INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS

SUPERIORES DE MONTERREY
CAMPUS MONTERREY
DIVISIÓN DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA
PROGRAMA DE GRADUADOS EN INGENIERÍA

TECNOLÓGICO
DE MONTERREY

EVALUACIÓN OPERATIVA DE UN ALMACÉN

BAJO UNA PERSPECTIVA LOGÍSTICA

TESIS
PRESENTADA COMO REQUISITO
PARCIAL PARA OBTENER EL GRADO ACADÉMICO DE
MAESTRO EN CIENCIAS CON ESPECIALIDAD EN SISTEMAS
DE CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD

POR:
JORGE ALBERTO LÓPEZ TORRES

MONTERREY, N. L MAYO 2009

INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE MONTERREY

CAMPUS MONTERREY

DIVISIÓN DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA

PROGRAMA DE GRADUADOS EN INGENIERÍA

TECNOLÓGICO
DE MONTERREY

EVALUACIÓN OPERATIVA DE UN ALMACÉN

BAJO UNA PERSPECTIVA LOGÍSTICA

TESIS
PRESENTADA COMO REQUISITO PARCIAL PARA OBTENER EL GRADO
ACADÉMICO DE:

MAESTRO EN CIENCIAS CON

ESPECIALIDAD EN SISTEMAS DE CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD

POR:
JORGE ALBERTO LÓPEZ TORRES

MONTERREY, N.L. MAYO DE 2009

 INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE MONTERREY

CAMPUS MONTERREY

DIVISIÓN DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA

PROGRAMA DE GRADUADOS EN INGENIERÍA

Los miembros del comité de tesis recomendamos que el presente proyecto de tesis
presentado por el Ing. JORGE ALBERTO LÓPEZ TORRES sea aceptado como requisito
parcial para obtener el grado académico de:

Maestro en Ciencias con

Especialidad en Sistemas de Calidad y Productividad

Aprobado:

Dr. Joaquín Acevedo Mascarúa

Director del Programa de Graduados en Ingeniería
Mayo, 2009

I
 DEDICATORIA

Esta tesis está dedicada a:

Primero que nada a Dios por permitirme cumplir esta meta

A mis Padres por su Infinito Apoyo y Confianza

A mis Hermanos Cecilia, Poncho y Eugenio

A mi Novia Yassmin por su Amor incondicional

A mis Abuelas

II
 AGRADECIMIENTOS

Primero que nada quiero agradecer con todo mi corazón a Dios por darme la oportunidad
de culminar esta gran etapa de mi vida.

Especialmente quiero agradecer a mis padres Jorge A. López Galindo y Cecilia Torres de
López por su gran esfuerzo por dar la mejor educación a cuatro hijos. Gracias Papá por ser
mi gran ejemplo, gracias por todos esos consejos y lecciones de vida. Mamá gracias por tus
cuidados, detalles, des madrugadas y bendiciones, que han sido la bases del éxitos de tus
hijos.

A mis hermanos Cecilia, Poncho y Eugenio, que me dieron ánimos para siempre seguir
adelante. De la misma manera quiero mencionar el apoyo de mis abuelas.

A mi novia Yassmin Kuri por estar a mi lado en las buenas y en las malas. Por ser el motor
de mi vida. Gracias por ser tú misma siempre. Te Amo.

Al coach Frank González por la gran oportunidad y apoyo que me dio para la realización de
mis estudios, así como también de formar parte del mejor equipo de Fútbol Americano de
México en la historia, hasta la fecha. De la misma manera al quiero extender mis
agradecimientos para todo el staff de entrenadores por su exigencia de disciplina y
compromiso en todos los ámbitos de la vida.

A hermanos de la D-line por su apoyo y entrega, dentro y fuera del campo.

Agradezco a mis compañeros, amistades y primos por sus consejos y ánimos.

Pero sobre todo agradezco a mi comité de Tesis; a mi asesor José Manuel Sánchez que
siempre confió en mí, a mis sinodales; Luis Vicente Cabeza y Heriberto García Reyes por
hacer esto posible.

De corazón a todos MUCHAS GRACIAS...

III
 Contenido

Carta de Aprobación I
Dedicatoria II
Agradecimientos III
Lista de Tablas y Figuras VI

1. INTRODUCCIÓN 1

1.1 Definición del Problema 2

1.2 Objetivo de la Investigación 3
1.3 Alcances y Limitaciones 3

2. REVISIÓN DE LA LITERATURA 5

2.1 Logística y Cadenas de Suministros 5

2.1.1 Definición, Importancia y Estructura. 5
2.1.2 Operación y Medidas de Desempeño 12
2.1.3 Elementos Clave de Conformación 14

2.2 Almacenes 16
2.2.1 Definición y Principios Básicos 16
2.2.2 Principales Funciones 17
2.2.3 Tipos de Almacenes 21
2.2.4 Ubicación de Almacenes 25
2.2.5 Manejo de Materiales dentro de un Almacén 26
2.2.6 Objetivos y Costos 27
2.2.7 Productividad en un Almacén 29
2.2.8 Ubicación de Materiales y Productos 29
2.2.9 Codificación y Control de Existencias y Personal 31
2.2.10 Layouts 41
2.2.11 Flujo Físico en un Almacén 43
2.2.12 Modelos de Evaluación 51
2.2.13 Retos Operativos 52

2.3 Reingeniería de Procesos 53

2.3.1 Definición, Estructura y Aplicación 53
2.3.2 Parámetros de Medición y Análisis 55
2.3.3 Rediseño de Procesos de Manejo de Almacenes 56

IV
3. MODELO TECNOLÓGICO PARA EL ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE UN
ALMACÉN 57

3.1 Características Generales del Modelo 57

3.2 Etapas de Desarrollo para la Obtención del Modelo 58
3.3 Condiciones de Desarrollo 73
3.4 Restricciones 73

4. CONCLUSIONES 74

5. REFERENCIAS 75

V
 Lista de Tablas

Tabla 1 Definiciones de Cadena de Suministros 6

Tabla 2 Definiciones de Administración de la Cadena de Suministros 6
Tabla 3 Actividades de la Logística Inversa 8
Tabla 4 Ventajas y Desventajas de los Diferentes Tipos de Producción 13
Tabla 5 Impulsores de la Cadena de Suministros 14
Tabla 6 Medios de Manejo de Materiales dentro de un Almacén 26
Tabla 7 Embalaje Recuperable y No Recuperable 26
Tabla 8 Comparación de Herramientas de Identificación Automática 40
Tabla 9 Personas Encuestadas (Empresa, Puesto y Giro) 61
Tabla 10 Factores Sugeridos (Extras) 62
Tabla 11 Concentrado de Encuestas 63
Tabla 12 Evaluación de Indicas de Desempeño de un Almacén 68
Tabla 13 Orden de Factores y Asignación de Pesos 69
Tabla 14 Método de Clasificación 71

Lista de Figuras

Figura 1 Diagrama del Modelo Propuesto 4

Figura 2 Cadena de Suministro Básica 10
Figura 3 Cadena de Suministros Extendida 10
Figura 4 Cadena de Suministros Total 11
Figura 5 Organigrama Industrial 20
Figura 6 Organigrama Comercial 20
Figura 7 Relación de Cantidad de Almacenes con Costos Totales 25
Figura 8 Etiqueta Electrónica 36
Figura 9 Puntos de Lectura de Radio Frecuencia 37
Figura 10 Proceso de la Información por RFID 37
Figura 11 Ejemplo de RFID de un Almacén 38
Figura 12 Códigos de Barras 39
Figura 13 Flujo Físico de un Almacén 43
Figura 14 Encuesta: Factores de Evaluación para un Almacén 60

VI
 Capítulo 1 - Introducción

Tradicionalmente se ha dado poca importancia a los almacenes de las empresas en nuestro

país debido a que el almacenamiento, el control y el manejo de materiales no han crecido
con la misma rapidez que los adelantos en la tecnología de la información y las técnicas
modernas de producción.

Para realmente valorar la importancia de los almacenes es necesario hacernos la siguiente

pregunta: ¿Los almacenes agregan valor a nuestros productos y servicios? Anteriormente
se pensaba que no agregaban valor, sino costo. Sin embargo, el almacenamiento es un mal
necesario que potencialmente puede generar ahorros en varias áreas operativas de la
organización.

Para convencemos de la importancia del almacenamiento de bienes, podemos

ejemplificarlo considerando el refrigerador de nuestros hogares. Este refrigerador no es más
que un almacén. Ya que primero se adquieren los alimentos del supermercado, se
almacenan en el refrigerador, se toman el alimento cuando es necesario y se envía al lugar
en donde será procesado o consumido. Por lo tanto ¿Cual es el valor de contar con un
refrigerador? Si aun no es claro entonces tenemos que considerar el costo de no tener
refrigerador. ¿Cuál es el costo por no contar con leche cuando se necesita o cuando se
requiere? Se tiene que tomar en cuenta que ir a comprar leche todas las mañanas es un
gasto mayor, la falta de leche para tomarla o para ponerla en el cereal cada vez que se
quiera entre otras, al final tiene un impacto económico como un faltante. Por lo tanto, el
verdadero valor del almacén recae en tener el producto que se quiere en el tiempo y lugar
que se desea, de lo contrario tendrá que invertir tiempo y dinero extra para tenerlo.

Por otro lado, si se analizan a fondo los métodos de administración de almacenes se pueden
encontrar en ellos las causas de pérdida o el desaprovechamiento de utilidades potenciales
que se reflejaran mas tarde en los estados financieros de la empresa.

1
La evolución de un almacén va más allá de un simple departamento dentro de la empresa
que recibe, almacena y surte sino que es el encargado de estar sincronizado en tiempo real
con la cadena de suministros, para poder igualar el suministro de la demanda, eliminar el
exceso de inventario y optimizar el flujo de materiales y productos a lo largo de la cadena
de suministros.

En este estudio se documenta un procedimiento sencillo pero práctico para evaluar las
operaciones de un almacén con el propósito de identificar áreas operativas de oportunidad.
El resultado es un instrumento de evaluación que incluye el uso de 15 factores críticos, que
fueron determinados mediante un análisis teórico de campo y validadas mediante encuestas
realizadas a almacenes de varias empresas nacionales. Este instrumento clasifica
empíricamente la operación de un almacén como; excelente, bueno, regular o malo, en
base a un índice de desempeño. Así mismo, el resultado de la evaluación operativa podrá
ser la base para la identificación de proyectos de mejora.

1.1 Definición del problema

Hoy en día los almacenes tienen una gran importancia estratégica para las empresas, dado
al peso que tienen los inventarios en los estados financieros. Por ejemplo, en una empresa
de manufactura los inventarios representan entre el 25% y el 30% del total de sus activos,
mientras que para las comerciales pueden superar el 80%. Un buen manejo de almacenes
por medio de indicadores es deseable para el control del mismo. (Molina, 2004). La
realización de este proyecto de investigación, deja de manifiesto que los sistemas de
mediciones disponibles, no cuentan con factores críticos que engloben la evaluación
operativa de un almacén, como lo son:

• Grado de utilización de espacios, equipo y personal

• Impacto de costos de mantener inventario en los costos logísticos
• Gastos de operación
• Distancias y movimientos de existencias
• Consumo de combustibles y energéticos

2
 • Cantidades de accidentes y errores
• Cantidad y certeza de indicadores de rendimiento
• Mediciones cualitativas y cuantitativas
• Tiempos de entrega
• Retroalimentación de clientes y proveedores
• Opinión del personal de almacén

Estos son solo algunos puntos que al momento de evaluar la operación de un almacén no se
pueden dejar a un lado y se tienen que considerara para el índice de desempeño de un
almacén en su totalidad.

1.2 Objetivo de la Investigación

Diseñar y documentar un procedimiento que permita analizar, medir y mejorar la operación

de un almacén desde una perspectiva logística.

1.3 Alcances y Limitaciones

La realización de este proyecto se limita a la consideración de los siguientes aspecto?:

1. El desarrollo de un procedimiento para llevar a cabo la medición y evaluación

operativa de un almacén.

2. El modelo podrá ser aplicable a diferentes almacenes.

3. El modelo tendrá flexibilidad de aplicación en almacenes de diferentes giros. El

modelo permite ordenar los factores críticos de medición en base al giro de
almacén que se busca evaluar operacionalmente.

4. El modelo requirió del análisis de varias encuestas las cuales fueron aplicadas a
personal con experiencia en almacenes y manejo de materiales, de diferentes
empresas de la región, para la obtención de los factores críticos de la operación de
un almacén.

5. Para la aplicación del modelo de medición se requiere tomar en cuenta conceptos

tales como; las de administración de almacenes.

3
 6. El instrumento de evaluación permite identificar las áreas actuales de mejora en
base a los factores débiles de la operación del almacén.

7. El instrumento resultante solo incluye; el área de almacenaje de materiales, no

transporte. Dándole así una perspectiva logística.

La administración de almacenes de esta investigación se presenta a continuación de una

manera esquemática.

Cadena de
Suministros I
Procesos Logísticos

r Redes de
Distribución
Administración de
Inven Laríosy
Administración
de la Oferta Sistemas de
Diseño y
Locafeacion
y Transporte Almacenes y ta Demanda Información «le
Instalaciones

Modelo
íecnoiógico —
I ropueslo
Condiciones Reingenieria Condición
Actuales v de Procesos r~* Deseable

Figura 1 Diagrama del Modelo Propuesto

En el diagrama anterior se muestra cómo es que este modelo tecnológico propuesto se

centra en el análisis, medición y mejora del área de administración de inventarios y
almacenes la cual a su vez esta englobado como proceso logístico ya que se encarga del
resguardo, control y abastecimiento de los materiales y productos que se manejan dentro de
la cadena de suministros. El modelo establecido evalúa las operaciones del almacén para
obtener el status o condiciones actuales en las que se encuentra un almacén para más
adelante y por medio de la aplicación de reingeniería llegar a las condiciones idóneas
operativas de un almacén.

4
 Capitulo 2 - Revisión de la Literatura

Durante el desarrollo de este capítulo veremos una alineación de teoría que nos dará una
noción del funcionamiento de la cadena de suministros, sus impulsores, su administración
y su estructura. De igual forma se explicara el concepto de logística, su aplicación e
importancia. Por parte de los almacenes, se presentarán a fondo sus funciones operativas y
las características para su buen funcionamiento.

2.1 Logística y Cadena de Suministros

La relación de estos dos conceptos se relaciona con el hecho de que el manejo de la

logística hace posible el flujo óptimo y la colocación de productos, materiales, información
y otros resultados a lo largo de la cadena de suministros. Siendo así dos conceptos
diferentes los cuales buscan que le producto llegue de manera eficiente y eficaz al cliente
final, a continuación se presentan las definiciones de ambos como la dependencia que
tienen entre ellos y su importancia. Como a su vez el énfasis en el manejo, almacenamiento,
abastecimiento de productos y materiales, para señalar la magnitud de la importancia dei
control de inventarios y manejo de almacenes.

2.1.1 Definición, Importancia y Estructura

A continuación se presenta una investigación bibliográfica de los conceptos; cadena de

suministros y administración de la cadena de suministros por diferentes autores. Con el
objetivo de clarificar los conceptos, así como de señalar la importancia de las existencias
(productos y materiales) en la cadena de suministros.

5
Tabla 1 Definiciones de Cadena de Suministro

Cadena de Suministro
Se define como un conjunto de tres o más entidades (organizaciones o individuos) involucrados en los
flujos hacia arriba (upstream) o hacia abajo (downstream) de productos, servicios, finanzas, y/o
información desde una fuente hasta un proveedor. (Mentzer, J. T.,2001)

Es un conjunto de enfoques utilizados para integrar eficientemente proveedores, fabricantes, almacenes, y

tiendas, a fin de que la mercancía sea producida y distribuida en las cantidades, lugares, y momentos
adecuados, con el fin de minimizar los costes, mientras el sistema cumpla los requisitos de servicio al
cliente. (Simchi-Levi, 2000)

Consiste en una serie de organizaciones que establecen relaciones de negocios para, secuencialmente
transformar y agregar valor a productos. (Chase, Aquilano & Jacobs, 2001).

Tabla 2 Definiciones de Administración de la Cadena de Suministros

Administración de la Cadena de Suministro (ACS)

...Involucra la administración del suministro y de los materiales desde las materias primas básicas, hasta el
producto final como su posible reciclaje o re-uso. Cuando todos los proveedores estratégicos de la Cadena
de Suministro se integran y actúan como una entidad única, el desempeño se logra a lo largo de la cadena.
(Choon, 1998)

Es un conjunto de enfoques utilizados para integrar eficientemente a proveedores, fabricantes, almacenes y

negocios minoristas, para que la mercancía se produzca y distribuya en las cantidades correctas, los lugares
adecuados y el tiempo justo, satisfaciendo los requerimientos de servicio. (Simchi-Levi, 2000)

Es la integración de las actividades relacionadas con elflujoy trasformación de bienes, mediante el

mejoramiento de las relaciones de la cadena para alcanzar una ventaja competitiva. (Ballou, 2004)

Es la ciencia de integrar elflujode bienes e información desde las fuentes de suministro iniciales hasta la
entrega al usuario final. Las actividades clave dentro de este proceso de principio a fin incluyen compras,
planificación de la producción, procesamiento y cumplimiento de órdenes, administración de inventarios,
transporte, distribución, y servicio a clientes. (Patterson, 2005)

Está enfocada en administrar los procesos enteros como productos, que son transformados desde materias
primas, hasta productos terminados, que son entregados al cliente final. Estas funciones incluyen no sólo
logística, transportación, y almacenamiento, sino también búsqueda de fuentes de suministro y compras,
manufactura, manejo de materiales, pronósticos, procesamiento de órdenes, administración de inventarios,
y servicio a clientes. De manera importante, se requiere de la integración y coordinación entre socios
comerciales, lograda mediante el intercambio de información. (Moberg et al,2003)

Esta incluye la planeación y administración de todas las actividades involucradas en el suministro y

abastecimiento, conversión, y todas las actividades de Administración Logística... (Council of Supply
Chain Management Professionals, 2006)

6
Con esta serie de definiciones queda entendido el significado de la cadena de suministros
así como también lo que es la administración de la cadena de suministros, pero el verdadero
motor de la cadena es el concepto de la logística, la cual es parte de la cadena de
suministros, del cual se presentan a continuación la evolución de su definición.

En 1985 el Council of Logistics Management (CLM) define la logística como: "Una parte
del proceso de la cadena de suministros que planea implementa y controla el eficiente y
efectivo flujo y almacenamiento de bienes* servicios e información relacionada del punto
de origen al punto de consumo con el propósito de satisfacer los requerimientos del
cliente." (Mentzer, J. T., 1995)

Después en el año 2003 la definición fue extendida a, la integración del concepto de

logística continuo en expansión, CLM corrige su definición de logística como sigue:

"Una parte del proceso de la cadena de suministros que planea implementa y controla el
eficiente y efectivo flujo y almacenamiento hacia delante y en reversa de bienes, servicios
e información relacionada del punto de origen al punto de consumo con el propósito de
satisfacer los requerimientos del cliente". (Díaz, 2004)

En esta última definición se observa la importancia que se comienza a dar a la logística en

su sentido contrario, de retornos, en el cual responsable del flujo es la logística Inversa.

El objetivo en común de todas las actividades de logística inversa es determinar, cómo es

que la empresa, pueda obtener eficientemente los productos y envases desde donde no son
deseados, a donde puedan ser utilizados. Para esto existen distintas prácticas que se
presentan en la siguiente tabla;

7
Tabla 3 Actividades de la Logística Inversa

Práctica Características Fundamentales:

Reparación Dar a los productos usados una calidad especifica:

Estándares de calidad menosrigurososque los nuevos
Inspección, reparación y reemplazo de partes
Se extiende la vida útil del producto

Renovación Devolver al cliente productos fuera de funcionamiento:

Implica la reparación y/o reemplazo de partes estropeadas
En el entorno del cliente o en centros especializados
Calidad del producto reparado < nuevo

Reciclaje Recuperación de materiales contenidos en productos retornados

Es la utilización de los materiales o procesos en base a pasar por un
proceso

Reprocesamiento Objetivo:
Desensamblado + clasificación + restauración + re ensamblado

Canibalización Las partes recuperadas son reutilizadas, reparadas, o renovadas para integrar
un producto nuevo.

Reutilización El producto puede ser utilizado una vez limpio o tras una reparación menor

Vertedero Última opción: deposito del material

(Díaz, 2004)

La logística inversa puede surgir de las siguientes iniciativas:

Por iniciativa de consumidor (artículos retornados voluntariamente)
Por iniciativa industrial (reciclaje)
Por iniciativa del gobierno (recolección de productos)

De cualquier manera en que se haga o se logre la logística inversa en un ahorro en costos,

como a su vez tiene un impacto positivo para el medio ambiente, por lo que se cree que se
siga avanzando en esta área de la cadena de suministros.

8
Importancia

La importancia del estudio de la cadena de suministros tiene un impacto directo en la

logística, la cual gira en torno a crear valor, para los clientes y proveedores de la impresa
como también para los accionistas. Dicho valor se representa fundamentalmente en
términos de tiempo, lugar y dinero. Los productos y servicios no tienen valor a menos de
que estén en posesión del cliente final cuando este lo requiera.

A lo largo de la cadena existen una infinidad de actividades las cuales se dividen en;
actividades que agregan valor a un producto o servicio y las que no agregan valor, por lo
que se tiene que enfocar los esfuerzos en las actividades que sí lo hacen.

Entre las actividades de la logística se encuentran: red de distribución y transporte,

administración de oferta y demanda, administración de inventarios y almacenes, sistemas
de información, diseño y localización de instalaciones.

Dentro de la importancia de una buena administración de la cadena de suministros entran

tres grandes retos para poder llevarla a cabo de manera eficaz y eficiente.

1. Uso de tecnología y sistemas de información dentro de la misma para simplificar la

comunicación entre los miembros de la cadena.

2. El uso óptimo de las instalaciones, niveles óptimos de inventarios, el uso de una red
de transporte adecuada, satisfacción total de los requerimientos del cliente entre otros.

3. La fuerza de trabajo altamente calificada para la toma de decisiones requeridas para la

coordinación eficiente de la cadena

Los puntos anteriores ayudan a que se lleve a cabo una buena comunicación entre los
miembros de la cadena, como también a que estos estén preparados para los cambios del
marcado teniendo una rápida reacción de estrategia para canalizar los objetivos.

Por lo tanto el tener una buena administración de la cadena de suministros es esencial para
tener el producto en el lugar correcto con las especificaciones que el cliente busca, al precio
correcto, en la cantidad correcta y en el estado correcto, con el mínimo costo.

9
Estructura

La forma en la que la cadena de suministros está compuesta varía dependiendo del alcance
y limitación con la que se quiera ver o de su caso especifico. Dado a que se puede ver desde
la forma más simple hasta una red de infinidad de empresas que dependen unas de otras no
solo en producción o abastecimiento, sino llegando hasta cualquier tipo de servicio ofrecido
de una a otra empresa. A continuación se presentan tres formas en la que puede ser la
cadena de suministro:

La cadena de suministros en su forma más sencilla o básica cuenta con tres niveles en el
centro esta una compañía (la firma) que cuenta un proveedor inmediato y un cliente
inmediato.

Figura 2 Cadena de Suministros Básica

En la cadena de suministros extendida es mas amplía y comienza con al proveedor del

proveedor, luego al proveedor, la compañía después al cliente y al final al cliente del
cliente. Durante este proceso es una cadena en la que se va agregando valor al producto
final que llega al cliente final.

1» Compañía Cliente
Cliente del
Cliente

Figura 3 Cadena de Suministros Extendida

En una tercera forma de verla es como cadena de suministros total en la que se involucran
otras compañías en los enlaces de proveedores y clientes como servicios de transporte,
compañías de inversión, de marketing entre otras que puedan estar involucradas formando
así una red de varios miembros que se encuentran desde el proveedor inicial hasta el
consumidor final. Entre proveedores y clientes existen almacenes, centro de distribución, y
cross docks para facilitar su aprovisionamiento y distribución.

10
 Proveedorde Proveedorde
Servicios Servicios
Logisticos Logisticos

Proveedor Proveedor de»

Financiero Mecadotecnia

Figura 4 Cadena de Suministros Total

Todos los miembros que de la cadena son interdependientes ya que la velocidad en la que
viajan los productos depende totalmente de la demanda final del cliente, por lo que se
necesita de una buena alineación de la cadena para crear una respuesta efectiva y que los
productos sean competitivos en el mercado.

Para esto se necesita de una administración de todos los miembros conocida como la
administración de la cadena de suministro la cual se define como la coordinación
sistemática y estratégica de las funciones tradicionales del negocio y de las tácticas a través
de estas funciones empresariales dentro de una compañía en particular, y a través de las
empresas que participan en la cadena de suministros con el fin de mejorar el desempeño a
largo plazo de las empresas individuales y de la cadena de suministro como un todo.

La información, los productos o servicios y el dinero es algo que está constantemente en

movimiento en ambos sentidos dentro cualquier forma de ver a la cadena de suministros o
cadena de abastecimiento.

11
2.1.2 Operación y Medidas de Desempeño

Los tipos de cadena de suministros son variante en base al producto, cliente y ciclos por lo
que se manejan, pero a grandes rasgos son una serie de pasos donde se transforman las
materias primas, para crear un producto terminado que es por lo que paga el cliente al final.
Con el objetivo claro de establecer el balance entre la eficiencia y la efectividad a lo largo
de la serie de empresas que le agregan valor. Sus medidas del desempeño de una cadena de
suministros se centran en cuatro factores:

• Entregas: cantidad de ordenes completas entregadas en la fecha acordada con el cliente

• Calidad: la satisfacción del cliente en cuanto a las especificaciones pedidas

• Tiempo: cumplimiento de tiempos de entrega, tomando en cuenta los tiempos de

almacenaje.

• Costo: costo total de poner el producto en el lugar en donde el cliente lo desea

El cumplimiento de todas estas medidas es indispensable para un óptimo funcionamiento de

la cadena, para esto es necesario tener una buena relación entre clientes y proveedores y
con esto incluye a empresas y departamentos de una misma empresa. La sincronización de
los procesos es establecida por la decisión del tipo de producción que se utilice existen
cuatro diferentes tipos:

Producción a la orden, en la que el pedido del cliente es la que dispara todo el

proceso, en este caso no se tiene inventario de producto terminado, ya que es bajo
pedido. En este caso los proveedores son quienes manejan los inventarios de
materia prima.

Producción para almacenar, en la que se produce, se almacena y cuando el cliente

hace el pedido simplemente se le surte inmediatamente de inventario. En este caso
el manejo de almacenes es de producto terminado.

Ingeniería a la orden: es cuando se trata de un proceso único e irrepetible y se

requieren todas las especificaciones del cliente para poder empezar su producción.
En este caso se considera que las proveedores mantienen inventarios hasta que se
dispara la orden se surte.

12
 Ensamblado a la orden: es cuando se tiene inventario de las variaciones que puede
tener un producto y en base al pedido se ensamblan para entregar lo que desee el
cliente. Aquí es una variación de ambos ya que se maneja productos semi
terminados los cuales solo se ensambla al momento de que llega la orden.

En la tabla 4 se presentan las ventajas y desventajas de cada una de los tipos de producción,
para la mejor decisión que se requiera dependiendo de cada caso, para esto es necesario
tomar en cuenta el tipo de producto y el mercado que se pretende.

Tabla 4 Ventajas y Desventajas de los Diferentes Tipos de Producción

Producir para Ingeniería a la Ensamblado a la

Producir a la Orden
Almacenar Orden Orden

Es una venta segura Rápida respuesta de

Ventajas

entrega
Se puede personalizar Es entrega inmediata El producto final es
personalizado Producto personalizado
Requiere poco
inventario

Produce en base a
Desventajas

pronóstico, Requiere tener las

Se requieren las
piezas semi terminadas
El tiempo para especificaciones
Se requiere un inv. listas para ensamblar
satisfacer la orden es detalladas del cliente
de seguridad
tardado. para llevar a cabo los
Requiere inventario y se
proyectos o productos
Incrementan costos basa en pronostico
por tener inventario.

El tipo de producción es la que da la pauta de la administración de la cadena de suministros,

dado a que nos indica la forma en que se planea para hacia los pedidos del cliente. Para esto
la administración de la cadena de suministros es fundamental es un conjunto de métodos
utilizados para integrar eficientemente a los proveedores, manufactureros, distribuidores y
tiendas, mientras que la mercancía es producida y distribuida de en las cantidades
apropiadas, en el lugar adecuado y en el tiempo estipulado, para minimizar cosos del
sistema, mientras se satisface el nivel de servicio requerido. (Simchi- Levi, 2000)

Por lo tanto la cercanía y buena utilización de los almacenes son la garantía del servicio al
cliente, amortiguan las fluctuaciones en la oferta y demanda, como a su vez permiten
economías de escala en producción y transporte.

13
2.1.3 Elementos Clave de Conformación

Dentro de la administración de la cadena de suministros se encuentra el concepto de la

administración logística que como ya se definió es la encargada de todas las funciones
administrativas relacionadas al flujos de materiales desde los proveedores de materia prima
hasta el consumidor final. Esta cuenta con cuatro elementos claves los cuales se controlan
los objetivos de las diferentes cadenas de suministros.

Tabla 5 Impulsores de la Cadena de Suministros

Impulsores Eficiencia Tiempo de Respuesta

Inventario Costo por mantener inventario Disponibilidad

Transporte Consolidación Velocidad

Instalaciones Consolidación / Dedicación Proximidad / Flexibilidad

Información Información adecuada

Estos impulsores de la cadena de suministros son lo que tienen un impacto de una manera
directa o indirecta en la satisfacción de los cliente ...

• Instalaciones: son los lugares en una locación física en la red de la cadena de

suministros en donde los productos son almacenados, ensamblados o fabricados.

• Transporte: se refiere a la forma en que se mueven los inventarios de un punto de la

cadena a otro. En este punto se tiene un gran panorama de combinaciones de modos
y rutas las cuales varían dependiendo de las características del producto. Como a su
vez estas decisiones tienen un gran impacto en tiempo y eficiencia.

• Inventarios: son todas las materias primas, productos en proceso y productos

terminados en la cadena de suministros.

• Información: se componen de datos y análisis con respecto a inventario, transporte,

instalaciones, costos, precios y clientes de toda la cadena de suministros.

14
Existen otras dos funciones que no se consideran críticas pero son de importancias.

• Suministro de información externa: es la decisión de la cadena en donde se analizan

las actividades y se determina en un nivel estratégico cuales actividades pueden ser
llevadas por la firma y en cuales se tienen que buscar a firmas ajenas que den un
soporte para mejorar. Dentro de las actividades pueden ser producción,
almacenamiento, transportación, o la administración de la información, entre otras.

• Y el costeo el cual determina que tanto economiza la firma durante todo el proceso
del movimiento de bienes o servicios. El minimizar este punto es de suma
importancia para estar dentro de la competencia.

15
2.2 Almacenes

A continuación se muestra cómo se componen los almacenes, se mencionan las funciones

principales, los objetivos, costos, el flujo físico que existe, algunos tipos trasportación
internos, entre otros. De la misma manera se hace mención de tres sistemas de medición
usados en almacenes de una organización.

2.2.1 Definición y Principios Básicos

La palabra almacén viene del origen en la palabra árabe "Al Majzan" la cual significa el
depósito. A continuación se presentan una serie definiciones del concepto "Almacén".

• Es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa

comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y
abastecimiento de materiales y productos. (Cantú, 1995)

• Es un lugar especialmente estructurado y planificado para la custodia, protección y

control de los bienes de activos fijo o variable de la empresa antes de ser requeridos
para la administración, producción, o venta de artículos o mercancías. (Roux, 2000)

• Es un eslabón vital en cualquier logística y cadena de suministro. La producción de

cualquier almacén ha de ser exte idida a sus clientes, y este se puede tratar desde un
cliente final hasta un departamento de producción de materiales recibiendo
productos desde el almacén de materias primas. (Presencia, 2004)

• Es una instalación que se dedica a recibir productos de fuentes externas, almacenar

y surtir productos conforme se requieren, realizar servicios especiales sobre la
mercancía y a embarcar y surtir los productos a sus destinatarios. (Ackerman, 2000)

Los almacenes juegan un rol muy importante en la estrategia de la logística, debido que
establecen una relación muy fuerte entre los elementos que participan en la cadena de
suministro. Su función principal es guardar el producto hasta su requerimiento por el cliente
así sea interno o externo, ayudando a suavizar las fluctuaciones de la oferta y la demanda,
por lo tanto afecta directamente al servicio al cliente, en los niéveles de inventario y el éxito
de las ventas del producto.

16
Un almacén es un medio para lograr economías potenciales y para aumentar las utilidades
de la empresa. Se estudia estratégicamente su localización, distribución adecuada, así como
la división de sus espacios, medios de almacenamiento, manejo de materiales, diseños de
estantería, entre otros; para sincronizaran el funcionamiento económico y eficiente del
almacén como de la cadena de suministros en general.

Algunas veces las funciones del servicio de almacén van más allá de la simple recepción,
conservación y expedición de los materiales, incluyendo tareas de tipo administrativo y
contable, que a su vez comprende indirectamente operaciones o procesos auxiliares de los
ciclos de vida dependiendo de los tipos de productos.

2.2.2 Principales Funciones

La función de un almacén es el conjunto de actividades que se relacionan con el paso de

existencias por medio de este, desde su llegada del o de los proveedores hasta el envío al
cliente siguiente, con fines productivos y comerciales previstos en el ciclo operativo de la
empresa. Las principales funciones de todo tipo de almacén son:

1. El resguardo y custodia de los materiales o productos, deben de encontrarse

siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén.

2. Se deben de asignar hasta donde sea posible las asignaciones y funciones al

personal del almacén: recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y
control de inventarios.

3. Debe existir una sola puerta, o bien entrada y salida, pero ambas llevando el
control de registros al día de las entradas y salidas de existencias.

4. Es necesario informar a control de inventarios y a la contabilidad de todos los

movimientos diarios de entradas y salidas del almacén, y a programación y
control de producción de las existencias.

5. Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por código o

nombre común conocido de compras, control de inventarios y producción.

17
6. La identificación debe estar codificada cuando sea posible.

7. Cada material o producto se tiene que ubicar según la clasificación e

identificación en pasillos, estantes y espacios marcados con una nomenclatura
que facilite la colocación en su lugar de localización.

8. Los inventarios físicos deben de hacerse periódicamente con la intervención de

personal ajeno al almacén.

9. Todas las operaciones de entrada o de salida del almacén requieren la

documentación autorizada según el sistema establecido.

10. La entrada al almacén debe ser restringida solo al personal autorizado por la
gerencia o el departamento de control de almacenes

11. Los materiales almacenados deberán obtenerse fácilmente cuando se necesiten

procurando que las personas que acudan al almacén pierdan el mejor tiempo
posible, el despacho de la mercancía sea ágil y oportuno.

12. Se debe de procurar que las personas que acudan al almacén sean tratadas con
cortesía y con las diligencias debidas.

13. La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible, es decir, deberá
disponerse de manera que puedan hacerse modificaciones o ampliaciones con
una inversión mínima adicional.

14. La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales

15. Informar a quien corresponda, o bien reclamar la mercancía faltante o sea,

pedidos no surtidos en su totalidad. Esto, de no estar fijada como política el solo
admitir pedidos completos.

16. Ver que el equipo de seguridad se encuentre en perfectas condiciones de uso y

que el área de acceso al mismo este perfectamente despejado.

17. Ver que el edificio y todo el equipo asignado al almacén tenga su debido
mantenimiento de acuerdo con el programa establecido al efecto. En este caso,
de no existir, deberá prepararlo.

18
 18. Tomar todas las providencias necesarias a fin de evitar accidentes de trabajo.
Para este efecto, el personal del almacén deberá usar los equipos de protección
establecidos.

19. Vigilar que se cumpla con las normas de seguridad establecidas evitando que se
rebase la cantidad de mercancía almacenada por unidad de medida. Por ejemplo
kilos por metro cuadrado o cubico, cajas que se puedan apilarse una sobre otra.

20. Se debe procurar que los costos de operación sean los más bajos posibles,
siempre buscando un equilibrio entre servicio y costo de almacenaje.

21. Mantener relaciones cordiales con todos los departamentos de la empresa, los
clientes y transportistas.

22. El área ocupada por los pasillos respecto a la total del almacén, debe de ser tan
pequeño como lo permitan las condiciones de operación.

23. Tener al día el organigrama del almacén.

Los tipos de mercancía dentro de un almacén varían en sus características como en su

manejo desde la procedencia, su ciclos de vida, su tiempo de almacenaje, sus condiciones
de almacenaje, su uso y manejo, entre otros factores que nos arrojan una serie de tipos de
mercancía que pueden estar en un solo almacén o en almacenes por separado dependiendo
del plan que se tiene para ellos.

Tipos de Organigramas

En cuanto a la ubicación de un almacén en el organigrama de una empresa varía

dependiendo del tamaño de esta, la naturaleza de los productos con lo que se trabaja, los
objetivos que se tienen, entre otras. A continuación se ilustran una serie de organigramas a
manera de ejemplo de los diferentes tipos de organigramas entre empresas industriales y
empresas comerciales.

19
 Ejemplos de Organigramas de Empresas Industriales:

Figura 5 Organigrama Industrial

Para el ejemplo del organigrama industrial ilustrado en la figura 5, podemos ver que esta la
gerencia de los materiales está al mando de compras, procesamiento de datos, tráfico, como
también del almacén el cual a su vez está a cargo de tres diferentes almacenes; de
refacciones, de componentes o piezas que se requieren para la producción y producto
terminado es el producto listo para ser entregado al cliente.

Entre otros tipos de organigramas de este sector puede ser más sencillos para pequeñas y
medianas empresas en las que no se tiene una organización muy amplia pero sin embargo la
función del almacenista es esencial en el área de empresas industriales.

Ejemplos de Organigramas de Empresas Comerciales:

Director
General

Recursos CredTtosy
Contabilidad Compras Trafico #macán
Humanos Datos Cobranzas

Figura 6 Organigrama Comercial.

En ejemplo del organigrama de una empresa comercial que se ilustra en la figura anterior se
puede notar una estructura más horizontal donde el director general está a cargo de todos
los departamentos como lo son; ventas, contabilidad, recursos humanos, compras,
procesamiento de datos, trafico, contabilidad, así como del almacén.

Pero cualquiera que sea el giro de la empresa el departamento de almacenes tiene una
relación directa o indirecta con departamentos Internos y Externos. Dentro de las relación

20
del almacén con los departamentos internos podemos mencionar; contabilidad, producción,
compras, control de calidad, ventas, técnicos, ingeniería, mantenimiento, tráfico, recursos
humanos y con personal propio. Mientras que en los departamentos externos involucran a
proveedores, clientes transportistas.

La manera de organizar y administrar al departamento de almacenes depende de varios

factores, tales como tamaño y plan de organización de la compañía, al grado de
centralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los
equipos y facilidades manufactureras y de la programación de producción.

2.2.3 Tipos de Almacenes

Entre los diferentes tipos de almacenes, existen diferentes formas de agruparse.

1. Almacenes de productos o mercancías

Estos almacenes limitan sus servicios a guardar y manejar ciertas mercancías, como
madera, algodón, tabaco, grano y otros productos que se deterioran fácilmente

2. Almacenes de volúmenes grandes

Algunos almacenes ofrecen guardar y manejar productos con gran volumen (a
granel), como productos químicos líquidos, aceites, sales para autopista y almibares.
También mezclan productos y separan embarques consolidados como parte de su
servicio.

3. Almacenes de temperatura controlada

Hay almacenes que controlan el ambiente del almacenamiento. Tanto la temperatura
como la humedad pueden regularse. Los bienes perecederos, como frutas, verduras
y comidas congeladas, así como algunos productos químicos y medicamentos,
requieren de este tipo de almacenamiento.

4. Almacenes de bienes domésticos

Guardar y manejar artículos y menaje del hogar son la especialidad de estos
almacenes. Aunque los fabricantes de muebles pueden usar estos almacenes, los
usuarios principales son las compañías de mudanzas de benes domésticos.

5. Almacenes de mercancía en general

Estos almacenes, el tipo más común manejan un amplio rango de mercancías.

21
 6. Mini almacenes
Son pequeños almacenes con espacios unitarios de 20 a 200 pies cuadrados y a
menudo se juntan en agrupaciones. Tienen la intención de ser un espacio extra y
suministran pocos servicios. Una buena ubicación conveniente para los
arrendatarios es lo atractivo, pero la seguridad puede ser un problema.
(Ballou, 2004)

Otra forma propuesta para agrupar los tipos almacenes en el libro, Aprovisionamiento,
Almacenaje y Gestión de stocks es por las dos variables de selectividad y rotación de las
existencias

Selectividad: se entiende como la posibilidad de llegada a cualquier espacio vacío de

almacenamiento sin necesidad de pasar por otros. Esta depende de la cantidad de
variedades de materiales por escoger.

Rotación: es el valor del periodo de permanencia de las existencias en almacén, expresada

normalmente en fracciones de año como período; dividiendo estos costos por el número de
rotaciones anuales del material, tenemos el costo de almacenamiento relativo a una estancia
de las mercancías en almacén.

• Almacén de poca selectividad y rotación lenta

El diseño de estos almacenes se centra más en la reducción de las inversiones

necesarias para crear los medios de protección del material que en la mecanización
de su transporte interno. La incidencia del costo de mano de obra de transporte es
debido a su escaso movimiento, relativamente baja, mientras que el costo de
construcción de los locales destinados al depósito de los materiales incide de forma
relevante ya que no puede repartirse entre un numero alto de mercancías movidas en
el almacén. Podemos distinguir este grupo de almacenes los siguientes tipos;
o Almacenamiento de líquidos de cisterna
o Almacenamiento de polvos o granos en silos
o Almacenamiento de materiales sueltos en pila
o Almacenamiento de paletas y contenedores superpuestos
o Estantería de acceso directo (Drive-in)

22
• Almacén de poca selectividad y rotación rápida

Los materiales de este tipo son los que presentan mejores características de flujo y
la unidad destinada a contenerlos puede asumir los conceptos más racionales de
mecanización de su transporte interno y su gestión.
o Deposito de líquidos
o Silos para materiales en polvo o grano
o Almacenes dinámicos con estanterías y carretillas elevadoras
o Almacenes dinámicos con transe levadores
o Almacenes dinámicos con trasportadores continuos
o Almacenamiento sobre trasportadores continuos de fabricación
o Almacenamiento mediante contenedores ISO

• Almacén de gran selectividad y rotación lenta

Son los que contienen un gran número de tipos de materiales que deben ser
alcanzables de modo más simple posible para lograr un funcionamiento ordenado
del almacén.
o Depósitos al aire libre de paletas, contenedores o paquetes
o Almacenes con estanterías atendida por carros
o Almacenes con estanterías atendidas por transbordadores
o Almacenes de tipo compacto
o Almacenes de poca altura con carros transportadores

• Almacén de gran selectividad y rotación rápida

En estos almacenes, asume una importancia mucho mayor el personal que debe
realizar las operaciones de desplazamiento, control y colocación, inventario, etc. Por
lo tanto se trata de almacenes que deban tender a una mecanización proporcional a
la rapidez de la rotación de las mercancías.
o Almacenes con estanterías atendidas por transe levadores manuales
o Almacenes con estanterías atendidas por transe levadores automáticos
(Baily, Baroggi, Malavolti, Raimondi, Tavernier, Vignati y Zecchini, 1979)

23
Tipos de Materiales

Ente los tipos de mercancías más comunes que pueden estar en el almacén se separan en:

• Materias primas y partes componentes:

Es el almacén más común y se encarga del abastecimiento oportuno de materias
primas o partes componentes a los departamentos de producción. Normalmente se
tienen las áreas de recepción, almacenamiento y entrega

• Materias auxiliares:
Este almacén se enfoca en materiales que se requieren para fabricación, empacado.
(Lubricantes, combustible, etiquetas, envases, papel, materiales de empaque, etc.)

• Producto en proceso:
Los materiales en proceso o artículos semi-terminados son guardados bajo custodia
y control de la programación que se tenga para los materiales.

• Producto terminado:
El almacén de productos terminados presta un servicio al departamento de ventas
guardando y controlando las existencias listas para ser entregadas al cliente.

• A Imacén de Herramientas y Equipo:

Este almacén está encargado para el control de herramientas, del equipo y útiles

• Refacciones y substitutos

• Material de desperdicio

• Materiales obsoletos y devoluciones

(Cantó, 1995)
Dependiendo del tipo de material se puede tener un almacén específico o general, en un
almacén específico se puede un solo tipo de materiales en el que es posible tener algún
sistema de manejo o estructura de transportación de materiales para estos materiales en
específico. Pero si en cambio se tiene un solo almacén para varios tipos de materiales, se
puede optar por tener varias áreas en para simplificar su manejo de estos.

24
2.2.4 Ubicación de Almacenes

La ubicación de un almacén juega un rol importante como parte integral de todo sistema
logístico. Es una liga entre el productor y el consumidor y su función es la de almacenar
productos entre el punto de origen y el punto de consumo y provee información a la
administración de la condición y disposición de los bienes almacenados. Determinar el
tamaño y número de almacenes son decisiones interrelacionadas y tienen una relación
inversa; como se muestra en la figura 12 cuando el número de almacenes aumenta, el
tamaño promedio de cada almacén disminuye. La tendencia general es el tener una menor
cantidad de almacenes pero de mayor tamaño, lo cual provoca tener menor cantidad de
movimientos y el uso de espacio es más eficiente a menor costo. (Lambert, 1998).

Figura 7 Relación de Cantidad de Almacenes con Costos Totales

Dependiendo cual sea el impulsor para buscar un nuevo almacén, la búsqueda del sitio
puede tomar formas diferentes, dependiendo de las necesidades particulares de la operación
y el flujo de materiales, a si mismo la cercanía con clientes y proveedores.

La selección del sitio es un arte así como una ciencia. Las decisiones por lo general
involucran prioridades de peso, determinar que características son las más críticas, y
entonces utilizar ün proceso de eliminación. Ya que cada ubicación tiene tanto ventajas
como desventajas, la selección final de un sitio involucra invariablemente varios
compromisos (Ackerman, 2000).

25
2.2.5 Manejo de Materiales dentro de un Almacén

Dentro de las operaciones de un almacén, el movimiento de materiales y de productos es

clave ya que es la unión entre los puestos de trabajo, por lo que es de suma importancia
primero que nada tener las características de los materiales a trasportar, después se define
la capacidad, productividad y necesidad de espacios de maniobra que el medio de
transporte elegido debe de poseer para que sea funcional. La transportación de materiales se
separara medios de trasporte continuo y medios de trasporte discontinuo.

Tabla 6 Medios de Manejo de Materiales dentro de un Almacén

Medios Continuos Medios Discontinuos

Transportadores de cinta plana Grúas

Transportadores de rodillos motorizados Montacargas

Transportadores de cadena de carga Auto elevadores

Trasportadores de tracción por cadena Vehículos automóviles

Trasportadores por gravedad Aéreo-trasportadores

Ducto o Tubería Medios Auxiliares

Estos solo son algunos de los más usados pero existen una infinidad de los ambos tipos de
medios de trasporte internos de un almacén, los cuales pueden ser tan específicos como el
materiales y/o productos se manejan, como también el almacén lo requieran.

Para la protección de los productos y materiales a la hora de ser movidos se utiliza el

embalaje, el cual es un conjunto de artes, ciencias y técnicas utilizadas en la preparación de
las mercancías, con el objetivo de la protección de los productos.

Tabla 7 Embalaje Recuperable y No Recuperable

Recuperables No Recuperables
Cajones superponibles Cajas de cartón
Paletas Sacos
Contenedores paletizables rígidos Bidones (tambos)
Contenedores paletizables flexibles Cajas de madera

26
2.2.6 Objetivos y Costos

Entre los principales objetivos de un almacén se presentan son:

1. Recibir para su cuidado y protección todos los materiales y suministros:

materias primas, materiales parcialmente trabajados, productos terminados, y
suministros para la fabricación, para mantenimiento y para la oficina.

2. Registro de entradas y salidas del almacén

3. Proporcionar materiales y suministros, mediante solicitudes autorizadas, a los

departamentos que los requieran.

4. Controlar los productos terminados para su posterior destino.

5. Hacer cargo de los materiales en curso de fabricación o de las materias primas

que se almacenen con el fin que maduren o se curen para poderlas utilizar.

6. Mantener el almacén limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y

manteniendo cada cosa en su lugar, para su fácil clasificación y localización.

7. Mantener las líneas de producción ampliamente abastecidas de materias primas,

materiales indirectos y de todos los elementos necesarios para un flujo continuo
de trabajo

8. Custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su cantidad como

su buen estado.

9. Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el mínimo

de tiempo y costo posible.

10. Llevar registros al día de sus existencias.

11. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de

contabilidad.
(Cantú, 1995)

El almacén es especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar

los bienes de activos fijos o variables de la empresa, antes de ser requeridos para la
administración, la producción, o la venta de artículos o mercancías.

27
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del
producto, por lo cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo
de faltantes y al menor costo posible de operación. A continuación se presentan algunos de
los costos más importantes que se tienen que tener en consideración para el resguardo de
productos y materiales.

Costos del Almacén:

1. Interés sobre el capital inmovilizado representado por el valor de las existencias

2. Gastos por seguro
3. El espacio ocupado al precio de la localidad por metro cuadrado
4. La amortización del edificio y equipo de almacenamiento y manejo
5. La devaluación de la mercancía
6. El deterioro y merma
7. Los costos del personal (nomina, prestaciones, vacaciones, entre otros)

Es necesario tener un movimiento rápido de entradas y salidas, dado a que una rápida
rotación ya que esta incrementa la utilización de equipos, personal, sistemas y del mismo
almacén en general. (Cantú, 1995)

Aun y cuando el fin principal de un almacén consiste en la constitución de un sistema de

alimentación en relación al proceso productivo de toda la cadena de suministros, como la
guía para su uniformidad y su continuidad. Este tiene un costo que a su vez es justificado
con el buen majeo de los materiales para eficaz y eficiente surtido abastecimiento entre los
miembros de la cadena de suministros.

28
2.2.7 Productividad en un Almacén

Existen una infinidad de maneras en las que se puede incrementar la productividad de un

almacén entre algunos de estos se encuentran.

• Establecer objetivos de mejoramiento: crear un ambiente competitivo para los

trabajadores en donde se busque mejorar las normas de trabajo

• Reducir distancias recorridas: con el control de las distancias recorridas para mover
el material entre aéreas de almacenamiento y los andenes de embarque o recepción,
es lo más sencillos para acortar las distancias.

• Incrementar el tamaño promedio de cada carga manejada: el manejo de unidades

mayores reduce los riesgos de daño o hurto, así como también reduce el costo por
tonelada de manejo

• Buscar movimientos de viaje de ida y vuelta dentro del almacén: de esta manera se
busca evitar que los medio de transporte internos del almacén transiten vacíos la
mitad del tiempo de su uso, aumentando así su eficiencia.

• Mejorar la utilización del espacio cubico: para los almacene el espacio más barato
es el más cerca del techo, por lo que se busca estribar lo más alto posible

• La reducción de tiempos: esta es fundamental para la mejora de la operación del

almacenamiento, entre ellas recepción, clasificación y entrega de mercancía.

• El reuso de materiales: es una de las forma para que los materiales de primera mano
pasen por un proceso simple de limpieza o de reparación menor para poder ser
utilizado de nuevo.

• Reciclaje de desperdicios: es cuando se utiliza una vez más los productos o

materiales después de que fueron devueltos
(Chopra Sunil, 2007)

2.2.8 Ubicación de Materiales y Productos

Para encontrar una ubicación lógica de los materiales en un almacén es primordial saber la
información de los productos o materiales por almacenar.

29
La información requerida de los productos o materiales por almacenar se puede clasificar:

1. Dimensiones y peso de cada unidad de material o producto, las dimensiones y peso

de cada unidad envasada así como las dimensiones y pesos del envase y producto
por separado.

2. Cantidad promedio solicitada y frecuencia de ordenes; por turno, semana o mes

3. El sitio y tiempos de recepción y punto de entrega.

4. El número máximo de unidades que ese almacenarán (tamaño de lote máximo de

pedido de compra o de orden de producción).

5. Cantidad mínima que hay que almacenar. (Para cumplir con la demanda)

6. El espacio necesario para la manipulación y trasporte, así como las precauciones

que se deben observar.

Una vez que se sabe qué tipo y qué cantidad de producto es el que almacenará se tiene que
clasificar por tipos de materiales o productos. Algunos ejemplos de clasificación son:

1. Por características (fragilidad, peligrosidad, estado, vida, precio, entre otros)

2. Por las condiciones del lugar (seco, húmedo, cálido, frío, iluminado, obscuro )
3. Por líneas de producto por maquina
4. Por frecuencia de uso
5. Por peso o volumen
6. Por tipo de envase o embalaje

Otra manera es la separación por la clasificación A, B y C por cualquiera de los sistemas de

selectividad: Precio unitario, Utilización y Valor, Criterio o Alta Rotación.

Lo esencial para un plan de trabajo de un almacén, es conocer su situación y condiciones

actuales, así como las necesidades futuras a corto, mediano y largo plazo.

La estantería promueve el apilamiento desde el suelo al techo, y los artículos en los

almacenes superiores e inferiores son igualmente accesibles, aunque los artículos con alta
rotación deberán colocarse cerca del suelo para reducir el tiempo de servicio total e la
estantería. Las estanterías también ayudan a rotar el stock como control, ya sea por
inventarios de primeras entradas primeras salidas (PEPS) o Últimas entradas primeras
salidas (UEPS).

30
2.2.9 Codificación y Control de Existencias y Personal

Materiales

La codificación es indispensable para la buena administración y control de un almacén de

materiales, así como de productos terminados. Todos los artículos deben de tener un
nombre y un número que sirva para la identificación unificada en los todos departamentos
de la empresa.

El sistema de identificación de los materiales directos o de materia prima es la función

principal del departamento de ingeniería, de compras, de almacenes o de producción. La
identificación de los productos terminados es la función principal de ventas.
Para enumerar un material se pueden tomar en cuenta una o varias de las siguientes
características para diferenciarlos:

• Dimensiones: largo, ancho y calibre, (grosores, diámetros, aéreas)

• Material del que está hecho; plástico, madera, aleaciones, acero, hierro, etc.
• Acabado; cromado, rolado en frío, rolado en caliente, chapeado, maltado, etc.
• Composición química; Mezclas, aceros aleados, sustancias químicas, etc.
• Aparato o equipo del cual forma parte;
• Casa vendedora y marca de fábrica;

De esas características solo se toman las que sean de utilidad para la fábrica de otra manera
el sistema de identificación se pondría complejo de una manera innecesariamente.

Es preferible que cada compañía tenga su sistema de codificación variando den bases a sus
necesidades. En el sistema de enumeración se puede crearse usando números, letras o
signos para tener un código por artículo.

31
Los tres métodos principales utilizados para la codificación de artículos son:

• Nemotécnico, Nemónico, o conocido como Alfabético: este sistema de codificación

está compuesto por letras en su totalidad. No admite muchas subdivisiones, por lo
que no es frecuente su uso. Se aconseja que estas no sean más de cinco y no es
conveniente usar letras I, O ni Q por que se pueden confundir con números.

• Decimal o Numérico: este está compuesto por números en su totalidad y

normalmente estos códigos tienen de 6 a 8 cifras, no es aconsejable usar más de 10.

• Alfanumérico: en este método de codificación se utilizan números y letras siguiendo

los mismos lineamientos que en los dos anteriores.
(Molina, 2004;

En cualquiera de los tres grupos anteriores se le puede agregar algún tipo de código para
especificar información adicional a la descripción del artículo como puede ser:

Si es o no fabricado por la empresa

Si lo fabrica un tercero específicamente para la empresa
Su localización en almacén
Si es o no es de importación
El nombre del fabricante
Otros (rotación, costos, toxicidad, tiempos de garantía, etc.)

Lo importante es tener un sistema de que sea más apropiado al tamaño y necesidades de la

fábrica o almacén en cuestión, para evitar equivocaciones y pérdidas de tiempo.

La normalización o estandarización: es un recurso para reducir el número de artículos en

los almacenes de las empresas industriales buscando tener la mínima variedad de artículos
similares y usando uno que se utilice para lo mismo.

Entre algunas ventajas que se obtienen; el simplificar inventarios, se ahorra espacio en el

almacén, la cantidad de artículos pedido es mayor de tal suerte que se consiguen mejores
predios y condiciones de pago.

32
Otra opción que facilita, reduce errores y tiempos de lectura para almacenar la información
específica que tiene cada artículo es el código de barras el cual como se menciono
anteriormente es ideal para saber lo que se tienen dentro de nuestro almacén.

De la misma manera la tecnología de RDFI es otra opción que facilite y eficiente la lectura
y codificación de los materiales dentro de un almacén, el inconveniente es que se requiere
de una importante inversión para poner en marcha esta tecnología en un almacén.

De cualquier manera es indispensable tener control de la codificación de los materiales del

almacén para simplificar los conteos de inventario como el control del mismo.

Codificación de Personal

De la misma manera en que se tiene la codificación del los materiales es esencial que se
tenga una forma de codificar al personal, ya que de esta manera se puede llegar incluso a
monitorear, en cuanto a ubicación, asistencias, retrasos, productividad de sus trabajos,
tiempos, calidad de sus actividades, como muchas más.

Las funciones que se llevan a cabo en los almacenes varían en cada empresa ya que estas
dependen de su organización en particular y de las necesidades inherentes a su tipo especial
de operación.
Para tener un control de la operación del personal primero que nada, es necesario saber las
responsabilidades, funciones y obligaciones de cada uno del personal del almacén, por lo
que se propone los siguientes pasos:

1. Pedir a cada empleado, del almacén, que elabore una lista de sus deberes
2. Estructurar para el almacén una lista de actividades, de acuerdo con las funciones
3. Elaborar la distribución del trabajo y señalar los deberes de cada empleado
4. Analiza el cuadro de distribución del trabajo
5. Reconstruir las actividades y deberes de acuerdo con el resultado del análisis
6. Entregar a cada empleado la nueva lista de sus deberes
7. Integrar las nuevas listas y cuadros en el manual del almacén

33
Para el control de actividades es recomendable que este proceso se lleve una vez al año para
saber que responsabilidades y deberes se tienen por cada miembro del almacén. Con este
mecanismo se logra establecer la productividad de cada empleado durante periodos de
tiempo, ya que se controlan las actividades realizadas individuales como colectivas del
personal, por medio de la codificación individual.

Control de Existencias

Históricamente se tenía el control de existencia en base al uso de tarjetas el cual es un

sistema con el cual:

• Llevaba el consumo mensual para los cálculos del mínimo punto de reorden y lote
económico de compra

• Se lograba estar al corriente de lo que está por llegar al almacén, por pedidos en
tránsito de compras

• Se controlaba a cada instante las existencias físicas del almacén

• Se tenía el número de existencias reales, más lo que está por llegar, menos lo que
está por salir.

Para tener una forma de control de existencias de todo el almacén primero que nada, se
requería tener conocimiento del numero de existencias en almacén, por lo tanto se requiere
de un recuento de inventario y esto significa hacer una lista de todo lo que se tiene,
clasificar en contablemente como activos físicos y los activos contables.

En cuanto a ese sistema que aún y es anticuado se sigue manejando en algunos almacenes
se optaba por llevar el conteo por el método de doble conteo por medio de tarjetas, con este
sistema de clasificación y ubicación de inventarios, se controlaban las existencias, para
poder tener el número exacto de existencias con las que se contaba. (Cantú 1995)

Este conteo por medio de tarjetas se recomienda llevarse a cabo de manera periódica para el
incremento de la productividad del almacén. Teniendo un monitoreo de mejoras en
utilización de espacio, personal y tecnología. Y practicando conteos al menos anualmente.

34
Hoy en día se manejan diferentes tipos de tecnologías las cuales se explicara su uso a
detalle, pero estas permiten tener del control de entradas y salidas de mercancía teniendo en
todo momento una actualización de existencia disponible para usarse, teniendo en tiempo
real las entradas, así como las salidas.

El flujo de información es indispensable por lo tanto esta debe de estar disponible para
todos los miembros de la cadena, sin sistemas de información el flujo a lo largo de la
cadena es simplemente imposible. Esta transferencia de información entre clientes y
proveedores es fundamental para la eficacia de la cadena de suministros como a su vez la
retroalimentación entre ellos.

Cada vez que se establece una orden se deben de mover los hilos a lo largo de la cadena
para que de la misma manera la información adecuada fluya y a si ves se dispare el flujo de
materiales, producto y recursos para satisfacer las necesidades y requerimientos del
específicos del consumidor.

Actualmente existen un sinfín de medios mediante los cuales es posible garantizar que esto
se lleve a cabo, mismos que han evolucionado la forma de comunicarnos como por
ejemplo: el uso del internet por medio del intercambio electrónico de datos (EDI), Sistemas
de posición Global (GPS), así como las herramientas de Identificación Automática.

Al hablar de manejo de materiales siempre es importante el saber, las características

particulares de cada producto o pieza, en dónde se encuentran, a qué velocidad se mueven,
por lo que aquí es donde las tecnologías de la información han hecho mucho más eficiente.

Intercambio electrónico de información (EDI)

Esta tecnología es una vía rápida de comunicación la cual hace posible que la empresa este
en contacto con toda la cadena de suministros y estar interconectados por medio de
computadoras. A su vez se pueda mover documentos del negocio, estandarizados y
repetitivos como órdenes de compra, facturas y confirmaciones de embarques, como
también actualizar información en ambos sentidos, en línea con proveedores y con clientes.

35
Sistema de posicionamiento global (GPS)

El objetivo de esta tecnología es ubicar con mayor exactitud la posición en tierra de las
unidades móviles. Los receptores de GPS utilizan información enviada vía satélite para
calcular la posición de un objetivo en la tierra en tres dimensiones: Latitud, Longitud y
Altitud. Todos los receptores tienen un registro programado en la memoria que les permite
obtener la posición de cada satélite en todo momento.

Las herramientas de la tecnología utilizadas para la captura de datos de una forma veloz y
precisa son conocidas como la industria de la Identificación Automática. En la cual entran
una serie de herramientas las cuales facilitan la tarea de identificar los productos que entran
físicamente y sistemáticamente a un almacén.

Identificación de radio frecuencia (RFID)

La tecnología RFDI consiste en una pequeña etiqueta electrónica o "Tag" de los cuales se
presentan unos ejemplos en la figura 13, las cuales contiene un microprocesador y una
antena de radio, normalmente colocados directo en el artículo, con un identificador único
conocido como código electrónico del producto. De esta manera se tiene la información del
artículo, producto o material, con todas sus especificaciones.

Figura 8 Etiqueta Electrónica

Los lector de radio frecuencia es colocado en puntos estratégicos a lo largo del camino
donde se trasladan los pallets, embalajes y/o artículos en su recorrido desde el punto de
origen del proceso pasando por piso, puertas, montacargas del almacén, el andén de

36
 embarque, centro de distribución, el andén de recibo, hasta llegar al punto de venta.
Teniendo así un control en tiempo real de la ubicación y avance de los materiales.

Figura 9 Puntos de Lectura de Radio Frecuencia

Cuando una etiqueta RFID pasa a través de un punto de verificación, el lector de RF

censará el EPC de la etiqueta si es etiqueta activa (etiqueta alimentada por una batería) o
bien se emitirá una onda o señal de radio frecuencia, a fin de inducir una corriente a la
antena de la etiqueta pasiva (etiqueta sin batería interna).

fji.ocdüAS'i. üünitF. aoaibTíco

Enterprise
Systems

Tag Reader Middleware

Figura 10 Proceso de la Información por RFID

Luego, la información de la etiqueta que es capturada se enviada a una base de datos

intermedia "Middleware", donde se despliega una gran cantidad de de información sobre el
articulo etiquetado, y se activan mecanismos de integración con los sistemas de

37
información del negocio: La implementación del software preparado para RFID, es crítica
para explotar todo el valor de las operaciones basadas en RFID.

Figura 11 Ejemplo de RFID en un Almacén

Las etiquetas RFID crearán muchas fuentes de valor, desde una mejora de la eficacia en el
almacén hasta un ahorro de costes de material, mano de obra y transporte y un aumento de
las ventas. De hecho, los autores vaticinan que los ahorros, ganancias en productividad y
oportunidades de creación de valor posibles podrían ser más cuantiosos de lo inicialmente
previsto. Sin embargo, RFID está en proceso de madurez y coexistirá de manera
complementaria con otras tecnologías de identificación automática, como el código de
barras, durante varios años.

Un ejemplo de su uso más común es en la salida de las tiendas ponen lectores para que
suene la alarma en caso del robo artículos. Dado a que cuando la etiquetase acerca a los
campos magnéticos que se encuentran en las antenas anterior mente señaladas se activa el
detector.

38
Banda magnética
Una aplicación de las bandas magnéticas a las cual todos estamos familiarizados, son las
tarjetas de crédito y credenciales usadas para los cajeros. Estas cuentan con un número de
identificación la cual al ser deslizada, se despliega la cuenta correspondiente a ese número.

Reconocimiento de carácter óptico (OCR)

Esta tecnología de auto identificación aun y que no es muy común se utiliza para en lugar
de apuntar a mano se toma lectura por medio de un lente para almacenarlo en el sistema de
una manera más rápida y precisa. Su aplicación más común es en las oficinas postales de
Estados Unidos en donde se toma por medio de lectores de reconocimiento óptico los
números de las tarjeras para ver cuál es el código postal al que serán mandados.

Reconocimiento de voz
La tecnología como su nombre lo dice es por medio de la voz con la ayudad de un
micrófono y unos audífonos para estar en contacto de lo que llega, se va y donde
encontrarlo. La ventaja principal de esta tecnología es que el operador tiene ambas manos
disponibles, como también puede tener sus ojos en la tarea que se está llevando a cabo,
dado que no tiene que estar leyendo ningún papel, ni viendo ningún monitor. Pero la
desventaja de esta herramienta es el tono y la pronunciación pueden llegar a afectar su uso.

Código de barras
Este es sin duda alguna la herramienta de identificación automática más utilizada en la
distribución hoy en día. Esta tecnología es una manera comprobada la cual tiene como
objetivo introducir la información a una computadora de una manera automática al ser
escaneada por un lector. Esto ayuda a la reducción de errores. Algunos tipos de códigos de
barras se muestran en la siguiente tabla.

Código de barras Matriz de Datos Maxicode PDF417

Figura 12 Códigos de Barras

39
Consiste en transformar cadenas de información a un patrón de lineas paralelas, negras de
diferentes grosores que son identificadas por medio de un lector, que se encarga de
identificar el código e introducirlo posteriormente de manera automática a una
computadora, dando información específica del producto, previamente codificado. El
código de barras no necesita tener un contacto directo con el lector aun y que si necesita
una línea de visión para que la señal electrónica sea decodificada por el sistema.

Los factores de decisión para de escoger la herramienta de Identificación automática

correcta son:

Contacto vs no contacto; se necesita o no estar en contacto con el lector o banda.

Línea de visión; se necesita ver el producto, se tiene buena iluminación, etc.
Ambiente; es factor el clima, la humedad y la existencia de productos químicos.
Cantidad de Información; quetantos artículos se quieren capturar, tamaño del área.
Costo; para funcionalidad de la herramienta y mantenimiento del programa.
Rango de efectividad en la primera lectura; éxito del primer intento de lectura.

Tabla 8 Comparación de Herramientas de Identificación Automática

Banda Reconocimi Código de

Factor
Manual RF/ID OCR
Magnética ento d e V o z Barras

CONTACTO Si No Si Si No No

LINEA DE
Si No Si Si Si Si
VISION

AMBIENTE Bajo M u y Poco Medio Bajo/Medio Medio Bajo/Medio

CANTIDAD DE
Bajo Bajo/Alto Medio Bajo Bajo Bajo/Medio
INFORMACIÓN

COSTO Bajo Alto Medio Bajo Alto Bajo

PRIMERA
Bajo Alto Alto Medio Medio Alto
LECTURA

En base a esta tabla es como se toma la mejor decisión para escoger cual es la herramienta
de identificación automática que se necesita en base a las necesidades de los materiales,
rotación, volumen y producto.

40
2.2.10 Layout

Para las consideraciones que se tiene que tomar en cuenta para la disposición áreas como
lo son: recepción, almacén y entrega, donde se deben de tener en cuenta:

1. Análisis del articulo para ser almacenado

a. Tamaño del artículo: largo, ancho y alto
b. Peso del articulo
c. Número de unidades por lote económico de compra o de producción
d. Recipiente o envase que contiene al artículo
e. Clase de estantería, casilleros o bastidores necesarios
f. Método de almacenamiento o apilamiento
g. Método para manipular el material
h. Riesgos especiales de accidente
i. Frecuencia con que se pide el articulo
j. Sistema empleado para controlar la calidad

2. Objetivos de la Planeación

a. Facilidad de localización de los materiales almacenados, cuando se necesiten

b. Flexibilidad de la disposición del área de almacenamiento, para ampliaciones.

c. Disposición del almacén de forma que facilite el control de los materiales.

d. El área ocupada por los pasillos respecto de la totalidad del área de

almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permita las
condiciones de operación.
i. Área total = Espacio útil de almacenamiento + Área de pasillos y servicios

ii. Área de pasillos y servicios / Área total X 100= Porcentaje

3. Dimensiones de los espacios de almacenamiento

a. Relación entre el área de los pasillos y la del almacenamiento

b. Cargas unitarias y formas de acomodo (entarimado, sacos, tambos, etc.)
c. Flexibilidad de la disposición del almacén.

41
4. Pasillos

a. El pasillo principal debe de correr a lo largo del área de almacenamiento.

b. Los pasillos transversales, debe permitir el fácil acceso a los casilleros.
c. Los puntos de recepción y entrega deben estar en los extremo del pasillo
principal.

Pasos para la planeación del área de almacenamiento

1. Hacer un plano considerando el ancho y largo de las columnas y las distancias

entre una y otra, así como el ancho de las puertas y el espacio que ocupan las
escaleras, elevadores y oficinas.

2. Diseñarse la estantería de acuerdo con el número de dimensiones de las tarimas,

envase o artículos.

3. Diseñarse las tarimas en función de los artículos o envases. Las más comunes,
las estándar, son de 1.20 X 1.20m.

4. Diseñarse las divisiones, cajas metálicas y cajones para partes pequeñas y

definirse su colocación en la estantería.

5. Seleccionar el tipo de estantería entre los fabricantes locales; no que se apegue

al diseño, solidez y tamaño que se requiere de acuerdo con los estudios sobre el
producto.

6. Seleccionar los medios de transportes continuos y discontinuos.

(García, 1995)

Espacios de Almacenamiento

Para facilitar la locación de los productos y materiales tanto para su colocarlos como para
recogerlos se tiene que enumerar el almacén en general; cada pasillo, estante o pila, espacio
de anaquel y cada caja o recipiente. Por ejemplo normalmente son tres números que ubican
el estante, el primer número es el pasillo, el segundo es el nivel y el tercer numero es el
modulo o columna. De esta forma se logra la eficiencia de espacios como la reducción de
tiempos para la localización de productos y materiales.

42
2.2.11 Flujo Físico en un Almacén

El flujo físico del almacén es todo aquello que pasa a través de un almacén, los tres no
aspectos que circulan en ambos sentidos son la información, los materiales y el dinero,
estos pueden estar en diferentes formas para son los verdaderos motores de una cadena de
suministros en general.

Figura 13 Flujo Físico de un Almacén

En el diagrama anterior se ejemplifica cómo es que se lleva a cabo el flujo de materiales y/o
productos, pasando del proveedores o producción según sea el caso al almacén, donde
primeramente se recibe, después pasa al área de inspección de ahí se acepta o se regresa
según sea su calidad, si no es aceptada se regresa por falta de calidad a proveedores o
producción según sea el caso, en cambio si es aceptada, pasa a ser almacenada, donde lo
estará hasta que se dispare una orden o pedido del cliente, el cual por medio de sistema
(normalmente) se checa que el nivel de inventario y la existencia del pedido, en caso de
tenerlo, se recoge para ser surtido al cliente.

43
Las 4 principales funciones que se realizan en todos los almacenes son:

1. Recibir los productos de los proveedores

2. Almacenar los productos hasta que se requieran
3. Recoger los productos cuando son requeridos
4. Mandar los productos a los usuarios adecuados

Normalmente se hace distinción entre los almacenes de productos terminados y los

almacenes de materia prima. Las funciones realizadas en los almacenes de productos
terminados como en el de almacenes de materia prima, los cuales son recibir, almacenar,
recoger y mandar son idénticas. Por eso es que ambos son conocidos como almacenes, mas
sin embargo, la única verdadera distinción entre estos, es que los almacenes de materia
prima reciben bienes de proveedores externos los cuales son almacenados, recogidos y
mandados al usuario, él cual es en este caso un departamento dentro de la misma empresa.
Y en los productos terminados son recibidos de un departamento de adentro de la empresa
para ser almacenados, recogidos y mandados a algún cliente fuera de la empresa.

Así mismo dentro de de los inventarios dentro de los procesos están los productos no
terminados vienen de un departamento o proceso dentro de la empresa para ser
almacenados, recogidos y enviados a otro departamento o proceso donde continuara si>
modificación dentro de la empresa. Mientras que en el otro extremo tenemos a los
almacenes de distribución los cuales son quieres reciben productos de proveedores externos
para ser almacenados, recogidos y envidados a clientes externos a la empresa.
La diferencia entre esta variedad de almacenes es restringida por la perspectiva de quienes
provienes o demandan el uso de almacenaje, su manejo y el usuario al que se le da el
servicio. Tomando en cuenta que en todas sus variantes se llevan a cabo las actividades de
recepción, almacenaje, recojo y envió, la actividad no deja de ser la actividad primordial de
un almacén.

44
Funcionalidad del sistema de manejo de almacenes
Como se menciono anteriormente un almacén tiene cuatro funciones básicas: Recibir el
producto, Almacenar el Producto, Recoger el Producto, Mandar el Producto estas funciones
se pueden ampliar en:

1. Recibir el producto
a. Comprar productos
b. Productos terminados del proveedor
c. Productos regresados por el cliente

2. Almacenar el Producto
a. Inspección de calidad
b. Quitar o sacar
c. Ubicación y control de lotes

3. Recoger el Producto
a. Recoger materia prima
b. Recoger inventario en proceso
c. Recolección de productos terminados

4. Mandar el Producto
a. Mandar material a clientes internos
b. Mandar productos terminados a clientes externos

5. Retornos
a. Recibir pedido rechazado
b. Encontrar la causa del retorno de mercancía
c. Reconocer el inventario de nueva cuenta

Aparte de estas funciones se encuentran: entradas de órdenes, programación de pedidos,

reporte del estatus de Inventarios, así como actividades diversas. A continuación se
comentara un poco más acerca de las funciones y requerimiento de cada una de las
actividades mencionadas.
(Reed, 1998)

45
Entradas de órdenes

Esta actividad es rápida y es precisa en el sistema de almacenes. Más sin embargo se

requiere:

1. Ser capaz de tomar requerimientos especiales del cliente, (empaquetado especial,

etiquetado o documentación) cualquiera que sea el requerimiento debe de quedar
especificado.

2. Tener al alcance la información de con cuanto inventario se cuenta en tiempo real

para saber si es posible o no cumplir con esta orden.

3. Tener un a pre-asignación de los bienes ordenados por el cliente.

4. Asignar por anticipado una fecha de envío, la cual permitirá hacer el plan para los
productos por enviar por almacén.

Programación de órdenes

Esta planea los días en los cuales se van a llevar a cabo las actividades correspondientes al
ritmo de trabajo estipulado como de los horarios y decisiones de calendarización.

1. Asignación de turnos de personal y días hábiles a trabajar en esta actividad.

2. Asignación de las cargas de trabajo para el personal o equipo correspondiente, con

la aprobación de las persona que este al mando de estas.

3. Capacidad de intercalar tareas de trabajos en cola, con el fin de optimizar mano de

obra y equipo. El hecho de intercalar entre todas las ordenes que están pendientes,
hace que el grupo de tareas se mayor por lo que su acomodo es mas estructurado
para minimizar movimientos, ayudando directamente a que se incremente la
productividad del esquipo y mano de obra.

Recepción

La identificación o codificación y seguimiento adecuado de los materiales es la base de la

eficiencia en las operaciones de almacenaje. De lo contrario, no hay control y se dificulta su
manejo en operaciones.
Normalmente se requieren de lo siguiente para las operaciones de recepción:

46
 1. Recibir la información precisa, avisar con anticipación para agilizar las operaciones
de recepción y tener el personal necesario listo. Se obtiene la información del
cargamento que manda el cliente por medio electrónico, para el uso de esta
información más adelante.

2. Validar de recepción de los bienes ya sea por medio electrónico o en tiempo real
para corregir cualquier discrepancia.

3. Requerir de una confirmación del sistema de la unidad central. Esta confirmación

es necesaria para que los materiales que llegan puedan ser almacenados en sistema
para poder ser asignados más adelante.

4. Disminuir el tiempo que pasan los artículos en el área de recepción desde que llegan
hasta que son almacenados. Después de que se reciben los bienes se checa la factura
de aterrizaje y se comprueba que concuerde con lo que se pidió. Algunas veces se
mantiene la mercancía en el área de llegadas para que sea inspeccionado por el
control de calidad, otras veces la gente de compras o de planeación rectifican
diferencias, se busca operador y lugar para colocar el material y después se mueve
el material para almacenarlo. En el área de recepción se recomienda crear un flujo
continuo de materiales para evitar aglomeraciones de recepciones en esta área.

5. Manejo de discrepancias entre lo que se espera y lo que se recibe. Es necesario que

se pueda imprimir un reporte con la discrepancia en caso de tenerlas. Unos ejemplos
de errores comunes en recepción de lotes son; excesos, déficit, productos malos,
productos perdidos, entre otros.

Inspección y control de calidad

Algunos de las operaciones de los almacenes requieren del proceso de inspección entre la
su recepción y almacenamiento. Para inspección se requieren los siguientes pasos:

1. Notificar los requerimientos para la operación de inspección para los materiales que
son recibidos. Esta notificación permitirá que los materiales que llegan sean
directamente inspeccionados.

2. Proporcionar la confirmación y liberación de la inspección, para que el producto

pueda ser pasado al área de almacenaje.

3. Rechazar los lotes que no cumplan con las especificaciones de calidad que se
esperan.
(Pickett, 1998)

47
A Imacenamiento
Para esta función de almacenaje requiere de las siguientes necesidades:

1. Contar con una codificación única del producto como de su seguimiento que ha
completado su recepción, contando con la ubicación del producto para poder ser
utilizado o movido más adelante.

2. La necesidad de tener sistema para la ubicación exacta del producto almacenado, en

base a parámetros de maximizar espacios, maximizar eficiencia de recolección, y
minimizar el uso de personal, para facilitar el envío el producto más adelante al
cliente. En el proceso de selección, de la ubicación del lugar de almacenamiento, se
necesita del uso de una filosofía de almacenamiento tipo ABC para alguno de los
factores como los metros cúbicos del almacén, el tipo de producto, la frecuencia en
la que se ordena entre otros.

3. La necesidad de un sistema de ubicación de existencias que pueda dar seguimiento

de la identidad y de su cantidad de unidades y la ruta más próxima para llegar a
estas dentro del almacén.

4. La necesidad de ciclos de conteo de inventario por medio de la ubicación de las

existencias, en vez de tener que hacer un conteo físico a mano de todo el almacén.

5. La necesidad de que el inventario este actualizado en tiempo real en cuanto a

cantidad de existencias y su ubicación, para la oportuna toma de decisiones, de
cuando se requiera su uso.

Recojo

La necesidades típicas para la función de recojo (picking)

1. Optimizar rutas para recoger el material y promover la secuencia de las ubicaciones

de los productos para recogerlos en el mínimo número de viajes.

2. La necesidad de ubicación especifica que permita que al momento de recoger las

existencias sea sencillo en base al número de lotes, la rotación del producto, la
demanda de ordenes vs la cantidad de producto que se tiene.

3. La capacidad de manejar el nivel de inventario desde el almacén. Registrar el

inventario que se tiene, el inventario asignado, el que se tiene en cuarentena y los
que se esperan que lleguen y que recojan para saber con cuantas existencias se
cuenta en tiempo real.

48
Transportación

Estas funciones están diseñadas para maximizar el control de en el movimientos de órdenes

por el empaquetado, el control y carga del material.
1. Tener las rutas para recoger material de una línea de montaje por medio de una
orden de control.

2. Actualizar constantemente los archivos de las órdenes de los clientes, para que ellos
puedan checar el status de sus órdenes pendientes. De la misma manera se pueden
hace confirmaciones vía electrónica, de envíos los cuales pueden reducir el tiempo
de facturación para el cliente.

3. Mandar las cantidades estipuladas en cuanto al peso y al volumen en los envíos a

clientes. Esto puede ayudar a las planeación de secuencias de envío.

Ciclo de conteo

Existen dos tipos de ciclos:

1. Es cuando se lleva a cabo un conteo debido a que se detecto alguna anormalidad
cuando se hizo algún traslado o cuando se recogió.

2. Es el conteo de rutina que se lleva a cabo, por tipo de producto, zona o locación, las
cuales son previamente establecido por el almacén o el departamento de finanzas.

En ambos casos se verifica la precisión de los inventarios en cuantos al inventario teórico

vs el inventario real. Para minimizar los errores de entregas de pedidos.

Retornos

En este esquema de los distintos flujos de materiales cuando hay retornos de productos. El
proveedor es quien suministra los productos nuevos, y puede ser una empresa externa o la
propia empresa. Por lo que se retoman en almacén o de la misma manera se regresa a
proveedores o producción. Si se retoma por parte del almacén, entonces se tiene que
identificar de nuevo en el sistema de inventarios, para ser asignado nuevamente más
adelante.

49
Ajuste de inventario

El sistema de almacenes debe adaptarse a los ajustes autorizados del inventario. Entre estos
ajustes incluye a los artículos que regresan los clientes, el de las discrepancias en conteos,
debe de tomar en cuenta las consolidaciones de las existencias y la rotación de una manera
actualizada. Como también debe de identificar los productos que tienen que ser repuestos,
como los que ya tienen mucho tiempo sin movimiento.

Reporte de desempeño

Con un Sistema de manejo de almacenes se puede crear un gran beneficio para los reportes
típicos de desempeño.

1. Reporte de servicio al cliente; cuenta con indicadores como ordenes completas,

errores de envío de mercancía, tendencias de clientes

2. Reporte de la exactitud de inventario; es el número de existencias es lo que indica

que tan bien ha sido manejado el almacén.

3. Reporte de precisión de ordenes; es la cantidad de envíos a clientes que fueron

exitosos.

4. Reporte de utilización de espacio; explica cuanto espacio está disponible, y que

porcentaje del almacén se está utilizando. Esto se puede tomar como una señal de
tendencia en base a periodos de tiempo.

5. Reporte de productividad laboral; es el reporte del desempeño de cada uno de los

empleados y del equipo completo.

6. Reporte de la actividad de los productos; este reporte indica los movimientos de los
productos y de errores o perdidas en las actividades de recibo, almacenaje y/o envío.
(Reed 1998;

50
2.2.12 Modelos de Evaluación

A continuación se muestran tres diferentes métodos utilizados anteriormente para evaluar

organizaciones y almacenes, aún y que son buenos, hay ausencias en aspectos que los
almacenistas han contemplado como claves como lo son: precisión de inventarios, equipo
de seguridad, codificación de materiales, reglamentación, entre otros;

• El primer sistema de medición propuesto en el año 2000 por el autor Kenneth B.

Ackerman y Alejandro Nieto se basa en un sistema de medición cuantitativo y
cuantitativo en el que se cuantifica:
o Utilización de Espacios,
o Equipo
o Gente
o Servicio al Cliente
o Relaciones Humanas

• El segundo sistema de medición planteado en el año de 1992 por Robert Kaplan y

David Norton es "Balanced Scorecard" en donde se centra en cuatro factores para
medir una organización en general las cuales son:
o El Área Financiera (perspectiva del accionista)
o La Satisfacción del Cliente
o El Negocio Interno
o La Innovación & Aprendizaje

• El tercer sistema de medición de almacenes propuesta en 1979 por Baily, Baroggi,

Malavolti, Raikindi, Travernier, Vignati, Zecchini, en el libro de "Aprovisionamien-
to, Almacenaje y Gestión de Stock" era en base a:
o Tasa rotación de inventario
o Servicio al cliente

51
2.2.13 Retos Operativos

Los almacenes se han convertido clave para la competencia ya que es un arma estratégica
que muchas compañías están utilizando con el fin de mejorar su posición competitiva. Los
verdaderos retos para el éxito de los almacenes son:

• Un numero óptimo de unidades de existencias

• Incrementar servicio al cliente

• Reducir inventarios

• Incrementar la eficiencia de las operaciones y el espacio utilizado de los almacenes

• Buscar la personalización de los productos

• La necesidad de incrementar la integración de los almacenes con el sistema de

logística total

• Incremento significativo de los requerimientos para la respuesta rápida y oportuna,

de cross docking, just-in-time, los esfuerzos de respuesta al cliente

• El cambio de filosofía de los sistemas "push" a los sistemas "pulí"

• La reducción de integrantes logísticos para que se a las directo el envío al cliente

• La disponibilidad de datos fiables, responsabilidad, eficiencia y eficacia de los

proveedores de servicios y saber que tanto utilizar de estos servicios

• Requerimiento para mejorar la comunicación entre líneas y los retos de EDI, AI

identificación automática y sistemas de información compatibles

• El rol de asociaciones y la integración virtual de inventarios asociados

• Mejorar las mediciones y las operaciones contables

• El incremento de el énfasis del mercado global y los retos de la diversidad de

requerimiento en los envíos
(Tompkins, 1998;

52
2.3 Re-ingeniería de Procesos

A continuación se muestra el concepto de reingeniería y como es su aplicación para los

proceso, desde su enfoque de gestión de cambio para simplificar los procesos empezando
desde cero teniendo en cuenta que es lo que se busca lograr. También se presenta la posible
aplicación para el proceso de administración de almacenes.

2.3.1 Definición, Estructura y Aplicación

La reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de los procesos

empresariales con el fin de provocar mejoras espectaculares en medidas críticas y
contemporáneas de los rendimientos y resultados, tales como costos, calidad, servicio y
disponibilidad'. (Hammer, Champy 1993)

Como su definición lo dice se busca un rediseño radical donde no se toma en cuenta el

proceso anterior sino que se inventan maneras diferentes de realizar el trabajo o llegara los
objetivos.

La estructura o equipo de trabajo para llevar a cabo la reingeniería está compuesto por
gente interna como externa por lo que se necesita tener un gran liderazgo para llevara a
cabo el proyecto. Para llevar a cabo la reingeniería es necesario contar con:

• Un líder comprometido, los esfuerzos que requiere el logro de cambios tan drásticos
rápidamente terminan en el olvido. La reingeniería requiere la comprensión de los
procesos en su globalidad. El responsable de principio a fin de la eficiencia y
funcionalidad.

• Colaboradores internos y externo

o Internos: personas que trabajen en el proceso actual y que aportan al equipo
conocimiento, experiencia y credibilidad,
o Externos: personas que desconozcan por completo los procesos existentes, pero
que a su vez puedan aportar la creatividad que nace de una visión fresca y
objetiva.

53
Pero no es solo el equipo de trabajo sino que el apoyo la alta dirección en cuestión de
información, personal y presupuesto es clave para que el proyecto realmente logre las
mejoras espectaculares las cuales propone la reingeniería de procesos.

Aplicación

La reingeniería de procesos es radical, ya que busca llegar a la raíz de las cosas, no se trata
solamente de mejorar los procesos, sino que busca reinventarlos, con el fin de crear
ventajas competitivas. A continuación se presentan los seis pasos a seguir para llevara a
cabo la reingeniería de un proceso:

1. Selección del proceso para hacer reingeniería

a. Enumerar los posibles procesos
b. Determinar los alcances y limitaciones de los procesos
c. Priorizar los procesos para llevar a cabo reingeniería

2. Identificar posibles cambios

a. Evaluación de la tecnología de información con la que se cuenta
b. Evaluación organizacional de los recursos humanos.
c. Determinar limitantes entre TI. y recursos humanos

3. Desarrollo de una visión del negocio y el objetivo del proceso

a. Evaluar las estrategias del negocio existente para planear la dirección del
proceso
b. Consultar con el cliente directos para determinar los objetivos que se buscan
c. Hacer benchmarking para determinar objetivos
d. Determinar objetivos de desempeño esperados del proceso
e. Desarrollar aspectos especiales del proceso

4. Entender y medir el proceso existente

a. Evaluar el flujo actual del proceso
b. Medir el proceso en relación a los objetivos

54
 c. Identificar problemas o deficiencias del proceso
d. Evaluar la tecnologías de información actuales
e. Identificar mejoras a corto plazo en el proceso

5. Diseñar y un prototipo del proceso nuevo

a. Hacer una lluvia de ideas de los diseños alternativos a proponer
b. Evaluación de factibilidad, riesgos y beneficios de los diseños alternativos
c. Hacer el prototipo del evo diseño del proceso
d. Desarrollar la estrategia de cambio del proceso
e. Implementar una estrategia para hacer el cambio a el nuevo proceso

6. Implementar el proceso nuevo

(Harrington, 1991;

Algo muy importante del éxito del rediseño de un proceso es el aspecto de tener una visión
de este, entendiendo la situación desde la perspectiva del cliente interno o externo, como
también el apoyo.de altos mando.

2.3.2 Parámetros de Medición y Análisis

Cuando una Organización desea implementar la reingeniería en un proceso, no puede ser

intermitente cada vez que se pueda. La empresa se tiene que comprometer con el objetivo y
poner todos los recursos necesarios para llevar el proyecto a cabo. Para poder lograr que
este llegue a las metas establecidas. Las formas de medir el éxito son por medio de la
reducción de costos, incremento de rapidez y mayor precisión. El parámetro de medición se
basa en una comparación directa de las ventajas que se logran del proceso actual al proceso
rediseñado.

55
2.3.3 Rediseño de Procesos de Manejo de Almacenes

Para la aplicación del rediseño en almacenes es necesario llevara a cabo un análisis de los
procesos existentes, para encontrar los huecos posibles de mejora y utilizar la herramienta
de la reingeniería para dejar atrás los procesos que se consideran obsoletos y buscar
implementar procesos frescos que estén alineados con lo que busca la visión de la empresa
como con el objetivo de satisfacer al cliente directo que se tiene.

Las empresas tienen que ver a la reingeniería como un ejercicio de retrospección en el que
normalmente se aprende del pasado para prepararse para el futuro y no cometer los mismos
errores y eliminar que no es indispensable para mi cliente.(Khoong, 1999)

Por tanto se considerar una buena forma de afrontar las viejas prácticas de los procesos de
almacenes para cambiarlas por otras enteramente nuevas y que den resultados.

56
 Capítulo 3 - Modelo Tecnológico para el
Análisis y Evaluación de un Almacén

Hoy en día aun existen almacenes que ni siquiera cuentan con un sistema para medir su
rendimiento. Sino que se lleva de manera empírica lo cual no es suficiente para medir y
clasificar, y así tener una referencia a mejorar. Lo que se requiere de un almacén es
considerarlo como un sistema medible para poder mejorar.

Para mejorar la operación de un almacén es necesario saber la situación operativa actual en

base a una medición de parámetros establecidos, para tener una referencia de cómo estamos
y así tener la visión de una situación deseada de rendimiento de un almacén.

3.1 Características Generales del Modelo

El modelo tecnológico propuesto se basa en un análisis de diferentes aspectos de la

operación de un almacén en forma cualitativa y cuantitativa, dado a que se requiere de la
experiencia del personal del área para obtener datos precisos que nos den un resultado del
análisis y evaluación que se busca.

Este modelo es resultado de un estudio realizado por medio de literatura de libros, de

publicaciones y revistas, como también de encuestas realizadas a expertos de empresas de
la región.

La diferencia de este modelo a otros existentes es que su forma de aplicación no es una

metodología rígida en la que sea limitado por variantes de almacenes, sino que se cuenta
con un modelo flexible y adaptable a diferentes giros y tipos de almacenes. Esta
flexibilidad es en base a la jerarquía y peso que se categorice de los factores a evaluar.

57
El modelo propuesto se enfoca al manejo, control y abastecimiento de materiales y
productos en la cadena de suministros, para una buena operación de inventarios y
almacenes para hacer una cadena más eficaz y eficiente a su vez.

La aplicación del modelo está centrada de la obtención del índice de desempeño del
almacén. Dicho índice lleva a la clasificación de las condiciones actuales de un almacén.
Con el resultado que se busca se puede llegar a un análisis a fondo de los resultados para
conseguir en forma desglosada el desempeño de cada uno de los factores y así hacer énfasis
de los factores más débiles, para tomarlos como oportunidades de mejora para nuestro
almacén.

3.2 Desarrollo del Modelo

El propósito principal del modelo es medir el desempeño de un almacén, para esto a

continuación mencionan para ser explicados uno a uno los pasos del procedimiento que se
llevo a cabo para hacer el modelo tecnológico el cual es el encargado de analizar y medir la
operación de un almacén desde una perspectiva logística.

1. Identificación de Factores

2. Diseño de encuesta

3. Aplicación de la encuesta

4. Revisión de las encuestas

5. Análisis de resultados

6. Definición del Instrumento de Evaluación

58
1. Identificación de Factores
Por medio de una investigación de literatura de libros, publicaciones y revistas del área de
administración de almacenes se seleccionaron 40 factores representativos del desempeño y
desarrollo operativo de un almacén en general. La obtención de estos 40 factores se
presenta a continuación:
Lista original de los 40 factores:

1. Utilización de Espacio de 21. Aseo, Limpieza

Almacenaje 22. Reglamentación
2. Ubicación 23. Seguridad déla Información
3. Distribución de Áreas 24. Ciclo de Vida del Producto
4. Puntos de Recepción y 25. Seguridad del Producto
Entrega (Embalaje)
5 Iluminación 26. Características del Producto
6. Climatización 27. Costos Logísticos Totales
7. Equipo de Transporte 28. Combustibles y Energéticos
(utilización) 29. Codificación de Materiales
8. Equipo de Almacenaje 30. Sistema para localización de
9. Equipo de Oficina Materiales y Productos
10. Equipo de Seguridad 31. Precisión de Inventarios
11. Estructura del Personal 32. Sistemas para programación
12. Utilización del Personal de pedidos
13. Vestímenla del Personal 33. Sistemas de Información
14. Satisfacción de Personal 34. Control de movimientos de
15. Tunos y Horas Extras Personal
16. Oferta a la Venta 35. Lotes rechazados
(Descuentos) 36. Control de Sistemas
17. Pronostico de la Demanda (Procesos)
18. Cantidad de Proveedores de 37. Planeación de Operaciones
Servicios 38. Liderazgo
19. Señalización del Almacén 39. Servicio al Cliente
20. Área de incendio 40. Cercanía con proveedores

2. Diseño de encuesta

Con los 40 factores anteriormente presentados se les solicito a los encuestados que
seleccionaran los 15 factores más importantes, para después se enumeraran del 15 al 1,
asignando el número 15 al factor con mayor importancia y 1 al de menor importancia.

59
Después se les presentaba la opción de que agregar factores faltantes, si ellos así lo
consideraban, para finalmente reajustar la enumeración de la importancia de factores. A
continuación se presenta la encuesta original que se aplico.

ENCUESTA: FACTORES PARA LA EVALUACIÓN DE UN ALMACÉN

Nombre:
Empresa:
Giro: Puesto:
Contacto: (Teléfono y Correo Electrónico)
• Tomar los 15 factores de los 40 que se presentan en la siguiente pagina, que Usted
considere los más importantes para Evaluar un almacén.
• Enumerar del 15 al 1 estos factores, siendo el 15 el de mayor importancia y 1 el de
menor.
• Agregar factores (máximo 5) que considere que no se están en la lista y deberían de
estarlo y re-enumere en caso de requerirse.

Gracias por su Tiempo...

FACTORES
1. Utilización de Espacio de Almacenaje 21. Aseo, Limpieza
2. Ubicación del Almacén 22. Reglamentación
3. Distribución de Áreas 23. Seguridad de la Información
4. Puntos de Recepción y Entrega 24. Ciclo de Vida del Producto
5. Iluminación 25. Seguridad del Producto (Embalaje)
6. Climatización 26. Características del Producto
7. Equipo de Transporte (utilización) 27. Costos Logísticos Totales
8. Equipo de Almacenaje 28. Combustibles y Energéticos
9. Equipo de Oficina 29. Codificación de Materiales
lO.Equipo de Seguridad 30. Sistema para localización de existencias
11. Estructura del Personal 31. Precisión de Inventarios
12. Utilización del Personal 32. Sistemas para programación de pedidos
13. Vestimenta del Personal 33. Sistemas de Información
14. Satisfacción de Personal 34. Control de movimientos de Personal
15. Tunos y Horas Extras 35. Lotes rechazados
16. Oferta a la Venta (Descuentos) 36. Control de Sistemas (Procesos)
17. Pronostico de la Demanda 37. Planeación de Operaciones
18. Cantidad de Proveedores de Servicios 38. Liderazgo
19. Señalización del Almacén 39. Servicio al Cliente
20. Área de incendio 40. Cercanía con proveedores
Figura 14 Encuesta: Factores de Evaluación de un Almacén

60
 Con la encuesta anterior, se logro proyectar cuales eran los 15 factores con mayor
importancias en base a la experiencia de las personas encuestadas. El método que se tomo
fue que los encuestados tenían que seleccionar los 15 factores de mayor importancia para
ellos, después se ordenarlos por importancia, por ejemplo si el encuestado consideraba que
"Servicio al Cliente" era el factor más importante le otorgaba 15 puntos a ese factor, de la
misma manera en forma descendiente hasta el numero 1, dejando sin numero de
importancia a 25 factores que no considere críticos. Dentro de la encuesta se presenta la
opción de agregar factores en caso de que el encuestado así lo considere pertinente, para no
limitar a los encuestados a los 40 factores propuestos.

3. Aplicación de la encuesta

La encuesta fue aplicada a personal que estaba encargado de manejo de materiales,

administración de inventarios y manejo de almacenes, entre otros relacionados con estas
áreas en empresas de diferentes giros de la región.

Tabla 9 Personas Encuestadas (Empresa, Puesto y Giro)

EMPRESAS PUESTO GIRO

A Gerente de Planeación de Producción e Inv. Maquiladora - Producto Electrónico
B Planeador Administrativo Distribuidora de Cemento
C Suministro, Entrega y Logística Comercial Cemento
D Gerente General Elaboración y Venta de Tostadas y Botanas
E Gerente General Construcción
F Jefe de Compras de Almacén y Materia Prima Industria Química
G Control y Abastecimiento Restaurant-Bar
H Ejecutivo de almacenes OMM Tabacalera
I Especialista Avanzado Automotriz
J Jefe de Compras y Almacén Comercializadora Equipo de Seguridad Ind.
K Gerente General Hotelería
L Supervisor de Producción Metal-Mecánico
M Logística Fabricación y Venta de Conductores Eléctricos
N Gerente General Alimentos y Bebidas
0 Gerente de Procesos Alimentos procesados
P Supervisor de Piso Transformación - acero
Q Seguridad y Procesos Metal - Mecánico
R Programador Sistemas
S Gerente General Comercializadora de Computo
T Jefe de Proyectos Diseño e Instalaciones Eléctricas

61
4. Revisión de las encuestas

Todas las encuestas fueron analizadas para verificar la correcta asignación de puntos para
cada factor, como también los factores propuestos que no formaban parte de los 40 factores
propuestos inicialmente, entre los factores propuestos estaban:

Tabla 10 Factores Sugeridos (Extras)

Factores propuestos por personal encuestado

Análisis Estratégico
Rotación de inventario
% de Inventario Obsoleto
Tiempo de distribución de materiales
Tiempo y demoras del personal
Sistemas de comunicación
Control de mermas y materiales no cuantificados
Adaptación al cambio
Requisitos para Almacenaje seguro

5. Análisis de resultados

Con la ayuda del programa de Excel, se formó un concentrado de encuestas, con el cual se
sumaron en su totalidad de puntos acumulados independientemente de cada factor, para
después ordenar los factores de manera descendente. Por importancia de peso, obteniendo
así los 15 factores, con mayor importancia, considerados para las personas encuestadas.

A continuación se presenta el concentrado obtenido y ordenado de mayor a menor, a su

vez se muestran los 15 factores que se obtuvieron y su distancia entre estos.

62
 T a b l a 11 C o n c e n t r a d o d e E n c u e s t a s

Factores de Importancia para 14 16 20

OO
1 : 2" 3 4 5 6 7 9 10 11 12 13 15 17 18 19
Almacenes
Factores / Empresas A B C D E F G H 1 J K L M N O P Q R S T
1. Utilización de Espacio de Almacenaje 6 13 14 15 15 14 5 9 13 15 15 5 139
2. Ubicación 2 13 12 15 2 12 13 10 8 15 14 6 122
3. Distribución de Áreas 9 12 15 9 14 8 13 11 4 6 1 12 14 9 2 139
4. Puntos de Recepción y Entrega 12 14 13 5 4 5 3 12 3 7 14 13 1 12 118
5. Iluminación 8 5 13 8 7 2 12 55
6. Climatización 14 1 4 19
7. Equipo de Transporte (utilización) 6 9 1 6 1 2 6 31
8. Equipo de Almacenaje 7 4 2 4 5 3 6 5 14 6 56
9. Equipo de Oficina 7 4 11
10. Equipo de Seguridad 3 15 3 12 6 6 13 3 11 4 3 1 80
11. Estructura del Personal 7 6 10 7 4 12 4 15 5 4 74
12. Utilización del Personal 4 4
13. Vestimenta del Personal 1 1
14. Satisfacción de Personal 9 11 14 1 35
15. Tunos y Horas Extras 5 10 15
16. Oferta a la Venta (Descuentos) 0
17. Pronostico de la Demanda 14 13 2 11 1 11 4 1 57
18. Cantidad de Proveedores de Servicios 2 2
19. Señalización del Almacén 5 10 1 10 2 2 8 7 45
20. Área de incendio 1 13 1 1 9 3 28
2 1 . Aseo, Limpieza 2 2 2 3 5 12 6 8 7 6 7 60
2 2 . Reglamentación 11 11 11 8 10 5 8 64
2 3 . Seguridad de la Información 9 12 5 5 31
24. Ciclo de Vida del Producto 7 11 8 1 13 3 3 46
2 5 . Seguridad del Producto (Embalaje) 15 11 8 10 9 4 8 2 67
26. Características del Producto 3 14 4 I 2 9 11 44
27. Costos Logísticos Totales 8 12 15 3 10 9 10 11 2 3 83
28. Combustibles y Energéticos 5 6 12 23
29. Codificación de Materiales 4 8 5 6 3 10 12 3 51
30. Sistema de localización de existencias 10 14 10 7 4 13 13 11 8 9 7 7 113
3 1 . Precisión de Inventarios 13 1 10 15 3 14 15 11 11 1 13 8 15 15 145
3 2 . Sistemas para programación de pedidos 6 1 4 3 3 7 7 7 13 11 62
3 3 . Sistemas de Información 5 6 6 10 12 39
34. Control de movimientos de Personal 7 1 6 13 27
35. Lotes rechazados 11 7 7 25
36. Control de Sistemas (Procesos) 9 5 2 8 14 12 15 11 76
37. Planeación de Operaciones 3 8 4 9 2 14 9 9 13 5 10 11 9 106
38. Liderazgo 14 15 9 9 10 5 62
39. Servicio al Cliente 12 10 10 9 15 12 8 14 10 15 10 14 14 153
4 0 . Cercanía con proveedores 4 15 11 4 8 2 12 2 13 8 79
Análisis Estratégico 0
Rotación de inventario 7 7
% de Inventario Obsoleto 6 6
Tiempo de distribución de materiales 0
Tiempo y demoras del personal 0
Sistemas de comunicación 0
Control de mermas y mat. no cuantificados 0
Adaptación al cambio 0
Requisitos para Almacenaje seguro 0

63
6. Definición del Instrumento de Evaluación

A continuación se presentan los factores claves para evaluar la operación de un almacén,

así como la explicación del modelo tecnológico, para llevar a cabo la medición y la
interpretación de los resultados que se obtengan.

En este punto de la definición del instrumento de evaluación se presenta:

a) La Identificación de los Factores
b) Ponderación de Calificaciones
c) Procedimiento de Evaluación
d) Interpretación de Resultados

a) Identificación de Factores

Los 15 factores más representativos que se obtuvieron a partir del análisis de resultados:

1. Servicio al Cliente
2. Precisión de Inventarios
3. Utilización del Espacio de Almacenaje
4. Distribución de Áreas
5. Ubicación del Almacén
6. Puntos de Recepción y Entrega
7. Sistema de localización de Existencias
8. Planeación de Operaciones
9. Costos Logísticos Totales
10. Equipo de Seguridad
11. Cercanía con proveedores
12. Control de Sistemas (Procesos)
13. Estructura del Personal
14. Seguridad del Producto (Embalaje)
15. Reglamentación

Explicación de los Factores y Propuestas para la asignación de su calificación

1. Servicio al Cliente.- esta es la preocupación principal de todos los miembros de la

organización. Pero específicamente en almacenaje se centra en tener en existencia la
cantidad de productos y/o materiales que el cliente requiera, para evitar faltantes
pero sin llegar a excesos de existencias.

64
 a. Cantidad de pedidos rechazados
b. Cantidad de ordenes entregadas completos
c. Número de Quejas
d. Ordenes tardías
e. Tendencias por clientes
f. Condiciones de conformidad del embalaje
g. Tiempo de ciclo del pedido (desde la emisión de un pedido y el momento en
que los productos pueden estar disponibles)

2. Precisión de inventarios.- es el punto crítico que indica que tan bien ha sido
manejado el almacén, el cual impacta en la disponibilidad de producto para hacia el
cliente, en el resurtido de proveedores y la utilización de personal, aparte de que la
integridad de todos los sistemas se basan en la exactitud de los inventarios. El
objetivo es no tener discrepancia entre el inventario que el sistema lleva y el
inventario físico. Se centra en la evaluación del inventario teórico vs inventario real.

3. Utilización del espacio de almacenaje.- es la capacidad se tiene en cuanto a

volumen de espacio y cuál es el: promedio de utilización de este, en periodos de
tiempo.
3
a. índice de utilización de espacio del almacén (m o paletas)
b. Espacio que está disponible
c. Total de espacio utilizado
d. Utilización del espacio por referencias viva de stock
e. Productividad del espacio del almacén

4. Distribución de Áreas.- es la distribución de pasillos, aéreas de estantería,

descanso, oficinas, baños, estacionamiento, áreas verdes. Es la facilidad de de
aprovechar lo más posible el espacio, pero también de facilitar el flujo de materiales
y del personal.

a. Área de pasillos /Área total del almacén

b. Área de Baños
c. Áreas de Entradas y salidas de productos y materiales
d. Distribución de pasillos (principal y secundarios)
e. Utilización de Estacionamiento
f. Equipo de manejo compatible (montacargas, estantes, amplitud de pasillos)
g. Distribución de áreas en un almacén
h. Área para el almacenamiento
i. Área de Maniobras
j. Área para la mercancía devuelta por los clientes
k. Área para el equipo de seguridad
1. Área de control de inventarios

65
5. Ubicación del Almacén.- que tan estratégicamente está situado el almacene en
cuanto a las necesidades, esto puede ser interno a la empresa o extemo

a. Tiempos con clientes, proveedores y producción

b. Distancia con clientes, proveedores y producción
c. Facilidad de respuesta

6. Puntos de recepción y entrega.- es la efectividad como la eficiencia en que se

reciben los materiales de los proveedores y el envío de productos a los clientes.

a. Tiempo en servicio del área de entrega

b. Tiempo en servicio del área de salida
c. Cantidad de pedidos posibles a recibir
d. Cantidad de pedidos posibles a enviar

7. Sistemas de localización de existencias.- es la forma en que se rastrea un producto

cuando llega una orden o para la selección de área por almacenar

a. Tiempo de recorrido desde la llegada de una orden hasta que se localiza

b. Ubicación de materiales y productos en base a rotación

8. Planeación Operativa.- contesta la preguntas: que hacer, donde, como, cuando y

porque. En base a como se mejore la planeación se tendrá un número menor de
errores. Esta se encarga de la forma en que se tiene que hacer el trabajo.

a. Acción
b. Secuencias
c. Medios
d. Responsabilidades del personal
e. Lugares
f. Propósito
g. Errores y Accidentes

9. Costos Logísticos Totales - entran los costos de almacenaje, costos del producto,
costos por ordenar. Como la optimización de estos costos.

a. Costos de producto en inventario

b. Costo por ordenar
c. Costo por almacenar

10. Equipo de Seguridad.- rociadora, extinguidores, señalización, rutas de evacuación,

personal (casco, lentes, guantes, zapatos especiales, overol), estándares de seguridad
por parte de gobierno dependiendo del giro de la empresa y toxicidad,
contaminación, ambiental, limpieza.

66
 a. Equipo de seguridad vs equipo requerido por ley
b. Sistemas para incendios
c. Rutas de evacuación
d. Accesos restringidos

11. Cercanía con Proveedores.- se refiere a la distancia entre los proveedores y nuestra
empresa ya que esta repercute en rapidez de reacción, Esto involucra a la
comunicación y confianza con proveedores.

a. Nivel de compromiso con proveedores (convenios)

b. Velocidad de reacción
c. Reclamaciones a proveedores
d. Devolución de producto

12. Control de sistemas (procesos).- incluye todo el papeleo de los procesos y la

integración de la información, como es procesada, el manejo de pedidos específicos,
el manejo de información en tiempo real dentro y fuera del almacén, sistemas de
entradas de órdenes, manejo de personal (instrucciones en tiempo real), terminales
de información para todo el almacén. Se centra en la evaluación del tiempo desde
que se recibe una orden hasta que se concluye en envío

13. Estructura del personal.- es el organigrama del personal y como están en jerarquías,
para la toma de decisiones, mando y responsabilidades.

a. Productividad del personal

b. Responsabilidades y toma de decisiones
c. Rangos de jerarquías

14. Seguridad del Producto.- Tipo, costo y tamaño del embalaje. Seguridad en cuanto al
lugar de almacenaje, Cantidad de movimientos (riesgo), seguro de pérdida total,
parcial y/o robo.

a. Protección por embalaje

b. Fragilidad del producto
c. Robos de mercancía
d. Seguros contra pérdida parcial o total

15. Reglamentación - es el protocolo para el comportamiento del personal, así como de

los visitantes en el almacén. Este especifica vestimenta, horarios, personal
autorizado, equipo de seguridad, manejo de equipo de trasporte, requerimientos para
entradas y salidas de productos, equipo o maquinaria, sanciones, entre otras.

a. Reportes de violación de reglamento

b. Grado de sanciones

67
b) Ponderación de Calificaciones

La asignación de las calificaciones para cada factor es asignada en la columna del lado
izquierdo. El rango de las calificaciones va desde la calificación mínimas (1), hasta la
calificación máxima (5).

Tabla 12 Evaluación del índice de Desempeño de un Almacén (Recomendado)

CALIFICACIÓN

CALIFICACIÓN

PUNTUACIÓN
DEL FACTOR

PUNTACIÓN
MÁXIMA
MÁXIMA

PESO
Factores de Medición

Distribución de Áreas 5 25 125

Sistemas para localización de 100
5 20
materiales y productos
Ubicación del Almacén 5 20 100

Utilización de espacio de almacenaje 5 20 100

Precisión de inventarios 5 15 75

Puntos de recepción y entrega 5 15 75

Servicio al cliente 5 15 75

Control de sistemas (procesos) 5 15 75

Costos Logísticos Totales 5 10 50

Seguridad del Producto 5 10 50

Pronostico de la Demanda 5 10 50

Reglamentación 5 10 50

Estructura del personal 5 5 25

Planeación Operativa 5 5 25

Equipo de Seguridad 5 5 25

ÍNDICE D E DESEMPEÑO TOTAL 200 1000

68
c) Procedimiento de Evaluación

o El modelo propuesto se presenta como un sistema flexible lo cual lo caracteriza por la

facilidad del acomodo en cuanto a importancia que se les desea dar a cada factor, esto
depende de lo que se esté buscando, como objetivo dentro de la evaluación. En la tabla
12 se presentan los 15 factores críticos en un orden de factores recomendó el cual,
puede ser configurado, en cuanto al ordenamiento de los factores para su evaluación
operativa, variando el peso de importancia asignado al factor.

La distribución de los factores afecta a el peso con el que se debe de evaluar a cada
factor, de manera que los primeros factores tienen mayor peso que los últimos en la
lista, a continuación se presenta en la Tabla 13 cuál es el peso especifico que se asigna
al factores dependiendo del orden asignado a los factores, en la tabla de Evaluación del
índice de Desempeño de un Almacén (Tabla 12).

• Tabla 13 Orden de Factores y Asignación de Pesos

O r d e n A s i g n a d o a los F a c t o r e s PESO

1 25
2 20
3 20
4 20
5 15
6 15
7 15
8 15
9 10
10 10
11 10
12 10
13 5
14 5
15 5

A partir de los factores críticos y sus características a medir se obtienen las

calificaciones de cada uno de los factores lo cuales se multiplican por su peso
correspondiente para obtener así la puntuación de cada uno de los factores, en donde la
sumatoria de estas puntuaciones comparada con la puntuación máxima posible nos da el
índice de desempeño total por la operación del almacén se puede hacer la clasificación
de este para interpretar la clase de almacén que se tiene actualmente.

69
o Como ya se menciono anteriormente esta evaluación es de forma cualitativa y
cuantitativa; la asignación de la calificación para cada factores va desde 1 hasta 5
siendo el número 5 para identificar factores con excelente desempeño y así
sucesivamente hasta llegar al número 1 para factores deficientes, estos pueden variar
dependiendo de las tolerancias presentadas por la persona o grupo de persona que estén
evaluando cada factores.

o La puntuación de cada factor es: la multiplicación de la Calificación obtenida en la

evaluación del factor que se está midiendo por el Peso de ese factor independiente. En
la sumatoria de puntuaciones se puede llegar desde un máximo de 1000 puntos hasta el
mínimo que serian 200 puntos, la cual se obtiene por medio de una sumatoria de la
columna Puntuación del Factor, de 15 factores evaluados.

Pxtntiiaciém del Factor = {Calificación) * {Peso)

o El índice de desempeño de cada factor es una comparación con el puntaje máximo

independiente, a su vez

/Puntuación del Factor\

índice de Desempeño del Factor = I ; } * 100
\ Puntuación M sücima /

o El desempeño total del almacén es la comparación del puntaje total obtenido de la

suma de los factores.

f , /Puntuaciones de F actor)\
índice de Desempeño del Almacén = ( —— ; j * 100
\ Puntuación Máxima /

Con el porcentaje obtenido del desempeño del almacén evaluado se hace un análisis para
saber en qué clase de almacén en base a la siguiente tabla

70
d) Interpretación de Resultados (Método de Clasificación)

Tabla 14 Método de Clasificación

7

Clase de Almacén índice de Desempaño Clasificaciones -3

(+A) Excelente 95-100% 0

(A) Muy bueno 90-94% 2

(B) Bueno 85-89% 3

(C) Regular 80-84% 3

(-C) Medio Malo 70-79% 4

(D) Malo <70% <4

En la tabla anterior se muestra el Método de Clasificación del almacén a medir,

dependiendo del índice de Desempeño Total obtenido por este y a su vez por el numero de

Calificación menor que 3 individuales de cada factor las cuales se pueden considerar como

punto en lo que se requiere poner atención.

Algunas de las bases principales para la medición de la operación de almacenes:

1. Las mediciones de rendimiento son dinámicas

2. Las mediciones de rendimiento deben alinearse con la estrategia de la organización

3. Las mediciones de rendimiento deberían de conducir a acciones apropiadas que

impulsen mejoras

4. Las mediciones de rendimiento deben de ir más allá de los indicadores contables con la
idea de incluir las medidas operativas

5. Los cambios de mediciones de rendimiento tienen que a todos los rangos de arriba
abajo y de abajo hacia arriba, cross-funcional

6. Las mediciones de rendimiento tienen que estar visibles para todos los involucrados en
la mejora de las operaciones de almacenes

71
7. La atención se debe de centrar en la dirección y no en la precisión, "más vale esta
aproximadamente en lo correcto que precisamente incorrecto"

8. Cada familia de medidas deben de estar definidas por cada nivel o proceso de la
organización

9. La estrategia de benchmarking y benchmarking operacional son mejores en palabras

que en números

10. Un sistema de mediciones de rendimiento tiene que estar balanceado para ser efectivo:
Cliente, Financiero, Interno, Innovación y Aprendizaje. (Pickett, 1998)

• Después se recaban los siguientes datos de manera metódica y sistemática de los

siguientes puntos para tomarse en cuanta para las acciones que se pueden tomar:

o Necesidades actuales y futuras de almacenamiento

o Recursos físicos y humanos actuales disponibles y que se necesitaran

o Sistemas de abastecimiento y control actuales

o Métodos actuales que se siguen en los trabajos dentro del almacén

o Cambios que habrá en los productos y sus envases y cuáles son las necesidades
actuales de ventas y producción inmediatas.

o Áreas y espacios que se tienen disponibles para el almacén y como están

distribuidos actualmente, incluyendo las áreas de pasillos para maniobras de
estibas, así como los espacios ocupados por oficinas, escaleras, elevadores, etc.
Se debe de conocer cualquier cambio de local o de lugar.

o Localización de almacén y sus aéreas de recibo y de despacho en relación con

los andenes y plataformas, y con respecto de los centros de producción de la
planta

• Con la reagrupación de estos datos, se construye un nuevo sistema para una mejor
distribución de las áreas, para una mejor distribución de las cargas de trabajo, así
como más útiles y sencillos sistemas de control.

• Plan de acción para poner en práctica las mejoras y un sistema de seguimiento y

evaluación de las transformaciones realizadas. Dentro de las opciones se recomienda
la reingeniería operaciones.

72
 3.3 Condiciones de Desarrollo
Se debe asignar a una persona externa la cual será la encargada de la medición del
desempeño del almacén, tendrá el poder de la priorización de los factores a medir, a partir
de los objetivos del almacén, características de los productos o materiales con los que se
cuenten, espacio físico del almacén, equipo con el que se cuente, personal a disposición, así
como la relación y variedad de clientes y proveedores con los que se interactúa.

De la misma manera será el encargado de llevar a cabo toda la Evaluación Operativa y

medición, de cada uno de los puntos a considerar en cada factor, puntuación de los factores
e índice de desempeño del almacén, para poder llevar a cabo el método de clasificación del
almacén.

3.4 Restricciones

Para llevar a cabo esta medición primero que nada se tiene que contar con un almacén que
tenga operando por un periodo de al menos 6 meses para tener una serie de datos
indispensables para hacer comparaciones y mediciones en base a resultados de la operación
de esta.

Se requiere una persona que esté encargada de llevar a cabo la medición del desempeño del
almacén, de preferencia que conozca la operación del almacén, así como los objetivos
generales de la empresa que utiliza este servicio.

Y por último se requieres del apoyo de alta gerencia para poder llevar a cabo la evaluación
operativa del almacén.

73
 Conclusiones
• El control de almacenes se lleva de manera empírica, dado a que no se maneja algún
tipo de herramienta seria para la evaluación del funcionamiento operativo del almacén.
Aun y cuando algunas empresas cuentan con algún sistema de medición se encuentra
que son sistemas totalmente rígidos sin opción de variantes en la forma de evaluar las
diferentes áreas del almacén.

• La aplicación de un modelo semi; cualitativo y cuantitativo, nos ofrece la una

herramienta seria para la evaluación de un almacén donde se pueda complementar la
apreciación de personal capacitado y numero para hacer comparaciones y tener
objetivos específicos, como un punto de partida para la mejora continua.

• La flexibilidad del método propuesto nos ofrece la aplicarlo para diferentes almacenes,
ya sean independientes o propios. Además es adaptable para diferentes rubros, giros,
tamaños y objetivos específicos de la empresa o almacén que se desea evaluar.

• El modelo es una forma práctica y sencilla de evaluar la situación actual de un

almacén, y resaltar las posibles áreas de oportunidad que se puedan presentar en este.

• Con la documentación de la evaluación operativa de un sistema de un almacén,

obtenida, se presenta un poderos sistema el cual analiza, mide y deja al descubierto
puntos débiles, por mejorar en la operación de un almacén.

Proyectos Futuros

Debido a las limitantes de tiempo, y presupuesto los siguientes puntos pueden ser motivo
de estudios para proyectos futuros.

o Llevar a cabo la Reingeniería en los procesos que se encuentren en menor escala dentro
del índice de evaluación de los factores a considerar para el desempeño operativo de un
almacén en las actividades que se detectan debilitadas del almacén al que se evalúe y
clasifique.

o Llevar a cabo un método para la evaluación y clasificación para otras áreas de la

cadena de suministros como lo puede ser: Transporte, Clientes, Proveedores, Relación
con departamentos internos, entre otros.

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