REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

VICERRECTORADO ACADEMICO
AREA DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA PÚBLICA
CENTRO LOCAL NUEVA ESPARTA.

DISEÑO UNA GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL

INTERNO DEL MANEJO DEL FLUJO DE EFECTIVO EN LA CLÍNICA
CENTRO MÉDICO EL VALLE, C.A. MUNICIPIO GARCIA.
ESTADO NUEVA ESPARTA.

Autor:
 INTRODUCCIÒN

En la actualidad la contabilidad representa para las empresas un instrumento

de gran importancia lo cual genera un control de los recursos financieros que
maneja la empresa, permitiendo tener a la mano cifras de sus ingresos
financieros para el conocimiento de sus dueños.

La contabilidad es una herramienta que se ocupa de registrar, clasificar y

resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus
resultados para así poder orientar a la junta directiva sobre el curso que tiene la
empresa, permitiéndoles conocer la estabilidad y solvencia de la misma.

Es importante señalar que el sistema de contabilidad de una clínica suele

ofrecer un cierto grado de complejidad en comparación con los demás tipos de
empresas, pero esta complejidad se puede reducir mediante un departamento
bien organizado. De acuerdo a esto, el departamento de Contabilidad de la
Clínica Centro Medico el Valle C.A, ha sido durante la trayectoria uno de los
departamentos más importantes ya que es el que se encarga de la dirección
financiera de la empresa, lo cual coordina y orienta las tareas ejecutadas en la
unidad con el fin de preservar el patrimonio físico de la Clínica mediante el
control de las operaciones contables.

De acuerdo a esto, el informe de pasantía tiene como objeto describir las

actividades que se realiza en el departamento de contabilidad para el debido
cumplimiento de sus deberes mercantiles y tributarios, así como también poner
en práctica los conocimientos teóricos adquiridos durante la carrera de
Contaduría Pública permitiendo adquirir nuevos conocimientos relacionados
con la carrera.

La metodología a emplear para el desarrollo del presente informe, se

fundamenta en un diseño de campo con un nivel de conocimiento descriptivo,
por cuanto el presente informe desarrollara las actividades dentro del
departamento en estudio para así dar una descripción analítica de dichas
actividades.

El informe se encuentra estructurado de la siguiente manera:

Capítulo I: Antecedentes de la Investigación, reseña histórica de la empresa,

descripción de la empresa, misión , visión, valores, estructura organizacional ,
descripción del departamento, justificación, Planteamiento del Problema, objeto
de Estudio, cuestiones a responder mediante la investigación, objetivos
general y específicos, metodología de la investigación, nivel de investigación,
diseño de investigación, nivel de estudio, población y muestra, técnicas,
métodos e instrumentos de recolección de datos, técnicas y análisis. Capitulo
II: Bases Teóricas, Bases Legales, Definiciones de Términos. Capitulo III:
Procedimientos que se siguen para el control del efectivo en la empresa Centro

2
Medico El Valle C.A Municipio García. Capitulo IV: Fortalezas y Debilidades en
el sistema de control del efectivo en la empresa Centro Medico EL valle C. A.
Capítulo V: Análisis e Interpretación de los Resultados

3
 CAPITULO l

.1 Antecedente de la Investigación.

La clínica "Centro Medico el Valle" está ubicada en la populosa localidad del

valle en el Estado Nueva Esparta en el Valle del Espíritu santo con fácil acceso
a las principales vías de Porlamar, Pampatar y la Asunción.

Para consolidar el estudio del desarrollo de este informe se tomó como

antecedentes:

Autor: Lcdo. Manuel Gómez M (Abril 2012)

Tutor Académico: Lcda. Mirna Gómez, Lcdo. Regulo Ávila

Rediseño de control interno del efectivo y mercancía llevado a cabo en el

departamento de bares en la empresa Hesperia Isla de Margarita N.H en el
Municipio Gómez.

Este informe tiene como finalidad conocer el respectivo proceso del control del
efectivo y el manejo de las mercancías asignadas al departamento de bares
para la organización efectiva entre su personal.

Autor: Zulay del C Valecillos Velásquez (Mayo 1999)

La planificación y el control contable y sus efectos en el estado de flujo de

efectivo en las empresas de manufacturas industriales de línea blanca caso
empresa Ceteco, S.A.

El objeto de este estudio es percibir las variaciones y sus movimientos del flujo
efectivo que se arrojan en los estados financieros de una empresa en un
período determinado.

1.2 Reseña Histórica de la Empresa.

La clínica "Centro Medico el Valle C.A." fue creada en el año 2003 como uno
de los primeros centros de asistencia hospitalaria de la isla con una atención de
primera calidad. Éste abre sus puertas bajo el concepto hospitalario general;
con un novedoso principio de Medicina Integral, agrupando en sus
instalaciones todas las especialidades médicas del momento y los servicios
asistenciales más modernos.

La construcción física tiene una alta capacidad de habitaciones amplias y

confortables, atendida por un personal médico del alto nivel, y un personal de

4
enfermería especializado que permite atender una gran cantidad de pacientes
con todos los servicios de medicina y cirugía de calidad.

Además, de su área de consultas médicas ofrece los servicios de laboratorio

clínico, rayos X, tomografía computarizada, imagenología, ecosonografía,
terapia intensiva, áreas quirúrgicas de cinco salas, una sala de parto, con
instrumental altamente sofisticado, exámenes con instrumentos modernos,
banco de sangre, servicios de hospitalización, sala de emergencia y para la
comodidad del usuario dispone de un amplio estacionamiento y un área de
cafetín farmacia.

1.3 Descripción de la Empresa.

El Centro Médico el Valle, C.A es un Centro de Asistencia Sanitaria del sector

Privado que se dedica a la administración de servicios médicos con fines de
diagnósticos y tratamientos con hospitalización para pacientes agudos, las 24
horas del día y los 365 días del año.

La Clínica "Centro Médico el Valle C.A" constituye una alternativa en el área de

salud, el cual ofrece servicios hospitalarios integrales de alta calidad que
abarca gran parte de las necesidades que pueden tener los pacientes con el
propósito de brindar un servicio eficiente dentro un mismo espacio físico.

1.3.1 Misión

Proporcionar a la comunidad del Estado Nueva Esparta, un servicio confiable,

seguro, eficiente, responsable, cordial y humano para los pacientes a través de
un sistema de gestión basado en tecnología de vanguardia y ética profesional
capaz de satisfacer las demandas de salud de la población, prestando
excelente atención y el mejor tratamiento en una atmósfera de tranquilidad y
buen trato.

1.3.2 Visión.

La clínica "Centro Médico el Valle C.A" desea convertirse en el primer centro de

asistencia sanitaria del sector privado del Estado Nueva Esparta, dando
atención al usuario con eficacia, eficiencia y calidad, contando con recursos
humanos de elevada capacitación y especialización, así como contar con
tecnología de vanguardia a través de un alto nivel de excelencia científica y
operativa, tecnológica y gerencial, para posicionarse como líder regional en
atención de salud.

5
1.3.3 Valores.

 Atención al Paciente: porque nuestra prioridad es garantizar un servicio

de calidad a los pacientes.
 Calidad: porque queremos ser reconocidos como la institución que tu
salud merece a nivel nacional e internacional
 Ética: profesamos una adhesión a principios morales, reflejando el más
alto sentido ético y moral en cualquier situación. Durante la ejecución de
nuestro trabajo diario actuamos de buena fe y sin segundas intenciones.
 Honestidad: porque actuamos siempre con la verdad, rectitud y justicia,
y nuestras acciones son consistentes con lo que decimos y pensamos.
 Respeto: porque todos jugamos un papel importante en el logro de
nuestra misión.
 Credibilidad: porque nuestra experiencia y trayectoria garantizan la
confianza que nuestros pacientes merecen.
 Responsabilidad: porque asumimos y cumplimos compromisos,
obligaciones individuales y colectivas con nuestros compañeros,
empresa y pacientes, dando respuestas adecuadas y oportunas.
 Eficiencia: del personal porque nuestros servicios se orientan a la
excelencia.
 Trabajo en Equipo: porque todos somos más que la suma de las
partes.

1.4 Estructura Organizacional.

En la Clínica "Centro Médico el Valle C.A” su estructura organizativa es de tipo

lineal funcional, ya que cada puesto está subordinado a otro, se representa por
cuadros en un nivel inferior, ligado aquél por línea que señalan las
comunicaciones de responsabilidad y autoridad y clasifica a sus secciones por
las atribuciones y funciones de cada departamento que integra dicha
institución. (ver figura N° 1).

6
Estructura Organizativa de la Empresa Centro Medico El Valle, C.A.

7
 Gráfica N°1.
Fuente: Organigrama de la empresa Centro Medico el Valle, C.A

Junta Directiva

La Junta Directiva es el representante de la asamblea de Accionista de la

Compañía Centro Médico El Valle C.A La Asamblea de accionistas tendrá la
atribución de nombrar, renovar o reelegir a los miembros de la Junta Directiva
que durarán en el ejercicio de sus funciones un periodo de 5 años pudiendo ser
reelegidos o ratificados, está constituida por un (1) Presidente y dos (2)
Directores Generales.

Funciones:

Es la encargada de obligar a la compañía frente a terceros y queda facultado

para la administración, disposición y representación legal de la misma.

 Celebrar contratos inherentes al objeto de la compañía, contratar y

remover empleados y obreros fijándose su remuneración y condiciones
de trabajo.
 Librar, aceptar, endosar, avalar y descontar letras de cambio y cualquier
otro efecto de comercio.
 Abrir y cerrar cuentas bancarias, firmas, cheques, solicitar préstamos de
dinero, y realizar cualquier acto necesario para la buena marcha de la
compañía.
 Resolver la adquisición de toda clase de bienes muebles e inmuebles y
aquellos que se consideren necesarios y sean convenientes adquirir
para cualquier fin social.
 Vender, enajenar o gravar cualquier tipo de bienes muebles e
inmuebles, que pertenezcan a la compañía, cuando sea necesario para
el beneficio de la misma.
 Planificar, organizar y efectuar seguimiento a los procesos y servicios
médicos asistenciales y administrativos financieros de la institución.
 Aprueba reglamentos y normas internas que faciliten la prestación del
servicio, velando por el cumplimiento de los contratos y convenios
secretos.
 Aprueba reglamentos y normas internas que faciliten la prestación del
servicio, velando por el cumplimiento de los contratos y convenios
secretos.
 Representar legalmente a la compañía en todos sus actos.

Director Médico

8
Es la autoridad del centro responsable de la organización, planificación y
funcionamiento de la institución para lograr la eficacia, eficiencia y calidad en la
atención del usuario que acude a la institución solicitando asistencia sanitaria.

Funciones:

 Conocer, cumplir y hacer cumplir el reglamento del centro, las órdenes,

instrucciones, normas y resoluciones de la junta directiva.
 Coordinar, supervisar y evaluar la actividad de los departamentos
médicos y paramédicos de la clínica.
 Llevar control del censo de pacientes.
 Organizar y distribuir el trabajo médico y paramédico.
 Visitar periódicamente las áreas médicas y unidades paramédicas, a fin
de constatar sus problemas y cumplimientos del trabajo.

Director Administrativo

Es el asistente administrativo de la junta directiva, responsable ante el mismo

de los bienes y finanzas de la clínica, de la organización y funciones de los
servicios generales.

Funciones:

Firmar conjuntamente con la junta directiva los cheques emitidos, las órdenes
de compras y órdenes de pagos.

 Supervisar el cumplimiento de la contabilidad y aplicar los sistemas

establecidos en el instituto.
 Presentar un informe mensual que tenga el resumen del movimiento
económico y relación detallada de la inversión de los fondos,
acompañándolo de sus respectivos comprobantes, en los diez (10)
primeros días del mes siguiente.
 Llevar el inventario general actualizado de todo el mobiliario, útiles e
instrumentales del centro clínico.
 Elaborar conjuntamente con la junta directiva el proyecto de presupuesto
de gastos de la clínica y responderá conjuntamente con éste, para la
correcta administración del mismo.

Jefe de Recursos Humanos.

Es la persona responsable de la selección, supervisión y entrenamiento del

recurso humano que ingrese a la institución, con la finalidad de atender las
necesidades laborales de las diferentes aéreas.

9
Funciones:

 Organización y planificación.
 Reclutamiento y selección del personal
 control y la evaluación del desempeño.
 Motivación y capacitación laboral.
 incentivar al personal.

Unidad de Contabilidad y Finanzas

Es el organismo responsable del control del patrimonio físico y financiero de la

clínica a través de balances parciales, análisis y estados de cuenta. Está
subordinada a la Dirección Administrativa y tiene bajo su coordinación la
contabilidad general, facturación y mecanización.

Mediante la Contabilidad General:

La Contabilidad General es el órgano responsable de los registros de los actos

y hechos contables, coordina las áreas de contabilidad de costo, presupuestos
y análisis de balances de control de pago, cobros, etc.

Funciones:

 Elaborar un plan de cuenta para la clínica.

 Recibir los documentos contables e identificarlos, según el plan de
cuentas.
 Efectuar los asientos contables, registrarlos y mantenerlos actualizados,
los preceptos legales.
 Confeccionar los balances parciales y anuales, basados en los registros
contables.
 Elaborar el presupuesto anual y mantenerlo actualizado, efectuando los
reajustes periódicos.
 Analizar los balances parciales y anuales, enviar informe con las
conclusiones a la dirección.
 Organizar los archivos para guardar los documentos.
 Confeccionar los cuadros de costos, según las normas y rutinas de
trabajo.
 Efectuar el control de los pagos y cobros.
 Efectuar pagos y cobros a través del cajero.
 Hacer el movimiento de caja diaria.

Mediante la Facturación:

La facturación es el órgano responsable por la confección de la cuenta

hospitalaria de los pacientes con altas defunciones o traslados. Coordina las
siguientes áreas: facturación de seguros y convenios, y facturación de
particulares.

10
Funciones:

Mantener un sistema de registro de todos los gastos en medicamentos,

materiales de consumo y exámenes complementarios, para su posterior cobro
a los pacientes y organizaciones aseguradoras de asistencia social.

 Confeccionar la cuenta de los pacientes, según los aranceles

aprobados.
 Efectuar la cobranza ambulatoria de los pacientes de sistema de
seguridad, cuenta de urgencias, cuentas de cirugías menores, cuentas
de Rx, laboratorios y otros servicios complementarios cuentas de
hemodiálisis, quimioterapia y cuentas de accidentes de trabajo.
 Mantener coordinación con el área de cuentas corrientes con la finalidad
de cobrar a los pacientes particulares.

Mediante la Mecanización:

Es el órgano responsable de los seguros y registros en máquinas contables, de

los elementos de contabilidad de las cuentas corrientes, de los pacientes y del
control de los activos fijos. Coordina las siguientes áreas: cuentas corrientes y
activos fijos.

Funciones:

 Mantener el registro de los gastos de los pacientes, por medio de fichas

individuales.
 Efectuar el registro de fichas contables de los documentos que
componen el balance.
 Hacer las conciliaciones de las cuentas del balance, mantenerlas
registradas en fichas individuales.
 Controlar todos los bienes de la clínica mediante fichas individuales, con
registros numerados e identificados.
 Controlar las existencias de farmacia y almacén a través de registros de
inventarios.

Unidad de Compras y Almacén.

Es el órgano encargado de la provisión de medicamentos, materiales

permanentes, artículos de consumo. Se halla subordinada a la dirección
administrativa y se encarga de la coordinación del área de: Compras, Almacén,
Depósitos de Medicamentos, Depósitos de Materiales.

11
Toda empresa requiere de unidades de cargos que agrupen funciones o tareas
de acuerdo a las actividades desempeñadas.

Dentro de las funciones de la unidad de compras se encuentran:

 Elaborar el registro sistemático de las adquisiciones de bienes y

servicios realizadas.
 Elaborar un catálogo de proveedores previa investigación, análisis y
evaluación de las características y comportamiento de los proveedores
en el mercado, en cuanto a la calidad, precio y oportunidad de los bienes
y servicios.
 establecer y mantener un archivo de los documentos comprobatorios de
todo tipo de transacción realizada debiéndose conservar
permanentemente organizados y numerados.

Dentro de las funciones de la unidad de almacén se encuentran:

 Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho,

registro y control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las
áreas del Centro.
 Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos,
cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad
establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su
caso, la conformidad correspondiente al proveedor.
 Mantener el registro y control de las existencias de bienes, al
departamento administrativo para las requisiciones de compra.

1.5 Descripción del departamento donde se realizó la pasantía.

El Departamento de Contabilidad es unos de los departamentos más

importantes que contiene la Clínica Centro Médico El Valle C.A, ya que se
encarga de las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para
garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones
financieras, presupuestales y de consecución de metas de la institución, y de
suministrar la información necesaria para la toma de decisiones, con el fin de
promover la eficiencia y eficacia del control de gestión, la evaluación de las
actividades y facilite la fiscalización de sus operaciones, cuidando que dicha
contabilización se realice con documentos comprobatorios y justificativos
originales, y vigilando la debida observancia de las leyes, normas y
reglamentos aplicables.

Entre las funciones del departamento de contabilidad se encuentran las

siguientes:

 Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el

sistema de contabilidad de la "Clínica Centro Médico el Valle" C.A, está
diseñado para que su operación facilite la fiscalización de los activos,

12
 pasivos, ingresos, costos, gastos, avance en la ejecución de programas
y en general de manera que permitan medir la eficacia y eficiencia del
gasto público federal.
 Realizar las acciones necesarias para garantizar que el sistema contable
del organismo, así como las modificaciones que se generen por motivos
de su actualización, cuenten con las autorizaciones legales para su
funcionamiento y operación.
 Llevar a cabo la contabilidad del Centro Médico el Valle en los términos
que establece la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público.
 Emitir por escrito las principales políticas contables necesarias para
asegurar que las cuentas se operen bajo bases eficientes y
consistentes, así como para la clara definición y asignación de
responsabilidades de funcionarios y empleados.
 Mantener actualizado el catálogo de cuentas y guía contabilizadora, de
manera que éstos satisfagan las necesidades institucionales y
fiscalizadoras de información relativa a los activos, pasivos, ingresos
costos, gastos y avance en la ejecución de programas, recabando para
el efecto, las autorizaciones suficientes de las autoridades competentes.
 Elaborar, analizar y consolidar los Estados Financieros de la "Clínica
Centro Médico El VALLE, C.A"
 Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de
inversión, realizando conciliaciones mensuales contra los saldos
reportados en los estados de cuenta bancarios por el Departamento de
Tesorería y Caja, para garantizar la exactitud en el registro de fondos.
 Preparar y presentar los datos que conforman la Cuenta Pública, el
Sistema Integral de Información, el Informe Presidencial, las reuniones
para Junta Directiva, el Comité de Control y Auditoría, y demás
información complementaria que requieran las autoridades competentes
respecto de las actividades desarrolladas en el ámbito de su
competencia.
 Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por la
Subdirección de Recursos Financieros, afines a las funciones y
responsabilidades inherentes al cargo Coordinar, orientar y apoyar las
actividades del personal adscrito al área de su competencia.

1.5.1 Organigrama del Departamento.

GRÁFICA N° 2
Organigrama del Departamento de Contabilidad

13
 Fuente: centro Médico el Valle, C.A

El objetivo principal del Departamento de Contabilidad es ejecutar el registro

oportuno de las operaciones presupuestarias y contables que inciden en el
resultado de los Estados Financieros de cada ejercicio, para que sean útiles en
la toma de decisiones por parte de la Junta Directiva de la institución.

Funciones del Contador:

 Supervisar los registros de los documentos de gastos e ingresos en los

libros contables.
 Supervisar los registros de los bienes de la empresa y la confección de
los inventarios físicos y contables.
 Efectuar la demostración del patrimonio de la Clínica a través de los
balances parciales.
 Descomponer, interpretar y comparar los datos de los balances parciales
que representan el patrimonio, evidenciando una riqueza de
informaciones que puedan demostrar las principales actividades
económicas de la Clínica.
 Conformar la exactitud de los documentos, de los registros de las
demostraciones contables por intermedio de auditorías periódicas.
 Supervisar el archivo de los documentos que componen el balance.
 Distribuir las tareas y definir atribuciones para los asistentes contables.
 Realizar la planilla de vacaciones de remplazos periódicos de los
asistentes contables.
 Celebrar reuniones y participar en los trabajos de grupo del
departamento.
 Cumplir las obligaciones legales de registros de libros contables en la
Junta Comercial.
 Firmar los balances, después de su análisis por auditoría y aprobación
del directorio.
 Participar en reuniones con la Dirección, todas las veces que sea
solicitado, para tratar los balances y su análisis.
 Cumplir las disposiciones y reglamentos de la Clínica.

Funciones de los Asistentes Contables:

 Analizar las cuentas contables.

 Mantener las cuentas de los bancos actualizadas.
 Verificar que la información en los estados de cuentas bancarios esté
registrada en el sistema y de no estar registrada transcribir la
información al módulo de bancos.

14
  Realizar la conciliación de las cuentas en el módulo de contabilidad y
comparar la información contenida en el módulo de administración.
 Efectuar las conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas
bancarias.
 Efectuar todas aquellas actividades inherentes al cargo asignado por su
supervisor inmediato.

1.5.2 Estructura Organizacional del Departamento.

La Estructura organizacional del departamento de contabilidad de Centro

Medico El Valle C.A está representada por un Organigrama vertical tal como el
de la empresa, este departamento se encuentra bajo de la Dirección
Administrativa quien a su vez se encuentra subordinado a la Junta Directiva de
la Clínica. El departamento Cuenta con un Contador y cuatro Asistentes
Contables.

1.6 Justificación.

Las empresas dedicadas a la prestación de servicios, requiere el control interno

del efectivo como elemento primordial, debido a que este es uno de los activos
que necesita mayor control y de lo cual la empresa depende su desarrollo. Por
lo tanto, el control interno debe proporcionar procedimientos adecuados, para
proteger las entradas y salidas de dinero.

La mayoría de las actividades de toda organización van encaminadas a

provocar de una manera directa o indirecta, un flujo adecuado de dinero que
permita entre otras cosas, financiar la operación, invertir para sostener el
crecimiento de la empresa, pagar en su caso, los pasivos a su vencimiento, y
en general a propietarios a los dueños un rendimiento satisfactorio.

Para la empresa Centro Medico el valle, C.A. será de gran utilidad la

evaluación del procedimiento aplicado para el manejo del efectivo debido a que
se pudieran detectar debilidades o fortalezas, que posee su proceso contable
brindándole así beneficios tanto para la empresa como para cada uno de los
empleados. Este trabajo de investigación pretende servir de guía a toda
empresa, porque le ayudará hacer un análisis comparativo del flujo de dinero
proyectado con la ejecución real y así tomar acciones oportunas para controlar
su movimiento de caja. De igual manera, ésta no sólo pretende mejorar el
manejo del flujo de efectivo en la empresa Centro Médico el Valle, C.A, sino
mejorar los conocimientos del gerente y las condiciones de seguridad de la
misma y de sus empleados a futuro. Por lo tanto, la empresa y sus empleados
se verán directamente beneficiados. Así mismo, esta investigación puede ser el
punto de partida para análisis futuros más profundos sobre este aspecto no

15
sólo a nivel regional sino en Venezuela, llevados a cabo por empresas o
investigadores profesionales.

1.7 Planteamiento del Problema.

Toda organización requiere para su desarrollo de políticas, procedimientos,

estrategias y propósitos que le den vida a la entidad de manera que fluyen los
objetivos que enmarcan las metas a lograr. Por esto, es esencial trabajar en
grupos coordinados y organizados, de tal manera que cada uno aporte
conocimientos enlazados con la integración de los objetivos propuestos a corto
y largo plazo para la empresa.

Dentro del ámbito de la administración los negocios y las organizaciones se

ven reflejadas a través de un sistema contable el cual provee la realidad
financiera de la misma en relación con el desarrollo de su actividad
operacional. De allí la importancia que exista un control interno de todas las
actividades realizadas, permitiendo verificar y comprobar el cumplimiento
efectivo y eficaz de los objetivos inicialmente formulados. López (2006) define
el control interno como “Un plan organizado que se adopta dentro de una
empresa para salvaguardar sus activos en base al análisis administrativo y
contable de las transacciones, evaluando y verificando que se cumplan los
objetivos, para lo que la empresa debe desarrollar un plan que incrementa
constantemente el control”. (P.04).

De acuerdo a lo planteado se puede decir, que el control es el buen

desempeño del manejo de las actividades coordinadas enmarcadas al logro de
los objetivos propuestos por cualquier empresa, debido a que abarca el área
operativa y administrativa; por lo tanto, una mala política, del incumplimiento de
los procedimientos de control se reflejan inevitablemente en los resultados
obtenidos.

Las organizaciones realizan continuamente fiscalización de los procedimientos

que en ellas se llevan a cabo, por lo que, es indispensable realizar estudios que
permitan evaluar las operaciones que se desarrollan, y determinar las
responsabilidades de los empleados y así disminuir las posibles fallas y
problemas que se puedan presentar.

Por lo tanto, Toda empresa independientemente de la actividad que se

dedique necesita tener información confiable con respecto al flujo de efectivo

16
para así saber con cuánto cuenta la empresa, lo que servirá a la gerencia para
la toma de decisiones conocer con exactitud la situación patrimonial, es decir,
cuales son los activos, los pasivos que se tienen y como ha sido el manejo del
efectivo dentro de la organización. Una empresa que no aplique controles
internos adecuados puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus
operaciones y por supuesto, las decisiones tomadas no serán las más
adecuadas e incluso podrían llevar a una crisis operativa. Por ello, es
recomendable que se aplique el Control del patrimonio empresarial para
garantizar su estabilidad.

Los procedimientos contables y administrativos les permiten a las empresas

conocer sus derechos y obligaciones, de la composición y variación del
patrimonio en un periodo determinado, los gerentes necesitan tener los
informes financieros actualizados, para que así tomar las decisiones favorables
hacia las operaciones futuras, es decir, los estados financieros de una empresa
se encuentran registradas en los estados de situación y de resultados.

La administración del efectivo es importante en cualquier organización debido

a que es el medio para obtener mercancía y negocios. Se requiere de una
cuidadosa contabilización de las operaciones debido a que este rubro puede
ser mal utilizado; es decir, que la administración del mismo se centra en el
control del efectivo, con el fin de asegurar que este se utilice para propósitos
propios de la empresa y de esa manera prevenir robos y evitar fraudes. La
administración del efectivo comprende el manejo del dinero de la organización
y obtener la mayor disponibilidad de efectivo y el máximo de ingresos por
intereses sobre cualquier fondo que no se esté utilizando.

Por lo anteriormente expuesto y según entrevista realizada a la persona

encargada de la auditoria de caja señaló que la Clínica Centro Médico El Valle
C.A, acude una gran cantidad de pacientes que asisten diariamente a las
principales cajas que conforman la empresa como son Caja principal, Caja de
emergencia pediátricas y caja de emergencia adultos, donde se maneja las
tarjetas de crédito, y débito, cheques, pólizas de seguros y que su principal
ingreso es el efectivo lo que afirma que las medidas administrativas llevadas a
cabo para la protección del efectivo no es la más adecuada ya que éste sólo
es retirado de caja de lunes a viernes y los fines de semana queda acumulado
lo que genera nerviosismo entre los cajeros quedando expuesto a robos por
personas externas, Catacora (2004) explica que "El efectivo representa un
recurso propiedad de la entidad al que puede dársele uso para cualquier fin,
por lo cual tiene un gran valor para la empresa. En la práctica contable se
denomina efectivo a las monedas de metal o billetes de uso corriente”. (P.121).

Se puede afirmar que el efectivo es él es el principal soporte que mantiene

toda empresa activa tal es el caso de la empresa Centro Medico El Valle, C.A.
17
Ubicada en la Avenida Rafael Tovar Vía el Valle del Espíritu Santo, Sector
Conuco Largo- Municipio García. Su actividad principal es brindar un servicio
médico confiable, eficiente, responsable y humano para los pacientes a través
de un sistema de gestión basado en tecnología de vanguardia. Debido a la
gran importancia que tiene el efectivo este, no se cuenta con un área segura
para el resguardo del efectivo, por otra parte, a las áreas asignadas para la
facturación del efectivo entra cualquier empleado no siendo personal fijo de esa
área. Otro inconveniente presentado es al momento de realizar compras o
cancelar pagos o gastos menores los cuales son tomados del dinero que se
obtiene de la caja principal ocasionando con esto un descontrol que al imprimir
el reporte total de las transacciones realizadas en el día no coincida con el
dinero existente en caja.

La caja es el dinero en efectivo, propiedad de la empresa, el cual está

representado por monedas y billetes de banco, así como cheques, pagarés,
giros bancarios. Brito (2006), señala caja” como la cuenta a través de la cual la
empresa, dentro de las instalaciones de la misma, cualquier movimiento de
efectivo que sea recibido por la empresa debe ser registrado en esta cuenta”.
(P.268).

También es importante destacar que las funciones de administrar la caja

principal y de realizar pagos de gastos son llevados por el operador de caja
principal, cuando una de las normas de control interno es la de delegar
funciones para poder así separar intereses personales, los pagos sean
revisados y autorizados por una persona más para su respectivo control, por
eso que se propone evaluar los procedimientos aplicados para el control
interno del manejo del efectivo en la empresa Centro Médico El Valle, C.A.

Otro inconveniente encontrado es la falta de un supervisor inmediato en caja,

ocasiona que muchas veces el reporte del operador no coincida con el reporte
que descarga el auditor de caja, que las facturas no estén debidamente
abonadas y en ocasiones que las facturas no sean enviadas el día que le
corresponde, el auditor también manifestó que las responsabilidades por las
debilidades ocurridas no están debidamente delineadas y no se establecen
sanciones por los errores ocurridos.

En relación a lo anteriormente señalado, se plantean las siguientes

interrogantes:

¿De qué manera son llevados a cabo los procedimientos para el control interno
del efectivo aplicado por la empresa Centro Médico El Valle, C.A?

¿Cuáles son los procedimientos que se aplican para el control interno del
efectivo en la empresa Centro Médico El Valle, C.A?

18
¿Cuáles son las fallas que se generan durante el proceso del control del
efectivo en la empresa Centro Médico El Valle, C.A?

¿Cuáles son los indicadores que permiten la evaluación del sistema del control
interno del efectivo en la empresa Centro Médico El Valle, C.A?

1.8 Objetivo de Estudio.

El objeto de estudio de esta investigación está enfocado en la necesidad de

evaluar los procedimientos para el control interno del manejo del flujo de
efectivo en la Clínica Centro Médico el Valle, C.A, ubicada en la Avenida
Rafael Tovar Vía el Valle del Espíritu Santo, Sector Conuco Largo- Municipio
García, No obstante, para la empresa Centro Medico el valle, C.A, el efectivo
no tiene un control interno adecuado y será de gran utilidad la evaluación del
procedimiento aplicado para el manejo del flujo de efectivo debido a que se
podrán definir y detectar debilidades o fortalezas que tenga el efectivo y su
proceso contable y así poder brindarles beneficios a la empresa como para
cada uno de los empleados implicados en el manejo del dinero.

De tal manera, las empresas dedicadas a la prestación de servicios, requieren

del control para que el manejo de su organización sea encaminado a una alta
calidad de servicio de las cuales sean reflejadas en sus estados financieros
como margen de ganancia debido a una buena coordinación y control entre los
empleados y jefes para así alcanzar los objetivos propuestos por la empresa.

Es por esto, que la a coordinación conduce a los objetivos planteados, los

cuales serán ejecutados y se obtendrán resultados. Cuando se planifica las
empresas establecen sus objetivos los cuales deberán ser acordes a la
realidad del entorno en que opera la empresa. Todo esto le lleva a tomar
decisiones importantes en relación a la ejecución de su negocio, mostrará
cuales son los rubros que han sufrido variaciones y el efecto de las mismas en
las utilidades y rentabilidad de la empresa. Además, es importante resaltar que
una eficaz administración del efectivo incluye una adecuada administración
tanto de los flujos de entrada como de los flujos de salida del efectivo de una
empresa.

1.9 Objetivos.

1.9.1 Objetivo General.

Evaluar los procedimientos para el control interno del manejo del flujo de
efectivo en la clínica Centro Médico El Valle, C.A.

1.9.2 Objetivos Específicos.

 Identificar las fortalezas y debilidades del control del efectivo en la

Clínica Centro Médico El Valle, C.A.

19
  Explicar los procedimientos que se siguen para el control del efectivo en
la Clínica Centro Médico El Valle, C.A.
 Diseñar una guía de procedimientos para el control interno del manejo
del flujo de efectivo en la Clínica Centro Médico el Valle C.A.

1.10 Metodológica de la Investigación.

1.10.1. Nivel de Investigación.

Para la elaboración de esta investigación fue imprescindible precisar conceptos

referidos a investigación, lo cual permitió tener una mejor comprensión y
soporte para el estudio.

Icart (2000), Señala que “la investigación es la actividad humana que intenta
satisfacer la curiosidad y la necesidad del saber”. (p. 3). En general, es un
proceso que conceptualiza la realidad e intenta obtener conocimientos, ideas y
representaciones intelectuales de la misma, además explica y anticipa los
fenómenos de cualquier índole, por ser un proceso que pasa por diferentes
momentos que son dinámicos y se pueden adelantar o retroceder de acuerdo a
la necesidad y al proceso de desarrollo requerido.

En el caso específico de este estudio, se realizó una investigación de campo,

ya que los datos fueron obtenidos de manera directa en la empresa objeto de la
investigación, la Clínica Centro Medico el Valle C.A. El nivel de la investigación
fue descriptivo, por cuanto se evaluaron los procedimientos para el control
interno del efectivo el cual da respuesta a las interrogantes planteadas en esta
investigación.

1.10.2. Diseño de la investigación.

En el diseño de la investigación la estrategia que se emplea para responder las

interrogantes que se han formulado en esta investigación es de campo, debido
a que se tendrá contacto directo con el personal que tiene relación con el
manejo de efectivo en la empresa Centro Médico El Valle, C.A.

Arias (2006), define:” La investigación de campo es aquella que consiste en

la recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la
realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar
variables alguna, es decir, el investigador obtiene la información, pero no altera
las condiciones existentes”. (P.31). Por lo tanto, el diseño a utilizar fue el de
Campo, el cual permitirá la recolección de datos directamente de la realidad
donde ocurrieron los hechos, sin manipular variables algunas, de allí que los
datos se obtendrán a través de la observación, la cual permitirá obtener la
información necesaria y precisa para evaluar el control del efectivo aplicado
actualmente por la empresa.

1.10.3 Nivel de Estudio.

20
El nivel de estudio de esta investigación está basado en el estudio descriptivo,
debido a que se obtuvieron las características del control interno del efectivo
aplicado por la empresa Centro Médico El Valle, C.A.

Según Fidias G. (2012), define: la investigación descriptiva “consiste en la

caracterización de un hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de
establecer su estructura o comportamiento”. (P.24). Es decir, la investigación
descriptiva tiene como finalidad obtener información para analizar datos e
interpretarlos, por cuanto se analizaron los procedimientos relacionados con los
principales ingresos a fin de precisar los hechos más relevantes y llegar a
conclusiones sobre el funcionamiento de éstos para corregir las fallas que se
presenten en la investigación.

1.10.4 Población y Muestra.

Población

La población es el conjunto de individuos que tienen ciertas características

que son con las que se desea estudiar, Tamayo (2007) indica: “La población es
la totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de población
poseen una característica común; la cual se estudia y da origen a los datos de
la investigación.” (P.114). La población en esta investigación estará formada
por dos (2) personas que serán el auditor de caja y un operador del
departamento de caja, los cuales son los encargados del manejo del efectivo.

Muestra

Según Sabino, C. (2007) establece que “Una muestra no es más que una
parte del todo que llamamos universo y lo que se busca al emplearla es que
observando una porción relativamente reducida de unidades, se obtengan
conclusiones semejantes”. (P.71). En esta investigación existe una muestra de
12 empleados.

1.10.5. Técnicas, métodos e Instrumentos de Recolección de Datos.

Las técnicas, métodos e instrumentos de recolección de datos constituyen el

conjunto de instrumentos utilizados con el propósito de recopilar información
para el desarrollo de la investigación; Méndez (2002) define las técnicas como:
“Los medios empleados para recolectar la información” (P.152). Para llevar a
cabo esta investigación y proceder a recopilar los datos se utilizaron las
diferentes técnicas, métodos e instrumentos de recolección de datos entre los
cuales se pueden mencionar:

Observación directa, no participativa

21
Por medio de esta técnica efectuaron observaciones en la Clínica Centro
Médico el Valle C.A, con la finalidad de recolectar la información contable
administrativa necesaria en cada una de las áreas que la conforman para llevar
a cabo el desarrollo del estudio, de esta manera se realizaron diversas visitas a
las cajas de la clínica y se tomó nota en libretas sobre los aspectos relevantes.

La observación directa no participante es donde se recauda la información

desde afuera sin intervenir dentro del fenómeno investigado, Tamayo y Tamayo
(2007) señala que: “Es aquella en la que el investigador hace uso de la
observación directa sin ocupar un determinado estatus o función dentro de la
comunidad en la cual se realiza la investigación.” (P.123). Es por ello que se
efectuaran entrevistas para fundamentar las observaciones realizadas del
problema.

Entrevistas no estructuradas:

Se llevaron a cabo Las entrevistas no estructuradas al personal de caja de

la Clínica Centro Médico el Valle para recopilar información de forma clara y
precisa a través de conversaciones, efectuando preguntas realizadas al
personal directo, es decir, a los gerentes, encargados y a los empleados, esto
con el fin de conseguir respuestas que sirvan de apoyo para recaudar
información importante para el proceso de la investigación.

Arias (2006) señala: “La entrevista, más que un simple interrogatorio, es una
técnica basada en un diálogo o conversación, entre el entrevistador y el
entrevistado acerca de un tema previamente determinado pueda obtener la
información requerida.” (P.73). Esta técnica será utilizada para obtener
información más clara del tema, realizándose preguntas abiertas y cerradas
que se plantearon dentro de la conversación operador de caja y al auditor.

1.10.6 Técnica y análisis de Datos

Son técnicas útiles para crear, referir y estudiar los datos recogidos con los
instrumentos de investigación, Sabino: (2007) expresa que las técnicas y
procedimientos de análisis de datos “consiste en construir aquellos cuadros
estadísticos, promedios generales y gráficos ilustrativos de tal modo que se
sinteticen sus valores y puedan a partir de ellos extraer enunciados técnicos”,
(P.178). Luego de recolectar los datos, se analiza la información para obtener
los resultados que desarrollan la investigación; entre la técnica de análisis que
se utilizaran están:

Flujograma

Los flujogramas se utilizan para explicar cómo una serie de procesos pueden
subdividirse para componer al sistema, estos facilitan la comprensión y el mejor

22
entendimiento del proceso a través de una figura o dibujo; esta técnica es
definida por mejías (2006) como: “El método para describir gráficamente un
proceso, mediante la utilización de símbolos, líneas y palabras similares”.
(P.54). Permite conocer y comprender los procesos a través de diferentes
pasos, documentos y unidades administrativas comprometidas.” De acuerdo a
lo planteado el flujograma es una representación gráfica de un proceso y sirve
para visualizar rápidamente el proceso por pasos hasta el resultado final.

Matriz de Evaluación de Factores Internos (MEFI):

La Matriz de Evaluación de Factores interno es un instrumento importante

utilizado en muchas gerencias. En el blog de planeación estratégica, expresa
textualmente que: “Este instrumento para formular estrategias resume y evalúa
las fuerzas y debilidades más importantes dentro de las áreas funcionales de
un negocio y además ofrece una base para identificar y evaluar las relaciones
entre dichas áreas”. Por lo tanto, es una herramienta que ayuda a evaluar los
éxitos y debilidades para mejorar el rendimiento de la empresa. Esta matriz
Identifica las fortalezas y debilidades claves de la organización y con ellas
hacer una lista clara del procedimiento a sugerir.

CAPITULO II
MARCO TEÓRICO

2.1. Bases Teóricas

La tarea actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos por

la organización y transformarlo en acción organizacional a través de la
planeación, la organización, la dirección y el control de todas las actividades
realizadas en las áreas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar los
objetivos. Dentro de una organización son muchos los pasos que se deben
seguir para lograr la excelencia, dentro de los cuales está la integración
corporativa, la estructura, los recursos físicos y humanos y todas aquellas
características que permiten que la empresa se pueda desarrollar dentro de la
sociedad.

2.1.1. Administración
A principios del siglo XVIII las empresas se desarrollaron con gran lentitud, no
obstante siempre existió el trabajo organizado y dirigido en la historia de la
humanidad, la historia de las empresas y sobre todo la historia de la

23
Administración, es por ello que se define a la administración como una ciencia
social compuesta de principios, técnica y práctica, y cuya aplicación a
conjuntos humanos permiten establecer sistemas racionales de esfuerzo
cooperativo, a través de los cuales se puede alcanzar propósitos comunes, que
individualmente no es fácil alcanzar. Gimi Bittar M. 1990 (p. 59)

2.1.1.1. Proceso Administrativo

Gracia L. (2000), expone: “el proceso administrativo son todas aquellas

funciones que se debe realizar para que se logren los objetivos en la forma
más racional posible, es decir, con la óptima realización de los recursos”. P71.
Tomando en consideración sus funciones generales como básicas de todo
proceso administrativo: planificación, organización, dirección y control. Toda
organización bien sea pública como privada tiene como objetivo fundamental
obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus
recursos disponibles, por lo cual es indispensable el establecimiento de
controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de determinar la situación
real de la empresa. El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de
la organización, con procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su
estructura interna y comportamiento; además debe contar con un grupo
humano idóneo con el fin de cumplir sus funciones. El control interno no puede
ser un elemento restrictivo, todo lo contrario, debe facilitar los procesos,
permitiendo y promoviendo la consecución de los objetivos en uno o más
ámbitos independientes, pero con elementos comunes.

2.1.1.2. Principios de la Administración

Terry y Franklin 1986 nombran los siguientes:
Planificación
Es la base fundamental del proceso administrativo, ya que en ella la empresa
predetermina las actividades a desarrollar y los resultados que se deben
obtener en las operaciones de un futuro deseable, posible y probable, es decir:
selecciona y hace suposiciones respecto al futuro para formular las actividades
necesarias para realizar los objetivos organizacionales.

Organización

24
Es el ordenamiento de todas y cada una de las áreas de la empresa, es una de
las funciones principales que le pertenece a la administración en forma
permanente, porque con ello es muy seguro lograr los resultados que se
esperan. Establece relaciones efectivas de comportamiento en las personas de
manera que puedan trabajar juntas con eficiencia y obtengan satisfacción
personal al hacer tareas seleccionadas, bajo condiciones ambientales dadas
para el propósito de realizar alguna meta u objetivo.

Ejecución
Va a constituir el elemento esencial, que le va a dar el inicio a una actividad
preestablecida a la puesta en marcha de un objetivo ya definido. Es hacer que
todos los componentes del grupo quieran realizar los objetivos de la empresa y
que sus miembros se esfuercen por alcanzarlos.

Control
Es quizás uno de los elementos más importante del proceso administrativo, ya
que nos permite estar pendientes e informados de todos los pasos que se
dieron, se están dando y se van a dar, dentro de la estructura interna y externa
de la empresa, es la última etapa del proceso administrativo, está
estrechamente relacionada a la planificación, el cual sirve de retroalimentación
para futuros planes. Desde hace varias décadas la gerencia moderna ha
implementado nuevas formas para mejorar los controles en las empresas de
los sectores públicos y privados. Es importante tener en cuenta, que el control
interno tiene una vinculación directa con el curso que debe mantener la
empresa hacia el logro de sus objetivos y metas.

El control interno no puede existir si previamente no existen objetivos, metas e

indicadores de rendimiento. Si no se conocen los resultados que deben
lograrse, es imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar

25
su grado de cumplimiento en forma periódica; así como minimizar la ocurrencia
de sorpresas en el curso de las operaciones.

El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organización,

cumple y alcanza los objetivos que persigue ésta. Los grandes avances
tecnológicos aceleran los procesos productivos que indiscutiblemente
repercuten en una mejora en los campos de la organización y la administración,
pues ésta debe reordenarse para subsistir. Ya a finales del siglo XIX, se
demostró la importancia del control sobre la gestión de los negocios y que éste
se había quedado rezagado frente a un acelerado proceso de la producción.

El control interno debe su existencia dentro de una entidad por el interés de la

propia administración. Ningún administrador desea ver pérdidas ocasionadas
por error o fraude o a través de decisiones erróneas basadas en informaciones
financieras no confiables. Así, el control interno es una herramienta útil
mediante la cual la administración logra asegurar, la conducción ordenada y
eficiente de las actividades de la empresa.

2.1.1.3. Control

El control es una de las principales actividades administrativas dentro de las

organizaciones donde se verificar el desempeño de distintas áreas o funciones
de una organización. Usualmente implica una comparación entre un
rendimiento esperado y un rendimiento observado, para verificar si se están
cumpliendo los objetivos de forma eficiente y eficaz y tomar acciones
correctivas cuando sea necesario. Por lo tanto, Todas las empresas
independientemente de la actividad a la que se dediquen deben aplicar sus
medidas de control para asegurarse que sus objetivos se estén cumpliendo.

Según Robbins (2005) Define el control como: “el proceso que consiste en
supervisar las actividades para garantizar que se realicen según lo planeado y
corregir cualquier desviación significativa” P458. Un sistema de control eficaz
asegura que las actividades se complementen de tal manera que conduzcan al
logro de los objetivos de la empresa.

26
2.1.1.4. Control Interno

El control interno en las organizaciones se ha incrementado en los últimos años

con el fin de medir la eficiencia y productividad de las acciones, actividades,
planes, políticas, normas, registros, procedimientos y métodos, incluido el
entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a cargo, con el
objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una empresa, de ello
depende que pueda mantenerse la empresa en el mercado. Según la
Publicación Técnica No. 2 (1996), cita que el control interno:

Comprende el plan de organización de todos los métodos coordinados y las

medidas adoptadas en el negocio para salvaguardar sus activos, verificar la
exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia de las
operaciones y estimular la adhesión a las políticas ordenadas por la gerencia.
P310. Por tanto, es necesario que todas empresas estén bien organizadas para
llevar este control de proteger sus intereses y aumentar su eficiencia.

2.1.1.5. Principios del control interno.

Catacora (1997), resume estos principios de la siguiente manera:

 Competencia del Personal: se refiere a las políticas y procedimientos que

tiene una empresa para controlar, supervisar y entrenar al personal con el
objetivo de que este se encuentre suficientemente capacitado para el
desarrollo de su trabajo.
 Delimitación de Responsabilidades: Este principio establece que un
adecuado sistema de control interno debe tener segregadas las actividades
que realiza cada grupo de empleados en la empresa y su ámbito de
responsabilidades.
 Establecimiento de Niveles de Autorización: se refiere al
establecimiento de niveles de autorización el cual requiere que las
operaciones procesadas en el sistema contable estén autorizadas por un
funcionario competente.

27
 Segregación de Funciones: La segregación de funciones establece que
un empelado o departamento no puede realizar funciones que por su
naturaleza sean incompatibles.
 Conciencia de Control: La gerencia de toda empresa es la responsable
de la presentación de los estados financiaros, esta presentación está sujeta
a la confiabilidad de la estructura de control interno, representa la actitud
que tiene la gerencia y los empelados responsables de hacer cumplir los
controles y su efecto global en el ambiente de control interno.
 Canales de Comunicación: son Todos los medios que la gerencia utiliza
para hacer conocer sus objetivos, políticas, normas y procedimientos.
Estos canales están representados por memorándums, manuales
circulares y otro tipo de documentos.

2.1.1.6. Tipo de Control Interno:

 Controles Preventivos
Establecer las condiciones necesarias para que el error no se produzca
como ejemplos de controles preventivos tenemos segregación de
funciones, la estandarización de procedimientos, la autorización a los
formularios prenumerados.
 Controles Concurrentes.
Son los que se realizan mientras se desarrolla una actividad. La forma más
conocida de este tipo de control es la supervisión directa. Así, un
supervisor observa las actividades de los trabajadores, y puede corregir las
situaciones problemáticas a medida que aparezcan. En la actualidad, los
sistemas computarizados pueden ser programados para brindar al
operador una respuesta inmediata si comete un error, o si se ha procesado
una información equivocada, los controles concurrentes del sistema
rechazarán la orden y le dirán donde se encuentra el error.

28
  Controles posteriores.
Son los que se llevan a cabo después de la acción. De esta forma, se
determinan las causas de cualquier desviación del plan original, y los
resultados se aplican a actividades futuras similares.

2.1.1.7. Características del control interno.

Las características del control interno son las siguientes:
 El control interno está conformado por los sistemas contables, de
planeación, de verificación, información y operacionales de la respectiva
organización.
 Corresponde a la máxima autoridad de la organización la responsabilidad
de establecer, mantener y perfeccionar el control interno, que debe
adicionarse a la naturaleza la estructura, las características y la misión de
la organización.
 El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la
organización.
 Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.
 Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la cual las
actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y realización de
conciliaciones estén debidamente separadas.
 Los mecanismos de control se deben encontrar en relación de todas las
normas de la organización.
 No mide desviaciones, permite identificarlas.
 Su ausencia es una de las causas de sus desviaciones.

2.1.1.8. Importancia del control interno.

Munich, (2002) define que la importancia que tiene el control interno es

cerciorarse que los hechos vallan de acuerdo con los planes establecidos. Este
proceso es de vital importancia dado que establece medidas para corregir las
actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. Dentro de la
importancia del control interno se encuentran:

 Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar

desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

29
  Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el
momento en que se establecen medidas correctivas.
 Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciar el proceso de planeación.
 Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
 Su aplicación incide directamente en la racionalización de la
administración y consecuente en el logro de la productividad de todos los
recursos de la empresa.P.172.

2.1.1.9. Objetivos del control interno.

Según Normas y Procedimientos de Auditoria (1995) tiene como objetivos:

 Salvaguardar los bienes contra perdidas por siniestros, deterioro,

desperdicios y sustracciones.
 Localizar errores administrativos y contables, de manera que se
establezcan las acciones correctivas necesarios y se efectué un
seguimiento continuo.

 Estimular la eficiencia del personal.

 Evitar fraudes y actos dolosos.
 Reducir al mínimo los desperdicios, tanto de insumos como de tiempo.
 Comprobar la veracidad de los informes y estados financieros.
 Reducir los gastos operativos. P57.

2.1.1.10. Sistema de Control interno

Es imprescindible que las empresas manejen adecuadamente su efectivo,

controlando y asignando los recursos correctamente y ésta se centre en el
control interno. Para Tigsilema, (2012) en su blog sobre Control Interno pública
que: “El sistema de control interno es el plan de organización adoptado dentro
de una empresa para salvaguardar sus activos y asegurar el adecuado registro
de las transacciones comerciales, su trabajo es el análisis de los circuitos
administrativos y contables. Se dirigen a la evaluación de dicho sistema,
verificando que los controles funcionen y cumplan con su objetivo”. P.1

30
De tal manera que, el control interno sobre el efectivo es considero algunas
veces simplemente como un medio para evitar el fraude y el robo. Sin
embargo, un buen sistema de control interno ayudará también a lograr los
demás objetivos del manejo eficiente del efectivo.

2.1.1.11. Importancia del sistema de control interno

El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se

utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos,
contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Según
López Carlos (2006) “el sistema de control interno es de vital importancia, ya
que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las
normas y los procedimientos contables de general aceptación”. P28. Un
sistema de control interno es esencial en toda empresa debido a que detecta
las irregularidades y errores y busca la solución factible evaluando todos los
niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas
contables para que así el auditor pueda dar cuenta de las transacciones y
manejos empresariales.

2.1.2. Efectivo

El efectivo es el activo más importante con el que cuenta una empresa,

debido a que está disponible en cualquier momento para emitir pagos. Gómez,
F. (2005) explica que se considera efectivo “el dinero de curso legal en el país
pero que esté disponible como un medio de cambio y tenga poder adquisitivo
determinado”. P61. En toda empresa sus actividades van encaminadas de
forma directa o indirecta a la generación de efectivo, el cual les permite
financiar sus operaciones, sostener el crecimiento de la empresa o cumplir con
las obligaciones tributarias.

2.1.2.1 Manejo del Efectivo

El buen manejo del efectivo implica realizar separaciones dividiendo las

funciones de cada empleado, para que el trabajo de una pueda ser verificado

31
con las anotaciones de la otra. Según página web.definicionesabc.com (2008);
este término se refiere “al control y contabilización de las transacciones de los
saldos de efectivo. Debido a que el efectivo se mueve tan fácilmente entre las
cuentas bancarias y otros activos financieros”.

Las empresas utilizan dinero en efectivo para realizar la mayoría de las

transacciones comerciales, incluidas los pagos a los clientes, pagos a
proveedores, compra de equipos y la nómina de empleados. Debido al rol del
efectivo en las transacciones financieras, los procedimientos de control interno
constituyen una alta prioridad para las empresas.

2.1.2.2 Procedimientos para el Control Interno del Efectivo

El control interno del efectivo está conformado por una serie de

procedimientos establecidos con el fin de controlar las actividades que se
realizan en torno a este. Silva (2001) explica que “los procedimientos para el
control del efectivo se basan en dos principios básicos: Primero, las actividades
se realizan en forma separadas para que la persona responsable de manejar el
efectivo y su custodia no sea la misma que lleva los registros del efectivo, con
esto se pretende evitar el dolo y mal uso o manejo del efectivo por parte del
personal. Segundo, todas las entradas de efectivo se depositan integras en el
banco diariamente; todos los pagos deben efectuarse en cheques”. P85.

Generalmente, es para que los registros que se llevan en la cuenta banco,

sirvan como un registro separado y externo de todas las transacciones de
efectivo, para verificar y comprobar los registros de la empresa diariamente y
así evitar que los empleados hagan uso personal del dinero de la empresa.

2.1.2.3. El Control Interno y las Operaciones Contables

Catacora
F.1997. Establece que el “control interno es la base sobre la cual descansa la
confiabilidad de un sistema contable. Todas las operaciones contables
necesariamente están sujetas al sistema de control interno que establece una
entidad. El grado de fortaleza del control interno determinará si existe una
seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados
32
financieros son confiables, o no. Todo el producto final de la evaluación de los
controles internos es plasmado a través de informes, los cuales pueden ser
realizados por auditores”. P.260.

Por otra parte, es importante mencionar los aportes de Mantilla S. 2000, al

explicar lo referido al Control Interno y lo define como “un proceso ejecutado
por personas de la entidad, diseñado para cumplir objetivos específicos. La
definición es amplia, abarca todos los aspectos del control de un negocio,
permitiendo así que un directivo se centre en objetivos específicos. El control
interno consta de cinco componentes interrelacionados, los cuales son
inherentes a la forma como la administración maneja la empresa”. Los
componentes están ligados, y sirven como criterio para determinar cuando el
sistema es objetivo. Los componentes del Control Interno son:

Ambiente de Control

El ambiente de control establece el tono de una organización, para influenciar

la conciencia de control de su gente. Es el fundamento de todos los demás
componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los
factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la
competencia de la gente de la entidad; la filosofía de los administradores y el
estilo de operación; la manera como la administración asigna autoridad y
responsabilidad y cómo organiza y desarrolla a su gente y la atención y
dirección que le presta el consejo de directores.

Actividades de Control

Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a
asegurar que se están llevando a cabo las directrices administrativas. Tales
actividades ayudan a asegurar que se están tomando las acciones necesarias
para manejar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad.

33
Información y Comunicación

Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una

forma oportuna que facilite a la gente cumplir sus responsabilidades. El sistema
de información produce documentos que contienen información operacional,
financiera y relacionada con el cumplimiento, la cual hace posible operar y
controlar el negocio. Ella se relaciona no solamente con los datos generados
internamente, sino también con la información sobre sucesos, actividades y
condiciones externas necesarias para la toma de decisiones y la información
externa de negocios.
Igualmente, debe darse una comunicación efectiva en un sentido amplio, que
fluya abajo, a lo largo y hacia arriba de la organización. Todo el personal debe
recibir un mensaje claro por parte de la alta administración respecto a que las
responsabilidades de control deben asumirse seriamente. Ellos deben entender
su propio papel en el sistema de control interno, lo mismo que cómo sus
actividades individuales se relacionan con el trabajo de los demás, tener un
medio de comunicación de la información significativa en sentido contrario.
Asimismo, necesitan comunicación efectiva con las partes externas, tales como
clientes, proveedores, y accionistas.

Monitoreo
Los sistemas de control interno requieren que sean monitoreados, un proceso
que valora la calidad del desempeño del sistema en el tiempo. Ellos son
realizados mediante acciones de monitoreo. Las deficiencias del control interno
deben reportarse hacia arriba, informando los asuntos delicados a la gerencia y
a la junta directiva.

2.1.3. Caja

Es el dinero en efectivo, propiedad de la empresa, el cual está representado

por monedas y billetes de banco, así como cheques, pagares, giros bancarios.
Para Brito (2006), señala que la caja es” como la cuenta a través de la cual la
empresa, dentro de las instalaciones de la misma, cualquier movimiento de
efectivo que sea recibido por la empresa debe ser registrado en esta cuenta”.
P268.

34
 Atendiendo al objetivo que se persigue con los fondos que se movilizan, las
cuentas cajas pueden ser: Caja Chica, Caja principal

Según el autor la caja está representada por todo el efectivo que ingresa a
diario a la entidad o desembolsos con fines específicos. Cabe destacar que es
una cuenta de activo porque representa el dinero en efectivo propiedad de la
entidad.

2.1.3.1. Efectivo en Caja

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y sale de la empresa.

Afirma Brito (2006) que el efectivo que se encuentra en caja estará
representado por:

 Monedas o billetes emitidos por el Banco Central.

 Monedas o billetes de otras naciones (divisas).
 Cheques emitidos por terceras personas que están pendiente de cobrar o
depositar.
 Cheques de gerencia pendiente de cobrar o depositar.

Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas

corrientes bancarias tales como giros bancarios, telegráficos o postales,
facturas de tarjetas de créditos por depositar. P.265

Lo que quiere decir que todas las transacciones o efectivo recibido formaran
parte de los ingresos relacionados por motivo de cobranzas.

2.1.3.2. Arqueo de Caja

Es el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso

determinado, con la finalidad de comprobar si se ha contabilizado todo el
efectivo recibido. Según Brito (2006) explica el arqueo como un proceso que,
“Consiste en hacer un conteo físico del efectivo, cheques, valores y cualquier
otro elemento que se encuentre en poder del cajero, así como de cualesquiera
documentos que respalden justificadamente la ausencia de él”. P.276. Entre
estos se encuentran las facturas de gasto, vales. Para que los arqueos tengan

35
un resultado positivo, deben ser sorpresivos y en su ejecución, es
recomendable tener en cuenta en cuenta los siguientes aspectos:

 Valores que estén sujetos al arqueo

 Arqueos del fondo de caja chica
 Arqueo en la caja general
 Simultaneidad en los arqueos
 Presencia del custodio en el arqueo
 Evidencia del arqueo realizado
 Ingresos por depositar incluidos en el arqueo
 Comprobantes de egresos en el arqueo de caja chica.
 Lograr que se cumplan las políticas establecidas por la empresa

Esto ayudara a la empresa a tener el control a cada momento de las

transacciones realizadas, y así verificar que sus empleados cumplan con las
normas y procedimientos que han sido establecidas para el control interno del
efectivo.

2.1.3.3. Controles elementales de Caja y Banco

Toda empresa independientemente de su actividad económica debe aplicar

medidas de control para su buen funcionamiento. Redondo (2005) señala que
“los bienes que son controlados por cuentas de caja y bancos estarán más
expuestos a la manipulación de actos dolosos que el resto de los bienes de las
empresas” P133. Por lo tanto, el cuidado y supervisión de los mismos debe ser
estricto y cumplir con las normas de que:

 Las personas que manejan el efectivo no deben tener acceso a los registros
contables que lo controlan.
 El registro de operaciones será distribuido de tal forma que los realizados
por una persona puedan cuadrarse y verificarse con facilidad al compararlos
con los efectuados por otra persona.

36
 Toda actividad que implique la manipulación del efectivo de la empresa no
debe estar ligada a las operaciones contables de la empresa para así evitar
la mala administración del dinero.

2.1.4. Flujogramas

Los diagramas de flujo o flujogramas son representaciones gráficas que

emplean elementos geométricos para representar secuencias de un proceso,
de igual modo permiten describir la secuencia y su interacción de las distintas
etapas de un procedimiento. Según Gómez, G. (2008) expresa que “el
Flujograma o Flujograma, es un diagrama que expresa gráficamente las
distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este,
estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede
contener información adicional sobre el método de ejecución de las
operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el
tiempo empleado, etc.”. P.3.

Por tanto, el flujograma es una representación gráfica y uno de los

principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema. Este
permite la visualización de las actividades y verifica si la distribución del trabajo
está equilibrada, es decir, bien distribuida en las personas.

2.1.4.1. Características de los Flujogramas

Los flujogramas tienen varias características que los representan. De acuerdo

a Gómez, G. (2008) describe las siguientes:

Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá

quedar resumida en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas
extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto, dejan de ser
prácticos.

Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de

sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas,
repetitivas y confusas en su interpretación.

37
De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten
observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas
extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía
aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez
permite observar estos rasgos o detalles principales. P4

De acuerdo a lo expresado anteriormente, los flujogramas se representan a

través símbolos, preferiblemente en una sola página, esto facilitar su
comprensión y asimilación de los pasos o procesos sin necesidad de leer
extensas anotaciones

2.1.5. Matriz de Evaluación de los Factores Internos

La Matriz de Evaluación de los Factores Internos, también conocida como

MEFI, suministra una base para analizar las relaciones internas entre las áreas
de las empresas. Es una herramienta analítica de formulación de estrategia
que resume y evalúa las debilidades y fortalezas importantes de gerencia,
mercadeo, finanzas, producción, recursos humanos, investigación y desarrollo.

David, F. (2006), señala que la matriz de evaluación de factores internos MEFI

“Resume y evalúa las fuerzas y las debilidades más importantes dentro de las
áreas funcionales de un negocio y además ofrece base para identificar y
evaluar las relaciones entre dichas áreas.” P184. A partir de lo indicado por
Davis, MEFI hace un breve análisis de las fortalezas y las debilidades, las
evalúa para luego buscar la solución. A continuación, se señalan los pasos
para su elaboración:

Paso 1: Seleccione los factores claves de éxito (FCE) para el sector o la

empresa, de acuerdo con su auditoría interna, clasificándolos como fortalezas o
debilidades. Use cifras siempre que pueda.

Paso 2: Asigne un peso relativo a cada uno de los factores. Relacionando a

cada uno de los factores su peso relativo para el éxito en la empresa.

38
Paso 3: Asigne una calificación a cada factor de acuerdo con el estado actual
de dicho factor. La escala de las calificaciones va de 1 a 4 e indican lo
siguiente:

1 = representa una debilidad mayor

2 = representa una debilidad menor
3 = representa una fortaleza menor
4 = representa una fortaleza mayor
La media en esta escala es de 2.5 y los resultados se interpretan alrededor de
la media.

Paso 4: Multiplique el peso de cada factor para obtener una calificación

ponderada y sume esta columna para obtener el total ponderado de la
organización.

Paso 5: Sumar los resultados ponderados para cada variable, con el objeto de
establecer el resultado total ponderado para una organización.

Sin importar el número de factores por incluir, el resultado total ponderado

puede oscilar de un resultado bajo de 1.0 a otro de 4.0, siendo 2.5 el resultado
promedio. Los resultados mayores de 2.5 indican una organización poseedora
de una fuerte posición interna, mientras que los menores de 2.5 muestran una
organización con debilidades internas.

2.2. Bases Legales

Esta investigación sustentara sus aspectos legales de manera que presidir en

la conducta de cualquier comerciante cuando ejerza actividades en consecución
de su provecho económico, lo que quiere decir que cualquiera que sea su
actividad comercial, debe ejecutarla mediante trámites legales y apegarse
principalmente a las leyes.

La Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema

Nacional de Control Interno, define el Control Interno:

Artículo 35:

39
El control Interno es un sistema que comprende el plan de organización, las
políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de
un ente u organismo sujeto a esta Ley para salvaguardar sus recursos, verificar
la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover
la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observación
de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y
metas. P.12.

En su Artículo 37

Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las normas básicas
dictadas por la Contraloría General de la República las normas, manuales de
procedimientos, indicadores de gestión, índices de rendimiento, y demás
instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de
Control Interno P.1.

En su Artículo 41:

Las Unidades de Auditoría Interna en el ámbito de sus competencias, podrán

realizar auditorías, inspecciones, fiscalizaciones, exámenes, estudios, análisis
e investigaciones de todo tipo y de cualquier naturaleza en el ente sujeto a su
control, para verificar la legalidad, exactitud, sinceridad y corrección de sus
operaciones, así como para evaluar el cumplimiento y los resultados de los
planes y las acciones administrativas, la eficacia, eficiencia, economía, calidad
e impacto de su gestión.P.14. Se evidencia la relación que existe entre las
Unidades de Auditoria Internas y el desempeño que deben seguir en
concordancia a las normas de Control Interno en el cual se pone de manifiesto
la jerarquía de los Indicadores de Gestión para conseguir los objetivos
propuestos por las unidades de Auditoría Interna.

40
El Código de comercio de la República Bolivariana de Venezuela Gaceta
Oficial N° 475 Extraordinaria del 21 de diciembre de 1955, establece lo
siguiente:

Artículo 32.- Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su

contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro
Mayor y el de Inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que
estimará conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones.

Todo comerciante o empresario debe llevar el registro de sus transacciones

comerciales en idioma castellanos y de fácil entendimiento.

Artículo 34.- En el libro diario se asentarán, día por día, las operaciones que
haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el
acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán
mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en
este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales
operaciones, día por día.

Las transacciones diarias de toda empresa serán asentadas en el libro diario

de la empresa de forma clara y legible de forma que exprese claramente
quienes son los involucrados en la transacción para ser comprobada dicha
operación.

Artículo 35.- Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará
en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto
muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados
o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de
ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los
beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las
fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo
condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida. Los
inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de
comercio que se hallen presentes en su formación.
41
El presente artículo expresa que todo comerciante al inicio y fin de cada año
debe plasmar en su libro de inventarios los bienes que posea para ese
momento, aun cuando estos no estén relacionados con su negocio, con las
respectivas pruebas que demuestren la operación.

Resolución 01-00-00-017 Contraloría de la República, contentiva de las

Normas para el funcionamiento coordinado de los sistemas de control
interno y externo. G.O. N° 36.229 de fecha 17-06-1997.

Artículo 4°. -Los objetivos del control interno deben ser establecidos para cada
área o actividad del organismo o entidad, y caracterizarse por ser aplicables,
completos, razonables, integrados y congruentes con los objetivos generales
de la institución.

Artículo 6°. - El control interno contable comprende las normas,

procedimientos y mecanismos, concernientes a la protección de los recursos y
a la confiabilidad de los registros de las operaciones presupuestarias y
financieras, así como a la producción de información atinente a las mismas.

Artículo 9°. -Los sistemas y mecanismos de control interno deben estar

sometidos a pruebas selectivas y continuas de cumplimiento y exactitud. Las
pruebas de cumplimiento están dirigidas a determinar sí dichos sistemas y
mecanismos permiten detectar con prontitud cualquier desviación en el logro de
las metas y objetivos programados, y en la adecuación de las acciones
administrativas, presupuestarias y financieras a los procedimientos y normas
prescritas.

Las pruebas de exactitud están referidas a la verificación de la congruencia y

consistencia numérica que debe existir en los registros contables entre sí y en
los estadísticos, y a la comprobación de la ejecución física de tareas y trabajos.

Los artículos anteriores indican la existencia de normas que regulan el control

interno, el cual debe ser planteado dependiendo del objetivo general que

42
persiga la empresa. Generalmente se basa en proteger la operatividad y las
actividades comerciales de la empresa del dolo.

Según la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público

(2000) en su artículo 131 dispone:

El sistema de Control Interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de las

normas legales, salvaguardar sus recursos y bienes que integren el patrimonio
público, asegurar la obtención de información administrativas financiera y
operativa útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la
eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes,
programas, y presupuestos, en concordancia con la política prescrita y con los
objetivos y metas propuestos, así como garantizar razonablemente la rendición
de cuentas. P.56.

Los mecanismos del Control Interno permiten utilizar políticas administrativas y

financieras que conlleven a la realización de una gestión eficiente y eficaz. De
esta manera el control interno se expresa a través de políticas aprobadas por
los niveles de dirección y administración de la organización, mediante la
elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de
regulaciones administrativas de manuales de funciones y procedimientos, de
sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación
del personal.

Según la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del

Sistema Nacional de Control Fiscal en su artículo:

Artículo 61 determina:

Los Órganos de Control Fiscal, dentro del ámbito de sus competencias, podrán
realizar auditorías, estudios, análisis e investigaciones respecto de las
actividades de los entes y organismos sujetos a su control para evaluar los
planes y programas en cuya ejecución intervengan dichos entes u organismos.
Igualmente, podrán realizar los estudios e investigaciones que sean necesarios
para evaluar el cumplimiento y los resultados de las políticas y decisiones
Gubernamentales.P.19.

43
De esta manera los criterios para efectuar el control serán definidos de forma
uniforme, pero cada entidad pública estará en libertad de tomar decisiones
gerenciales necesarias dentro de su marco de acción para lograr sus objetivos
y metas. Así mismo, cada entidad tendrá la responsabilidad por su auto control
o control interno y consecuentemente puede ser responsabilidad del logro de
sus objetivos y metas.

Hoy en día es imperante la necesidad de establecer un sistema de control

interno, ya que la Gerencia tiende a medir el impacto del medio ambiente en la
consecución de sus objetivos planteados para la organización, por lo que la
existencia de un departamento o unidad supervisora contralora, debe entre sus
funciones intervenir en el proceso del diseño del sistema de control interno.

Según el Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la

Administración Pública Nacional en su Artículo 3 dispone:

El Sistema de Control Interno comprende el plan de organización, las políticas

y normas, así como los métodos y procedimientos adoptados para la
autorización, procesamiento y bienes que integran el patrimonio público,
incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los
objetivos generales del organismo o entidad. P.3.

El Control Interno tiene como objetivo la administración exitosa; es importante

conocer y controlar el manejo de las distintas operaciones que en ellas se dan,
es en cierta forma considerar y comprender las intimidades operacionales y
estructurales, el control interno abarca el plan de organización y métodos
coordinados y medidas adoptadas dentro de la organización para salvaguardar
los activos, verificar la adecuación y fiabilidad de la información, promover la
eficacia operacional y fomentar la adherencia de las políticas establecidas. El
control interno es una herramienta indispensable que busca enfatizar los
procedimientos adecuados. El control interno considera el logro de los objetivos
de presentación de informes financieros, operaciones y cumplimiento de leyes
y regulaciones.

44
Según el artículo 22 del Reglamento sobre la organización del Control
Interno en la Administración Pública Nacional define:

Cada ente u órgano de la administración Pública Nacional tendrá una Unidad

de Auditoría interna, a la que le corresponderá fundamentalmente:

 Evaluar el sistema de Control Interno del ente u organismo con la finalidad

de proponer a la máxima autoridad las recomendaciones para mejorarlo y
aumentar la efectividad y eficiencia de la gestión administrativa.
 Verificar la conformidad de la actuación de las entidades u organismos con
la normativa dentro de la cual operan.
 Evaluar los resultados de la gestión a los fines de determinar la eficacia,
eficiencia y economía de las operaciones y recomendar los correctivos que
se estimen necesarios.
 Abrir y sustanciar averiguaciones administrativas de acuerdo con lo previsto
en la Ley orgánica de la Contraloría General de la república y del sistema
Nacional de Control Fiscal.
 Las demás que establezca la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
república y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

2.3. Definición de Términos Básicos

Administración: es una ciencia social que estudia la organización de las

empresas y la manera como se gestionan los recursos, procesos y resultados
de sus actividades.

Arqueo de caja: consiste en el análisis de las transacciones del efectivo,

durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha
contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta
cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero
efectivo, cheques o comprobante. Sirve también para saber si los controles
internos se están llevando adecuadamente.

45
Auditoria: inspección o verificación de la contabilidad de una empresa o una
entidad, realizada por un auditor con el fin de comprobar si sus cuentas reflejan
el patrimonio, la situación financiera y los resultados obtenidos por dicha
empresa o entidad en un determinado ejercicio.

Bancos: Intermediario financiero que se encarga de captar recursos en forma

de depósitos, y prestar dinero, así como la prestación de servicios financieros.

Caja: Esta cuenta está conformada por el dinero existente y que se encuentra
pendiente por depositar en las cuentas bancarias o que se mantienen para
pagos específicos.

Cliente: la persona o empresa receptora de un bien, servicio, producto o idea,

a cambio de dinero u otro artículo de valor.

Control: es el proceso de verificar el desempeño de distintas áreas o funciones

de una organización

Control Interno: Comprende los procedimientos de control incorporados en el

plan de la organización y en los reglamentos, manuales y procedimientos
administrativos de cada entidad, para ser aplicados por los responsables
superiores sobre los resultados de las operaciones bajo su directa
competencia.

Eficiencia: Optimización de los recursos utilizados para la obtención de los

resultados previstos.

Eficacia: Contribución de los resultados obtenidos al cumplimiento de objetivos

globales (de la sociedad); relevancia, pertinencia, validez o utilidad socio-
económica de los resultados.

Efectividad: es la capacidad de lograr un efecto deseado o esperado.

Ingreso: Todas las entradas no recuperables, con contraprestación o sin ella

procedentes de origen corriente o de capital.

46
Evaluación: es una tarea de reflexión e interpretación de un conjunto de
elementos que interactúan configurando una realidad particular y significativa
para cambiarlo o mejorar el programa sometido a este proceso.

Factura: Cuenta en la que se detallan las mercancías compradas o los servicios

recibidos, junto con su cantidad y su importe, y que se entrega a quien debe
pagarla.

Flujo de efectivo: estado de cuenta que refleja cuánto efectivo conserva

alguien después de los gastos, los intereses y el pago al capital

Normas: nacen como consecuencia de la vida social y son de diversa

naturaleza, según la especie de relaciones que rijan. Dichas normas pueden
ser: técnicas, de etiqueta, jurídicas, morales y religiosas etc.

Política: las políticas son los instructivos y directrices emanadas internamente

por la dirección de la empresa a fin de obtener los objetivos planteados de la
empresa.

Procedimiento: es un conjunto de instrucciones que tienen la finalidad de

ejecutar una tarea específica dentro de un programa.

Proceso: es un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden

(alternativa o simultáneamente) con un fin determinado.

Proceso administrativo: es actividad compuesta de ciertas sub-actividades

que constituyen el proceso administrativo único. Este proceso administrativo
formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución y
control.

Sistema de control interno: es un conjunto de áreas funcionales en una

empresa y de acciones especializadas en la comunicación y control al interior
de la empresa.

Supervisor: persona encarga de supervisar un trabajo o una actividad

realizados por otra persona.

47
Tarjeta de crédito: tarjeta emitida por una entidad bancaria que permite
realizar al usuario realizar pagos u obtener dinero, hasta un límite establecido,
sin necesidad de tener fondos en la cuenta bancaria en ese preciso momento.

Tarjeta de débito: es un medio de pago que genera, en la cuenta del cliente,

un cargo directo por el importe de la compra.

CAPITULO III

Explicar los procedimientos que se siguen para el control del efectivo en

la empresa Centro Médico El Valle, C.A

El Control Interno del Efectivo, se centra fundamentalmente en la limitación de

las posibilidades de encubrimiento, procediendo a crear y mantener los
registros contables actualizados y comparar la cantidad real del efectivo, de las
Cuentas por Cobrar. El objetivo del Control Interno es asegurar un registro
inmediato de todos los cobros. El grado de viabilidad de este procedimiento

48
depende de la naturaleza de los mismos y de una variedad de circunstancias.
De tal manera es por eso, que se hará una breve explicación con respecto al
control interno del efectivo.

Control del Efectivo

En cuanto el efectivo, existen una serie de medida de control interno

destinados a salvaguardarlo, evitar usos indebidos y mantener limitado a el
acceso de dicho recurso, de tal fin que este sea utilizado solo para el logro de
los objetivos de la entidad, entre los cuales podemos indicar: Manejo de
desembolsos menores por caja chica, cobros, usos de dos formas para emitir
cheques, conciliación bancarias y arqueos de caja y todo aquello que permita
un uso racional.

El efectivo es el activo más líquido y de más fácil apropiación, puesto que este
no posee datos impresos de sus propietarios, además es manuable y ligero lo
que permite que se oculte fácilmente. Por ser uno de los activos más expuestos
al robo y estar involucrado en la mayoría de las operaciones comerciales, el
control interno del efectivo es de suma importancia para la organización, ya que
ayuda a lograr la exactitud contable de las transacciones relacionadas con el
efectivo.

El Control Interno de los saldos de caja y bancos, y de sus operaciones, se

centra en el tratamiento y custodia de los fondos que incluye los reintegros o
egresos de cuentas bancarias, su preparación, sumas, subtotales y la
anotación del ejercicio de asientos y de los controles ejercidos sobre todas
esas funcionen mediante una observación, una comprobación y la posterior
verificación.

Los datos obtenidos en el estudio preliminar del auditor y sus conclusiones

iníciales deberán escribirse en cuestionarios, diagramas de flujo o
memorandos. También debe documentarse cualquier cambio en las
conclusiones iníciales del auditor que se originen a partir de las pruebas de
cumplimiento que éste lleve a cabo.

49
Frecuentemente, en cualquier sistema de Control Interno existen
procedimientos que pudieran reducir las diferencias del sistema, como la
utilización de, las normas, las políticas de personal y la investigación
independiente de las desviaciones respecto a estos criterios. La aplicación de
los procedimientos de auditoría exige la consideración de su posible impacto
sobre el control interno.

Los controles internos sobre las operaciones de caja y bancos y de sus saldos
deben evaluarse según sus errores o irregularidades. Dado que los requisitos
sobre estas últimas son más estrictos, su evaluación debe enfocarse
fundamentalmente hacia la separación de responsabilidades para determinar si
el personal que tiene acceso al efectivo comete irregularidades o que pueda
modificar también las cantidades registradas en las cuentas de caja y banco.

Para la presentación de forma clara de los procedimientos aplicados para el

manejo del control interno del flujo de efectivo en caja de la empresa Centro
Medico el Valle C.A. Para esto se utilizó el Flujograma como herramienta
necesaria en el desarrollo de la investigación, con el objetivo de representar
gráficamente el curso de dichos procedimientos, estableciendo un orden
cronológico preciso en la ejecución de del proceso.

En este caso el flujograma está compuesto por una descripción detallada de las
actividades que se realizan y quienes intervienen en este proceso, seguido de
un cuadro señalando las actividades en forma breve para luego desarrollar el
flujograma como tal. Se aplicarán flujogramas, que describe las actividades que
realiza el operador de caja cuando atiende al paciente y otro que especifica las
actividades que se realizan una vez que el auditor de caja retira los cierres de
las mismas.

A continuación, se muestran las actividades de manera detallada de los

procedimientos aplicados para el manejo del control interno del efectivo en la
empresa Centro Médico El Valle, C.A:

 El operador chequea el fondo de caja dejado al cierre del día anterior.

 El Operador abre sus puertas para recibir a los clientes a las 7:00 a.m.

50
 Entran los clientes y estos solicitan la información del estudio que se van a
realizar.
 El operador le suministra la información, para que el paciente decida si
realizara el estudio.
 El paciente le indica al operador si se realizara el estudio, para que proceda
a facturarle el estudio.
 El operador le indica al paciente cuál será su forma de pago.
 El cliente realiza el pago en efectivo, por tarjeta de débito o crédito.
 El operador recibe el pago bien sea en efectivo o a través de tarjeta de
débito.
 Si es a través de tarjeta de débito o crédito se pasa por el punto de venta.
 El operador emite la factura, deposita el efectivo en caja o el recibo que
emite el punto de venta.
 El cliente recibe la factura y procede a realizarse el estudio.
 Operador atiende a otros pacientes que entran a la empresa.
 Durante el transcurso del día, el auditor pregunta sobre el efectivo recibido
para cancelar a proveedores, servicios y otras necesidades que se presente.
 El auditor deposita la factura de los pagos realizados en caja para que esta
cuadre al final de la tarde.
 Al finalizar la jornada el operador cuadra la caja y deja el fondo de caja.
 El operador de caja resguarda facturas, recibos emitidos por el punto de
venta, el efectivo y el reporte emitido por el sistema operativo Softpro en el
buzón para que sea retirado el día siguiente.
 El día anterior el auditor de caja retira el sobre con la información emitida por
el cajero.
 El auditor deposita el dinero producto de las ventas realizadas

Realización del cuadro para cada una de las actividades antes descritas:

ACTIVIDADES

51
  El operador chequea el fondo  El operador recibe el pago bien
de caja dejado al cierre del día sea en efectivo o a través de
anterior. tarjeta de débito.
 El Operador abre sus puertas
para recibir a los clientes a las  Si es a través de tarjeta de débito o
7:00 a.m. crédito se pasa por el punto de
 Entran los clientes y estos venta.
solicitan la información del
estudio que se van a realizar.  El operador emite la
 El operador le suministra la factura, deposita el efectivo en caja
información, para que el o el recibo que emite el punto de
paciente decida si realizara el venta.
estudio
 El cliente realiza el pago en  El cliente recibe la factura y
efectivo, por tarjeta de débito procede a realizarse el estudio.
o crédito. Operador atiende a otros pacientes
que entran a la empresa.

FUENTE PROPIA 2016

Cuadro Nº 1: Procedimientos del manejo del efectivo

OPERADOR DE CAJA PACIENTES

 Paso 1 Chequea el fondo de  Paso 1 Entra el paciente y solicita
caja dejado en el cierre del día información
anterior  Paso 2 indica si se realiza el estudio.
 Paso 2 Abre sus puertas para  Paso 3 Se realiza el estudio (no- si)
recibir a los pacientes. Le  Paso 4 Realiza el pago.
suministra la información sobre  Paso 5 Recibe la factura y procede a
los estudios. realizar el estudio.
 Paso 3 Le indica al paciente
como cancelara.
 Paso 4 Recibe el pago.
 Paso 5 Emite la factura.
 Paso 6 Atiende a otros clientes.
 Paso 7 Cuadra la caja y entrega
facturas y efectivo

Cuadro Nº 1: Procedimientos del manejo del efectivo

FUENTE PROPIA 2016

Actividades diaria

52
 El operador de caja en turno le  Al finalizar la jornada el operador
proporciona la información sobre la de cuadra la caja y entrega
cantidad de dinero existente en facturas, recibos emitidos por el
caja. punto de venta y el efectivo al
 El auditor toma la decisión de auditor.
efectuar los pagos a proveedores  El auditor hace el arqueo de caja
según la cantidad de dinero y deja el fondo de caja para el
existente en la caja día siguiente.
 El auditor coloca las facturas de  El cajero archiva las facturas y
los pagos realizados en caja para otros documentos.
que esta cuadre al final de la tarde.  El auditor deposita al día
siguiente el efectivo sobrante.

Actividades (Auditor- Operador)

OPERADOR AUDITOR
.  Pide información sobre la
 Informa al auditor sobre la cantidad cantidad de dinero en caja
de efectivo en caja. para realizar pagos.
 Hace pagos y compras.  Realiza arqueos de caja por
 Hace el cierre al final de la jornada cierto tiempo.
laboral.  Verifica el conteo del
 Cancela a proveedores, servicios. dinero.
 Entrega dinero para el pago de los  Durante el transcurso del
gastos solicitados en cajas. día el auditor pregunta
 Archiva las facturas y otros sobre el efectivo recibido
documentos. para cancelar a
 Hace el arqueo de caja y deja el proveedores, servicios y
fondo de caja para el día siguiente. otras necesidades que se
 Deposita al día siguiente el dinero presente.
que quedo en caja 

Figura Nº2: procedimientos para el manejo del efectivo

Elaboración propia 2016

Como se puede evidenciar los procedimientos para el manejo del efectivo

comienzan una vez que el operador chequea el fondo de caja dejado el día
anterior para dar inicio a la jornada laboral. Como resultado, se puede afirmar

53
que el procedimiento para el manejo del efectivo se está realizando de manera
inadecuada, porque el operador no debería ser el mismo que maneje la caja,
éste debe ser ejecutado por otra persona. (supervisor).

Por otro lado, se logra comprobar que el auditor no prepara un presupuesto

de las entradas, de los pagos y de las salidas de efectivo, lo cual le dificulta
prever la futura disponibilidad del efectivo, evitando tomar decisiones, en
algunos casos, acertadas. Además, se evidencia que no efectúa los depósitos
del efectivo integro todos los días, sino que con el dinero que se encuentra en
caja realiza los pagos, lo que en consecuencia está generando fallas y un
inadecuado manejo del efectivo.

Cobros en caja

Los cobros son susceptibles de errores no intencionados y de intercepción o

sustracción. Indudablemente, no todo el que tramita con cobros comete
irregularidades.

Entre las posibles irregularidades se encuentran las siguientes:

 El cajero toma el dinero objeto de cobro y no reportarlo en el día

quedando la caja en descuadre.
 realizar actividades ajenas al trabajo (ventas de dulces, catálogos etc.)
olvidando sus deberes con la empresa, debido a este inconveniente se
atrasan las tareas en el departamento.

Caja Chica

54
La necesidad de tener una caja chica en la empresa es con la finalidad de
guardar cantidad de dinero mínimo necesario para el uso de un lapso
comprendido 1-30 días, con el fin de cubrir gastos imprevistos que suelen
ocurrir en cualquier empresa.

Algunas irregularidades planteadas en la empresa con respecto a este punto

fue el mal uso de la caja chica, a continuación, se enumeran:
 Si algunos de los accionistas de la empresa necesitan efectivo para su
uso personal debido a que no cuentan con éste lo toman de la caja chica
quedando incompleta para cubrir las necesidades estimadas del mes.
 Cuando tienen que cancelar en efectivo equipos de uso personal,
también son tomados de la caja chica.

Debido a lo expuesto se sugiere que deben prepararse informe enumerado,

autorizado y posteriormente debe ser remitido; para así evitar cometerse el
error de desviar el fondo de la caja chica de su función, que es la de cubrir los
gastos mínimos ocurridos en la empresa.

Control Interno a través de Saldo de Caja y Bancos

El objetivo del Control Interno sobre el saldo de Caja y Banco es asegurarse de

que la cantidad del Efectivo real disponible coincida con la cifra registrada
correspondiente a las operaciones efectuadas y sea suficiente pero no
excesivo para las necesidades de la organización.

La cantidad disponible debe coincidir con la registrada si no se han producido

errores o irregularidades en el registro de las operaciones. El primer requisito
para determinar con carácter periódico si existe tal coincidencia es la
realización de recuentos de efectivo y las conciliaciones de cuentas bancarias.
Este procedimiento puede ser suficiente para resolver los errores existentes,
pero no para descubrir las irregularidades. El saldo de Caja y Bancos también
es susceptible de una forma de distorsión denominada “retoque de cuenta”.

Esta práctica no indica la existencia de desfalcos, pero pretende mejorar la

posición financiera del capital circulante o la relación ente el saldo de Caja y

55
otras cuentas. Puede lograrse manteniendo abierto los libros de contabilidad,
de tal forma que se pueda disponer del tiempo necesario para los asientos de
libros.

El establecimiento de fechas puntuales de cierre de libros, los controles

previamente mencionados y las conciliaciones bancarias deben permitir
detectar cualquier tipo de distorsión. Es probable que eso no se produzca si la
dirección no da instrucciones evidentes para que se tomen los controles
internos establecidos.

La conciliación bancaria tiene como objeto verificar la igualdad entre las

anotaciones contables y las constancias que surgen de los resúmenes
bancarios comparar los saldos según libros con los saldos según bancos. Al
recibir el estado de cuenta del banco, se debe chequear con el saldo que indica
esté de acuerdo con el de los libros de la empresa.

En casos en que exista disconformidad debe procederse de la siguiente

manera:

 Identificar las partidas, puesto que ellas son el origen de las diferencias.
Luego, determinar cuáles son las diferencias (cheques pendientes,
cheques devueltos, depósitos no acreditados, notas de débito o crédito
no contabilizado o errores u omisiones).
 Realizar la conciliación para dejar constancias del trabajo realizado. Se
debe dejar presente que el objetivo es compensar las diferencias
partiendo del saldo bancario para llegar al saldo del libro Banco y partir
del saldo en el libo Banco para llegar al saldo de la cuenta bancario.
 Si se trata de diferencias que con el transcurso del tiempo se
compensan (diferencias temporales), no es necesario realizar registros.
Por ejemplo: cheques pendientes, depósitos sin acreditar, etc. si, en
cambio, existen diferencias que son permanentes, se debe realizar el
asiento que corresponda.

56
Para la evaluación del control interno del efectivo se aplicó el cuestionario de
Control Interno seleccionado con los cobros (ingresos), desembolsos (gastos) y
el saldo de caja con la finalidad de determinar la confiabilidad del sistema.

PREGUNTAS SI NO
¿Manejan diferentes empleados las transacciones que X
involucran efectivo de principio a fin?
¿La persona que maneja el efectivo es la encargada de su X
registro?
¿Se contabiliza el efectivo oportunamente? X
¿Se deposita diariamente e íntegramente el efectivo recibido? X
¿Se emite recibos al percibir efectivo? X
¿Se efectúan todos los desembolsos mediante la emisión de X
cheques?
¿Los gastos menores se desembolsan a través de un fondo de X
caja chica?
¿Se realizan arqueos sorpresivos periódicamente de los X
fondos en caja chica?
¿Mensualmente se llevan a cabo la conciliación bancaria de X
las cuentas de la entidad?
¿Se realiza un presupuesto de entrada y salida de efectivo? X

Cuadro Nº 3: Procedimientos del manejo del efectivo

Elaboración Propia 2016

57
 CAPITULO IV
Fortalezas y debilidades en el sistema de control del efectivo en la
empresa Centro Médico el Valle, C.A.

Para el desarrollo de este objetivo se utilizó la matriz MEFI constituida por las
fortalezas y las debilidades que presenta la empresa Centro Médico el Valle,
C.A. Como primer paso se realizó un análisis de la situación empresarial para
asignar los factores críticos para el éxito. Debido a que el investigador forma
parte del grupo de trabajo de la empresa en estudio, mediante la observación y
el análisis de las actividades y el ambiente económico donde se desenvuelve la
empresa se puede definir las fortalezas y debilidades apoyadas en la opinión
de los empleados y el auditor de caja.

A continuación, se muestra el cuadro numero dos (2), en él se presentan las

fortalezas y debilidades resultantes que servirán para desarrollar la matriz de
evaluación de los factores internos de la empresa (MEFI).

MATRIZ MEFI
La Matriz Mefi es instrumento para formular estrategias que resume y evalúa
las fortalezas y debilidades más importantes dentro de las áreas funcionales de
un negocio y además ofrece una base para identificar y evaluar las relaciones
entre dichas áreas.
Dentro de las fortalezas y debilidades más sobresalientes observadas en el
manejo del control interno del flujo de efectivo en la Clínica Centro Medico el
Valle se describe continuación:
Fortalezas:

 El personal cuenta con un sistema computarizado adaptado a las

actividades de la clínica. El sistema computarizado que utiliza la clínica
fue diseñado especialmente por una compañía especializada en el área
de salud, el sistema posee todos los conceptos relacionados con el
servicio médico que prestan las clínicas.
 El horario de operador de caja es de seis (6) horas diarias, evitando así
la fatiga o saturación de trabajo. Debido a la gran cantidad de pacientes
que acuden al centro de asistencia médica Centro Médico el Valle C.A,

58
 evitando la saturación de trabajo y que los empleados cometan fallas en
sus labores diarias.
 Los empleados cuentan con un ambiente de trabajo agradable para
poder desempeñarse en sus labores.
 La empresa cuenta con un sistema de cámaras de video para resguardo
del personal y el proceso del flujo de efectivo en las distintas cajas.

Debilidades:

 Existe una relación amistosa entre los operadores de caja y el

supervisor, lo que evita detectar las irregularidades en el sistema de
control para el manejo del efectivo.
 En ocasiones se realizan pagos diarios y operativos del dinero que se
generan en caja producto de los servicios prestados.
 La supervisión al operador de caja no es constante, esto dificulta que se
hagan las correcciones de manera inmediata en caso de que se cometa
alguna infracción o equivocación por parte del operador.
 No existe un control estricto en cuanto a las claves de acceso para medir
y anular facturas.

De acuerdo al resultado se evidencia un 2,04 estando por debajo de la

calificación promedio de 2.5, indicando que la organización se caracteriza por
ser débil en lo interno por lo cual sería importante aplicar estrategias que
permitan minimizar las debilidades y aumentar sus fortalezas, procurando
alcanzar el éxito y la importancia que debe tener la empresa.

59
 CAPITULO V
ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS

Centro Médico El Valle, C.A. fue creado en el año 2003 con una atención
permanente de primera calidad, abre sus puertas bajo el concepto de Hospital
General, con un novedoso principio de medicina integral, agrupando la mayoría
de las especialidades médicas y servicios asistenciales del momento.

Este proyecto desde sus inicios ha mantenido un constante crecimiento con

estructura y metas definidas. Se encuentra ubicada en la Avenida Rafael Tovar
Vía el Valle del Espíritu Santo, Sector Conuco Largo- Municipio García. Tiene
una estructura organizativa donde queda claramente representada la unidad de
mando. El personal, representa para la empresa un excelente equipo de
trabajo, cada uno cumpliendo con las funciones inherentes a su cargo y
especialización.

La información obtenida con respecto a todo lo relacionado con el tema de

estudio fue parte recibida por el auditor de caja de la empresa y de la
participación y las observaciones realizadas por el investigador, resaltando que
ésta presenta algunas debilidades, las cuales pueden ser resueltas con
facilidad aplicando las principales herramientas de la gerencia, como
elaboración de presupuesto para hacer proyección de entradas y pagos de
efectivo a futuro y de esta manera hacer un control interno del manejo de
efectivo en caja.

En atención a las acciones desarrolladas en esta investigación durante el

proceso para la misma, después de haber aplicado el instrumento de
recolección de datos (encuesta), considerado como una técnica de
investigación que se aplica a una muestra de estudio por medio de una serie de
preguntas, en este caso de elección sencilla que presento dos opciones: en
caso afirmativo(si), en caso de ser negativo (no); empleándose como método
de análisis de los datos arrojados por la población la gradación de Likert.

60
A continuación, se analizan los resultados obtenidos en la investigación a
través de una encuesta y observación directa, aplicada a la muestra
representada por doce (12) empleados de las áreas de caja de la empresa
Clínica Centro Medico el Valle C.A entre las cueles se mencionan:

 Caja principal. (2 empleados)

 Caja emergencia adulto. (5 empleados)
 Caja pediatría. (5)

 ¿Existe en la Clina un manual de políticas y procedimientos que

detalle las funciones de cada cargo por departamentos?

Colu Column
mna Column a1, , 0,
1, a1, SI, 0%
NO, 25, 25%
0,…

Column
a1, SI,
75, 75%

SI 25% 3
NO 75% 9

según la información aportada por los empleados de cada departamento de las

cajas de Centro Medico el Valle C.A, es que existe poca información referente
a las política de normas y procedimientos de la empresa; en vista de esto se
logró determinar que 3 de ellas que representan un (25 por ciento) de los
encuestados están de acuerdo con la afirmación, y el resto de la muestra 12
personas que representan un (75 por ciento) no está de acuerdo; por lo tanto
gran parte del personal no posee la información sobre las funciones inherentes
a su cargo descritas en las instrucciones de normas y procedimientos.

61
Estos resultados permiten comprobar la falta de información que posee el
personal de la empresa Centro Médico el Valle y la falta de información del
supervisor del área encargado de suministrarla al personal que ingresa aporte
la debida información.

2 ¿Las políticas de normas y procedimientos son puesto en práctica por

el personal de la clínica Centro Médico el Valle C.A?

Colu
Colu
Colu
mna1
mna1
mna1
, SI,
, NO,
, , 0,
0, 0,
0% 0%
0%SI
Colu NO
mna1
, SI,
100…

SI 0,00% 0
NO 100% 12

Según los datos aportados por los empleados encuestados de Centro Médico
el Valle, afirman que si se pone en práctica las políticas de normas y
procedimientos por parte del personal del área de caja; se determinó que 12
personas que representan el (100%) de los 12 encuestados no están de
acuerdo. se observó discrepancias en la aplicación de los procedimientos
administrativos, debido a la inexistencia de políticas, normas y procedimientos,
esto conlleva a la falta de uniformidad en la ejecución de las distintas
actividades realizada por el personal encargado del área de caja; originando la
aplicación de criterios propios y el retardo en cada una de las labores del
trabajo que realizan.

De acuerdo a lo expresado, si todo el personal conociera las normas y

procedimientos establecidos, las áreas de caja funcionarían como un gran
equipo para cumplir de manera efectiva los objetivos de la empresa y prestar
una excelente calidad de servicio a todos los clientes que se reciben día a día
en cada una de las cajas asignadas para el manejo y cobro del efectivo.

62
 3. ¿Conoce usted la importancia de llevar adecuados controles internos
para alcanzar los objetivos de la empresa?

Colu
Colu
Colu mna1
mna1
Columna1 , ,NO,
0,
mna1 , SI, 0,0%0% SI
, SI, 0%
0, N…
100…

SI 100% 12
NO 0,0% 0

Para conocer el criterio de los integrantes de los departamentos del área de

caja en cuanto al adecuado manejo del control interno con el fin de lograr los
objetivos de la empresa; los empleados respondieron afirmativamente (12
empleados), el cual representa un (100 %) ellos consideran la importancia de
esta herramienta administrativa para el progreso y desarrollo de la empresa, en
consecuencia los que están a cargo de las políticas sobre el uso de recursos y
quienes las ejecutan, debieran actuar siempre aplicando los principios morales
en su ámbito de acción particular marcado por la rectitud y la honradez para así
lograr los objetivos.

 ¿Conoce usted que son los Procedimientos Administrativos?

16.7 % V Vent
e as,…
83.3 %
SI

SI 83,30% 10

NO 16,70% 2

Para determinar si los integrantes del área de caja tienen conocimiento en

cuanto al significado de los procedimientos administrativos, se analizaron las

63
12 encuestas encontrando que 10 personas que representan (83,30%) de los
empleados están de acuerdo con la interrogante, sin embargo, manifestaron
conocerlos de forma verbal y su aplicación es descrita informalmente,
causando inconvenientes y errores que afecta el desenvolvimiento de cada una
de las operaciones que se ejecutan diariamente.

Por esto, la necesidad de desarrollar e implementar políticas para capacitar a

todo el personal para alcanzar un mayor nivel laboral, con la finalidad de contar
con empleados altamente capacitados, tomando en consideración, que los
procedimientos administrativos les proporciona a los gerentes información y
apoyo para la toma de decisiones efectivas en la empresa.

5. ¿Recibió usted un entrenamiento al ingresar al cargo que

desempeña?
Ventas, Ventas,
, 0, 0% , 0, 0%

50 % 50 %

SI

NO

SI 50,00% 6

NO 50,00% 6

Se determinó que 6 personas que representan un (50 %) de los encuestados

están de acuerdo con la afirmación, y 6 personas que representan un (50 %) no
están de acuerdo, debido a que el entrenamiento fue realizado verbalmente;
por lo tanto se determina que es necesario implementar un adiestramiento de
cinco días hábiles con su respectivos instructivos describiendo el cargo y las
funciones para cada persona que ingresa a la empresa con la finalidad de
obtener un conocimiento integral de todas las actividades que debe realizar.

64
 CONCLUCION Y RECOMENDACIONES

De acuerdo al resultado del análisis efectuado en esta investigación se puede

establecer con relación al logro de los objetivos propuestos las siguientes
conclusiones:

 En lo que se refiere a los principios básicos el control interno es la base

para que cada una de las operaciones de una organización para que
marchen en perfectas condiciones y permite que cada una de ellas seas
cada día más eficientes, eficaces y seguras para el beneficio de la
institución.
 El personal que ingresa a las aéreas de caja no recibe un adecuado
entrenamiento, no se le da inducción de las políticas, normas y
procedimientos establecidas y tampoco recibe una descripción del cargo y
las funciones por escrito que tiene asignada para su desempeño diario
generando una tendencia desfavorable sobre la capacidad para dar una
buena atención y servicio al cliente.
 Se observa según los resultados obtenidos que los empleados de cajas
tienden a aplicar criterios propios en el desempeño de sus funciones.
 Se observa según la aplicación de la observación directa que todas las
aéreas de cajas tienen disparidades en los controles internos y esto genera
descontento en los empleados que prestan apoyo la empresa.
 Los empleados expresan que la empresa no le ha facilitado la información
acerca de las normas y procedimientos que se deben cumplir dentro de la
institución.

65
 RECOMENDACIONES

El control interno en la actualidad se ha convertido en un factor clave dentro de

las organizaciones para alcanzar los objetivos propuestos en conjunto de un
excelente recurso humano. Esta investigación arrojó como resultado las
siguientes recomendaciones que se resumen a continuación:

 Se recomienda al departamento de auditoría realizar un programa de

adiestramiento para el personal que ingresa a la institución.
 Se recomienda al departamento de RRHH realizar periódicamente
encuestas de opinión, para conocer los criterios de los empleados con
respecto a su labor diaria, ambiente de trabajo y cercanía con la empresa.
 Se recomienda al departamento de auditoría realizar un manual de
políticas, normas y procedimientos para cada departamento, que incluya
la descripción del cargo y el detalle de cada función que tiene bajo su
responsabilidad, con la finalidad de que cada empleado este consciente
de sus actividades diarias y todos los departamentos trabajen al mismo
ritmo y con las mismas reglas para alcanzar el logro de las metas de la
empresa al menor tiempo posible.

66
 BIBLIOGRAFIA.

Arias, F. (2006) Tesis y proyecto de Investigación. (5ta edición.), Editorial

Apistame. Caracas, Venezuela.
Código de Comercio Venezolano. Gaceta Oficial N°475 Extraordinario-Fecha
21 de diciembre de 1955.
Fred R. David (2006). Conceptos de Administración Estratégica, Decima
Primera Edición.
Mejía, B. (2006). Gerencia de Procesos. (5ta edic.), Ecoe Ediciones. Colombia.
Méndez, C. (2002). Metodología, editorial Mcgraw Hill Latinoamericana, s.a.
Bogotá, Colombia.
Ramírez, T. (2006). Fundamentos de Administración. Editorial Trillas, México.
Robbins, S, (2005). Administración. Editorial Pearson, México.
Sabino, C. (2007). El proceso de Investigación, Editorial Panapo. Caracas,
Venezuela.
Tamayo, M. (2007) El proceso de la Investigación Científica. (4ta. Edic.),
Editorial Limusa, México.

67
FORMULACIÓN DEL PROYECTO FACTIBLE

68
GUÍA DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL INTERNO DEL
MANEJO DEL FLUJO DE EFECTIVO EN LA CLÍNICA "CENTRO
MÉDICO EL VALLE, C. A”. MUNICIPIO GARCIA.
ESTADO NUEVA ESPARTA.

69
 Elaborado por: González Hernández María

Guía de Procedimientos para el Control Interno

del Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica
Centro Médico el Valle, C.A.

5.1. FORMULACION DEL PROYECTO FACTIBLE

Las estrategias para un control efectivo de los procedimientos administrativos se
determinan por las características generales que la organización precisa de sus
empleados a través de sus habilidades, destrezas, conocimientos y capacidades
concretas.

Para la buena actuación de los distintos elementos que componen una empresa es
necesario que se establezca una adecuada división de trabajo, para ello hay que tener
en cuenta lo que cada departamento debe realizar y lo que no puede ni debe hacer,
pues en la actualidad toda organización está sujeta a llevar un orden para un buen
manejo y funcionamiento, por tal razón se hace necesario un control interno de los
procedimientos para llegar al éxito y desarrollo de la misma.

Es necesario acotar que una buena administración para ser eficiente debe basarse en
sistemas administrativos, contables y financieros que permita a la organización
desarrollarse mediante un el mejoramiento continuo de controles para el cumplimiento
de su misión. Para esto es necesario que la administración desarrolle actividades
basada en tareas operativas llevadas a cabo mediante el esfuerzo de los miembros del
grupo que permite el funcionamiento adecuado de una organización, para tal efecto el
proceso administrativo es fundamental para especificar en forma sistemática y
ordenada las actividades dentro de la empresa.

La buena calidad de los procesos administrativos permite la integración del personal

con las necesidades de la empresa. En la medida que se coordinan las actividades las
empresas manejan el control como un sistema interno, que está integrado por un
conjunto de políticas, procedimientos, planes, métodos, deberes y responsabilidades
que tienen por objeto, asegurar que los activos estén debidamente protegidos, que los
registros contables sean confidenciales, que se promueva la eficiencia operacional y
que las actividades de la entidad se desarrollen eficazmente con las metas y los
objetivos previstos.

En la Clínica Centro Medico el Valle C.A, existe debilidades en la aplicación de las

políticas de control interno, las cuales son aplicadas de manera informal a criterio del
personal sin considerar los lineamientos que permitan orientar las labores de manera
correcta para cada área del departamento de caja.

70
 ELABORADO POR: APROBADO POR:

Guía de Procedimientos para el Control Interno

del Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica
Centro Médico el Valle, C.A.

5.1. FORMULACION DEL PROYECTO FACTIBLE

Debido a esta problemática se genera la propuesta de implementar un modelo sobre
lineamientos de políticas y procedimientos para el control interno de las actividades
operativas de las aéreas de caja de la Clínica Centro Medico el Valle C.A, los cuales
deben estar coordinados y dirigidos al cumplimiento de los objetivos de salvaguardar
el patrimonio, garantizar la exactitud, veracidad y la oportuna información
presupuestaria, financiera, administrativa que le permita a la gerencia tomar decisiones
adecuadas para el manejo de la empresa.

En tal sentido este proyecto tiene un Propósito de mejorar los procedimientos de

control interno sobre el debido manejo del efectivo en el área de caja de la Clínica
Centro Medico el Valle C.A, a través de una metodología cómoda, eficiente y eficaz,
que se traduce en productividad para la ejecución de cada proceso específico.

Una vez definida la situación presentada en el área de caja de la Clínica Centro Medico
el Valle C.A, es necesario implementar el estudio de factibilidad que se refiere a la
disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas
señalados, la factibilidad se apoya en aspectos Operativo, Técnico, Económico y el
grado de aceptación de la propuesta genere para la empresa
Esta propuesta es realizada con el propósito de brindar soluciones que permitan
corregir las debilidades observadas en el área de las cajas de la Clínica Centro Medico
el Valle C.A, durante el transcurso del desarrollo de la propuesta.

71
Con la implementación de este modelo de políticas de control interno se podrá contar
con un proceso administrativo que generen acciones que constituyen un medio
operativo relevante a las actividades que se realizan en el departamento de caja, sobre
el debido proceso del control interno para el manejo del efectivo, el cual será
ejecutado para el conocimientos de los empleados , supervisores , gerentes con el fin
de determinar el cumplimiento de los objetivos planteados de la eficiencia y eficacia de
las operaciones financieras.

Para esto, será necesario realizar estrategias para mejorar el control interno del
departamento de caja asegurando la confidencialidad de la misma por parte del
personal que labora en ella, mejorar el desarrollo de las actividades asignadas al
personal y definir los formatos que definan las funciones a realizar con sus respectivos
cargos dentro del departamento.
ELABORADO POR: APROBADO POR:

Guía de Procedimientos para el Control Interno

del Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica
Centro Médico el Valle, C.A.

5.2. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

Objetivo General:
Realizar un control interno sobre las funciones operativas del área de Caja de la Clínica
Centro Medico El Valle C.A, el cual permitirá mejorar el control de manera organizada y
equilibrada a través políticas operativas que permita la eficacia y eficiencia del trabajo
coordinado entre empleados y supervisores.

Objetivos Específicos:

 Mejorar la calidad de trabajo del operador de caja.

 Facilitar el cumplimiento ordenado de los procedimientos del manejo del flujo de
efectivo en caja
 Fortalece los procesos de Control Interno establecidos.
 Asegurar que todos los operadores realicen sus actividades diarias con el
mismo orden en cada una de las distintas aéreas de caja.
 Mejorar la aplicación de los procesos administrativos
 Facilitar la comprensión de los procesos para alcanzar con mayor productividad
los objetivos de la empresa.

72
 Fortalecer la supervisión del Jefe de Operaciones y del jefe de finanzas.
 Facilitar la evaluación del control interno del área de caja.
 Establecer los procesos a seguir para cada función del cargo de del operador de
caja.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

73
 Guía de Procedimientos para el Control Interno
del Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica
Centro Médico el Valle, C.A.

5.3. JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA

El control interno es un conjunto de áreas funcionales que Comprende el plan de

organización de todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las
necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar la exactitud y
la confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia, y
productividad a las exigencias ordenadas por la gerencia.

El análisis de esta propuesta fue basado en determinar la problemática que presenta el

departamento de caja respecto al mal manejo del control interno del efectivo donde se
deberá implementar políticas de control interno al departamento que permitan un
eficiente control de las actividades y procedimientos relacionadas con el proceso,
optimizar el manejo de los recursos, mejorar el flujo del efectivo y cumplir con sus
compromisos de manera oportuna.

Con esta propuesta se pretende solventar el problema existente en la Clínica Centro

Medico el Valle C.A, específicamente en el departamento de caja, para lo cual se
realiza el análisis de factibilidad presentándose como un proyecto factible, en la
implementación de las Estrategias Financiera al Departamento administrativo como la
solución más rentable para el mismo, evaluando los recursos técnicos, operativos y
económicos.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

74
 Guía de Procedimientos para el Control Interno
del Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica
Centro Médico el Valle, C.A.

5.4 FACTIBILIDAD DE APLICACIÓN

El estudio de factibilidad es el análisis que debe ser efectuado en la empresa para

determinar si la propuesta será efectiva y cuáles serán las estrategias que se deben
desarrollar para que sea exitoso.

Para la realización de la propuesta se sugirió implementar el modelo de políticas y

procedimientos como el estudio de factibilidad donde se realiza un estudio de
factibilidad que sirve para recopilar datos relevantes sobre el desarrollo del proyecto y
en base a ello tomar la mejor decisión, si procede su estudio, desarrollo o
implementación.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

75
 Guía de Procedimientos para el Control Interno
del Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica
Centro Médico el Valle, C.A.

5.4.1. EVALUACIÓN TECNICA

Factibilidad Técnica

Ésta es una evaluación que demuestra que el proyecto puede ponerse en marcha y
mantenerse, mostrando evidencias de que se ha planeado cuidadosamente,
contemplado los problemas que involucra y mantenerlo en funcionamiento. Es por ello
que la factibilidad técnica está relacionada con las mejoras del manejo de control
interno actual y de si existe o está al alcance la tecnología necesaria para el desarrollo
del plan propuesto.

La factibilidad técnica se refiere a los recursos necesarios como herramientas,

maquinarias, tecnología y experiencias, que son necesarios para efectuar las
actividades o procesos que requiere tal proyecto como elementos tangibles. En la
actualidad la empresa cuenta con los recursos necesarios para desarrollar la
propuesta, solo se debe adquirir algunos materiales de oficina, para realizar la
inducción a las funciones de cada integrante del departamento.

En la factibilidad técnica se encuentran elementos que evalúan la parte ambiental,

financiera, socio-económica que permite ver la realidad de la propuesta para poder
seguir en su creación.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

76
 Guía de Procedimientos para el Control Interno
del Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica
Centro Médico el Valle, C.A.

5.4.2. EVALUACIÓN AMBIENTAL

EVALUACIÓN AMBIENTAL

La evaluación ambiental es el proceso formal empleado para predecir las

consecuencias ambientales de una propuesta donde se podrá realizar la
implementación de políticas para la puesta en marcha del desarrollo del proyecto.

Esta evaluación define los resultados del estudio ambiental que se debe realizar para
cuantificar y cualificar la injerencia que el proyecto causará al insertarlo en la empresa,
lo cual pude ser positivo o negativo.

Para el inicio de esta propuesta, fueron acondicionadas las aéreas de administración

incorporando las herramientas y mobiliarios que permitan cumplir con el registro,
control y evaluación de la propuesta. El desarrollo de esta propuesta no produce
impacto en el ambiente que evite que sea llevado a cabo su implementación ya que no
se genera impacto negativo en el desarrollo de las actividades de control interno del
departamento de caja de la clínica el valle.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

77
 Guía de Procedimientos para el Control Interno
del Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica
Centro Médico el Valle, C.A.

5.4.3. EVALUACIÓN FINANCIERA

La Evaluación Financiera es el proceso mediante el cual una vez definida la inversión

inicial, los beneficios futuros y los costos durante la etapa de operación, permite
determinar la rentabilidad de un proyecto. Esta evaluación tiene como objetivo Ordenar
y sistematizar la información de tipo monetario que proporcionaron las etapas
anteriores, elaborar los cuadros analíticos para la evaluación del proyecto y Evalúa los
antecedentes anteriores para determinar su rentabilidad.

Por medio de este estudio se busca determinar con la mayor precisión posible, la
cuantía de las inversiones, costos y beneficios de un proyecto, para posteriormente
compararlos y determinar la conveniencia de emprenderlo dentro de la empresa.

Para la implementación de la propuesta fue necesario el uso de materiales de oficina,

papelería y equipos lo cual no genero una inversión ya que fueron suministrados en la
empresa para él uso del desarrollo de la propuesta. Respecto a la inversión de equipos
no fue necesario debido a que la empresa cuenta con los recursos necesarios para su
debida utilización.

En lo que se refiere al personal la propuesta no requiere de inversión ya que son el

personal de la empresa que da información sobre el manejo de sus actividades dentro
del departamento de caja para el desarrollo de la propuesta.

El desarrollo de esta propuesta genera mejoras para el debido manejo en el

desenvolvimiento del control interno en las aéreas de la caja de la Clínica Centro
Médico el Valle C.A, contando con la debida información oportuna para cada actividad
que se necesite realizar.
ELABORADO POR: APROBADO POR:

78
 Guía de Procedimientos para el Control Interno
del Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica
Centro Médico el Valle, C.A.

5.4.4. EVALUACIÓN SOCIO-ECONOMICA

La evaluación socio-económica se refiere a los recursos económicos y financieros

necesarios para desarrollar las actividades y procesos para obtener los recursos
básicos que deben considerarse son el costo del tiempo, el costo de la realización y el
costo de adquirir nuevos recursos.

Esta propuesta socio-económica no afectara a la población lo que se necesita es

implementar las adaptaciones con el personar que laboran en el departamento de caja
de la Clínica Centro Medico el Valle C.A, generando cambios en el futuro para el
bienestar de la empresa en la orientación de conocimientos plasmados en la propuesta
a futuros empleados en el debido manejo para el área de caja.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

79
Guía de Procedimientos para el Control Interno
del Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica
Centro Médico el Valle, C.A.

80
 5.5. EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA

Después de haber evaluado los criterios que permita definir si la propuesta puede
ser admitida, se puede afirmar que, si es posible la ejecución de la propuesta de
políticas de control interno en el departamento de caja de Clínica Centro Médico el
Valle, C.A.

Luego de haber evaluado la parte técnica, ambiental, financiera y socio-económico

se evidencia que, si se cuenta con los recursos necesarios para el desarrollo de la
propuesta, lo que permite dar inicio a la propuesta.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

Guía de Procedimientos para el Control Interno

del Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica
Centro Médico el Valle, C.A.

5.6. DESARROLLO DE LA PROPUESTA

81
 INTRODUCCIÓN
En los últimos años ha surgido una gran evolución en materia de Control Interno
debido al mal manejo de ellos y a los fraudes ocurridos. Para esto Se han creado
nuevos requerimientos exigiendo una mayor transparencia en la información financiera
debida a la mayor complejidad, globalización y dependencia de los mercados de
valores. En este contexto las empresas deben contar con un Sistema de Control
Interno adecuadamente diseñado para el buen funcionamiento.

El estudio que se presenta a continuación resulta una herramienta importante para las
empresa que quieran realizar la implantación de un modelo de Control Interno basado
en las recomendaciones de políticas para el debido manejo del control interno en las
aéreas donde se ejecuta las actividades laborales. Para esto es necesario tener una
recopilación de los diferentes procedimientos con los que la empresa cuenta y así
ayudar a realizar una implantación de una herramienta informativa en la entidad.

Esta propuesta contiene los lineamientos a seguir para el desarrollo de las actividades
y manejo del control de cada función encontrada en ella.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

Guía de Procedimientos para el Control Interno

del Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica
Centro Médico el Valle, C.A.

POLITICAS DE CONTROL INTERNO

82
El control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos
coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar
sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contable. Dentro del control interno
se encuentra el control interno administrativo, financiero y contable.

Políticas de Control Interno Administrativo

 Se encarga de organizar los procedimientos y registros de los procesos de

transacciones y de actividades administrativas para fomentan la eficiencia de las
operaciones.
 Debe velar porque todas las actividades y recursos de la empresa estén acorde
con su plan general de metas y objetivos.
 Informar los procedimientos y métodos que se relacionan con las operaciones
de políticas e informes administrativos de la empresa e informar a las directivas.
 Monitorear la evaluación oportuna y el seguimiento preciso a la gestión
administrativa de la empresa.
 Velar y proteger todas las políticas y procedimientos administrativos y
gerenciales de la empresa.
 mejorar la eficiencia operacional.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

Guía de Procedimientos para el Control Interno

del Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica
Centro Médico el Valle, C.A.

POLITICAS DE CONTRO INTERNO

83
Políticas de Control Interno Financiero

 Se relacionan directamente con la protección de los recursos, tanto materiales

como financieros.
 Autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la
confiabilidad de la información financiera.
 Coordinar los procedimientos de organización para la protección de los activos,
asegurar que las cuentas y los informes financieros sean confiables.
 Todas las cuentas de los estados financieros deben ser protegidas por la
implementación de controles internos los cuales, deben ser sometidos
periódicamente a la prueba de eficiencia y cumplimiento.
 Tener el Control del efectivo, inventario, documentos y cuentas por cobrar,
propiedad , equipos, documentos y cuentas por pagar, pasivos acumulados y
capital contable.

Políticas de Control Interno Contable

 Custodia de los activos y elementos patrimoniales.

 salvaguardar los datos y registros contables.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

Guía de Procedimientos para el Control Interno

del Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica
Centro Médico el Valle, C.A.

POLITICAS DE CONTRO INTERNO

84
Características de los Programas de Auditoria
 Debe ser sencillo y comprensivo.
 Debe ser elaborado tomando en cuenta los procedimientos que se utilizarán de
acuerdo al tipo de empresa a examinar.
 El programa debe estar encaminado para alcanzar el objetivo principal.
 Debe desecharse los procedimientos excesivos o de repetición.
 El programa debe permitir al auditor examinar, analizar, investigar, obtener
evidencias para luego poder dictaminar y recomendar.
 Tener formatos pre establecido los cuales deben ser flexibles para que puedan ser
adecuados a un determinado tipo de empresa.
 El programa debe ser confeccionado en forma actualizada y con amplio sentido
crítico de parte del Auditor.

Ventajas del Programa de Auditoria

 Fija la responsabilidad por cada procedimiento establecido.

 Efectúa una adecuada distribución del trabajo entre los componentes del equipo
de auditoría y una permanente coordinación de labores entre los mismos.
 Establece una rutina de trabajo económico y eficiente.
 Asegura una adherencia a los Principios y Normas de Auditoría.
 Proporciona las pruebas que demuestren que el trabajo fue efectivamente
realizado cuando era necesario.
 Facilita la revisión del trabajo por un supervisor.
 Sirve como un historial del trabajo efectuado y como una guía para futuros
trabajos.
 Ayuda a evitar la omisión de procedimientos necesarios.

Programas de Auditoria
 Facilitar el cumplimiento ordenado de los procedimientos y evaluaciones de
naturaleza análoga.
 Servir de guía con el propósito de evitar en lo posible que incurra en omisiones o
repeticiones.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

85
 Guía de Procedimientos para el Control Interno
del Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica Centro
Médico el Valle, C.A.

POLITICAS DE CONTRO INTERNO

REVISIÓN DEL CONTROL INTERNO POR LOS AUDITORES.

 Los auditores revisan el control interno y preparan una descripción del sistema en
sus papeles de trabajo.
 llevan las pruebas de acatamiento para determinar qué efectividad tiene el
sistema.
 Realizan evaluación crítica de las debilidades y eficiencias del control interno.
 Las Auditorias pueden determinar los deberes y responsabilidades de los
empleados basándose en los cuadros de organización, las descripciones del
trabajo, las entrevistas con el personal, entre otros.
Políticas Financieras.
 Mantener actualizados los saldos de los pasivos.
 Promover la no repartición de dividendos para reorientarlos hacia la realización de
actividades de inversión.
 Determinar niveles máximos de endeudamiento.
 Los bienes inmuebles de la empresa deberán mantenerse siempre asegurados.
 Se debe elaborar estados de flujo de efectivo mensuales, a fin de poder
determinar la disponibilidad de este recurso, para garantizar la operatividad de la
empresa.
 Los Estados Financieros deberán presentarse mensualmente a los socios para su
respectivo análisis a fin de conocer su comportamiento y establecer planes de
acción.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

86
 Guía de Procedimientos para el Control Interno
del Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica
Centro Médico el Valle, C.A.

POLITICAS DE CONTRO INTERNO

Políticas de Operación Control de Efectivo.

 La Clínica Centro Médico el Valle C.A, mantiene un sistema operativo
(Softpro) para el registro de las operaciones administrativas,
contables, financieras en los cuales se detallen los ingresos
provenientes de de las áreas de cajas.
 Todas las operaciones efectuadas deben estar incluidas en los
resúmenes diarios del cierre de las cajas.
 Todas las operaciones registradas deberían estar autorizados por el
por el jefe inmediato.
 Los ingresos provenientes de las cajas se harán directamente en una
agencia bancaria a través depósitos de pagos, para luego ser
registrados y archivados en la empresa para su debido control.
 El dinero manejado se depositará en la cuenta bancaria a nombre:
Centro Médico el Valle C.A, con su respectivo sello y debidamente
endosado. Estos fondos serán depositados a más tardar el día hábil
siguiente a su recepción.
 Todo ingreso por cajas habilitadas para el manejo del dinero debe
estar respaldado por su respectiva factura, recibo de caja
registradora. Estos documentos servirán para soportar
adecuadamente la operación contable.
 El encargado de caja emitirá diariamente un reporte de ingresos.
ELABORADO POR: APROBADO POR:

87
 Evaluar los Procedimientos para el Control
Interno del Manejo del Flujo de Efectivo en la
Clínica Centro Médico el Valle, C.A.

POLITICAS DE CONTRO INTERNO

Políticas de Operación de Control de Efectivo.

 La Clínica Centro Médico el Valle C.A, mantiene un sistema operativo
(Softpro) para el registro de las operaciones administrativas, contables,
financieras en los cuales se detallen los ingresos provenientes de las
áreas de cajas.
 Todas las operaciones efectuadas deben estar incluidas en los
resúmenes diarios del cierre de las cajas.
 Todas las operaciones registradas deberían estar autorizados por el
por el jefe inmediato.
 Los ingresos provenientes de las cajas se harán directamente en una
agencia bancaria a través depósitos de pagos, para luego ser
registrados y archivados en la empresa para su debido control.
 El dinero manejado se depositará en la cuenta bancaria a nombre:
Centro Médico el Valle C.A, con su respectivo sello y debidamente
endosado. Estos fondos serán depositados a más tardar el día hábil
siguiente a su recepción.
 Todo ingreso por cajas habilitadas para el manejo del dinero debe
estar respaldado por su respectiva factura, recibo de caja registradora.
Estos documentos servirán para soportar adecuadamente la operación
contable.
 El encargado de caja emitirá diariamente un reporte de ingresos.
 Los ingresos recibidos no podrán ser utilizados para cubrir gastos o
pagos sin antes haber dado el correspondiente ingreso contablemente.
 Se debe llevar un libro de control auxiliar de bancos en el cual se
anotarán las remesas realizadas, cheques emitidos, cargos y abonos
efectuados en la cuenta.

88
 Los fondos depositados serán mensualmente conciliados con los
saldos bancarios correspondientes del mes, dentro de los primeros
cinco días del siguiente mes.
 Cualquier diferencia será investigada oportunamente por el
responsable y deberá ser revisada por otra persona.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

89
 Guía de Procedimientos para el Control Interno
del Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica
Centro Médico el Valle, C.A.

POLITICAS DE CONTRO INTERNO

Políticas de Operación de Emisión de Cheques.

 Los cheques emitidos serán efectivos únicamente cuando tengan la firma de las
personas que están registradas en el banco, para tal caso el Gerente, el
Director u otro designado por la junta directiva.
 No deben firmarse cheques en blanco, ni dejar de completar la información del
talón de la chequera para efectos de un mejor control.
 La documentación de pago se archivará por la numeración de los cheques del
banco, debiendo permanecer archivada durante un período mínimo de cinco
años posteriores a la fecha de cierre del ejercicio contable.
 Toda documentación que respalde un egreso por medio de cheque, deberá ser
estampada con un sello de cancelado, el cual debe mostrar número de cheque,
fecha de emisión y nombre del banco al que pertenece la cuenta.
 Deben prepararse mensualmente las conciliaciones bancarias
correspondientes, dentro de los primeros cinco días del mes siguiente.
 No se emitirán cheques pos-fechados bajo ninguna circunstancia.
 Todo cheque anulado deberá anexarse al Boucher con la palabra anulado y se
debe archivar igualmente como si hubiese sido emitido.
 Debe establecerse un día de la semana para la entrega de cheques, sean
éstos para compra de equipo, remodelaciones u otros gastos pertinentes.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

90
 Guía de Procedimientos para el Control Interno
del Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica
Centro Médico el Valle, C.A.

POLITICAS DE CONTRO INTERNO

Políticas de Operación Caja Chica.
 El monto del fondo de Caja Chica será establecido por el jefe de finanzas el cual
es el encargado de velar por la caja chica.
 Cualquier cambio de esta disposición sólo podrá hacerse previa aprobación de
los socios, debiendo considerarse las necesidades de la caja.
 Todo fondo de Caja Chica debe ser de uso exclusivo para cubrir las
necesidades operativas de la clínica.
 Todo gasto de Caja Chica en que se justifique la no existencia de una factura o
recibo de quién ha dado el bien o servicio, podrá ser soportado únicamente por
vale de caja chica, previa autorización del nivel correspondiente.
 Todo pago de Caja Chica debe estar respaldado por un documento, que reúna
los siguientes requisitos:
 No contener alteraciones ni borrones.
 Describir claramente el concepto del gasto.
 Mostrar sello o indicación de cancelado.
 Mostrar firma de recepción del bien o servicio.
 La Caja Chica debe ser liquidada o reembolsada al agotarse un 75% de la
misma o al final del mes, a efectos de contabilizar los gastos del período.
 Los formularios de los arqueos realizados deberán archivarse en forma
cronológica. En caso de que exista diferencia en Caja Chica y no cuadre, el
responsable deberá reintegrar el faltante o depositar el sobrante.
 Toda diferencia existente en los arqueos de caja chica deberá ser notificado al
encargado financiero, a fin de tomar medidas correctivas.
 Todo anticipo para compras y/o pagos tendrá que estar soportado por un vale
de Caja Chica, cuya validez estará en función de la firma que lo autorice, del
responsable de Caja Chica o del responsable que en su ausencia quede
habilitado para tal función
ELABORADO POR: APROBADO POR:

91
 Evaluar los Procedimientos para el Control
Interno del Manejo del Flujo de Efectivo en la
Clínica Centro Médico el Valle, C.A.

POLITICAS DE CONTRO INTERNO

Políticas Organización de Compras.

 El responsable de compras elabora una programación trimestral, de los
materiales y requisición necesarios para salvaguardar la protección del paciente.
 La programación de compra guardará relación directa con las necesidades de
acuerdo con las existencias en clínica para contar con una buena imagen
crediticia y tener acceso a descuentos por pronto pago, se deberá llevar un
registro actualizado de los diversos movimientos de proveedores.
 El responsable de inventarios verificará que siempre se tengan las existencias
establecidas las compras.
 El responsable de compras verificará si los pedidos recibidos cumplen con las
características solicitadas, tanto en cantidad como en especificaciones propias
del producto.
Políticas del Jefe de Finanzas

 Revisar los cuadres de caja presentados por los cajeros.

 Revisar los sobrantes o faltantes que se presentan en el sistema.
 Autorizar arqueo de caja.
 Intervenir ante situaciones que genere conflicto dentro del área de caja y tomar
las medidas correspondientes.
 Recibir los documentos que emite cada cajero en su turno y firmar el formato de
corte de documentos presentados por el jefe de caja.
 Supervisar las actividades realizadas por el jefe de caja y los cajeros.
 Elaborar los depósitos donde se detalla los recaudos en efectivo y cheque para
entregar a la persona encargada de depositarlos en el banco.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

92
 Guía de Procedimientos para el Control Interno del
Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica Centro Médico
el Valle, C.A.

POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO

Políticas del JEFE DE CAJA

 Al inicio del día recopilar las recaudaciones de los cajeros mediante el informe
de las liquidaciones de caja.
 Revisar los cuadres de caja presentados por los cajeros.
 Colocar los paquetes en bolsas y colocarlos en la caja fuerte.
 Custodiar la caja fuerte.
 Ser responsable de la caja fuerte.
 Realizar el resumen de los cuadres de las cajas de todos los turnos.
 Revisar los sobrantes o faltantes que se presentan en el sistema e indagar su
origen.
 Autorizar los cambios de turno o reemplazos de los cajeros.
 Intervenir ante situaciones que generen conflictos dentro del área de caja y
tomar las medidas correspondientes.
 Recibir los documentos que emite cada cajero en su turno y firmar el formato de
corte de los documentos presentados por el jefe de caja.
 Supervisar las actividades de los cajeros.
 Dirigir, coordinar y supervisar el trabajo de los cajeros de los turnos de la noche
y del día siempre que sea necesario.
 Realizar modificaciones en el sistema de transacciones erróneas como
consecuencia de equivocaciones de los cajeros.
 Realizar las anulaciones de transacciones.
 Obtener un reporte de las anulaciones y modificaciones que se autoricen
durante el día y entregar al jede de finanzas para su archivo.
 Observar el cierre de caja en los turnos que se encuentran en su horario de
trabajo.
ELABORADO POR: APROBADO POR:

93
 Guía de Procedimientos para el Control Interno del
Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica Centro
Médico el Valle, C.A.

POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO

 Realizar arqueo de cajas sorpresivos en todos los turnos al menos una vez al
mes o cuando la situación lo amerite.
 Llevar un control acerca de los turnos de los cajeros, así como de las faltas y
cambios de turnos.
 Realizar el reconteo de los valores recaudados entregados por los cajeros.
 Realizar las liquidaciones de caja del reporte emitido por el sistema y entregarlo
al jefe de finanzas junto con las recaudaciones emitidas en el día por el cajero.
 Llevar un control de las facturas que se entrega a cada cajero y solicitar su
debida reposición en el tiempo oportuno

ELABORADO POR: APROBADO POR:

94
 Guía de Procedimientos para el Control Interno
del Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica
Centro Médico el Valle, C.A.

POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO

CAJERO OPERADOR:

Función:

 Notificar al jefe de caja ante cualquier situación de anulación de transacciones.

 Realizar el conteo del dinero una vez culminado su turno y comparar lo
recaudado con el reporte que emite el sistema.
 Entregar al jefe de caja los valores recaudados junto con los documentos
obtenidos en su turno (cheques, facturas, tarjetas, notas de crédito).
 Firmar y entregar el resumen de los documentos al jefe de caja.
 Reportar al jefe de caja el mismo día sobre correcciones en las transacciones
realizadas.
 Ser responsables de llevar un control de todas las actividades realizadas en su
turno durante su operación en caja.

POLITICAS PARA LA CAJA FUERTE:

 El área de caja es un área restringida y solo tendrá acceso personas

autorizadas.
 La caja fuerte debe tener una contraseña, la cual debe ser del conocimiento del
jefe de caja y del jefe de finanzas.
 El dinero recaudado se conserva en la caja fuerte hasta su entrega al jefe de
finanza para luego ser deposita al banco.
 la revisión de la caja fuerte debe ser realizada por el jefe de caja o jefe de
finanzas.
 Las funciones de custodia son emitidas en la caja fuerte por el jefe de caja.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

95
 Guía de Procedimientos para el Control Interno
del Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica
Centro Médico el Valle, C.A.

POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO

POLÍTICAS PARA EL ÁREA DE CAJA:

Políticas Generales:

 El área de caja debe ser un lugar restringido, solo tendrán acceso las personas
que se encuentren involucradas directamente con el área.
 Cada cajero debe poseer una clave para ingresar al sistema operativo Softpro,
la clave debe ser confidencial e intransferible.
 Los cajeros deberán tener su lugar de trabajo ordenado.
 Si el cajero necesita salir por alguna razón del área de trabajo deberá dejar con
llave el cajón donde se encuentra el dinero recaudado.
 Todo faltante de caja injustificado será descontado del sueldo del cajero.
 Las recaudaciones se depositan al siguiente día una vez culminado el último
turno de los cajeros.
 Las facturas elaboradas a nombre del cliente deberán contener todos los datos
exigidos por la ley.
 Todo valor recaudado deberá tener un reporte como soporte, el mismo que
deberá ser entregado al departamento de finanzas en el tiempo establecido.
 Las facturas serán archivadas en el departamento de finanzas.
 Los errores deberán ser comunicados al jefe de caja.
 Los cajeros deberán de proceder en sus operaciones de acuerdo a las políticas
y procedimientos establecidos.
 Todo cajero debe ser responsables de llevar un control de todas las actividades
realizadas en su turno durante su operación en caja.
 No se pueden anular las transacciones sin autorización de los respectivos jefes
ELABORADO POR: APROBADO POR:

96
 Evaluar los Procedimientos para el Control
Interno del Manejo del Flujo de Efectivo en la
Clínica Centro Médico el Valle, C.A.

POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO

POLÍTICAS ESPECÍFICAS ÁREA DE CAJA:
1. Forma de Pago.

Efectivo:

 El dinero recibido deberá ser contado dos veces y verificado en el detector de

billetes falsos.
 No se aceptarán billetes rotos o en mal estado.

Cheques:

 No se aceptarán cheques sin firmas o que estén en mal estado.

 El cheque debe estar girado a nombre de la CLÍNICA CENTRO MÉDICO EL
VALLE C.A.
 Por ningún motivo se aceptarán cheques posfechados.
 Se aceptarán cheques de entidades financieras locales.

Tarjeta de crédito:

 Se aceptarán como tarjetas de créditos Visa, Master y American Express.

 Los vouches generados por cobro con tarjetas de crédito deben ser firmados por
el cliente.
 Para cancelar la forma de pago con tarjeta en caso de que el cliente solicite
cancelar una factura a crédito.
 Se aceptan tarjetas de crédito a partir 100 Bsf como monto mínimo.

2. Cumplimiento de horario.

 Los cajeros deberán cumplir puntualmente con su horario y lugar de trabajo

asignado.
 Los cajeros que no pueden asistir al lugar de trabajo deberá notificar al jefe de
caja.

97
  Todo atraso de su jornada laboral será descontado del sueldo

ELABORADO POR: APROBADO POR:

Guía de Procedimientos para el Control Interno del

Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica Centro
Médico el Valle, C.A.

POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO

3. Utilización del sistema del área de caja:

 El usuario debe tener clave de acceso al sistema, la misma debe ser personal e
intransferible.
 Los cajeros deberán de llenar los campos del sistema que se considere
obligatorios.
 Las facturas serán elaboradas con los datos del cliente si así lo requiere el
mismo.
 Antes de guardar en el sistema e imprimir la factura, los cajeros deberán de
revisar que la forma de pago sea la correcta.
 El egreso de caja debe elaborarse siempre que exista una devolución de dinero.
 La modificación o anulación de los movimientos ingresados por los cajeros debe
ejecutarse con autorización del jefe de caja.

4. Atención al cliente:

 Los cajeros tienen la obligación de ofrecer una buena atención al cliente,

98
 ofreciendo información del precio de los servicios que ofrece la Clínica Centro
Médico el Valle C.A, en caso de que el cliente lo solicite.
 Los cajeros deberán de preguntar el nombre y la edad del paciente para aplicar
la el debido llenado de la factura.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

Evaluar los Procedimientos para el Control Interno del

Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica Centro Médico
el Valle, C.A.

POLITICAS DE CONTRO INTERNO

5. Cierre de caja:

 Al momento de realizar el cierre de caja, se deberá colocar un letrero que

indique al cliente que la caja se encuentra en cierre de caja.
 El jefe de caja deberá llevar archivos actualizados de los documentos que se
elaboran y que corresponden al área.
 El jefe de caja deberá llevar los paquetes del dinero recaudado en cada turno a
la caja fuerte acompañado de un seguridad.
 El jefe de caja será la única persona autorizada de realizar el corte de caja del
sistema del cajero.
 El reporte de la caja deberá ser firmado por el jefe de caja del departamento y
por el cajero de turno.
 Todo cajero debe tener el reporte con el cierre de puntos de ventas y el cierre

99
 que emite el sistema de los recaudos de las operaciones realizadas.

6. Notas de Crédito:

 Las notas de créditos se elaborarán con previa autorización de la administración

siempre que el cliente presente la factura original.
 Se otorgará una nota de crédito cuando exista devolución de dinero.
 La nota de crédito se aplicará como forma de pago siempre que el cliente
adquiera un servicio.
 La original de la nota de crédito deberá ser entregada al cliente.
ELABORADO POR: APROBADO POR:

Evaluar los Procedimientos para el Control Interno del

Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica Centro Médico
el Valle, C.A.

POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO sobre Procedimiento para el servicio de

laboratorios y Rayos X
Responsable Actividades
Cliente 1. Entrega orden de examen para cancelar el servicio.

cajero 2. Recibe e ingresa al sistema para seleccionar el tipo de

examen y detallar los datos del paciente, determinar el
servicio y precio del examen en el sistema. En caso de un
cliente interno se realiza la búsqueda del nombre para
seleccionar el descuento respectivo para determinar el
precio.
3. Preguntar al cliente su forma de pago (efectivo, cheque,
tarjeta).
3. Si se recibe efectivo:
 Ingresar la forma de pago en los campos
correspondientes del sistema.
 Elaborar la factura en original y dos copias.
4. Si se recibe cheques:
 Ingresa la forma de pago en los campos
correspondientes del sistema.
 Elaborar la factura en original y dos copias.

100
ELABORADO POR: APROBADO POR:

Evaluar los Procedimientos para el Control Interno del

Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica Centro Médico
el Valle, C.A.
POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO sobre Procedimiento para el servicio de
laboratorios y Rayos X
Responsable Actividades
Cajero 5. Si se recibe tarjeta de crédito:
 Ingresa la forma de pago en los campos
correspondiente del sistema.
 Obtener el voucher en original y copia, el cliente firma
la original y se archivar temporalmente y la copia se le
entrega al cliente. Al finalizar el turno del voucher se
introduce en el paquete junto con lo recaudado en el
día.
 Elaborar la factura en original y dos copias.
Si se recibe tarjeta de Débito:
 Ingresa la forma de pago en los campos
correspondiente del sistema.
 Obtener el voucher en original y copia, la original se
archivar y la copia se le entrega al cliente. Al finalizar
el turno del voucher se e introduce en el paquete
junto con lo recaudado en el día.

Cliente 6. recibe documentos, factura original, copia de la factura y

la orden de examen.
Cajero 7. Al terminar el cierre de caja, entregar las facturas con
sus copias al departamento de finanzas.

101
 Jefe de Finanzas 8. Recibe el paquete, cuanta los recibido y envía al banco
los cheque y el dinero recaudado. en caso de sobrantes
o faltantes confronta con el cajero y jefe de caja para
obtener el motivo. los voucher de las tarjetas de créditos
los archiva. entrega los documentos en contabilidad. .

Contabilidad 9. Al finalizar cada turno recibe las facturas y las archiva.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

Guía de Procedimientos para el Control Interno del

Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica Centro Médico
el Valle, C.A.
Control Interno para el Procedimiento de Ingreso de pacientes en Emergencia.
Responsable Actividades
Cliente Entrega orden de examen para cancelar el servicio.
cajero Recibe e ingresa al sistema para seleccionar el tipo de
examen y detallar los datos del paciente, determinar el
servicio y precio del examen en el sistema. En caso de un
cliente interno se realiza la búsqueda del nombre para
seleccionar el descuento respectivo para determinar el
precio.
Preguntar al cliente su forma de pago (efectivo, cheque,
tarjeta).
Si se recibe efectivo:
 Ingresar la forma de pago en los campos
correspondientes del sistema.
 Elaborar la factura en original y dos copias.
Si se recibe cheques:
 Ingresa la forma de pago en los campos
correspondientes del sistema.
 Elaborar la factura en original y dos copias.
Si se recibe tarjeta de crédito:
 Ingresa la forma de pago en los campos
correspondiente del sistema.
 Obtener el voucher en original y copia, la original se
archiva temporalmente y la copia se le entrega al cliente.
Al finalizar el turno del voucher se e introduce en el
paquete junto con lo recaudado en el día
 Elaborar la factura en original y dos copias

102
 7.Si se recibe tarjeta de Débito:
 Ingresa la forma de pago en los campos
correspondiente del sistema.
 Obtener el voucher en original y copia, la original se
archivar y la copia se le entrega al cliente. Al finalizar el
turno del voucher se e introduce en el paquete junto
con lo recaudado en el día.
Cliente Recibe documentos, la factura original copia de la factura y la
orden de examen.
Cajero Al terminar el cierre de caja, entregar las facturas con sus
copias al departamento de contabilidad.
Jefe de Finanzas Recibe el paquete, cuanta los recibido y envía al banco los
cheque y el dinero recaudado. en caso de sobrantes o
faltantes confronta con el cajero y jefe de caja para obtener el
motivo. los voucher de las tarjetas de créditos los archiva.
entrega los documentos en contabilidad.
Contabilidad Al finalizar cada turno recibe las facturas y las archiva.
ELABORADO POR: APROBADO POR:

103
 Guía de Procedimientos para el Control Interno del
Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica Centro
Médico el Valle, C.A.
Control Interno para el Procedimiento de ingreso a Pacientes por
Hospitalización.
Responsable Actividades
Cliente Se acerca a cancelar el abono inicial para adquirir los
servicios de hospitalización.
cajero Pregunta al cliente su forma de pago (efectivo, cheque,
tarjeta de crédito, póliza de seguros).
1. Si se recibe efectivo:
 Ingresar la forma de pago en los campos
correspondientes del sistema.
 Elaborar la factura en original y dos copias.
2. Si se recibe cheques:
 Ingresa la forma de pago en los campos
correspondientes del sistema.
 Elaborar la factura en original y dos copias.

3. Si se recibe tarjeta de crédito:

 Ingresa la forma de pago en los campos
correspondiente del sistema.
 Obtener el voucher en original y copia, la original se
archiva temporalmente y la copia se le entrega al
cliente. Al finalizar el turno del voucher se e
introduce en el paquete junto con lo recaudado en el
día.
6.Si se recibe tarjeta de Débito:
 Ingresa la forma de pago en los campos
correspondiente del sistema.
 Obtener el voucher en original y copia, la original se
archivar y la copia se le entrega al cliente. Al finalizar

104
 el turno del voucher se e introduce en el paquete
junto con lo recaudado en el día.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

Guía de Procedimientos para el Control Interno del

Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica Centro
Médico el Valle, C.A.

Control Interno para el Procedimiento de ingreso a Pacientes por

Hospitalización.
Responsable Actividades
Cajero 4. Si es por seguro:
 llamar a la entidad del seguro, dar los datos del
paciente y hacer referencia de la clínica donde
ingresado el paciente. Esperar clave de cobertura.
 En caso de no cubrir competo el seguro, hacer la
cancelación de los servicios ofrecidos al paciente.
Cliente
5. Recibe documentos, la factura original copia de la
factura y la orden de examen.
Cajero
6. Al terminar el cierre de caja, entregar las facturas con
sus copias al departamento de contabilidad.
Jefe de Finanzas Recibe el paquete, cuanta los recibido y envía al banco
los cheque y el dinero recaudado. en caso de
sobrantes o faltantes confronta con el cajero y jefe de
caja para obtener el motivo. los voucher de las tarjetas
de créditos los archiva. entrega los documentos en
contabilidad.
Contabilidad

7. Al finalizar cada turno recibe las facturas y las archiva.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

105
 Guía de Procedimientos para el Control Interno del
Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica Centro
Médico el Valle, C.A.
Políticas y Procedimientos para el Egreso de Pacientes Hospitalizado.
Responsable Actividades
Cliente  Se acerca a cancelar los valores que adeuda por la
hospitalización
Cajero  Ingresa al sistema, verifica deudas pendientes y el
regreso del paciente con todos los gastos de la
hospitalización. y comunica al cliente la deuda a
cancelar.
 Preguntar al cliente su forma de pago( efectivo ,
cheque, tarjeta)
Si se recibe efectivo:
 Ingresar la forma de pago en los campos
correspondientes del sistema.
 Elaborar la factura en original y dos copias.
Si se recibe cheques:
 Ingresa la forma de pago en los campos
correspondientes del sistema.
 Elaborar la factura en original y dos copias.
Si se recibe tarjeta de crédito:
 Ingresa la forma de pago en los campos
correspondiente del sistema.
 Obtener el voucher en original y copia, la original
se archiva temporalmente y la copia se le entrega
al cliente. Al finalizar el turno del voucher se e
introduce en el paquete junto con lo recaudado en
el día.
 Elabora factura en original y dos copias.
 Firma y sella los documentos
cliente  Recibe documentos, la factura original copia de la
factura y la orden de examen.
Cajero  Al terminar el cierre de caja, entregar las facturas con
sus copias al departamento de contabilidad.
Jefe de Finanzas  Recibe el paquete, cuanta los recibido y envía al banco

106
 los cheque y el dinero recaudado. en caso de sobrantes
o faltantes confronta con el cajero y jefe de caja para
obtener el motivo. los Boucher de las tarjetas de
créditos los archiva. entrega los documentos en
contabilidad.
Contabilidad  Al finalizar cada turno recibe las facturas y las archiva.
ELABORADO POR: APROBADO POR:

Guía de Procedimientos para el Control Interno del

Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica Centro
Médico el Valle, C.A.
Políticas de Control Interno para el Procedimiento de Facturación Pacientes
por Convenio
Responsable Actividades
Cliente  Entrega documentos con sello de convenio.

Cajero  Recibe documentos e Ingresa al sistema, busca el

nombre del paciente y determina el precio del servicio.
 Elabora la factura en original y dos copias. y entrega
original al cliente, Indica al cliente que firme los
documentos.
Cliente  Firma documentos y los entrega al cajero
 Recibe documentos firmados y devuelve factura
original al cliente con su orden de examen. e indica al
Cajero cliente que está listo para proceder a sus exámenes.
 Al término el de cierre de caja entrega copia de la
factura a contabilidad.

Contabilidad  Al finalizar cada turno recibe las facturas y las archiva.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

107
 Guía de Procedimientos para el Control Interno del
Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica Centro
Médico el Valle, C.A.
Políticas de Control Interno para el Procedimiento de Notas de Crédito por
Devolución de Dinero.
Responsable Actividades
Cliente  Entrega factura original autorizada para entregar nota
de crédito
 Recibe factura original autorizada, realiza la
búsqueda de la factura en el sistema. determina el
motivo para otorgar nota de crédito por devolución de
Cajero dinero y almacena información.
 Aplica devolución de dinero a través de un egreso de
caja en el sistema y almacena información , elabora la
nota de crédito en original y dos copias y entrega al
cliente para que la firme
Cliente  Firma documento y lo entrega
Cajero  Recibe documento, entrega el dinero. Guarda la
factura.
Cliente  Recibe el dinero, la factura original para la devolución
y factura original de la nota de crédito.
Cajero  Al término del cierre de caja entrega copia de la
factura a contabilidad
Jefe de Finanzas  Recibe el paquete, cuanta los recibido y envía al
banco los cheque y el dinero recaudado. en caso de
sobrantes o faltantes confronta con el cajero y jefe de
caja para obtener el motivo. los voucher de las
tarjetas de créditos los archiva. entrega los
documentos en contabilidad. .
Contabilidad  Recibe copias de las facturas y lo archiva.
ELABORADO POR: APROBADO POR:

108
 Guía de Procedimientos para el Control Interno del
Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica Centro
Médico el Valle, C.A.
Políticas de Control Interno para el Procedimiento del Cierre de Caja.
Responsable Actividades
jefe de Caja  Realiza el corte del reporte en el sistema para
entregarlo al cajero.
Cajero  Recibe el corte del reporte.
 Cuenta el dinero recaudado en efectivo, cheque,
tarjetas de crédito. comprobar la veracidad de los
billetes.
 Ordena las copias de las facturas en orden
cronológico obtenido durante el día.
 Compara los documentos y lo recaudado con el
reporte que emite el sistema y procede a firmarlos.

Jefe de Caja  Elabora liquidación de caja (detalla los valores

recaudados, cheques, tarjeta de crédito y los firma.
 Recibe el paquete y cuenta lo obtenido.
 Guarda el paquete para ser entregado al jefe de
finanzas al día siguiente.
jefe de Finanzas  Recibe el paquete, cuanta los recibido y envía al
banco los cheque y el dinero recaudado. en caso de
sobrantes o faltantes confronta con el cajero y jefe
de caja para obtener el motivo. los voucher de las
tarjetas de créditos los archiva. entrega los
documentos en contabilidad.
Contabilidad  Recibe los documentos y los archiva.
ELABORADO POR: APROBADO POR:

109
 Guía de Procedimientos para el Control Interno del
Manejo del Flujo de Efectivo en la Clínica Centro
Médico el Valle, C.A.

FORMULARIO

ELABORADO POR: APROBADO POR:

110
 ARQUEO DE CAJA

DIA - MES - AÑO -

SALDO SEGÚN SISTEMA:

DETALLE DEL ARQUEO: BILLETES

CANTIDAD VALOR VALOR TOTAL

TOTAL BILLETES Bsf:

DETALLE DEL ARQUEO: MONEDAS

CANTIDAD VALOR VALOR TOTAL

TOTAL MONEDAS Bsf:

DETALLE DEL ARQUEO: CHEQUES

CANTIDAD VALOR VALOR TOTAL

TOTAL CHEQUES Bsf:

TOTAL ARQUEO:
FALTANTE:
SOBRANTE:

CAJERO: AUDITOR: JEFE DE CAJA:

111
 ARQUEO DE CAJA CHICA
EFECTUADO EL DIA MES AÑO
HORA DE INICIO:
HORA DE TERMINACION:

DESGLOCE DE MONEDAS Y BILLETES

MONEDAS
CANTIDAD DENOMINACION IMPORTE

TOTAL, MONEDAS:
BILLETES
CANTIDAD DENOMINACION IMPORTE

TOTAL, BILLETES:

TOTAL, MONEDAS Y BILLETES:

JEFE DE CAJA JEFE DE FINANZAS

AUDITOR

112
 VALE DE CAJA CHICA

Bsf.

A FAVOR DE:

POR LA SUMA DE:

DIA MES AÑO
QUE CANCELARA EFECTIVO
DESCONTADO POR NOMINA

Ciudad Aprobado por: Recibí Conforme:

VALE DE CAJA

113
 Bsf.

A FAVOR DE:

POR LA SUMA DE:

DIA MES AÑO
MOTIVO DEL GASTO:

CIUDAD APROBADO POR: RECIBÍ CONFORME:

LIQUIDACIÓN DE CAJA
DESGLOCE DE LO CONTENIDO EN CAJA
CAJERO OPERADOR

AÑO DIA MES

NOMBRE DEL CAJERO

TUENO:
114
HORA DE INICIO:
HORA DE TERMINACION:

BILLETES

CANTIDAD VALOR VALOR TOTAL

TOTAL:

MONEDAS
CANTIDAD VALOR VALOR TOTAL

TOTAL:

VALES POR GASTOS VARIOS:

TOTAL, OBTENIDO:

FIRMA DEL CAJERO

C.I. N°.

115