Relación de Clientes Con El Ciclo de Ventas y Cobros

Relación de clientes con el ciclo de ventas y cobros.
Control contable de Clientes.

Cada operación relacionada con la venta de una mercancía o servicio a crédito se registraba
en cuentas por cobrar o clientes. El saldo de estas cuentas representaba el importe total que
todos los clientes debían a una compañía. Sin embargo, no era posible conocer lo que
adeudaba cada uno de los clientes. Esta información sólo se logra revisando cada registro
contable individual, o bien, las facturas. Para proporcionar esta información se cuenta con
un registro individual para cada cliente. Estos registros de las cuentas auxiliares de clientes
se clasifican en orden alfabético en un mayor llamado mayor auxiliar de cuentas por cobrar
o mayor auxiliar de clientes. La cuenta del mayor general, clientes, se conoce como cuenta
de control. Ésta contiene el total o saldo de todas las cuentas individuales de clientes que
aparecen en el mayor auxiliar.
Relación de clientes
Si se ha realizado en forma correcta el registro de los asientos de diario y del mayor, el
total de los saldos deudores de las cuentas de clientes del mayor auxiliar debe ser igual al
saldo de la cuenta de control clientes del mayor general. Cada mes se debe preparar una
relación de clientes. Este total debe coincidir con el saldo de la cuenta de control clientes.
La relación de clientes preparada con la información tomada del mayor auxiliar de clientes
de Mármoles Italianos, S.A., muestra que la suma de todas las cuentas de clientes asciende
a $109 000, la misma cantidad que aparece como saldo de la cuenta de control clientes en el
mayor general.
Registro de clientes
Cuando se recibe el pedido de un cliente, la venta tiene que ser aprobada por el
departamento de crédito antes de que sea surtida. Después que ha sido aprobada y se ha
enviado la mercancía al cliente, Una copia de la factura se utiliza como fuente de
información para hacer el cargo al cliente y anotar la venta en los registros contables.
Cuando los artículos se envían LAB destino, la propiedad de la mercancía no se transmite
del vendedor al comprador sino hasta que el cliente la recibe. Sin embargo, cuando se
venden mercancías o servicios, generalmente se abre una cuenta a nombre del cliente.
Siempre que el cliente devuelve mercancía, ésta se acredita a clientes. Por ejemplo, el 2 de
mayo, Constructora Ponderosa, S.A. compró a Mármoles Italianos, S.A. mercancía a
crédito por $150 000, y el 4 de mayo la constructora devolvió alguna mercancía y se emitió
una nota de crédito por $40 000.
Presentación en el estado de situación financiera
El término Clientes sólo se usa cuando se trata de importes adeudados por clientes, partidas
por cobrar que se clasifican como un activo circulante en el estado de situación financiera.
Los importes por cobrar correspondientes a préstamos a funcionarios de la compañía,
anticipos a empleados, documentos recibidos y los intereses acumulados sobre los
documentos por cobrar también se consideran activo circulante, si se piensa cobrarlos
dentro de un año o menos.
Cuentas incobrables
Es normal que un negocio que vende mercancías y servicios a crédito tenga algunos
clientes que no paguen sus cuentas. Estas cuentas se conocen como incobrables y se
clasifican en el rubro de gasto por cuentas incobrables, en la sección de gastos generales
gastos de venta del estado de resultados. El monto de gasto por cuentas incobrables que
resulte varía de acuerdo con las políticas generales de crédito de la compañía. Al terminar
cada periodo contable se estima el importe de las cuentas incobrables para obtener una cifra
razonable de las pérdidas en cuentas incobrables que aparecerán en el estado de resultados.
Cuando algunas cuentas de clientes adquieren carácter de dudosas o incobrables, se deben
disminuir para que muestren la suma estimada de futuros cobros. De otra forma, el importe
que aparece en el estado de situación financiera no se ajustaría a la realidad y la situación
financiera del negocio que se presentaría a los administradores, acreedores y otros grupos
interesados sería engañosa. El importe del estado de situación financiera se ajusta
utilizando la cuenta “Estimación de cuentas incobrables, de naturaleza acreedora”,
presentada después de la cuenta Clientes.
Ajustes por cuentas incobrables
En general, es difícil determinar cuáles serán los clientes que no pagarán sus cuentas. Por
lo tanto, si se desea que el importe que aparezca en el estado de situación financiera sea el
correcto es necesario estimar las cuentas que con el tiempo serán incobrables. Cuando se
registra el asiento de ajuste para reconocer las pérdidas por cuentas incobrables del periodo,
se estima un monto de cuentas incobrables. Este asiento de ajuste consiste en un cargo a
gasto por cuentas incobrables y un abono a una cuenta complementaria de activo llamada
estimación por cuentas incobrables. La estimación no se acredita en forma directa a
clientes, debido a que este importe no es más que una estimación de las cuentas de clientes
que pueden resultar incobrables y no se refiere a ningún cliente en particular, pues es una
contra cuenta de la cuenta de Clientes que, al ser disminuida, presentará un saldo neto real
de lo que se espera cobrar.
Métodos para calcular las cuentas incobrables: Existen dos métodos básicos para
estimar las pérdidas por cuentas incobrables y un tercer método de cancelación directa.
Cabe aclarar que los gastos por la estimación de cuentas incobrables propuesta en los
métodos 1 y 2 no se aceptan para propósitos fiscales.
Método del porcentaje de las ventas
El método del porcentaje de las ventas o del estado de resultados estima las pérdidas por
cuentas incobrables utilizando un porcentaje de las ventas netas a crédito para llegar a una
cantidad razonable. A fin de determinar la tasa estimada es necesario examinar y analizar el
porcentaje de pérdidas experimentadas sobre el total de las ventas netas a crédito de
periodos anteriores. Después se aplica el porcentaje estimado al total de las ventas a crédito
del periodo, menos el importe de las devoluciones y bonificaciones sobre ventas. No debe
restarse o sumarse cualquier saldo existente en la cuenta Estimación por cuentas
incobrables provenientes de periodos anteriores para determinar el importe de ajuste de
cuentas malas. Para ilustrar el método del estado de resultados de ajuste de pérdidas en
cuentas incobrables, suponga que Mármoles Italianos, S.A. realizó ventas a crédito en el
periodo por $550 000 y recibió devoluciones sobre ventas por $50 000. De acuerdo con la
experiencia en periodos anteriores, se estimó que 2% de las ventas netas a crédito pueden
resultar incobrables. El cálculo de la provisión por cuentas incobrables es:
550 000 ventas a crédito
— 50 000 Devoluciones sobre ventas
500 000 ventas ajustadas
2% Porcentaje estimado de incobrables
10 000 estimación por incobrables
El saldo de la cuenta de estimación por cuentas incobrables era de $18 950 antes del ajuste
de fin de periodo.
Método del porcentaje de cuentas por cobrar
Mediante el método del porcentaje de cuentas por cobrar o del estado de situación
financiera se estima el importe de las pérdidas en cuentas incobrables, con base en un
porcentaje del saldo existente en la cuenta Clientes. Para llegar a un porcentaje razonable es
necesario analizar los cobros realizados durante un periodo considerable. La tasa o
porcentaje determinado se aplica al saldo de la cuenta Clientes para obtener el saldo de la
cuenta Estimación de cuenta incobrable y determinar el importe del ajuste por cuentas
incobrables.
Método de cancelación directa: Algunas compañías que tienen muchos clientes tal vez
prefieran esperar hasta confirmar que no pueden cobrar la cuenta específica de un cliente,
antes de hacer cualquier ajuste en relación con las pérdidas por cuentas incobrables.
Cuando es evidente que una cuenta es incobrable utilizan el método de cancelación directa.
Por lo tanto, se hace un cargo a la cuenta de gastos por cuentas incobrables y se abona a
clientes por el importe adeudado.
Cancelación de cuentas de clientes: Cuando la cuenta de un cliente se convierte en
incobrable debe eliminarse de los registros contables. Para registrar la cancelación se hace
un cargo a la estimación de cuentas incobrables y se abona a clientes, siempre y cuando se
haya realizado previamente la estimación. Para ejemplificar lo anterior, y con base en el
ejemplo anterior, suponga que el 3 de mayo la empresa Mármoles Italianos, S.A. recibió la
noticia de que Pisos Modernos, S.A. se había declarado en quiebra. En el libro mayor de la
empresa Mármoles Italianos aparece la empresa Pisos Modernos con un saldo de $8 500.
Reapertura de cuentas de clientes En algunos casos, en una fecha posterior puede cobrarse
en forma total o parcial una cuenta que se había cancelado por incobrable. Cuando se recibe
el pago se debe invertir el asiento de cancelación y se lleva la cuenta a los registros para
hacer asientos en la cuenta del cliente. Una vez registrado el asiento invertido y el cobro
recibido a cuenta, los libros mostrarán que la cuenta fue cancelada y recuperada más tarde.
En el caso de que el cliente haga una compra a crédito en el futuro, toda la información
necesaria para aprobar o rechazar su pedido se encontrará en los registros.
Documentos por cobrar: Al obtener un préstamo de una institución financiera o de alguna
otra entidad, en general se requiere que el prestatario pague ciertos honorarios, llamados
intereses, por el uso del dinero. Cuando el prestatario recibe el dinero, firma una promesa
por escrito de que pagará al prestamista en una fecha futura el monto del préstamo más los
intereses. Esta promesa por escrito firmada por el prestatario se llama pagaré. Una
compañía puede aceptar documentos de un cliente como pago de un adeudo (documentos
por cobrar). Casi siempre los documentos que se reciben de clientes o los que se entregan a
proveedores son pagarés. El interés que se recibe de un cliente cuando efectúa el pago del
documento, se acredita a ingreso por interés. Por su parte, el interés pagado sobre un
documento dado a un acreedor se carga a la cuenta de Gastos de intereses.
Pagaré: El pagaré es una promesa escrita que hace una persona a otra de pagar cierta
cantidad de dinero, en una fecha determinada. Es una forma generalizada y económica de
obtener dinero prestado por cortos periodos. Lo firma el suscriptor y se debe pagar a una
persona específica o al portador. En la figura 8.8 se presenta un pagaré.
Fecha de vencimiento del documento: La fecha de vencimiento es el último día del
periodo que aparece en el pagaré, en el cual vencen el principal y el interés. Cuando el
pagaré está extendido por un número de días específico, la fecha de vencimiento se
determina de acuerdo con el número de días exacto que tiene el mes. Si se toma en cuenta
la información de la figura 8.7, la fecha de vencimiento se determina de la forma siguiente:
Fecha de emisión: 15 de julio de 200X. Pagaré a: 60 días. 1. Comience con la fecha en que
fue extendido el pagaré, en el ejemplo es julio 31 2. Reste el día en que está fechado el
pagaré. 15 3. Esta diferencia equivale al número de días restantes de julio, el primer mes
del pagaré. 16 4. Sume el número de días de agosto, el segundo mes. 31 número total de
días del 15 de julio al 31 de agosto. 47 5. Sume el número de días de septiembre que se
necesitan para obtener el número de días del préstamo (60-47). Este número representa la
fecha de vencimiento, es decir, cuando se debe pagar el documento (13 de septiembre). 13
número total de días señalados en el pagaré. 60
Transferencia de documentos por cobrar: Este tipo de documentos se cobran en la fecha
de su vencimiento o posterior a ella. Sin embargo, algunos negocios tienen la necesidad de
disponer de sus cuentas por cobrar antes de su vencimiento para mejorar su liquidez. En
este caso, las empresas transfieren las cuentas o documentos por cobrar a instituciones
financieras pagándoles una comisión que se denomina interés y recibiendo efectivo a
cambio. A estas operaciones de transferencia de documentos se les conoce como factoraje o
descuento de documentos. Existen dos tipos de factoraje, que se definen a continuación:
Factoraje sin recurso: La empresa que cede o transfiere los documentos por
cobrar no se compromete a pagarlos por parte de los clientes, es decir, no se
hace responsable ni tiene ninguna obligación de pagarlos en caso de que venzan
y no hayan sido cobrados.
Factoraje con recurso: La empresa que solicita el descuento de los documentos

comparte el riesgo con la institución financiera que los recibe. Es decir, si al
vencimiento del documento el deudor no pagó, la institución financiera le cobra
a la empresa que le cedió el documento por cobrar.
Descuento de documentos por cobrar El descuento de documentos por cobrar en una
institución financiera es una forma de transferencia de documentos que estudiaremos más
detalladamente en esta sección. Los descuentos de documentos se realizan usualmente en
bancos.
Cuentas por cobrar en moneda extranjera: En la actualidad es cada vez más común
encontrar cuentas por cobrar o pagar valuadas en una moneda diferente de la de curso legal
en nuestro país, lo cual se debe, principalmente, al incremento de operaciones de las
empresas en el extranjero. Para que la información de los estados financieros sea
comparable, todas las cantidades que contienen se deben expresar en una sola moneda, por
lo tanto, es necesario convertir nuestras cuentas en moneda extranjera en su equivalente en
moneda de curso legal. Las cuentas por cobrar en moneda extranjera se deben registrar en
el momento de la operación al tipo de cambio bancario vigente en la fecha de la
transacción. Para elaborar los estados financieros, estas cuentas se deben valuar al tipo de
cambio bancario vigente en la fecha de los estados financieros y reconocer la ganancia o
pérdida que resulte de ésta en el estado de resultados en la sección del costo integral de
financiamiento, cargando o abonando a la cuenta de ingreso o gasto por fluctuación
cambiaria.
Saldos negativos en clientes: Un pago excesivo recibido de un cliente provoca que su
cuenta presente un saldo acreedor en los mayores auxiliares. Cuando estas cuentas
auxiliares tengan un saldo distinto del normal, sus importes deben presentarse como
anticipo de clientes en el estado de situación financiera.
Análisis financiero: Al igual que las partidas de efectivo e inversiones temporales, las
cuentas por cobrar también están en estrecha relación con el análisis financiero de la
liquidez y con las razones circulantes y prueba del ácido que se estudiaron en el capítulo
anterior. Sin embargo, existen razones financieras específicas de las cuentas por cobrar:
días de venta pendientes de cobro y rotación de cuentas por cobrar.
La razón de rotación de cuentas por cobrar indica el número de veces en que el total de las
cuentas son cobradas en su totalidad en un periodo determinado. La fórmula de la rotación
de cuentas por cobrar es: Rotación de cuentas por cobra r= Cuentas por cobrar Ventas
diarias promedio a crédito

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