1 1 16 MC Procesos de Automatizacion

Escuela de Informática y Telecomunicaciones
Procesos de Negocio
Introducción a
Procesos de negocios
En esta guía:
Automatización de procesos................................................................................................ 2
¿Qué tipo de beneficios para su negocio puede brindar la automatización de procesos
combinada con el BPM? ................................................................................................... 2
Propósito ......................................................................................................................... 3
Identificar ..................................................................................................................... 3
Repensar ...................................................................................................................... 3
Implementar ................................................................................................................. 3
Automatizar .................................................................................................................. 4
Monitorear ................................................................................................................... 4
Tipos de automatización ..................................................................................................... 4
Automatización de procesos
Se refiere al proceso de racionalización, optimización y automatización de los procesos clave que impulsan una
organización con el objetivo principal de reducir los costos mediante la integración de aplicaciones, reduciendo la
mano de obra, acelerando el tiempo de ejecución de las actividades y sustituyendo los procesos manuales con
aplicaciones de software.
¿Qué tipo de beneficios para su negocio puede brindar la automatización de

procesos combinada con el BPM?
1. La optimización de los procesos de producción: reduciendo el ciclo de producción, mejorando la carga

del equipo, disminuyendo los recursos de las acciones.
2. Seguimiento y control de resultados en tiempo real, tanto en el aspecto general como de forma
detallada, facilitando la toma de decisiones. Vea el siguiente video (en inglés), como es posible gestionar
un proceso a través de un panel de gestión.
3. Trazabilidad del proceso – ya sea concluido o en curso.
4. La automatización de procesos puede vincular las bases de datos de todos los sectores de la empresa
(por ejemplo: contabilidad, recursos humanos, inventario, ventas y representantes regionales) en un
sistema de información común. Esto reduce el número de errores, evita errores de comunicación y
aumenta la velocidad del procesamiento de datos.
5. Definir, configurar y estandarizar los indicadores de rendimiento de los negocios.
6. Obtener informes, en cualquier momento, consolidados con indicadores (documentados) sumamente
útiles para la gestión.
7. Identificar y remediar los puntos ineficiencia, desperdicios y mala aplicación de los recursos.
8. Implementación de flujo de trabajo para eliminar errores e inconsistencias del proceso.
9. Aumento significativo de la velocidad de ejecución – reducción significativa de tiempo.
10. Eliminación del tiempo entre las actividades.
11. Una mayor coherencia en la aplicación de las normas de gestión empresarial.
12. Eliminación del tránsito, acumulación y costes de impresión y papel.
13. Permite el uso de diferentes sistemas de diferentes plataformas (integración) sin que el empleado tenga
que memorizar las pantallas que debe utilizar (las pantallas están disponibles de forma automática).
14. Estandarización de la operación – Calidad – incluso para el efecto SOX.
Básicamente, la automatización de procesos permite que las organizaciones puedan diseñar, ejecutar, observar,
supervisar y mejorar continuamente los procesos de negocios, lo que hace que sea una de las más poderosas
ventajas competitivas de una empresa.
.
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Propósito
El propósito de la optimización de procesos es reducir o eliminar la pérdida de tiempo y recursos, gastos

innecesarios, obstáculos y errores, llegando a la meta del proceso. Nosotros sólo gastamos tiempo corrigiendo
un error si este existe. No es suficiente saber esto, pero sí, saber la forma de lograrlo. A continuación se muestra
el paso a paso de cómo llegar a ese objetivo.
Identificar
En primer lugar es necesario identificar qué es la optimización de procesos para su empresa. Piense en un
proceso de su empresa que le está costando más de lo debido, o que está causando el descontento de los
clientes, o incluso provocando estrés a los empleados.
Ahora, haga preguntas acerca de este proceso, con el fin de determinar cuál es la columna vertebral del proceso,
los artículos que no pueden cambiar.
 ¿Cuál es el objetivo final de este proceso? ¿Cuál debe ser el resultado?

 ¿Dónde comienza el proceso y dónde termina?
 ¿Qué actividades son parte del proceso y lo llevan para adelante?
 ¿Qué departamentos y funcionarios están involucrados?
 ¿Qué información viaja entre los pasos?
Tenga en cuenta que nos preguntamos cuál es el proceso y no cómo lo hacemos.
Repensar
Este es el momento de mapear el proceso, con la preocupación de cómo los pasos se realizan, cómo fluye el
proceso, como parte de la optimización de procesos. Pregúntese a sí mismo y a su equipo las siguientes
preguntas:
 ¿Hay una mejor manera de llevar a cabo este proceso?

 ¿Cómo se conduce exactamente este proceso?
 ¿Cuánto papel (por ejemplo), se utiliza en este proceso?
 ¿Cuánto tiempo demora para que el proceso sea realizado por completo?
 ¿Cuánto tiempo se pierde en la reanudación y corrección de errores?
 ¿Dónde se paraliza el proceso?
Es importante tener una visión micro y macro. Cada detalle es importante, desde la forma cómo se escribe un
correo electrónico, hasta la percepción de lo que quiere el cliente. Compare las respuestas a estas preguntas con
el primer paso, tal vez así, usted descubrirá que las tareas que parecían esenciales, de hecho, son prescindibles.
Implementar
Después de conocer el proceso en detalle e identificar las posibilidades de cambio y la necesidad de mejoras, es
el momento de poner en práctica el proceso de una manera nueva. Esta es una parte delicada de la optimización
de procesos.
Es crucial tanto para los objetivos del proceso como para la optimización de los mismos, que todos adopten el
nuevo proceso desde el principio y apliquen todos los cambios que muestran. Así podemos comprobar los
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resultados, obtener información y ver si las mejoras fueron positivas o no. Puede suceder que el proceso no
termine como estaba previsto, que el equipo no se acostumbre, que la aplicación no se haya hecho
correctamente. En tales casos, es necesario iniciar el proceso de nuevo.
Automatizar
Insistir en los mismos errores y esperar resultados diferentes, es la receta del fracaso. Repetir y aumentar las
prácticas exitosas, es la clave para prosperar. Automatice los procesos que han sido probados y aprobados,
distribúyalos por la empresa y vea los resultados en la reducción de gastos, la prevención de errores, la
disminución de desperdicios y una mayor productividad. Ahora que usted ya sabe la importancia de la
automatización, vea el video sobre Cómo automatizar los procesos de negocio en la nube.
Monitorear
Durante todo el proceso de lo que es la optimización de procesos, controle, supervise y controle. Después de la
automatización, seguramente usted encontrará nuevos puntos de mejora y obstáculos a ser superados.
Identifíquelos, repiense el proceso, impleméntelo y automatícelo. Vea aquí cómo controlar los procesos.
Como en cualquier proceso de gestión de procesos, este es un proyecto cíclico. Si se hace solamente una vez, no
va a aportar soluciones para su organización. Si se incorpora en la cultura de la empresa, traerá la satisfacción del
cliente, la felicidad de los empleados, el aumento de los ingresos y el corte de desperdicios, todo ello en niveles
nunca vistos anteriormente.
Tipos de automatización
 Automatización fija: Se utiliza cuando el volumen de producción es muy alto, y por tanto se puede
justificar económicamente el alto costo del diseño de equipo especializado para procesar el producto,
con un rendimiento alto y tasas de producción elevadas.
 Automatización programable: Se emplea cuando el volumen de producción es relativamente bajo y
hay una diversidad de producción a obtener. En este caso el equipo de producción es diseñado para
adaptarse a las variaciones de configuración del producto.
 Automatización flexible: Es más adecuada para un rango de producción medio. Estos sistemas
flexibles poseen características de la automatización fija y de la automatización programada. Los
sistemas flexibles suelen estar constituidos por una serie de estaciones de trabajo interconectadas entre
si por sistemas de almacenamiento y manipulación de materiales, controlados en su conjunto por una
computadora.
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Bibliografía
 Bernard Hitpass, Business Process Management (BPM): fundamentos y conceptos de
implementación Bernhard Hitpass, Santiago: BPM Center, 2017, 333 páginas.
 García, Santi, El arte de dirigir personas hoy : retos y oportunidades de un futuro que ya está aquí /
Santi García, Barcelona : Libros de Cabecera, 2016, 233 páginas
 Freund, Jakob Rücker, Bernd Hitpass, Bernhard, BPMN 2.0 : manual de referencia y guía práctica /
Jacob Freund, Bernd Rucker, Bernhard Hitpass, Santiago, Chile : RPI Chile, 2013, 283 páginas.

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1. La optimización de los procesos de producción: reduciendo el ciclo de producción, mejorando la carga

El propósito de la optimización de procesos es reducir o eliminar la pérdida de tiempo y recursos, gastos

 ¿Cuál es el objetivo final de este proceso? ¿Cuál debe ser el resultado?

Tenga en cuenta que nos preguntamos cuál es el proceso y no cómo lo hacemos.

 ¿Hay una mejor manera de llevar a cabo este proceso?

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