P-SIG-007 Procedimiento de Control de Documentos y Registros

Código: P-SIG-007
CONTROL DE DOCUMENTOS Y Versión: 3

REGISTROS Fecha: 1/09/2018
PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Sandra Villanueva Edgar Benavente Chero Willman Pinto Flores
Asistente SIG Jefe de SIG Gerente General
Firma: Fecha: Firma: Fecha: Firma: Fecha:
15-01-19
18-01-19 20-01-19
Código: P-SIG-007

CONTENIDO
1.0 OBJETIVO ......................................................................................................... 3
2.0 ALCANCE .......................................................................................................... 3
3.0 DEFINICIONES.................................................................................................. 3
4.0 RESPONSABILIDADES ..................................................................................... 4
5.0 PROCEDIMIENTO ............................................................................................. 4
6.0 REFERENCIAS .................................................................................................. 9
7.0 REGISTROS ...................................................................................................... 9
Código: P-SIG-007
1.0 OBJETIVO
Establecer la metodología y lineamientos específicos a ser considerados en la

estructura, redacción y control de documentos y registros generados por la
organización, así como el control de documentos y registros de origen externo.
2.0 ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos y registros de origen interno y

externo y que son utilizados por Predictivo Total S.A.C.
3.0 DEFINICIONES
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION (SIG)
Sistema de Gestión de Predictivo Total SAC. que integra y cumple con los
requisitos de las normas ISO 9001:2015 y OHSAS 18001:2007.
DOCUMENTO
Información y su medio de soporte. (ejemplo: registro, especificación,
procedimiento, instructivo, reporte, norma, plan, programa, manual, archivo digital,
fotografía, video, etc.).
i. Documento Interno: Documento relacionado con el SIG y que ha sido emitido
por Predictivo Total S.A.C
ii. Documento Externo: Documento relacionado con el SIG y que ha sido emitido
por otra organización. (ejemplo: requisitos de clientes, legislación, manuales
técnicos, otros).
iii. Documento Vigente: Versión actual del documento del SIG que es de uso
obligatorio en el ámbito, proceso o actividad pertinente de la organización.
iv. Documento Obsoleto: Versión anterior de un documento del SIG, controlado
y retirado de circulación. y cuyo uso debe evitarse.
PROCEDIMIENTO
Documento que describe en forma general como llevar a cabo un proceso en el
que se sigue una secuencia lógica.
Código: P-SIG-007

REGISTRO
Formato completado en contenido y firmas. Puede estar en medio físico o medio
digital. Los registros pueden o no tener un formato establecido.
GG: Gerencia General
SSST: Supervisor de Seguridad y Salud en el Trabajo
4.0 RESPONSABILIDADES
4.1 Gerente de General
Suministrar recursos para el cumplimiento de este procedimiento transversal a
toda la organización, siendo el encargado de aprobarlo.
4.2 Jefe de Sistemas de Integrados de Gestión

Mantener el control de la documentación del Sistema de Gestión de Seguridad,
Salud Ocupacional y Medio Ambiente, de acuerdo al presente procedimiento.
Codificar y comunicar los documentos del Sistema Integrado de Gestión.
4.3 Jefes de Área, Supervisores y Colaboradores.

Son responsables de aplicar este procedimiento al momento de generar
documentos pertenecientes a su ámbito, proceso o actividad.
5.0 PROCEDIMIENTO
5.1 Documentos Internos

i. Elaboración / Revisión / Aprobación:
Los documentos serán elaborados, revisados y aprobados conforme se
muestra en el siguiente cuadro:
DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBA
Gerencia
Formato SIG Jefe del SIG
General
Asistente del Jefe del Área / Jefe Gerencia
Instructivo
Área / SIG de SIG General
Código: P-SIG-007

Gerencia
Manual de Calidad SIG Jefe del SIG
General
Gerencia
Mapa de Procesos SIG Jefe del SIG
General
Política SIG, Objetivos,
Gerencia
Programas de Gestión y SIG Jefe del SIG
General
Listas Maestras
Supervisor /
Jefe del Área / Jefe Gerencia
Procedimiento Colaborador /
de SIG General
SIG
Programa Anual de
Seguridad y Salud en el SIG Gerencia General GG / SSST
Trabajo
Jefe del Área / Gerencia
Programas / Planes Jefe del SIG
Jefe de SIG General
ii. Estructura de Procedimientos e Instructivos:

Los documentos del SIG deben tener una estructura conforme se detalla
a continuación:
- Caratula
- Índice
- Contenido:
o Objetivo
o Alcance
o Definiciones
o Responsabilidades
o Procedimiento
o Referencias
o Registros
En todo documento se utilizará el tipo de letra Arial 11.
En caso algunos de los campos descritos no sean aplicables al
procedimiento de instructivos se debe de colocar el texto “No Aplica”
(NA)
iii. Estructura de Formatos:
Código: P-SIG-007

La estructura de los formatos incluirá los siguientes ítems:

- Logotipo.
- Titulo
- Versión.
- Código.
- Fecha
NOTA. - En algunos casos especiales los formatos pueden tener la
estructura que el sistema informático lo permita o el cliente lo requiera.
iv. Identificación y Codificación de Documentos:

a) Documento interno
Tendrá un código de acuerdo al siguiente formato:
Y-XX–00X
Y= Tipo de documento.
XX= Abreviatura del Área que genera el documento.
00X= Numero correlativo.
El primer grupo (Y):

TIPO DE DOCUMENTO ABREVIATURA
Documento D
Procedimiento P
Formato F
Instructivo I
En el Caso de los Registros, no se manejará una abreviatura, solo me

manejará la aplicación del Formato (F) y cambiará la versión según
amerite.
El segundo grupo (XX) identifica a las áreas de Predictivo Total S.A.C
siendo su respectiva abreviatura:
AREA ABREVIATURA
Gerencia General / Alta Dirección ADR

Sistema Integrado de Gestión SIG
Seguridad y Salud Ocupacional SSO
Código: P-SIG-007

Logística LOG
Servicios SRV
Recursos Humanos RRH
Contabilidad, Finanzas y Facturación CFF
Comercial COM
El tercer grupo (00X) identifica al número correlativo y es asignado por
el área respectiva.
v. Distribución y Conservación de Documentos:

Una vez aprobado el documento, el Jefe del SIG se encargará de su
publicación en medio digital en el servidor respectivo.
Cuando sea necesario comunicar un documento a terceros (contratistas,
clientes, socios estratégicos, etc.) esto se realizará mediante la entrega
física o mediante correo.
La entrega de dichos documentos es responsabilidad de cada Área que
se comunique con el tercero.
vi. Control de Documentos Obsoletos:

Estos documentos serán almacenados en versión digital en la carpeta de
“Documentos Obsoletos”, creada para este fin.
vii. Documentos Externos:

Se registrarán los documentos externos en las listas Maestra de
Documentos Externos (manuales, guías, Leyes, etc.). Al respecto cada
Área es responsable de:
- Identificar los documentos externos de su Área y publicarlos en la lista
maestra de su Área.
- Adquirir las nuevas versiones y retirar las versiones anteriores (físicas
y digital)
- Comunicar la puesta en uso o retiro de los documentos externo a los
usuarios correspondientes.
- Comunicar por correo electrónico la actualización de la lista maestra
de documentos a los responsables de cada Área.
Código: P-SIG-007

viii. Control de Registros:

a) Identificación
Los registros se identificarán de la siguiente forma por Nombre y/o Código
b) Almacenamiento
Los registros en medios electrónicos son contenidos en los dispositivos y
equipos que se requieran como son carpetas, archiveros, disquetes,
CD´s, zip, disco duro, servidor y cualquier otro dispositivo que se requiera,
de acuerdo a la tecnología utilizada.
Los registros en papel se mantienen en áreas de almacenamiento como
gavetas, archiveros, cajones, debidamente identificados y organizados
de acuerdo a las necesidades de cada proceso.
c) Protección
El Jefe de SIG es el responsable de la integridad de los registros
generados, por lo que designan el lugar adecuado para la ubicación de
los mismos evitando que puedan ser dañados, perdidos o deteriorados.
d) Recuperación
Todos los registros del SIG en papel o medios electrónicos son
clasificados físicamente por el generador (por nombre, fecha, tipo de
información u otra forma conveniente para el usuario) y ubicados en sitios
accesibles al personal que los requiere para el desarrollo de su trabajo,
permitiendo su fácil y oportuna recuperación.
e) Retención
Para determinar el tiempo de conservación de los registros se debe
revisar las normas legales de seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente que apliquen al proceso.
f) Disposición
En caso no exista una obligación legal, el área usuaria determina el
tiempo mínimo de almacenamiento y disposición final, de acuerdo a las
necesidades e importancia del registro.
g) Revisión de Registros
El Jefe de SIG depura sus archivos de registros para dar disposición final
a aquellos que hayan cumplido su tiempo de retención.
Código: P-SIG-007

h) Difusión
El Líder de Proceso deberá asegurarse de difundir al personal
involucrado en el proceso y/o usuarios de los documentos, los cambios
realizados en un lapso no mayor a 5 días hábiles posteriores a la
publicación del mismo.
6.0 REFERENCIAS
a. ISO 9001: 2015
b. OHSAS 18001:2007
7.0 REGISTROS
F-SIG-001 Lista Maestra de Documentos Internos
F-SIG-002 Lista Maestra de Documentos Externos
F-SIG-003 Lista Maestra de Registros

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Establecer la metodología y lineamientos específicos a ser considerados en la

Este procedimiento aplica a todos los documentos y registros de origen interno y

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4.3 Jefes de Área, Supervisores y Colaboradores.

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ii. Estructura de Procedimientos e Instructivos:

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La estructura de los formatos incluirá los siguientes ítems:

iv. Identificación y Codificación de Documentos:

El primer grupo (Y):

En el Caso de los Registros, no se manejará una abreviatura, solo me

Gerencia General / Alta Dirección ADR

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v. Distribución y Conservación de Documentos:

vi. Control de Documentos Obsoletos:

vii. Documentos Externos:

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viii. Control de Registros:

Los registros se identificarán de la siguiente forma por Nombre y/o Código

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