Informe de Proceso de Compras

ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN
EN UN PROCESO NORMAL DE
COMPRAS
Angie Paola González Daza
DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA

CALIDAD - NTC ISO 9001
KATHERINE MEZA GARCIA
2019
INDICE
1. Objetivos
2. Proceso de compras
2.1 Identificar los productos críticos a comprar
2.2 Definir especificaciones del producto a comprar
2.3 Planear las compras
2.4 Evaluar y seleccionar proveedores
2.5 Realizar el trámite de compra
2.6 Verificar el producto comprado
2.7 Re-evaluar proveedores
2.8 Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y
mejora)
3. Importancia del proceso de compras en la organización
3.1 Resultados económicos en la empresa
3.2 Calidad del producto final
3.3 Satisfacción del cliente
3.4 Confianza del cliente interno
4. Clasificación de documentación del proceso de compra
5. Conclusiones
6. Bibliografia
OBJETIVOS
Objetivo General:
 Aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la comprensión e
interpretación de las temáticas tratadas, describir las actividades que se
desarrollan en un proceso normal de compras.
Objetivo Específico:
 En el informe además de describir las actividades, se incluye un cuadro en el cual
relacione los documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o
que se generarían en el desarrollo del proceso.
PROCESO DE COMPRAS
El proceso de compra son las fases por las que pasa una persona desde que se
da cuenta que tiene una necesidad hasta que adquiere un producto o servicio para
resolverla.
 Identificar los productos críticos a comprar:

Los productos críticos son aquellos que !hacen parte del negocio pero con ellos
van relacionado aspectos negativos !hacia el mismo, al identificar que productos
son críticos se debe seguir una reagrupación de aspectos que son característicos
de dichos productos o servicio que comercializa la empresa, y con ello entablar
diferencias entre un producto crítico y no crítico, también a que proceso pertenece
y el producto final, es importante resaltar si el producto impacta, si se compra en
paquetes, como también resultaría provechoso mostrar cómo sería el carácter
crítico que estos poseen, si bien se puede llamar índice de criticidad.
 Definir especificaciones del producto a comprar:

En toda organización se deben establecer y de forma definida la metodología y
responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los proveedores
para realizar las compras y que la metodología sea transmitida al proveedor, las
especificaciones para el proceso de compra están encadenados con requisitos de
manera definida, por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc.
Dichos requisitos son muy variables en función del sector y necesidades de la
organización.
 Planear las compras:
Para los programas de compras se emplea pronóstico de demanda definido y con
ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual establece la comercialización de
un producto más que otro, dado que los tipos de productos ofrecen un tipo de
demanda dependiendo los gustos de los compradores, adicional a los anterior, es
importante las cantidades a comprar y el momento justo que se debe realizar
dicha acción de compra.
 Evaluar y seleccionar proveedores:

Toda organización o empresas en funcionamiento debe disponer siempre de una
lista destacada de los proveedores capaces de satisfacer las necesidades de
compra que brinda la empresa o en algunos casos organizaciones amplias. ara
la selección de un proveedor, la organización debe aplicar una evaluación que
permita resaltar las funciones de capacidad de hacer el suministro directo de los
productos para comercializar ya obtenidos por la empresa, ya que la empresas
igualmente pueden ofrecer productos es de anotar que esto también aplica a
empresas que brinden servicios.
 Realizar el trámite de compra:

Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el0efe de Compra elabora lo que se le
llama la ´´Orden de compra´´ y obtiene la autorización del ordenador del gasto,
asegurándose de contar con la aprobación de la Junta Directiva.
 Verificar el producto comprado:

Los productos que han sido entregados por los proveedores previamente
seleccionados deben ser supervisados e inspeccionados antes de ser incluidos en
los procesos de la organización, siempre se debe realizar esta acción al recibido
solicitado, realizándose una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros
aspectos necesarios del producto.
 Re-evaluar proveedores:
La mayoría de las organizaciones tienen alrededor de cientos de proveedores y
sin embargo, los clasifican por proveedor de carácter crítico o no crítico en función
de su impacto en el sistema de gestión de calidad.
Por lo que establecen criterios como evaluaciones para considerar un proveedor
crítico y a estos proveedores les hacen la evaluación de desempeño, lo cual
puede ser permitido por la norma, pues esta específica que el tipo y grado de
control sobre el proveedor depende del impacto sobre el producto final.
 Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas+,
preventivas y mejora):
La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para las
respectivas correcciones y con ello la consecuente mejora para la contribución al
equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que tener riesgos asociados a la
compra hacen más fácil el esclarecimiento de acciones correctivas y preventivas
que podemos adelantar.
IMPORTANCIA DEL PROCESO DE

COMPRAS EN LA ORGANIZACIÓN
 Resultados económicos en la empresa:
Tener buenas relaciones con los proveedores, lo que supone obtener
competitividad en los costos de los productos que se obtienen, capacidad de
negociación y selección de los artículos y proveedores idóneos para mi empresa,
impacta en el desarrollo económico que está presente en los ciclos de tiempo.
 Calidad del producto final:

La calidad de mis materias primas o insumos impactará directamente en el
resultado de mis procesos y con ello, en la percepción del cliente.
 Satisfacción del cliente:

Como lo mencione anteriormente, las entradas de un proceso dimensionan la
calidad que el producto tendrá al final.
 Confianza del cliente interno:

Definimos cliente interno como la salida de cada proceso. El departamento de
compras provee los suministros a otros procesos necesarios para realizar su labor.
Si estos no son aptos, creara conflictos en el desarrollo de los objetivos de los
otros procesos.
CLASIFICACION DE DOCUMENTACION DEL PROCESO DE COMPRA
ORIGEN INTERNO ORIGEN EXTERNO
Donde se recopila las características Son los requisitos legales, y normas

específicas del producto o servicio a internacionales, donde se ajustan las
vender, siendo cuantitativos o características estándares que debe
cualitativos pertenecientes al producto tener cada producto.
a vender, comprar, cantidad, y
criticidad entre otros
Donde se carga cada metodología del Catálogos de los equipos, necesarios
proceso de compra y para obtener el producto o servicio a
subcontrataciones. realizar.
Documentos alimentados de los datos hojas de seguridad, y de utilidad de la
y resultados de la selección y materia prima o insumos, con las
evaluación de proveedores que hacen cuales se obtendrá el producto y
parte de la empresa y los que están en servicio.
el proceso evaluativo.
En este se describe tanto el producto la orden de compra, facturas y
como el plazo solicitado, así como registros de lo comprado.
otros condicionantes entre los que se
encuentran el presupuestos, plazos de
entrega, y características del producto
entre otros.
Todos aquellos que contengan la
realización de los pedidos, como el
proceso de la aprobación del pedido.
Los datos del pedido, los requisitos
que describen claramente el producto,
para la aprobación del producto, del
sistema de calidad, para la
cualificación del personal,
procedimientos, procesos y equipo, el
plazo solicitado, otros datos como el
presupuesto, condiciones de entrega,
requisitos para la aprobación del
producto.
Documentos de las órdenes de compra
subcontratación con la finalidad de
asegurar que los productos y servicios
cumplen con los requisitos
especificados.
Formato de la hoja de pedido de
compra, formato de la hoja de pedido
de subcontratación, formato de la hoja
devaluación de proveedor, que son el
registro de la información solicitada a
los proveedores para su aceptación,
formato de la hoja de no conformidad
de producto para compras, formato de
la hoja de no conformidad de servicio
para subcontrataciones.
CONCLUSIONES
En el proceso normal de compras, obtención y consecución de la materia prima o
insumos, importantes y significativas para el desarrollo y función oportuno y
acertado de una organización o empresa es necesario tener muy presente la
relación existente con la gestión de calidad por cuanto es de suma importancia;
por lo que un acceso para muchos de los procesos es sin lugar a dudas el
departamento de compras desde la ISO 9001, métodos de representación
misional como procesos de carácter de apoyo que despliega una organización. Ya
que la gestión impacta directamente en los resultados y logros que la empresa
busca, si se tiene en cuenta que la importancia va concertada principalmente a los
resultados económicos de la empresa, la calidad del producto final, la satisfacción
del cliente y la confianza del cliente interno respectivamente
BIBLIOGRAFIA
https://www.academia.edu/36350024/INFORME-AA

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 Identificar los productos críticos a comprar:

 Definir especificaciones del producto a comprar:

 Evaluar y seleccionar proveedores:

 Realizar el trámite de compra:

 Verificar el producto comprado:

IMPORTANCIA DEL PROCESO DE

 Calidad del producto final:

 Satisfacción del cliente:

 Confianza del cliente interno:

Donde se recopila las características Son los requisitos legales, y normas

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