MANUAL SISTEMA

Q-BIZ
MODULO CONTABILIDAD
VERSIÓN PRELIMINAR

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Contenido
MANUAL SISTEMA 1
Q-BIZ 1
MODULO CONTABILIDAD 1
Operación General 3
Acceso sistema a través de la VPN 4
Menú modulo contabilidad 5
Gestión de compras 8
Fondos por rendir 8
Solicitud de fondo por rendir 10
Rendición de un fondo previamente solicitado 11
Rendición, sin documento mercantil. 11
Rendición de factura de compra 13
Rendición de Boleta de Honorarios 14
Conciliación bancaria por sucursal 15
Proceso de conciliación. 15
Proceso de desconciliación 18
Cobro y Pago de cuota Inspectorial 19
Generación del compromiso de pago (deuda en Sucursal) 19
Pago del compromiso (pago desde Sucursal a Central) 21

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 Presentación
El presente documento tiene como objetivo ser una guía funcional para la ejecución de
procesos administrativos de la Congregación Salesiana soportados a través de la plataforma Q-Biz.

El destinatario de esta guía corresponde a un usuario familiarizado con los procesos internos
de la Congregación previamente inducido o habituado con la terminología e interfaz gráfica de la
plataforma del software.

No es afán de este documento dar cuenta de procesos de negocio en su definición, sino

proporcionar indicaciones para el correcto uso del software Q-Biz.

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Acceso sistema a través de VPN

En el escritorio se encuentra un acceso directo al sistema al cual debe dar doble click para
ingresar.

Se desplegará la siguiente ventana:

Ingresar nombre de usuario, contraseña, empresa y luego clickar aceptar.

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Menú modulo contabilidad

El módulo de contabilidad cuenta con un menú que se compone por:

● Administración
● Finanzas
● Gestión
● Gestión Compra
● Gestión venta
● Subvención

En el costado izquierdo de la pantalla encontrará los componentes del menú antes

mencionados.

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Cada componente tiene un signo +. Al clickarlo desplegará opciones por cada ítem.

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Este es un ejemplo de detalle de ítem. En la imagen se puede apreciar “Administración” y
“Finanzas”

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Gestión de compras

En la carpeta gestión de compras se encuentran varios subcarpetas que describimos a

continuación:

Fondos por rendir

Está configurado como un proceso QBiz soportado a través de 4 documentos: uno
para realizar una solicitud de fondo y otros tres para ser rendidos o declarados.

Se ha dispuesto que las solicitudes sean aprobadas por parte de una jefatura o
supervisor inmediato antes de generarse la contabilización. Véase imagen 1.

Imagen 1 Flujo de aprobación para el proceso de fondos por rendir

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 Es posible acceder directamente a los documentos que soportan este proceso
mediante la aplicación para ingreso de documentos o a través del menú vía Menú-
>Gestión Compra->Fondos Por Rendir.

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Solicitud fondo por rendir
La solicitud de fondos por rendir se considera como una acción a futuro, es decir,
dinero que será gastado por la persona en actividades de la empresa, para, a su vez, ser
rendida posteriormente.

Al entrar a solicitud de fondo por rendir el usuario encontrará la siguiente ventana en

la que debe clickar en el icono leer . Con esto el sistema asignará automáticamente el
número de solicitud.

Luego ingrese el Rut del funcionario encargado de rendir posteriormente el dinero, el

centro de costo, la sucursal y el tipo de rendición.

A través de este ícono se debe ingresar la rendición de fondos.

Imagen 2 Ingreso de solicitud de fondo por rendir

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 Para el ingreso de este documento todos sus campos son de carácter obligatorio.
Cuenta con foliación propia, es decir, no depende de la entidad y es asignado
automáticamente por el sistema.

En su línea de detalle debe ingresarse el concepto “GASTOS” e indicar el monto que se

solicita.

Una vez que han sido ingresados todos los datos, haga clic en “Enviar” para expedir el
documento para aprobación. El documento se contabilizará una vez que sea aprobado.

También puede hacer clic en grabar, pero esto sólo guardará el archivo sin generar
ningún asiento contable. Tampoco se hará el envío para aprobación.

Rendición fondo previamente solicitado

El sistema tiene definido cuatro formas y documentos para que el usuario pueda
rendir fondos:

- Factura De Compra Rendición

- Rendición Fondos
- Boletas Honorarios Rendición
- Boleta De Compra Rendición

En todas las rendiciones se debe indicar o asociar una solicitud de fondos por rendir
previamente existente.

Esta acción queda sujeta aprobación por parte de las jefaturas. Sólo con la aprobación
de ambos se generará la contabilización respectiva.

Para realizar una rendición sin documento tributario puede utilizar el

documento”RENDICIÓN DE FONDOS”.

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Imagen 3 Ingreso de rendición de gastos

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Rendición factura de compra

Se puede realizar rendiciones sólo si existe la factura de compra, seleccionado el

documento “FACTURA DE COMPRA RENDICIÓN”.

En la aplicación de ingreso de documento debe seleccionar el documento, digitar el

folio o número de documento en el campo “Número”, luego seleccionar el campo
“Proveedor” y clickar en leer. Entonces podrá ingresar todos los datos del documento.
Una vez finalizado clickar en enviar.

Imagen 4 Ingreso de una rendición de gastos con Factura

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Rendición Boleta de Honorarios

En este sección se deben ingresar las boletas de honorarios a rendir seleccionando el

documento “BOLETA DE HONORARIOS RENDICIÓN”.

En la aplicación de ingreso de documento debe seleccionar el documento, digitar el

folio o número de documento en el campo “Número”, luego seleccionar el campo
“Proveedor” y clickar en leer. Entonces podrá ingresar todos los datos del documento.
Una vez finalizado clickar en enviar.

Imagen 5 Ingreso Documento "Boleta honorarios rendición"

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Conciliación bancaria por sucursal
Desde el menú se accede mediante Menú -> Finanzas -> Tesorería -> Gestión
Banco. Allí tendrá disponible el acceso a la aplicación de cartolas y a los procesos de
Conciliación y Des conciliación bancaria.
El proceso de conciliación consiste en seleccionar dos registros, uno desde la cartola y
otro desde la contabilidad que hacen referencia a un mismo hecho, como una
transferencia en dinero en contra o favor, o el cobro de un cheque previamente emitido.

Para el caso de la Des conciliación será la eliminación de este emparejamiento de

registros.

Proceso de conciliación
Para realizar el proceso de conciliación
debe seleccionar el proceso o transacción desde el
menú llamado “Conciliación Bancaria”. Véase
imagen 5.

En el centro de la aplicación se desplegará la

consulta o transacción con un formulario de
cabecera y sin registros en su sección de detalle
(véase imagen 7).

Es necesario que el usuario defina todos los campos de filtro en

la cabecera del formulario, es decir, Ejercicio, Cuenta, Cartola, Fecha
Desde y Fecha Hasta. Después debe clickar en el icono de actualizar o presionar la
tecla F5.

Imagen 7 Conciliación bancaria sin datos

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 Si existen registros en la contabilidad como en la cartola dentro de los rangos
especificados, estos serán desplegados como se muestra en la imagen 9.

Imagen 8 Conciliación bancaria con datos

Imagen 9 Conciliación Bancaria

En esta sección, en la columna de la izquierda, deberá seleccionar los registros que

deberán ser conciliados, uno desde la contabilidad y otro desde la cartola. Una vez
seleccionados clickar en “Procesar”.

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 Imagen 10 Conciliación bancaria

Se desplegará una ventana pidiendo confirmar si se encuentra seguro o no de

procesar los registros seleccionados.

Imagen 11 Conciliación Bancaria Exitosa

Si no se detectan errores, aparecerá un mensaje informando de la operación

exitosa y los registros afectados, como se observa en la imagen 12.

Podría también producirse un error, como el descrito en la imagen 13, cuando se

genera una diferencia del monto o el monto no tiene diferencia cero.

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 Imagen 12 Conciliación bancaria error

Proceso de desconciliación
En el centro de la aplicación se desplegará la consulta o transacción con un
formulario de cabecera y sin registros en su sección de detalle, al igual que en el proceso
de conciliación.

Es necesario que el usuario defina todos los campos de filtro en la cabecera del
formulario, es decir, Ejercicio, Cuenta, Cartola, Fecha Desde y Fecha Hasta, después debe
hacer clic en el icono de actualizar o presionar la tecla F5.

Imagen 13 Desconciliación bancaria

Si existen registros ya conciliados previamente, estos serán desplegados como se

muestra en la imagen 14. Allí debe seleccionar o marcar los registros a desemparejar y
luego presionar el botón “Procesar”. La operación efectuada de forma exitosa desplegará
una ventana de mensaje indicando el número de registros afectados

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 Imagen 14 Desconciliación bancaria exitosa

Pago de cuota Inspectorial

Con la idea de simplificar el proceso de pago y cobro de las cuotas inspectoriales,
se ha configurado el proceso para que el administrador o contador de un colegio gene los
asientos contables que representan deuda, como también el pago específico de la cuota,
abstrayendo al usuario de la necesidad de crear manualmente los asientos de deuda,
amortización y pago.

Pago del compromiso (pago desde Sucursal a Central)

Para realizar el pago, el usuario encargado de cada
sucursal debe utilizar la aplicación de traspasos accesible
desde el menú, yendo a Finanzas -> Tesorería ->Traspaso. Allí
deberá seleccionar el Tipo de Traspaso “PAGO CUOTA
ADMINISTRACIÓN”. Luego clickar en el icono “Leer” al
costado de la cuenta con los compromisos. Esto último
obtendrá los compromisos de pago, desplegándolos en la
grilla abajo, como se observa en la imagen a continuación.

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 Imagen 20 Muestra compromisos de pago

Luego debe seleccionar uno o varios registros de la grilla de compromisos de pago.

Una vez seleccionados clickar en la fecha que apunta hacia abajo . Al realizar esto el o
los registros aparecerán en la grilla inferior de pagos, como se observa en la imagen

Ahora debe seleccionar la cuenta contable caja o banco mediante la cual pagará la
cuota.

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 Imagen 21 Selección de cuota a pagar
Una vez seleccionada la cuenta corriente para el pago, clickar en “Agregar
subtotales” . Al realizar esto se desplegará una línea debajo del compromiso de pago. Si
esta línea aparece en color amarillo y rojo es un indicativo de que falta algún dato para su
contabilización.

Imagen 22 Define medio de pago

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 Podrá definir cómo realizará
el pago mediante
documento “CHEQUE
COMPUTACIONAL” o
“CARGO O ABONO
BANCARIO”. Este último
debiese aplicar para una
transferencia.

Haga doble clic en campo

cuenta de la línea resalta en
amarillo y rojo, donde se
desplegar la ventana
“Movimiento de Pago”.

En esta los campos o

atributos resaltados en
negrita indicar qué es un
dato obligatorio. En este
caso el dato corresponde al tipo de documento.

Si desea generar el pago con un cheque emitido por el sistema, debe seleccionar “CHEQUE
COMPUTACIONAL”, dejando el campo de “Nro Docto” en blanco.

Si el pago es realizado por transferencia, debe seleccionar “CARGO O ABONO BANCARIO”

y como “Nro Docto” debe ingresar 1.

Una vez definido lo anterior presione “Aceptar”.

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22
Ahora que ya se encuentra definida
la forma de pago del compromiso,
debe clickar sobre icono de “Generar
Comprobante” .

Se le consultará si desea o no
confirmar la operación. Al confirmar
se generará el comprobante
contable correspondiente.

Si la operación ha concluido con

éxito, se le mostrará una ventana
informativa llamada “Resultados del
Proceso” con la información general
del comprobante creado y con un enlace destacado en azul subrayado en la parte inferior
“Ver Comprobante Generado”. Al clickearlo le permitirá navegar directamente al
comprobante.

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