaria podemos valorar cómo se desarrolló el proyecto, ¿se
cumplieron los objetivos?, ¿se desarrollaron las actividades en el tiempo
previsto?, dentro del equipo ¿se cumplieron las funciones y
responsabilidades?, ¿se gestionaron los auspicios necesarios?, ¿se
ajustó el presupuesto a lo programado?, ¿los destinatarios
respondieron a la convocatoria como esperábamos?, ¿se difundió el
proyecto según el plan realizado?
• Entrega recomendaciones para la toma de decisiones. Por último,
toda la información y valoración que realizamos sólo es importante si
realmente cumple la función de entregar recomendaciones para tomar
decisiones respecto a ajustes a nuestro proyecto en una nueva versión
en diversas materias como: mejorar el plan de difusión, redefinir los
destinatarios, ajustar el presupuesto; o para entregar información para
el desarrollo de un proyecto futuro.

Según David Roselló Cerezuela26 la evaluación es un proceso

sistemático mediante el cual se obtiene la información necesaria
sobre los resultados, previstos o no, y el funcionamiento de un
proyecto cultural para saber en qué medida se logran los objetivos
y se desarrolla la producción, y poder tomar así las decisiones

33
oportunas para reconducir dicho proyecto mediante la
modificación de cualquiera de sus aspectos.
De esta forma, es relevante desarrollar el proceso de evaluación
principalmente para:
• Desde la toma de decisiones impulsar los cambios necesarios en
los objetivos, procesos, actividades, equipo humano, definición de
recursos y otros, tanto en nuestro proyecto, sus futuras versiones
o nuevos proyectos que queramos emprender como organización.
• Para valorar nuestro equipo de trabajo, observando los aciertos y
desaciertos, generando los ajustes necesarios.
• Proyectar un trabajo de largo plazo, con información adecuada
para tomar decisiones en el diseño de la ampliación de nuestro
proyecto o uno nuevo.

2. Tipos de evaluación
Los tipos de evaluación:
• De resultados: mide el cumplimiento de los objetivos del proyecto –
eficacia–, observa los resultados que se propusieron al inicio de
proyecto y nuevos resultados observados. Apoya la evolución de los
objetivos planteados y de la proyección futura de ellos.
• De proceso: conoce y analiza el funcionamiento de los diversas
etapas del ciclo del proyecto, el cumplimiento del cronograma, del
presupuesto, de los roles del equipo de trabajo, del plan de difusión y
otros componentes de todo el desarrollo del proyecto. Mide la
eficiencia del proyecto.
• De impacto: observando los grandes logros del proyecto y los
cambios que se producen en el medio, los beneficiarios, nuestra
organización. Esta evaluación permite observar y proyectar las
consecuencias del proyecto en el largo plazo.
Para esto se realiza la evaluación de manera permanente, durante la
implementación del proyecto y cuando éste finaliza.

34
La evaluación permanente se desarrolla en todos los ciclos del
proyecto. A través de ésta se pueden detectar problemas y generar
soluciones, realizando un seguimiento permanente al cumplimiento de
las actividades dentro del proyecto. Para esto es fundamental realizar
reuniones permanentes de equipo, para detectar problemas,
incumplimientos, o cambios necesarios al proyecto.
La evaluación final nos ayuda a detectar en qué medida se han logrado
los objetivos y si han funcionado adecuadamente las diversas fases del
proyecto (diseño, ejecución, gestión de los recursos y producción).
Esta evaluación se materializa a través de un Informe Final, donde se
muestran todos los resultados del proyecto, dando a conocer al medio -
beneficiarios, futuros auspiciadores o patrocinadores- de manera
didáctica, clara y estratégica los grandes logros y desarrollo del
proyecto.
El Informe Final actúa como carta de presentación para nuestra
organización. Éste puede ser presentado en diversos formatos
como:
 documento escrito
 Cdroms
 video
 dípticos
 otros
Que reflejen los objetivos con textos e imágenes que comuniquen
el mensaje que queremos al lector.
Luego de la evaluación permanente y final de nuestro proyecto que nos
arrojará informes de evaluación respecto a resultados y al proceso, es
necesario – según las dimensiones del proyecto, la inversión realizada
o la proyección del proyecto – realizar una evaluación de impacto, que
se realiza un tiempo después de la finalización del proyecto, y mide los
resultados de nuestra intervención de manera especialmente
cualitativa, entregando elementos y datos respecto al impacto real de
nuestro proyecto en los beneficiarios y en el entorno.
Ejemplo: En el desarrollo de una muestra artística y cultural anual en
una comuna determinada podemos evaluar:
35
• Detección de errores y corrección de la marcha de la muestra en cada
año (evaluación permanente).
• Resultados según los objetivos de cada muestra, especialmente
cuantitativos y cualitativos respecto a la percepción y grado de
satisfacción de los beneficiarios (evaluación final).
• ¿Cuál es el impacto que ha producido en el medio cultural, en la
ciudad, en los creadores y el público el desarrollo de esta muestra
artística durante tres años? Evaluar el impacto sólo es posible
después de un tiempo de realizado el proyecto, teniendo claro el
estado de situación inicial del entorno antes de realizar la muestra.

3. ¿Quiénes evalúan?
La evaluación puede ser realizada por el equipo humano que ha dirigido
el proyecto o por agentes externos. Esto depende de los objetivos para
los cuales se realiza. Asimismo, los informen que se divulgan pueden
ser internos o externos y sus características y contenidos dependerán
de los lectores a los que están dirigidos y la proyección del proyecto.
Cuando la evaluación la realiza el equipo interno, ésta se efectúa desde
dentro, autoevaluación. Para esto el equipo de trabajo va realizando un
seguimiento y evaluación periódica de las acciones. La dificultad de la
autoevaluación es que puede construir una visión parcial, al ser el
equipo juez y parte de lo evaluado, lo que muchas veces dificulta
corregir y realizar cambios al proyecto. Siendo más simple y económica,
la autoevaluación es fácilmente realizable, pero debe ser planificada
desde el diseño del proyecto para captar la información necesaria para
la toma de decisiones en el proceso y final del proyecto.
Cuando la evaluación la realiza un agente externo, éste puede tener una
función de asesoría, supervisión y control del proyecto. A través de una
evaluación externa se pueden entregar resultados más fiables,
integrando un rol de asesoramiento para la organización a cargo del
proyecto. Las dificultades de este tipo de evaluación es que se puede
percibir como algo foráneo, lo que puede entorpecer la implementación
de medidas de corrección propuestas.

36
Para esto se debe elegir bien quién o quiénes realizarán la evaluación
(profesionales competentes), conociendo y aprobando los contenidos,
los modelos y las técnicas de evaluación que se aplicarán, en un diálogo
permanente entre los agentes externos que evaluarán y asesorarán y el
equipo interno, a quienes se entregarán las recomendaciones.

II. Criterios metodológicos y técnicas

Dentro del proceso de evaluación podemos distinguir dos partes: una
cuantitativa y una cualitativa; combinar ambas es básico para conocer
diversos aspectos del proyecto.
La evaluación cuantitativa será todo aquello que puede ser medido e
incluye todo tipo de cuantías: cantidad de público asistente, medios de
comunicación que cubrieron el proyecto, costos gestionados con
terceros, cantidad de artistas locales en el proyecto, etc.
La evaluación cualitativa será todo aquello que se evalúa vía la
percepción de un determinado tema. Incluye todos los aspectos
relacionados con la opinión y percepción de destinatarios/ beneficiarios,
evaluadores expertos, medios de comunicación, y otros.
Para evaluar necesitamos criterios que nos permitan visualizar los
alcances que tendrán los resultados que se obtendrán, aplicando las
técnicas necesarias para:
Evaluación de eficacia: que observará en qué medida se han logrado
los objetivos del proyecto.
Evaluación de eficiencia: que observa la relación entre el logro de los
objetivos y los recursos involucrados en el desarrollo del proyecto.
Evaluación de impacto: que busca describir las consecuencias para el
medio cultural -entorno y beneficiarios– de la realización del proyecto
en el mediano y largo plazo, evaluando su continuidad.
Evaluación de sostenibilidad: que busca comprender los alcances
futuros del proyecto y cómo éste puede mantener y mejorar sus
objetivos a futuro, tomando en cuenta las capacidades de gestión
interna y el impacto en el medio.

37
Ejemplo:
Para la evaluación de nuestro proyecto podemos trabajar con algunos
de estos criterios, que se ajusten a lo que buscamos como equipo.
En la muestra artística y cultural en nuestra comuna que se realiza por
tres años consecutivos podemos definir los siguientes criterios de
evaluación:
• Eficacia: logro de los objetivos de la muestra.
• Eficiencia: optimización del uso de los recursos humanos, materiales
o técnicos y financieros.
• Impacto: a los tres años evaluaremos el impacto de la finalidad que
persigue la muestra, como la dinamización del medio cultural, desarrollo
de la creación, desarrollo de público, entre otras.
• Sostenibilidad: cómo se proyecta sostener la muestra en términos de
gestión de recursos, diversificando fuentes de financiamiento para
mejorar el nivel de aporte a la creación y desarrollo de públicos.

1. Las técnicas o herramientas

Para evaluar nuestro proyecto podemos utilizar diversas técnicas o
herramientas que nos permitirán obtener información y datos en las
diversas fases del proyecto. Esta información nos permitirá tomar
decisiones y nos servirán como medio de verificación de los indicadores.
Una herramienta simple para nuestro proceso de evaluación –
especialmente utilizada en la autoevaluación– es el F.O.D.A, que
incluye la observación de la realización de las actividades y cómo las
capacidades internas y el medio externo influyen en ellas.
El F.O.D.A incluye la evaluación de las fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas en el desarrollo y proyección del proyecto.
FORTALEZAS DEBILIDADES
ANÁLISIS INTERNO

38
 OPORTUNIDADES AMENAZAS
ANÁLISIS EXTERNO

Esta es una herramienta de fácil implementación y se puede realizar en

trabajo grupal al finalizar el proyecto, el que puede incluir también a
beneficiarios y agentes patrocinadores del proyecto, que aportarán una
visión más completa de la evaluación.
La opinión de los agentes relevantes y la información y datos válidos
para evaluar el proyecto y contrastar los indicadores que nos plateamos
como desafíos, se puede obtener a través de algunas de las siguientes
herramientas o técnicas:
• Registros: datos o estadísticas existentes del medio sobre el cual ha
querido actuar el proyecto (ver los datos utilizados en la justificación del
proyecto).
• Mediaciones: talonarios de ventas de entradas, vales o boletas de
ingresos y gastos, conteo de asistentes.
• Encuestas o Cuestionarios: buscan conocer la opinión de los
agentes relevantes del proyecto a través de preguntas aplicadas de
manera personal o virtual. Se utiliza una muestra de agentes relevantes,
obteniendo a través de la encuesta o cuestionario, información
cualitativa y cuantitativa. Para desarrollar una encuesta hay que contar
con la asesoría de profesionales expertos.
• Entrevistas: se conoce la opinión de los agentes relevantes de forma
directa y extensa. Conocer especialmente elementos de primera fuente
sobre el impacto del proyecto, la opinión de beneficiarios y/o agentes de
apoyo, nos permitirá redireccionar objetivos o estrategias de manera
rápida.
• Focus Group: sirve para conocer la opinión, percepción y
posicionamiento del proyecto en un grupo objetivo determinado. Para
esto se debe contar con el apoyo de expertos que guíen la conversación
grupal para obtener la información que se requiere.

39
2. Indicadores
Para conocer la situación detallada de las distintas fases del proyecto,
es necesario que el equipo y/o director del proyecto defina indicadores
al inicio del proyecto según los objetivos y criterios de evaluación que
perseguimos.
Los indicadores dan información precisa de cada fase, comparando sus
resultados en el tiempo de ejecución del proyecto, y especialmente al
final respecto del estado programado inicialmente.
Sus características son:
• Fijados en la etapa de diseño y formulación del proyecto.
• Ligados a los objetivos específicos que nos hemos trazado.
• Conocidos por todo el equipo de trabajo.
• Comprobables a través de medios de verificación previstos en el
diseño. • Perdurables para ir observando su evolución en el tiempo.
• Comparables, para observar indicadores de otros proyectos.
Para construirlos podemos tomar en cuenta las siguientes
recomendaciones.

Principales características para la definición de buenos

indicadores:
Validez El indicador debe hacer referencia a aquello que realmente
procura medir o apreciar

Confiabilidad Ante diferentes mediciones o recolecciones efectuadas en

las mismas circunstancias en las mismas poblaciones y al
mismo tiempo, el valor del indicador será el mismo. En el
caso de indicadores cualitativos, expresados verbalmente,
dicha expresión verbal preservará el sentido de lo
declarado, no lo distorsionará

Especificidad Debe reflejar sólo los cambios en la cuestión o facto de

análisis, y no en otros

40
 Sensibilidad Debe ser capaz de registrar los cambios que se producen
en la cuestión o factor en análisis, por más leves que sean

Representatividad Cubre todas las cuestiones y los individuos que se espera

cubrir

Claridad Debe ser simple y fácil de interpretar, no ambiguo

Accesibilidad Los datos a recoger para su interpretación deben ser de fácil

disponibilidad

Utilidad Los usuarios deben percibir la utilidad del indicador como

un “marcador” de progreso hacia los objetivos o de logro de
resultados intermedios o finales

Ética Tanto la recolección de la información como su

procesamiento y difusión resguardarán los derechos de las
personas al anonimato y a elegir si dar o no la información
(consentimiento informado)

Sinergia El indicador podrá especificar o referirse a más de una

variable al mismo tiempo

Costo La recolección de la información y el procesamiento

posterior es razonable y posible en función del presupuesto
disponible y la utilidad esperada (así como su sinergia)

Replicabilidad No es único para un proyecto, sino que puede ser útil para
otros proyectos en otras localizaciones

Para poder utilizar la información que emane de la evaluación de

indicadores es necesario definir para cada uno:

Objetivo Indicador Meta Fórmula Medio de Resultado

del deseada de cálculo Verificación del
indicador indicador

41
Ejemplo:
En la realización de una muestra artística y cultural en espacios públicos
en nuestra comuna podemos definir los siguientes indicadores según
las actividades planificadas.
• Actividades
Definición de tipo de actividades
Definir actividades que se van a realizar
Definir contenidos de las muestras
Definir lugares para su realización
Confirmar artistas

Gestión de recursos
Gestionar canje de espacios publicitarios con medios de comunicación
Gestionar auspicios con empresas de la comuna

Campaña de difusión
Diseño de material de afiches y volantes y pendones
Impresión de afiches volantes y pendones
Distribución de material impreso
Envío de invitaciones a red de organizaciones y creadores de la comuna
Realizar difusión en medios de comunicación

Realización de la muestra
Instalación de equipamiento
Coordinación de equipos de producción, tramoyas, limpieza, etc.
Evaluación de los resultados

42
Elaboración de informe por parte de encargados de cada área de la
muestra
Reunión de evaluación con equipo de producción de la muestra
Realización de informe final de evaluación

• Indicadores
Objetivo Indicador Meta Fórmula de Medio de Resultado
del deseada cálculo Verificación del
indicador indicador
Lograr un % de notas 60% de Nº de notas de Registro de 50%
alto de difusión las notas difusión en la prensa de
porcentaje en prensa de prensa de circulación
de difusión de difusión distribución nacional
de la distribució de la nacional / Nº
muestra en n nacional muestra total de notas
la prensa en la de difusión en
nacional. prensa la prensa local
nacional. y nacional

Este indicador permitirá evaluar el posicionamiento de la Muestra en el

medio nacional y la elaboración de acciones que según los resultados,
generen estrategias de continuidad o reforma.
Es importante definir para cada proyecto un número acotado de
indicadores que permitan hacer un seguimiento de los objetivos más
importantes del proyecto, y de esta forma integrar desde el diseño las
necesidades de información y datos para obtener los medios de
verificación que permitan evaluar los indicadores y visualizar el proyecto
en un mediano y largo plazo.

43
Para finalizar:

El producto final del proceso de evaluación será un Informe Final

o una Memoria, que nos servirán para:
• Mostrar nuestros buenos resultados.
• Desarrollar un proceso de autocrítica interna y mejoramiento
continuo.
• Comparar proyectos o dar a conocer nuestra experiencia a otros.
• Generar nuevas ideas de proyectos.
• Consultar nuestro proyecto en el futuro, como medio permanente de
aprendizaje.

Es necesario enfatizar que la evaluación es un proceso relevante que

siempre debemos tener en cuenta dentro de la realización de un
proyecto para lo cual debemos prever tener personas y recursos
para su ejecución.
La evaluación no es un fin en sí mismo sino una herramienta que
apoya el buen desarrollo del proyecto.

44
El proceso de producción de eventos
Pre-producción
Una vez definido y contratado el evento, el equipo de producción
analiza todas las necesidades que pueden ir surgiendo para que el
día del evento no nos falte de nada y define y ejecuta las acciones
precisas para irlas cubriendo de la manera más eficiente posible. Es
importante establecer desde un primer momento las necesidades
específicas y calcular y prever los costos que supondrán.

Información principal:
Para estimar los presupuestos y poder comenzar a trabajar sobre la
producción, debemos tener presente cierta información como puede
ser:
- Artista o artistas que intervendrán
- Recinto donde se va a realizar (abierto o cerrado, público o
privado…)
- Fecha
- Rider del artista, donde se establecen los requerimentos
técnicos y de hospitalidad.
Toda esta información debe estar siempre por escrito!

Necesidades de producción
Las dividimos en dos apartados principales:
1.- necesidades derivadas del contrato con el artista, como ya
comentamos anteriormente:

* rider técnico, donde se reflejan todas las necesidades tipo:

medidas de escenario, equipos de sonido, luz, backline, etc.

* rider de hospitalidad, donde se reflejarán necesidades referentes

a camerinos, mantenimiento, alojamientos, seguridad, etc.

2.- necesidades derivadas del promotor: con todo lo recogido en

el punto anterior visto, damos un paseo por el recinto donde vamos a

45
realizar el evento para comprobar las condiciones del espacio y ver
todo el trabajo que hay que organizar y cómo organizarlo en cuanto
a:
* Infraestructuras: escenario, camerinos, vallados, etc.

* Carga y descarga:
Cuánto personal vamos a necesitar,
Qué medios de transporte,
Cuáles y cómo son los accesos al recinto

* Acometidas eléctricas:
Necesitamos grupos electrógenos
Dónde podremos ubicarlos

* Contratación de seguros: puede ser necesaria una póliza para

garantizar que estamos cubiertos ante cualquier accidente que
podamos sufrir en el proceso de la producción.

* Material: todos los materiales empleados deben estar

homologados

* Seguridad: desde la contratación de personal hasta las

necesidades de seguridad de planes de evacuación, prevención de
riesgos, etc.

El resultado de todo este análisis será el presupuesto preciso para

llevar a cabo a producción del evento.

Producción
En este proceso ejecutaremos todo el visto en el apartado anterior.
La producción del evento consiste en coordinar el equipo técnico y
humano para que se desarrolle la actividad en el recinto y tiempo
preciso. Debemos tener en cuenta que el proceso de producción no
lo terminaos con el evento en sí, sino que, en cuanto se realiza un
montaje, tenemos que coordinar el desmontaje posterior al evento.
Resumiendo, para poder hacer la producción el día del evento,
necesitamos tener toda la pre-producción perfecta:

46
- permisos en orden
- planes de seguridad elaborados
- necesidades del artista
- horarios de pruebas y concierto
- datos del promotor, artista, equipo técnico…
- necesidades de personal cubiertas:
Dirección de producción,
Personal de trabajo en altura (climbers, riggers, etc.),
Personal de carga y descarga,
backliners,
stage manager,
Personal de montaje y desmontaje,
runners…
Y no podemos olvidar nunca la hospitalidad para el equipo.
Todo esto deberemos haberlo elaborado en un calendario,
planificado y confirmado con cada persona implicada.

1. El montaje

Para el montaje precisaremos de maquinaria especial para poder

mover todo el material preciso. Dependiendo del recinto en el que
vayamos a realizar el evento, podremos usar un material u otro:
carretillas elevadoras, grúas, etc. Por otro lado, tenemos que estar
comunicados, tanto dentro del recinto (por walkies, por ejemplo)
como con el exterior, por lo que debemos tener siempre una oficina
móvil de producción con teléfono, internet, etc.

Habida cuenta de esto, comenzaremos el montaje con los principales

trabajos que serán:
- Delimitar el espacio: debemos delimitar las distintas arenas del
espacio, como zonas de paso, la frontal del escenario, backstage…

47
- Montaje de camerinos, oficinas, etc
- Montaje del escenario: escenario y accesos al incluso, señalizados
e iluminados.
- Conexiones eléctricas: tomas de tierra, diferenciales, cubrecables
- También puede presentarse el caso de que precisemos ubicar
bares, elementos de publicidad, zonas de merchandising…

2. El equipo técnico

- Montaje del equipo de sonido e iluminación

- Montaje del backline
- Montaje de cualquier otro tipo de material: proyectores,
pantallas, etc.
Todo este material tiene que estar colocado para la llegada del artista,
para poder realizar las pruebas de sonido correctamente.

3. La recepción del artista

Si por contrato está así reflejado, seremos los responsables de

coordinar todos los tranfers del artista desde su llegada a la ciudad,
desde recoger en el aeropuerto, los traslados al hotel, al recinto del
evento, etc.

Cuando el artista llega al recinto, hay que tener listo el camerino y,

como ya comentamos antes, todo el equipo dispuesto y en
funcionamiento para que pueda comprobar el sonido antes del
concierto. Es muy importante respetar y cumplir los tiempos de
montaje y pruebas, ya que vienen cerrados desde la pre-producción
y no se debe llegar el día del evento e ir con retrasos en el montaje
por parte del equipo técnico o del artista, que debe respetar los
horarios de pruebas dentro de la normalidad y tiempos estipulados en
la hoja de ruta. En casos de fallos de materiales y otros incidentes,
hay que calibrar según el tiempo que tenemos y lo que puede llevar
arreglar las complicaciones.

48
4. El final de la producción
Una vez finalizado el evento, deberemos hacer todas las tareas
inversas a las del montaje. Es decir, procederemos al desmontaje de
equipos y materiales utilizados. También es el momento de
encargarnos de los temas relacionados con la administración: pagos,
informes finales, etc.

GLOSARIO
Para finalizar, aquí dejamos un glosario con algunos de los términos
más importantes de los utilizados en la producción de eventos:
BACKLINE: instrumentos musicales que usamos en un concierto.
Podemos alquilarlo o puede aportarlo el propio artista.
BACKLINER: técnico de backline, responsable de los instrumentos
musicales en ruta, o del montaje de los mismos en el escenario.
También controlan el estado del material.
BACKSTAGE: llamamos así a la zona (acostumbramos a acotarla)
donde se sitúa la parte trasera del escenario.
CATERING: productos comestibles que se ponen la disposición del
artista según su rider de hospitalidad.
CLIMBER: escalador. Persona encargada de suministrar el material
de hierro al personal de montaje de escenario.
CONTRARIDER: contrapropuesta de equipo ofrecida por la empresa
de producción cuando no dispone del equipo exacto especificado por
rider.
MERCHANDISING: objetos promocionales del artista: cd, camisetas,
etc.
PERSONAL DE CARGA Y DESCARGA: es el personal de apoyo
para realizar las tareas de la carga y descarga del material preciso
para la producción.
RIDER: documento en el que se especifican las condiciones y
particularidades técnicas y de hospitalidad del artista para la
realización del concierto.

49
RIGUER: técnicos especialistas en alturas y encargados de calcular
las cargas para la sujeción de estructuras colgadas de elementos fijos
para volar equipos, etc.
ROADMANAGER: es el asistente del artista en los desplazamientos
y giras. Coordina alojamientos, horarios, etc.
SCAFFOLDER: persona que realiza el montaje del escenario.
STAGE MANAGER: también le llamamos regidor. Lleva a cabo a
coordinación en el escenario.
STAGE PLOT: plano de escenario que normalmente va adjunto en el
rider.

50
 LA PRODUCCIÓN DE EVENTOS: OPERACIONES, EQUIPOS,
INSTALACIONES, SALUD Y SEGURIDAD

La naturaleza y el tamaño de tu evento tendrán una relación directa

con el nivel de equipos de producción, instalaciones, servicios,
personal y tiempo requerido para que esto suceda.

Asegúrate de que tu evaluación de lo que se requiere para facilitar

el proceso de producción sea precisa y construya contingencias
donde pueda. Los eventos con un tiempo de producción demasiado
corto pueden atraer costos adicionales e innecesarios y la
probabilidad de cometer errores o perder pasos clave en
procedimientos que pueden afectar la salud y la seguridad será
mayor.

Recomendación
Comienza a elaborar un “programa de producción”: un plan detallado de
cómo se preparará, operará y desarmará el sitio del evento / festival.
Incluye acciones requeridas, contratistas, plazos, etc.

No es posible enumerar de manera exhaustiva todos los equipos de

producción, servicios e instalaciones que puedas necesitar (es
probable que cada evento tenga una lista larga y muy específica
pertinente a sus circunstancias particulares).
En su lugar, proporcionamos algunos ejemplos para ayudarte a armar
tu propia lista de verificación.

Equipo de producción: Checklist

 Escenario y estructuras asociadas: plataformas inhabilitadas, torres
de retardo de sonido, etc.
 Equipo de iluminación, audio y video.
 Equipos y cables de distribución.
 Materiales eléctricos.
 Combustible.
 Cubiertas de cables y rampas
 Suministros de fontanería.

51
 Materiales de carpintería.
 Barreras, cuerdas y clavos y sujeciones de escenario, perímetro,
áreas restringidas, sistemas de colas, etc.
 Portacabinas, carpas, etc. – vestuarios, oficinas de producción y
sitio, puntos de primeros auxilios, catering, almacenamiento, cambio
de bebés, etc.
 Lastre: para la puesta en escena, carpas y otras estructuras.
 Cubierta del suelo: riel, llama, núcleo duro, arena, etc.
 Transporte y vehículos – carretilla elevadora, grúa, vehículos todo
terreno, camiones de plataforma, camionetas, automóviles, etc.
 Equipos contra incendios – incendios extintores, mantas, etc.
 Eliminación de desperdicios – contenedores, saltos, etc.
 Alquiler de otra planta
 Equipo de oficina en el lugar: Ordenadores, impresora, suministros
de administración, etc.
 Asientos y muebles: público, oficinas, catering, vestidores, etc.
 Marquesinas y revestimientos: para equipos, público, etc. en caso
de mal tiempo.
 Decoración e interiores del sitio.
 Señalización de salud y seguridad.
 Señalización direccional y de información.

Instalaciones y Servicios: Checklist

 Instalaciones sanitarias y servicios asociados Instalaciones para
discapacitados
 Servicios de eliminación y reciclaje de residuos / basura
 Servicios de primeros auxilios y emergencias
 Catering: para tripulaciones, personal, artistas, competidores,
invitados, audiencias, voluntarios, etc.
 Líneas telefónicas
 Sistema de comunicaciones por radio
 Servicios de seguridad
 Servicios de mayordomo
 Stands de información
 Objetos perdidos y encontrados
 Punto de reunión
 Agua potable
 Instalaciones para aseo personal (eventos deportivos)
 Disposición del sitio / lugar

52
Diseño del Lugar
El diseño del lugar o lugar es muy importante para la salud, la
seguridad y la comodidad de todos los que asisten y participan en
el evento.
Un diseño bien considerado puede influir significativamente en el éxito
del mismo. Un sitio de evento o lugar debe ser un espacio efectivo que
se adapte al tipo de evento que se está organizando.

Al comenzar a planificar el diseño, se debe evaluar todos los factores y

riesgos asociados con los siguientes puntos:

1. Capacidad.
2. Acceso, Egreso y Flujo.
3. Áreas estériles.
4. Condiciones superficiales y subterráneas.
5. Características existentes del sitio.
6. Colocación de Equipos y Servicios.
7. Instalaciones sanitarias.
8. Residentes locales.
9. Señalización.
10. Instalaciones para personas con discapacidad.
11. Basura y residuos.
Mientras te encargas de esto, podrás trazar los diversos elementos del
evento para lograr la máxima eficiencia y seguridad del sitio.

Capacidad
La capacidad del sitio / lugar se calcula en función del espacio
disponible para la audiencia, el número de salidas de emergencia
(consultar Acceso, Egreso y Flujo) y la evaluación de riesgos para el
lugar y el evento.

Por lo tanto, el diseño del sitio es particularmente importante si

necesitas maximizar el potencial de audiencia.

53
Ten en cuenta:

> Para eventos al aire libre donde una multitud permanente se reúne
en un espacio definido para ver el entretenimiento (como en un teatro
callejero o un evento musical), la aceptación general para un espacio
abierto, plano y claro con una vista razonable de la representación es
de 2 personas por 1 m2. Sin embargo, la figura no debe aplicarse a todo
el espacio disponible.

> No todo el espacio disponible para la audiencia tendrá una visión

clara del entretenimiento. En tales casos, se debe aplicar una cifra
menor o el área se debe sacar de la ecuación por completo.

> Las características existentes del sitio, como colinas, árboles y

obstrucciones en la línea del sitio, reducirán aún más la capacidad.

> Otras áreas que puedan estar dentro y alrededor del espacio de la
audiencia, tales como áreas de la parte frontal de la casa, soportes de
medios, posiciones de cámaras, torres de retardo de sonido, torres de
agua, plataformas para discapacitados, etc., reducirán aún más la
capacidad. Algunos tipos de entretenimiento, como los funfairs, tendrán
diferentes cálculos basados en el número y el tipo de atracciones y el
espacio disponible entre ellas.

> En el evento, la audiencia puede estar de pie o una combinación de

ambos. Los asientos disponibles pueden ser asientos reales o áreas
donde las personas pueden sentarse en el suelo. Si el lugar es al aire
libre, puede o no tener áreas cubiertas para sentarse o pararse si el
clima es inclemente. Cada uno de estos puntos influirá en la capacidad
final del evento.

> Si el área del sitio / sede es extensa, considera la viabilidad de colocar

pantallas alrededor del sitio para mostrar el entretenimiento principal.
Estos pueden ser útiles para aumentar el potencial de capacidad al
tiempo que reducen la posibilidad de hacinamiento o aumento
repentino.

54
> Recuerda recalcular la capacidad si el diseño del sitio cambia o si se
agregan, eliminan estructuras, etc.

> Como puedes ver, el cálculo y el problema de la capacidad pueden

ser complicados y puede ser útil involucrar a un asesor de riesgos con
experiencia que proporcionará asesoramiento y una figura de capacidad
máxima después de considerar todos los hechos.

Acceso, egreso y flujo

El acceso, egreso y flujo de la audiencia, el personal, el equipo y el
entretenimiento requieren una cuidadosa consideración. Es necesario
tener en cuenta una serie de cuestiones.
Estos incluyen:

> El lugar puede tener puntos de acceso / salida naturales o existentes.

Si has elegido un lugar interior existente, es probable que sus puntos de
acceso y salida (que habrán ayudado a determinar la capacidad) sean
fijos. Sin embargo, si estás utilizando un sitio al aire libre, tendrás que
determinar dónde deben ubicarse los mejores puntos de acceso y
egreso posibles para la audiencia, el personal y el equipo. Los requisitos
de salida dependen de la capacidad y del tiempo aceptable para salir
del lugar. Busca asesoría para este asunto con la autoridad local y del
Cuerpo de Bomberos cuando calcules el número y el ancho de las
salidas.

> Los flujos de espectadores en eventos deportivos, es decir, el acceso

y la salida durante las sesiones, deben considerarse. También debes
verificar que cualquier equipo grande que participe en el evento pueda
pasar por el acceso / egreso y que haya espacio de giro adecuado para
que los vehículos grandes entren y salgan del lugar.

> No mezcles el acceso / egreso de peatones y vehículos, si es posible.

Del mismo modo, trata de mantener el acceso / egreso del público, el
personal y el intérprete / participante separados entre sí.

55
> Asegúrate de que todos los puntos de acceso tengan espacios de
reunión / cola adecuados para la audiencia esperada y que todos los
puntos de salida tengan un potencial de salida seguro.

> Se puede requerir acceso individual o especialmente creado para

discapacitados.

> También se debe prestar atención a los servicios de emergencia. Es

probable que requieras la presencia de instalaciones de primeros
auxilios en el evento, pero en el caso de que surja un incidente más
grave, por ejemplo, que alguien requiera atención hospitalaria, o que un
grupo contra incendio necesite acceso, es necesario un acceso claro al
sitio, el paso por el sitio y la salida del mismo. Si corresponde, los
representantes de los servicios de emergencia deben poder asesorarte
sobre este punto y pueden recomendar rutas de acceso estériles o vías
para su uso.

> Para evitar que la audiencia haga sus propios caminos, crea rutas
claramente definidas alrededor del sitio que sean lo suficientemente
amplias como para adaptarse a la cantidad de pasos anticipada.

> Asegúrate de que haya suficiente espacio para que las personas se
reúnan o hagan cola en las áreas de concesión o de entretenimiento sin
impedir los caminos o las rutas de acceso / egreso.

> Evita la construcción de callejones sin salida en el diseño a toda costa,

ya que podrían ser perjudiciales para la salud y la seguridad.

> La ubicación del entretenimiento debe alentar un movimiento

constante de la audiencia alrededor del lugar del evento. En otras
palabras, si se ofrece entretenimiento múltiple, no debe concentrarse en
un área. Esto ayudará a minimizar el riesgo de “puntos calientes”. Evita
un diseño caótico o desordenado ya que esto puede impedir el flujo de
personas.

Áreas estériles

56
Dependiendo del tamaño y la naturaleza del evento, puede ser
necesario construir áreas del sitio que sean estériles; en otras palabras,
áreas que el público no debe obtener acceso general.

Para áreas como un punto de encuentro (para servicios de emergencia

en el caso de un incidente importante) o una zona de caída de fuegos
artificiales, se requiere una cuidadosa consideración de su ubicación,
tamaño y sistema de protección de barrera / seguridad. Recuerda que
el área elegida debe ser adecuada para la función que realizará.

Condiciones de superficie y subterráneas

Si el evento se lleva a cabo al aire libre, es necesario realizar una
evaluación exhaustiva de las condiciones de superficie existentes y
previstas. Ten en cuenta los siguientes puntos:

> Asegúrate de que el suelo pueda soportar lo que se desea colocar en

él (tamaño, tipo y peso).

> Evaluar el impacto que las condiciones climáticas adversas puedan

tener en el suelo. Presta especial atención al riesgo de inundación, ya
que esto puede causar el mayor daño al equipo y es una causa probable
de cancelación del evento.

> Si estás anticipando condiciones adversas, asegúrate de tener

contingencias para hacer frente a todas las posibilidades, por ejemplo,
una bomba de agua para inundaciones, rastreo temporal o virutas de
corteza para áreas fangosas, arena para caminos, etc.

> Si corresponde, solicítale al propietario del terreno o a la autoridad

local una evaluación de servicios públicos subterráneos para informar
sobre cables o tuberías que podrían ser dañadas por equipos pesados
o por la penetración del suelo.

> El tipo de evento y la ubicación elegida pueden requerir la

incorporación o la creación de condiciones de superficie temporales,
como el seguimiento para el transporte o los servicios de emergencia o

57
para proteger el suelo. Verifica que el suelo sea el adecuado para la
cobertura, y así garantizar que esto no se convierta en un peligro.

> Asegúrate de que cualquier daño anticipado pueda corregirse o

restablecerse, ya que de lo contrario se podrían imponer multas
económicas.

> Si el evento es en espacios cerrados, verifica que el piso pueda

soportar el peso del equipo que se está utilizando.

Características existentes del sitio

Si tu evento se celebra al aire libre, es posible que tengas que acomodar
las características existentes del sitio en el diseño del sitio.

Siempre que sea posible, úsalos para tu ventaja, pero asegúrate de que
la evaluación de riesgos de estas características identifique todos los
riesgos posibles que puedan ocurrir, y aplica las medidas de control
necesarias para minimizar dichos riesgos.

Las características del sitio pueden incluir: colinas, barrancos, mar

abierto, árboles, cables aéreos, arte público o monumentos, etc.

Ubicación de equipos y servicios

Diferentes factores influirán en la ubicación final del equipo y los
servicios, pero ten en cuenta lo siguiente:

> Coloca el equipo y la planta lo más cerca posible de donde sea

necesario, sin impedir la vista de la audiencia o afectando el disfrute de
la misma. Esto también ayudará a reducir la cantidad de cableado
requerido.

> Asegúrate de que cualquier equipo que deba colocarse cerca de una
audiencia esté asegurado y que no pueda causar daño. Colócalo en un
área que sea accesible en caso de que se requiera atención durante el
evento.
58
> Las plataformas de visualización con discapacidad deben
posicionarse para garantizar la máxima visibilidad sin afectar
negativamente la capacidad de la audiencia y las líneas de visión.

> Si hay shows simultáneos, asegurarse de que no haya ningún choque

de sonido o audiencia.

> Asegúrate de que todos los servicios de bienestar estén en un lugar

conveniente y visible y que estén bien señalizados. De manera similar
con los contenedores de basura, colócalos en lugares visibles y
particularmente alrededor de las áreas de restauración.

Instalaciones sanitarias
El cálculo del nivel de instalaciones sanitarias requeridas en los eventos
se basa en una serie de factores que incluyen la capacidad de la
audiencia, su perfil, la ubicación, la duración y las instalaciones
existentes.

Existen guías generales, pero es mejor buscar el asesoramiento de un

contratista experimentado y la autoridad local (Salud Ambiental) para
asegurarse de que tu estimación no sea demasiado alta ni demasiado
baja. Cuando planifiques estas instalaciones, ten en cuenta los
siguientes puntos:

> Los “grupos” de inodoros se colocan mejor en varios lugares a lo largo

de un sitio al aire libre. Deben estar claramente señalizados,
adecuadamente iluminados y colocados lejos de las áreas de
preparación de alimentos. Estas instalaciones deben limpiarse y
reponerse regularmente durante el día y, dependiendo de la duración
del evento y del tipo de unidad utilizada, es posible que deban vaciarse
durante el transcurso del evento. Si este es el caso, asegúrate de que
la ubicación de ellos permita el acceso del vehículo.

> Todas las personas que usen el inodoro deben poder lavarse las
manos con agua tibia (idealmente) y jabón. Nuevamente, estas áreas
deben mantenerse limpias y reabastecerse regularmente. Si las

59
instalaciones de lavado tienen que estar separadas de los inodoros,
asegúrate de dejar suficiente espacio al planificar el sitio, y también
asegúrate de que sea posible un drenaje adecuado para evitar
condiciones insalubres o inundadas. Nuevamente, el contratista y la
autoridad local pueden asesorarte sobre este asunto.

> Asegúrate de que haya instalaciones sanitarias cerca de las áreas de

primeros auxilios, así como áreas para bebés, y no te olvides de los
artistas, participantes, empleados y concesionarios que también
requerirán las instalaciones adecuadas. Si hay oportunidades de
acampar en el evento, también deberás proporcionar instalaciones de
lavado y aseo para este grupo de personas.

> Si tienes un área reservada para personas con discapacidades, las

instalaciones sanitarias adecuadas deben colocarse en las
proximidades y deben estar claramente señalizadas.

Residentes locales (comerciales y domésticos)

Al planificar el diseño del sitio, ten en cuenta a los residentes locales (si
los hay) y considera lo siguiente:

> Asegúrate de que los elementos del evento, como los puntos de
acceso / egreso, los puntos de entrega de transporte, los arreglos de
estacionamiento, áreas estériles, etc. no impidan la entrada ni que
invadan la propiedad de otros. Si los residentes son comerciales,
asegúrate de que el diseño del sitio y la naturaleza del evento no
obstaculicen su día a día.

> Si el evento está utilizando sistemas de sonido, donde sea posible,

apunta el sonido lejos de los residentes.

> Es posible que debas realizar una reunión especial con los residentes
locales para familiarizarse con lo que sucederá en su puerta y brindar
seguridad sobre cómo minimizarás cualquier inquietud que puedan
tener en relación con el evento.

60
> Mantente preparado para hacer arreglos especiales para aquellos que
están particularmente afectados negativamente, y asegurarse de que
todos los residentes estén informados de lo que está sucediendo, ya
sea a través de una reunión especial y / o un folleto o envío de cartas a
su residencia.

Señalización

Independientemente de qué tan bien se considere el diseño, si no

colocas la señalización adecuada para dirigir a las personas hacia el
lugar adecuado (o para seguir en el caso de un incidente), el espacio
podría volverse inefectivo.

La salud y la seguridad podrían resultar comprometidas.

Es posible que necesites un rango de señalización para realizar varias

funciones:

> Señalización direccional, por ejemplo, para dirigir a las personas hacia
la salida, el inodoro, el bar, etc. más cercano.

> Señalización de información, por ejemplo, para informar a las

personas dónde se encuentran en el lugar / en el sitio, y para mostrarles
dónde se encuentran las instalaciones en el sitio, el orden de
funcionamiento del entretenimiento, etc.

> Señalización de seguridad, por ejemplo, mostrando la ubicación de

las salidas de emergencia, equipos de extinción de incendios, zonas de
peligro, etc.

> Señalización de bienestar, por ejemplo, punto de encuentro, sitios

para cambio de bebés, personas perdidas, agua potable, primeros
auxilios, etc. Los puntos a considerar son:
61
> La ubicación y el calendario del evento determinarán si es necesario
encender algunas de las señales (como la señalización de salida en
carpas, interiores lugares, eventos nocturnos, etc).

> Toda la señalización debe tener las dimensiones y el diseño correctos

y colocarse de manera adecuada alrededor del sitio / lugar para que sea
claramente visible.

> Si tu evento es al aire libre, asegúrate de que toda la señalización sea

impermeable, resistente al viento (según corresponda) y que esté bien
sujeta.

> Asegúrate de que las flechas estén apuntando en la dirección

correcta.

> Coloca pancartas / carteles de patrocinio en posiciones visibles

(según lo acordado de antemano con tu patrocinador; consultar el
Capítulo 5), pero asegúrate de que no impidan la vista o el flujo de la
audiencia.

> Recuerda que se requerirá señalización para todas las áreas del
evento, incluyendo el escenario, las áreas de producción, los medios de
comunicación y los vestuarios, así como el frente de la casa donde se
encuentra el público.

> Recuerda pensar en cómo el público encontrará el evento. Asegúrate

de que el sitio del evento esté bien señalizado en los puntos de acceso
que llegan a la ciudad y en los cruces clave. Organizar letreros puede
ser una forma económica de lograr esto www.theaa.com.

> Vale la pena crear un ‘plan de letreros’ para abordar cómo, dónde,
cuándo y quién levantará los letreros y pancartas necesarios. Siempre
asegúrate de que se hayan buscado los permisos adecuados.

Instalaciones para personas con diversidad funcional

62
Se requiere un enfoque inclusivo para todos los aspectos de la
planificación de eventos. Las personas con discapacidad tienen
derecho a la igualdad de trato y no deben ser discriminadas.

En la etapa de planificación, pregúntate si necesitas implementar

medidas especiales para que el evento sea accesible para personas
con problemas de movilidad, problemas de visión o audición u otras
necesidades especiales.

Debes hacer la provisión adecuada para el acceso y la salida del evento,

así como los bienes, servicios e instalaciones para todos.

Las disposiciones pueden incluir:

 Puertas y rutas de acceso / salida ampliadas

 Rampas
 Pasamanos
 Ascensores
 Instalaciones sanitarias
 Superficies rebajadas, por ejemplo, en puntos de venta de alimentos
y puntos de información
 Superficies de pisos y coberturas del suelo
 Estacionamiento
 Transporte hacia y alrededor del evento
 Asientos
 Áreas de visualización
 Señalización
 Sistemas de audición
 Personal o personal de apoyo
 Niveles de luz y sonido
 Alojamiento
 Acceso gratuito para los cuidadores
Recuerda tener en cuenta a las personas con discapacidades cuando
prepares planes de emergencia y evacuación.

63
Basura y desechos
Durante el evento se puede crear una cantidad tremenda de basura y
desechos que se deben recolectar, eliminar y reciclar según
corresponda.

Una acumulación de desechos puede ser perjudicial para la salud y la

seguridad de todos los involucrados o afectados por el evento y el medio
ambiente. Por lo tanto, es importante prepararse y mantener el control
de este problema.

Como administrador de eventos, debes asegurarte de que la basura y

los residuos se eliminen de la manera correcta.

Si estás utilizando un contratista de gestión de residuos, asegúrate de

que tenga buena reputación y que pueda proporcionarte declaraciones
de métodos y que pueda crear un plan de gestión de residuos antes del
evento. Esto ayudará a identificar las áreas de preocupación y cómo se
abordará el problema.

El plan debe considerar lo siguiente:

> El tipo de evento, el perfil de audiencia y la capacidad. Generadores

de residuos, por ej. Producción, administración, catering, operadores de
bares, público en general, artistas, pirotecnia, baños y duchas, áreas
médicas, etc.

> Tipos de desechos, por ejemplo, restos de alimentos / papel / plástico

en las concesiones de restauración, madera / metal / papel /
combustible en el área de producción, cartones de bebidas / alimentos
/ volantes de papel / etc. en el frente de la casa.

> Recipientes de residuos y requisitos, por ejemplo, contenedores de

plástico, bancos de botellas, etc.

> Ubicaciones de desechos, por ejemplo, salto en área de producción,

banco de botellas para uso de bar.
64
> Oportunidades de reciclaje (reciclar y reutilizar siempre que sea
posible).

> Actividad de gestión de residuos, es decir, qué se va a elevar, cuándo

sucederá esto y quién lo hará (antes, durante y después del evento).

> Promoción de la gestión de residuos, es decir, cómo animarás a otros

a minimizar los residuos y eliminarlos adecuadamente.

Planos del Sitio

Los planos o mapas del sitio son necesarios para cualquier evento.
Sirven como una herramienta para ayudar a calcular la capacidad y
maximizar la efectividad del sitio en las etapas de planificación.

También actúan como una herramienta de comunicación entre todos los

involucrados durante la construcción y el evento en vivo. Se debe incluir
una copia del (de los) plan(es) en el Manual del evento (ver el Capítulo
10) y se deben entregar versiones más grandes a todos los gerentes,
contratistas apropiados y agencias que trabajan en el evento para una
referencia rápida y fácil.

Si estás utilizando un lugar existente, es probable que ya exista un plano

de planta al que puedas acceder y agregar tu información. Si estás
trabajando al aire libre, es probable que tengas que comenzar tu plan
desde cero.

Pregúntale al propietario del terreno o a la autoridad local si pueden

proporcionarte un mapa en blanco del área, mostrando las
características existentes del sitio, tales como colinas, muros, árboles,
caminos, caminos, etc. Luego, puedes comenzar a agregar tu
información particular.

A continuación, se incluye una lista de algunos de los elementos que

pueden aparecer en el plan “maestro” de tu sitio. Si este plan es
particularmente complejo, puede ser una idea preparar planes
simplificados para grupos de usuarios individuales o propósitos, por
65
ejemplo, mostrando rutas de emergencia de acceso / egreso para
servicios / audiencia.

Si el sitio es extenso con múltiples ubicaciones de entretenimiento, sería

recomendable incluir un plan muy básico en el programa del evento
impreso y en exhibición en el sitio mismo con un marcador de “usted
está aquí” claramente mostrado.

El diseño del sitio a menudo cambia a lo largo de las etapas de

planificación. Asegúrate de mantener los planes actualizados y de
distribuirlos a las partes necesarias según sea necesario. Para los
planes de eventos al aire libre, es probable que la versión final incluya:

> Una cuadrícula señalada como ‘a, b, c’, etc. de una manera y ‘1,2,3’,
etc. la otra. Esto permite una referencia fácil cuando se comunica con
otras personas, especialmente los servicios de emergencia y la
seguridad de eventos durante el evento en vivo

> La dirección de la brújula mostrando ‘norte’

> La escala

> Puntos de acceso y egreso. Nota: marca todos los puntos, incluidos
los que están siendo utilizados por los servicios de emergencia, acceso
para discapacitados, etc.

> Vías, rutas y caminos

> Áreas de entretenimiento / organización / campo de juego

> Otras actividades, como el área de actividades para niños, parque de

atracciones, lugares de presentación de medallas, etc.

> Áreas donde se encuentra el público – sentado y de pie

> Áreas acreditadas

66
> Frente de la casa y posiciones de la torre de retardo de sonido

> Centro de operaciones de la sede / centro de control de la agencia

conjunta

> Puntos de medios

> Servicios y puntos de servicios públicos, por ejemplo, aseos,

ubicación de primeros auxilios / ambulancia, objetos y objetos perdidos,
información, punto de encuentro, plataforma para discapacitados,
teléfonos, cajeros automáticos, agua potable, etc.

> Policía y puntos de seguridad

> Áreas estériles y puntos de encuentro de emergencia

> Estacionamiento y transporte

> Taquilla / venta de boletos

> Puntos de basura. Puntos de dispensación y consumo de alimentos y

bebidas, como áreas de picnic / barbacoa, bares, furgonetas de
alimentos, etc.

> Áreas de acampada y otros alojamientos

> Áreas de administración, producción y almacenamiento

> Generadores y puntos de electricidad

> Áreas de artistas y hospitalidad

> Características existentes del sitio

67
> Una leyenda clara que explique los colores y símbolos del mapa

Salud y Seguridad
La salud y seguridad es un área de alta prioridad en la organización de
eventos.

La salud y la seguridad eficaces deben planificarse, gestionarse y

controlarse cuidadosamente. Como administrador del evento, debes
tener en cuenta la salud y la seguridad de:

 Todos los que trabajan en tu organización y en el evento

 Todos los que participan en el evento
 Todos los que asisten al evento
 Todos los que pueden verse afectados por el evento
También debes asegúrate de que todos los que trabajan en el evento
entiendan la importancia de los problemas de salud y seguridad, y que
trabajen juntos para lograr un evento seguro para todos.

Los elementos que se tratan en esta sección son temas fundamentales

que te ayudarán a administrar la salud y la seguridad. Cada evento
requerirá arreglos diferentes y estos deben cumplir con las autoridades
apropiadas. También hay muchas publicaciones (algunas de las cuales
pueden ser específicas para tu tipo de evento en particular) que te darán
un buen consejo para ayudarte a planificar y ejecutar un evento seguro.

Oficial de Seguridad / Coordinador

Según el tamaño y la naturaleza de tu evento, es posible que debas
designar a un Oficial de Seguridad. El requisito básico es que una
persona “competente” (a menudo el gerente de eventos o producción)
pueda brindar acceso a un buen nivel de experiencia en salud y
seguridad.

La competencia generalmente se logra a través de una combinación de

experiencia y calificaciones formales de salud y seguridad. Los
consultores se utilizan a menudo para complementar esta experiencia.

68
La persona responsable debe tener la capacitación y experiencia
adecuadas para poder asesorar e implementar procedimientos de
seguridad.

Política de Salud y Seguridad

Tu política de salud y seguridad debe establecer el compromiso de la
organización con la salud y la seguridad. Si tu organización tiene más
de cinco empleados, es una necesidad legal contar ya con una política.
Sin embargo, es probable que esta política general sea diferente de la
que se producirá específicamente para el evento. La política específica
del evento debe establecer:

 Quién es responsable de la salud y seguridad dentro de tu

organización
 Quién supervisará la salud y la seguridad en el evento
 Disposiciones para cada aspecto y fase del evento
 Cómo deben seguir e interpretar la política los demás la Memoria de
seguridad del evento
 Procedimientos de capacitación del personal

Los subcontratistas deben proporcionar sus propias políticas. Estos

deben verificarse para asegurarse de que no haya conflicto con tu
política o su memorándum de seguridad del evento.

También se debe realizar una nota de seguridad del evento, que se

distribuirá a todos los que trabajan en él (preferiblemente en la “reunión
de iniciación” o reunión informativa).

Este memorándum debe brindar consejos específicos y fáciles de seguir

a todos los empleados, voluntarios, subcontratistas, etc., que trabajen
en tu evento. Debes establecer cómo tú, como Gerente del Evento,
esperas que otros se comporten en el sitio o en el lugar.

Debes resaltar los aspectos de seguridad particulares que deben

conocer, como los controles de incendio, las salidas de emergencia, los
procedimientos de evacuación, los códigos y procedimientos de
incidentes o emergencias, la indumentaria / equipo de protección
69
personal requerido, los procedimientos de notificación de incidentes, los
peligros, etc.

Procedimientos de Notificación
Para cada aspecto en materia de salud y seguridad, debes tener un
procedimiento para informar incidentes y sucesos.

Debe quedar claro en el memorándum de seguridad del evento, cómo

ya quién debe informarse los incidentes individuales.

Cada incidente o incidente debe ser escrito y descrito en su totalidad.

Asegúrate de que el personal y los voluntarios estén bien informados
sobre cómo reportar cualquier incidente. Los informes probablemente
incluirán lo siguiente:

 Accidente / Lesiones
 Propiedad perdida / dañada
 Incidente
 Seguridad / Fallos del sistema
 Personas perdidas

Procedimientos de Operación Normales

Si la ubicación en la que se realiza el evento es un lugar existente, es
probable que se implementen procedimientos de operación normales.
Asegúrate de conocerlos e incorporarlo a la planificación.

Monitorización e inspecciones
La monitorización continua de los procedimientos de salud y seguridad
es esencial para garantizar que sigan siendo efectivos. Las
inspecciones del sitio del evento deben realizarse antes, durante y
después de que el público esté en las instalaciones / sitio, y las
inspecciones de los procedimientos operativos realizadas por el
personal del evento y los contratistas deben ser un proceso continuo
durante todo el desarrollo del evento.

70
Planes y dibujos
Además de los planos del sitio, si tu evento presenta algún escenario o
elementos estructurales, es probable que tengas que proporcionar
dibujos estructurales a la autoridad local, el cuerpo de bomberos, etc.

Si has subcontratado estos elementos, el subcontratista le

proporcionará copias de estos planes. Si la estructura se ha realizado
específicamente para el evento, solicita copias al arquitecto o ingeniero
original junto con la declaración del método para su construcción.

Declaraciones de métodos
Una declaración de métodos describe cómo se facilita una acción o
tarea específica.

Les describe a otros el proceso mediante el cual se llevará a cabo una

operación y generalmente se relaciona con el aspecto de “producción”
de la organización de eventos. Al escribir declaraciones de métodos,
identificarás el procedimiento más seguro para la tarea en cuestión.

Esto te ayudará a la hora de redactar la evaluación de riesgos. Una vez

más, los subcontratistas deben proporcionarte sus propias
declaraciones de métodos.

Comunicaciones
Ningún evento puede operar con éxito sin la implementación de una
estrategia de comunicaciones completa.

El tamaño del evento y el número de organizaciones involucradas

influirán en la complejidad de la estrategia. Desde una perspectiva de
salud y seguridad, la estrategia requerirá que se aborden dos áreas:

1. La comunicación entre todas las partes involucradas en la

planificación del evento

71
> Una buena comunicación es crucial durante las etapas de
planificación. Como administrador de eventos, debes asegurar que
todas las agencias se estén comunicando efectivamente entre sí y
contigo también. Un cuadro o declaración de roles y responsabilidades
puede ayudarte en esta tarea. Asegúrate de que las reuniones sean
minuciosas, que se sigan las acciones acordadas y que haya un rastro
en papel para todas las decisiones que se hayan acordado.

> Durante el evento en sí, el manual del evento (ver el Capítulo 10) y el
plan del sitio deben ser herramientas valiosas que ayuden a una buena
comunicación. Por eso es vital que contengan información actualizada.
Si la naturaleza y el tamaño de tu evento requieren la presencia de
varias agencias, es probable que cada organización emplee su propio
sistema de comunicaciones y use su propio equipo. Considera la
creación de una sala de incidentes en el evento en el que se encuentre
el personal de comunicaciones de todas las agencias para ayudar a la
toma de decisiones rápida y decisiva.

> Si estás utilizando comunicación por radio, asegúrate de que las

frecuencias no coincidan con otros usuarios de radio. Asigna un canal
en tu sistema para diferentes grupos de usuarios como Producción,
Administración, Coordinador de artistas, Canal de emergencia, etc.

Asegúrate de que todo el personal sepa cómo usar el equipo, brinda

orientación / capacitación y mantén registros precisos de todas las
comunicaciones y decisiones.

Decide por adelantado cualquier código o jerga que se usará en caso

de un incidente o emergencia y asegúrate de que todos conozcan sus
significados. Documentarlos en el Manual del evento y la Nota de
seguridad del evento.

> Asegúrate de que todo el personal clave tenga teléfonos móviles, pero
no confíes en ellos para una comunicación esencial, especialmente si
la cobertura de la red no es sólida.

> Suminístrale a todo el personal tarjetas laminadas de fácil lectura que

incluyan los números de contacto de todas las personas clave
72
involucradas en la ejecución del evento junto con los canales de radio.
Estas tarjetas se pueden usar en una cuerda de seguridad junto con los
pases de acreditación / acceso.

> Organizar una sesión informativa para todo el personal que trabaja en
el evento. Esto debe cubrir las presentaciones para que todos estén al
tanto de las líneas de comando y responsabilidad, salud y seguridad,
comunicaciones y todos los procedimientos, prácticas y regulaciones
que dictan la conducta del personal mientras trabajan en el evento. Es
una buena idea proporcionar un ‘Documento informativo para el
personal ‘que se distribuirá antes o en esta sesión informativa para que
los trabajadores del evento puedan consultarla según sea necesario.
(Ver el Capítulo 10 para obtener una guía sobre preparar un documento
informativo para el personal).

2. Comunicación con el público en el evento

> Hay muchas maneras de comunicarse con el público en el evento,
incluidos puestos de información, material impreso, administradores,
mensajes en la pantalla y anuncios de PA. Tu estrategia debe tener en
cuenta cómo te comunicarás con el público en caso de un incidente o
emergencia.
> Sin embargo, si decides que esto se debe lograr, los anuncios y las
instrucciones deben transmitirse de manera clara, audible y sucinta.
Ensayar los escenarios potenciales con el Subgrupo de Salud y
Seguridad (si corresponde) y acordar qué se dirá, cuándo se dirá, con
qué frecuencia, quién lo dirá y por qué medios para cada escenario.
Asegúrate de tener contingencias en caso de que el equipo falle.

Servicios de emergencia: el contacto con los servicios de emergencia

dependerá del tipo, escala y complejidad de tu evento.
Si estás planeando un evento interior de mediana escala en un lugar
establecido, es posible que no necesites la asistencia de los servicios
de emergencia durante la planificación y operación del evento. Sin
embargo, para eventos más grandes y más complejos, será necesario
buscar su asesoramiento, asistencia y cooperación. Cada servicio
generalmente tiene sus propios departamentos de planificación y
proyectos especiales que se ocupan de los eventos.

73
Si es apropiado para la naturaleza de tu evento, puedes invitar a una o
más personas de las siguientes agencias a tu Subgrupo de Salud y
Seguridad:

> Policía: la policía puede brindar apoyo y consejos sobre muchos

aspectos de seguridad como el número de audiencias, el control de
multitudes, procedimientos de emergencia, comunicaciones, gestión de
tráfico y acceso a servicios de emergencia, etc. Su presencia en un
evento en vivo dependerá de la naturaleza del entretenimiento, la escala
del evento y el nivel de administración.
> Cuerpo de bomberos: el cuerpo de bomberos puede asesorar sobre
la capacidad de los ocupantes, los riesgos potenciales de incendio, el
equipo de lucha contra incendios requerido, la ubicación de los equipos,
el acceso de emergencia, los medios de escape, la señalización, la
iluminación, los puntos de encuentro, los elementos pirotécnicos como
los fuegos artificiales, esculturas de fuego o hogueras y otros
procedimientos de emergencia.
> Servicios médicos: dependiendo de la naturaleza y la magnitud del
evento, es posible que necesites la asistencia de la junta de salud local
o una organización de primeros auxilios la Cruz Roja. Busca sus
consejos sobre la provisión médica requerida, como el número de
médicos, enfermeras, fisioterapeutas, personal de primeros auxilios,
alojamiento e instalaciones, así como acceso de emergencia y otros
procedimientos. Recuerda que los socorristas suelen ser voluntarios,
pero se debe hacer una donación a su organización que te aconsejará
sobre el nivel adecuado de apoyo.
> Cargos: ten en cuenta que algunos o todos los servicios de
emergencia pueden cobrar por su labor. Asegúrate de incluir estos
costos en tu presupuesto en una etapa temprana.

Provisión Médica
El tipo y la cantidad de la provisión médica requerida en los eventos
varían enormemente según el tamaño, la naturaleza y la ubicación del
evento. La provisión médica debe estar disponible para todos los que
trabajan, se desempeñan, compiten o asisten al evento.

En la medida de lo posible, un evento debe ser autosuficiente para

minimizar el impacto en la provisión diaria para la comunidad local. Los
factores que influirán en la provisión requerida incluyen:
74
 Naturaleza del evento – programa, actividades, deportes
 Ubicación – interior, exterior, tamaño del lugar, proximidad a los
servicios existentes
 Lugar – de pie, sentado
 Duración – pocas horas, varios días
 Condiciones climáticas: la temporada, el clima inclemente
 Tamaño de la audiencia
 Perfil de la audiencia – jóvenes, ancianos, adolescentes
 Historia – víctimas / incidentes anteriores, primer evento
 Otros peligros – identificados en la evaluación de riesgos
Nota: la provisión médica en muchos eventos es un requisito obligatorio.
Recuerda que no solo el personal médico puede ser requerido. El
personal de instalaciones, equipo, transporte y enlace también puede
tener que organizarse y presupuestarse. La provisión médica debe ser
discutida y acordada con anticipación con las autoridades y los
proveedores apropiados.

Servicios de Bienestar
Cuanto más fácil sea para las personas asistir a tu evento, mejor será
la experiencia que tendrán.

Piensa en la audiencia que deseas atraer al evento y sus posibles

necesidades. Es probable que un asistente feliz y libre de estrés vuelva
a los eventos futuros. Algunos servicios a considerar son:

> Agua potable: debe suministrarse en todo tipo de eventos,

especialmente en los que se realizan al aire libre. Dependiendo de los
servicios existentes de la sede, puede tener acceso a la red de agua
potable. De lo contrario, el agua puede ser suministrada por
contenedores de agua que son aptos para el uso o agua embotellada
disponible. Presta especial atención a las áreas de congestión potencial
como, por ejemplo, las áreas al frente del escenario en un evento
destacado.
> Cambio para bebés: si tu evento está orientado a la familia, provee
una instalación para que los padres cambien los pañales de los bebés.
Asegúrate de que el alojamiento sea seguro con los muebles
adecuados, suministros, eliminación de residuos e instalaciones de

75
lavado presentes. Además, piensa en proporcionar un área privada para
que las madres amamanten a sus bebés, si lo desean.
> Punto (s) de reunión: si el evento cubre un área grande o si existe la
posibilidad de que las personas se separen de su grupo, proporciona
uno o más puntos de reunión bien señalizados. Recuerda contar los
puntos de reunión para evitar confusiones.
> Personas perdidas: si el evento está orientado a la familia o si está
anticipando que los niños asistirán al evento, es crucial proporcionar un
área donde puedan ir o ser llevados si se separan de sus padres o
tutores. Asegúrate de que la instalación cuente con personal en todo
momento por más de un miembro del personal debidamente calificado
(recuerda que todo el personal que trabaja con niños y / o adultos
vulnerables debe ser revisado por la Oficina de Registros Criminales de
Escocia / Divulgación Escocia por adelantado, contáctalos en www.
scro.police.uk, www.disclosurescotland.co.uk). Se debe acordar un plan
/ política antes del evento que trate sobre el proceso de recibir, cuidar y
devolver a los niños a sus padres / tutores.
> Puntos de información: según la complejidad, la duración y el tipo
de evento, puede ser conveniente tener un punto o puntos de
información. Aquellos empleados que ocupan estos puestos deben
conocer el evento, el lugar / sitio, los arreglos de estacionamiento y
transporte, etc. y también deben mantenerse informados de cualquier
cambio de programa que el público necesite conocer.
> Objetos perdidos: un punto para la propiedad perdida es apropiado
en eventos de todos los tipos y tamaños. Acuerda un procedimiento por
adelantado con los empleados de la zona para garantizar que los
objetos sean entregados al propietario correcto.
> Instalaciones de guardarropa: asegúrate de que el área esté
adecuadamente abastecida, asegurada y con personal durante todo el
evento. Acuerda una política y un procedimiento para la recepción de
bolsas, equipaje y otros accesorios. Asegúrate de que los usuarios
sepan si los artículos se dejan bajo su propio riesgo. Recuerda:
considera a todos los grupos de edad… Piensa en tu audiencia en
detalle.
Otros servicios que consideres necesarios dependerán de la naturaleza
del evento. Recuerda considerar cuidadosamente el perfil de la
audiencia al consolidar la lista de servicios.

76
Gestión de Tráfico y Transporte
Una buena gestión de tráfico y transporte es un tema clave para los
eventos.

Una planificación deficiente puede provocar interrupciones innecesarias

para las personas involucradas o que asisten al evento, así como el
tráfico normal del día a día. Considera este aspecto en detalle al
seleccionar el lugar donde se realizará el evento.

Según corresponda, incluye a la autoridad local, la policía y los

proveedores de transporte lo antes posible para ayudarte a hacer los
arreglos.

Para eventos grandes, puede ser necesario formar un Subgrupo de

Gestión del Transporte para considerar todos los temas relacionados
con este tema y formular planes efectivos para el transporte, el tráfico y
el estacionamiento. Considera lo siguiente:

 El tipo de evento, el tamaño y el perfil de la audiencia

 El número anticipado de vehículos (audiencia, personal,
contratistas, etc.)
 Los enlaces de transporte existentes y el potencial de mejora
 Oportunidades de estacionamiento existentes para automóviles,
autobuses y otros vehículos
 Parque y facilidades de viaje (existentes o temporales)
 Rutas de transporte para vehículos, autobuses, trenes, metro
 Ubicaciones para dejar y recoger autobuses, taxis, etc.
 Señalización existente y el posible requisito de señalización
temporal (por ejemplo, señalización de AA)
 El requisito para conos y suspensiones de estacionamiento
 Órdenes de regulación de tráfico temporal como cierres de rutas y
redireccionamiento (la autoridad local puede asesorar sobre
requisitos, notificaciones y plazos)
 Personal: quién organizará el tráfico, quién ocupará los
estacionamientos, etc. potencial de cobro por estacionamiento para
ayudar a compensar los costos
 Peatones que ingresan y salen del lugar / problemas de congestión

77
 Acceso para producción, artista, vehículos subcontratados, etc.
 Acceso de emergencia para bomberos, ambulancias, etc.
 Movimiento de tráfico en el sitio

Seguridad y Administración

El tamaño y la naturaleza de tu evento influirán en el tipo y la cantidad

de seguridad y las medidas de administración requeridas. Al planificar
tu evento, considera lo siguiente:

 Gestión de multitudes
 Artistas / intérpretes / competidores / protección de invitados
 Protección de equipos e instalaciones
 Seguridad de entradas, salidas y perímetros
 Gestión de tráfico / estacionamiento de vehículos
 Áreas estériles y peligrosas
 Asistencia a servicios de emergencia
 Procedimientos de emergencia
 Seguridad nocturna
 Áreas restringidas
 Almacenamiento y manejo de efectivo
Si contratas a una empresa de seguridad o administración, asegúrate
de que tengan reputación y experiencia.

Si corresponde, invita a un supervisor senior a unirse al Subgrupo de

salud y seguridad lo antes posible para asegurarse de que estén lo más
familiarizados posible con el evento y para que puedan contribuir a los
procedimientos de salud y seguridad acordados.

Evalúa todos los riesgos con el contratista de seguridad / administración

para llegar a una conclusión sobre el nivel de servicio requerido en el

78
evento, y asegúrate de que todas las agencias se sientan cómodas con
la disposición, funciones y responsabilidades del contratista.

Pídele al contratista que te proporcione los detalles de los Supervisores

/ Jefes que serán responsables en el evento. Organiza una reunión
informativa previa al evento con todo el personal de seguridad /
administradores para garantizar que todas las preguntas sean
respondidas y que todos tengan claro cuál es su papel en el evento.

Administración de Riesgos

Sin importar el tipo y tamaño de tu evento, la administración de riesgos

es un problema crítico en el proceso de planificación.

En pocas palabras, la gestión de riesgos consiste en prever e identificar

riesgos potenciales, evaluarlos y establecer un plan, medida de control
o contingencia para reducir o neutralizar el nivel de riesgo.

Un buen administrador de eventos incorporará la gestión de riesgos en

todas las etapas del proceso de planificación. En términos de
producción de eventos, el tema de la gestión de riesgos es de suma
importancia cuando se toman decisiones que afectan a quienes tienen
la posibilidad de verse afectados o perjudicados por cualquier aspecto
del evento. Podrían ser:

 Personal del evento

 Audiencia y otras personas que asistan al evento
 Artistas / competidores y sus acompañantes
 Personas / residentes en las cercanías del evento
El gerente del evento tiene el deber de identificar y minimizar estos
riesgos. La mejor manera de hacerlo es realizar una evaluación de
riesgos efectiva.

Evaluación de Riesgos
79
Nadie conoce el evento mejor que tú y tu equipo clave. Desde este punto
de vista, como la gestión de eventos, estás en la mejor posición para
llevar a cabo la evaluación y cada “departamento” debe llevar a cabo su
propia evaluación para consolidarse en la versión final.

Para eventos más grandes o más complicados, es posible que desees

buscar la ayuda de un asesor de riesgos independiente que esté bien
informado sobre tu tipo de evento. De ser apropiado, el Subgrupo de
Salud y Seguridad del evento debe desempeñar un papel activo en el
proceso de evaluación de riesgos, aceptar las medidas de control y
tomar medidas para implementar cualquier aspecto del cual ellos, como
individuos o sus organizaciones, tienen la responsabilidad.

La evaluación de riesgos debe completarse mucho antes del evento.

Debe proporcionar una copia a su agente de seguros o asegurador e

incluir una copia en el Manual del evento. Asegúrate de que todo el
personal clave esté familiarizado con él y que se implementen todas las
medidas de seguridad antes de que comience el evento.

En caso de que se identifiquen riesgos adicionales antes del evento, se

debe realizar una evaluación específica para cada nuevo riesgo.

1. Identifica el área de riesgo y los riesgos relacionados

2. Decide quién o qué está en riesgo
3. Decide qué medidas se implementarán para controlar el riesgo
4. Evalúa el nivel de riesgo
Los factores de riesgo son exclusivos de cada evento, pero algunas
áreas de consideración pueden incluir:

 Tipo de evento: naturaleza del programa, tiempo, etc.

 Lugar: sentado / de pie, capacidad, acceso / egreso
 Ubicación del evento: exterior / interior, geografía (cerca de
carreteras / ferrocarriles, etc.)
 Condiciones del terreno

80
 Multitud: perfil, historia, hábitos, desorden, aumento de
necesidades, necesidades especiales, bienestar, etc.
 Condiciones meteorológicas adversas (muy calor / frío / mojado,
etc.)
 Movimiento del vehículo – encendido y fuera de sitio
 Contratistas
 Trabajos en altura
 Estructuras: permanentes y temporales, colapsos, peligros de
tropiezos, etc.
 Barreras
 Equipo – producción, seguridad, etc.
 Material y suministro eléctrico
 Gestión del tráfico
 Estacionamiento de automóviles
 Sonido y ruido: interior y exterior Lugar exterior, antes, durante y
después incluso.
 Pirotecnia
 Incendios
 Explosión
 Terrorismo
 Anuncios de emergencia
 Seguridad – audiencia, personal, lugar, manejo de efectivo, etc.
 Drogas – antidopaje, perfil de audiencia, etc.
 Animales
 Artistas de alto perfil, dignatarios, personalidades VIP

Apéndices
La evaluación debe ser distribuida a los socios / autoridades
independientemente del manual del evento, debes adjuntar la
información diversa que apoyará tu evaluación de riesgos. La naturaleza
de estos dependerá del tipo de evento que estés produciendo. Estos
apéndices pueden incluir:

 Memorándum de seguridad del evento

 Programa de producción (un plan detallado de cómo se preparará y
desarmará el sitio)
 Mapas del sitio
 Evaluaciones de riesgo de contratistas / Licencias / Certificados de
incendio, etc.

81
 Dónde se contratan los locales en lugar de crearse, puede que le
resulte apropiado adjuntar los Procedimientos de Operación Normal
(NOP)
 También puede discutir con su evaluador de riesgos y / o subgrupo
de salud y seguridad si su evento justifica una sesión de
planificación de escenarios de emergencia.

CLAVES PARA ORGANIZAR UN EVENTO CULTURAL

No hace falta explicar qué es un evento; probablemente, todos hayamos

asistido a más uno en nuestras vidas. Pero sí que resulta necesario
puntualizar algunos detalles. Para comenzar, un evento nunca es
algo improvisado, sino todo lo contrario. Es el resultado de todo
un proceso de planificación. Y es que esta previsión es lo único
que garantiza su éxito.

Sin embargo, un evento también supone estar abierto a cambios. Por

más que lo intentemos, siempre van a surgir problemas imprevistos. Por
tanto, tendremos que elaborar nuestro proceso de planificación
(objetivos, prioridades, racionalización…) para luego ir modificándolo
según las circunstancias que aparezcan. Hay que ser estructurado, pero
también flexible.

Cada evento cultural es un mundo. Todos tienen sus

características según su naturaleza, por lo que cada planificación
es diferente. No obstante, vamos a explicar algunos de los aspectos a
considerar en la mayor parte de eventos culturales:

Concepto del evento cultural

Es el punto de partida, la idea o temática alrededor de la cual

estructuraremos el evento y su programación o cartel. Para dar con el
concepto, tenemos que contestar a la siguiente pregunta: ¿De qué trata
el evento?

82
En primer lugar, el concepto dependerá de si es un acto institucional o
privado. Lo siguiente a tener en cuenta es el criterio que seguiremos a
la hora de decidir la naturaleza y programación de nuestro acto. Este
puede venir definido por varios aspectos:

-Calidad: No hace referencia a “algo bueno”, sino a aplicar un criterio

de calidad a la coherencia de la programación.

-Éxito: En este caso, el éxito puede venir definido por un evento tanto
con los artistas comerciales más consumidos como con artistas o
agentes culturales desconocidos o de culto.

-Tiempo o periodo: Se trata de que el evento gire en torno a una línea

temporal, como música barroca, una temática de actualidad o el futuro
de la lectura.

-Originalidad: La originalidad en un evento se puede lograr por un

formato novedoso o una temática original.

-Recursos económicos: Muchas veces son los que más determinan

un evento, y de este criterio se consideran dos dimensiones: el
presupuesto y la rentabilidad.

-Sociedad y educación: Una gran parte de eventos culturales giran en

torno a factores sociales y educativos, debido a la importancia de estos
en el desarrollo de una fuerte cultura.

-Transversalidad: Son eventos culturales donde se acogen diferentes

manifestaciones artísticas que, normalmente, tratan sobre el mismo
tema de interés.

Gestión de Recursos Humanos en un Evento Cultural

Da igual la naturaleza del evento; en todos los casos, su éxito

dependerá principalmente de las personas detrás de este. Por ello, es
indispensable prestar atención a su gestión. A la hora de crear el equipo
de trabajo, hay que atender en primer lugar a las necesidades del
evento y de su localización, algo que explicaremos en el siguiente punto.
Para una buena gestión de recursos humanos, es necesario decidir el
perfil de los puestos necesarios, así como establecer un organigrama y
delimitar las tareas de cada uno de los trabajadores.
83
Localización del evento

De nuevo, las claves para escoger una buena localización nos vendrán
dadas por nuestras propias necesidades: ¿Cuál es nuestro aforo?
¿Cuántos escenarios, salas, mesas… necesitamos? ¿Habrá comida
para los asistentes? ¿Cuánto durará el evento?

Cuantas más preguntas formulemos, más controlado tendremos todo.

Una vez elegida la localización según estas cuestiones, es necesario
conocer al milímetro el lugar. Para garantizar la buena experiencia del
público, tendremos que prestar atención a la ventilación y la temperatura
del espacio, las salidas de emergencia, la cantidad de aseos y su
acceso, disposición de una barra para comida y bebida o incluso un
dispositivo sanitario.

Normativa territorial

Para organizar un evento, hay ciertos aspectos legales de los que no

podemos olvidarnos. Y en el caso de España, la normativa en materia
de espectáculos varía de una comunidad a otra. Por ello, es necesario
informarse de la normativa territorial según el lugar geográfico del
evento, ya que está determinará condiciones técnicas de los recintos,
establecimientos o instalaciones.

Protocolo en un evento cultural

Según la RAE, el protocolo es una “regla ceremonial diplomática o

palatina establecida por decreto o costumbre”. De aquí deducimos que
son unas normas de origen histórico que hay que cumplir en
determinados actos. Si nuestro evento cultural va ser de una gran
magnitud, con reconocidos invitados, de carácter institucional… será
necesario aplicar un protocolo para su organización. En este caso, es
necesario tener en cuenta:

 Cronograma: Lugar de celebración, día, hora. Duración prevista.

Desarrollo de secuencias del acto.
 Autoridades a invitar.
 Enlaces y elementos de coordinación y confirmación de
autoridades e invitados especiales.
 Invitados en general. Listados/confirmaciones.
 Difusión del acto. Invitaciones a la prensa.
84
  Colocación de cámaras y micrófonos. Sistemas de distribución de
señal de video y audio.
 Señalización externa e interna.
 Papelería y grafismos (invitaciones, carteles, etc.).

Además, debemos consultar las reglas de protocolo ya establecidas

para el tipo de acto que vamos a realizar. Estas nos guiarán en
cuestiones como orden de intervenciones de autoridades, disposición
de estas en la sala, invitaciones… Por último, para asegurar una
correcta puesta en marcha del evento, es imprescindible ensayar el acto
entero previamente.

Como podemos observar, un evento cultural requiere un gran

esfuerzo organizativo.

Si como asistentes nos parece que planificar un acto es sencillo, es

porque ese acto está muy bien organizado. El propósito de un buen
planificador de eventos siempre tiene que ser el mismo: la buena
experiencia de los asistentes. Y este objetivo es tan ambicioso como
imprescindible.

85
LOGÍSTICA Y MONTAJE DE EVENTOS

Anabel Ferreiras Quiroz

CONTEXTO
La logística es el conjunto de los medios necesarios para llevar a
cabo un fin determinado de un proceso complicado.
Llamamos montaje al proceso que se utiliza para ordenar los
planos y secuencias de un evento o actividad, de forma que el
participante perciba el todo integrado.
El objetivo de la logística y la producción en un evento es controlar
con eficiencia todos los recursos, de manera que se cumplan los
objetivos principales y se cubran las necesidades planteadas.
Hoy día los eventos pueden llevarse a cabo de manera presencial,
virtual o una combinación de ambas, en cualquiera de la modalidad
escogida se requiere la capacidad de accionar esa logística y
montaje para llevar a cabo de manera eficiente dicho evento.

EVENTOS
¿Qué son?
Encontramos diferentes definiciones respecto a este ítem:
Según Antón Shone & Brian Parry los eventos son aquellos fenómenos
que surgen de ocasiones no rutinarias y que tienen objetivos de ocio,
culturales, personales u organizacionales establecidos de forma
separada a la actividad normal diaria, cuya finalidad es ilustrar, celebrar,
capacitar, entretener o generar experiencias en un grupo de personas.
Un evento es cualquier acto que tenga planificación al menos en
cuanto a espacio y tiempo (lugar, fechas, horas), y que se debe
clasificar según una tipología que especifique su naturaleza.

86
Un evento es una herramienta de marketing, relaciones públicas y
comunicación que atiende a distintas clasificaciones.
Eventos son aquellos actos “en vivo” organizados en función de
los intereses de una organización, compañía o marca con el fin de
trasladar un mensaje determinado a un público concreto para
provocar un comportamiento o generar una actitud.
¨El concepto de evento es amplio, porque incluye desde una visita a
instalaciones de un reducido grupo de personas hasta la organización
multitudinaria de una celebración cualquiera en un pabellón gigante.
Tanto aquella como esta tienen en común el contacto directo entre el
emisor y el receptor del mensaje, y que la percepción que se extrae de
su desarrollo deja una huella más profunda, un recuerdo más
permanente, una emoción más aguda, para lo bueno y para lo malo,
que ninguna otra herramienta de comunicación¨.
Jesús Echevarría.
Director de Comunicación de Inditex

Un evento transita por diferentes fases:

I. Ideación o Pre-producción
Durante esta fase se harán todos los preparativos previos al evento,
siendo el más importante la creación del briefing del evento, también
llamado proyecto del evento. Establecemos los objetivos del evento, el
perfil del participante, el análisis de necesidades y expectativas,
establecimiento del presupuesto aproximado, plan de financiamiento,
solicitud de cotizaciones, administración del evento, asignación de
responsabilidades y funciones al equipo, plan de comunicación, línea
gráfica, se definen los proveedores, entre otros detalles dependiendo
del tipo de evento a llevar a cabo.

87
Definimos persona responsable de coordinar todo el evento y a quien
cada coordinador de equipo deberá reportar los avances de cada una
de las actividades propuestas, se plantea el cronograma de todas las
actividades y sus deadlines, se definen y asignan las tareas, tiempos y
responsables. Se establecen los mecanismos de seguimiento al
proyecto.
II. Desarrollo o Producción
En esta etapa se desarrolla el plan de acción o de trabajo definido en el
briefing. Llevamos a cabo el montaje, es decir, la disposición de los
recursos técnicos y humanos en el lugar donde se llevará a cabo el
evento y la ejecución que es donde participantes del evento están
reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, llevando a cabo las
actividades.
III. Evaluación o Post-producción
Aquí hacemos el desmontaje del evento, se retiran todos los materiales
y elementos utilizados en la actividad y se evalúan los resultados,
observamos si se han logrado los objetivos planteados, cual ha sido el
desempeño presupuestal, y el análisis del coste-beneficio esperado.
Pedimos retroalimentación a los participantes o enviamos cartas de
agradecimiento. Reunión y agasajo al equipo colaborador!
Cada una de las etapas del proyecto posee una vital importancia dentro
de su apartado, ya que son interdependientes y el buen desempeño en
cada etapa garantiza el éxito no solo del evento en cuestión sino de los
venideros.

Tipos de eventos
Los eventos responden a diferentes clasificaciones, ya que varían
según el objetivo, de hecho un mismo evento puede cubrir diferentes
fines. Lo que debe primar en cada uno de los eventos que realicemos u
organicemos debe ser la creatividad y la innovación, si logramos
88
combinar estos aspectos centrándonos en el perfil de los participantes
lograremos impregnar a cada uno de nuestros eventos un carácter único
y generar una experiencia imborrable en el participante.
Podemos clasificarlos teniendo en cuenta diferentes aspectos como, la
audiencia, tipo de admisión, la envergadura o por la duración y
programación. Por ejemplo según el tipo de público pueden ser:

 Abiertos: son aquellos que se realizan para todos los públicos sin
necesidad de una invitación o entrada, suelen estar organizados
en espacios más amplios y con unos fines más comerciales.
 Cerrados: son aquellos organizados para un número específico
de asistentes en los que cada uno tiene una invitación,
anteriormente enviada por la empresa u organización, y la cual se
ha de presentar a la entrada del acto.

Por tipo de actividad se pueden clasificar en:

 Socioeducativas: fiestas, reunión de organizaciones, acciones

de movilización, de bien social, de información a la sociedad civil.
 Deportivas: eventos deportivos y de esparcimiento, al aire libre,
de naturaleza y medio ambiente.
 Empresariales y corporativos: reuniones, charlas,
presentaciones de productos, seminarios, conferencias,
encuentros, congresos y ferias.
 Culturales y de ocio: como festivales, carnavales, patronales,
espectáculos y conciertos.
 Espirituales o comunitarios: retiros espirituales,
peregrinaciones, cursos de yoga o cenas benéficas.
 Académicos: clases profesionales, entregas de diplomas o
fiestas de graduación.
 Políticos: mítines, debates y manifestaciones.
 Educativos: charlas, cursos y congresos.

89
También se pueden clasificar de acuerdo al ámbito geográfico del
evento en: Internacional, Nacional y Regional.

Modalidades
Los eventos son y seguirán siendo una de las mejores formas de
comunicación para las marcas, y sus beneficios son significativos:
notoriedad y reconocimiento de marca, optimización de relaciones
externas e internas, networking y generación de negocio, entre muchas
otras ventajas. Podemos presentar tres clasificaciones básicas de
modalidad de eventos:
Presencial: Es el tipo de evento que reúne en un mismo lugar a varias
personas, conlleva una logística definida y requiere de la intervención
de un mayor número de personas en la producción del mismo.

Características y ventajas

 Generación de confianza: Todos los negocios parten de un

sentimiento humano: la confianza. Los eventos presenciales
generan confianza hacia la empresa/marca, ya que permiten la
interacción con las personas responsables de dar vida a esa
solución.
 Es una excelente estrategia para atraer potenciales clientes.
 Engagement: Organizar un evento diseñado específicamente
para su organización es un buen modo de mejorar el engagement
de su empresa con sus clientes tanto actuales como potenciales,
además de generar la confianza interna de los colaboradores al
incentivar en ellos la cultura de los embajadores de marca
internos.
 Contacto personal con los clientes: los eventos presenciales
crean espacios para interactuar con los participantes de manera
directa, de esta manera se genera una conexión real, que puede

90
 prolongarse en el tiempo, de esta conexión surgen relaciones
duraderas y cercanas por la confianza que se crea entre las
partes. Este contacto directo te permite afianzar relaciones con
clientes actuales y potenciarlas con los prospectos.
 Diversidad: Un evento presencial te permite diseñar una
experiencia de usuario más completa, crear un evento original,
centrado en la audiencia te permite lograr más engagement entre
los asistentes y que ellos sean los que generen ese ruido
mediático que puede empujar a tu empresa a un mejor
posicionamiento, de forma que sea recordado por más tiempo.
 Networking: permite a los participantes crear relaciones de
primera línea entre sí.

Online: Un evento virtual réplica muchos aspectos de un evento

tradicional, pero la gran diferencia radica en que los eventos en línea se
desarrollan en remoto y no están restringidos a una sola ubicación.
Entre los formatos presenciales que se pueden llevar al mundo online
tenemos: Webinars, Conferencias, Congresos, Conciertos, Seminarios
web, Cursos online, Reuniones y formación de equipos internos,
Entrevistas a expertos con interacción del público, Lanzamiento de
producto, Ferias virtuales, Open house, Eventos deportivos, entre otros.

Características y ventajas

 Al no contar con la limitación de la ubicación presencial, permiten

a la marca convocar a un público más amplio.
 Los eventos virtuales tienen un coste inferior a los presenciales,
tanto para los organizadores como para los asistentes. El coste
de la logística y montaje de un evento online puede reducirse en
más de un 50% respecto a un evento presencial, además no
requiere de traslados u hospedaje por parte de los asistentes e

91
 incluso el pago a los facilitadores (speakers, coaches, artistas,
etc.) suele ser menor.
 Son medibles, la gran mayoría de las acciones pueden rastrearse
para posteriormente analizar y mejorar la estrategia de próximos
evento. Las empresas pueden medir el número de asistentes, las
entradas compradas, la interacción del público en las redes
sociales, los facilitadores que provocaron mayor interacción en la
web, el tipo de plataforma usada para comprar la entrada, opinión
en tiempo real, etc.
 El asistente puede acceder al contenido tiempo después de
manera On demand.

Híbrido: este tipo de evento combina ambos formatos el off line y el

online para poder brindar una experiencia más completa a todos los
asistentes y así alcanzar a una audiencia más completa. Debe estar
diseñado para brindar una experiencia única tanto al participante
presencial como al online. Conjuga las ventajas de ambas modalidades.

Formatos
Formatos de evento más populares:
Hay infinidad de formatos que puedes utilizar en tu evento, pero vamos
a centrarnos en los más comunes y en los más interesantes. Antes de
escoger uno, ten claro a qué publico te diriges y qué
temática es la protagonista de tu programa. Una vez tengas claros estos
puntos, puedes elegir el formato que más se adecue a tu actividad:

1. Webinar: este formato reúne a una gran cantidad de personas

que pueden estar ubicados en diferentes puntos del planeta, en
un seminario de una forma interactiva y atractiva. El webinar
funciona como un seminario online en el que los asistentes siguen
el contenido desde cualquier dispositivo, e interactúan por el chat.

92
2. Taller: esta modalidad permite a los participantes aprender
haciendo, con la ventaja de tener al facilitador in situ.
3. Congreso: El objetivo principal de un congreso es mantener a los
participantes al corriente de las novedades y nuevos acuerdos con
relación al tema central, que suele ser profesional. La periodicidad
de un congreso puede ser anual o bienal y su duración, en
general, varía entre dos y cinco días.
4. Carrera: Las carreras populares son pruebas deportivas de
participación o resistencia con una distancia o duración
específicas. En numerosas ocasiones este tipo de eventos se
utiliza con un interés benéfico.
5. Encuentro «Fandom»: Este formato de evento reúne a los
aficionados de una determinada parte de la cultura popular,
generalmente llamadas subculturas freak, como la ciencia ficción,
el anime y los juegos o series de TV de culto.
6. Feria gastronómica: Este tipo de eventos ofrece una gran
variedad de comidas y bebidas, normalmente de diferentes
fabricantes, productores o cocineros.
7. Fiesta benéfica: Los eventos benéficos sirven para recaudar
fondos para proyectos u ONG´s. Este tipo de formato suele
desarrollarse en forma de feria, kermesse, bazar, carreras
populares, o alternativas como cenas privadas.
8. Fiestas en la calle: Los eventos en la calle muchas veces se
organizan para conmemorar acontecimientos importantes, o
celebraciones locales tipo patronales o fiestas del pueblo. Este
tipo de eventos son una forma ideal de relacionarse con los
vecinos y de crear espíritu de comunidad. ¿El problema? Debes
estar especialmente atento a los permisos y regulaciones
específicos de cada sector.
9. Festivales: Evento que envuelve diversas expresiones artísticas,
generalmente encuentros culturales, que pueden ser sobre
cualquier materia. Una serie organizada de conciertos, encuentros

93
 culinarios, obras de teatro… y normalmente se desarrollan en el
mismo recinto y durante varios días.
10. Hackatón: Cuando llenas una sala con programadores,
diseñadores y otros profesionales digitales y les pides que
construyan un prototipo en un determinado período de tempo, te
encuentras con un hackatón o maratón de programación.
11. Lanzamiento de producto o servicio: estos eventos
suelen realizarse en formato de fiesta para mostrar el producto o
novedad más reciente de una empresa. En estos eventos hay
demostraciones, marcas invitadas y personas importantes,
reunidas en torno a un catering para comer y picar para celebrar
un éxito o lanzamiento.
12. Networking: Los eventos de networking están dirigidos
normalmente a profesionales y tienen como objetivo la creación
de contactos y vínculos con empresas y personas del sector
especializado al que pertenece tu negocio.
13. Degustación: Al igual que las muestras gratuitas que se
encuentran al pasar por los restaurantes, las sesiones de
degustación ofrecen una muestra tentadora del sabor que está por
venir. Dentro de este formato también podemos incluir las catas
de vino o eventos donde el objetivo sea descubrir un producto
gastronómico.
14. Torneo: Los torneos pueden tener como protagonistas
cualquier tipo de temática y son un tipo de eventos en los que los
jugadores compiten, muchas veces ante un público que aumenta
según el nivel y el grado de riesgo. Uno de los más famosos es el
torneo mundial de póquer, aunque existen muchos torneos de
juegos de mesa, juegos en línea y de deportes de competición.

Atendiendo al número de participantes, la clasificación más

generalizada para los diferentes tipos de eventos es:

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  Mini eventos: entre 35 y 45 participantes
 Evento pequeño: entre 50 y 250 participantes
 Evento mediano: entre 250 y 500 participantes
 Gran evento: entre los 500 y hasta 2.000 participantes
 Mega eventos: más de 2.000 participantes

Montaje
Es la coordinación de todos los elementos de un evento siguiendo el
plan definido por un director/coordinador. Para la organización de un
evento, es necesario que el responsable indique a todos aquellos que
participarán del montaje cuándo, dónde y cómo será este.
Uno de los elementos más importantes del diseño y montaje del evento,
es el formato de colocación de mesas y escenarios. Los siguientes
parámetros te ayudarán a determinar el espacio que necesitarás:

 Número de invitados, las superficies deben tener la capacidad de

alojar a todos tus asistentes de forma cómoda.
 Decoración, si tienes en mente tener algún evento temático,
piensa en que el espacio sea suficiente para poner tus adornos e
iluminación.
 Proyección, si pretendes realizar alguna presentación visual,
verifica que el salón cuenta con el equipo y el espacio para
proyectar.
 Para la planeación del montaje debes considerar que el salón sea
suficientemente grande para montar un servicio de coffee break y
que cuente con: salidas de evacuación, pasillos para moverse
libremente y espacios adecuados para personas con
discapacidad.
 Los eventos al aire libre, instalaciones deportivas, monumentos
históricos requieren permisos especiales de las alcaldías locales,
o de la institución gubernamental que gestione ese espacio.

95
La cantidad de participantes, la forma del local, dimensión del
espacio, número de invitados determinan la distribución del
montaje. Los más habituales son:

 Estilo auditorio: Este montaje tiene filas a los laterales o en el

centro, los asientos están acomodados para que vean
directamente a los expositores. Recomendado para congresos.
 Tipo Escuela (Classroom): es usado, principalmente, para
conferencias, congresos, capacitaciones o tener sesiones de
trabajo. Las mesas ayudan a los asistentes a tomar de forma
cómoda sus apuntes, limita la comunicación y distracción entre
ellos.
 Exhibición (Exhibition): Es el montaje propio de las ferias.
Básicamente es a través de “stands” o puestos individuales de
venta e información. Requieren espacios diáfanos sin ningún tipo
de montaje, ya que son empresas de producción las que dan
forma a cada stand.
 Estilo anfiteatro o semicircular: Los niveles elevados permiten
una buena visibilidad al presentador y es apropiado para una
mayor interacción entre el que preside y sus asistentes, la mesa
permite la facilidad de tomar notas.
 Teatro (Theater): En este caso el montaje consiste únicamente
en una silla por asistente. Se dirigirá la reunión hacia una mesa
imperial (montada en escuela) o un atril. Este tipo de montaje
suele utilizarse en reuniones donde el asistente no necesita anotar
nada, más que sesiones de trabajo se trata de charlas.

Para eventos pequeños como reuniones, presentaciones o juntas de

trabajo, se sugiere usar los siguientes tipos de montajes:

 “U” (U-Shape) o Herradura: Su estructura de tres mesas y un

vació en el centro lo hace perfecto para asambleas, coloquios,
foros, seminarios o talleres, ya que permite que el presentador se
mueva libremente y se dirija de forma directa a los asistentes.
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 Mesa Rusa: Este estilo es muy formal y es para grupos muy
pequeños, el hueco del centro se usa para poner objetos que
necesitan analizarse con detenimiento. La mesa rusa se usa para
reuniones de trabajo o para la toma de decisiones de algún
proyecto.
 Imperial (Boardroom): Este montaje es adecuado para juntas
directivas, reuniones, juntas de trabajo o exposición de proyectos.
 Montaje en banquete (teamworking): Aunque su nombre sea
banquete, no siempre significa que deba de haber comida, es
popularmente utilizado para el trabajo en equipo y discusión.
 Cabaret: se hace en mesas redondas de banquetes pero dejando
libre de todo tipo de material el sitio hacia donde se dirige la
reunión ya sea porque hay una presidencia, un atril, un escenario
o una proyección, o todo junto.
 Montaje lounge: se utiliza mucho para eventos sociales más
relajados y con un ambiente relajado. Se caracteriza por emplear
cómodos sillones para dos personas o individuales, puffs y mesas
iluminadas, etc.
 Cóctel: este tipo de montaje es práctico para cuando no se tiene
un espacio para acoger mesas y la lista de invitados es amplia.
Aunque sea un montaje de pie, se recomienda contar con algunos
asientos para invitados especiales.
 Espiga: Se utiliza para banquetes grandes, se compone de una
mesa presidencial frente a la cual se disponen tableros en sentido
oblicuo. Para comidas buffet. Se deben alinear bien las mesas.
 Mesa en Forma de I: consiste en una mesa estrecha y alargada.
Para componerla se pueden utilizar uno o varios tableros
rectangulares, dependiendo del número de comensales y de las
dimensiones y distribución de la sala.
 Montaje en “T”: es una de las formas menos utilizada para
cualquier tipo de evento, porque no es fácil de «rellenar» con
invitados al tener muchos espacios comunes.

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  Montaje en “E” o peine: No deben colocarse invitados
enfrentados a la presidencia (parte interior de la U). Apenas se
utiliza en la actualidad.

Veamos algunos ejemplos de estos formatos:

Montaje III Feria del libro de los universitarios (Mexico)
DATE 2020, República Dominicana
Les comparto algunos videos de montaje de eventos:

1. Un Vídeo acelerado que resume el montaje y desmontaje de un

gran evento en Las Vegas, vía el Event Management
Institute: https://bit.ly/2ZaFSRX
2. El montaje en sala de un evento vía Gastronómica
Internacional: https://bit.ly/36dFmnN
3. Montaje de una boda vía Tito y Cheo: https://bit.ly/2Zi31lL

Propuesta de valor
La Propuesta de Valor es el factor que hace que un cliente se decante
por una u otra empresa; su finalidad es solucionar un problema o
satisfacer una necesidad del cliente. Las propuestas de valor son un
conjunto de productos o servicios que satisfacen los requisitos de un
segmento de mercado determinado.
Una propuesta de valor crea valor para un segmento de mercado
gracias a una mezcla específica de elementos adecuados a las
necesidades de dicho segmento. Los valores pueden ser cuantitativos
(precio, velocidad del servicio, etc.) y cualitativos (diseño, experiencia
de cliente, etc.)
Existen una serie de características que hace que una propuesta de
valor sea única, a pesar de que puedes estar ofreciendo algo que ya
98
existe en el mercado. Una propuesta de valor debe ser relevante,
diferente y creíble, todos nuestros esfuerzos deben estar orientados a
resolver ese problema o necesidad de nuestra audiencia, pero es
importante que el cliente pueda percibir el esfuerzo que hacemos para
lograrlo, ya que de no ser así es muy probable que escojan a la
competencia.
Algunas preguntas claves que podemos hacernos al organizar un
evento y generar nuestra propuesta de valor para los asistentes:

1. ¿Qué valor proporcionamos a nuestro cliente/colaborador con

este evento?
2. ¿Qué problema le ayudamos a solucionar?
3. ¿Qué necesidad le satisfacemos?
4. ¿Cuál es el aporte de nuestro evento al mercado, donde radica la
innovación, que haremos diferente?

Segmento | Audiencia al que va dirigido

Los clientes son el centro de cualquier modelo de negocio, ya que
ninguna empresa puede sobrevivir durante mucho tiempo si no tiene
clientes (rentables), y es posible aumentar la satisfacción de los mismos
agrupándolos en varios segmentos con necesidades, comportamientos
y atributos comunes.
En este acápite debemos diferenciar los tipos de segmentos para los
cuales producimos eventos:
Eventos para segmentos internos: se planifican con tiempo y espacio
determinado, algunos son recurrentes, y otros pueden ser temporales o
anuales; cumplen con unos objetivos internos que pueden ser la
comunicación de valores, informar sobre cambios en la compañía o
motivar a los trabajadores, van dirigidos exclusivamente al público
interno, tales como formación o teambuilding, celebraciones, concursos,
presentaciones, inauguraciones, convenciones de ventas, workshops y
eventos culturales o deportivos.

99
Eventos para segmentos externos: estas acciones están destinadas
específicamente a clientes (tanto actuales como potenciales),
proveedores y medios de comunicación, entre otros. Los objetivos
pueden ser institucionales o promocionales, como darse a conocer,
premiar y fidelizar clientes potenciales o comunicar la imagen de marca,
entre otros muchos. Algunos ejemplos más concretos son: Conciertos,
congresos, presentaciones, inauguraciones, festivales, workshops y
degustaciones, entre otros.
Ya sea para un cliente interno o externo, debemos realizarnos estas
preguntas básicas:

1. ¿Cuál es el valor que queremos crear para este segmento?

2. ¿Qué tipo de objetivo quiero alcanzar con este evento especifico?
3. ¿Cuáles temas debo abordar?
4. ¿Qué tipo de ubicación elegiré para este evento?
5. ¿Habrá algún tipo de diferenciación en la experiencia según el
perfil?

Objetivos del evento

Al momento de definir los objetivos de un evento es muy importante que
los mismos sean medibles cualitativa y cuantitativamente, definir los
objetivos con este planteamiento nos permitirá que sea más fácil evaluar
los resultados, y poder medir el desempeño durante la etapa de pre-
producción.
Comparto este patrón creado por George T. Dorian, que se basa en un
modelo que define unos objetivos inteligentes, posibles y eficaces y
aunque es más utilizado en social media, también podemos utilizarlo
como guía a la hora de delimitar los objetivos de nuestro evento.

Objetivos SMART
Deben ser:

100
Específicos: Deben ser lo más delimitados posibles y han de estar
acordes con ese evento en específico, responden a la pregunta ¿qué
queremos conseguir?
Medibles: Lo que no se puede medir no vale, nos tienen que
proporcionar un valor numérico, es decir, los KPIs. Este objetivo
responde a la pregunta de ¿cuánto? y es donde debemos plasmar
cuestiones como: ¿cuantos participantes requiero para que el evento
sea costo-eficiente? ¿Qué Puntuación Neta de Promotores (NPS)
deseo al final de evento por parte de los participantes? ¿Cuántas veces
se ha mencionado mi evento en las redes sociales y en los medios de
comunicación? entre otros.
Alcanzables, realizables, es decir, es importante que no haya que
armar una cruzada para intentar alcanzar objetivos exagerados, lo
razonable y lógico prima, nuestros objetivos tienen que ser ambiciosos
pero acordes con la situación externa e interna de la compañía.
Reales tenemos que poder alcanzarlos, como decíamos en el punto
anterior con los recursos materiales y humanos con los que cuente
nuestra empresa.
Que se cumplan en un determinado periodo de tiempo, tenemos que
ajustar los objetivos a cumplir a un periodo, con el fin de poder pivotarlos
o desecharlos si no se alcanzan. En los eventos generalmente se
establecen objetivos a corto y mediano plazo, y es más fácil visualizar
los indicadores de desempeño.
Recursos clave
Los recursos claves pueden ser físicos, económicos, intelectuales o
humanos. Dependiendo del tipo de evento el organizador requerirá
ayuda interna o externa, deberá contar con socios claves para
desarrollar el evento, por ejemplo en eventos de formación necesitamos
un consultor con experiencia que pueda producir e impartir el material
del programa.

101
En este acápite debemos preguntarnos cuestiones claves como son:

1. ¿Qué tipo de recursos requiero para este evento y su montaje?

2. ¿Cuento con las instalaciones para realizarlo o debo rentar?
3. ¿Necesitaré una flota externa de vehículos?
4. ¿Cuento con el capital humano para gestionar todas las áreas del
evento?
5. ¿Poseo el musculo financiero para montar este evento o debo
solicitar financiamiento? o buscarme un socio estratégico que
pueda sostener el evento?
6. ¿Qué tipo de recursos requiero para llegar a los clientes internos
o externos?
7. Requiere mi evento de un montaje especial, asiste público con
necesidades específicas, debo adecuar el montaje del evento a
ellos? Necesito elaboración a medida del escenario o me sirven
los que el proveedor me ofrece?
8. Requiero diferentes tipos de montajes dentro del recinto, de
acuerdo al tipo de público esperado?

Presupuesto
El presupuesto es una herramienta que le permite saber cuáles son sus
ingresos y gastos en un tiempo determinado, conocer cuánto puede
destinar al ahorro para el cumplimiento de sus metas planteadas,
identificar en qué está gastando su dinero, cuánto necesita para cubrir
sus necesidades, determinar en qué está gastando de más y tomar
medidas cuando se requiera hacer un recorte de gastos.
Fuente: Orqudeatech
Podemos dividir las partidas del presupuesto en:

Costos Fijos

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Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir
independientemente de la cantidad de asistentes que lleguen al evento,
esto es:

 Producción pre-evento, gastos de personal designado y papelería.

 Difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa.
 Diseño, impresión y costo de envío de invitaciones.
 Locación, el lugar dónde se hará el evento.
 Área y servicio de estacionamiento.
 Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía
y video.
 Viáticos, transporte y alojamiento de oradores e invitados
especiales.
 Actos protocolares de apertura y cierre del evento.
 Traductores si fuera necesario.
 Sistema de inscripción y acreditación.
 Contratación de show o actividades, extra al evento.
 Cobertura de seguro de equipamiento y personal.
 Honorarios de servicios profesionales, contadores, abogados,
arquitectos, etc.
 Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje.

Costos Variables
Los costos variables están determinados por la cantidad de asistentes
o invitados, entre ellos:

 Material de acreditación, credenciales, programas, folletería,

regalos o souvenirs, diplomas, etc.
 Servicio de Catering, coffee breaks, almuerzos, cenas.
 Personal temporal.
 Estacionamiento.
 Computadoras y mobiliario.
 Gastos bancarios.

103
  Personal de seguridad y limpieza

Esta lista de costos puede variar según el tipo de eventos, hemos

mencionado los más comunes. Una vez definidos los centros de coste,
nos hacemos algunas preguntas claves:

1. ¿Cuáles serán mis fuentes de ingresos?

2. ¿Cómo voy a distribuirlos?
3. ¿Cuáles de mis actividades requiere mayor inversión?
4. ¿Cuáles son los costes más importantes inherentes al evento?

Socios claves
Al momento de crear y producir un evento requerimos alianzas
estratégicas internas y externas o ambas, dependiendo del tipo de
evento que estaremos realizando. Estas asociaciones se llevan a cabo
con diferentes objetivos, como pueden ser: optimizar el evento, reducir
riesgos, adquirir recursos, tener acceso a tecnología, etc.
Las preguntas básicas en este renglón son:

1. ¿Qué tipo de asociaciones clave necesito?

2. ¿Están dentro de mi lista de stakeholders?
3. ¿Qué tipo de recursos podré obtener a través de esta alianza?
4. ¿Quiénes son nuestros proveedores claves para este evento?

Pondremos especial interés en la relación con los proveedores, porque

aquí debemos definir el tipo de proveedor necesario, los requerimientos
para cada uno, además de asignar responsable dentro del equipo para
que lo gestione.

Marketing de eventos

104
El marketing de eventos es una estrategia versátil e increíblemente
efectiva que genera valor a largo plazo en las relaciones con clientes y
socios por igual. Ya hemos establecido que existen dos tipos de
eventos: internos y externos, pues el tipo de publicidad y promoción
que realizaremos para conectar y atraer dependerá del público al que
esté dirigido el evento.
Cuando organizamos un evento interno utilizamos las herramientas
internas de comunicación de la empresa (email, reuniones
departamentales, incluso redes sociales), el evento puede estar dirigido
a un departamento específico, por ejemplo la convención anual de
ventas, o por el contrario a toda la empresa como es la fiesta de navidad.
Ambas modalidades son interesantes y debe existir un protocolo interno
para la comunicación del mismo, es decir, se debe realizar invitación
formal al colaborador, especificando fecha, hora y lugar de la actividad,
informar si será fuera o dentro del recinto de la compañía, los aspectos
logísticos, entre otros.
En cambio cuando realizamos el marketing de un evento externo,
debemos definir la estrategia basándonos en los elementos definidos
previamente en el brief, pero sobretodo haciendo hincapié en la
audiencia a la que va dirigida el evento. Nuestra estrategia de marketing
debe ir generada partiendo de los canales de comunicación donde
puedo ubicar esos perfiles, si son clientes tendré la forma de
comunicarme directamente con ellos, pero si quiero atraer a un público
nuevo enfocaré los esfuerzos en desarrollar estrategias y tácticas para
llegar de manera directa e iniciar la relación con el cliente, para que de
esta manera pueda interesarse en mi evento, guiarlo por el embudo de
ventas hasta que decida participar en el mismo.
Saber cuáles son los recursos destinados a este acápite dentro del
presupuesto es de vital importancia, ya que esa será mi guía para poder
definir las acciones de marketing a llevar a cabo, es decir, en el
presupuesto debo tener definido los montos para estas actividades y
sabiendo cuales son mis posibilidades decido el tipo de medio a utilizar.
105
Hoy día muchos eventos se realizan con publicidad puramente online,
ya que es un medio donde podemos con una inversión modesta, llegar
a una gran audiencia.
Tanto interno como externo es importante definir la línea grafica del
evento, la misma debe trasmitir la esencia del evento y que los posibles
participantes puedan identificar características del evento en el diseño,
esta línea gráfica debe utilizarse en toda la comunicación del evento.

Preguntas a realizarnos en este punto:

1. ¿Cómo construiré la audiencia que participará en este evento?

2. Medios digitales, tradicionales o blended.
3. ¿A través de que canales llegaré a mi audiencia, será orgánico o
pagaré publicidad, realizaré alianzas estratégicas con medios?
4. Tipo de material para promocionar el evento

Podemos utilizar estrategoas y medios tradicionales para

promocionarnos tales como: Media tour, publicación en revistas
especializadas, vallas publicitarias, etc.
Medios online: Pagina web, landing page, webinars o píldoras sobre
los temas de evento, Meet up con speakers, artistas, live, crear el evento
en Facebook, Facebook ads, google ads, etc.

La tecnología en tu evento
La tecnología permite que el organizador integre las operaciones al
conectarse con impresoras, usar códigos QR y enviar entradas por
correo electrónico a los participantes, recibir pagos o confirmaciones en
línea, entre otras cosas. Lo ideal es utilizar aquella o aquellas que
puedan agregar más valor tanto a mi como organizador, como al
usuario, es decir, que si mi audiencia no está familiarizada con cierta

106
herramienta, deberé asegurarme que el uso de la misma sea bastante
amigable a la hora de adoptarla.

¿Cuáles herramientas puedo utilizar para organizar eventos?

Existe un gran número de herramientas, en su mayoría tienen una
versión gratuita y luego de probarlas decides si quieres o necesitas
utilizar la versión de pago, eso dependerá del número de usuarios que
necesites.

1. Monitorización de eventos

Socialmention: Herramienta gratuita que te permitirá monitorizar lo que

se está diciendo de ti en redes sociales y en internet. Te permite
descubrir las palabras clave y hashtags que tus usuarios asocian a tu
marca. brandmentions.com/socialmention/

2. Organización de concursos para eventos

Easypromos: Esta herramienta te permitirá crear cualquier tipo de

concurso en redes sociales y generar leads cualificados y segmentados.
Tiene coste. easypromosapp.com/

3. Gestión de redes sociales

Hootsuite: Herramienta con un plan gratuito que te ayudará a gestionar

tus redes sociales de forma agrupada en una sola plataforma. Además,
una de sus grandes ventajas es que te permitirá programar con
antelación tus posts y controlar las interacciones de tus seguidores.
hootsuite.com

4. Interacción de tu público con tu evento

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Yarr TV: Haz que tus seguidores interactúen en tu evento a través de
twitter con pantallas que muestran el seguimiento en directo de una
cuenta, hashtag o temática. https://www.yarr.tv/

5. Comunicación con tus usuarios

MailChimp: Te permitirá hacer envíos sobre tu base de datos de

usuarios. Dispone de opciones para realizar una integración con la
página de Facebook de tu evento o un blog en
WordPress mailchimp.com/

6. Gestión de los datos de los asistentes

Summa CRM: Si necesitas hacer un seguimiento a clientes potenciales

y el presupuesto para ello no es muy elevado, este CRM puede
ayudarte. sumacrm.com/

7. Organización de tareas

Todoist: Esta herramienta te permitirá organizar y programar todas las

tareas necesarias para organizar tus eventos. Desde tu teléfono móvil o
tu ordenador tienes acceso a todas las tareas que tengas que
realizar. todoist.com/

8. Planificación de proyectos

Basecamp: Esta herramienta te permitirá organizar tus proyectos y

asignar y planificar todas las tareas e hitos que estén implicados en el
evento. Te permite incluir a los componentes de tu equipo y realizar
llamadas con ellos. basecamp.com/
Otra buena alternativa puede ser MS Project, el programa de Office
dedicado a la planificación de tareas. projectmanager.com

9. Facturación y contabilidad

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Debitoor: Esta herramienta te permite, por muy poco dinero, poder
gestionar tú mismo la facturación y la contabilidad de los trabajos
necesarios para sacar adelante tu evento. debitoor.com/

10. Control de accesos a tu evento

Eventbrite Organizador: En Eventbrite existe la aplicación Eventbrite

Organizador, que te permite hacer gestiones tan diversas como ver las
ventas de entradas de tu evento, crear invitaciones, hacer algunas
modificaciones en los eventos y realizar el control de accesos.
Wooclap. Esta herramienta te permitirá organizar cursos, talleres o
charlas con un toque dinámico que mantendrá a tus asistentes
implicados. ¿Cómo lo consigue? Con la ayuda de encuestas y
preguntas en vivo que hacen de Wooclap una herramienta interactiva
para convertir tus eventos profesionales en una cita
entretenida. wooclap.com/

Actividades post-evento
Es digamos la última parte del evento o mejor dicho cerramos esa
actividad, solemos hacer la evaluación del desempeño, enviar los
agradecimientos de lugar, pedir retroalimentación a los participantes,
realizar los pagos pendientes, evaluar a los suplidores, celebración
interna del equipo. Poner en marcha los pasos post evento definidos en
la etapa de ideación.

FUENTES UTILIZADAS EN LA INVESTIGACION

1. Blog del Instituto Mediterráneo de Estudios de Protocolo

(IMEP) [en línea]. ¿Qué es un evento y cómo se puede clasificar?
Noviembre 20 de 2018. [consulta: 14 de mayo de 2020].

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 Disponible en https://www.protocoloimep.com/articulos/que-es-
un-evento-y-clasificacion/
2. Blog de Divulgación dinámica. Empresa de Formación y
Producción Educativa [en línea]. Tipos de eventos: definiciones y
clasificación, octubre 4 de 2019. consulta: 14 de mayo de 2020].
Disponible en https://www.divulgaciondinamica.es/blog/tipos-de-
eventos-definiciones-y-clasificacion/
3. Blog de Mac Guffin, Agencia de Eventos y Comunicación [en
línea]. La importancia de la logística en un evento [consulta: 14 de
mayo de 2020]. Disponible en https://www.macguffin.es/blog/la-
importancia-de-la-log%C3%ADstica-en-un-evento
4. Blog de EventBrite, Plataforma web de gestión de eventos y
venta de entradas [en línea]. Ideas, tipos y formatos de eventos,
Junio 5 de 2019 [consulta: 14, 15 y 16 de mayo de 2020].
Disponible en https://www.eventbrite.es/blog/tipos-formatos-
eventos/
5. Blog CEUPE. Centro Europeo de Postgrados [en línea]. ¿Cómo
se organiza un evento? evento [consulta: 15 de mayo de 2020].
Disponible en https://www.ceupe.com/blog/como-se-organiza-un-
evento.html
6. Blog de Natinnova. Proyectos Integrales para la Comunicación
[En línea]. 6 tipos de eventos presenciales que se pueden realizar
vía streaming, marzo 11 de 2020. [consulta: 15 de mayo de
7. 2020]. Disponible en http://www.natinnova.com/6-tipos-de-
eventos-presenciales-que-se-pueden-realizar-via-
streaming/#gs.6yv8e4
8. Blog de In Eventos, Empresa organizadora de Eventos [en
línea]. Logística en la Organización de Eventos. [consulta: 15 de
mayo de 2020]. Disponible en https://www.ineventos.com/es-
fl/blog/logistica-eventos.aspx
9. Blog de Convention Meetings. Agencia de viajes especializada
en organización de eventos. [En línea]. Montajes para congresos
y convenciones, agosto 17 de 2019. [consulta: 16 de mayo de

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 2020]. Disponible en https://convention-
meetings.com/blog/eventos-exitosos/montajes-congresos-y-
convenciones.php
10. Euroforum Digital. Formación y & Eventos corporativos.
[En línea]. Organizar eventos online: todo lo que debes saber,
diciembre 23 de 2019. [Consulta: 16 de mayo de 2020]. Disponible
en https://www.euroforum.es/blog/organizar-eventos-online-todo-
lo-que-debes-saber/
11. CABAÑAS, Sanshiro. Aloja Creativos. [en línea]. Marketing
para eventos [consulta: 17 de mayo de 2020]. Disponible
en https://www.alohacreativos.com/blog/marketing-para-eventos
12. DEVTEAM. Blog de Orquídea Technology Group [en
línea].¿Cómo medir el ROI de tu evento? – Parte I, Octubre 17 de
2017. [Consulta: 17 de mayo de 2020]. Disponible
en https://orquideatech.com/como-medir-el-roi-en-los-eventos-
parte-i/
13. Blog de Atlanta. Travel & Corporate events consultant [En
línea]. Ventajas que aporta a su empresa realizar un evento
presencial, enero 11 de 2016. [consulta: 18 de mayo de 2020].
Disponible en https://www.atlanta.es/3-ventajas-aporta-empresa-
realizar-evento-presencial/
14. Ángel M. Calero. Blog de Ángel Calero [En línea]. Tipos de
Montaje en salas de reuniones. Febrero 19 de 2018 [consulta: 18
de mayo de 2020]. Disponible
en https://angelcalero.com/2018/02/19/tipos-de-montaje-en-
salas-de-reuniones/
15. Blog de Muelle 21 Sevilla. Restaurante & Eventos [En
línea]. Tipos de montajes en salones para eventos, marzo 1° de
2018. [consulta: 18 de mayo de 2020]. Disponible
en https://muelle21sevilla.com/tipos-montajes-salones-eventos/
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Para qué sirve un presupuesto. [consulta: 19 de mayo de 2020].

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 Disponible en https://www.sabermassermas.com/para-que-sirve-
un-presupuesto-2/
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Argentina [En línea]. Tipos de montaje de salones. septiembre 17
de 2009. [consulta: 19 de mayo de 2020]. Disponible
en https://www.utntyh.com/montaje-de-salones-y-montaje-de-
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18. Osterwalder, A. & Pigneur, Y. (2011), Generación de
modelos de negocios, Barcelona, España. Grupo Planeta.

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