COBRANZA Y RECUPERACIÓN DE CRÉDITOS

ASISTENTE DE COBRANZA

1. Revisar y evaluar el estado de las cuentas de cobro.

2. Realizar las llamadas a los clientes y enviar notificaciones de cobranza para hacer recordar
el pago.

3. Emitir reportes de las cobranzas realizadas diariamente al gerente del área de créditos y
cobranza.

4. Insistir y presionar a los clientes morosos a cancelar sus deudas mediante notificaciones y

5. Realizar el seguimiento a las cobranzas en las fechas indicadas de cobro.

6. Comunicar a la gerencia los inconvenientes que se tiene con los clientes y participar en las
medidas a realizarse.

POLÍTICAS DE COBRANZA.

Bañuelos Rizos (2014) afirma que “Una política de cobranza es el conjunto de procedimientos
que una empresa utiliza para recuperar su cartera vencida”. Las políticas de cobro son
procedimientos que se establecen en las empresas para cobrar los créditos que ha otorgado a
sus clientes, cumpliendo una función complementaria y reguladora del flujo de efectivo en el
área financiera, específicamente en el área de tesorería de toda empresa.

Señalaremos las siguientes:

a). Las facultades para autorizar propuestas con los clientes atrasados.

b). Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por cobrar.

c). Cumplir siempre con el planteamiento o acuerdos con los clientes.

d). Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden

e). Comprobar físicamente la existencia de cheques, letras y documentos por cobrar e

investigar cualquier irregularidad.

f). Establecer condiciones de venta en cuanto al crédito otorgado, en los plazos, porcentajes de
descuento y fechas de pago.

g). Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente.

Según estos conceptos las políticas de cobro determinan las gestiones que tiene que hacer la
empresa para recuperar oportunamente las cuentas por cobrar.

Asimismo Levy (2005), comenta que la política de cobranza se deberá diseñar tomando en
consideración las condiciones del mercado, competencia, tipo de clientes de la compañía y de
los propios objetivos y políticas diversas de la empresa.
Una política de cobranza debe contener un análisis estadístico periódico y sencillo de las
cuentas por cobrar vencidas, en donde se muestren en por ciento cuantas cuentas tienen 10
días de atraso, cuantas 20 dias,30,60, etc., de tal manera que sirva como base de análisis y
presión hacia aquellos clientes morosos eventuales y llegar hasta la cancelación del crédito

Córdova (2005), predice que Una empresa bien organizada determinará que división de ella
asumirá la responsabilidad de cobranza, y procederá a establecer una clara política general
que cubra el trabajo de cobro esta política por supuesto se someterá a análisis periódicos de
acuerdo con las condiciones y necesidades de la compañía.

Por lo general se distribuye un resumen de dicha política a los diferentes elementos de la

organización.

Las políticas de cobranza deberán tomar en consideración, fijarse las bases para el
otorgamiento de los descuentos, rebajas y bonificaciones, los clientes deberán o no pagar sus
abonos en las oficinas de la empresa, o si la recuperación de la cartera se hará a través de
cobradores, se deberán precisar en ellas que beneficios recibirán los clientes cumplidos en el
primer caso, y a que sanción se verán sujetos si se atrasan en sus pagos y establecer el horario
para recibir los pagos a los clientes en la caja y si las cobranzas por los cobradores serán
rendidas diariamente. Para efectos del cobro por la vía legal, deberán establecerse las bases
que servirán para determinar bajo qué condiciones se turnara una cuenta o documento por
cobrar al abogado al departamento legal.

Técnicas de Cobro.

Beltrán (2012) menciona que Cobrar es aplicar técnicas de negociación y persuasión para
invitar al cliente a que cancele sus cuentas con la empresa, incluso antes de que estén
vencidas, haciéndole pensar que él gana más en esa situación. La cobranza es una función que
atraviesa transversalmente a la empresa, donde cada persona de la misma es un “agente de
cobranzas” sea de manera activa o pasiva. La gestión de cobros es la que “ingresa
materialmente el dinero en la empresa”. de nada vale que una empresa venda millones de
dólares al mes, si no puede cobrarlos.

Análisis de la cartera.

Carlos (2012) Determina que el departamento de crédito y cobranza tiene la responsabilidad

de otorgar, vigilar y supervisar las cuentas por cobrar de aquellas personas que por medio de
las ventas tienen un adeudo con la empresa, y sobre todo que éste se recupere de manera
oportuna y en condiciones normales establecidas de acuerdo a las políticas de crédito

En el análisis de cartera se califica a toda la cartera de clientes de acuerdo al comportamiento

crediticio de los cada uno de ellos con relación al pago y a la antigüedad de saldos; esta
calificación consiste en saber cómo es el cliente como pagador, si se encuentra en cartera
vencida por ser cliente moroso o si tiene algún problema externo que haya afectado su
comportamiento.
Esta calificación se puede indicar con letras, por ejemplo:

A). Excelente pagador (paga anticipadamente al vencimiento).

B). Buen pagador (paga el día del vencimiento)

C). Regular (paga unos días después del vencimiento).

D) Malo (Paga vía extrajudicial o judicial).

E). Castigo (No recuperable). En general, las empresas comerciales no se permiten tener más
del 5% de cartera vencida, por ello se debe dar seguimiento constante para no arriesgar la
operación de la empresa.

Procedimiento para la elaboración de la cobranza.

Gitman (1978), a medida que una cuenta envejece más y más, la gestión de cobro se hace más
personal y más estricta.

A continuación, se presentan los procedimientos básicos de cobro:

a). Cartas

Después de cierto número de días contados a partir de la fecha de vencimiento de una cuenta
por cobrar, normalmente la empresa envía cartas en buenos términos recordándole al cliente
su obligación.

b). llamadas telefónicas

Si las cartas no tienen éxito, el cliente puede llamar exigiendo personalmente el pago
inmediato o también la llamada de un abogado podría ser útil si no dan resultado.

c). Visitas personales

Esta técnica es mucho más común a nivel de crédito del consumidor, pero también la emplean
eficazmente los proveedores industriales,

d). Agencias de cobros

Enviar a un vendedor local o una persona de cobranzas para confrontar al cliente puede ser
eficaz.

e). Acción legal

Es el paso más estricto y una alternativa para el uso de una agencia de cobro.

La acción legal directa no sólo es costosa, sino que puede llevar al deudor a la quiebra sin que
esto garantice la recepción final del monto vencido.

Según Ettinger & Goliet (2000), nos dice que unas de las técnicas de procedimiento de
cobranza son las notificaciones por escrito que es él envió de cartas en términos formales
dirigidos a los clientes en donde se le exige el pago de la deuda contraída.
Documentos utilizados en la cobranza.

Según Córdova, (2005) menciona Los documentos para la cobranza son:

a). los pagarés

b). cheques

c) letra de cambio

Si se aceptaran cheques por mayor cantidad al adeudo y si la diferencia podrá o no cubrirse en

efectivo. Deberán qué tipo de comprobante se entregará a los clientes al terminar de pagar su
adeudo, pudiendo ser un recibo provisional canjeable por el original de la factura y sus copias,
el pagaré o la letra de cambio. Azanar (2005)

GASTOS DE COBRANZA.

Bañuelos Salvador (2014) describe que “Los gastos de cobranza regularmente son un
porcentaje del saldo vencido cuando el cliente incumple”.

Los gastos de cobranza se realizan con autorización de la empresa para recuperar las cuentas
vencidas, teniendo como finalidad que el cliente cumpla con las políticas y procedimientos de
cobro, reduciendo las pérdidas de las cuentas incobrables en la empresa; corriendo el riesgo
de que disminuyan sus ventas y aumenten sus gastos de cobranza al hacer un mayor uso de
personal para labores de cobranzas.

Departamento de créditos y cobranza.

Según Cordova, (2005) describe que el departamento de créditos y cobranza como parte de la
empresa, no puede desempeñar su función aislado y sin la relación adecuada con los demás
departamentos y actividades que integran la empresa estableciendo las líneas funcionales de
relación interdepartamental, así como la comunicación adecuada con cada uno de ellos de tal
manera que debe organizarse para que la empresa reciba los máximos beneficios de sus
miembros .

RELACIÓN DEL ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZA CON OTRAS ÁREAS.

Aplicación de las políticas de créditos y cobranza.

Las políticas de crédito y cobranza se aplican a las actividades de su propio departamento en

la ejecución de sus funciones, las cuales vienen a establecer un marco de trabajo y una guía
para la toma de decisiones, en forma consistentes encaminadas hacia el logro de los fines
establecidos por la empresa para la para la función de crédito. Las políticas que deberán
implementar las organizaciones, giran en torno a los siguientes puntos:

a). Tiempo de la concesión del crédito: Esta política indica el tiempo máximo concedido a los
clientes.

b). Plazo de pagos: Determinan el plazo máximo que la organización está dispuesta a otorgar
en contrato a un solicitante. El plazo pactado deberá ser honorado por ambas partes y los
pagos podrán ser de carácter semanal, quincenal, mensual durante el periodo de tiempo de
exigibilidad del cobro.

c). Descuentos: pueden ser por pronto pago, Por volúmenes, compra mínima

Según Gitman (1978) las condiciones de crédito cubren tres aspectos:

El descuento por pronto pago (en este caso el 2%), el periodo de descuento (de los 10 días) el
periodo de crédito (en este caso30 días).

La disminución de cuentas por cobrar de algunos clientes proviene del hacho que antes no
tomaban el descuento por pronto pago, disminuye las cuentas incobrables debe dar un
aumento en las utilidades.

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE LAS POLÍTICAS DE CRÉDITOS Y COBRANZA.

 La política de crédito ha de ser totalmente coherente con la política comercial y compatible

con los recursos financieros que dispone la compañía.

 Una política restrictiva no es compatible con una política comercial que quiere aumentar sus
ventas a corto plazo y una política liberal es incompatible cuando la empresa carece de
recursos financieros

 Ha de ser fácilmente comprensible y explicar claramente los términos técnicos para que sean
inteligibles para todo el personal

 Una política debe ser determinante, pero sin llegar hacer dogmática y a de dejar un margen
suficiente para la interpretación inteligente ya que es imposible que una política de créditos y
cobro por completa que esta sea regule todas las situaciones en el ámbito de crédito que se
puedan dar en una empresa.

 Hay que evitar la excesiva burocratización en la aplicación de la política de créditos, puesto

que si las reglas se convierten en un corsé para las actividades comerciales de la empresa las
políticas de créditos ejercerá un efecto negativo en lugar de aportar beneficio a la empresa.

OBJETIVOS

Están diseñadas para lograr los siguientes objetivos:

a). Regular la administración de la otorgación de créditos y cobranza.

b). Minimizar los riesgos crediticios.

c). Otorgar créditos de fácil recuperación

d). Elaborar procedimientos de cobranza que minimicen la cartera de morosidad.

e). Generar una rentabilidad saludable a la entidad

POLÍTICAS DE ACUERDO AL ENFOQUE ORGANIZACIONAL

Gerente de créditos y cobranza:

a). Cumplir y hacer cumplir las políticas de créditos y cobranza establecidas por la empresa.

b). Velar por la ejecución de las actividades que se realicen de acuerdo a la propuesta del
diseño.

c). Responsable de aprobar o desaprobar el crédito

Gestor de ventas:

a). Revisar la documentación del cliente que sea completa y verídica para el crédito y solicitar
evaluación crediticia

b). Informar al cliente de las condiciones de una venta a crédito y sus responsabilidades a
cumplir.

Asistente de créditos:

a). Responsable de mantener la cartera de clientes actualizada

b). Responsable de dar a conocer a gerencia sobre las informaciones de los clientes si son
reales y conforme a la solicitud que se presenta.

Asistente de Cobranzas:

a). Responsable de rendir cuentas diariamente a gerencia.

b). Cumplir con los horarios y fechas de cobro a los clientes.

c). Verificar que las cuentas por cobrar estén debidamente al día y sean verídicas.

d). Comprobar físicamente la existencia de cheques, recibos de cobranza y documentos por

cobrar e investigar cualquier irregularidad

POLÍTICAS PARA EL ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DEL CRÉDITO

a). El medio por el cual se permitan decidir si se otorga o niega el crédito será mediante la
solicitud de crédito.

b). Se presentará mínimo dos referencias personales.

c). se llevará acabó una investigación sobre los antecedentes crediticios financieros

d). La concesión de créditos a nuevos clientes se realizará después de haber hecho dos a tres
compras al contado o de acuerdo a los resultados de la solicitud.

e). No se concederán créditos a clientes que generaron un estado de morosidad significativo

en la empresa. o tienen deudas pendientes en la empresa que no se logran cancelar según los
acuerdos.
f). Documentos: Los documentos para el análisis del crédito serán: Solicitud del Crédito, copia
de documentos de identidad del cliente, copia de Ruc actualizado, copia de documentos
respaldo de bienes

g). Se realizara un seguimiento al cliente para confirmar la ubicación de su negocio.

POLÍTICAS PARA LA RECUPERACIÓN DE LA CARTERA

a). El asistente de cobranza está apto a usar el cronograma de cobranza.

b). Medios de pago: el pago se realizará mediante cheque, deposito a cuenta de la empresa y
efectivo en forma personal.

c). Hacer un seguimiento al cliente antes del vencimiento de la factura para hacerle Recordar
su compromiso de pago.

d). Notificar o enviar cartas de cobranza haciendo recordar la deuda pendiente 3 días ante de
su vencimiento.

e). Realizar visitas personales al cliente.

f). Realizar llamadas telefónicas para hacer el seguimiento.

g). Todos recibos de cobranza entregados al jefe de Crédito y Cobranzas, deben indicar las
facturas que se están cancelando y los saldos pendientes a cobrar.

h). Reducir al máximo el plazo medio de cobro.

i). Documentos a firmar: Los documentos a firmar en una cobranza será la factura y un recibo
de cobro emitido por la entidad.

POLÍTICAS PARA MOROSIDAD DE LA CARTERA

a). Las llamadas serán realizadas por el gerente de créditos y cobranza preguntar de forma
amable el motivo de su atraso de la deuda y considerar 15 días para el pago.

b). Un abogado interferirá en una llamada telefónica para que el cliente tenga mayor
capacidad de pago a tiempo.

c). Las cartas de cobranza: Con la emisión de cartas de cobranza se pretende recuperar el 20 %
de la cartera vencida.

d). Visitas personales: Con las visitas personales de acuerdo con el cliente y la cobranza judicial
se pretende recuperar 12. % de las cuentas vencidas.

e). Porcentaje de interés: El porcentaje de interés se aplicara el 1.5% del total de la deuda por
cada quince días de morosidad.

POLÍTICAS PARA EL COBRO JUDICIAL

a). Se visitará al cliente para realizar acuerdos de pago caso contrario se le informará que
entrará en un proceso de cobro jurídico.
b). Se realizara el cobro jurídico cuando haya pasado 30 días hábiles de haberse realizado el
cobro pre jurídico lo cual no tuvo resultados se procederá a la demanda con un abogado para
el pago en efectivo o la adquisición de bienes.

REFERENCIAL FILOSÓFICO

La propuesta que se realizó en la investigación está relacionada al mundo de los negocios que
son las gestiones y políticas en las ventas a crédito y su recuperación, Dios nos da la capacidad
para ganar el dinero y es deber de nosotros como cristianos estar agradecidos con nuestro
creador como lo menciona la biblia-

Si todo pertenece a Dios, entonces aquello que está en mi posesión también es de Él y me fue
confiado para que yo pueda administrar y cuidar de esto. Teniendo en mente que tenemos
que ser sabios para administrar las finanzas.

En el área de créditos y cobranza debe existir plena confianza, honestidad y principios para
ejercer las actividades ya que los buenos resultados de la organización dependerán de un buen
procedimiento de gestión de créditos y una adecuada gestión en la cobranza con nuestros
clientes y que ellos puedan tener una capacidad de pago como Dios nos enseña en sus
escrituras ¨No debáis a nadie nada, sino amaros unos a otros; porque el que ama a su prójimo,
ha cumplido la ley; Romanos 13:8.