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Circuitos Administrativos Contables Claves Modulo 2
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Pagos y cobranzas
En este módulo vamos a analizar el pago relativo a los bienes adquiridos o servicios recibidos. También hay otras erogaciones, por
ejemplo, hacia una entidad financiera en cancelación de un préstamo recibido, pero lo analizaremos en el siguiente módulo, dentro del
capítulo “Gestión de tesorería”.
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Lección 1 de 7
Video de inmersión
Con relación a la forma de cobro, pueden existir diferentes modalidades de venta. Las más habituales son:
Ventas al contado
–
Puede ser contado efectivo o mediante cheque común, por ejemplo. Cheque común es una orden de pago pagadera el día de su presentación y que no puede exceder de 30
días contados desde su emisión.
Ventas a crédito
–
Es una operación típica de las empresas y en muchos casos una herramienta fundamental para su funcionamiento. Existen diversas formas de ventas a crédito. Entre las
más frecuentes tenemos:
Cuenta simple o de gestión: son cuentas abiertas por el vendedor a los clientes a quienes no acostumbra a exigir el pago de contado – u otra forma
de instrumentación – por las ventas o prestaciones realizadas. Las operaciones mantienen su individualidad, por lo tanto, debe imputarse cada pago
en el respectivo comprobante que originó el crédito.
Cuenta corriente.
Tarjeta de crédito y débito: el comprador abona su compra con uno de estos medios de pago. El vendedor cobrará a la entidad emisora de esas
tarjetas en las condiciones que haya pactado con las mismas (plazos, comisiones, etcétera).
Cheque de pago diferido: es una orden de pago librada a días vista (entre 1 y 360 días a partir de su emisión) contra una entidad. El librado, a la
fecha de vencimiento, debe tener fondos suficientes depositados a su orden en cuenta corriente o autorización para girar en descubierto. También hay
un plazo máximo de 30 días para presentar el cheque desde la fecha de vencimiento fijada por el librador para el pago.
Pagaré.
Asimismo, la empresa puede hacer compras de contado o a crédito, originando lo que se denominan deudas comerciales que son las obligaciones que el ente
ha contraído con quienes le han suministrado bienes y servicios que son utilizados con carácter habitual en su actividad.
El crédito por venta conlleva, explícita o implícitamente, un plazo en el que el deudor debe cumplir con su obligación. En algunas ocasiones los clientes se
atrasan incurriendo en mora. En dicho caso esos créditos dejan de estar en condiciones normales de cobranza y, así, los clientes pueden ser:
1 Deudores morosos.
A continuación, vamos analizar diferentes situaciones para identificar las diferentes condiciones de un crédito. Supongamos que al cierre del mes de
diciembre del año XX09 se encuentra analizando la cuenta de clientes con venta a créditos la cual se compone de la siguiente manera:
Cliente Monto
Total 50.000
1 El saldo del cliente San Martín S.A. está compuesta por facturas del mes de marzo del año bajo análisis.
2 En el mes de enero del año analizado, el cliente Belgrano S.A. se ha presentado en concurso preventivo.
3 El saldo del cliente Balboa S.A. se compone de facturas del mes de diciembre de XX09.
4 El 10 de febrero de XX09 se envió a nuestros asesores legales la documentación de la cuenta del cliente Sar-Cos SRL para que inicie las
gestiones de cobro.
5 La deuda del cliente Frontera S.A. no ha podido cobrarse, de manera que nuestros asesores legales nos indican que se ha iniciado un
juicio para efectivizar el cobro.
A partir de las consideraciones anteriores, los clientes deben ser clasificados de la siguiente manera:
Cliente Clasificación
La cuenta corriente es el contrato por el cual dos partes (cliente y proveedor) se comprometen a inscribir en una cuenta las remesas recíprocas que se
efectúen y se obligan a no exigir ni disponer de los créditos resultantes de ellas hasta el final de un período, a cuyo vencimiento se compensan, haciéndose
exigible y disponible el saldo que resulte.
El término remesas recíprocas hace referencia, por ejemplo, a las entregas de bienes que haga el proveedor y a los pagos parciales que pueda hacer el
cliente.
Todos los créditos entre las partes resultantes de títulos valores o de relaciones contractuales posteriores al contrato se comprenden en la cuenta corriente,
excepto estipulación en contrario.
Esto significa que, si un proveedor pacta con un cliente entregarle progresivamente materiales y contabilizarlos en la cuenta corriente de ese cliente, para las
posteriores entregas de material que haga se entenderán dentro de la misma modalidad salvo que el proveedor se lo manifieste expresamente –que le indique,
por ejemplo, que una venta no es en cuenta corriente, sino que deberá cancelarlo de contado al momento de entrega del bien.
No pueden incorporarse a una cuenta corriente los créditos no compensables ni los ilíquidos o litigiosos. En esos casos podrían surgir controversias de la
operatoria comercial, por ejemplo, sobre la calidad de la mercadería entregada. Si las partes como actor y demandado respectivamente llevan la discusión a
la justicia, mientras no haya una resolución, el posible crédito inherente a ese reclamo será litigioso y no podrá compensarse de manera automática en la
cuenta corriente.
El Código Civil y Comercial establece que, excepto convención o uso en contrario, se entiende que:
Plazos
–
Los períodos son trimestrales, computándose el primero desde la fecha de celebración del contrato.
Si el contrato no tiene plazo determinado, en este caso cualquiera de las partes puede rescindirlo otorgando a la otra parte un preaviso no menor a diez días y por medio
fehaciente, a cuyo vencimiento se produce el cierre, la compensación y el saldo de la cuenta; pero este no puede exigirse antes de la fecha en que debe finalizar el
período que se encuentra en curso en el momento de emitirse el preaviso.
Si el contrato tiene plazo determinado, se renueva por tácita reconducción. Cualquiera de las partes puede avisar con anticipación de diez días al vencimiento, su
decisión de no continuarlo o el ejercicio del derecho que se indica en el inciso b), parte final, después del vencimiento del plazo original del contrato.
Si el contrato continúa o se renueva después de un cierre, el saldo de la remesa anterior es considerado la primera remesa del nuevo período, excepto que lo contrario
resulte de una expresa manifestación de la parte que lleva la cuenta, o de la otra, dentro del plazo de 10 días.
Las remesas devengan intereses a la tasa pactada o, en su defecto, a la tasa de uso y, a falta de esta, a la tasa legal.
El saldo se considera capital productivo de intereses y se aplica la tasa según el inciso a).
Se incluyen en la cuenta, como remesas, las comisiones y gastos vinculados a las operaciones inscriptas.
De acuerdo a lo expuesto en el inciso d), suponiendo que se efectúa una venta a plazo y se pacta una tasa del 15% sobre su valor de contado de $1.000 en concepto de
intereses, entonces el saldo de la cuenta corriente asciende a la suma de $ 1.150 ya que se incluye los intereses.
Excepto que se convenga lo contrario, la inclusión de un crédito contra un tercero en la cuenta corriente, se entiende efectuada con la cláusula “salvo encaje”.
Esto significa que, si el crédito no es satisfecho a su vencimiento, o antes al hacerse exigible contra cualquier obligado, el que recibe la remesa puede, a su elección, ejercer
por sí la acción para el cobro o eliminar la partida de la cuenta, con reintegro de los derechos e instrumentos a la otra parte. Puede eliminarse la partida de la cuenta aun
después de haber ejercido las acciones contra el deudor, en la medida en que el crédito y sus accesorios permanecen impagos.
La eliminación de la partida de la cuenta o su contra asiento no puede efectuarse si el cuentacorrentista receptor ha perjudicado el crédito o el título valor remitido.
Embargo
–
El embargo del saldo eventual de la cuenta por un acreedor de uno de los cuentacorrentistas impide al otro aplicar nuevas remesas que perjudiquen el derecho del
embargante, desde que ha sido notificado de la medida.
No se consideran nuevas remesas las que resulten de derechos ya existentes al momento del embargo, aun cuando no se hayan anotado efectivamente en las cuentas de
las partes.
El cuentacorrentista notificado debe hacer saber al otro el embargo por medio fehaciente y queda facultado para rescindir el contrato.
Resúmenes de cuenta: aprobación
–
Los resúmenes de cuenta que una parte reciba de la otra se presumen aceptados si no los observa dentro del plazo de diez días de la recepción o del que resulte de la
convención o de los usos.
Las observaciones se resuelven por el procedimiento más breve que prevea la ley local. Es muy importante tener una administración ordenada que pueda verificar la cuenta
corriente dentro del plazo máximo de los diez días para formular las observaciones en tiempo.
Garantías
–
El saldo de la cuenta corriente puede ser garantizado con hipoteca, prenda, fianza o cualquier otra garantía.
Si el resumen de cuenta en el que consta el saldo está suscripto con firma del deudor certificada por escribano o judicialmente reconocida. El reconocimiento se debe
ajustar a las normas procesales locales y puede ser obtenido en forma ficta (significa que puede no ser necesario un reconocimiento expreso, sino que el mismo se
puede inferir a partir de la conducta desplegada por la contraparte).
Si el resumen está acompañado de un saldo certificado por contador público y notificado mediante acto notarial en el domicilio contractual, fijándose la sede del registro
del escribano para la recepción de observaciones en el plazo del artículo. En este caso, el título ejecutivo queda configurado por el certificado notarial que acompaña el
acta de notificación, la certificación de contador y la constancia del escribano, de no haberse recibido observaciones en tiempo.
En caso de embargo.
De pleno derecho, pasados dos períodos completos o el lapso de un año, el que fuere menor, sin que las partes hubieren efectuado ninguna remesa
con aplicación al contrato, excepto pacto en contrario.
La liquidación del pago la realiza cuentas a pagar contemplando el vencimiento de la factura del proveedor. Cuentas a pagar emite una
orden de pago. Esta orden de pago contiene el detalle de lo que debe abonarse al proveedor y de las retenciones impositivas
correspondientes.
La orden de pago, ya lo vamos a ver más adelante, consiste básicamente en un comprobante mediante el cual se solicita al departamento
de tesorería que efectúe el pago correspondiente de la/s factura/s del proveedor.
La emisión del cheque la efectúa el departamento de tesorería considerando la orden de pago autorizada y la documentación respaldatoria.
En la orden de pago tesorería consigna el número de cheque, el nombre del banco y el importe por el cual se emite.
El responsable de Tesorería coloca la primera firma al cheque y luego lo entrega con toda la documentación (previa anulación de la misma
con el sello de pagado) y los comprobantes de retención de impuestos al responsable que controlará y firmará el cheque en segunda
instancia.
4 El pago
El pago tiene lugar cuando tesorería entrega o remite al proveedor los valores y los comprobantes de retención, de corresponder. También
puede suceder que el pago se efectúe por transferencia bancaria. En dicho caso, el paso anterior de emisión del cheque no se produce y
el responsable de tesorería, junto con otro responsable, firmarán la transferencia.
Tesorería archiva el duplicado de la orden de pago y entrega el original junto con la documentación respaldatoria y el recibo a contaduría
para la registración del pago.
Figura 2. Comprobante
Fuente: elaboración propia.
5 Registración
Sobre la base de la orden de pago, contaduría debita el pago de la cuenta del proveedor y acredita la cuenta de banco y retención de
impuestos. Básicamente, esto refleja una disminución de la deuda con el proveedor y del saldo bancario.
Figura 4. Registración
Ingreso de
Etapas Proceso Salida de documentación
documentación
Control de documentación,
Cheques firmados.
Orden de pago. emisión y firma del cheque.
Emisión del cheque (si esta
fuera la modalidad de pago),
Orden de pago con
sino pasa directamente a la Comprobantes retenciones Anulación con sello de
siguiente etapa: PAGO. comprobantes de retenciones
impositivas. pagado de la documentación
impositivas.
respaldatoria.
Orden de pago.
Orden de pago. Entrega del cheque.
Comprobante de transferencia.
Cheques.
Subdiarios proveedores
Actualización del saldo de y bancos.
cuentas corrientes.
Recibos.
Registración. Registración de retenciones
Órdenes de pagos.
Actualización del saldo de impositivas en las
cuentas bancarias. correspondientes cuentas de
impuestos.
Analizando la actividad diaria de las empresas podría ocurrir, por ejemplo, que como resultado de un control interno se detecta que se pagó una factura de un
proveedor que no había hecho entrega de la mercadería facturada. Incluso podría haberse pagado dos veces la misma factura, ya que actualmente la mayoría
de las facturas son electrónicas y se las puede imprimir todas las veces que uno quiera. Habrá que analizar dicho caso e intentar programar una condición en
el sistema para que:
Solo se pueda registrar la factura si hay un informe de recepción de la mercadería o de prestación del
servicio previo.
Éste es el sentido que ustedes le tienen que dar al estudio de estos circuitos que no son un concepto teórico en sí mismo, sino que son esquemas que van a
facilitar y dar seguridad al proceso diario de las empresas.
1 Recepción de los medios de pago: el cliente según la modalidad de pago entrega los correspondientes medios de pago que podrían ser,
entre otros:
1. Efectivo.
2. Cheque común.
4. Pagaré.
6. Transferencia bancaria.
2 Emisión del recibo: tesorería verifica el importe recibido. Si es por transferencia bancaria revisa que se haya producido la acreditación en
la cuenta y emite el correspondiente recibo por triplicado. El original se entrega al cliente, el duplicado lo envía a tesorería para la
registración de la cobranza y el triplicado lo conserva en su poder junto con los valores recibidos, en caso de ser efectivo, o cheques que
tendrá luego que depositar en cuenta para su cobro.
3 Registración del pago: contabilidad controla el recibo, verifica la cuenta del cliente e imputa el pago.
4 Remisión de los valores al banco: si los valores recibidos corresponden a efectivo, cheque común, cheque de pago diferido, entre otros,
tesorería deberá enviar los mismos al banco para su acreditación en la cuenta de la empresa. Para eso, remite los valores junto con la
nota de crédito bancaria. El banco va a recibir el depósito y va a hacer entrega a la empresa de la nota de crédito bancaria sellada.
5 Control del depósito y registración: posteriormente tesorería verificará la acreditación en la cuenta y remitirá los antecedentes a
contabilidad. Finalmente, contabilidad efectuará la registración de la cobranza saldando total o parcialmente la deuda del cliente.
La Orden es una instrucción que se da por escrito para que el tesorero, banco, etcétera, pague cierta cantidad de dinero a alguien.
La orden de pago, que en algunos casos también se denomina “liquidación de pago” o “liquidación de facturas”, se caracteriza porque es un documento
mediante el cual se instruye al tesorero a cancelar el importe adeudado al proveedor con indicación del monto a depositar, transferir o pagar en efectivo -según
el caso- y el detalle de retenciones asociadas a ese pago. Generalmente las retenciones son impositivas, pero también podrían ser retenciones en concepto
de fondo de reparo, por ejemplo.
Se entiende por fondo de reparo a una garantía destinada a atender la reparación de los vicios o defectos producidos en la ejecución de los trabajos por
deficiente mano de obra o mala calidad de los materiales, en el caso de que tales reparaciones no sean efectuadas en tiempo y forma por la contratista.
2.2.2 Recibo
El recibo es el documento que entrega el vendedor al comprador como constancia de haber recibido dinero, cheque u otros valores en forma de pago total o
parcial de lo adeudado. Es una constancia que respalda el pago. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o
total de la deuda.
La RG (AFIP) 1415 que reglamenta el régimen de emisión de comprobantes establece que: “Los recibos que respaldan el pago total o parcial de una
operación que fue documentada mediante la emisión de facturas o documentos equivalentes, serán identificados con la letra "X" y con la leyenda
"DOCUMENTO NO VALIDO COMO FACTURA". Dichos requisitos, pre-impresos, estarán ubicados en forma destacada en el centro del espacio
superior del documento”.
Por esto, los recibos no sustituyen a la factura aun cuando el cliente abone al proveedor en el mismo momento de la compra.
Establece la citada Resolución “No son considerados comprobantes válidos como factura o documento equivalente los que, entre otros, se detallan
a continuación:
(…)
d) Recibos, comprobante que respalda el pago —total o parcial— de una operación que debe ser documentada mediante la emisión de facturas.”
Figura 7. Recibo
Numeración correlativa.
La expresión “recibí”.
Detalle de lo recibido: cheque, efectivo, etcétera.
Video de habilidades
Este video contiene un instructivo para efectuar la liquidación de pago a un proveedor haciendo uso de un software contable específico.
Fuente: AxoftArgentina. (18 de enero de 2013). Circuito Autorización de comprobantes - Orden de Pago - TangoSoftware [YouTube]. Recuperado de:
https://www.youtube.com/watch?v=nLwsokKnCCM
Circuito de ventas.
Circuito de compras.
Circuito de pagos.
Circuito de cobros.
Circuito de tesorería.
SUBMIT
¿Qué documento va a emitir el operador a partir de los distintos pasos que va realizando en el sistema?
Factura.
Nota de Crédito.
Nota de Pedido.
Orden de Pago.
Recibo.
SUBMIT
Factura "C".
Factura "A".
SUBMIT
Retención de ganancias.
SUBMIT
Pago.
Registración.
SUBMIT
Lección 5 de 7
Cierre
Ventas al contado
Ventas a crédito
Cuenta corriente
Pagaré
Puede también suceder que los clientes nos hagan anticipos. Asimismo, la empresa puede hacer compras de contado o a crédito, originando lo que se denominan deudas
comerciales que son las obligaciones que el ente ha contraído con quienes le han suministrado bienes y servicios que son utilizados con carácter habitual en su actividad.
1. Actores externos
a. Clientes
b. Proveedores
c. Bancos
2. Actores internos
a. Contaduría
b. Tesorería
El término remesas recíprocas hace referencia, por ejemplo, a las entregas de bienes que haga el proveedor y a los pagos parciales que pueda hacer el cliente.
Etapas del circuito de pagos
–
4. El pago
5. Registración
Recibo
Es el documento que entrega el vendedor al comprador como constancia de haber recibido dinero, cheque u otros valores en forma de pago total o parcial de lo adeudado. Es
una constancia que respalda el pago. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.
Lección 6 de 7
Referencias
Simaro, J. D. y Tonelli, O. E. (2014). Lecturas de Contabilidad Básica. Osmar D. Buyatti – Librería Ediatorial.
Lección 7 de 7
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