MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA

INFORME DE ACTIVIDADES CORRESPONDIENTE A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO GGC N° 030 DEL

15 DE ENERO DE 2020 SUSCRITO ENTRE EL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA Y
MIGUEL ANDRES GUTIERREZ TOQUICA
PROYECTO: “Programa de Fortalecimiento Institucional del sector minero energético colombiano”,
el cual se financia con recursos de Préstamo BID 3594/OC-CO.

INFORME DEL PERIODO: Junio 16-Julio 15

SUPERVISOR: -María Paula Moreno -Asesora Viceministerio de Minas
OBJETO DEL CONTRATO: Prestar los servicios profesionales independientes de consultoría como
Consultor de reingeniería de procesos institucionales asociados a la capacidad de Gestión Financiera del
recurso Minero en la ANM en el marco del Contrato de Préstamo No.3594/OC-CO.

A continuación, se presenta el informe de las actividades desarrolladas durante el periodo en

mención dentro de la etapa de implementación para el año 2020. Las actividades que a
continuación se relacionan se encuentran relacionadas con base en los Términos de Referencia
consignados en el contrato GGC-030-2020 - suscrito entre el MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA y
MIGUEL ANDRES GUTIERREZ TOQUICA.

OBLIGACIÓN CONTRACTUAL ACTIVIDADES DESARROLLADAS FRENTE A LA OBLIGACIÓN

I.Dar continuidad a la metodología • Se revisaron y actualizaron los planes de trabajo finales, la

usada en las anteriores fases de revisión y validación de los entregables, se revisaron las
diagnóstico y diseño, en la etapa de carpetas con la información final, en conjunto con los
implementación de las capacidades diferentes grupos de trabajo de la ANM.
priorizadas

• Se realizaron cuatro sesiones de seguimiento con el Gerente

Operativo, donde se realizó seguimiento y verificación
continua al cumplimiento de la metodología de trabajo, de
seguimiento de los planes con los grupos y de los principales
riesgos asociados a los entregables definitivos del proyecto.

1
 II.Ejecutar las acciones y tareas
operativas orientadas a la • Se realizó dos sesión de trabajo con el proveedor del módulo de
implementación de mejoras Cobro Coactivo dentro del ERP WEBSAFI, con la coordinadora
conducentes a la generación de de Cobro coactivo y el profesional asignado de tecnología, para
nuevas capacidades en la ANM y la revisión de los ajustes de la etapa III del módulo de Cobro
dentro del alcance del proyecto, Coactivo donde se revisaron los ítems solicitados y se inició el
trabajando con los equipos cargue de la base de datos (Cobro Coactivo) por parte del
establecidos así como realizando y proveedor tecnológico.
cumpliendo con los compromisos
necesarios para lograr los resultados
del proyecto en el tiempo establecido • Se participó en los seguimientos de los últimos requerimientos
enfocado hacia el logro de los de ajuste de la base ya se están realizando las pruebas sobre la
indicadores y enfocado hacia el logro data entregada en el ambiente de pruebas según lo solicitado
de las metas de “Implementación del por la Coordinación de cobro Coactivo,
modelo de cobranzas Fase I “ y puesta
en marcha del módulo de cobro
Coactivo.
• Se realizó la estructuración y envío de la información para las
etapas de cobranzas (Pagos realizados Enero-Mayo ) y Cobro
Preventivo ( Junio –Diciembre ) ( Canon Superficiario ) y se
socializó con el Gerente Operativo y el líder de atención al usuario.

III.Acompañar la implementación de las • Se actualizo el tablero de control de la gestión financiera del

nuevas prácticas operativas para la recurso minero, con la respectiva validación del profesional de
capacidad asignada, acorde a las grupo Financiero de la ANM y la validación por parte de la
acciones de mejoramiento definidas, Coordinación de Planeación información a Junio de 2020.
dirigiendo o ejecutando o apoyando las
sesiones de socialización y formación • Se revisó y validó la documentación de las mejoras
de las nuevas prácticas operativas presentadas en las tres fases de desarrollo en el módulo de
según sea requerido. cobro Coactivo por parte del proveedor de tecnología en
conjunto con el profesional asignado de tecnología de la ANM
para posteriormente realizar la respectiva socialización con la
Coordinadora de Cobro Coactivo.

• Se realizó el cargue de la base de Cobro Coactivo en el

ambiente de pruebas con corte al mes de Junio con el fin de
adelantar la implementación de dicha base en el ambiente de
producción y arrancar con la operatividad y puesta en marcha
del módulo.

2
IV. Elaborar metodologías, herramientas
y documentos necesarios para la
gestión operativa en los procesos
impactados dentro de la
implementación reforzando la
interiorización y difusión de las nuevas • Se validó la versión definitiva del procedimiento de
prácticas operativas, según sea Reconocimiento Integral, el cual se encuentra en etapa de
requerido. aprobación en la herramienta de Isolucion.

V. Elaborar el material de apoyo

para ejecutar las acciones de • Se realizó la presentación de entrega para la Vicepresidencia
mejoramiento (Presentaciones, Administrativa y Financiera con los avances al Gerente
Material didáctico, ejercicios etc.) Operativo del Proyecto y a la Coordinación de Planeación,
con corte a 30 Junio de 2020, donde se presentaron los
Principales resultados del desarrollo de la capacidad
Financiera del recurso Minero.
• Se dejó agendado las reuniones de seguimiento y
presentación del saneamiento de la cartera hasta el mes de
Diciembre de 2020 con los grupos de trabajo de (Financiera,
Regalías, seguimiento y control, cobro Coactivo donde se
evidenciaran oportunidades de mejora y comportamiento
del ciclo de cobranzas.
VI. Monitorear y medir el cumplimiento
de las acciones de mejoramiento • Se participó en la construcción de cifras, dificultades y mejoras
incluyendo acuerdos de servicio, para para el saneamiento de la cartera para los temas asociados de
evidenciar la evolución de la eficacia de cartera, cobranza e indicadores relacionados con la gestión y el
la gestión asociada a la capacidad desempeño de la cartera de la ANM corte a Junio de 2020.
Asignada.

VII.Elaborar y presentar los avances de la • Se realizó la presentación definitiva de seguimiento en

ejecución del plan de implementación conjunto con la Gerencia Operativa y la Coordinación de
de la capacidad asignada, de acuerdo Planeación Financiera con el fin de presentar los avances de las
con la planeación establecida al menos acciones definitivas de mejora establecidas.
una vez por mes.

3
Productos del Contrato – Avance acumulado al periodo.

% de Soporte Ruta
No. Producto Observaciones
Avance
Seis informes, uno correspondiente a Se refiere al presente
cada mes del primer semestre de la documento y los respectivos Informe en
1 100%
vigencia 2020 que evidencia el avance Soportes como evidencia de aplicativo NEON
del plan de implementación. avance.

Procedimientos creados, relacionados Se entregaron documentos en el \\fileserver\Rei

con la planeación gestión Financiera mes 3 y 4. Se acodó con la ngenieria_Equi
2 del recurso minero, debidamente 100% coordinación de planeación de la poBID2\2.
documentado y socializado. ANM la oficialización en el mes 6.
Implementació
(Mes 3). n\Gestión
Financiera del
Recurso
Minero\Entreg
ables 2020
I\Entregable
Mes 3
Documento con propuesta de
estrategias de reconocimiento para Entregado en el mes dos. \\fileserver\Reing
3 brechas en términos de tiempos y de 100% enieria_EquipoBI
Oportunidad para el registro contable D2\2.
y financiero. (Mes 2). Implementación\
Gestión
Financiera del
Recurso
Minero\Entregabl
es 2020
I\Entregable Mes
2

Soportes de la implementación de
Se entrega los últimos \\fileserver\Rein
controles y estrategias para Cobro
soportes en el mes 6, debido genieria_Equip
4 (Preventivo ,administrativo y Coactivo 100%
a retrasos en la ejecución de oBID2\2.
en las herramientas implementadas)
actividades por el impacto de Implementació
(Mes 4)
la emergencia sanitaria. n\Gestión
Financiera del
Recurso
Minero\Entrega
bles 2020
I\Entregable
Mes 4
Requerimientos de entrada y salida de
Se presentaron los \\fileserver\Reing
5 información de la Capacidad CFRM con 100%
requerimientos al coordinador enieria_EquipoBI
otras capacidades ( Mes 5 )
de Cartera y se acordó afinar D2\2.
documento. Implementación\
Gestión
Financiera del
Recurso
4
 Minero\Entregabl
es 2020
I\Entregable Mes
5

\\fileserver\Rei
6 Arreglos operativos para el modelo de Arreglos entregados Fase 1 ,2 y ngenieria_Equi
cobro Coactivo e integración módulo 100% 3. poBID2\2.
financiero (Mes 3) Dada la situación de Implementació
Emergencia sanitaria actual, se n\Gestión
finalizan en el mes 6 Financiera del
Recurso
Minero\Entreg
ables 2020
I\Entregable
Mes 3
Documentos (procedimientos,
instructivos, formatos, etc.) ajustados \\fileserver\Rein
o creados relacionados con la puesta genieria_Equip
Documento de Procedimiento
7 en marcha del módulo de cobro 100% oBID2\2.
Gestión de Cobro actualizado,
coactivo de websafi, lo anterior Implementació
debidamente documentado y listo para inclusión de riesgos.
n\Gestión
socializado (mes 4) Financiera del
Recurso
Minero\Entrega
bles 2020
I\Entregable
Mes 4
Material de apoyo generado como
parte de las acciones de Información Entregada en las \\fileserver\Re
8 implementación (Presentaciones, 100% carpetas de soporte, y ingenieria_E
Material didáctico, ejercicios socializadas con la coordinación quipoBID2\2
documentados, etc.) (Mes 1 al Mes6) de Planeación. .
Implementac
ión\Gestión
Financiera
del Recurso
Minero\Entr
egables 2020
I\Entregable
Mes 6
Un informe Intermedio en cual se
9 evidencien los avances del Entregado en el mes 3 del \\fileserver\Re
100%
cumplimiento de los indicadores de la contrato ingenieria_E
implementación. ( mes 3 ) quipoBID2\2.
Implementac
ión\Gestión
Financiera
del Recurso
Minero\Entr
egables 2020
I\Entregable
Mes 3
5
 \\fileserver\Reing
Mecanismos para medición , control y
Entregado en el mes 6 del enieria_EquipoBI
10 seguimiento de la operación 100%
contrato D2\2.
implementados ( Mes 6 )
Implementación\
Gestión
Financiera del
Recurso
Minero\Entregabl
es 2020
I\Entregable Mes
6
La evidencia de las acciones realizadas, se encuentra disponible en la carpeta destinada por la ANM para el proyecto:
\\10.0.100.45\Reingenieria_EquipoBID2(\\fileserver)(X:)

Atentamente,

MIGUEL ANDRES GUTIERREZ TOQUICA

CC. 79.690.873
Contratista