Ejemplo de Una Adjudicación Caso Práctico

Ejemplo de una adjudicación Caso práctico
Inicio de proceso de compras
Paso 1
1. Unidad solicitante
a) Elabora “Solicitud de Pedido”, en la cual describe la compra y contratación de
bienes, suministros, obras y servicios, los cuales deben estar incluidos en el Plan
Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC), y traslada a la Sección de
Compras de la Unidad Ejecutora.
Nota: la información contenida en los formatos debe ser llenada con letra
legible a tinta (impresora, máquina de escribir, bolígrafo) y no debe
llevar tachones, borrones, aplicaciones de corrector o alteraciones.
b) Traslada “Solicitud de Pedido” y documentos anexos al

Encargado/Asistente/Analista de Compras. Ver anexo 1 y Anexo 2
2. Encargado/Asistente/Analista de Compras
Recibe la “Solicitud de Pedido” y verifica cumplimiento de requisitos. ¿Cumple requisitos?
No: Devuelve a la unidad solicitante para que en un plazo no mayor de 24 horas complete
la información o elabore una nueva solicitud de ser necesario.
Sí: Verifica que los bienes y suministros requeridos se encuentran incluidos en el Plan
Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC), si no se encuentran incluidos elabora
conocimiento y traslada al Jefe de la Unidad Solicitante para que elabore justificación de la
compra, modificación del PAAC y solicite la autorización correspondiente de las mismas.
(Ver anexo 1 y explicar dirección de web de códigos y
https://sistemas.maga.gob.gt/compras/Insumos?page=78)
Revisa GUATECOMPRAS y determina si los bienes y servicios se encuentran en Contrato

Abierto. ¿Los bienes y servicios se encuentran en Contrato Abierto?
Sí: Inicia las actividades descritas en el procedimiento de Contrato Abierto.

No: Consigna en la “Solicitud de Pedido” el valor estimado del bien, suministro, obras y
servicios, valor que no deberá dar a conocer a los oferentes y el cual deberá ser acorde al
precio. (anexo 5)
4. Encargado de Presupuesto de la Unidad Ejecutora:
Verifica y determina disponibilidad presupuestaria en el sistema de control interno.
¿Existe disponibilidad presupuestaria?
No: Notifica la falta de presupuesto al Jefe del Departamento Administrativo en Planta

Central y en el caso de las Unidades Ejecutoras al Gerente Administrativo Financiero para
la autorización de la modificación presupuestaria, de acuerdo al procedimiento de
“Programación, Reprogramación de Productos y Subproductos, que incluye modificación
presupuestaria”.
Sí: Anota la(s) partida(s) presupuestaria(s) correspondiente (s) y el renglón del gasto en la
“Solicitud de Pedido”, informa al Encargado/Asistente/Analista de Compras. Nota: Las
unidades ejecutoras pueden solicitar ofertas aún si no se cuenta con las asignaciones
presupuestarias que permita cubrir los pagos. Para la adjudicación definitiva y firma del
contrato, sí se requiere la existencia de partida y créditos presupuestarios que garanticen los
recursos necesarios para realizar los pagos por los avances de ejecución a ser realizados en
el ejercicio fiscal correspondiente.
5. Encargado/Asistente/Analista de Compras:
Solicita firma de autorización a la Gerencia Administrativa Financiera y firma de
aprobación de la Autoridad Administrativa Superior (Jefe del Departamento Administrativo
en Sede Central y Director en Unidades Ejecutoras).
Nota: Si la fianza no es entregada dentro del plazo establecido, se procederá a la

solicitud de “No aprobación de cláusulas de Contrato Administrativo del Evento de
Licitación”
Procede a reproducir fotocopia de la fianza, colocar sello y fecha de recibido en la

fotocopia para adjuntarla al expediente junto con el original. Nota: La fianza de
cumplimiento no debe tener tachones, borrones, perforaciones o enmendaduras para
que tenga validez, y debe ser entregada en una bolsa de polietileno.
7. A más tardar el día hábil siguiente de recibida la fianza de cumplimiento, deberá enviar
al DAM la “Solicitud de Resolución de Aprobación de Cláusulas de Contrato
Administrativo del Evento de Licitación”, adjuntando el expediente completo. Nota:
Las acciones de la Autoridad Administrativa Superior deben realizarse en el plazo de
los diez (10) días hábiles a partir de la fecha de presentación de la fianza de
cumplimiento.
8. Autoridad Superior
Firma “Resolución de Aprobación de Cláusulas de Contrato del Evento de Licitación”,
en el plazo de los diez (10) días hábiles a partir de la fecha de presentación de la fianza
de cumplimiento, (Acuerdo Gubernativo No. 122-2016, Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado, Artículo 42). Traslada expediente al DAM.
DAM
Recibe expediente y traslada a la Unidad Ejecutora correspondiente.

Encargado/Asistente/Analista de Compras
9. Encargado/Asistente/Analista de Compras: Publica el “Acta de Recepción y

Apertura de Plicas del Evento de Licitación”, en el Sistema de Guatecompras, dentro de
los dos días hábiles posteriores a la fecha en que se haya llevado a cabo el acto de
recepción de ofertas y apertura de plicas (Artículo 20 Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado). La Junta de Licitación debe velar porque se realicen las
publicaciones arriba mencionadas. (Artículo 82 Ley de Contrataciones del Estado). (Ver
Anexo 3)
Paso 2: Proceso de hacer (Ver anexo 4)

a) Se reciben las ofertas
b) Evaluación de ofertas (seleccionar y calificar)
c) Evaluar proveedores (adjudican, no adjudican o declaran desiertos los eventos)
d) Si se adjudica el evento finaliza el contrato
e) Verificación
Paso 3. En esta etapa se revisan los proveedores y su desempeño; Video link

(https://www.youtube.com/watch?v=knm8TaFZp3o)

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b) Traslada “Solicitud de Pedido” y documentos anexos al

Recibe la “Solicitud de Pedido” y verifica cumplimiento de requisitos. ¿Cumple requisitos?

Revisa GUATECOMPRAS y determina si los bienes y servicios se encuentran en Contrato

Sí: Inicia las actividades descritas en el procedimiento de Contrato Abierto.

4. Encargado de Presupuesto de la Unidad Ejecutora:

Verifica y determina disponibilidad presupuestaria en el sistema de control interno.

¿Existe disponibilidad presupuestaria?

No: Notifica la falta de presupuesto al Jefe del Departamento Administrativo en Planta

Nota: Si la fianza no es entregada dentro del plazo establecido, se procederá a la

Procede a reproducir fotocopia de la fianza, colocar sello y fecha de recibido en la

Recibe expediente y traslada a la Unidad Ejecutora correspondiente.

9. Encargado/Asistente/Analista de Compras: Publica el “Acta de Recepción y

Paso 2: Proceso de hacer (Ver anexo 4)

Paso 3. En esta etapa se revisan los proveedores y su desempeño; Video link

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