Informe Administración Documental

ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTAL
DANIEL MONROY
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
EN EL ENTORNO LABORAL
Presentado a:
JACQUELINE TAPIAS REALES
29-ABRIL-2018
INTRODUCCION
Las entidades o empresas deben elaborar un plan de gestión de documentos

haciendo uso de las nuevas tecnologías y soportes, en los cuales se debe
observar los procesos archivísticos. Por eso aparte de las empresas de tener
técnicas de comunicación también deben contar con una persona encargada de
recoger el correo y abrirlo y realizar el debido proceso.
Este informe se realiza con la intención de mostrar el paso a paso de la recepción

o radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de diferente contexto
que entran y salen de una entidad o empresa; todo esto se realiza con el objetivo
de tener una fácil localización del documento estableciendo un control interno de
documentos que entran y salen de una entidad o empresa.
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
Para el proceso de recepción de documentos se deben seguir estrictamente unos

pasos determinados para su verificación y control que toda entidad o empresa
realiza para tener una buena gestión documental.
La recepción o radicación consiste en asignar un numero consecutivo a los

documentos recibidos o producidos, dejando constancia de la fecha y hora de
recibido o de envió, de ahí se realiza el posterior registro que es donde las
entidades o empresas ingresan en sus sistemas datos como remitente o
destinatario, nombre o código de la dependencia, nombre del funcionario que debe
realizar el trámite, anexos y tiempo de respuesta.
Realizando los pasos anteriores pasamos a realizar la distribución o embalaje de

documentos que es cuando se reparte a las oficinas encargadas de darles el
proceso de atención y tramite al documento, se debe tener una persona
encargada estrictamente para la posterior distribución a las respectivas oficinas.
A continuación mostraremos cinco tipos de documentos en los cuales se realiza

los pasos anteriores:
TRAMITE DE ACCION DE TUTELAS
Es el mecanismo previsto en el artículo 86 de la Constitución Política y el decreto

2591 de 1991, que busca proteger los derechos constitucionales fundamentales
de los individuos "cuando quiera que éstos resulten vulnerados o
amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad pública” y cuando
no exista otro recurso para hacerlos cumplir, o transitoriamente en el caso de
que exista peligro inminente e irremediable.
Para el respectivo proceso de radicación de documentos el accionante deberá

llevar 3 copias para la respectiva recepción en donde a las copias se les asignara
el mismo número de radicado y obviamente la misma hora y fecha, todo ello
porque una copia se quedara con el accionante, otra quedara en los juzgados y la
tercera ira después del respectivo proceso al accionado.
Se debe Ingresar la información de las tutelas en la base de datos que se tiene
para tal efecto en la División Jurídica. Posteriormente Una vez recepcionada y
registrada la notificación de la acción de tutela el Jefe de la División realizará el
reparto de los documentos al abogado que se designe para que conteste la acción
de tutela.
REGISTRÓ DE RECEPCION DE CARTAS
Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con
la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.
A estas se les asignara un numero el cual servirá como referencia y será anotada
en libro de registro de entrada de correspondencias.
Y una vez recepcionada será enviada a la respectiva oficina a la cual fue emitida.
CORRESPONDENCIA RECEPCION
Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia ya sea

hoja de ruta, formulario, correspondencia interna. Se debe realizar el registro
posterior en el Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente digital
desarrollado para el efecto.
Para la recepción se debe verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro

de Sistemas de Información y que el sello de recepción esté con la fecha del día
Sellando el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares, luego firmar
el cuaderno de correspondencia en caso que no se maneje digitalmente.
Para su posterior registro el Coordinador del Centro de Sistemas de Información

registrará la correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo
asignará en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El
número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento
para su posterior seguimiento.
CORRESPONDENCIA ENVIO
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias

cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento
no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados
con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben
llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las
cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel
membretado y emitirse en doble ejemplar.
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada

funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio
tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo. Una vez que es
entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de
información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el
documento enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la
copia de la correspondencia enviada.
RECEPCION DE CIRCULARES
Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa con

el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de
la institución. Así como las normas generales, cambios, políticas, proposiciones,
órdenes y asuntos de interés común. La dependencia que elabore una circular
guardará en su archivo el original, junto con la relación de distribución,
debidamente firmada por los funcionarios que recibieron cada ejemplar.
La secretaria encargada de recepción y envió de documentos, si recibe la circular

por medio electrónico debe revisar mínimo dos veces al día el correo electrónico
para recibir la correspondencia por este medio. Posteriormente se abre el
documento y envía acuse de recibo e ingresa a la base de datos sistema de
Correspondencia y da el recibido.
Para su registro graba la circular como archivo en la carpeta digital “Circulares”,
realiza el correspondiente reparto. Si recibe la circular de entrega personal, recibe,
firma y da el recibido en el sistema de correspondencia.
Por ultimo entrega la correspondencia al jefe o coordinador.

CONCLUSIONES
La administración documental nos brinda un orden que hacemos que este sea
efectivo siguiendo paso a paso sus características. Por ejemplo en este informe
aplicamos pasos de recepción, registro y distribución de documentos, la aplicación
de esto da un orden a la llegada o envió de todo documento en el sistema de
comunicación de una empresa o entidad.
Este informe me da como conclusión que aunque se le realicen los mismos pasos
a todo documento, este tiene características propias y tendrá una distinta manera
de manejarlo de acuerdo a la forma del mismo.
BIBLIOGRAFIA
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/Co
ntenido/OVA/d1_s2_MaterialF_3/index.html
http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-
7077_Programa_Gestion_Documental.pdf
http://www.reddhfic.org/index.php?
option=com_content&view=article&id=61&Itemid=144
https://es.wikipedia.org/wiki/Circular

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