Contenido

1. Introducción....................................................................................................... 3
2. Planteamiento del problema o necesidad que se pretende solucionar ......... 3
3. Justificación del proyecto ................................................................................. 4
4. Objetivos ............................................................................................................ 4
4.1. Objetivo general ............................................................................................................ 4
4.2. Objetivos específicos ..................................................................................................... 4
4. Alcance .................................................................................................................. 5
5. Impacto............................................................................................................... 5
5.1 Social ................................................................................................................... 5
5.2 Económico ........................................................................................................... 5
5.3 Ambiental............................................................................................................ 5
5.4 Tecnológico ......................................................................................................... 5
6. Restricciones o riesgos asociados y alternativas de solución ........................... 6
6.1 Fase 1: Proceso de Iniciación y planeación...................................................... 6
6.2 Fase 2: Proceso de Ejecución ............................................................................ 8
6.3 Fase 3: Proceso de Control ................................................................................ 9
6.4 Fase 4: Proceso de Cierre ................................................................................10
7. Referencias..........................................................................................................10

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 1. INTRODUCCIÓN

Advance Management Software es un proyecto que nace de la idea de normalizar y parametrizar

la Gestión de la información y documentación en las instituciones educativas con énfasis al
Bachillerato Internacional siguiendo los estándares y normatividad vigentes regulados por el
Archivo General de la Nación y en su Ley 594 de 2000 Ley General de Archivo.
De poner al alcance la accesibilidad de la información del patrimonio histórico documental con
requisitos básicos y de fácil manejo tecnológico para el público con el fin de que se vayan
implementando de acuerdo con las necesidades de cada institución educativa.

2. Planteamiento del problema o necesidad que se pretende solucionar

Hoy en día a lo que se ven sometidas las empresas es al manejo adecuado de la información que
las constituye y la saturación de los diferentes soportes que hay sobre la misma adicionando la
falta de tiempo para clasificar, procesar, resolver y tomar decisiones que mejoren la
productividad. Un aspecto clave para esto es la calidad de información que queremos encontrar y
suministrar a los clientes.

Ante la situación cambiante de nuestra sociedad de consumo, las empresas del sector productivo
requieren adoptar los recursos necesarios para realizar los diferentes soportes básicos que sirvan
para que sus procesos permitan dar una oportuna respuesta a los diferentes requerimientos y
necesidades tecnológicas.

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 3. Justificación del proyecto

Al identificar las diferentes estrategias utilizadas por las instituciones educativas y su

trayectoria logramos tener una idea más amplia acerca de los diferentes medios
asequibles por el consumidor quien es el objetivo principal y participe.

4. Objetivos
Desplegar un sistema de información para el sector educativo, que mejore las necesidades
en la organización en cuanto su flujo de información y sus necesidades.

4.1. Objetivo general

Desplegar un sistema de información para el sector de mediana productividad, que mejore las
necesidades en la organización en cuanto su flujo de información y necesidades de negocio.

4.2. Objetivos específicos

Determinar qué políticas, normas y procedimiento se adoptarán y qué herramientas, tanto
informáticas como documentales, hace falta diseñar e implementar con el fin de asegurar la
creación y el mantenimiento de los documentos que reflejan la actividad comercial. Implementar
prototipos y modelos de bases de datos del sistema. Ensayar el sistema de información utilizando
buenas prácticas de calidad. Rendir informes de requisitos y análisis de acuerdo con los usuarios
de la empresa.

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4. Alcance
Beneficiarios del proyecto instituciones educativas.

5. Impacto
El Impacto que generara este proyecto.

5.1 Social
Incremento de la competitividad y empleabilidad en las instituciones educativas, debido a
la optimización de recursos que se genera al gestionar y sistematizar la información.
Mejoramiento de las condiciones de vida de los funcionarios de la institución al tener
sistematizada y organizada la información. Disminución de los tiempos de trabajo y
accesibilidad de trabajar de manera organizada la información de la institución educativa.

5.2 Económico
Optimizar y administrar los recursos de las instituciones educativas, al utilizar
eficientemente la información que ellas mismas generan.

5.3 Ambiental
Sensibilización en el manejo de procesos limpios, en relación con el desarrollo sostenible
propio de la empresa, al no invertir en algunos insumos tradicionales como es el caso de
papel. Incentivar al uso de sistemas de información y medios digitales.

5.4 Tecnológico
Mejoramiento de los procesos y procedimientos para la administración de los sistemas de
información; facilitando la investigación y desarrollo en esta área del conocimiento.

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6. Restricciones o riesgos asociados y alternativas de solución
• Presupuesto insuficiente.
• No viabilidad a la propuesta por parte del cliente.
• Fallas en el control de calidad.
• Perdida en el almacenamiento de la información.

6.1 FASE 1: PROCESO DE INICIACIÓN Y PLANEACIÓN

Etapa A: Investigación Preliminar

Objetivo:
Proporcionar la comprensión del contexto en el que la institución desarrolla su actividad, con
el fin de identificar los factores que influyen en la necesidad de crear y mantener documentos
(administrativos, legales, académicos y sociales), y conocer las fortalezas y debilidades con
respecto a la gestión de documentos.

Resultados:
Examen de la misión, visión y valores de la institución, de su política y estratégica, de sus
objetivos, de su estructura organizativa, de las regulaciones específicas a las cuales están
sometidas sus actividades y de los factores de éxito relacionados con la gestión de los
documentos.

Etapa B: Análisis de las actividades de la institución

Objetivo:
Desarrollar un modelo conceptual de qué hace la institución y de cómo lo hace, examinando
cómo interactúan los documentos con los procesos y las actividades de la empresa. Proceder
a identificar y analizar los procesos y actividades de la institución y examinar los circuitos
documentales que se siguen para llevar a cabo esos procesos.

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Resultados:
Proceder a elaborar una primera versión del cuadro de clasificación con el fin de mostrar las
funciones, actividades y operaciones que generan documentos. También es útil efectuar un
análisis secuencial que describa mediante diagramas de flujo los procesos clave de la
empresa, los diagramas de proceso permiten visualizar qué documentos se producen en cada
parte del proceso, como se transmite la información de una unidad a otra, y quién es
responsable en cada momento del manejo y custodia de los documentos.

Etapa C: Identificación de los requisitos

Objetivo:
Determinar los requisitos que se tienen que cumplir para crear y mantener documentos que
evidencien las actividades de la institución. Estos requisitos se identifican mediante un
análisis sistemático de las necesidades de la institución, las obligaciones legales y normativas
y la rendición de cuentas, tanto con respecto a partes interesadas internas (Dirección,
personal) como externas (clientes, proveedores, contratistas, Secretaría de Educación, entre
otros).

Resultados:
Redactar una primera versión del calendario de conservación (que determina los plazos
durante los cuales se tiene que preservar la documentación) y de la tabla de acceso y
seguridad (que establece las condiciones de acceso a los documentos).

Etapa D: Evaluación de los sistemas existentes

Objetivo:
Paralelamente a la etapa A, B y C, se analizan el sistema de gestión de documentos y otros
sistemas de información relacionados, con el fin de valorar si incorporan y mantienen los
documentos necesarios de una manera fiable, íntegra, exhaustiva, sistemática y conforme a
los requisitos identificados en la etapa anterior.

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Resultados:
Como resultado se puede hacer un inventario de los sistemas existentes que evalúe el
cumplimiento de los requisitos documentales.

Etapa E: Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos:

Objetivo:
Determinar qué políticas, normas y procedimiento se adoptarán y qué herramientas, tanto
informáticas como documentales, hace falta diseñar e implementar con el fin de asegurar la
creación y el mantenimiento de los documentos que reflejan la actividad de la institución.

Resultados:
Puede ser conveniente presentar un informe, junto con un resumen ejecutivo, dirigido a la
dirección en el cual se planteen las posibles estrategias de actuación y los beneficios que se
esperan obtener.

6.2 FASE 2: PROCESO DE EJECUCIÓN

Etapa F: Diseño del sistema de gestión de documentos

Objetivo:
Traducir las estrategias adoptadas en la etapa anterior en un plan de actuación que cumpla
con los requisitos identificados en la etapa C y que solucione las deficiencias detectadas en la
etapa D. este plan aporta una visión de conjunto en que se integran los diferentes elementos
del sistema.

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Resultados:
Se pueden llevar a cabo las siguientes acciones:

• Elaborar los instrumentos del sistema de gestión de documentos: cuadro de clasificación,

calendario de conservación, tabla de acceso y seguridad;

• Definir los requisitos funcionales o diseñar y desarrollar las posibles aplicaciones

software;

• Redactar las primeras versiones de la documentación del sistema de gestión de

documentos: manual, procedimientos, e instrucciones de trabajo,

6.3 FASE 3: PROCESO DE CONTROL

Etapa G: Implementación del sistema de gestión de documentos

Objetivo:
Aplicar el conjunto de estrategias adoptadas poniendo en marcha el plan de actuación
diseñado en la etapa anterior, con una alteración mínima de las actividades diarias.

Resultados:
Llevar a cabo las siguientes actuaciones:
- Revisión y aprobación de los instrumentos del sistema de gestión de documentos;
- Realizar prueba de las aplicaciones informáticas;
- Revisión, aprobación y publicación del manual, los procedimientos y las instrucciones de
trabajo;
- Capacitación del personal;
- Reorganización del depósito de archivo.

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 6.4 FASE 4: PROCESO DE CIERRE

Etapa H: Revisión posterior a la implementación.

Objetivo:
Evaluar y medir la eficacia del sistema de gestión documental con el fin de corregir las
deficiencias detectadas.

Resultados:
Se puede entregar a la dirección un informe de revisión en el que se detallarán las
discrepancias observadas y se propondrán las acciones adecuadas para corregir las
disconformidades que se hayan encontrado y adoptar las oportunidades de mejora que no se
hayan previsto en las etapas anteriores.

7. Referencias

International Organization for Standardization. (2017). ISO / IEC 27000

familia - Sistemas de gestión de la seguridad de la información. Recuperado
de: https://www.iso.org/isoiec-27001-information-security.html
Maldonado, José. (2011). Gestión de procesos (o gestión por procesos).
E-EUMED.
Soler, Plasencia. Martínez, Juan. Saavedra Limonta, Norge. (2007). Gestión de
procesos. El Cid Editores.

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