Actividad-3 "Administración Documental"
Actividad-3 "Administración Documental"
Actividad-3 "Administración Documental"
Curso.
Administracin Documental
Es por ello que se realiza este informe Administracin Documental para mostrar paso
a paso la recepcin o radicacin, registro, distribucin o embalaje de documentos de
diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que
es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localizacin;
los escritos pueden extraviarse en el envo de una seccin a otra; constituye un control
interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.
Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida - Correspondencia
interna (comunicacin interna).
Actividades de Transferencia de Conocimiento
Informe Administracin Documental.
EVIDENCIA DE PRODUCTO
EVIDENCIA 3.
Informe Administracin Documental.
De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje
Cada aprendiz entregar un informe del paso a paso para la recepcin o radicacin,
registro, distribucin o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.
Desarrollo
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o cdigo de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trmite, anexos y tiempo de respuesta.
Al recibir las cartas, se registrarn y archivarn aquellas que guarden relacin con la
actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Pblicos, entidades
financieras... es decir, aquellas que ofrecen informacin a la empresa.
A estas comunicaciones se las asigna un nmero, el cual servir como referencia y ser
anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
ENTRADA
N orden Fecha de
de entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
entrada Da Mes
Una vez escrita la carta o comunicacin, hay que comprobar su correccin y prepararla
para su emisin.
SALIDA
3. Correspondencia interna:
En las grandes y medianas empresa adems de los de entrada y salida, se lleva un registro
para las comunicaciones internas. Segn el volumen de comunicaciones y el organigrama
de la empresa, ste puede ser:
nico
o existir tantos como departamentos haya
(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)
Ejemplos de registro de correspondencia:
CORRESPONDENCIA
Correspondencia Recibida
Recepcin
Registro en el Sistema
Correspondencia enviada
Elaboracin
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Informacin elabora sus propias cartas, hojas
de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una
secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones,
envo de facturas o solicitud de permiso o vacacin, deben llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Informacin. Las cartas deben seguir una
numeracin correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble
ejemplar.
Entrega
Registro en el sistema
Archivo de la correspondencia
Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se
reciban o enven entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a travs
de los Centros de recepcin y distribucin de Comunicaciones es el objetivo primordial
de este informe Administracin Documental