UNIVERSIDAD PRIVADA ANTENOR ORREGO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN

TRABAJO DE APLICACIÓN

DISEÑO ORGANIZACIONAL Y DE PROCESOS

ELABORACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACONAL Y DE PROCESOS DE LA EMPRESA

BIOMAX PERU E.I.R.L

AUTORES:

SOLES GARCIA KATERINE JULIE

DOCENTE:

Mg. ROSA BEATRIZ VIDALÓN MORENO

Trujillo – Perú

2020

1
PRESENTACIÓN

2
 ÍNDICE

PRESENTACIÓN____________________________________________________________2
ÍNDICE____________________________________________________________________3
CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN________________________________________________5
1.1 Objetivos del trabajo______________________________________________________5
1.2 Marco Teórico__________________________________________________________5
1.2.1 El proceso de organización___________________________________________5
1.2.1.1 División del trabajo_________________________________________5
1.2.1.2 Jerarquización______________________________________________6
1.2.1.3 Departamentalización________________________________________6
1.2.1.4 Descripción de actividades____________________________________7
1.2.2 Importancia de la organización________________________________________7
1.2.3 Estructura organizacional____________________________________________7
1.2.3.1 Funcional_________________________________________________8
1.2.3.2 Por productos______________________________________________9
1.2.3.3 Geográfica o por territorios___________________________________9
1.2.3.4 Clientes___________________________________________________9
1.2.3.5 Por procesos o equipo_______________________________________10
1.2.3.6 Secuencia________________________________________________10
1.3 Carta virtual de aceptación del representante legal de la MYPE___________________12
CAPÍTULO II: INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD______________________13
2.1 Reseña Histórica de la Empresa____________________________________________13
2.2 Visión________________________________________________________________13
2.3 Misión________________________________________________________________13
2.4 Objetivos estratégicos y acciones estratégicas_________________________________13
CAPÍTULO III: ELABORACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA__________15
3.1 ORGANIGRAMA______________________________________________________15
3.2 DEPARTAMENTALIZACIÓN DE LA EMPRESA___________________________15
3.2.1 Gerencia general__________________________________________________15
3.2.2 Asistente________________________________________________________15
3.2.3 Departamento de compras__________________________________________16
3.2.4 Departamento administrativo________________________________________16

3
 3.2.5 Departamento de marketing_________________________________________16
CAPÍTULO IV: ELABORACIÓN DE ESTATUTOS Y MANUALES ADMINISTRATIVOS
__________________________________________________________________________17
4.1 REVISIÓN DE NORMAS EN RELACIÓN A LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA_17
4.2 ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES_________17
4.3 ELABORACIÓN DEL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO______________17
CAPÍTULO V: GESTION DE PROCESOS_______________________________________18
5.1 IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS EN LA EMPRESA_______________________18
5.2 ELABORACIÓN DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO O FLUJOGRAMAS________18
5.3 ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA____18
CONCLUSIONES___________________________________________________________18
RECOMENDACIONES______________________________________________________18
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS____________________________________________18
ANEXOS__________________________________________________________________18

4
 CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN

1.1 Objetivos del trabajo

 Elaborar el Diseño Organizacional y procesos en función de los resultados de la
investigación bibliográfica para la empresa Biomax Perú E.I.R.L.
 Determinar la metodología en función de los métodos y técnicas e instrumentos de
investigación, que orienten el desarrollo del Diseño Organizacional y procesos para
la empresa Biomax Perú E.I.R.L.

1.2 Marco Teórico

1.2.1 El proceso de organización
Según Münch (2014), el proceso de organización está constituido por las
siguientes etapas:
1) División del trabajo.
2) Coordinación.

Figura 1: Etapas del proceso de organización

Fuente: Münch (2014)

1.2.1.1 División del trabajo

Para dividir el trabajo es necesario llevar a cabo una secuencia que
abarca las siguientes etapas:
1) Describir los procesos es el primer paso para llevar a cabo la
organización; es la descripción de los procesos básicos,
macroprocesos, o funciones principales que se desempeñan en la

5
 organización. Como ya se mencionó, un proceso es la secuencia de
etapas para realizar una actividad.
2) Definir las funciones más importantes.
3) Clasificar y agrupar funciones de acuerdo con los macroprocesos.
4) Establecer líneas de comunicación e interrelación.
5) Definir los microprocesos; una vez que se han definido los
macroprocesos se procede a organizar los procesos de los
departamentos o áreas de la empresa.

1.2.1.2 Jerarquización
La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa
estableciendo centros de autoridad y comunicación que se relacionen
entre sí con precisión.
1) Los niveles jerárquicos deben ser los mínimos e indispensables. Se
debe propiciar la creación de organizaciones planas; es decir, con los
mínimos niveles jerárquicos.
2) Definir claramente el tipo de autoridad ya sea lineal, funcional y/o
staff de cada nivel.

1.2.1.3 Departamentalización
La departamentalización se logra mediante una división orgánica que
permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades.
Al realizar la departamentalización es conveniente seguir esta secuencia.
1) Definir los procesos.
2) Listar todas las funciones.
3) Clasificarlas de acuerdo con su similitud.
4) Ordenarlas en relación con su jerarquía.
5) Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas:
departamentos o áreas funcionales.
6) Especificar las relaciones de autoridad y responsabilidad entre las
funciones y los puestos.
7) Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los
departamentos.

6
 El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un área deberán
relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa.

1.2.1.4 Descripción de actividades

Cuando se han definido los niveles jerárquicos y departamentos de la
empresa, se requiere definir con toda claridad las labores y actividades
que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades de trabajo o
puestos de los distintos departamentos o áreas de la organización. Esta
etapa de la división del trabajo consiste en determinar y clasificar todos
los factores y actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor
manera, un trabajo. La descripción de funciones se realiza,
primordialmente, a través de las técnicas de análisis de puestos y de la
carta de distribución del trabajo o cuadro de distribución de actividades.

1.2.2 Importancia de la organización

Según Münch (2014), el propósito de la organización es simplificar el trabajo y
coordinar y optimizar funciones y recursos. En otras palabras: lograr que el
funcionamiento de la empresa resulte sencillo y que los procesos sean fluidos para
quienes trabajan en ella, así como para la atención y satisfacción de los clientes.
(p.61)
En esta etapa se definen las áreas funcionales, las estructuras, los procesos,
sistemas y jerarquías para lograr los objetivos de la empresa, así como los
sistemas y procedimientos para efectuar el trabajo. La organización implica
múltiples ventajas que fundamentan la importancia de desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzo. (p.62)

1.2.3 Estructura organizacional

Según Robbins y Judge (2013), existen tres componentes clave en la definición de
la estructura organizacional:
a. La estructura organizacional designa relaciones formales de subordinación,
como el número de niveles en la jerarquía y el tramo de control de los gerentes
y supervisores.

7
b. La estructura organizacional identifica el agrupamiento de individuos en
departamentos y el de departamentos en la organización total.
c. La estructura organizacional incluye el diseño de sistemas para garantizar la
comunicación, la coordinación y la integración efectivas de los esfuerzos entre
departamentos.

Figura 2: Ejemplo de estructura organizacional

Fuente: Robbins y Judge (2013)

Para Hit, Black y Porter, (2012), dependiendo de las características y

requerimientos de cada empresa, es posible utilizar diversos modelos de
organización aplicables a la estructuración de departamentos o áreas; las más
usuales son:

1.2.3.1 Funcional
Consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial
para lograr la especialización y, con ello, una mayor eficiencia del
personal. Este es el tipo de organización más usual.

Figura 3: Ejemplo de estructura funcional

Fuente: Hit, Black y Porter, (2012)

8
1.2.3.2 Por productos
Es recomendable en empresas que se dedican a la fabricación de diversas
líneas de productos. La departamentalización se hace con base en un
producto o grupo de productos relacionados entre sí.

Figura 4: Ejemplo de estructura por productos

Fuente: Hit, Black y Porter, (2012)

1.2.3.3 Geográfica o por territorios

En general se utiliza cuando las áreas de la organización realizan
actividades en sectores alejados físicamente, y/o cuando el tramo de
operaciones y de personal es muy extenso y está disperso en áreas muy
grandes y diferentes. Se utiliza sobre todo en el área de ventas. Por
ejemplo: organizar la empresa en zonas regionales.

Figura 5: Ejemplo de estructura por territorios

Fuente: Hit, Black y Porter, (2012)

1.2.3.4 Clientes
Consiste en establecer departamentos cuyo objetivo es servir a los
distintos compradores o clientes. Por lo general se aplica en empresas
comerciales, principalmente en tiendas de autoservicio y almacenes
departamentales, aunque puede también utilizarse en organizaciones de
servicio e industriales.

9
 Figura 6: Ejemplo de estructura por clientes
Fuente: Hit, Black y Porter, (2012)

1.2.3.5 Por procesos o equipo

Al fabricar un producto, cuando el proceso o equipo es fundamental en la
organización, se crean departamentos enfocados al proceso o equipo
(herramientas de producción), sobre todo si reportan ventajas
económicas, de eficiencia y ahorro de tiempo, ya sea por la capacidad del
equipo, manejo especial del mismo o porque el proceso así lo requiera.
La sección de corte en un departamento y la de máquinas de coser en
otro, es un claro ejemplo de la departamentalización por equipos en una
fábrica de ropa.

Figura 7: Ejemplo de estructura por procesos o equipos

Fuente: Hit, Black y Porter, (2012)

1.2.3.6 Secuencia
Se utiliza por lo general en niveles intermedios u operativos. Es
conveniente cuando por razones técnicas o económicas se requiere hacer

10
la departamentalización por secuencias alfabéticas, numéricas o de
tiempo.
Así, una empresa que trabaja por turnos sin interrupción puede establecer
secciones que controlen cada uno de los turnos. Cuando se trata de áreas
que manejan una gran cantidad de números y/o letras, por ejemplo, un
departamento de cobranzas que maneja infinidad de tarjetas de crédito
establece diversas secciones de acuerdo con la numeración de las tarjetas;
una institución bancaria lo hace con los apellidos de los cuentahabientes.

Figura 8: Ejemplo de estructura por secuencia

Fuente: Hit, Black y Porter, (2012)

11
1.3 Carta virtual de aceptación del representante legal de la MYPE

12
 CAPÍTULO II: INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD

2.1 Reseña Histórica de la Empresa

Biomax Perú E.I.R.L nace como una idea emprendedora en el año 2018, ya que su
propietaria Patricia Pilar Marroquín García contaba con la experiencia necesaria en el
rubro de la comercialización de insumos de limpieza para la industria y el hogar, tras un
tiempo de trabajar como dependiente, decide promover su propio negocio, dando
nacimiento a la empresa.
Con la experiencia y los contactos necesarios, Biomax Perú E.I.R.L empezó a forjar su
propia cartera de clientes, generando confianza y seguridad en sus transacciones,
posicionándose cada vez más en el mercado limeño, y posteriormente implementando la
línea de EPPS y desinfectantes.
Biomax Perú E.I.R.L tiene como objetivo comercial a corto plazo realizar envíos al
interior de país, generando rentabilidad y confianza en sus operaciones.

2.2 Visión
Consolidar la marca Biomax Perú E.I.R.L como una empresa seria y ambientalmente
responsable, que cumple a cabalidad con las necesidades y exigencias de sus clientes,
entregando productos de calidad para posicionarse dentro de los mejores
comercializadores a nivel nacional de productos de aseo y EPPS.

2.3 Misión
Satisfacer las necesidades de higiene del hogar y de la industria limeña, mediante la
comercialización y venta de productos de limpieza y EPPS de alta calidad y bajos
precios, brindando productos que marquen la diferencia desde el primer momento de
uso.

2.4 Objetivos estratégicos y acciones estratégicas

Tabla 1
Objetivos estratégicos y acciones estratégicas de Biomax Perú E.I.R.L

13
 Objetivo estratégico Acción estratégica
Promover la implementación de mejoras continua de
calidad de los bienes y servicios
Mejorar en la calidad de los Implementar sistemas de gestión de calidad para los
bienes y servicios ofrecidos productos
Difundir los resultados de la gestión de la calidad de
Biomax Perú E.I.R.L, con la finalidad de lograr el
reconocimiento del público objetivo
Fortalecer la gestión de la cadena de suministro en
Biomax Perú E.I.R.L

Mejorar la eficiencia operativa Establecer un programa de mejora y estandarización

de los procesos de Biomax Perú E.I.R.L
Implementar estrategias de TICS en Biomax Perú
E.I.R.L

Formulación y evaluación de nuevos proyectos de

inversión en Biomax Perú E.I.R.L
Mejorar la gestión del portafolio
de proyectos Implementación de la gestión de los portafolios de
proyectos en Biomax Perú E.I.R.L (identificación,
priorización, aprobación y control)
Alinear los planes de responsabilidad social de
Biomax Perú E.I.R.L y ponerlos en marcha

Fortalecer la gestión de Implementar la elaboración de reportes de

Responsabilidad Social sostenibilidad para Biomax Perú E.I.R.L
Corporativa Fortalecer la comunicación externa con los
principales grupos de interés sobre asuntos sociales,
misionales y ambientales para mejorar la imagen
institucional de Biomax Perú E.I.R.L
Elaborar un diagnóstico y la estrategia de gestión del
talento humano en Biomax Perú E.I.R.L
Fortalecer la gestión de talento Reestructurar organizacionalmente los procesos y
humano y organizacional en desarrollar instrumentos de gestión para Biomax
Biomax Perú E.I.R.L Perú E.I.R.L
Promover la mejora del clima laboral en Biomax
Perú E.I.R.L
Elaboración: La autora.

14
 CAPÍTULO III: ELABORACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA

3.1 ORGANIGRAMA

Gerencia
General

Asistente

Dpto de Dpto Dpto de

Compras Administrativo marketing

Área de
Área de Área de talento
atención al
almacén humano
cliente

Área de
Área de ventas
contabilidad

Figura 9: Organigrama de la empresa

Elaboración: La autora.

3.2 DEPARTAMENTALIZACIÓN DE LA EMPRESA

3.2.1 Gerencia general
a) Represente legal de la empresa ante entidades o trámites.
b) Toma de decisiones
c) Designa tareas y exige el cumplimiento de estas
d) Diseña y ejecuta políticas internas para la empresa
e) Negocia y aprueba las compras y ventas para la empresa

3.2.2 Asistente
a) Encargada de la recepción de documentos
b) Entrega de documentación a las demás áreas
c) Brindar información y hace seguimiento a los clientes

15
 d) Encargada de la agenda de la gerencia

3.2.3 Departamento de compras

a) Ejecuta procesos de compra
b) Ejecuta procesos de recepción y almacenamiento
c) Monitoreo a los niveles de existencia

3.2.4 Departamento administrativo

a) Administra los recursos de la empresa
b) Control del personal
c) Realiza los pagos de sueldos
d) Reporte de los Ingresos y gastos de la empresa
e) Genera información financiera
f) Control y reportes de caja chica

3.2.5 Departamento de marketing

a) Promocionar a la empresa sobre los bienes y servicios que ofrece.
b) Definir el logo y la marca y colores corporativos de la empresa
c) Estrategias de marketing para el incremento en la cartera de clientes
d) Emplea publicidad y propaganda a través de medios de comunicación, redes
sociales.

16
 CAPÍTULO IV: ELABORACIÓN DE ESTATUTOS Y MANUALES
ADMINISTRATIVOS

4.1 REVISIÓN DE NORMAS EN RELACIÓN A LA ACTIVIDAD DE LA

EMPRESA
4.1.1 Protección a la Libre y Leal Competencia
Como regla general, los actos de concentración de empresas no se encuentran
sujetos a autorización de la autoridad de libre competencia, que en el Perú es la
Comisión de Defensa de la Libre Competencia del INDECOPI.
Sí requieren, en cambio, aprobación previa de la citada autoridad las operaciones
de concentración que involucren a empresas dedicadas a las actividades de
generación, transmisión y distribución de energía eléctrica. En tales supuestos, la
autoridad de libre competencia analiza la operación de concentración y, si
considera que esta puede disminuir, dañar o impedir la competencia, puede
sujetarla a condiciones o incluso prohibirla.
De otro lado, con la finalidad de promover la eficiencia económica en beneficio
de los consumidores, la legislación prohíbe y sanciona las conductas
anticompetitivas. Son conductas anticompetitivas tipificadas en la legislación: (i)
el abuso de posición de dominio, (ii) las prácticas colusorias horizontales y (iii)
las prácticas colusorias verticales.
Asimismo, se reprime todo acto de competencia desleal que tenga por efecto
impedir el adecuado funcionamiento del proceso competitivo. Un acto de
competencia desleal es aquel que resulte objetivamente contrario a las
exigencias de la buena fe empresarial, las normas de corrección del mercado y la
eficiencia en una economía social de mercado.

4.1.2 Ley Marco para el Crecimiento de la Inversión Privada

Aprobada por Decreto Legislativo N° 757 en noviembre de 1991, reconoce la
libertad de los inversionistas de adoptar para sus actividades económicas la
forma empresarial que elijan.
Solo para actividades relacionadas con el sistema financiero, la ley puede
establecer la obligación de adoptar determinada forma societaria.

17
 Se da una particularidad que vale la pena mencionar en el sector minero en el
que se dispone que cuando dos o más personas resulten titulares de una
concesión, éstos deberán constituir una persona jurídica que se convierta en la
única titular de dicha concesión; caso contrario, el Ministerio de Energía y
Minas constituirá de oficio de una sociedad minera de responsabilidad limitada
regulada por la legislación sectorial.
El marco legal reconoce de pleno derecho, la existencia y capacidad de las
personas jurídicas constituidas en el extranjero para ejercer en el país, eventual o
aisladamente, todas las acciones y derechos que les correspondan.
Para ejercer en forma habitual actos comprendidos en su objeto social deben
sujetarse a las prescripciones establecidas en la ley peruana. Esto supone que,
por lo menos, deben inscribirse en los Registros Públicos, señalando un
domicilio y un representante legal, éste último deberá ser peruano o extranjero
residente en territorio peruano y deberá contar con carné de extranjería.
Algunos sectores pueden exigir que se constituya como empresa o sucursal en el
país.
La Ley General de Sociedades (LGS) regula los diferentes tipos de empresa que
puedan utilizar los inversionistas para realizar sus inversiones en el Perú. Los
tres tipos legales más usados son la sociedad anónima, la sociedad comercial de
responsabilidad limitada y la sucursal (que no califica como persona jurídica
distinta a la matriz). La ley mencionada regula tres formas especiales de
sociedad anónima: la sociedad anónima ordinaria, la sociedad anónima cerrada y
la sociedad anónima abierta.
Los accionistas o socios de cualquier tipo societario pueden celebrar convenios
entre sí o con terceros con la finalidad de regular sus derechos y obligaciones en
la sociedad, acordar obligaciones de inversión, periodos mínimos de
permanencia en la sociedad, sindicatos de voto, entre otros.

4.1.3 Decreto Legislativo 1344

Complementa y optimiza el marco normativo para los productos cosméticos,
productos de higiene doméstica y productos químicos especializados
El presente Decreto Legislativo es de aplicación a toda persona natural o
jurídica, pública o privada, que desarrolle procesos vinculados con productos
cosméticos, productos de higiene doméstica y productos químicos

18
especializados, y sus insumos; con excepción de los productos de desinfección
de dispositivos médicos, los plaguicidas de uso agrícola y los insumos o
productos fiscalizados en el marco del Decreto Legislativo N° 1126- Decreto
Legislativo que Establece Medidas de Control en los Insumos Químicos y
Productos Fiscalizados, Maquinarias y Equipos Utilizados para la Elaboración
de Drogas Ilícitas.

A. Clasificación de productos e insumos

Los productos o insumos regulados en el marco del presente Decreto
Legislativo se clasifican de la siguiente manera:
 Productos cosméticos en el marco de la Decisión Andina N° 516 y sus
modificatorias;
 Productos de higiene doméstica en el marco de la Decisión Andina N°
706 y sus modificatorias;
 Productos químicos especializados, de uso doméstico, industrial o en
salud pública; y,
 Insumos químicos, tales como ingredientes activos, aditivos o
excipientes.

B. Prohibiciones o restricciones
En el marco del ámbito de aplicación del presente Decreto Legislativo
queda estrictamente prohibido lo siguiente:
a) Importar, fabricar, fraccionar, comercializar, traspasar a título gratuito,
distribuir y almacenar productos alterados, contaminados, adulterados,
falsificados o que no cuenten con autorización sanitaria de fabricación o
importación o Notificación Sanitaria Obligatoria; e,
b) Importar, fabricar o comercializar productos cuya formulación contenga
mercurio o compuestos de mercurio en concordancia a lo establecido en el
Convenio de Minamata; o productos químicos que se encuentren
enumerados en el Anexo A del Convenio de Estocolmo.

Sin perjuicio de ello, mediante Decreto Supremo se puede adoptar medidas

de prohibición y/o restricción respecto a insumos químicos o productos
químicos especializados que contengan ingredientes activos y/o aditivos que

19
 puedan causar daño a la salud humana, según referencie la Organización
Mundial de la Salud (OMS), la Agencia de Protección Ambiental de los
Estados Unidos (EPA) o la Unión Europea (UE).

C. Vigilancia sanitaria
El riesgo para la salud es el patrón de referencia para el control y la
vigilancia sanitaria en los procesos vinculados con los productos
cosméticos, productos de higiene doméstica, productos químicos
especializados y sus insumos.
En caso la Autoridad de Salud de nivel nacional advierta que algún producto
cosmético, producto de higiene doméstica, producto químico especializado
o insumo, pudiese ocasionar daño a la salud humana, deberá emitir alertas
sanitarias, disponer medidas sanitarias de seguridad o cancelar la
autorización sanitaria de fabricación o importación o la Notificación
Sanitaria Obligatoria, según corresponda.
La Autoridad de Salud de nivel nacional o quien ésta delegue, o las
autoridades regionales o municipales en el marco de sus competencias,
verificarán y vigilarán periódicamente el cumplimiento de lo establecido en
el presente Decreto Legislativo y su Reglamento, pudiendo aplicar las
medidas sanitarias de seguridad que correspondan.

20
4.2 ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
4.2.1 Finalidad
El presente Manual de Organización y Funciones de la empresa Biomax Perú
E.I.R.L. es un documento normativo que tiene por finalidad:
1. Dar a conocer la estructura de las diferentes áreas que componen la empresa
determinando las funciones generales y específicas de su estructura interna,
los niveles de responsabilidad y autoridad, delegados a cada una de las áreas
y las relaciones internas y externas de las mismas.
2. Definir claramente su organización y funciones.
3. Brindar información acerca de las funciones y responsabilidades a todo el
personal que labora en las diferentes áreas de la empresa. Para ello se
distribuirán copias del presente Manual de Organización y Funciones.

Todo el personal está en la obligación de cumplir con lo establecido en el

presente Manual de Organización y Funciones.
Las estructuras o actividades no consideradas en el presente documento deberán
desarrollarse de acuerdo a una lógica y práctica interpretación del espíritu del
Manual.

4.2.2 Alcance
El ámbito de aplicación es para todo el Personal que labora en las distintas áreas
de la Empresa.

4.2.3 Funciones generales de la empresa

Distribución y venta de productos de higiene del hogar y EPPS de alta calidad y
bajos precios, brindando productos que marquen la diferencia desde el primer
momento de uso.

4.2.4 Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación

Las líneas de autoridad que predominan en la organización son directas y
verticales, esto es, un nivel subalterno rinde su actuación y decisión a la

21
autoridad inmediata superior, tanto en deberes como en responsabilidades, sin
menoscabar su iniciativa y creatividad en la labor que realiza.

A. Gerencia general
Es el máximo órgano de dirección encargado de la gestión administrativa e
institucional de la organización está a cargo del Gerente General.
Funciones:
- Establecer políticas de acuerdo a los lineamientos de los accionistas.
- Establecer objetivos estratégicos en áreas como satisfacción de intereses,
producción, rentabilidad, eficiencia, inversiones, desempeño de la
organización, responsabilidad pública, entre otros.
- Ejecutar las disposiciones del directorio, así como ejercer la rentabilidad
jurídica, comercial y administrativa de la sociedad, en concordancia con
las atribuciones que le confieren los
- estatutos y el manual de organización y funciones.
- Asegurar una buena alineación estratégica entre la organización y el
medio.

Requisitos:
- Título Profesional en Administración o carreras afines.
- Experiencia mínima de 01 años puestos similares al área.
- Nivel de Computación Avanzado.

B. Asistente
Es la persona que administra la agenda del Gerente y la documentación que
ingresa a la a esta oficina para conocimiento, opinión, consulta, revisión,
firma o visación del Gerente.

Funciones:
- Recepcionar y clasificar la documentación de Gerencia.
- Redactar la correspondencia, de acuerdo a las especificaciones generales.
- Mantener actualizado el Archivo del Despacho de Gerencia.

22
 - En coordinación con el personal auxiliar cuida del buen estado y uso de
los bienes y enseres asignados a la Oficina de Gerencia.
- Llevar el registro de ingresos y salidas de Oficios, Memorandos,
Circulares, Cartas y Resoluciones que firma el Gerente de la empresa.
- Recepcionar la correspondencia y distribución de la misma a las áreas
correspondientes.
- Redacción de cartas a los clientes, adjuntando la documentación
solicitada por ellos según contrato.

Requisitos:
- Estudios técnicos en administración o afines
- Experiencia mínima de 01 año en labores administrativas.

C. Jefe de compras
Persona encargada de elaborar los requerimientos de acuerdo a la demanda
de los clientes, su administración contempla el almacén, y los procesos que
se incurren en él.

Funciones:
- Administrar, registrar y controlar el área de almacén.
- Solicitar a gerencia el desembolso de dinero para la compra de productos.
- Elaborar informes mensuales de la situación del almacén de la empresa.
- Custodiar los bienes registrados en el almacén.

Requisitos:
- Estudios técnicos en administración o afines
- Experiencia mínima de 01 año en labores administrativas.

D. Administrador
Persona encargada de llevar la contabilidad de la empresa, coordina con las
demás áreas para la articulación de acciones y cumplimiento de objetivos
organizacionales.

23
 Funciones:
- Apoyar en la coordinación con Gerencia, recursos humanos y compras
sobre diferentes eventos de la empresa.
- Realizar el seguimiento a los clientes en cuanto a las cobranzas.
- Redacción de cartas a los clientes, adjuntando la documentación
solicitada por ellos según contrato.
- Controlar los archivos de constitución de la empresa y seguros.
- Vela por el cumplimiento y registro de las obligaciones contables de la
empresa

Requisitos:
- Estudios técnicos en contabilidad o afines
- Experiencia mínima de 01 año en labores administrativas.

E. Marketing
Lleva a cabo los planes y estrategias promocionales de la empresa,
encargado de los estudios de mercado, coordina con medios de
comunicación y clientes.

Funciones:
- Difunde los productos de la empresa en medios publicitarios.
- Elabora estudios de mercado para el posicionamiento de la empresa.
- Realiza el plan publicitario de la compañía

Requisitos:
- Estudios técnicos en administración o afines
- Experiencia mínima de 01 año en labores administrativas.

24
4.3 ELABORACIÓN DEL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

4.3.1 DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR

a) Determinar, el número de puestos de trabajo y el número de
trabajadores/as necesarios para cumplir con sus objetivos.
b) Cumplir estrictamente con las leyes laborales vigentes del país

c) Cumplir y hacer cumplir lo establecido en el presente reglamento

d) Guardar respeto a la dignidad del/de la trabajador/a, así como, otorgar las

oportunidades a sus trabajadores/as sin discriminación incluyendo

aquella que está motivada por su orientación sexual, identidad de género,

expresión de género y características sexuales

e) Pagar las remuneraciones al personal en las condiciones que

correspondan

f) Proporcionar al personal de acuerdo a sus funciones los implementos

adecuados de protección y brindar información y condiciones de trabajo

que garanticen la prevención de accidentes de trabajo.

g) No reducir, retener o compensar suma alguna de dinero del monto de sus

remuneraciones que correspondan a los/las trabajadores/as, sin previa

autorización escrita o por mandato legal o judicial

h) Disponer que el personal de dirección y jefaturas, de los diversos niveles

brinden oportuna atención de reclamos y sugerencias de los/as

trabajadores/as.

25
i) Proporcionar a cada trabajador/a una copia del contrato a modalidad

suscrito con BIOMAX PERU

4.3.2 DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL TRABAJOR

a) A que sea mantenida en reserva la información de carácter privado que

BIOMAX PERU posea acerca de su persona.

b) Percibir la remuneración, así como los demás beneficios que establezca

la legislación y normas internas vigentes.

c) Tener la oportunidad de ser promovido de acuerdo a su capacidad,

competencia y mérito.

d) Plantear, por escrito, en memorando o por correo electrónico, sus

sugerencias y/o reclamos al jefe o jefa inmediata/o superior.

e) A ser tratado con dignidad, justicia y respeto por sus superiores o

compañeros de trabajo.

f) Contar con un ambiente adecuado y seguro para el cumplimiento de sus

actividades laborales.

g) Ser informado de los cambios del Reglamento Interno de Trabajo, de los

métodos y sistemas de trabajo, de la variación del horario de trabajo y de

otros cambios en la política de gestión de la organización

h) Conocer y cumplir el Reglamento Interno de Trabajo, políticas, normas y

procedimientos internos, así como, las disposiciones, instrucciones y

órdenes impartidas por sus superiores.

i) Realizar con diligencia, lealtad, dedicación y eficiencia las funciones

relativas a su puesto de trabajo; cumpliendo con el horario de trabajado

establecido en el centro laboral.

26
 j) Guardar respeto y consideración a sus jefaturas, compañeros/as de

trabajo, mediante un trato correcto y cordial.

k) Tratar cortésmente a todas las personas con las que tuviera que alternar

por las funciones que desempeña.

l) Acatar y cumplir eficientemente las disposiciones de sus superiores, así

como aceptar y cumplir las comisiones que se le encomienden, derivadas

directamente de la relación laboral.

m) Mantener reserva de los asuntos relacionados con la actividad de la

organización.

n) Cuidar los útiles de trabajo, así como los equipos, muebles, herramientas,

vehículos y otros valores que hayan sido asignados para el desarrollo de

sus funciones.

o) Entregar con cargo, en caso de ausencias prolongadas, renuncia o

despido, las herramientas, materiales, equipos, vehículos, documentos y

otros que les haya sido proporcionado por la organización para el

cumplimiento de sus funciones.

p) Es obligación de todo/a trabajador/a de BIOMAX PERU, comunicar por

escrito a la Administración, cualquier variación o cambio de los datos

personales, familiares, estado civil, cambio de domicilio y otros, en

cuanto estos se produzcan con la finalidad de mantener actualizado el

banco de datos y las fichas de personal.

4.3.3 PROHIBICIONES

27
a) Agredir o amenazar en cualquier forma a sus jefaturas, compañeros/as de

trabajo y personas con las que se relacione por motivos de su trabajo en

BIOMAX PERU.

b) Hostigar, acosar sexualmente, o cualquier otra forma de acoso laboral a

cualquier trabajador/a de la institución.

c) Se prohíbe el chantaje sexual, Hostigamiento Sexual con beneficiarios/as

de los proyectos y personal de las diversas instituciones con las que se

coordina el trabajo institucional.

d) Establecer contratos, convenios, consultorías con proveedores que estén

involucrados en temas de acoso sexual, explotación sexual.

e) Introducir y/o distribuir propaganda de cualquier naturaleza dentro del

centro de trabajo o en los lugares donde BIOMAX PERU lleve a cabo la

ejecución de sus proyectos.

f) Ausentarse de su puesto de trabajo sin la autorización del/de la jefe/a

inmediato/a.

g) Asistir o hacer uso de la palabra en representación de la organización en

actos o eventos públicos, oficiales o de cualquier naturaleza sin la debida

coordinación institucional con el/ de la jefe/a inmediato/a.

h) Ocultar información o proporcionar intencionalmente información falsa

al empleador causándole perjuicio.

i) Realizar durante la jornada de BIOMAX PERU o que no sean

compatibles con las actividades propias de la organización.

j) Usar los materiales, equipos, vehículos, útiles, fondos o cualquier otro

bien o valor propiedad de BIOMAX PERU, para asuntos de carácter y

28
 beneficio personal o para cumplir otro motivo distinto a los fines que la

organización le haya asignado.

k) Proporcionar información confidencial a terceros acerca de la

organización y/o de sus actividades de trabajo sin autorización expresa de

la Dirección.

l) Usar el nombre de BIOMAX PERU para obtener favores,

remuneraciones no autorizadas, ganar influencia u otros de carácter y

beneficio personal.

m) Utilizar papel con membrete de BIOMAX PERU u otra documentación

oficial para comunicarse con terceros, con excepción de aquellos que son

utilizados para comunicaciones de carácter oficial.

n) Presentarse al centro de trabajo en estado de embriaguez o bajo la

influencia de drogas o sustancias estupefacientes.

o) Hacer uso de los bienes de BIOMAX PERU, en especial el servicio

telefónico, fax, fotocopias, otros equipos o servicios para asuntos de

índole personal. El costo por el uso indebido o no autorizado de estos

medios, independientemente de su responsabilidad, será de cargo del

infractor.

p) Ingresar al centro de trabajo armas de fuego o cualquier otro tipo de

objeto, que pueda originar daño y accidentes, salvo que estén

expresamente autorizados.

4.3.4 JORNADA DE TRABAJO, ASISTENCIA, PUNTUALIDAD Y

PERMANENCIA

a) BIOMAX PERU, determinará la jornada y el horario de trabajo con

sujeción de los limites contemplados en los dispositivos legales vigentes,

29
 estando los/as trabajadores/as obligados/as a respetarlo. La variación del

mismo se sujetará a las necesidades y políticas de la organización

observando los lineamientos legales vigentes. Los horarios de trabajo

vigentes de acuerdo a lo siguiente:

Lunes a Viernes de 09:00 a 13:00 y de 14:00 a 17:00

b) El/la trabajador/a de BIOMAX PERU, está obligado/a a registrar su

asistencia, lo cual deberá efectuarse en forma personal. Lo que puede ser

excepcionalmente omitido cuando el personal por necesidades de

servicio o por la naturaleza de sus funciones, se encuentren asignados a

trabajos de campo, para lo cual deberá existir una autorización expresa de

su jefe inmediato.

c) El personal que, por necesidades de servicio, tengan que realizar labores

fuera de la jornada ordinaria de trabajo, deberán contar previa y

necesariamente con la autorización del jefe inmediato, las cuales serán

compensadas de acuerdo a la legislación vigente, dentro de los treinta

días subsiguientes de haberse efectuado.

d) La simple permanencia en el centro de trabajo o en las instalaciones de la

organización, con anterioridad o posterior al vencimiento de la jornada

ordinaria de trabajo, no constituye trabajo extraordinario, por

consiguiente, no genera obligación de pago alguno por parte de

BIOMAX PERU.; a menos que haya sido expresamente solicitado por

escrito por la jefatura inmediata superior.

e) Se excluye de la jornada ordinaria, a los/as trabajadores/as de dirección,

coordinares/as o personal de confianza, los que no se encuentren bajo

30
 fiscalización inmediata, así como los que prestan servicios de espera,

vigilancia o custodia.

f) Los feriados nacionales o regionales no laborables fijados por la ley,

serán de descanso para todos los/as trabajadores/as.

g) El horario de refrigerio es de sesenta (60) minutos diariamente. En el

horario de 13:00 a 14:00 hras.

h) El descanso semanal se tomará los días sábado y domingos regularmente.

4.3.5 AUSENCIAS, PERMISOS Y LICENCIAS

a) Las ausencias al trabajo originan el incumplimiento de la principal

obligación del/de la trabajador/a, que es la prestación personal del

servicio, por lo tanto, relevan a BIOMAX PERU, de su obligación de

abonar la remuneración correspondiente, salvo los casos excepcionales

que señala la Ley y el presente reglamento.

b) Se considera permiso a la autorización que puede obtener el trabajador de

su jefe/a inmediato para interrumpir sus labores durante la jornada

normal de trabajo.

c) Se considera licencias, aquellas ausencias que se originan por motivos

personales o por cubrir necesidades de servicio de BIOMAX PERU, de

acuerdo a su naturaleza pueden ser con y sin goce de haber, las mismas

que deben ser comunicadas a la Administración.

d) BIOMAX PERU, reconoce como ausencias justificadas, las contempladas

en la legislación vigente:

- La invalidez temporal, declarada por la entidad pertinente.

- Enfermedad o accidente, debidamente comprobados.

31
- La maternidad durante el descanso pre y post natal.

- La hora de lactancia a la madre trabajadora luego del periodo post natal

hasta que su hijo/a tenga seis meses de edad como mínimo.

- El descanso vacacional.

- La licencia para desempeñar cargo cívico

e) Se otorga unilateralmente licencias o permisos con goce de haber, en los

siguientes casos:

- Por nacimiento de hijo/a, el trabajador contará con una licencia de una

semana y luego con los permisos necesarios para cumplir con sus

obligaciones parentales hasta que su hijo/a tenga seis meses de edad.

- Por onomástico, el trabajador hará uso del día de su onomástico, no

pudiéndose trasladar o postergar el descanso a otra fecha.

- Por asistir el trabajador, a cursos de especialización o perfeccionamiento

profesional, que sean requeridos por la organización.

- Por duelo de fallecimiento de familiares directos (cónyuge, hijos/as, padre,

madre hermanos/as) tres días cuando la residencia es local y cinco días

cuando es fuera de la ciudad donde reside el/la trabajador/a

f) Las licencias sin goce de haber, es una suspensión perfecta del contrato

de trabajo, por la cual él vínculo laboral queda suspendido, no

generándose durante dicho periodo el pago de remuneración, ni

otorgamiento de beneficio alguno.

g) En caso de que el trabajador se ausente de sus labores sin que se le haya

otorgado permiso o licencia, será considerada como ausencia

injustificada, y se le aplicará las sanciones previstas en el presente

reglamento y las establecidas por ley.

32
 h) Toda ausencia al centro de trabajo debe ser comunicada el mismo día de

producida, en forma paralela a la jefatura inmediata y a la

Administración, la misma que deberá ser justificada por escrito, dentro

del tercer día hábil de ocurrida. En caso de ausencias por enfermedad los

certificados médicos expedidos deberán ser visados por el área o centro

de salud correspondiente, quedando en potestad de BIO MAX PERU su

verificación.

4.3.6 REMUNERACIONES

a) La Dirección de BIOMAX PERU es la encargada de determinar la

política de remuneraciones y beneficios, las remuneraciones del personal

serán asignadas en función a la especialidad y responsabilidad del puesto

que ocupan.

b) La categorización servirá específicamente para establecer la escala de

remuneraciones, teniéndose en consideración diversos aspectos en

función a la formación académica y experiencia que requieren los

puestos o cargos dentro de la organización.

c) La remuneración que se asigne al personal que ingresa a BIOMAX

PERU, se efectuará en razón de los requisitos mínimos para ocupar el

puesto y los límites salariales establecidos para cada nivel y cargo en la

política salarial de BIOMAX PERU.

d) La Dirección es la única instancia de BIOMAX PERU, encargada de fijar

las remuneraciones para todos los puestos de la organización, de acuerdo

a la escala jerárquica y de remuneraciones, siendo la Administración la

única autorizada para su aplicación e implementación.

33
 e) Las remuneraciones son intangibles, salvo los casos de excepción

expresamente regulados por normas legales específicas.

f) El pago de las remuneraciones se abonará de conformidad con los

procedimientos establecidos por la organización. Asimismo, las

deducciones se efectuarán con sujeción a los dispositivos legales y

tributarios vigentes.

g) Las bonificaciones, asignaciones y gratificaciones establecidas por Ley y

las que otorga la organización, se harán efectivas en la oportunidad y en

los montos establecidos.

4.3.7 VACACIONES

a) BIOMAX PERU reconoce a sus trabajadores/as 30 días continuos de

descanso vacacional, cuando el/a trabajador/a cada 12 meses laborados.

Estas vacaciones pueden tomarse de manera adelantada siempre y cuando

estén autorizadas de su jefe inmediato.

b) El descanso vacacional será señalado en el respectivo rol que

confeccionan anualmente las jefaturas inmediatas, el cual será fijado de

común acuerdo entre el/la jefe/a inmediato/a y el/la trabajador/a, a falta

de este, corresponde decidir a BIOMAX PERU en uso de su facultad

directriz.

c) El descanso vacacional no podrá ser otorgado cuando el/la trabajador/a

este incapacitado/a por enfermedad o accidente. Esta norma no será de

aplicación, si la incapacidad sobreviene durante el periodo vacacional.

d) De acuerdo a la naturaleza de las funciones que se desarrollan en

BIOMAX PERU, los/las trabajadores/as podrán previa autorización

del/de la jefe/a inmediato/a, proceder al fraccionamiento del descanso

34
 vacacional, los cuales no podrán ser menores de siete días, lo cual deberá

ser comunicado a la Administración con quince días de anterioridad a la

fecha de programación.

e) La acumulación o reducción del descanso vacacional, deberá constar por

escrito y se efectuará con sujeción a las normas administrativas de la

organización, así como, de los dispositivos legales vigentes.

f) Las jefaturas inmediatas tendrán la responsabilidad de que su personal a

cargo haga uso efectivo de su descanso físico vacacional dentro del

periodo correspondiente; caso contrario, BIOMAX PERU se reserva el

derecho de deslindar las responsabilidades administrativas en caso de

tener contingencias laborales por la inadecuada administración de las

mismas.

g) El personal que haga uso de su descanso físico vacacional, deberá

previamente efectuar la entrega de cargo a su jefe/a inmediato/a, con la

finalidad de no perjudicar la continuidad del servicio del área

correspondiente

35
 CAPÍTULO V: GESTION DE PROCESOS

5.1 IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS EN LA EMPRESA

5.1.1 Solicitud de cotización
El cliente interesado realiza la consulta sobre los artículos y precios que ofrece
la empresa.

5.1.2 Registro de cliente

En caso el cliente no se encuentre registrado en la cartera, la asistente realiza la
toma de datos y lo registra.

5.1.3 Consulta disponibilidad de material

El área de almacén realiza la consulta del stock en el almacén, posteriormente
envía el resultado a gerencia.

5.1.4 Elaborar cotización

Gerencia autoriza a la asistente a elaborar la cotización, de acuerdo a los
resultados de disponibilidad.

5.1.5 Concretar venta

Se concreta la operación del negocio, el tipo de pago se coordina con el cliente.

36
5.2 ELABORACIÓN DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO O FLUJOGRAMAS

37
 Figura 10: Diagrama de flujo de la empresa
Elaboración: La autora.

5.3 ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA

38
El reclutamiento, selección y contratación de personal es un proceso importante para
cualquier la empresa. Se realiza de acuerdo con las necesidades de la unidad
administrativa que corresponda y con los requisitos del manual de descripción de
puestos correspondiente.

5.3.1 Objetivos del manual

Establecer, de manera documental, la política, objetivos, lineamientos y
responsabilidades necesarios para llevar a cabo cualquier verificación,
inspección, prueba, actividad u operación, relacionados con la selección técnica
del personal y obtener un eficaz funcionamiento.
Dotar, a la empresa, de un instrumento técnico – administrativo que contemple
de manera estandarizada, los pasos involucrados en el procedimiento de
selección de personal.
Proveer información sistemática y real que contribuya a facilitar la
escogitación de trabajadores

5.3.2 Políticas / normas de los procedimientos

Los diferentes procedimientos se llevarán a cabo siguiendo la normativa
laboral vigente.
Los procesos de selección se efectuarán tan pronto como se hayan recibido los
requerimientos de las diferentes dependencias.
La selección se deberá efectuar en base a principios éticos, evitando totalmente
cualquier tipo de favoritismo hacia candidatos internos o llamados mediante
convocatoria externa.
Las observaciones o inconvenientes presentados durante la selección se
reportarán hasta un máximo de 24 horas a la dirección correspondiente.

5.3.3 Procedimiento de selección

A. Jefe de Unidad Solicitante: surge vacante.
B. RR.HH, consulta perfil del puesto y remuneración.
C. RR.HH, proporciona información.
D. Encargado de reclutamiento verifica que los expedientes tengan toda la
documentación pertinente.

39
E. Encargado de reclutamiento convoca a candidatos con expediente
completo.
F. Encargado de reclutamiento, entrevista a candidatos.
G. Jefe Unidad Solicitante, remite a candidato y notifica sobre contratación.
H. Gerente y candidato, firma contrato
I. RR.HH, pide informe sobre desempeño
J. RR.HH, si no es satisfactorio termina contrato y notifica a empleado

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 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES
A. Se elaboró el diseño organizacional y de procesos de la empresa Biomax Perú E.I.R.L
B. Se alineó la misión, visión y diseños del manual de procedimiento, de acuerdo a los
objetivos organizacionales de la empresa.
C. Se establecieron los diseños orgánicos de acuerdo a la legislación vigente del Perú.

RECOMENDACIONES
A. Mantener actualizado el diseño organizacional de la empresa, de acuerdo al crecimiento
de ésta.
B. Realizar periódicamente retroalimentación a los procesos de la empresa.

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 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Hit, Black y Porter. (2012). Estructuras organizacionales. México: Pearson Educación de

México S.A.

Münch. (2014). Administración: Gestión organizacional,enfoques y proceso administrativo .

México: Pearson Educación.

Robbins y Judge. (2013). Comportamiento organizacional (15 ed). México: Pearson

Educación de México, S A . de C.V.

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 ANEXOS
(Adjuntar encuestas de levantamiento de información aplicadas a la MYPE)

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